Документирование управленческой деятельности...

1

Тема 6. Основные правила организации работы с документами

Пшеничная Е.А., ст.преподаватель кафедра Менеджмента институт Права и управления

Документирование управленческой деятельности предприятия

2

Документирование управленческой деятельности предприятия

Тема 6. Основные правила организации работы с документами

6.1. Организация работы с документами

6.2. Работа с входящими документами

6.3. Работа с исходящими документами

6.4. Работа с внутренними документами

6.5. Регистрация документов

6.6.Организация текущего хранения дел

6.7.Подготовка документов к архивному хранению

3


Организация работы с документами – обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения до момента их передачи на архивное хранение или уничтожение).

6. Основные правила организации работы с документами

4


Основные формы организации работы с документами:

- централизованная;

- децентрализованная;

- смешанная


5


Централизованная форма предполагает выполнение всех операций с документами в одном структурном подразделении (например, канцелярии или общем отделе).


6


При децентрализованной форме работы с документами все операции выполняются в структурных подразделениях, которые могут быть территориально разобщены.


7


Смешанная форма (частично централизованная) работы с документами предполагает разделение операций по обработке документов между структурными подразделениями.


8


Этапы работы с входящими документами:

1) доставка и прием документов;2) первичная обработка;3) предварительное рассмотрение, разметка;4) регистрация;


9


5) рассмотрение документов руководителем;

6) направление на исполнение;

7) контроль исполнения;

8) прием исполненного документа, его помещение в дело;

9) последующее хранение и работа с документами (до передачи их в архив или на уничтожение).


10


Этапы работы с исходящими документами:1) составление проекта документа

исполнителем;2) проверка правильности оформления и

прием документов от ответственных исполнителей;

3) согласование проекта документа;4) подписание (утверждение) исходящего

документа руководителем;


11


5) регистрация документов;6) подготовка документов к отправке;7) отправление документов;8) помещение контрольных экземпляров

документов в дела;9) последующее хранение и работа с

контрольными экземплярами документов (до передачи их в архив или на уничтожение).


12


Этапы работы с внутренними документами:

1) подготовка предварительного варианта текста документа, его редактирование;

2) согласование уточненного варианта текста, оформление окончательного варианта текста документа;

3) утверждение (подписание) документа;

4) регистрация документа;


13


5) тиражирование документа;

6) передача рабочих экземпляров документа должностным лицам (структурным подразделениям) для использования в практической деятельности;

7) помещение контрольного экземпляра документа в дела;

8) последующее хранение и работа с контрольными экземплярами документов (до передачи их в архив или на уничтожение).


14


Регистрация – запись данных о документе в журнале по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.


15


Цели регистрации:

- учет документов (создание баз данных);

- контроль исполнения документов;

- поиск документов.


16


Процедура регистрации состоит из двух этапов:

1) проставление отметки на документе;2) заполнение регистрационной формы.

Внутренние документы регистрируются отдельно по видам (наименованиям) документов - приказы, протоколы, акты.


17


Индексация документов - присвоение документам регистрационных номеров

(порядковых номеров и условных обозначений) при регистрации.


18


Элементы номеров входящих и исходящих документов:

- индекс отдела (место составления или исполнения документа);

- номер дела по номенклатуре, куда подшивается документ;

- порядковый регистрационный номер.


19


Пример регистрации документа

№ 01-12 / 32,

где 01 – индекс структурного подразделения; 12 – номер дела по номенклатуре, куда будет подшит документ; 32 – порядковый номер документа, полученный при регистрации.


20


Системы регистрации документов:

- централизованная;

- децентрализованная;

- смешанная.


21


Формы регистрации документов:

- традиционная (журнальная, карточная);- электронная


22


Дата поступления

и индекс документа

Корреспондент, дата и индекс поступившего

документа

Краткое содержание

Резолюция или кому

направлен документ

Отметка об исполнении

1 2 3 4 5


Форма журнала регистрации входящих документов

23


Дата поступления и индекс документа

Корреспондент Краткое содержание

Отметка об исполнении

1 2 3 4


Форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов

24


Перечень документов,

не подлежащих регистрации:

1) Рекламные проспекты, каталоги;

2) Извещения о заседаниях, собраниях, пригласительные билеты, программы;

3) Бухгалтерские документы (бухгалтерия);


25



4) Сводки, справки, информация, присланная для сведения;

5) Печатные издания (книги, брошюры, журналы, бюллетени) –библиотека;

6) Переписка по мелким административно-хозяйственным вопросам;

7) Арбитражные и исковые документы (юридический отдел);

8) Снабженческая документация (отдел снабжения).

26

6.6. Организация текущего хранения дел

Документальный фонд объединяет всю документацию предприятия:

1) документы текущего управления;2) собранные в справочных целях копии

документов, в т.ч. других организаций, присланные для сведения и исполнения.


27


3) документы, отобранные для постоянного или длительного хранения, в т.ч. переданные на хранение в государственный архивный фонд;


28

Копии документовДокументы кратковременного

храненияДокументы по

личному составу Научно-техническая,

методическая, творческая

«Экономический архив» фирмы

Архивный фонд

Документальный фонд

Документы постоянного хранения

Составные элементы документального фонда

6. Основные правила организации работы с документами6.6. Организация текущего хранения дел

29


Дело – совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения.


30


Назначение номенклатуры дел:

распределение исполненных документов в дела; систематизация и учет дел; закрепление индексов дел; установление сроков хранения дел.


31


Виды номенклатуры дел:

типовая; примерная; индивидуальная


32


В номенклатуру дел включаются все дела предприятия, журналы регистрации, справочные карточки.

Не включаются в номенклатуру научно-технические документы и печатные и периодические издания.


33


34


Формирование дел – группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.


35


Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

• распределение исполненных документов по делам в соответствии с номенклатурой дел;

• расположение документов внутри дела;

• оформление обложки дела.


36


Признаки группировки документов в дела:

Номинальный; Авторский; Предметно-вопросный; Корреспондентский; Хронологический; Географический.


37


При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

1. В дела формируются документы одного календарного года, за исключением: судебных, личных дел, документов выборных органов, которые группируются за период их созыва.

2. Документы разных сроков хранения формируются в разные дела.

3. В дело помещаются документы, работа по которым завершена.


38


4. Документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями.

5. В дело помещается один экземпляр документа.

6. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись, отметку об исполнении).

7. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, черновики и рабочие варианты документов.


39


Перечень документов с указанием сроков хранения – систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения.


40

6.7. Подготовка документов к

архивному хранению

Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.


41

6.7. Подготовка документов к архивному хранению

Задачи экспертизы ценности документов:

1) отбор ценных документов для вечного хранения и отбор документов, имеющих практическое значение, для длительного хранения;

2) выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, черновиков, дублетных документов.


42

Подготовка документов к архивному хранению

Критерии экспертизы ценности документов - система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов.

Критерии экспертизы ценности документов:• критерии происхождения;• критерии содержания;• критерии внешних особенностей.

Основные правила организации работы с документами

43

6.7. Подготовка документов к архивному хранению

Архивная опись – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для их учета и раскрытия содержания.


44

6. Основные правила организации работы с документами6.7. Подготовка документов к архивному хранению

Образец описи дел постоянного хранения

45

Контрольные вопросы:

1) Укажите последовательность работы с внутренними документами?2) Что включает в себя документальный фонд предприятия?3) Какую информацию содержит номенклатура дел?4) Как осуществляется прием – передача дел в архив?


46


Основная литература:

1. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) – М.: Управление персоналом, 2007 – 528с.

2. Непогода А.В. Делопроизводство организации: Подготовка, оформление и ведение документации. - М.: Омега –Л, 2008. – 480с.

3. Пшеничная Е.А. Документирование управленческой деятельности предприятия: Учебное пособие. - Владивосток: Изд-во ВГУЭС, 2006. – 104с.

4. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: учебно-практическое пособие. - М: Издательство РДЛ, 2006. – 408с.

47


Дополнительная литература:

1. Басаков М.И. Современное делопроизводство (Документационное обеспечение управления). – Ростов-на-Дону: Феникс, 2008.- 480 с.

2. Клоков И.В. Эффективное делопроизводство. – С-Пб.: Питер, 2008. - 224 с.

3. Новикова М.М. Документационное обеспечение управления. – М.:Ось-89, 2006.

4. Пшенко А.В.Документационное обеспечение управления. Учебное пособие. – М.: Академия, 2008. - 176 с.

Документирование управленческой деятельности...

Documents