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會議籌備與紀錄製作會議籌備與紀錄製作

靜宜大學觀光系靜宜大學觀光系 (( 所所 )) 副教授 楊正寬副教授 楊正寬民國民國 100100 年年 55 月月 33 日日

民主政治是議會政治•憲法第 14條 : 「人民有集會及結社之自由。」因此會議的籌備與運作自中央到地方，自行政部門到議會，自公務機關到公司行號，甚至自國內到國際會議都無可避免。

•任何會議的成功，除有賴於與會者對會議宗旨的認同及良好的民主素養之外，還必須有周延的會議籌備與會議紀錄周延的製作。

什麼是會議 ?•《民權初步》第一節：「凡研究事理而為之解決，一人謂之獨思，二人謂之對話，三人以上而循有一定之規則，則謂之會議，無論其為國會立法、鄉黨修睦、 學社講文、 工商籌業， 與夫一切臨時聚眾，徵求群策，糾合群力，以應付非常之事者 ， 皆其類也。」

•會議規範第一條：「三人以上循一定之規則，研究事理，達成協議，解決問題，以收群策群力之效者，謂之會議 。 」

會議的特點•參加會議成員至少必須三人以上。•必須遵循一定議事規則。•必須針對問題，就事論事，集思廣益。•以民主方式達成協議或獲得解決問題的妥善辦法。

會議的類型

行政類• 業務檢討會• 專案（小組）會議• 董（理）監事聯席會議• 定期或臨時會議• 審查會議• 慶祝（紀念）大會• 籌備會議• 座談（公聽）會• 國際會議與展覽

學術類• 校務會議• 學生事務委員會• 院（系）務會議• 課程委員會• 教評會議• 學術研討會• 兩岸學術交流會議• 圓桌論壇• 國際學術會議

會議文書的種類•開會通知•委託書•簽到簿•議事程序

•開會秩序•會議紀錄•提案•選舉票

會議籌備的成功原則•一、把握會議主題。•二、慎選會議時地。•三、符合格式要求。•四、合乎議事倫理。

一、把握會議主題•任何會議都有主題，而且要再開會通知單的主旨或開會事由即予以扼要指陳，使接受開會通知的與會出、列席人員，一目了然。

•例如：「召開本公司第○屆第○次理監事聯席會議」、「總統府國史館臺灣文獻館組織條例草案審查會」。

•會議主題確定後，後續議事程序、紀錄等運作都不可偏離，否則治絲益棻，無法達成會議目的。

二、慎選會議時地• 會議規範第 3 條第 2 項：「召集人應根據路程遠近及

交通情形，於適當時間前將開會事由、時間、地點通知各出席人或公告之。」

• 事實上，除路程及交通考量外，會議主題也必須考慮，例如商討賑災辦法、預算審查、年度考核，要以「最速件」，或先以 E.mail及電話通知，必要時信封外加註「開會通知，提前拆閱」。

• 目前網路方便，緊急時可以「視訊會議」為之。如SARS疫情告急期間，可節省交通往返時間，又可防止病毒傳染。

• 但如八八水災或 921地震賑災，會議地點就必須訂在災區，既可實際勘查，又可節省往返公文呈報，耽誤災情，淪為冷氣房中的紙上規劃。

三、符合格式要求•本講題「記錄製作」最好擴大至「會議文書製作」，因為會議文書包括記錄；會議的成功與否，所有會議文書都重要。

•會議文書各有固定格式，不可混淆。例如開會通知有書函式、柬帖式、表格式、公告式。其餘如簽到簿、會議紀錄、發言條、提案單等，都需按既定格式進行。

•除了「格式」，也要注意專用「術語」，這些都是約定俗成，方便溝通之用。

四、合乎議事倫理• 「議事倫理」不但反應民主素養是否成熟，而且有助於議事效率的提升。

• 例如：主持人的人選簽請；出、列席人員及單位的排列順序是否得宜；會議地點與時間是否合乎大多數出、列席人員及開會事由的實際需要與方便；是否考慮會議的機密性與安全性；應否準備便餐或食宿；會議紀錄是否已由主持人及記錄人員分別簽署；以及代理出席人數是否過多、議場秩序是否和諧或失控等都是議事倫理問題。

• 各項會議文書的幕僚作業影響議事倫理，不得疏失，才能提昇議事功能。

會議文書製作要領

開會通知的製作• 一、開會通知內容除發文者、發文日期、字號速別、密等之外，還應包括開會事由、開會時間及地點、出、列席人員、聯絡人及電話。

• 二、開會通知方式，有個別及公告兩種。個別通知又分為書面及電話。電話通知內容與書面通知相同，必要時可以傳真（ Fax）為之，目的都在爭取時效。

• 三、會議召集人或主持人，應視路程遠近及交通狀況，在會議之前儘早將通知送達出席人。

• 四、開會通知格式，除公告外，個別書面通知有便箋式、書函式及表格式等；送達方法有郵寄、電子文書、上網公告等。

委託書的製作•會議規範第 20條：「出席人有發言、動議、提案、討論、表決及選舉之權利。出席人有遵守會議規則，服從決議等義務，未出席者亦同。」第 23條：「出席人因故不能出席會議時，得以書面委託同一團體之其他出席人，代表其發言。」故代表人只有發言權，與出席人不同。

•委託必須以書面為之，除敘明不能出席原因外，須書明委託人及代表人姓名、身份證字號並簽名或蓋章。

簽到簿的製作（一）簽到簿主要作用，在統計開會額數及證明開會的合法性。會議規範第 4 條規定：

一、永久性集會得自訂開會額數，如無規定，以出席人數超過應到人數之半數始得開會。所謂「應到人數」以全體總數減除因公、因病數計算之。

二、處理議案之委員會應有全體委員過半數之出席，始得為之。

三、會員無定額者，不受開會數額之限制。

簽到簿的製作（二）• 簽到簿（紙）置於會場門口報到處所，內容依序包括： 1 、書妥會議全稱。 2 、標明時間、地點。3 、標明出、列席單位及出、列席人職稱、姓名。4 、主持人及記錄簽到欄。

• 會議規範第 22條：「列席人得參與本身所代表單位有關問題之發言與討論。」換言之，列席人無表決及選舉權，因此簽到位置在出席人之後。

• 簽到簿如不依尊卑順序排妥，則互相客氣又龍飛鳳舞簽名，徒增辨識困難。特別是中國人有謙讓習性，包括會議席次都必須注意規劃。

議事程序的製作• 議事程序簡稱「議程」，係開會前預為編定之

會議進行程序，並附於開會通知提供出（列）席人員參考，主席則據以控制會議進行。

• 會議規範第 8 條規定，會議程序主要項目有：一、推選主席、報告議程及各項程序預定時間、

徵詢出席人有無異議。二、報告事項：包括宣讀上次會議紀錄、報告上

次會議決議案執行情形、委員會或委員報告、其他報告。

三、討論事項：包括前次會議遺留事項、本次會議預定討論事項、臨時動議。

四、選舉（如無可免）。五、散會。

開會秩序的製作•開會秩序又稱「開會儀式」，與議事程序最大不同點是，開會秩序都以大幅紅紙繕寫，張貼於會場，而議事程序則以書面印發出席人員。

•開會秩序大都用於慶祝大會、紀念會、成立大會或學術研討會等，而且大都藉由司儀口呼之。

•而議事程序用於一般須深入討論事情的會議，大都由主持人執行進度。

會議紀錄的製作• 會議記錄又稱「議事記錄」，是由記錄人員將會議經過情形及討論決議事項予以筆錄整理的文書。

• 會議規範第 11條規定：議事記錄主要項目包括：會議名稱及會次、會議時間、會議地點、出席人姓名及人數、列席人姓名、請假人姓名、主席姓名、記錄姓名、報告事項、選舉事項（含選舉方法、票數及結果，無此項目者，從略）、討論事項、表決方法及結果、其他重要事項等。

• 紀錄有詳記及簡記兩種。前者除了要有速記能力之外，有時要藉助錄音整理，通常主持人要徵詢與會者同意才錄音。後者不記討論過程，只記有共識的決議要點。

提案的製作•會議規範第 34條：「動議以書面為之者稱為提案，除有特別規定，得由個人或機關團體單獨提出者外，須有附署。其附署人數如無另外規定，與附議人數同。」第 32條：「動議必須有一人以上附議始得成立。主席對動議得自為附議。」

•提案內容包括：案由、說明、辦法、提案人、附署人。

選舉票的的製作• 會議規範第 89條：「選舉之方式分為舉手選舉與投票選舉兩種。目前常見投票方式有無記名圈選法、無記名書寫法、記名圈選法、記名書寫法等四種。

• 無論何種方式，選舉票一律由議事或選務機關製作，內容包括：選舉名稱、候選人編號、姓名及圈選欄（必要時可加印相片）、使用記名投票者選舉人署名欄、選舉日期、蓋章（包括選務團體、主辦選務機關、監選員）。

國際會議的籌備

為何要推動？• 行政院 2004年 11月 15日觀光及運動休閒服務業發展綱領及行動方案旗艦計畫「會議展覽服務業發展計畫」。

• 讓全球看得見臺灣，讓國際走進來馬祖！• 邁向全球的國際會議條件：一、需要跨越國界。二、扣除差旅時間，實際會期至少兩天以上。三、與會人數至少具有 3 個國籍，且 50人以上。四、有會議主持人主導之議程。

國際會議的類型※按開會地點分：domestic （國內） / foreign （國外） / Overseas （海

外） /Offshore （境外 ） /International （國際） /Multinational （多國） /Multicultural （ 多元文化）

※按開會性質分：Assembly （組織大會） /Colloquium （非正式專題討論

會） /Conference （專業討論會） /Congress （代表大會） /Convention （年會） /Exhibition （展覽） /Forum （論壇） /Seminar （指導型討論會） /Symposium(

專題討論會）

籌備國際會議的注意事項• 目的• 與會人數• 開會次數• 會期長短• 籌組會議時間表• 活動前的溝通事項• 活動方案的動態• 開會期間食宿及交通• 參觀旅遊

成功國際會議要考慮• 會議地點及會場設備。• 簽證與護照的要求。• 貨運及海關的規定。• 匯率變動。• 維安與保全。• 語言（翻譯 / 口譯）。• 文化差異與禁忌。• 國際禮儀。• 食宿與交通。

留意文化差異因素•可以被接受的行為舉止。•宗教信仰。•習俗與禮儀。•語言與溝通方式。•思維模式與價值觀。•法令與道德。•藝術與手工藝品。•飲食與服飾。

會議文書例釋（如另加檔案）

參考文獻• 憲法。• 孫中山，民權初步。• 內政部，會議規範，民國 54年 7 月 20日。• 楊正寬，應用文，第七章會議文書。台北：揚智文化， 2008年 10月，第四版。

• Carol Krugman & Rudy R. Wright著，劉修祥、張明玲譯， Global Meetings and Exhibitions (全球會議與展覽 ) 。台北：揚智文化， 2009年 9 月，初版。

感謝聆聽， 敬請指教！賜教處：靜宜大學觀光系楊正寬 yangck@pu.edu.tw

0975-003568