文書處理與公文寫作

前言公文，對外代表學校，對内代表單位以及個人；因此，公文品質直接影響學校形象，也直接影響個人工作能力評價。

因此，文書處理過程，應秉持高度責任感，並以最嚴謹的態度，力求合法、合理、合情。

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文書處理依據行政院秘書處「文書處理手冊」 所稱文書，指處理公務或與公務有關，不論其形式或性質如何之一切資料。

凡機關與機關或機關與人民往來之公文書，機關內部通行之文書，以及公文以外之文書而與公務有關者，均包括在內。

本校為加強文書管理，有效控制其處理之流程速度，提高行政效率，參照行政院訂頒文書處理，訂有「國立勤益科技大學公文處理作業要點」 http://oga.ncut.edu.tw/ncut_oga_2013/front/main.php?lnk=front_down.php&Unit=19

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文書處理所稱文書處理，係指自收文或交辦起至發文、歸檔止之全部流程，步驟如下：

1.收文處理：簽收、拆驗、分文、編號、登錄、傳遞。2.文件簽辦：擬辦、送會、陳核、核定。3.文稿擬判：擬稿、會稿、核稿、判行。4.發文處理：繕印、校對、蓋印及簽署、編號、登錄、封發、送達。5.歸檔處理：依檔案法及其相關規定辦理。

依據本校「分文作業要點」第六點規定 ( 略以 ) ：「公文分文有誤或有疑問時，四小時內退文通知總收發……若分文至二個單位皆不承辦時，則應填寫退文分辦單，註明退文原因及建議改分意見……陳請主秘核判，經核判確定之承辦單位應即簽收承辦，不得拒絕。」

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文書之機密性，應參據來文規定、業務性質或依相關法規規定辦理。

1.機密文書分為國家機密文書、一般公務機密文書。2.一般公務機密，指本機關持有或保管之資訊，除國家機密外，依法

令或契約有保密義務者。 3.處理一般文書，仍應審核鑑定是否具保密價值，如確有保密必要，

應即改作機密文書處理。4.傳送一般公務機密文書應交指定專責人員或承辦人員親自簽收；非

由承辦人員親自傳遞時，應密封交遞。 ( 傳遞過程應使用黃色公文夾 )

本校應保密（列為「密」等級）業務項目表，請參閱http://oga.ncut.edu.tw/ncut_oga_2013/front/main.php?lnk=front_down.php&Unit=19

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文書處理

文書時間性，應參據來文規定或實際需要區分辦理1.文書處理，應採隨到隨辦、隨辦隨送，不得拖延、積壓、損毀、遺失。

2.除限期公文應依來文規定辦理外，一般公文處理時限基準如下： 最速件： 1 日（採用紅色公文夾） 速件： 3 日（採用藍色公文夾） 普通件： 6 日 ( 採用白色公文夾）

為釐清責任，文書處理過程有關人員，應於文面適當位置蓋職名章，並記明日期及時間。

例如： 103 年 6 月 30日下午 4 時 30分，縮寫為 0630/1630。

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文書處理

為明確各單位業務劃分及授權範圍，提高行政效率，學校訂有「分層負責明細表實施要領」及「分層負責明細表」 ( 學校網站 --人事室—表單下載 )

公文處理應依核定之分層負責明細表辦理，依本校現行權責劃分共有 --校長 ( 第一層 ) 、單位主管 ( 第二層 ) 、組長 ( 第三層 ) 、承辦人 ( 第四層 ) 。

公文簽辦過程，雖完成送會、陳核、核定等程序，但倘若公文承辦人員製作公文過程，敘述事實或引敘人名、地名、物名、日期、數字、法規條文及有關解釋等，發生錯誤或遺漏者，承辦人員仍應負責，故不可不甚。

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文書處理

公文程式條例第 2 條：公文類別分為「令」、「呈」、 「咨」、 「函」、「公告」、「其他公文」六類。

本校「公文處理作業要點」就校內常用公文自訂類別，區分為「令」、「函」、「公告」、 「書函」、 「開會通知」、 「公務電話紀錄」及「其他公文」七類。

所謂「其他公文」，係指其他因辦理公務需要之文書。

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文書處理—公文類別

函：處理公務過程，有下列情形之一時使用。上級機關對所屬機關有所指示、交辦、批復時。下級機關對上級機關有所請求或報告時。同級機關或不相隸屬機關間行文時。民眾與機關間之申請或答復時。

簽：承辦人員就職掌事項，或單位主管對校長有所陳述、請示、請求、建議時使用。

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文書處理—公文類別

以本校較常使用之其他公文類別，說明如下：開會通知單：召集會議時使用。提案：對會議提出報告或討論事項時使用。紀錄：記錄會議經過、決議或結論時使用。簽：承辦人員就職掌事項，或單位主管對校長有所陳述、請示、請求、建議時使用。

報告：調查報告、研究報告、評估報告等。聘書：聘用人員時使用。經簽准後，逕予發聘或用「函」檢附。

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文書處理—公文類別

證明書：對人、事、物之證明時使用；例如：研習證明書、獎狀。

證書或執照：對個人或團體依法令規定取得特定資格時使用；例如：學位證書。

契約書：當事人雙方意思表示一致，成立契約關係時使用；例如：聘 ( 僱 ) 用契約書。

說帖：就掌理業務詳述辦理情形，請相關部門予以支持時使用。

為避免聘書、感謝狀、獎狀、研習證書等各類書狀格式雜亂，學校訂有「研習證書暨獎狀套印規範」及範例檔案，請自行參閱 http://oga.ncut.edu.tw/ncut_oga_2013/front/main.php?lnk=front_down.php&Unit=19

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文書處理—公文類別

文字使用應符合「簡、淺、明、確」之要求： 簡（文句少而意義足） 淺（不用奇字、奧義、僻典） 明（不為隱語、誇張、諷刺） 確（所述時間、數字，皆精確真實）文字敘述和重要事項記述，應避免錯誤和遺漏同一案情的處理方法不可前後矛盾。對每份公文，均應從各種角度、立場詳加考量，並與相關單位協調聯繫。所提意見或辦法，應力求具體、適切可行，並備齊各種必需文件，構成完整之幕僚作業。

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文書處理—公文寫作

「簽」是行政人員最常撰寫的公文，為幕僚處理公務意見之表達，以供長官暸解案情，並作為抉擇之依據。

「簽」經由「擬辦、送會、陳核、核定」流程，應可完整呈現從承辦單位、相關單位、核稿長官及校長，所有橫向、縱向關係對案件之整體意見。

一份好的簽呈，應該有組織、有條理、具連貫性，讓核稿長官能用最短時間，理解所有案情及其可行方案之利幣得失。

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文書處理—公文寫作( 簽 )

案件主要來源 1.主管機關或其他機關、學校來文。 2.會議決議、長官交辦。 3.民眾、學生等之陳情或反應事項 ( 含電話紀錄、 E-Mail)。

4.輿論報導或依法應主動辦理之事項。 5.業務創新、流程改善或主動發現問題之處理等。

簽 --撰擬過程 1.充份瞭解案件背景、法令依據。 2.思考所有可行、不可行方案，並換個角度再多想一下 --從學生 ( 或老師 ) 、承辦單位、配合單位、學校等多元角度考量。 3.整理所有資料，草擬乙份長官容易看得懂的簽。

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文書處理—公文寫作( 簽 )

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便箋

制式簽

一段式

二段式

三段式

不分段

二段以上

「主旨」一段完成。

分「主旨」、「說明」或「主旨」、「擬辦」二段。分「主旨」、「說明」、「擬辦」三段。簡易案件，直接簽擬處理意見。每段冠以一、二、三……等序號。

文書處理—公文寫作( 簽 )

一段式：「主旨」一段，案情簡單者適用之；案件一般為「無應辦事項之存查公文」。

二段式：採「主旨」及「說明」或「擬辦」二段。 主旨段：扼要說明目的、期望或擬辦意見。 說明段：其他需要讓長官瞭解的案情、理由及相關事項；案情複雜者可於說明段以一、二、三…分項 敘述。

三段式：採「主旨」、「說明」及「擬辦」三段。用於案情複雜，且擬辦意見無法於主旨段容納者。

因應校務推動涉及層面甚廣，目前陳請「一層決行」之簽核公文，核稿秘書建議以「主旨」、「說明」及「擬辦」三段式撰擬。

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文書處理—公文寫作( 簽 )

綜合以上，簽呈應按事理發展先後順序敘述：請示類案件 案件背景＞法令依據＞處理經過＞分析利弊＞擬處意見　

報告性質案件 按時間或空間順序敘述。案情複雜或過程瑣碎之案件： 1.附件附陳方式，讓案件具完整性，公文亦不會過長。 2.引述法規或來函意見，應擇錄重點，避免全文照錄。 3.例外情形或特殊狀況，應於適當文句間以 ( ) 方式加註。 4.應極力避免疏漏或前後矛盾。 要兼具「簡明扼要」、「完整陳述」；更要「條理分明」、 「具連貫性」。 17

文書處理—公文寫作( 簽 )

機關、學校之一般公文以「函」為主，「公文稿」於校長判行後即對外發出，公文內容如有錯誤或疏漏，影響層面廣。

函的結構，採用「主旨」、「說明」、「辦法」三段式；應視案情複雜程度靈活運用，可用一段完成者，不必勉強湊成二段、三段。

主旨：主旨：全文精要具體提出行文目的與期望或核復意旨。 ( 不分項，文字緊接段名冒號之下書寫以不超過 60字為原則。 )

說明：就說明：就來源、事實、經過或理由等詳細敘述。 ( 如無項次，文字緊接段名冒號書寫；如分項條列，另列縮格書

寫。 )

辦法：辦法：提出具體要求或處理意見。 ( 現行公文少用到「辦法」段。 )

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文書處理—公文寫作 ( 函稿 )

函復之公文，應於函稿之說明段引敘或說明來文日期、文號，俾便受文單位調案處理。

說明：復 貴校 102 年 6 月 30日義大學字第 1010156726B號函。 說明：依 鈞部 102 年 6 月 30日臺訓 ( 三 ) 字第 1010016000

號函辦理。

函稿之用語，應力求簡潔、語意明確、互相尊重，避免艱深用語或不確定語句。

公文正、副本收受單位之審酌，應力求周延。

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文書處理—公文寫作 ( 函稿 )

先簽後稿： 1.制定、訂定、修正、廢止法令案件。 2.有關政策性或重大興革案件。 3.牽涉較廣，會商未獲結論案件。 4.擬決策會議討論案件。 5.重要人事案件。 6.其他性質重要必須先行簽請核定案件。

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文書處理—公文寫作 ( 擬辦方式 )

簽稿併陳： 1.文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件。

2.依法准駁，但案情特殊須加說明之案件。 3.須限時辦發不及先行請示之案件。以稿代簽：為一般案情簡單，或例行承轉之案件。

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文書處理—公文寫作 ( 擬辦方式 )

文書處理—公文寫作 ( 公文用語 )期望及目的用語：

對上級：請　鑒核、請　鑒察、請　核轉、請　備查、請　釋示、復請　鑒核、請 核示。

對平行：請　查照、請　查照辦理、請　查照見復、請　同意見復、請　查明見復、請　惠允見復。

對下級用：希查照、希照辦、希查照並轉行照辦、希辦理見復、希轉行照辦、希依規定辦理、希切實照辦。

用語解析：請 核示 ( 提出擬辦意見簽核時 )請 鈞閱、請 核閱 ( 檢陳資料請長官過目 )請 鑒察 ( 將辦理情形簽報長官瞭解 )請 鑒核 ( 除簽報長官瞭解外，並含有請示之意 )請 鈞參 ( 提供長官參考 )

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文書處理—公文寫作 ( 公文用語 )

稱謂用語：有隸屬關係：下對上稱「鈞」；上對下稱「貴」；自稱「本」。

無隸屬關係：下對上稱「大」；上對下稱「貴」；自稱「本」。

機關對人民：「台端」。行文數機關或單位：於文內同時提及，通稱「貴機關」、「貴校」。

附件語（有附件時用）附、附送、檢附、檢送：對平行及下級機關或人員用。

附陳、檢陳：對上級機關或首長用。23

文書處理—公文寫作 ( 公文用語 )

准駁語：應予照准、准予照辦、准予備查：上級機關對下級機關或首長表示同意時用。

未便照准、礙難照准、應無庸議、應從緩議、應予不准、應予駁回、所請不准：上級機關對下級機關或首長表示不同意時用。

敬表同意、同意照辦：對平行機關表示同意時用。

歉難同意、礙難同意、無法照辦、未便照辦：對平行機關表示不同意時用。

應予檢討、應切實檢討、應切實檢討改進：對下級機關斥責時用。

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文書處理—公文寫作 ( 法律統一用字 )公布、分布、頒布 佈 徵兵、徵稅、稽徵 征 部分、身分 份 帳、帳目、帳戶 賬 釐訂、釐定 厘 行蹤、失蹤 踪 妨礙、障礙、阻礙 碍 賸餘 剩 占、占有、獨占 佔 牴觸 抵 雇員、雇主、雇工 僱 (名詞用「雇」 )僱、僱用、聘僱 雇 (動詞用「僱」 ) 25

文書處理—公文寫作 ( 法律統一用字 )黏貼 粘 計畫 劃 (名詞用「畫」 )

策劃、規劃、擘劃 畫 (動詞用「劃」 )蒐集 搜 儘先、儘量 盡 電表、水表 錶 拆除 撤 貫徹 澈 澈底 徹 祗 只 ( 副詞 ) 並 并 (連接詞 ) 關於、對於 于

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文書處理—公文寫作 ( 法律統一用字 )

聲請、申請 對法院用「聲請」 對行政機關用「申請」

關於、對於 于 給與 予 (給與實物 ) 給予、授予 與 (給予名位、榮譽等抽象事

物 )紀錄 記 (名詞用「紀錄」 ) 記錄 紀 (動詞用「記錄」 ) 事蹟、史蹟、遺蹟 跡 覆核 複 復查 複 複驗 復

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未收集、瞭解相關法令規定，或未探究案件始末。僅依循前例辦理，未充分考量案件所有應辦理事項。製發開會通知卻未附會議議程或討論議題。開會通知及議程太晚發出，造成與會人員無法會前準備。

錯別字太多、文句不通、數字前後不合，附件欄未填、塗改經費數額或附件未隨附。

同一單位，承辦人和主管意見不一致，呈現不同的擬議。來文訂有復文期限，文存查後卻未續辦或續辦後未依限回復。

常見問題

文書處理手冊國立勤益科技大學公文處理作業要點 國立勤益科技大學分文作業要點國立勤益科技大學研習證書暨獎狀格式套印規範國立勤益科技大學應保密（列為「密」等級）業務項目表

以上所有參考資料，均可由總務處文書組網頁「法令規章」項下查閱。

個人常用參考書：公文書寫作要領 鐘昱男編著 臺北市政府人事處編印

總務處文書組29

文書處理－參考資料

報告完畢

期待日後一起切磋研究

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