اعداداعداد

ممدوح الدكتور ممدوح االستاذ الدكتور االستاذعبدالجميدعبدالجميد

مهاراتمهارات إعداد و كتابة إعداد و كتابة

التقارير و المذكرات و التقارير و المذكرات و

المراسالتالمراسالت

ما هو المقصود بعملية ما هو المقصود بعملية االتصاالت :االتصاالت :

االتصاالت هي : العملية التي يتم بها االتصاالت هي : العملية التي يتم بها تبادل المعلومات و األفكار بين مرسل و تبادل المعلومات و األفكار بين مرسل و

مستقبلمستقبلاالتصال عملية مكونات

مصدر البينات المطلوب نقلهاإلى المستقبل

المعاني المطلوب توصيلها إلى

المستقبل

الوسيلة التي تنتقل عن طريقها المعاني المطلوب

توصيلها

الطرف المطلوب توصيل المعاني

إليه

المرسل

الرسالة

قناة االتصال

المستقبل

إرجاع األثر

االتصال لعملية األساسيـة العناصر التالي الشكل يبين

ما هي أهم األنواع المختلفة ما هي أهم األنواع المختلفة لالتصال و التي يمكن أن تحدث في لالتصال و التي يمكن أن تحدث في

الهيئات و المؤسسات المختلفة :الهيئات و المؤسسات المختلفة :

االتصال الرسمي االتصال الرسمي 1(1(

االتصال الغير رسمي :االتصال الغير رسمي :2(2(

حسب الفترة الزمنية ) اتصاالت دورية/ اتصاالت حسب الفترة الزمنية ) اتصاالت دورية/ اتصاالتمؤقتة ( .مؤقتة ( .

/ حسب المنطقة الجغرافية ) اتصاالت محلية / حسب المنطقة الجغرافية ) اتصاالت محليةاتصاالت خارجية ( .اتصاالت خارجية ( .

. ) حسب اتجاهاتها ) داخلة / خارجة ( .حسب اتجاهاتها ) داخلة / خارجة حسب عدد األطراف المشتركة في عملية حسب عدد األطراف المشتركة في عملية

االتصاالت .االتصاالت .. حسب فئات المتعاملين مع المؤسسة .حسب فئات المتعاملين مع المؤسسة

االتصال : االتصال : شكل شكل: لفظي لفظي :اتصال اتصال

. كتابي كتابي .اتصال اتصال. شفهي شفهي .اتصال اتصال

لفظي غير لفظي اتصال غير اتصال

التقريرالتقرير

ــرض ــ ــيلة لع ــ ــرض أداة أو وس ــ ــيلة لع ــ أداة أو وسالحقـــــــــــائق و اآلراء و الحقـــــــــــائق و اآلراء و ــا و ــ ــات و تحليله ــ ــا و االتجاه ــ ــات و تحليله ــ االتجاهاســـــتخالص النتـــــائج و اســـــتخالص النتـــــائج و ة لعالج يات المختلـف ة لعالج التوـص يات المختلـف التوـصــكلة ــ ــ ــوع أو مش ــ ــ ــكلة موض ــ ــ ــوع أو مش ــ ــ موض

معينة .معينة .

بواسطة االتصال عملية بواسطة مكونات االتصال عملية مكوناتالتقارير : التقارير :

كاتب التقرير

المرسل

رسالة

موضوعات

التعبير عن الرسالة

التعبير الوصفي التعبير الرقميالتعبير البياني

وسيلة نقل التقرير

القناة البصرية

إرجاع األثر

قارئ

التقرير

التقرير

عملية فعالية زيادة يمكن عملية كيف فعالية زيادة يمكن كيف؟؟ التقاريـر طريق عن ؟؟ االتصال التقاريـر طريق عن االتصال

: كاتب التقاريـر :كاتب التقاريـر مهارات االتصال مهارات االتصال االتجاهات االتجاهات مستوى المعرفة مستوى المعرفة

قارئ التقريـرقارئ التقريـرالتقريـرالتقريـرارجاع األثرارجاع األثر

أهمية التقارير :أهمية التقارير : يـساعد اإلدارة في التـعرف على كيفـية ـسير يـساعد اإلدارة في التـعرف على كيفـية ـسير

ـالعمـل ـبمـا يـتضـــمنهـ ـمن بيـانـات ـفوريـة عـن ـالعمـل ـبمـا يـتضـــمنهـ ـمن بيـانـات ـفوريـة عـن بـرـ ـبمثاـبة ـأداـة هاـمة ـه ـيعـت بـرـ ـبمثاـبة ـأداـة هاـمة ـسيرـ العـمل ـ. ـأي أـن ـه ـيعـت ـسيرـ العـمل ـ. ـأي أـناز اـلفعلي ـة ااـلنـج ة و ـمـتابـع از اـلفعلي مـنـ أدوـات الـرقاـب ـة ااـلنـج ة و ـمـتابـع مـنـ أدوـات الـرقاـبعـلى مـستوى اإلدـارات الـمختلـفـة و ـهوـ بـهذه عـلى مـستوى اإلدـارات الـمختلـفـة و ـهوـ بـهذه

ـاـلصوـرة إنمـا يساعدـ اإلـدارة ـعلى :-ـاـلصوـرة إنمـا يساعدـ اإلـدارة ـعلى :-جودة 1(1( و نطاق على التعرف و االنجازات حجم تقييم و جودة متابعة و نطاق على التعرف و االنجازات حجم تقييم و متابعة

المختلفة . االدارات في المختلفة .االنجاز االدارات في االنجاز

امكانية 2(2( دراسة و الضعف و القصور نواحي على امكانية التعرف دراسة و الضعف و القصور نواحي على التعرفاألداء . مستوى رفع أجل من التطوير و األداء .التحسين مستوى رفع أجل من التطوير و التحسين

يســـاعد اإلدارة على التخطيـــط الـــدقيق و يســـاعد اإلدارة على التخطيـــط الـــدقيق وــد على ــا يعتم ــط إنم ــوعي فالتـخطي ــد على اـلموض ــا يعتم ــط إنم ــوعي فالتـخطي اـلموضرد إلى رد إلى بياـناتـ عن أـوـجه الـنـشاط المختلـفة ـت بياـناتـ عن أـوـجه الـنـشاط المختلـفة ـتــازات ــاـرير عن االنجـ ـــكل تقـ ــازات اإلـدارة في شـ ــاـرير عن االنجـ ـــكل تقـ اإلـدارة في شـالـسابقـة وـ االمكاـنات المتاـحة ووجـهات نـظر الـسابقـة وـ االمكاـنات المتاـحة ووجـهات نـظر ــطة ــ ــائمين ـعلى األنشـ ــ ـــيات ـالقـ ــ ــطة ـو ـتوصـ ــ ــائمين ـعلى األنشـ ــ ـــيات ـالقـ ــ ـو ـتوصـالـمختلـفة بـالمؤـسـسـة مـما يـسـاـعد علـى إـعداد الـمختلـفة بـالمؤـسـسـة مـما يـسـاـعد علـى إـعداد خـطـطـ موـضـوـعية ـوـ عـلمـية وـ ـقابـلة لـلتـنفـيذـ و خـطـطـ موـضـوـعية ـوـ عـلمـية وـ ـقابـلة لـلتـنفـيذـ و

تتـوافـر لها ـامكانيـاـت و مقومـات النجاحـ .تتـوافـر لها ـامكانيـاـت و مقومـات النجاحـ .

ــة أو ــال المؤسس ــط األعم ــاعد على رب ــة أو يس ــال المؤسس ــط األعم ــاعد على رب يسل تي تتعاـم ة اـل ات ـالخارجـي ل المؤسسـة بالجـه تي تتعاـم ة اـل ات ـالخارجـي المؤسسـة بالجـه

معهاـ.معهاـ.

يساعد على ربط األعمال و األنشطة داخل المؤسسة أو يساعد على ربط األعمال و األنشطة داخل المؤسسة أوالوزارة لبعضها ببعض و يعمل على تحقيق تعاون العاملين الوزارة لبعضها ببعض و يعمل على تحقيق تعاون العاملين النجازها يؤدي ذلك في النهاية إلى خلق جو مالئم لتحقيق النجازها يؤدي ذلك في النهاية إلى خلق جو مالئم لتحقيق

األهداف المطلوبة .األهداف المطلوبة .و بعنى آخر يعتبر التقرير أداة لربط مكونات الهيكل التنظيمي عن طريق و بعنى آخر يعتبر التقرير أداة لربط مكونات الهيكل التنظيمي عن طريق االتصال الرأسي ) من األعلى إلى أسفل و العكس ( و االتصال األفقي االتصال الرأسي ) من األعلى إلى أسفل و العكس ( و االتصال األفقي

و ذلك على النحو التالي: -و ذلك على النحو التالي: -تسهيل انسياب الخطط و القرارات و التعليمات و التوجيهات من تسهيل انسياب الخطط و القرارات و التعليمات و التوجيهات من

المستويات اإلدارية العليا إلى المستويات الدنيا .المستويات اإلدارية العليا إلى المستويات الدنيا . تسهيل انسياب األفكار و االقتراحات و الشكاوى و معدالت التنفيذ تسهيل انسياب األفكار و االقتراحات و الشكاوى و معدالت التنفيذ

من المستويات الدنيا إلى المستويات العليا المسئولة عن اتخاذ من المستويات الدنيا إلى المستويات العليا المسئولة عن اتخاذ القرارات اإلدارية السليمة .القرارات اإلدارية السليمة .

تسهيل عملية التنسيق بين اإلدارات المختلفة على المستوى تسهيل عملية التنسيق بين اإلدارات المختلفة على المستوىاألفقي بغرض االرتقاء بمستوى التفاهم و حل المشاكل البيئية .األفقي بغرض االرتقاء بمستوى التفاهم و حل المشاكل البيئية .

تسهيل نقل آراء و مقترحات الوحدات االستشارية في التنظيم تسهيل نقل آراء و مقترحات الوحدات االستشارية في التنظيمللوحدات التنفيذية بما يساعد على زيادة فعالية التنظيم .للوحدات التنفيذية بما يساعد على زيادة فعالية التنظيم .

للتقريـر إعدادك مراحل هي للتقريـر ما إعدادك مراحل هي ؟؟ما

أوالf : التعرف على المشكلة أوالf : التعرف على المشكلة المكلف بدراستها....المكلف بدراستها....

أو موقف المعروض عليك ....أو موقف المعروض عليك ....

أو الموضوع المكلف بدراسته....أو الموضوع المكلف بدراسته....

: fو بعنى آخر عليك أن تدرك جيدا : fو بعنى آخر عليك أن تدرك جيدا

؟؟ما هو الهدف من إعدادك للتقريرما هو الهدف من إعدادك للتقرير

وفي هذه المرحلة نود أن وفي هذه المرحلة نود أن نذكرك ببعض اإلرشادات الهامة نذكرك ببعض اإلرشادات الهامة

أن نقطة البداية في إعداد التقرير هو تحديد أن نقطة البداية في إعداد التقرير هو تحديدالهدف منه و عليه البد من التحديد الواضح الهدف منه و عليه البد من التحديد الواضح

للموضوع الرئيسي للتقرير أو المشكلة.للموضوع الرئيسي للتقرير أو المشكلة. . ال تخلط بين المشكلة و أعراضها . ال تخلط بين المشكلة و أعراضها اختار عنوان للتقرير و يشترط في هذا اختار عنوان للتقرير و يشترط في هذا

العنوان أن يكون :العنوان أن يكون :. واضح مختصر .واضح مختصر. معبر عن موضوع التقرير و محتوياته .معبر عن موضوع التقرير و محتوياته.مصمم بطريقة جذابة تثير االهتمام.مصمم بطريقة جذابة تثير االهتمام

التجهيز و اإلعدادالتجهيز و اإلعدادفي هذه المرحلة عليك أن تعد في هذه المرحلة عليك أن تعد

نفسك أوالf و قبل أن تبدأ في نفسك أوالf و قبل أن تبدأ في ..اجراءات تنفيذ كتابة التقرير اجراءات تنفيذ كتابة التقرير

و تضمن عملية التجهيز و االعداد و تضمن عملية التجهيز و االعداد االجابة على التساؤالت التالية :االجابة على التساؤالت التالية :

ما هي البيانات المطلوبة لعالج الموقف المعروض ما هي البيانات المطلوبة لعالج الموقف المعروضعليك أو عالج المشكلة أو الموضوع المكلف به . عليك أو عالج المشكلة أو الموضوع المكلف به . وما هي مصادر الحصول على هذه البيانات . هل وما هي مصادر الحصول على هذه البيانات . هل

ستحصل عليها من داخل اإلدارة أو سجالت ستحصل عليها من داخل اإلدارة أو سجالت خارجها ؟ هل هي مدونة أو غير مدونة في سجالت خارجها ؟ هل هي مدونة أو غير مدونة في سجالت

و إذا كانت غير مدونة فكيف يتم الحصول عليها .و إذا كانت غير مدونة فكيف يتم الحصول عليها . إذا كانت هذه البيانات متعددة , هل يستخدم كل إذا كانت هذه البيانات متعددة , هل يستخدم كل

هذه البيانات أم جزء منها ؟ إذا كنت ستستخدم هذه البيانات أم جزء منها ؟ إذا كنت ستستخدم جزءاf منها فعلى أي أساس يتم االختيار بينها ؟ جزءاf منها فعلى أي أساس يتم االختيار بينها ؟

التساؤالت : التساؤالت :تابع تابع

ستستعين أم بمفردك البيانات هذه بجمع ستقوم ستستعين هل أم بمفردك البيانات هذه بجمع ستقوم هلمن اختيار يتم أساس أي على و ؟ من بمعاونين اختيار يتم أساس أي على و ؟ بمعاونين

البيانات؟ جمع في البيانات؟ سيعاونك جمع في سيعاونك استخدام إلى التقرير اعداد عند ستحتاج استخدام هل إلى التقرير اعداد عند ستحتاج هل

البيانات تحليل و تجهيز في لمعاونتك اآللي البيانات الحاسب تحليل و تجهيز في لمعاونتك اآللي الحاسبكل تكاليف تبلغ كم ؟ أخرى أدوات إلى تحتاج هل كل و تكاليف تبلغ كم ؟ أخرى أدوات إلى تحتاج هل و

التقرير؟ إلعداد غيرها و المطلوبة االمكانيات التقرير؟ هذه إلعداد غيرها و المطلوبة االمكانيات هذه و التقرير إلنهاء المطلوبة الزمنية الفترة هي و ما التقرير إلنهاء المطلوبة الزمنية الفترة هي ما

؟ المعنية للجهات ؟ تقديمه المعنية للجهات تقديمه

التنفيذ و كتابة التقرير في التنفيذ و كتابة التقرير في شكله النهائي :شكله النهائي :

بعد اعدادك لالطار العام العداد القرير على بعد اعدادك لالطار العام العداد القرير على النحو السابق عليك أن تبدأ في التنفيذ و النحو السابق عليك أن تبدأ في التنفيذ و

يتضمن هذه المراحل :يتضمن هذه المراحل :

اجمع البيانات المطلوبة من المصادر التي سبق اجمع البيانات المطلوبة من المصادر التي سبقأن حددتها ) سواء بنفسك أو بمساعدة أن حددتها ) سواء بنفسك أو بمساعدة

معاونيك ( .معاونيك ( . ثم جهزها و نظم عرضها في fثم جهزها و نظم عرضها في راجع البيانات أوال fراجع البيانات أوال

شكل يساعدك في سهولة دراستها و تحليلها و شكل يساعدك في سهولة دراستها و تحليلها و اكتشاف العالمات و االرتباطات الجوهرية بينها و اكتشاف العالمات و االرتباطات الجوهرية بينها و

استخالص النتائج منها :استخالص النتائج منها :

بصفة عامة هناك عـدة أشكال بصفة عامة هناك عـدة أشكال لتجهيز البيانات و هي :لتجهيز البيانات و هي :

. الرقمية الرقمية .البيانات البيانات

. البيانية البيانية . الرسوم الرسوم

. االنشائية االنشائية .البيانات البيانات

و تجهيزها السابق البيانات و حلل تجهيزها السابق البيانات حللللبيانات تحليلك عند عرضها للبيانات تنظيم تحليلك عند عرضها تنظيم

نود :نود :

( كان إذا االحصائية األساليب بعض تستخدم كان ) أن إذا االحصائية األساليب بعض تستخدم أنممكن (. ممكن (.ذلك ذلك

يجب بل االحصائية باألساليب االكتفاء يجب يجب ال بل االحصائية باألساليب االكتفاء يجب السبق التي للبيانات المنطقي بالتفسير سبق القيام التي للبيانات المنطقي بالتفسير القيام

تحليلها . و تحليلها .جمعها و جمعها

جهز التقرير في شكله النهائي جهز التقرير في شكله النهائيتمهيداf لتقديمه لإلدارة و سوف تمهيداf لتقديمه لإلدارة و سوف

نعرض عليك فيها يلي أهم نعرض عليك فيها يلي أهم محتويات التقرير في شكله محتويات التقرير في شكله

النهائي :النهائي :

– : التقرير عنوان فيما يوضح العنوان التقرير : – صفحة عنوان فيما يوضح العنوان صفحةمعد – إليها المقدم اإلدارة أو الجهة معد – اسم إليها المقدم اإلدارة أو الجهة اسم

تاريخ ) ( , ووظائفهم التقرير معدى أو تاريخ ) ( , التقرير ووظائفهم التقرير معدى أو التقريرالتقرير . التقرير .إعداد إعداد

: عن فكرة القارئ إلعطاء التقرير عن : فهرس فكرة القارئ إلعطاء التقرير فهرسالتقرير . التقرير . المحتويات المحتويات

الفهرس : الفهرس :يتضمن يتضمن: الموضوعات الموضوعات :فهرس فهرس

الصفحة رقم الموضوع الصفحة اسم رقم الموضوع اسم

............... ................. ............... .................

األشكال و الجداول األشكال فهرس و الجداول فهرس

رقم الجدول اسم الجدول رقم رقم الجدول اسم الجدول رقمالصفحةالصفحة

............... .............. ............. ............... .............. .............

و- 33 التقرير عن مختصرة و- مقدمة التقرير عن مختصرة مقدمةتتضمن :تتضمن :

. المشكلة أو الموضوع أو الموقف الذي عالجته .المشكلة أو الموضوع أو الموقف الذي عالجته

) الهدف من إعداد التقرير ( . ) الهدف من إعداد التقرير ( . : طريقة معالجتك للموضوع أو المشكلة من حيث : طريقة معالجتك للموضوع أو المشكلة من حيث

نوع البيانات – مصادر الحصول عليها – أسلوب تحليل نوع البيانات – مصادر الحصول عليها – أسلوب تحليل البيانات البيانات

– المشاكل التي واجهتك عند إعداد التقرير .– المشاكل التي واجهتك عند إعداد التقرير .. المدة التي تعطى للتقرير .المدة التي تعطى للتقرير. أهم التعريفات و المفاهيم األساسية في التقرير .أهم التعريفات و المفاهيم األساسية في التقرير

- عرض البيانات و تحليلها و - عرض البيانات و تحليلها و 44استخالص النتائج :استخالص النتائج :

موضوع ) ( البحث موضوع عرض أسلوب موضوع ) ( يعتبر البحث موضوع عرض أسلوب يعتبر؟ ......... لماذا التقرير جوهر ؟ ......... التقرير لماذا التقرير جوهر التقرير

. فهم سوء عليه يترتب العرض فهم .سوء سوء عليه يترتب العرض سوء

... سليمة غير نتائج عليه يترتب العرض سليمة ... سوء غير نتائج عليه يترتب العرض سوءسلمية . غير قرارات ثم من سلمية .و غير قرارات ثم من و

و نقدم إليك فيما يلي و نقدم إليك فيما يلي مجموعة من اإلرشادات مجموعة من اإلرشادات

لمراعاتها عند عرض موضوع لمراعاتها عند عرض موضوع التقرير :التقرير :

. غير فالتفصيالت الرئيسية الموضوعات على غير . التركيز فالتفصيالت الرئيسية الموضوعات على التركيزرئيسك . وقت تضيع رئيسك .الضرورية وقت تضيع الضرورية

أهمية حسب v مناسبا v ترتيبا التقرير موضوعات أهمية ترتيب حسب v مناسبا v ترتيبا التقرير موضوعات ترتيباألخرى . بالموضوعات ارتباطه و حساسيته و األخرى .الموضوع بالموضوعات ارتباطه و حساسيته و الموضوع

جزئية لكل و موضوع لكل الواضح و المنطقي جزئية العرض لكل و موضوع لكل الواضح و المنطقي العرضالتقرير القارئ يعطي بحيث نفسه الموضوع داخل التقرير في القارئ يعطي بحيث نفسه الموضوع داخل في

الجوانب . كافة متضمنة شاملة الجوانب .صورة كافة متضمنة شاملة صورة

يتبع

يتبع : يتبع : و ذلك باتباع األسلوب fعلميا ffو ذلك باتباع األسلوب تحليل الحقائق تحليال fعلميا ffتحليل الحقائق تحليال

العلمي في عرض البيانات و المعلومات و الربط بينها العلمي في عرض البيانات و المعلومات و الربط بينها للتوصل إلى األسباب التى أدت إلى حدوث المشكلة للتوصل إلى األسباب التى أدت إلى حدوث المشكلة

محل البحث .محل البحث .

مراعاة الجدية والموضوعية عند عرض و تحليل مراعاة الجدية والموضوعية عند عرض و تحليلالبيانات لضمان سالمة النتائج .البيانات لضمان سالمة النتائج .

الدقة : يجب أن تكون المعلومات المتضمنة في الدقة : يجب أن تكون المعلومات المتضمنة فيالتقرير دقيقة أي متعلقة بالموضوع محل الدراسة .التقرير دقيقة أي متعلقة بالموضوع محل الدراسة .

التأكد من سالمة البيانات المستخدمة في التقرير و التأكد من سالمة البيانات المستخدمة في التقرير و f حاجة المستخرج من السجالت و ذلك بمراجعتها جيداf حاجة المستخرج من السجالت و ذلك بمراجعتها جيدا

قبل استخدامها في التحليل و استخالص النتائج. قبل استخدامها في التحليل و استخالص النتائج.

التوصيات و النتائج التوصيات ابراز و النتائج ابرازعنها) ( أسفر التي عنها) ( االقتراحات أسفر التي االقتراحات

التقرير :التقرير :. عرض النتائج و التوصيات بشكل واضح و دقيق .عرض النتائج و التوصيات بشكل واضح و دقيق

الموضوعية , عرض النتائج و االقتراحات الموضوعية , عرض النتائج و االقتراحات )ابراز ايجابيات و سلبيات كل منها ( )ابراز ايجابيات و سلبيات كل منها (

العرض المنطقي المدعم بالحجج و البراهين العرض المنطقي المدعم بالحجج و البراهينإلقناع المدير بها .إلقناع المدير بها .

يجب اال يكون االقتراحات في شكل عبارات عامة يجب اال يكون االقتراحات في شكل عبارات عامةبل يجب أن تكون في شكل اقتراحات محددة بل يجب أن تكون في شكل اقتراحات محددة

تتضمن اجراءات التنفيذ و المسئول عنها ووقت تتضمن اجراءات التنفيذ و المسئول عنها ووقت التنفيذ و المتطلبات االزم لتنفيذها . التنفيذ و المتطلبات االزم لتنفيذها .

التقريـر : : نسخ v التقريـر : :رابعا نسخ v رابعا

بعد االستقرار علي الشكل النهائي بعد االستقرار علي الشكل النهائيللتقرير فإنه يجرى طباعته في هذه للتقرير فإنه يجرى طباعته في هذه

المرحلة عليك أن تتأكد من : المرحلة عليك أن تتأكد من :

خلو التقرير من األخطاء اللغوية و خلو التقرير من األخطاء اللغوية والمطبعية . المطبعية .

وضوح التقرير بحيث يسهل وضوح التقرير بحيث يسهلقراءته .قراءته .

مناقشته : و التقرير تقديم v مناقشته : خامسا و التقرير تقديم v خامسامتابعته : متابعته :و و

اعداد التقرير بالشكل السابق غير كاف اعداد التقرير بالشكل السابق غير كافبل يجب تقديمه و مناقشته مع المسؤول بل يجب تقديمه و مناقشته مع المسؤول

من أجل :من أجل : . شرح محتوياته بدقة .شرح محتوياته بدقة. الرد على االستفسارات و االعتراضات . الرد على االستفسارات و االعتراضات . االقناع بما جاء من نتائج . االقناع بما جاء من نتائج

و يفضل أن يوزع التقرير على المسئولين و يفضل أن يوزع التقرير على المسئولين فبل وقت مناقشته .فبل وقت مناقشته .

يجب متابعة ما جاء بالتقرير من اقتراحات يجب متابعة ما جاء بالتقرير من اقتراحاتللتعرف على مدى مالءمتها للتنفيذ و للتعرف على مدى مالءمتها للتنفيذ و

مقومات تنفيذها . مقومات تنفيذها .

متعلقة: أخرى أمور v متعلقة: سادسا أخرى أمور v سادسابالتقرير : بالتقرير :

إذا كانت بعض الجداول التفصيلية أو الخرائط إذا كانت بعض الجداول التفصيلية أو الخرائطأو األشكال أو النماذج أو تعليمات أو قرارات و أو األشكال أو النماذج أو تعليمات أو قرارات و

تود أن تضمنها التقرير فعليك أن تضعها في تود أن تضمنها التقرير فعليك أن تضعها في نهاية التقرير . و بعد النتائج و التوصيات تحت نهاية التقرير . و بعد النتائج و التوصيات تحت

عنوان المالحق .عنوان المالحق .

إذا كان حجم التقرير كبير يفضل أن يقسم إذا كان حجم التقرير كبير يفضل أن يقسماجزاء و كل جزء يتناول موضوع مستقل .اجزاء و كل جزء يتناول موضوع مستقل .

من صفحة fمن صفحة يجب ترقيم صفحات التقرير بدءا fيجب ترقيم صفحات التقرير بدءا fالغالف و يجب أن يكون الترقيم داخليا fالغالف و يجب أن يكون الترقيم داخليا

بطريقة واحدة .بطريقة واحدة .

عزيزي المشارك ...

إن المذكرات الداخلية تعتبر نوع من أنواع التقارير المبسطة التي تمثل وسيلة سهلة يستخدمها الموظفون

داخل المؤسسة .

و حتى نساعدك على استخدام المذكرات الداخلية المختصرة بكفاءة عزيزي المشارك نقدم في هذا الجزء

النصائح و المعلومات الالزمة لكتابة التقرير في شكل مذكرات و يتناول هذا

الجزء الموضوعات التالية

- كيف تنمي مهاراتك - كيف تنمي مهاراتك 11في إعداد المذكرات في إعداد المذكرات

الداخلية ؟؟الداخلية ؟؟المذكرة- . إعداد قبل المذكرة- .أ إعداد قبل أ

الكتابة- . أثناء الكتابة- .ب أثناء ب

الكتابة- . بعد الكتابة- .جـ بعد جـ

- نموذج مذكرات داخلية .- نموذج مذكرات داخلية .22

- أشكال أخرى من المذكرات - أشكال أخرى من المذكرات 33..

- بعض النماذج لهذه األشكال - بعض النماذج لهذه األشكال 44األخرى من المذكراتاألخرى من المذكرات

؟؟ داخلية مذكرة تكتب ؟؟ كيف داخلية مذكرة تكتب كيف

أنظر صفحة 104

أن : أن :تذكر تذكر المذكرة الداخلية وسيلة من وسائل المذكرة الداخلية وسيلة من وسائل

االتصال السريعة و السهلة .االتصال السريعة و السهلة .

المذكرة الداخلية تنقل المعلومات المذكرة الداخلية تنقل المعلومات ووجهات النظر و تضمن تدفق ووجهات النظر و تضمن تدفق

سريع للمعلومات .سريع للمعلومات .

المذكرة الداخلية ال تحتاج إلى وقت المذكرة الداخلية ال تحتاج إلى وقتتتضمن تفاصيل كثيرة .تتضمن تفاصيل كثيرة .

المذكرة الداخلية ينبغي أن تكتب المذكرة الداخلية ينبغي أن تكتببسهولة لكي يسهل فهمها . بسهولة لكي يسهل فهمها .

كيف تنمي مهاراتك في كيف تنمي مهاراتك في إعداد المذكرات الداخلية ؟إعداد المذكرات الداخلية ؟

أوالf : قبل إعداد المذكرة ) أو كتابتها ( : أوالf : قبل إعداد المذكرة ) أو كتابتها ( :

حدد الغرض من المذكرة .حدد الغرض من المذكرة .1.1.

حدد الطرف أو األطراف المرسل حدد الطرف أو األطراف المرسل 2.2.إليها المذكرة و إلى أي مستوى إليها المذكرة و إلى أي مستوى

تنظيمي ينتمون .تنظيمي ينتمون .

حدد األفكار الرئيسية و الفرعية التي حدد األفكار الرئيسية و الفرعية التي 3.3.ستطرحها في المذكرة .ستطرحها في المذكرة .

خاطب المرسل إليه باللغة التي خاطب المرسل إليه باللغة التي 4.4.يفهمها .يفهمها .

الكتابة : : أثناء v الكتابة : :ثانيا أثناء v ثانيا

حدد في أعلى الصفحة – الطرف المرسل و حدد في أعلى الصفحة – الطرف المرسل والمرسل إليه و الموضوع كما هو و التاريخ و المرسل إليه و الموضوع كما هو و التاريخ و

المرجع .المرجع .. اختصر بقدر اإلمكان .اختصر بقدر اإلمكان تخير الكلمات و الجمل القصيرة و المتداولة تخير الكلمات و الجمل القصيرة و المتداولة

فليس هذا موقف الستعراض مهاراتك اللغوية .فليس هذا موقف الستعراض مهاراتك اللغوية . ابتعد عن العبارات المعقدة أو التي تحتوي على ابتعد عن العبارات المعقدة أو التي تحتوي على

أكثر من معنى .أكثر من معنى .. fمنطقيا fرتب أفكارك ترتيبا. fمنطقيا fرتب أفكارك ترتيبا في الكتابة يستطيع fمعينا fفي الكتابة يستطيع كون لنفسك أسلوبا fمعينا fكون لنفسك أسلوبا

. .أن يفهمه اآلخرونأن يفهمه اآلخرون

v : بعد v : بعد ثالثا ثالثاالكتابة .الكتابة .

الهدف حددت أنك من تتأكد لكي المذكرة الهدف راجع حددت أنك من تتأكد لكي المذكرة راجعتحقيقه . تريد تحقيقه .الذي تريد الذي

واشطب اللغوية األخطاء من المذكور خلو واشطب راجع اللغوية األخطاء من المذكور خلو راجعلها . أهمية ال أنه ترى التي لها .الجمل أهمية ال أنه ترى التي الجمل

من التأكد الطباعة بعد وراجعها المذكرة من اطبع التأكد الطباعة بعد وراجعها المذكرة اطبعالمطبعية . األخطاء من المطبعية .خلوها األخطاء من خلوها

للرد , استعداد على كن و مستقبليها إلى للرد , أرسلها استعداد على كن و مستقبليها إلى أرسلهابشأنها . استفسارات أي بشأنها . على استفسارات أي على

أخرى : أخرى :مراسالت مراسالتمراسالت تتعلق بالمعلومات .مراسالت تتعلق بالمعلومات .

و هي تستخدم من أجل طلب معلومات و هي تستخدم من أجل طلب معلومات أو تقديم معلومات و يتم ذلك من خالل أو تقديم معلومات و يتم ذلك من خالل

جوهر الرسالة أحد أو بعض ما يلي :جوهر الرسالة أحد أو بعض ما يلي :

. استفسار . استفسار رد على استفسار رد على استفسار عروض عروض عطاءات عطاءات إشعار أو إفادة بشيء معين إشعار أو إفادة بشيء معين

و في مثل هذه الرسائل و في مثل هذه الرسائل يجب مراعاة :يجب مراعاة :

. الدخول مباشرة في جوهر الرسالة .الدخول مباشرة في جوهر الرسالة الوضوح و الصراحة في موضوع الوضوح و الصراحة في موضوع

الرسالة .الرسالة .. االبتعاد عن المقدمات التفصيلية . االبتعاد عن المقدمات التفصيلية إبراز دقيق و موجز حول المطلوب إبراز دقيق و موجز حول المطلوب

منك .منك .

مراسالت تتناول مشكالت أو مراسالت تتناول مشكالت أو مواضع نزاع : مواضع نزاع :

الحظ أن في مثل هذه الحظ أن في مثل هذه المراسالت تكون توقعات و المراسالت تكون توقعات و

اهتمامك و أهداف متلقي الرسالة اهتمامك و أهداف متلقي الرسالة مختلفة و قد تكون متعارضة مع مختلفة و قد تكون متعارضة مع

توقعاتك و اهتماماتك و أهدافك , توقعاتك و اهتماماتك و أهدافك , فضالf عن أن مضمون هذه الرسالة فضالf عن أن مضمون هذه الرسالة عادة ما يكون غير مرضي بالنسبة عادة ما يكون غير مرضي بالنسبة

لمتلقى الرسالة لمتلقى الرسالة

و في مثل هذه الرسائل و في مثل هذه الرسائل يجب مراعاة ما يلي :يجب مراعاة ما يلي :

استخدام بعض الجمل أو الكلمات التي تساهم في استخدام بعض الجمل أو الكلمات التي تساهم فيتحقيق األثر أو االنطباع المستهدف من المرسل .تحقيق األثر أو االنطباع المستهدف من المرسل .

الرد الفوري على أي رسالة تصلك من هذا النوع و على الرد الفوري على أي رسالة تصلك من هذا النوع و علىأن يتضمن الرد إجابة أو توضيح مناسب لكل البنود التي أن يتضمن الرد إجابة أو توضيح مناسب لكل البنود التي

أثيرت في الرسالة األصلية .أثيرت في الرسالة األصلية . تعتبر المراسالت في مثل هذه المواقف عبارة عن تعتبر المراسالت في مثل هذه المواقف عبارة عن

مائدة اجتماعات أو تفاوض غير مباشر .مائدة اجتماعات أو تفاوض غير مباشر . للمشكلة و أن يكون هذا v v للمشكلة و أن يكون هذا األصل في الرد تضمن حال األصل في الرد تضمن حال

v من الطرف اآلخر أو v من الطرف اآلخر أو الحل بدرجة مناسبة و مقبوال الحل بدرجة مناسبة و مقبواليمكن قبوله بشي من التفاوض . يمكن قبوله بشي من التفاوض .

ما هي أنواع الرسائل التي ما هي أنواع الرسائل التي تتوقع تتوقع

أن يوكلها إليك الرئيس ؟؟أن يوكلها إليك الرئيس ؟؟

رسائل الطلب .رسائل الطلب .1.1.

رسائل االستفسار .رسائل االستفسار .2.2.

رسائل المطالبة و التسوية .رسائل المطالبة و التسوية .3.3.

رسائل المودة والشكر ) التهنئة – التقدير رسائل المودة والشكر ) التهنئة – التقدير 4.4.– الشكر ( .– الشكر ( .

الدعوات .الدعوات .5.5.

األعمال الروتينية العادية داخل اإلدارة .األعمال الروتينية العادية داخل اإلدارة .6.6.

و كذلك سنجد أن هناك رسائل البد أن يرد و كذلك سنجد أن هناك رسائل البد أن يرد عليها الرئيس بنفسه .عليها الرئيس بنفسه .

ما هي الرسائل التي يتحتم أن ما هي الرسائل التي يتحتم أن يرد عليها الرئيس بنفسه ؟.يرد عليها الرئيس بنفسه ؟.

جميع التقارير التي تحتاج اإلقرار من جميع التقارير التي تحتاج اإلقرار منالرئيس .الرئيس .

. التقارير المطلوبة من اإلدارة العليا .التقارير المطلوبة من اإلدارة العليا. رسائل أهم العمالء .رسائل أهم العمالء. رسائل شكاوى العاملين .رسائل شكاوى العاملين. الرد على رسائل اإلدارة العليا .الرد على رسائل اإلدارة العليا. رسائل الجهات الحكومية .رسائل الجهات الحكومية. استفسارات رجال اإلعالم .استفسارات رجال اإلعالم. الرسائل الخاصة بمستوى أداء اإلدارة .الرسائل الخاصة بمستوى أداء اإلدارة

نشكركم لحسن اصغائكم و نرحب باستفساراتكم