综合行政管理体系 文件编写

2009.2.17

刘新

目录 质量管理体系文件的作用 质量管理体系文件的层次 质量管理体系文件编写的基本要求 编写质量体系文件的文字要求 文件的通用内容 质量手册的编制 程序文件的编制 我局识别的程序文件 我局文件系统编码规则 程序和作业指导书模式 各单位、部门代码 IS09000 标准的有关条款:4.2.3 、 4.2.4 、 7.1 、 7.2.2 、 7.4 、 7.5.4 、

8.2.1 、 8.3 讲解

一 . 质量体系文件的作用

1. 质量体系文件确定了职责的分配和活动的程序，是组织内部的“法规”。

—给出了最好的、最实际的达到质量目标的方法，编制和使用文件是具有动态的高增值的活动；

—界定了职责和权限，处理好了接口，使质量体系成为职责分明，协调一致的有机整体；

—“该说的一定要说到，说到的一定要做到”，文件成为组织的法规，通过认真的执行达到预期的目的。

2. 质量体系文件是质量体系审核的依据。 —证明过程已经确定并优化； —证明文件规定已被有效实施； —证明文件处于使用控制中。

3. 质量体系文件是组织开展内部培训的依据。 —文件作为培训全体员工的教材； —寻求文件内容、技能及培训内容之间的适宜平衡；

4. 质量体系文件使质量体系改进有一个基础。 —依据文件确定工作过程要求可改进之处； —当把质量改进成果纳入文件，变成标准化程序时，成果可得到有效巩固。

二 . 质量体系文件的层次

第一层：质量手册

第二层：程序文件 第三层：作业指导文件，通常又可分为：

技术性第三层文件（如：产品标准、原材料检验规程、抽样标准、技术图纸、工序作业指导书、工艺卡、设备操作规程等）和 外来文件。

三 . 编写质量体系文件的基本要求

a ） 系统性 应对质量体系文件结构进行策划，要求覆盖 ISO9001 全部相关要素的要求和规定； 工具 : 《工作质量职责》、《部门职责分配表》《组织机构图》 《质量体系文件一览表》《质量管理体系图》 《部门代码简称》等

三 . 编写质量体系文件的基本要求

b ） 符合性 应符合 ISO9000 标准条款的要求； 应符合本组织工作流程的实际情况。具体的控制要求应以满足组织需要为度，而不是越多越严就越好，一句话 : 适度。 通过清楚、准确、全面、简单扼要的表达方式，实现唯一的理解，所有文件的规定都应保证在实际工作中能完全做到；

三 . 编写质量体系文件的基本要求

c ） 协调性 文件和文件之间应相互协调，避免产生不一致的地方，从整体上结构针对编写具体某一文件来说，应紧扣该文件的目的和范围，尽量不要叙述不在该文件范围内的活动。 体系文件的所有规定应与组织的其他管理规定、技术标准、规范相协调； 应认真处理好各种过程的接口，避免不协调或职责不清。

四 . 编写质量体系文件的文字要求

a ） 职责分明，语气肯定（避免用“大致上”、“基本上”、“可能”、“也许”之类词语）；

b） 结构清晰、文字简明、文风一致。；

c） 遵循“最简单、最易懂”原则编写各类文件；

五 . 文件的通用内容

a ） 文件名称、编号； b） 受控状态、版本号、分发号 c） 编制、审核、批准； d） 生效日期；

六 . 质量手册的编制

质量手册的常见结构： 封面 —组织的名称； —手册标题； —文件编号、手册版本、受控章及分发号； —起草人、批准人签名、生效日期；

七 . 程序文件的编制

1. 程序文件描述的内容 往往包括 5W1H ：开展活动的目的（ Why ）、范围；做什么（ What ）、何时（ When ）何地（ Where ）谁（ Who ）来做；应采用什么材料、设备和文件，如何对活动进行控制和记录（ How ）等。

七 . 程序文件的编制

2. 程序文件结构（参考）： -- 封面 -- 正文部分： ------1. 目的 ------2. 范围 ------3. 职责 ------4. 程序内容 ------5. 质量记录 ------6. 支持性文件 ------7.附录

七 . 程序文件的编制

3. 程序文件内容概述 封面：程序文件封面格式类同质量手册。 正文：

--- 目的：说明为什么开展该项活动。 --- 范围：说明活动涉及的（产品、项目、过 程、活动．．．．．．）范围。 --- 职责：说明活动的管理和执行、验证人员的职责。

七 . 程序文件的编制

--- 程序内容：详细阐述活动开展的内容及要求。 --- 支持性文件：列出支持本程序的第三层文件。 --- 质量记录：列出活动用到或产生的记录。 ---附录：本程序文件涉及之附录均放于此，其编号方式为附录 A 、附录 B ，以此顺延。

七 . 程序文件的编制

4. ISO9001:2000明确要求的程序文件 : --- 文件控制程序 --- 质量记录控制程序 --- 内审控制程序 --- 不合品控制程序 ---纠正措施控制程序

---预防措施控制程序

七 . 程序文件的编制

5. 其它程序 采购控制程序顾客满意度控制程序顾客财产控制程序沟通控制程序 标识和可追溯性控制程序数据分析控制程序 质量策划控制程序

八 . 我局程序文件的识别

1办公室工作管理控制程序2 法制与综合业务工作管理控制程序3 卫生检疫处工作管理控制程序4 植物检验检疫处工作管理控制程序5动物检验检疫处工作管理控制程序6 食品检验监督处工作管理控制程序

八 . 我局程序文件的识别

7 机电检验处工作管理控制程序8 轻纺检验处工作管理控制程序9 认证监管处工作管理控制程序10 检务处检务工作管理控制程序11 科技处工作管理控制程序12 信息中心工作管理控制程序

八 . 我局程序文件的识别

13人事处工作管理控制程序14 财务处工作管理控制程序15 政工处工作管理控制程序16 监察审计室工作管理控制程序17 离退休干部管理处工作管理控制程序18机场办事处工作管理控制程序

八 . 我局程序文件的识别

19 内陆港办事处工作管理控制程序20 开发区办事处工作管理控制程序21 机关服务中心工作管理控制程序22 检验检疫协会秘书处工作管理控制程序23 质量策划控制程序24 风险评估与应急控制程序内审控制程序

八 . 我局程序文件的识别

25 采购控制程序26顾客满意度控制程序27顾客财产控制程序28沟通控制程序29 标识和可追溯性控制程序

30数据分析控制程序31 不合格品控制程序32 纠正控制程序33 预防控制程序34 数据分析控制程序

九 . 我局文件系统编码规则

质量手册编码规则 :HLJCIQ—SC —XXXX/Yy │ │ │ │ │ │ 版本号及修订次数 │ │ └──年代（如 2008 ） │ └────质量手册代号 └─────黑龙江出入境检验检疫局代码

九 . 我局文件系统编码规则

程序文件编码规则：HLJCIQ——CX—XX—Xx │ │ │ │ │ │ │ │—版本号及修订次数 │ │ └─ 程序序号 │ │ │ └────程序文件代号 └──────黑龙江出入境检验检疫局代码

九 . 我局文件系统编码规则

作业指导书文件编码规则：HLJCIQ—ZY—XX—XX—Xx │ │ │ │ │ 版本号及修定次数 │ │ │ └─序号 │ │ └── 业务类别代码（为业务汉语拼音

缩写前两位字头） │ └────作业指导书代号 └──────黑龙江出入境检验检疫局代码

九 . 我局文件系统编码规则

注解： 1. 以公文形式发布的局、处发文件，按照《黑龙江

出入境检验检疫局公文处理办法》黑检办 [2002]175号执行；

2. 业务固定格式记录（如报检单、检验原始记录、证书征稿等），沿用原格式和各单位的编码规则；

3.外来文件沿用原文件编号，需受控的列入文件控制清单；

4. 已建立体系的单位和部门沿用原编号。

十 . 程序和作业指导书模式

------1. 目的 ------2. 范围 ------3. 职责 ------4. 程序内容 ------5. 质量记录 ------6. 支持性文件 ------7.附录

十一 . 各单位、部门代码

办公室 办公室 BG

法制与综合业务处 法综处 FZ

植物检验检疫处 植检处 ZJ

动物检验检疫处 动检处 DJ

卫生检疫处 卫检处 WJ

食品检验监督处 食检处 SP

机电检验处 机电处 JD

部门代码

轻纺检验处 轻纺处 QF

认证监管处 认监处 RJ

检务处 检务处 JW

科技处 科技处 KJ

人事处 人事处 RS

财务处 财务处 CW

政工处 政工处 ZG

部门代码

监察审计室 监审室 JC

离退休干部管理处 老干部处 LTX

信息中心 信息中心 XX

国际旅行卫生保健中心 保健中心 GL

机关服务中心 机关服务中心 JF

检验检疫协会秘书处 协会 XH

部门代码

检验检疫技术中心 技术中心 JS

机场办事处 机场办 JC

内陆港办事处 内陆港办 NLG

开发区办事处 开发区办 KFQ

漠河办事处 漠河办 MH

嘉荫办事处 嘉荫办 JY

绥芬河出入境检验检疫局 绥芬河局 SFH

部门代码

黑河出入境检验检疫局 黑河局 HH

齐齐哈尔出入境检验检疫局 齐齐哈尔局 QHR

牡丹江出入境检验检疫局 牡丹江局 MDJ

佳木斯出入境检验检疫局 佳木斯局 JMS

东宁出入境检验检疫局小 东宁局 DN

大庆出入境检验检疫局 大庆局 DQ

鹤岗出入境检验检疫局 鹤岗局 HG

同江出入境检验检疫局 同江局 TJ

部门代码

虎林出入境检验检疫局 虎林局 HL

密山出入境检验检疫局 密山局 MS

抚远出入境检验检疫局 抚远局 FY

饶河出入境检验检疫局 饶河局 RH

萝北出入境检验检疫局 萝北局 LB

逊克出入境检验检疫局 逊克局 XK

富锦出入境检验检疫局 富锦局 FJ

4.2.3 文件控制

建立形成文件的程序，控制要点： 文件批准 必要评审、更新并再次批准 识别文件的更改和现行修改状态 使用处可获得有关版本的适用文件 保持清晰、易于识别 识别和控制外来文件 作废文件的控制

4.2.4 记录控制

建立形成文件的程序，控制目的：提供符合要求和有效运作的证据 控制要求： 建立和保存记录 记录保持清晰、易于识别和检索 形成文件的程序，规定记录的：标识、贮存、

保护、检索、保存期限、处置

7.1 产品实现的策划

策划和开发产品实现过程并与 QMS 其它过程要求相一致，应确定：

质量目标和要求； 确定过程、文件和资源； 验证、确认、监视、检验和试验活动的安排，接

收准则； 记录 策划的输出形式应适合组织的运作方式

7.2.2 与产品有关要求的评审

评审要求： 产品要求得到规定 不一致的要求已予解决 有能力满足规定 评审时机：承诺前 确认没有形成文件的顾客要求 产品要求发生变更时的控制 网络销售时的评审

7.4 采购

7.4.1 采购过程（到哪里买？） 对供方和采购产品的控制的类型和程度取决于对

随后的产品实现或最终产品的影响 对供方的评价和选择—— 根据供方提供符合要求产品的能力评价和选择

供方—— 规定选择、评价和重新评价的准则—— 保持评价的结果和任何由评价所引起的措施的

记录

7.5.4 顾客财产 :

顾客财产：组织控制下或其使用的（包括知识产权）

管理要求 : 识别、验证、保护和维护 发生丢失、损坏、不适用时，报告顾客并

保持记录

8.2.1 顾客满意 :

监视目的：测量质量管理体系的业绩 监视对象：顾客满意 监视要求：确定获取和使用这种信息的方

法

8.3 不合格品控制

目的：识别和控制，以防止非预期的使用或交付

控制和处置的职责和权限：在形成文件的程序中明确

处置不合格品的方法： 消除已发现的不合格； 让步使用、放行或接受（批准）； 防止其原预期的使用或应用。

8.3 不合格品控制

记录：性质和随后所采取的措施（包括批准让步）

对纠正后的产品进行再验证 在交付或已经开始使用以后才发现问题时的处

理

纠正措施控制程序

目的：消除不合格原因，为防止再次发生 要求：纠正措施与不合格的影响程度相适应。 形成文件的程序，规定以下要求

纠正措施控制程序

a) 评审不合格（包括顾客抱怨）；b) 确定不合格的原因；c) 评价确保不合格不再发生的措施的需求；d) 确定和实施所需的措施；e) 记录所采取措施的结果f) 评审所采取的纠正措施。

预防措施控制程序

目的：消除不合格的潜在原因，防止其发生 要求：与潜在问题的影响程度相适应 形成文件的程序，规定以下要求：

预防措施控制程序

a) 确定潜在的不合格及其原因；b) 评价防止不合格发生的措施的需求；c) 确定和实施所需的措施；d) 记录所采取的措施的结果；e) 评审所采取的预防措施。

由于能力和水平有限，错误和不足之处在所难免，还请大家多多批评指正。

谢谢！