机关文书档案工作培 训

高新区（新市区）档案局 陈燕

依照 2008年各单位制定的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》收集归档文件材料

文件修整

● ●修裱破损文件 复制字迹模糊或易褪

●变的文件 折叠超大●纸张 去除易锈蚀金

属物 (10年期的可以不去 )

装入封套形成件●件：归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件。“为一件”是指文件在实体上装订（固定）在一起，编目时只体现为一条条目。●文件正本与定稿 (修改完毕最后确定的草稿 )为一件。●正文与附件为一件●原件与复制件为一件●转发文与被发文为一件●复文与来文为一件 (如批复、请示，复函与函等 )●报表、名册、图册等一册（本）为一件●文件正文与发文稿纸、定稿为一件，文件处理单与被处理文件为一件●正本与翻译本为一件

有序件

●同年度、同种保管期限 (同机构 )的“ ”件 排列在一起顺序号为“小流水”号。

排列编号归档 文件文书

档案

装入档案盒●同年度、同种期限“ ”（同机构）的 件 放入同一档

案盒 (填写备考表、盒面、盒脊 )

编目 (编写归档文件目录 ) ●件号 ---室编件号●责任者 ----制发文件的组织或个人名称，即文件发文机关或署名者●文号 ----文件的发文字号，照实抄录。●题名 ----文件标题，照实抄录。无题名或题名含义不清时，应重新拟写或补充标题，并用 [ ]号括起来。●日期 ----文件形成日期，即文件落款日期，用 8

●位阿拉伯数字来表示。 页数 ----文件的总页数（空白页不记；大张文件、图表折叠后仍按折叠前的页面计算）●备注－需要说明的事项（密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。如条目中须说明的情况较多，备注栏难以填写时，可在备注栏中加注“ *”号，将具体内容填入备考表中）●归档文件目录永久、 30年打印一式 3份、 10年打印 1份。

主要指编制页号、件号及填●写归档章项目。 页号：件

内凡是有文字的页面，在正面的右上角，反面的左上角

●用耐久性字迹编制页码。归档章加盖位置：在归档文件首页上端居中的空白位置；如领导批示或收文章占用上述位置，可在首页的上端其它位置加盖；如有文件收文处理单的，可放在归档文件最前面作首页，并在其上端位置加盖。★注意：加盖归档章一不能压字迹二不能与收文章交叉。归档章的填写：

机关文书档案整理流程图示

分类方案(保管期限 -年度分类法 )或（保管期限 -年度 -机构分类法）

划分保管期限 (永久、 30年、 10 年 )

预归档文件

10年期的可以不装封套

全宗号 年度 件号

机构 保 管期限

基本术语

归档文件 --------- 立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕的，应作为文书档案保存的纸质文件材料。（即在各部门工作活动中产生的，并按照文书处理程序完结的有保存价值的纸质文件材料）

归档文件的整理 ------ 将归档文件以件为单位进行分类、装订、排列、编目、装盒，使之有序化的过程。

件 ------ 归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件。

整理归档文件所使用的书写材料要求：

禁止使用红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等易褪色的书写材料书写或绘制，使用以上书写材料的笔迹为不耐久字迹材料，不利用档案的长期保存。

应该使用符合档案保护要求的耐久字迹材料如碳素墨水。

确定归档的范围 依照 2008 年各单位制定的《机关文件材料归

档范围和文书档案保管期限规定》收集归档文件材料。

体现档案的形成者，“以我为主” ，本机关形成的文件材料应是保存的重点。

文书档案 科技档案 专门档案

基建类 设备类保管期限——年度——类别

高新区（新市区） ××机关单位档案分类方案

说明： 1.声像档案、实物档案和电子档案属特殊载体档案，不在此分类方案中体现。 2.文书档案采用保管期限——年度分类法，按问题组卷； 2003年后采用保管期限——年度分类法，以“件”为单位整理。

会计档案 业务档案

会计凭证类

会计账簿类

财务报告类

其他类

文书档案保管期限分为：

永久－凡反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管；

30 年－反映机关一般工作活动，在较长时间内，对本机关工作有查考、利用价值的档案列为 30年保管；

10年－较短时间内对本机关有着参考、利用价值的档案列为 10 年保管。

文件的修整 修裱破损文件 复制字迹模糊或易褪变的文件 折叠超大纸张（以 A4为标准进行折叠 ，要注

意尽量减少折叠次数，同时折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外）

去除易锈蚀金属物 (10年期的可以不去 )

形成件装入封套：归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件。“为一件”是指文件在实体上装订（固定）在一起，编目时只体现为一条条目。 *10 年期限的可不装入封套。

文件正本与定稿 (修改完毕最后确定的草稿 )为一件。 正文与附件为一件 原件与复制件为一件 转发文与被发文为一件 复文与来文为一件 (如批复、请示，复函与函等 ) 报表、名册、图册等一册（本）为一件 文件正文与发文稿纸、定稿为一件，文件处理单与被处

理文件为一件 正本与翻译本为一件

件（一个封套）内文件的排列顺序

正本在前，定稿在后； 正文在前，附件在后； 原件在前，复制件在后； 转发件在前，被转发件在后； 批复在前，请示在后； 汉文文本在前，外文文本、少数民族文字文本在后； 文书处理单在相关文件前，按文件首页对待。

件的排列顺序

归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由 -时间 -重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

“ 最低一级类目”是指分类时所确定的类目中最低一级分类，例如：按照“保管期限 -年度 -机构”分类，“机构”即为最低一级类目。

具体排列时需注意 文件较少的单位只需按时间顺序排列即可； 会议文件、统计报表等成套性文件可集中排

列； 特殊规定的单位按其规定排列； 零散文件怎样归入已整理完的文件中：①排

列在相应类别的最后，并在备注栏中注明；②与相关文件装订在一起（装入同一封套），在目录备注栏内注明“此件为两件”。

“ 小流水”号 ( 每年、每个期限从“ 1” 开始标注 ) 。

基本编目（包括归档文件编号、编制归档文件目录、填写盒脊和备考表等）

编号 主要指编制页号、件号及填写归档章项目。页号：件内凡是有文字的页面，在正面的右上角，反面的左上角用耐久性字迹编制页码。

件号：件的排列顺序号 归档章加盖位置 ：在归档文件首页上端居中的空

白位置；如领导批示或收文章占用上述位置，可在首页的上端其它位置加盖；如有文件收文签发单、处理单的，可放在归档文件最前面作首页，并在其上端位置加盖。

注意加盖归档章一不能压字迹二不能与收文章交叉。归档章的填写：

全宗号 年度 件号

机构 保管期限

编目 ( 编写归档文件目录 )

件号 --- 室编件号。 责任者 ---- 制发文件的组织或个人名称，即文

件发文机关或署名者。（机关应填写其全称或通用简称；两个或两个以上机关的联合发文，一般只填写主办单位名称，也就是编发文字号的单位；合同、协议应填写甲方、乙方两个单位的名称；个人作者填写其姓名，必要时加填职务或身份。）

文号 ---- 文件的发文字号，照实抄录。

题名 ---- 文件标题，照实抄录。＊无题名或题名含义不清时，应重新拟写或补充标题，并用 “ [ ] ”号括起来。＊如归档文件的附件内容独立性强，此时也可在正件题名后抄录附件题名，外加 “（）”号。

日期 ---- 文件形成日期，即文件落款日期，用8 位阿拉伯数字来表示。＊跨年度形成的文件，统一在办结年度归档；＊几份文件为一件时，以第一份文件日期为准。

页数 ---- 文件的总页数（空白页不记；大张文件、图表折叠后仍按折叠前的页面计算）

备注－需要说明的事项（密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。如条目中须说明的情况较多，备注栏难以填写时，可在备注栏中加注“ *” 号，将具体内容填入备考表中）

归档文件目录永久、 30 年打印一式 3 份， 10年打印一份。永久、 30年、 10年目录分开装订，混年装订，厚度一般不超过 2厘米。

归档文件目录如图

件号责任者 文号 题 名 日

期页数

备注

1 高新区（新市区）档案局（馆）

乌高新档字〔 2013〕 5 号

关于转发《关于进一步做好新疆维吾尔自治区社区档案工作的指导意见》的通知

2013

0528

20

归 档 文 件 目 录

全宗名称：立档单位名称 ( 全称或简称 )

年 度： 2003--

保管期限：永久 机 构： XX X

(问题 )

装入档案盒 同年度、同种期限（同机构）的“件”放入同

一档案盒 ( 填写备考表、盒面、盒脊 )不同年度、不同保管期限的文件不能混装一盒。分机构的情况下，不同机构的文件不得放入同一个档案盒内；

每盒文件之前不再放置目录，但要在之后放置备考表。

备考表的填写

盒内文件情况说明：

主要填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。（如果盒内文件须说明的内容较复杂，目录备注项中填写不下，也可在备考表中详细说明，并在目录相关条目的备注项中加“ *” 号标示。）

整理人：档案员 检查人：主管领导 年 月 日（档案整理 完

毕日期）

盒面填写如图

单位名称

盒脊填写内容全 宗 号

XX

年 度20XX

保管期限永久

机构（问题）XXX

起止件号

室1-XX

馆

盒 号 （暂不填写）

谢谢大家！