农村文书档案的整理重点、难点解析

高新区（新市区）档案局 陈燕

组 卷

组卷就是将经过分类的文件材料按照其构成特点，将某方面具有共同点和联系密切的文件组合成案卷。

组卷前注意对文件材料进行甄别：

分年度 区分文件材料所属年度，不同年度的文件材料不能混在一起立卷。

分保管期限 农村文书档案保管期限为永久、定期。在每种级别的文件材料中按文件不同的保管期限再次分清，将同一保管期限的文件材料放在一起。

＊判定文件材料保管期限的同时，可对无保存价值的文件如上级任免、奖惩非本单位人员的文件、普发供参阅不必办理的文件、本级重份文件、未经领导审阅签发的未生效文件和下级报送的不必备案的文件等进行剔除。

分级别 在每个大类里按上级文件、本级文件、下级文件将文件再次理清，原则上将同级别的文件放在一起（除上、下级针对本单位同种问题的文件材料可视情况与本级相关文件组合在一起）。

特别提示： 以上将文件材料层层分清，有利

于下一步科学地组合。分类是组合的前道工序，只有分类清楚了，组合时才能有条理，容易操作，否则将会眉毛胡子一把抓，影响组卷质量。

组合时应注意以下几个方面： 不同保管期限的文件材料不能组合

在一起。 不同级别的文件材料因其保管期限

不同，因此也不能组合在一起。除了某些上级针对本单位的文件材料可视情况与本级相关文件组合在一起。

密不可分的文件材料要组合在一起。如一个问题、一项工作、一次会议、一个案件形成的文件材料应集中在一起，不能分散。

当数量特别少时，可以将相近、相关问题的文件材料组合在一起。但这些问题必须属同一年度同一大类下保管期限相同的文件，而且问题不能过多，一般不超过 5个，否则就显杂乱。

在具体组合立卷过程中： 只按一种立卷特征方法组成的案卷

是极少的，多是几种特征结合使用的。要根据文件材料的主要特征，然后根据其数量的多少，综合运用其他特征合理组卷。

基本要求：以问题为主，兼顾其他特征，使之联系紧密，分级适当，问题单一，类型鲜明，年代不混，保管期限准确。

注意：组合不是随意、主观地把若干份文件组在一起，组合过程中要把握这个要点：即在同一年度、同一个大类中，同一问题或相关问题、级别相同、价值相同的文件材料才可以组成一卷。

卷内文件排列：

单层排列 卷内文件作者、问题单一的，按时间顺序排列或视文件重要程度先后排列；

多层排列：多问题、多作者的，按先问题（视问题重要程度，重要在前，不重要在后，程度相同的按时间排列），然后按照作者（“先己后人”先自己后其他单位）进行排列。

注意：一些有密切联系的文件排列顺序：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正式件在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；事件、事故、案件材料结论、决定、判决性文件在前，依据性文件材料在后。

拟写案卷标题 案卷标题“三要素”结构： 作者——问题——名称卷内文件的制发单位名称 +卷内文件涉及的问题+卷内文件文种的名称

如： XXX 镇人民政府关于干部任免、机构调整的通知、批复

注意：计划、总结、报表、花名册、会议记录、表彰文件等组成的案卷，其标题中应反映出年度，即由作者——时间——问题——名称构成。

如： XXX 镇人民政府二 O一二年党政联席会议记录

谢谢大家！