以專案管理提昇政府行政效能專案管理師協會 建言

周龍鴻 roger , PgMP

03/26/2010

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協會建言人事局 大綱

• 台灣國際專案管理師協會簡介• 國家競爭力與專案管理的關連性• 如何將公務員行政效能落實到政府執行力• 政府的效能基礎 : 管理的共同語言• 施政滿意度的關鍵 : 利害關係人的溝通管理

• 交流時間

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台灣國際專案管理師協會簡介

• 2006 年 6 月成立，內政部登記社團法人團體

• 2010 年 2 月止，全國會員人數超過 1,500 位PMP ，台灣最大專案管理師社團

• 美國 PMI 合格認證的全球專案管理推廣機構 (Global R.E.P.)

• 願景：推動 PMBOK 專案管理知識體系，深入台灣各領域及重大建設專案

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協會組織架構台灣國際專案管理師協會

國際總會　第 2 屆

理　事　會 監　事　會

理　事　長

周　龍　鴻

祕　書　長

王　可　帆

榮譽顧問

莊豐嘉蔡進益洪克倫趙昱丞

監事長

劉家治

監事

林明男楊正字

榮譽理事長

黃昭順立委

新竹分會

分會長藍如瑛

台北分會 台中分會 台南分會 高雄分會

分會長劉開國

分會長黃淑娟

分會長鄭照明

秘書長王可帆

會 員： 667 人百分比： 43%

會 員： 113 人百分比： 7.3%

會 員： 310 人百分比： 20%

會 員： 129 人百分比： 8.3%

會 員： 331 人百分比： 21.4%

總會員： 1,550 人百分比： 100%

常務理事

劉開國鄭照明

理事

蕭富德蔡明宏洪家祥王琪戴劍文陳麗琇胡明主伍俊杰黃廷穠

結算至 2010/03/15

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協會名人錄

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roger PgMP 簡介• 周龍鴻 LH Chou (roger PgMP)• 雙子座 O 型• 個性積極 , 熱忱 , 樂觀 , 樂於分享• 電話 : 07-588-8800• Email: PMSuccess@gmail.com• 現職 : 台灣國際專案管理師協會 理事長 暨 長宏專案管理顧問有限公司 總經理• 學歷 : 成大機械系 81 系級 / 成大 EMBA 第一屆

• 座右銘 : 策略決定成敗、管理決定盈虧• 榮譽 : 2009 年榮獲 PMI 全球卓越貢獻獎

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台灣躍上全球專案管理舞台

國家競爭力與專案管理的關連性

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引言 _ 專案管理的本質

執行力績效導向

客戶導向

流程導向

•專案管理不是標準程序，故無法標準化，但是卻 可以藉由風險管理概念，事先先預防好。 roger

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We arehere !!!

VisionMission

Objectives

Strategy

國家競爭

力

時序

CommitmentDirectionResources

ProductServiceCapability

國家政策展開成執行力 意示圖

Project A

綜合行動專案群

監控

規劃

執行

結案

啟動

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綜合行動管理 Portfolio

• 綜合行動是專案及計畫 (Program) 的集合用以達成商業策略方針

• 綜合行動的專案並不一定有相互依賴關係，可以依風險或利潤來歸類專案

( 計畫 : 多個相關專案 )

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國際大廠善用專案辦公室提昇執行力

• PMP訓練為公司經副理 MPT(Manager Program Training) 的必要訓練之一 , 藉由 PMP 的標竿手法建立廠內專案管理共同語言及帶動專案管理深化的氣氛

• 專案辦公室掌管公司最重要專案

• 專案辦公室為公司設計專案管理流程

• 為各部門審核公司重大計畫

CEO

職能經理 職能經理 專案辦公室

專案經理

專案經理

專案經理

職員

職員

職員

職員

職員

職員

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標案需要有 PMP資格列表 1/2

• 國防部軍備局採購中心 _ 數位電子交換系統 _A. 為確保本專案規劃及實施之品質保證，賣方除須提供相關人員組織編組名冊，其選定之專案負責人及專案經理 (需與專案負責人不同 )必須具備下列證照及資格： a 、國際專案管理師 (PMP) 證照。 b 、需具備賣方公司勞健保及薪資證明。

• 行政院公平交易委員會「全球資訊網站改版建置委外服務」案 _[廠商資格摘要 ] ：（五）廠商應取得 CMMI或 ISO9001 認證資格 或 承作本專案人員至少 1 人具有 PMP專業證照，並檢附相關證明文件影本。

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標案需要有 PMP資格列表 2/2

• 嘉義縣新港鄉公所「 98 年度擴大公共建設投資計畫 -- 嘉義縣新港商圈優質環境改造計畫」委託專案管理 _[廠商資格摘要 ] ： ( 一 ) 政府合格立案且與本採購標的有關之依法登記合格開業資訊服務廠商，且須有 PMP 及 RFID相關認證工程師資格 1 名 (含 ) 以上 ,需附在職證明。

• 行政院海岸巡防署 海巡偵防管理系統 _[廠商資格摘要 ] ： 3.投標廠商或其受雇人員具有 PMP 專案管理師資格

• 勞工退休基金監理會 辦理資訊安全管理制度建置暨輔導驗證委外服務案 _[廠商資格摘要 ] ： 3.PMP 證照至少 1張 (確保專案執行過程的品質控管 )。

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IMD2009世界競爭力報告

• 瑞士洛桑管理學院公佈2009世界競爭力年鑑，台灣由去年 13 名退居第 23 名。

• 國家競爭力並不光看經濟榮景強弱，諸如環境、生活品質、科技、知識等柔性競爭力也很重要。

• 政府效能不足，執行力不夠是落後主因

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IMD2009世紀競爭力報告

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2008 年全球 PMP 人數最多國家

國家 2006.12_PMP 2006 排名 2007.11_PMP 2007 排名 2008.12_PMP 2008 排名

Grand Total 217519 262443 318278

United States 113371 1 133335 1 156716 1

Japan 18111 2 21919 2 25580 2

China, mainland 14798 3 19534 3 25126 3

Canada 14689 4 17319 4 20861 4

India 10546 5 13154 5 16702 5

South Korea 8933 6 10565 6 11264 6

Brazil 4676 7 5671 7 7231 7

Germany 3294 8 4077 8 5252 9

United Kingdom

3125 9 3862 9 4674 10

Australia 2540 10 3103 11 3727 11

Taiwan( R.O.C.) 2239 11 3347 10 5388 8

Singapore 1718 12 2166 12 3067 12

Hong Kong 1645 13 2082 13 2688 13

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國家競爭力前 10 名與 PMP 人數

• 台灣 PMP 人數是全世界第 8 名，但卻無法有助於政府，因 99% 分佈在民間企業

• 台灣無具體的專案管理規範

PMP 人數 ,排名

15 萬 , 1

2688, 13

3067, 12

3727, 11

2 萬 , 4

～

5388, 8

如何將公務員行政效能落實到政府執行力

國際案例以奧運為例國內案例以工程會為例

民間團體以專案管理重建八八災區

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績效管理如何以專案展開

• 績效管理是引導群眾往管理者所要的方向• 向上，要有良好的願景連結及嚴謹的策略規劃展開

• 向下，要有良好的執行機制 ( 專案如何展開 ?專案辦公室、專案管理制度及專案經理銜接 )

• 中間的監控是確保劍及履及的執行力• 變更控制更是動一髮牽全身

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專案管理及 PMP 簡介

Project Management Professional(PMP) 專案管理師証照

1.PMBOK 是全世界最嚴謹的專案管理方法論，已被全球公認為專案管理共通語言和標準

2.PMI( 美國專案管理學會 )已成為全球專案管理的權威機構， PMP資格認證考試也成為專案管理領域的權威認證

3. 可順利運行的專案從公司小型專案，如每季的新產品的推出到大型專案，如 ERP或國家導入高鐵專案

4. 大陸為世界工廠之後，台灣就成為研發創新基地5. 大陸將 PMP列為國家八大証照之一 ( 台灣呢 ?)

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執行

發展專案管理計畫書

規劃溝通

發展人力資源計畫書

規劃品質

規劃採購

規劃

執行品質保證

執行採購

指導及管理專案執行

結束專案或階段

結束採購

結束 執行品質管制

管理採購

控制時程

控制成本

控制範疇

驗證範疇

監控風險

報告績效

監控專案工作

監控

4-th 專案管理五大流程 (IPECC) 圖

人資管理整合管理 時間管理 溝通管理範疇管理 風險管理 採購管理品質管理成本管理

起始

發展專案章程

辨識利害關係者

規劃風險管理

辨識風險

執行定性風險分析

執行定量風險分析

規劃風險回應

定義活動

估算活動期程排序活動

估算活動資源

發展時程

估算成本

決定預算

蒐集需求 定義範疇 建立 WBS

獲得專案團隊

發展專案團隊

管理專案團隊

發佈資訊

管理利害關係者期望

執行整合變更控制

監控

規劃

執行

結束

起始

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專案 Project

專案有以下特徵1.臨時性的 :

–有明確的開始及結束日期2. 有獨特的產品、服務及結果3. 是逐步完善的

–分階段及連續的累積–逐步完善使專案執行更具落實性，如專案的範圍一開始僅有概念，在規劃階段需求會逐漸明確產出企劃書，執行階段不斷地修正直到專案成果產出

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專案管理的九大知識領域• 為滿足專案 “一英哩寬三吋深” 的特性，專案經理需對各知識領域有一定程度的涉獵，故 PMI依知識領域將專案知識分為九大知識領域

• 九大知識依 PMBOK排序 :整合、範圍、時程、成本、品質、人資、溝通、風險、採購。

• 速記 :盛飯時、誠品人、夠風采

成本整合

風險

溝通

範圍時間採購

人資品質

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案例 1: 大陸奧運與 PMP緣起

• 中國經濟的迅速發展，申奧成功、加入 WTO• 國家外國專家培訓中心熊治學處長介紹 PMP制度，某跨國公司開出年薪 4萬美元的待遇，當時國內幾乎沒有擁有 PMP ，最後以年薪 8萬美元從國外聘請。

• 國家外國專家局培訓中心與美國現代項目管理協會簽署了合作協議，將這一認證考試引進到了中國

• 三峽工程、西氣東輸、北京奧運會、上海世博會、以及天津濱海新區開發開放大型專案都使用 PMP體系

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奧運的概況

• 200多個國家與地區參加• 10500 個運動員• 觀摩民眾多達 25萬人次• 媒體記者也有 2~3萬人• 高達 37億人次透過電視觀看北京奧運。• 奧運傳遞聖火起迄時間為 2008 年 3 月下旬至 8 月

8日，歷時 130天，經由 21780 名火炬手傳遞• 口號：「點燃激情、傳遞夢想」為，將奧運的盛情傳遞全世界。

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專案管理在世界運動賽事所扮演的角色

• PMP在世界運動賽事所扮演的角色– 統籌全局、組織協調、綜合監控、分工協作、系統整合、提昇運作效率。

– 奧運工程主辦單位為整個綜合行動的火車頭，由此延伸出相關計劃及專案

– 例︰機場、地鐵預計於 2008 年 6 月竣工。北京巨蛋的擴建，也是此綜合行動之重大計劃，展開來的專案要如何銜接是 PMP 最大的效用。

• 「北京奧組委總體策劃部曹蕾 ,PMP」對外發布正式北京奧運大型專案管理計畫

http://www.p3china.com/uc/uc2007report/download.files/aoyun.pdf

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專案共同思維邏輯的角色

• 北京奧運主辦單位要求每個專案需有兩位 PMPhttp://my.tdctrade.com/chinabidding/chi_new.asp?id=20402

• 主辦單位發包相關專案給民間廠商，也要求相關的廠商要有 PMP才能承接專案

• 共同語言及思維邏輯不管是國籍差異亦或是專業的不同，都可互相溝通

• 外包經理才能與各類型廠商順利協調溝通

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北京奧運的四個重要計劃管理

1. 關鍵計畫涵括重點任務、關鍵時刻，此計劃接受國際奧委會的定期監控；

2. 各領域專業計畫，如：旅遊、周邊商品販賣等；3. 場館計劃包括機場、道路、地鐵、比賽場館的擴建與增設；

4. 議題計畫則著重在意義突出、內容集中、目標單一的獨項計畫，例如：風險管理計畫、行銷計畫、異常處理計畫、國家安全計畫。

• 如此龐大專案及無數多的各類計畫中，溝通協調即是一個關鍵問題

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同步各專案的資訊系統

• 『專案管理資訊系統』，由奧運策劃部建立六大基準：進度、成本、資源、技術、風險及範圍

• 監控告計畫的進度的情報系統建立• 透過顏色管理來提示及預警各計畫的進度• 經由各外包廠商即時更新績效，彙整於情報中心• 以合約管理來確保外包廠商如期交付成果及進度報告

• 變更管理方面，需要透過「變更管理委員會」（ CCB），來做協調性評估、風險評估、質量評估，再做變更修改，確保專案的運行不悖

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小結：奧運成功的關鍵因素

• 環環相扣，集眾志成城的活知識體– PMP 是全世界最嚴謹的專案管理工具，可以有效掌控多個複雜的計畫 (計劃中尚有多個專案 ) 同時在進行中的專案並有效銜接。

• 專案管理，與世界接軌的共通語言– 北京奧運主辦單位不光要求每個專案需有兩位

PMP ，也要求廠商要有 PMP資格才能承作外包案，人才來自四面八方，國籍不同，專業領域也不一樣，唯有透過 PMP 專案管理，建構共同語言及思維邏輯，有效消除溝通障礙。

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案例 2:工程會培訓 2,300 名中央及工程人員學習專案管理手法

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案例 2:工程會培訓 2,300 名中央及工程人員學習專案管理手法

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建立符合國際標的專案管理範本

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建立符合國際標的專案管理範本

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1. WBS維基百科協同平台討論及置放文件2.虛擬團隊定期開會溝通3. Skype 語音及文字溝通會議 (Demo)

4.小組共同編輯WBS計畫 (Demo)

5.小組訪談重建專家6.志工實際進入災區勘查7. 最後由災後重建專家定稿8. 專業排版集合成冊，無償電子版供下載

案例 3:民間團體以專案管理重建八八災區

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WBS維基百科協同平台http://sites.google.com/site/88morakot/

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虛擬團隊定期開會溝通

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Skype 會議畫面

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專業志工共同產出WBS

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產出的眾多重建專案 WBS

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小組主動訪談重建專家

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WBS Dictionary(說明表 )

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PMP志工實際勘查災區

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921救災專家的編委定稿

•李景賀就是當初的九二一大地震及桃芝風災土石流災後重建的專家

•游振昌為微軟超大型專案管理演講講師•袁明義為全國 PMP榜首

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產出重建專案 WBS 三週完成厚達兩百頁重建書

政府的效能基礎 : 管理的共同語言

上市公司以世紀鋼構為例民間企業廣泛使用專案管理當共同

語言

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管理的共同語言的重要性

• 大家講同一種語言，有了同一種語言，溝通的技巧、思考的邏輯是非常接近，團隊做起事來效率是可以提高，績效方面有所提升。

• 專案管理是一種執行的最佳方法論，政府標竿世界級管理方法論可走阻力最小之路

• 可以改變政府文化，讓管理者有共同語言，減少團隊溝通時間，提昇團隊效能

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案例 1 ：世紀鋼構董事長周金裕以 PMP達公司策略

• 上市公司世紀鋼構董事長周金裕於 2009 年春考取 PMP

• 發現 PMP 能有效提升企業管理及獲利，再度指派五大部門高階主管培訓

• 周董事長指出 PMP 有效整合管理語言，大幅提升公司執行力及品質

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世紀鋼構 VS 中鋼構http://tw.nextmedia.com/applenews/article/art_id/31777244/IssueID/20090711

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世紀鋼構 VS 中鋼構http://tw.nextmedia.com/applenews/article/art_id/31777244/IssueID/20090711

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專案管理已成企業共同語言

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專案管理已成企業共同語言

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政府應善用民間 9000 位專案管理菁英

500 位高度影響力 PMP

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政府應善用民間 9000 位專案管理菁英

500 位高度影響力 PMP

施政滿意關鍵因素利害關係人的溝通管理

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利害關係人管理的重要性

• 利害關係人管理是政府該用心卻常見疏失的地方

• 如媒體關係、立法院關係、中央與地方關係，及其它需評估的關係在規劃計畫、執行計畫、監控計畫的單位或承辦人都該注意的關鍵重點

• 預先做好利害關係人的溝通管理，方可避免施政指標的下降，負面新聞報導及機關首長、院長因疏忽而扛失職的責任

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溝通失敗案例：豐田召回車風波

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專案利害關係人的溝通管理內部專案

外包專案

組織流程資產 /企業環境因素

利害關係者管理策略

利害關係者登錄表辨識利害

關係者

發起人需求

蒐集需求

需求文件

需求追溯矩陣

需求管理計畫書

專案範疇聲明定義範疇 /建立 WBS /

發展專案管理計畫書 工作分解結構

專案管理計畫書

專案管理計畫書 _u規劃溝通

溝通管理計畫書

1 23

4

工作績效資訊

交付成果

變更申請

指導及管理專案執行

工作績效資訊

工作績效衡測值

預算預測值

變更申請

績效報告

3報告績效

變異分析預測方法溝通方法

4

發佈資訊

溝通方法

資訊發佈工具

2

組織流程資產 / 企業環境因素

管理利害關係者期望議題紀要

變更紀要

變更申請執行整合變更控制

結束專案或階段 最終產品、服務或成果移轉 顧客

5 6

7 8 9

10

控制範疇 /控制時程 / 控制成本

專案管理計畫書

流程 計畫或基準 跨知識流程專案外部文件 變更 活動產出

顏色標註：_u: 或更新專案文件

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給人事局建言結論1. 建議人事局善用專案管理的績效管理 + 流程導向

+客戶導向特性提高政府競爭力，這也是大型專案及跨國的管理共同語言

2. 建議人事局應用專案管理的利害關係人溝通管理運作方式提高施政滿意度

3. 建議人事局仿工程會模式讓公務人員科長級以上官員深入了解民間企業專案管理最佳實務，方能跟民間 9,000 位 PMP 及大陸 30,000 位 PMP接軌

4.善用民間 9,000 位 PMP 專案管理菁英，特別是 PMP 團體有六十位的資深媒體人

5.Apple iPod 的啟發

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政府應善用民間 9000 位專案管理菁英

60 位資深媒體人 PMP

副總編 ( 原天下雜誌撰述 )資策會 創新發現誌胡秀珠人物組 主任壹週刊楊欽亮

經理蘋果日報梁人元人事 經理蘋果日報陳淑敏

董事長祕書兼記者台中廣播公司莊惠伶總經理 (26 歲 )環宇廣播電台洪家駿

總經理特別助理 ( 原記者 )環宇廣播電台梁瑞齡台北副主任 ( 原高雄特派 )中視新聞張騄遠

節目主持人中國廣播公司黃玉美副總監港都電台孫育仁

採訪主任中華日報黃翠娟特派員經濟日報林政峰

榮譽會長高雄市財經記者聯誼會蔡進益秘書長台灣新聞記者協會劉嘉韻理事長台灣新聞記者協會莊豐嘉

職銜媒體姓名

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特派記者慈濟人文志業中心王振裕編輯中央社李亨山記者台灣電視公司彭馨霈

副總編 ( 原經理 )東森電視方瑋記者電週文化事業股份有限公司黃彥棻記者自由時報王憶紅

副組長NOWnews曹逸雯組長NOWnews楊伶雯

採訪主任鉅亨網陳世環節目主持人港都電台陳慧瑩

副總經理全國廣播蘇理彰職涯顧問就業情報雜誌藍如瑛

記者經濟日報陳秀蘭召集人Taiwan News柯美月

職銜媒體姓名

政府應善用民間 9000 位專案管理菁英

60 位資深媒體人 PMP

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Apple IPod 的啟發

協會願景

推動 PMBOK 專案管理知識體系，讓 PMP 專案管理知識深入台灣

各領域及重大建設專案