طرح مستندسازي و اصلاح فرآيندهاي وزارت ف.و. ا. ا

1

فرید آق اولی

1388مهرماه

2

مباني ناظر بر اجراي طرح- سياست هاي برنامه تحول اداري1

8/2/13818/2/1381 مورخ مورخ 4509/260754509/26075درتصويبنامه شماره درتصويبنامه شماره هيأت وزيران در برنامه هفته تحول اداري، سياست هاي هيأت وزيران در برنامه هفته تحول اداري، سياست هاي

اجراي برنامه )به عنوان معيار مميزي( شامل موارد اجراي برنامه )به عنوان معيار مميزي( شامل موارد زير مي باشد:زير مي باشد:

بكارگيري نظام هاي مكانيزه در دستگاه هاي اجرايي بكارگيري نظام هاي مكانيزه در دستگاه هاي اجرايي - - 11با هدف تسريع و تسهيل و ارتقاء سطح كيفيت خدمتبا هدف تسريع و تسهيل و ارتقاء سطح كيفيت خدمت

بكارگيري فنون و روش هاي نوين اداريبكارگيري فنون و روش هاي نوين اداري- - 22ايجاد شفافيت و زمان بندي مراحل انجام كار در ايجاد شفافيت و زمان بندي مراحل انجام كار در - - 33

ارايه خدمات به مردمارايه خدمات به مردمجلب رضايت شهروندان و ارباب رجوعجلب رضايت شهروندان و ارباب رجوع- - 44ايجاد نظام اطالع رساني مطلوب در جهت تسهيل ايجاد نظام اطالع رساني مطلوب در جهت تسهيل - - 55

دسترسي مردم به اطالعات مورد نياز خود در نظام دسترسي مردم به اطالعات مورد نياز خود در نظام ادارياداري

3

- قانون برنامه چهارم توسعه2

قانون برنامه چهارم توسعه، 142در ماده

محورهاي بازنگري و مهندسي فرآيندهاي

شامل موارد زير مي باشد:

افزايش پاسخگويي دستگاه هاي اجرايي - 1

در مقابل مردم )رضايت و تكريم ارباب

رجوع(

افزايش سطح كيفي خدمات- 2

4

- دستورالعمل مستندسازي و اصالح روش ها- دستورالعمل مستندسازي و اصالح روش ها33در دسUتورالعمل نحUوه مستندسUازي و اصUالح روش هUاي در دسUتورالعمل نحUوه مستندسUازي و اصUالح روش هUاي

ط مUUورخ ط مUUورخ 18540/1318540/13انجUUام كUUار كUUه در اجUUراي مصUUوبه انجUUام كUUار كUUه در اجUUراي مصUUوبه شUUوراي عUUالي اداري تهيUUه و ابالغ گرديUUده اسUUت، شUUوراي عUUالي اداري تهيUUه و ابالغ گرديUUده اسUUت، 81/2/1081/2/10

الگUو و روش مستندسUازي و اصUالح فرآينUدها شUامل مUوارد زيUر الگUو و روش مستندسUازي و اصUالح فرآينUدها شUامل مUوارد زيUر مي باشد:مي باشد:

مستندسازي روش ها، مشتمل بر:مستندسازي روش ها، مشتمل بر:--1-31-3عنوان روشعنوان روش- - خدمت گيرندگان و خدمت دهندگان )متصديان اجراي خدمت گيرندگان و خدمت دهندگان )متصديان اجراي - -

روش(روش(مدارك و اطالعات و فرم هاي مورد عملمدارك و اطالعات و فرم هاي مورد عمل- - شرح مراحل انجام كارشرح مراحل انجام كار- - مسؤوليت ها و اختيارات عوامل اجراييمسؤوليت ها و اختيارات عوامل اجرايي-قوانين و مقرراتقوانين و مقررات- - نوع فناوري مورد استفاده در اجراي روشنوع فناوري مورد استفاده در اجراي روش- - مدت زمان انجام كارمدت زمان انجام كار- - نمودار گردش كار )با عاليم تعيين و استاندارد شده(نمودار گردش كار )با عاليم تعيين و استاندارد شده(- -

اصالح و بهبود روش هاي انجام كار، اصالح و بهبود روش هاي انجام كار، -- -- 2-32-3

مشتمل بر:مشتمل بر:

الويت بندي اصالح روش ها )براساس تعداد الويت بندي اصالح روش ها )براساس تعداد - -

مراجعين، فراواني و اثربخشي آن(مراجعين، فراواني و اثربخشي آن(

انجام مطالعه به منظور احصاء مشكالت و انجام مطالعه به منظور احصاء مشكالت و - -

ارايه طرح در جهت كاهش مراحل و زمان ارايه طرح در جهت كاهش مراحل و زمان

انجام كارانجام كار

5

6

الگوي مستندسازي فرآيندها - 3در اين الگو كه توسط بسياري از صاحبنظران علوم

مديريت ايران مطرح گرديده است براي مستندسازي و اصالح فرآيندها از معيارهاي زير استفاده مي شود.

- شرح فرآيند انجام كار )با مشخص نمودن متصدي 1انجام كار( در فرم مخصوص

- ترسيم نمودار گردش كار )با عالئم استاندارد نظير: 2( جابجايي بايگاني كنترل عمليات

- زمان سنجي مراحل كار و درج آن در فرم شرح فرآيند 3كار- با استفاده از مطالعات ميداني و بررسي دقيق 4

فعاليت ها، مراحل و زمان انجام كار، مشكالت احصاء و از طريق امكان سنجي ادغام يا حذف فعاليت ها و مراحل

كار، اصالح روش در جهت كاهش زمان انجام كار صورت مي پذيرد. همچنين از ساير فنون نظير اصالح طرح جا و مكان، تفويض اختيار، اتوماسيون اداري، اصالح فرم ها و

تقسيم كار براي اصالح فرآيندها استفاده مي گردد.

7

)قلمرو طرح )فرآيندهاي احصاء شدهبا توجه به هماهنگي انجام شده مركز نوسازي و تحول اداري وزارت فرهنگ و ارشاد اسالمي فرآيندهاي زير

بعنوان فرآيندهاي الويت دار براي مستندسازي و اصالح تعيين گرديده است.معاونت فرهنگي

صدور مجوز پروانه نشر -صدور مجوز تأسيس چاپخانه و حرف وابسته -صدور مجوز چاپ كتاب -صدور مجوز نمايشگاه هاي فرهنگي -

معاونت سينماييصدور مجوز آموزشگاه هاي آزاد سينمايي -صدور مجوز پروانه نمايش ويدئويي -پروانه ساخت فيلم هاي سينمايي -

حوزه معاونت هنري

صدور مجوز آموزشگاه هاي آزاد موسيقي -

صدور مجوز پنج ساله آموزشگاه هاي آزاد و هنري -

صدور مجوز اجراي نمايش بزرگسال و حرفه اي -

صدور مجوز يكساله آموزشگاه هاي هنرهاي تجسمي -

معاونت مطبوعاتي

مجوز ورود و توزيع نشريات خارجي -

صدور مجوز انتشار نشريه -

دريافت پروانه فعاليت دفتر نشريه -

معاونت برنامه ريزي

صدور مجوز مراكز و موسسات چند منظوره -

فرهنگي و هنري

8

9

ندهايمحورهای اصلی بهبود فرا

بطUور کلی تحليUل و اصUالح فراينUدها بUا اسUتفاده از

مبUاني مطروحUه و رعUايت سياسUتهاي برنامUه توسUعه بUر

محورهای ارايه گرديده است:

كاهش مراحل و مدت زمان انجام - 1

افزايش رضايت خدمت فرايند) بمنظور

گيرندگان(

عدم تمركز و واگذاري امور اجرايي به - 2

واحدهاي استاني و شهرستاني

بكارگيري فناوري اطالعات و اتوماسيون - 3

اداري

10

نحوه جمع آوری اطالعاتنحوه جمع آوری اطالعاتمستندسازي و مطالعات ميداني با استفاده از :مستندسازي و مطالعات ميداني با استفاده از :

مصاحبه)فهرست سواالت مشخص( مصاحبه)فهرست سواالت مشخص( - - مشاهده نحوه انجام کار مشاهده نحوه انجام کار - - کنترل مدارک و مستندات، مقررات و فرمهاکنترل مدارک و مستندات، مقررات و فرمها- - بررسی فناوری اطالعات مورد استفادهبررسی فناوری اطالعات مورد استفاده- - ت استقرار و چیدمان کارکنان و ت استقرار و چیدمان کارکنان و ييبررسی وضعبررسی وضع- -

واحدهاواحدها

در مرحله مستندسازي و انجام مطالعات ميداني عالوه در مرحله مستندسازي و انجام مطالعات ميداني عالوه بر مصاحبه با مسئولين و كارشناسان و مشاهده فرآيند بر مصاحبه با مسئولين و كارشناسان و مشاهده فرآيند

كار در دفاتر و ادارات كل ذيربط در حوزه ستادي كار در دفاتر و ادارات كل ذيربط در حوزه ستادي وزارتخانه )معاونت هاي فرهنگي، سينمايي، هنري، وزارتخانه )معاونت هاي فرهنگي، سينمايي، هنري،

مطبوعاتي و برنامه ريزي(، ادارات كل فرهنگ و ارشاد مطبوعاتي و برنامه ريزي(، ادارات كل فرهنگ و ارشاد اسالمي استان هاي تهران، كرمان و اصفهان نيز مورد اسالمي استان هاي تهران، كرمان و اصفهان نيز مورد

بررسي قرار گرفته اند تا در صورت وجود تفاوت در بررسي قرار گرفته اند تا در صورت وجود تفاوت در فرايند كار، موارد احصاء گردد.فرايند كار، موارد احصاء گردد.

اعم مشكالت و نارسائيهابطور کلی در بررسيهاي انجام شده مهمترين مشكالت

و نارسائيهای طوالني شدن مراحل و مدت زمان انجام فرايندها بترتيب تاثير آنها عبارتند از:

استعالم از مراجع ذيربط بويژه حراست)وزارت - 1

اطالعات( براي تائيد صالحيت فردي متقاضيان)پاسخ ماه تا يكسال بطول مي انجامد(.2اين استعالم ها

تمركز صدور برخي مجوز ها در حوزه ستادي - 2 مورخ 181526وزارتخانه) كه مغاير مصوبه شماره

شوراي عالي اداري مي باشد( كه باعث 3/10/81 ماه تا 3طوالني شدن مدت زمان صدور مجوز بين

يكسال مي گرددفقدان سيستم اتوماسيون اداري بين حوزه - 3

ستادي،ادارات كل فرهنگ و ارشاد اسالمي استان و ادارات شهرستان

عدم تفويض صدور مجوزها به ادارات فرهنگ و - 4ارشاد اسالمي شهرستان

11

12

نمونه فرايند های مستندسازی شده

فرآيند صدور پروانه نشردر فرايند صدور پروانه نشر )كتاب( ادارات

شهرستان، )ادارات كل استان و حوزه ستادي

وزارتخانه( )دفتر مجامع، تشكل ها و فعاليت هاي

فرهنگي( داراي مسئوليت هايي مي باشند. با بررسي

پرونده ها به صورت نمونه در ادارات كل فرهنگ و

ارشاد اسالمي استان مشاهده شد كه به دليل تمركز

تصميم گيري و صدور پروانه نشر در تهران مراحل كار

سال به طول مي انجامد.3 الي 1/5بين

عنوان فعاليت: صدور فرايند پروانه نشر

13

زمان تقريبي انجام متصدي

انجام كار

شرح فرآيند انجام كار رديفكار+ انتظار

كار

1مراحل 10الي

براي تهيه

مدارك و تكميل

ماه 3آن به طول مي انجام

د

متقاضيمراجعه و درخواست

پروانه )كتاب(1

30 دقيقه

كارشناس

هنري )شهرس

تان(

مشاوره و راهنمايي متقاضي و ارائه

دستورالعمل و فرم هاي ذيربط

2

متقاضي

تكميل فرم درخواست و ارائه مدارك شامل: كپي

شناسنامه و مدرك تحصيلي )براي اشخاص حقيقي( و اساسنامه و روزنامه رسمي )براي

اشخاص حقوقي( به همراه نمونه سوابق

تأليفات )نمونه كتاب( يا گواهي سابقه كارها با

انتشارات

3

5 دقيقه

دبيرخانه اداره شهرستان

ثبت 4

5 دقيقه

رييس اداره

شهرستان

بررسي و ارجاع 5

30 دقيقه

كارشناس

بررسي سوابق و تشكيل پرونده

6

5 دقيقه

كارشناس

تهيه نامه براي ارسال درخواست وپرونده به

اداره كل استان 7

5 دقيقه

ماشين نويس

تايپ نامه8

14

عنوان فعاليت:

صدور فرايند پروانه نشر

زمانتقريبيانجام رديف انجامكار متصديانجامكار شرحفرآيند

كار+ انتظار كار

دقيقه 5كارشناس پاراف 9

10 رييساداره امضاء

شهرستان

دقيقه 5

11 دبيرخانهاداره ثبتوارسالبهادارهكلاستان

شهرستان

روز 10الي 5دقيقه 5

12 دبيرخانهادارهكل ثبتوارجاع

استان

دقيقه 5

13

معاونتفرهنگي )در بررسيوارجاع

استانتهرانمعاونت

مشاركت هاي

مردمي(

روز 3دقيقه 5

14 و بررسيپرونده،تكميلفرمارزيابيمتقاضيان

قراردادندرنوبتجلسهكميسيونتخصصي

كارشناس

انتشارات

15

دقيقه

15 به اعالمبهمتقاضيبرايمراجعهوانجاممصاح

تخصصيبااعضايكميسيون

كارشناس

انتشارات

دقيقه 5

16

تشكيلجلسه،بررسيپروندهومصاحبهبامتقاضيان

)اعضايكميسيونتخصصيمتشكلازمعاون

( نماينده )اداره فرهنگي )يامعاونمشاركتهايمردمي

( فرهنگي )كهاغلبحضور كلمجامعوتشكل هاي

ندارند( كارشناسچاپونشر،نمايندهاتحاديه

نفراستاددانشگاهو ناشرانوكتابفروشان،يك

امضاءفرم

كميسيون تخصصي

متقاضياننشر

الي ساعت 2 هفته 3يك

انتظاربراي

شكيلجلسه ت

كميسيون

1/16

چنانچهمتقاضيبهلحاظفنيقبولنشودبابه

كالسهايدوره هايتخصصيمعرفيمي گردد

( وپسازطيدورهوكسبموفقيت )اتحاديهصنفي

ازطرفرييساتحاديهمعرفيمي شود

ماه 2

17 تهيهنامهواعالمنظركميسيونتخصصيبهاداره

شهرستان

كارشناس

ارات انتش

دقيقه 5

15



زمانتقريبيانجام رديف شرحفرآيندانجامكار

متصديانجام

كار+ انتظار كار كار

دقيقه 5ماشين نويس تايپ نامه 18

روز 1 دقيقه 5كارناس پاراف 19

20 معاون فرهنگي امضاء

)مشاركت ها(

روز 10 الي 5 دقيقه 5

دقيقه 5بيرخانه استان دثبت 21

22 رييس اداره ارجاع

شهرستان

29 الي 23مراحل دقيقه 5

يك روز

دقيقه 5كارشناس اعالم نتيجه به متقاضي و ارائه فرمهاي مربوط 23

24 برگ فرم هاي اطالعات شخصي و 6مراجعه و تكميل

معرفين

متقاضي

25 )قوه تكميل فرم هاي استعالم براي عدم سوء پيشينه

قضاييه(

دقيقه 15كارشناس

دقيقه 5ماشين نويس تايپ 26


28 رييس اداره امضاء

شهرستان

دقيقه 5

دقيقه 5دبيرخانه استان ثبت و صدور و ارسال 29

روز الي يك ماه 15 قوه قضاييه بررسي و پاسخ استعالم 30

31 دبيرخانه اداره ثبت

ان شهرست

دقيقه 5


شهرستان

دقيقه 5

دقيقه 5كارشناس اعالم به متقاضي براي تكميل مدارك و ساير مراحل كار 33

34

مراجعه و ارائه كپي مدارك كه داراي مهر برابر اصل از

دادگستري دارد )شامل فتوكپي شناسنامه، مدرك

6 همراه تحصيلي، كارت پايان خدمت و كارت ملي( به

قطعه عكس

ـــ متقاضي

16




35 3تكميل پرونده و تهيه براي استعالئم از حراست به همراه

قطعه عكس 2برگ فرم مشخصات متقاضي كپي شناسنامه و


36 36يك روز مراحل دقيقه 5ماشين نويس تايپ

40الي


38 رييس اداره امضاء

شهرستان

دقيقه 5

دقيقه 5دبيرخانه ثبت و صدور 39

40 حراست اداره دريافت و استعالم از حراست اداره كل استان

شهرستان

41 حراست اداره كل دريافت و استعالم از حراست وزارتخانه

استان

حراست وزارتخانه دريافت و استعالم از وزارت اطالعات 42

ماه تا يكسال3

مراحل استعالم از

حراست و وزارت

اطالعات

وزارت اطالعات بررسي و اعالم پاسخ استعالم 43

حراست وزارتخانه دريافت و اعالم پاسخ حراست اداره كل استان 44

45 حراست اداره كل ريافت و اعالم پاسخ حراست اداره كل شهرستان د

استان

46 حراست اداره دريافت و اعالم پاسخ استعالم

شهرستان

47 دبيرخانه اداره ثبت

شهرستان


دو روز


شهرستان

دقيقه 5

دقيقه 5كارشناس ال پرونده تكميل پرونده و تهيه نامه براي ارس 49




17







دقيقه 5رئيس اداره امضاء 52

53 دبيرخانه ادار ان ثبت و ارسال به اداره كل است

شهرستان

دقيقه 5

54 دبيرخانه اداره كل ثبت

استان


يك هفته

55 معاون فرهنگي ارجاع

)مشاركت ها(

دقيقه 5

56 بررسي و تهيه براي ارسال پرونده به دفتر مجامع و

تشكل هاي فرهنگي

كارشناس

انتشارات

دقيقه 10



59 معاون فرهنگي پاراف

)مشاركت ها(

دقيقه 5

دقيقه 5مديركل امضاء 60

61 دبيرخانه اداره كل ثبت و ارسال به حوزه ستادي وزارتخانه

استان

دقيقه 5

62 دبيرخانه دفتر مجامع ثبت

و تشكل هاي فرهنگي


يك هفته

دقيقه5مديركل ارجاع 63

دقيقه5معاون ارجاع 64

دقيقه5رييس اداره ارجاع 65

66

بررسي و قراردادن پرونده در نوبت جلسه كميسيون

رسيدگي به متقاضيان نشر )هيأت رسيدگي به صدور پروانه

نشر كتاب(


18



زمانتقريبيانجام رديف دانجامكار شرحفرآين



67 تشكيل جلسه، بررسي پرونده، تكميل فرم صورتجلسه و

امضاء

ماه 3 هفته تا 2 ساعت 2هيأت رسيدگي

68 در صورت موافقت، اعالم به متقاضي براي مراجعه و تعيين

نام نشريه


69 تماس لنف و مراجعه متقاضي به كارشناس اسم در تهران با

نشريه تعيين مي گردد و فرم تعهد نيز تكميل و امضاء مي گردد

روز 1 دقيقه 30متقاضي

1/69

در صورتي كه تقاضا مربوط به ساير استانها باشد موارد

كتبي اعالم مي شود تهيه نامه اعالم نظر هيأت و درخواست

ارائه نام نشريه




دقيقه 5معاون U رييس اداره پاراف 72

دقيقه 5مديركل امضاء 73

85 الي 70مراحل

يك ماه به طول

مي انجامد و چنانچه

اسم انتخاب شده

� تكراري باشد بعدا

بايد سيكل فوق طي

شود

74 يرخانه دفتر دبثبت و صدور و ارسال

مجامع

دقيقه 5


استان

دقيقه 5


)مشاركت ها(

دقيقه 5

دقيقه 5كارشناس تهيه نامه اعالم نظر و تعيين عنوان به اداره شهرستان 77



80 فرهنگي معاون امضاء

)مشاركت ها(

دقيقه 5

دقيقه 5دبيرخانه استان ثبت و ارسال به اداره شهرستان 81

دقيقه 5دبيرخانه شهرستان ثبت 82

19







تان شهرس

دقيقه 5

دقيقه 5كاشناس اعالم مواد به متقاضي 84

85

مراجعه و درخواست كپي براي نام نشريه و تكميل و

امضاء فرم تعهد و ارسال آن به دفتر مجامع تشكل

فرهنگي در تهران

دقيقه 5متقاضي پروانه نشر

1/85 درج عنوان نشريه در بانك اطالعات اسامي ناشرين

فردي، آدرس و تلفن نشريه()شامل مشخصات

كارشناس دفتر

مجامع

دقيقه 15

دقيقه 5كارشناس تهيه نسخه ليور پروانه 86

دقيقه 5ماشين نويس تايپ پروانه 87

دقيقه 5كارشناس پاراف نسخه دوم پروانه 88


يك روز تا يك

هفته

دقيقه 5معاون دفتر پاراف نسخه دوم پروانه 89

دقيقه 5مديركل دفترمجامع امضاء پروانه 90

دقيقه 5دبيرخانه دفترمجامع ثبت و صدور پروانه 91

1/91 چنانچه متقاضي در تهران باشد با مراجعه اصل پروانه را

دريافت و نسخه دوم آن به همراه پرونده بايگاني مي شود.

متقاضي U دبيرخانه

دفتر مجامع

دقيقه 5

92 اضي در ساير استانها باشد پروانه به همراه چنانچه متق

نامه تنظيم شده به استان ارسال مي شود.




دقيقه 5معاون پاراف 95


حدود يك ماه به

طول مي انجامد

دقيقه 5مديركل دفترمجامع امضاء 96

دقيقه 5دبيرخانه ثبت و ارسال 97


استان

دقيقه 5

20







)مشاركتها(

دقيقه 5

دقيقه5كارشناس تهيه نامه 100



103 معاون فرهنگي امضاء

)مشاركت ها(

دقيقه 5

دقيقه 5دبيرخانه استان ثبت و ارسال به اداره شهرستان 104

دقيقه 5دبيرخانه شهرستان ثبت 105


شهرستان

دقيقه 5

دقيقه 5كارشناس متقاضياعالم به 107

108 متقاضي پروانه مراجعه و دريافت پروانه

نشر

دقيقه 5

24

صدور مجوز تاسيس آموزشگاه آزاد سينمايي

مسئوليت صدور مجوز تاسيس آموزشگاه آزاد سينمايي در تهران بعهده دفتر مطالعات و

برنامه ريزي فعاليت هاي سينمايي و سمعي و بصري مي باشد ليكن در مورد ساير استان ها، مسئوليت

صدور مجوز بعهده ادارات كل فرهنگ و ارشاد .اسالمي استان مي باشد

مجوز تاسيس 152 مجموعا� تعداد 1386در سال آموزشگاه آزاد سينمايي صادر گرديده است. تعداد

درخواست اين مجوز در ساير استان ها بسيار محدود بنحوي كه در اداره كل فرهنگ و ارشاد اسالمي است،

استان كرمان آخرين درخواست مربوطه به سال . مي باشد1384

كه استعالم از حراست انجام 1385در سال نمي پذيرفت مدت زمان درخواست متقاضي تا صدور

كه 1387 روز( بوده، ليكن از سال 66 ماه )2مجوز مرحله استعالم از حراست انجام مي پذيرد مدت زمان

ماه تا يكسال بطول 9درخواست تا صدور مجوز مي انجامد

25

عنوان فعاليت: صدور مجوز

تاسيس آموزشگاه آزاد سينمايي

)دفتر مطالعات و برنامه ريزي فعاليت هاي

سينمايي و سمعي و بصري(

زمان تقريبي انجاممتصدي انجام كار

شرح فرآيند انجام كاررديكار+ ف

انتظاركار

مراحل 29الي 1

2حدود روز

متقاضي مراجعه نزد كارشناس امور آموزشگاه هاي آزاد سينمايي

1

كارشناس دقيقه5 در اختيار قراردادن فرم تقاضاي صدور مجوز 2

دبيرخانه دقيقه5 ثبت فرم3

دبيرخانه دقيقه5 ارسال به مديركل4

مديركل دقيقه5 ارجاع به كارشناس امور آموزشگاه ها5

دبيرخانه دقيقه5 ثبت ارجاع6

دبيرخانه دقيقه5 ارسال براي كارشناس امور آموزشگاه ها 7

كارشناس دقيقه5امور

آموزشگاه ها

تماس با متقاضي جهت مراجعه براي تشكيل پرونده 8

متقاضي دقيقه5 مراجعه به كارشناس جهت تشكيل پرونده و دريافت فرم مدارك مورد

نياز9

متقاضي دقيقه5 مراجعه جهت ارايه مدارك مورد نياز و فرم هاي تكميل شده و طرح درس 10

26


م متصديانجا


دقيقه 5 دبيرخانه ثبت 11

دقيقه 5 دبيرخانه ارسال به مديركل 12

دقيقه 5 مديركلارجاع به كارشناس امور سينمايي 13

دقيقه 5 دبيرخانهدبيرخانه 14

دقيقه 5 دبيرخانهارايه به كارشناس 15

ساعت 1 كارشناسي و ارايه نظر بررسي فرم شماره دو متقاض 16

دقيقه 5 كارشناسارسال به دبيرخانه 17

دقيقه 5 دبيرخانهارسال به مديركل 18

دقيقه 5 كلمديرارجاع به كارشناس امور آموزشگاه ها 19

20 متقاضي به اداره سجل كيفري و آزمايشگاهي )عدم معرفي

اعتياد( و اداره حراست

كارشناس امور

هاشگاهآموز

دقيقه 15

دقيقه5 كارشناس تهيه پيش نويس نامه 21

دقيقه5 كارشناسارسال به دبيرخانه 22

دقيقه5ماشين نويس تايپ 23

دقيقه5 ماشين نويس ارسال به كارشناس 24

دقيقه5 كارشناس ويرايش نامه 25

دقيقه5 كارشناس ارسال به دبيرخانه 26

دقيقه5دبيرخانه ديركلارسال براي م 27

دقيقه5مديركل امضا 28

29

ثبت نامه و ارسال نامه حراست به اداره حراست و

نامه هاي سجل و كيفري و آزمايشگاه )عدم اعتياد(

تحويل متقاضي براي انجام امور مربوطه

ساعت 1دبيرخانه

ماه 4 حراست بررسي و اعالم پاسخ 30

31 اداره بهداشت و قوه پيشينه و عدم اعتيادبررسي و اعالم سوء

قضاييه

هفته 2

32 به منظور بررسي صالحيت فيزيكي و و ارائهكميل پروندهت

در واحد نظارتتجهيزاتي آموزشگاه پرونده






27








دقيقه 5كارشناس ارسالبهدبيرخانه 33

دقيقه 5دبيرخانه ارسالبهمديركل 34

دقيقه 5مديركل ارجاعمديركلبهكارشناسواحدنظارت 35

دقيقه 5كارشناس انه ارسالبهدبيرخ 36

دقيقه 5دبيرخانه ارسالبهبازرس 37

38

مراجعهبهآموزشگاهوبررسيصالحيت هايفيزيكي

وتجهيزاتيمكانآموزشگاهوتكميلفرممربوطهو

رسمكروكيداخلآموزشگاه )ازنظرتعدادكالسو

) تجهيزاتآن

روز 2الي 1ساعت 4بازرس

دقيقه 5بازرس ارسالبهدبيرخانه 39

دقيقه 5دبيرخانه ارسالبهمديركل 40

دقيقه 5مديركل ارجاعبهكارشناسآموزشگاه ها 41

دقيقه 5دبيرخانه ثبتارجاع 42

دقيقه 5 دبيرخانه ارسالبهكارشناس 43

دقيقه 5 كارشناس تهيهنامهاستعالمازادارهاماكنعموميناجا 44

دقيقه 5 كارشناس رخانهارسالبهدبي 45

دقيقه 5 ماشيننويس تايپ 46

دقيقه 5 كارشناس پاراف 47

دقيقه 5 كارشناس ارسالبهدبيرخانه 48

دقيقه 5 دبيرخانه ارسالبهمديركل 49

دقيقه 5 مديركل امضاء 50

دقيقه 5 دبيرخانهنامه ثبت 51

دقيقه 5 كارشناسارسالبهكارشناس 52

دقيقه 5 متقاضيرايهحضوريبهمتقاضي ا 53

� دقيقه 5 ادارهاماكنناجا استعالم پاسخ 54 روز 15حدودا

28

زمان تقريبي انجاممتصدي انجام كار

شرح فرآيند انجام كاررديكار+ ف

انتظاركار

كارشناس دقيقه5امور

آموزشگاه ها

پس از دريافت پاسخ اداره اماكن و استعالم حراست اقدام

به تهيه پيش نويس نامه مجوز مي نمايد.

55

كارشناس دقيقه5 ارسال به دبيرخانه56

ماشين دقيقه5نويس

تايپ57

ماشين دقيقه5نويس

ارسال به كارشناس58

كارشناس دقيقه5 پاراف مجوز59

دبيرخانه دقيقه5 ارائه به مديركل60

مديركل دقيقه5 امضاء61

مراحل الي 56يك 62

روز

دبيرخانه دقيقه5 امضا و ارسال به دبيرخانه به منظور ثبت مجوز و ارايه به متقاضي )به صورت مراجعه

حضوري(

62





31

ای از نمودار گردش کار نمونه

فرايند های مستندسازی شدهسایر

ندهاينمونه اصالح فرا رآيند صدور پروانه نشرف - تفويض اختيار صدور پروانه به ادارات فرهنگ و 1

ارشاد اسالمي شهرستانبخش عمده اي از مراحل و مدت زمان انجام كار مربوط به ارسال پرونده و مدارك از ادارات فرهنگ و ارشاد اسالمي شهرستان ها به ادارات كل استان و از آنجا به حوزه ستادي

وزارتخانه )دفتر مجامع، تشكل ها و فعاليت هاي فرهنگي( و رفع و 5برگشت هاي اداري در سير مراحل انجام كار مي باشد كه حدود

ماه از مدت زمان انجام فرآيند را به خود اختصاص مي دهد. در صورت تفويض اختيار، تمامي امور تشكيل پرونده، بررسي و

صدور پروانه مي تواند در چارچوب ضوابط و فرم هاي مربوطه توسط ادارات و فرهنگ و ارشاد اسالمي شهرستان انجام پذيرد و

نسخه اي از اطالعات متقاضي و پروانه در قالب فرم هاي تعريف شده از طريق اتوماسيون اداري براي حوزه ستادي و استاني

وزارتخانه )جهت نظارت و درج در آمار( ارسال گردد.در صورتي كه در برخي از مركز استان، اداره شهرستان ذيربط تشكيل نشده

باشد اين امور مي تواند توسط اداره كل استان انجام پذيرد

36

- حذف استعالمات از ساير دستگاه ها2

در ضوابط و مقررات موجود، استعالم از حراست

)وزارت اطالعات(، نيروي انتظامي و قوه قضائيه

)براي بررسي سوء پيشينه( الزام نگرديده است، در

صورتي كه اين استعالمات، به ويژه استعالم از حراست

ماه تا يكسال به طول 4)وزارت اطالعات( بين

مي انجامد. در اين خصوص پيشنهاد مي گردد استعالمات

از دستگاه هاي مذكور از فرآيند صدور مجوز حذف

گرديده، و در مقابل از متقاضي تعهد عدم سوء پيشينه

)در قالب فرم درخواست( اخذ گردد. همچنين مرحله

"برابر اصل نمودن" مدارك توسط دادگستري نيز

مي تواند توسط ادارات فرهنگ و ارشاد اسالمي

شهرستان انجام پذيرد.

37

38

- ايجاد و توسعه سيستم اتوماسيون اداري3

با نصب و راه اندازي سيستم اتوماسيون اداري مي توان

تمامي مراحل تشكيل پرونده، ارسال مدارك،

درخواست ها، فرم ها و صدور پروانه و تهيه و ارسال

آمارها بين متقاضيان )ناشران(، ادارات شهرستان،

استان و حوزه ستادي وزارتخانه را بدون نياز به انجام

مراحل متعدد ارسال و مراسالت دستي انجام داد.

همچنين تعيين نام نشريه نيز از طريق اين سيستم

مي تواند توسط ادارات شهرستان انجام پذيرد.

39

جدول مقايسه فرآيند موجود و پيشنهادي صدور پروانه نشر

فرايند پيشنهادي

فرايند موجود

10 108 تعداد مراحل انجام كار

3 الي 1 روز1سال

مدت زمان انجام كار

- بهينه سازي طرح استقرار4در حال حاضر در مورد كليه فرآيندهاي مورد بررسي،

نامناسب بودن نحوه استقرار كاركنان و واحدها يكي از مشكالت طوالني شدن مدت زمان انجام كار مي باشد. به � در طبقه عنوان مثال واحدهاي دبيرخانه و بايگاني عموما

همكف، كارشناسان در طبقه اول يا دوم و مديران )روساي ادارات، معاونين و مديركل( در طبقات ديگر مستقر مي باشند

مسافت و عدم كه باعث مي شود فرآيند كار بلحاظ بعد نظارت مستقيم مديريت بر حضور و نحوه فعاليت كاركنان به

كندي انجام انجام پذيرد در صورت استقرار صحيح پرسنل و بهينه سازي چيدمان

(Layout) با استفاده از سيستم گيشه )همانند بانك ها( سرعت انجام كار افزايش مي يابد. در اين خصوص پيشنهاد مي گردد در ادارات فرهنگ و ارشاد اسالمي شهرستان و ادارات كل استان

بخش پاسخگويي و صدور مجوزها در طبقه همكف ساختمانبه صورت گيشه طراحي و استقرار يابد.

40

41

در صورت استقرار صحيح پرسنل و بهينه سازي چيدمان (Layout) )با استفاده از سيستم گيشه )همانند بانك ها

سرعت انجام كار افزايش مي يابد. در اين خصوص پيشنهاد مي گردد در ادارات فرهنگ و ارشاد اسالمي

شهرستان و ادارات كل استان بخش پاسخگويي و به صورت صدور مجوزها در طبقه همكف ساختمان

.گيشه طراحي و استقرار يابد

نمونه طرح استقرار

42

رئيس اداره )يا معاون(

كارشناسكارشناسكارشناس

متصدي دبيرخانه

فرايند

پيشنهاد

ي صدور

پروانه

نشريه

43

متصديانجامكار شرحفرآيندانجامكار رديفزمانتقريبي

كار انجام

متقاضي مراجعهودرخواستپروانهنشر 1

2 متصديدبيرخانهاداره ثبتوتعيينكارشناسمربوط

شهرستان دقيقه 5

3 كارشناسذيربطدر مشاورهوراهنماييوارائهدستورالعملوفرم هايذيربط

ادارهفرهنگوارشاد اسالميشهرستان

دقيقه 15

متقاضي تكميلوارائهفرم هاومدارك 4

5 متصديدبيرخانهاداره ثبتوتعيينكارشناسمربوط

شهرستان دقيقه 5

6 با بررسيدرخواست،مداركوسوابقمتقاضيوتطبيقآنها

ضوابط 1دقيقهالي 30 كارشناس

ساعت

1-7

يلمداركوتطبيقشرايطمتقاضيباضوابط،فرم درصورتتكم پروانهتوسطكارشناسدرسيستم )كامپيوتر( يابهصورتدستي

( تنظيم،پرينتوپارافمي گردد )درصورتعدموجودسيستم اطالعاتمربوطبررسييا نبودنعنواننشريهازبانك )تكراري

) سوالمي گردد

30الي 15 كارشناسدقيقه

2-7 رصورتوجودنقصمداركياعدمشرايطاحرازمواردبهصورت د

. كتبيدرفرممربوطاعالم،پرينتوپارافمي گردد كارشناس

8 ) رئيسادارهفرهنگو بررسيپرونده،ومهرپروانه )يانامهاعالمنقصمدارك

ارشاداسالمي شهرستان

دقيقه 30الي 5

دقيقه 5متصديدبيرخانه ي ثبتپروانهوتحويلآنبهمتقاض 9

10 ارسالنسخهفرمهاياطالعاتمتقاضيپروانهنشربراياداره

كلاستانودفترمجامع،تشكلهاوفعاليت هايفرهنگيازطريق سيستمجهتدرجدرسيستمآمارواطالعاتذيربط

دقيقه 5متصديدبيرخانه

45

فرآيند صدور مجوز تأسيس چاپخانه و

حرف وابسته

پيشنهادات زير براي اصالح فرايند صدور

مجوز تاسيس چاپخانه ارائه مي گردد.

- تفويض اختيار صدور مجوز به ادارات 1

فرهنگ و ارشاد اسالمي شهرستان

- حذف استعالمات از ساير دستگاه ها2

- ايجاد و توسعه سيستم اتوماسيون 3

اداري

- بهينه سازي طرح استقرار4

46

جدول مقايسه فرآيند موجود و پيشنهادي صدور مجوز تاسيس چاپخانه

پيشنهادي فرايند

موجود

10 37 موافقت

اصولي

تعداد مراحل

انجام كار

10 37 موافقت

قطعي

ماه الي 3 روز1

يكسال

موافقت

اصولي

مدت زمان انجام

كار

موافقت ماه4 الي 2 روز1

قطعي

طرح مستندسازي و اصلاح فرآيندهاي وزارت ف.و. ا. ا

Documents