지은이 : 삼정

작성자 : 원다성

네이버 : 자기경영노하우 카페코리즌 사랑방

도 서 소 개

삼정 지음

e 비즈북스 펴냄

GTD 일처리 관리 기법을 기반으로 하여 , 어떻게 에버노트에 GTD 를 적용하여 쏟아지는 일거리들을 관리하고 처리해나갈 수 있는지 그 기술적인 측면을 알아봅니다 .

네이버 : 자기경영노하우 카페코리즌 사랑방

1. GTD 와 에버노트GTD 는 ‘ Getting Things Done’ 의 약자입니다 . 의역하면 “일을 완료한다” 혹은 “일을 해치운다”라는 의미로서 , 데이비드 알렌의 저서 <Getting Things Done> 에서 소개된 일처리 및 생산성 향상 관리 기법을 의미 합니다 .

GTD 일 처리 관리

기법의 5 단계

1 수집 (Collect) : 자료나 일거리를 수집

2 가공 (Process) : 수집함에 수집된 자료나 일거리들을 일정한 규칙에 따라 분류

3 정리 (Organize) : 가공된 일거리를 체계적으로 정리하여 조직화

4 검토 (Review) : 시스템을 지속적으로 유지 관리

5 실행 (Do) : 일을 처리

네이버 : 자기경영노하우 카페코리즌 사랑방

1. GTD 와 에버노트에버노트가 GTD 일 처리 관리 시스템으로 적합한 이유

1 믿을 만한 자료의 저장소이다 .

2 유료 사용자가 많다 .

3 서드파티 앱이 많다 .

4 자료의 보관이 반영구적으로 가능하다 .

5 검색 기능이 완벽하다 .

6 다양한 플랫폼에서 사용이 가능하다 .

7 언제든지 에버노트를 떠날 수 있다 .

네이버 : 자기경영노하우 카페코리즌 사랑방

Ever-note

노트북

노트노트 노트

노트북 노트북

노트북 스택

에버노트의 노트 구조

1. GTD 와 에버노트에버노트를 시작해 봅시다 .

일반적인 사용을 위해서는 무료 계정으로도 충분 합니다 . 스마트폰의 구글 플레이에서 다운로드 하여 설치를 합니다 .

에버노트 위젯과 Skitch(스키치 ) 도 에버노트를 할용 하기 위해서는 필수적인 앱 이므로 같이 설치해 줍니다 .

네이버 : 자기경영노하우 카페코리즌 사랑방

1. GTD 와 에버노트에버노트의 기본적인 설정 ( 만들기 ) 순서

노트북

노트북 명칭 예+01. @ 집+02. @ 직장+03. @ 외부

1노트북 스택 2 노트북 스택 명칭 예

#02. GTD#03. 언젠가 / 어쩌면

‘#01. 수집함’ 노트북은 앞으로 모든 자료가 일차적으로 저장될 장소이므로 에버노트의 ‘기본 노트북’으로 설정되어 있어야 합니다 .

노트3

노트 노트

3

노트

3GTD 일 처리 관리 기법에서는 일거리의 우선순위를 정하지 않고 , 현재 처한 환경에서 할 수 있는 일을 우선적으로 처리합니다 .

네이버 : 자기경영노하우 카페코리즌 사랑방

2. 일거리의 수집방법수집함이란 ?

제대로 정의되지 않은 모든 물건이나 생각들이 일차적으로 모이는 곳 . 수집함에는 어떠한 생각이나 아이디어 혹은 해야 할 일 , 고민거리 또는 단순히 알고만 있어야 하는 참고 사항은 물론이고 , 갑자기 머릿속에서 먹고 싶은 음식이 떠올랐다면 그 음식 이름을 적어 넣어도 좋습니다 .

수집방법 첫 번째 직접 입력

수집함 노트북을 열고 ‘새 노트’를 터치하여 입력하거나 , 보다 빠른 입력을 위해서는 에버노트 위젯을 이용하여 새로운 노트를 입력합니다 .

네이버 : 자기경영노하우 카페코리즌 사랑방

2. 일거리의 수집방법과 2 분 규칙GTD 2 분 규칙

GTD 에서는 2 분 규칙을 강조합니다 . 2 분 이내에 바로 실행할 수 있는 것은 즉시 처리한다 .

수집방법 두 번째 카메라

빠른 스냅샷 - 사진을 찍고 다른 추가 사항을 입 력 할 필요가 없을 때 .스냅샷 - 사진을 찍고 추가 입력 사항이 필요할 때 .페이지 카메라 - 여러 장의 서류나 명함 같은 것 을 촬영하여 저장하는 데 상당히 뛰어난 기능 제공 .

수집방법 세 번째 WriteNote

WriteNote 는 에버노트를 실행하지 않고 텍스트나 사진을 에버노트에 입력할 수 있는 앱 .

네이버 : 자기경영노하우 카페코리즌 사랑방

2. 일거리의 수집방법수집방법 네 번째 웹 클리퍼

webclipper 이란 구글 크롬 브라우저의 확장 프로그램으로 웹 서핑 도중에 인터넷상에서 자료를 에버노트로 스크랩하는 데 상당히 유용한 툴입니다 . 그러나 아쉽게도 다양한 브라우저를 지원하지만 인터넷 익스플로러용 프로그램은 제공하지 않습니다 .

수집방법 또 다른 기능들

Skitch 는 에버노트에서 제공하는 무료 앱입니다 . 손글씨 메모를 하는 용도에서부터 찍은 사진이나 웹페이지 혹은 지도를 캡쳐하여 그 위에 노트를 작성하거나 주석을 달아 저장하는 용도로도 사용할 수 있습니다 .

오디오 녹음과 받아쓰기 - 운전 중이거나 타이핑이 불가능할 때는 에버노트에서 제공하는 ‘오디오 녹음’기능을 이용하면 음성을 녹음하여 그 음성 자료를 저장할 수 있습니다 . 단순히 음성을 녹음하는 기능뿐만 아니라 ‘받아쓰기’ 기능을 통해 음성을 텍스트로 변환하여 저장할 수도 있습니다 .

네이버 : 자기경영노하우 카페코리즌 사랑방

3. 일거리의 가공방법수집함을 비울 때의 규칙

반드시 첫 번째 항목부터 한 번에 하나씩 순서대로 처리할 것 .

수집함에서 한번 꺼낸 항목은 다시 수집함에 넣지 말 것 .

수집함은 수시로 검토하여 비울 것 .

GTD 기법에서의 일거리의 처리 방법은 추상적인 일거리를 물리적인 행동으로 구체화하는 것이 핵심입니다 .

다음 행동 물리적으로 실행하여 결과를 만들어낼 수 있는 행동

네이버 : 자기경영노하우 카페코리즌 사랑방

수집함

그것은 무엇인가 ?실행 가능한가 ?

2 개 이상의 일 처리가 필요한가 ?

아니요

쓰레기

보관

보류( 추후확

인 , 재검토 )

다음 행동이 무엇인가 ?

예

아니요프로젝트 수립

즉시 실행 위임 연기

프로젝트 리스트

2 분 내에 해결 가능한 일

대기다음 행동 리스트

달력 기재

GTD 업무 흐름표

언젠가 / 어쩌면 리스트

3. 일거리의 가공방법

네이버 : 자기경영노하우 카페코리즌 사랑방

3. 일거리의 가공방법알리미란 무엇인가 ?

이 기능을 사용하면 에버노트의 노트를 기반으로 한 할일 목록을 빠르고 손쉽게 만들 수 있으며 , 필요한 경우 알리미에 날짜와 시간을 설정하여 원하는 시점에 스마트폰으로 알림을 받을 수도 있습니다 .

어떠한 다음 행동이 실행해야 할 날짜나 시간이 정해져 있는 경우 - 알리미를 설정하고 , 시간과 날짜를 설정해줍니다 .

어떠한 다음 행동이 실행해야 할 날짜나 시간은 정해져 있지 않지만 , 빠른 시간 내에 처리해야 하는 경우 - 알리미만 설정하고 , 시간과 날짜는 설정하지 않습니다 .

수집함에 있는 자료라 하더라도 2 분 이내에 즉시 실행하여 처리할 수 있는 일거리라면 바로 실행해야 하며 , 다음 행동 리스트로 입력하는 일이 절대 없어야 합니다 . 다음 행동 리스트에 입력을 하는 행위 자체가 일거리를 미루는 행동이라는 것을 명심해야 합니다 .

네이버 : 자기경영노하우 카페코리즌 사랑방

3. 일거리의 가공방법프로젝트

어떠한 일거리를 처리하기 위해서 2 가지 이상의 다음 행동이 필요한 경우를 GTD 관리 기법에서는 ‘프로젝트’라 부릅니다 . 아마 대부분의 일거리가 그럴 것입니다 .

노트의 제목을 프로젝트 명으로 수정하라 .나 과장은 프로젝트의 제목 앞에 [P] 기호를 붙여 두었습니다 .

단계별로 실행 가능한 물리적인 다음 행동의 리스트를 만들라 .해당 프로젝트의 성공적인 수행을 위해 필요한 일련의 다음 행동들을 에버노트의 체크박스를 이용해 본문에 적어두고 진행사항을 수시로 확인합니다 .

태그를 삽입하라 . 태그를 사용하면 서로 관련 있는 노트들이 서로 다른 노트북에 저장되어 있더라도 하나로 묶어서 유연하게 관리할 수 있습니다 .

네이버 : 자기경영노하우 카페코리즌 사랑방

4. 다음 행동의 처리와 관리 방법

위임 일거리 처리

다른 사람에게 일을 시키는 행위를 GTD 에서는 ‘위임한다’ 라고 표현합니다 . 내가 할 수 있는 일이 아니고 다른 사람을 시켜야 할 경우 즉 위임하고 난 다음에는 완료로 처리하지 않고 대기 중 리스트로 이동해두고 진행 사항을 체크해야 합니다 .

완료된 항목의 처리

필자는 완료 처리된 항복은 해당 노트북에 그대로 두고 , 추후에 해당 자료가 필요한 경우에는 에버노트의 강력한 검색 기능을 사용하기를 권합니다 .

네이버 : 자기경영노하우 카페코리즌 사랑방

4. 다음 행동의 처리와 관리 방법

프로젝트 일거리

그 일을 처리하기 위해서 무엇을 해야 할지 구체적이고 물리적인 행동 리스트를 관리하게 되면 망설이지 않고 즉각적으로 일을 처리할 수 있습니다 .

예 ) 나 과장의 자동차 타이어 교체하기

타이어 싼 곳 인터넷으로 알아보기

찾은 정보와 지도 추가 입력

‘@ 외부’실행 환경 노트북으로 이동알리미 설정

네이버 : 자기경영노하우 카페코리즌 사랑방

5. 에버노트 /GTD 활용을 위한 노하우GTD 시스템을 성공적으로 활용하기 위해 지켜야 할 사항

1) 자신의 GTD 시스템을 100% 신뢰 가능한 상태로 유지하라 . 자신의 머릿속의 모든 것을 잊고 내려놓을 수 있도록 되어야 합니 다 .

2) 다음 행동이 무엇인지 항상 질문하라 .

3) 다음 행동 리스트는 항상 현재 실행 가능한 항목들로만 채우라 .

4) 언젠가 / 어쩌면 리스트는 주기적으로 검토하라 .

5) 시스템에 얽매이지 마라 . 처음에는 어느 정도 적응 기간이 필요하겠지만 , 시스템에 얽매인다 는 느낌을 받으며 일처리 시스템을 유지한다는 것 자체가 스트레스 가 되는 일이 있어서는 절대 안 되겠습니다 .

6) 핵심은 실행력 , 실행에 집중하라 .

네이버 : 자기경영노하우 카페코리즌 사랑방

5. 에버노트 /GTD 활용을 위한 노하우나만의 지식 검색 데이터베이스 구축 방법

1) 완료된 할 일 목록을 삭제하지 않는다 . 기존의 할 일 관리 프로그램들을 사용하던 대부분의 사람들은 완료된 할 일은 깨끗이 지워져야 개운한 기분이 든다고 하겠지 요 . 그러나 나만의 지식 검색 데이터베이스를 만든다면 불필요한 행동입니다 .

2) 다음 행동 노트에 항상 추가 정보를 기록하는 습관을 가진다 . 리스트에 있는 각각의 다음 행동을 실행하면서 항상 그 다음 행 동에 관련된 정보들을 노트에 추가해 둔다면 시간이 흐를수록 스 마트폰 안에 자신만의 강력한 지식검색 엔진이 구축 돨 것입니다 .

3) 타임스탬프 ( 날짜와 시간 ) 를 기록하는 습관을 가진다 . 데스크톱 에버노트에서는 단축키를 통해 타임스탬프를 쉽게 입력 할 수 있습니다 . 윈도우는 Shift+Alt+D, 맥은 Shift+ Command+D 입니다 .

네이버 : 자기경영노하우 카페코리즌 사랑방

6. 에버노트의 특별한 활용법체크리스트를 만들고 활용해 봅시다 .

체크리스트는 단순한 반복적인 작업을 체크하는 데 상당히 유용한 도구입니다 . 에버노트에서는 노트의 편집 화면에서 체크박스 삽입 기능을 기본적으로 제공하기 때문에 체크리스트를 작성하고 관리하는 데 상당히 편리합니다 .

체크리스트 쉽게 만들기

체크리스트를 사용할 때 , 매번 체크박스를 지우고 재사용한다면 리스트 항목이 많을수록 아주 번거로운 일이 될 것입니다 . 따라서 기본적으로 체크박스가 비워진 깨끗한 체크리스트를 하나 만들어두고 , 체크리스트를 사용할 때는 그 노트를 복사해서 다음 행동리스트에 넣어두고 사용하면 편리합니다 .아쉽게도 노트의 복사 기능은 스마트폰에서는 아직 지원되지 않으니 데스크톱 에버노트의 기능을 사용해야만 합니다 .

네이버 : 자기경영노하우 카페코리즌 사랑방

6. 에버노트의 특별한 활용법하루에 한 장 , 일상의 사진을 찍어 봅시다 .

에버노트의 스냅샷 카메라로 하루에 한 장씩 사진을 찍어봅시다 . 여기서 사진이란 , 어떤 근사한 여행지에서 폼을 잡고 찍는 그런 류의 무언가를 기념하는 사진이 아니라 , 그냥 하루하루 흘러가는 평범한 일상 중의 한 장면을 이야기하는 것입니다 .

어찌 보면 아무것도 아닌 일 같지만 한번 시작해보면 묘한 매력을 느낄 수 있을 것입니다 .

어쩌면 이것이 “모든 것을 기억하세요”라는 에버노트의 캐치프레이즈에 가장 걸맞은 사용법이 아닐까 생각해봅니다 . 이 용도 하나만으로도 에버노트는 충분히 사용해 볼만한 훌륭한 자기관리 도구 입니다 .

네이버 : 자기경영노하우 카페코리즌 사랑방

7. GTD 일 처리 관리 기법 도구들

RTM - www.rememberthemilk.comZendone -www.zendone.comIQTELL -www.iqtell.comWunderlist - www.wunderlist.comDoit.im - www.doit.im ToodleDo -www.toodledo.comAny.DO - www.Any.DOTickTick - www.ticktick.comThings - www.culturedcode.com옴니포커스 - www.omnigroup.com/omnifocus

네이버 : 자기경영노하우 카페코리즌 사랑방

필자가 운영 중인 GTD 관련 사이트 www.gtdlog.com 에서 GTD 기법은 물론 여러 일 처리 방법과 자기 관리에 도움이 될 팁들을 찾아볼 수 있으니 도움이 되기를 바랍니다 .

남의 책을 많이 읽어라

남이 고생하여 얻은 지식을

아주 쉽게 내 것으로 만들 수 있고

그것으로 자기 발전을 이룰 수 있다 .- 소크라테스 -

◈ 김철홍 대표위원 (010-8763-6739 seouls9001@naver.com]

○ 중소기업 w/s 특강 강의 : 변화관리 , 생존전략 , 인생역정 , 세일즈 , 나도 1 억 대박 , 인생설계 , 성공

“ 독서를 통한 자기경영 고급정보”

네이버 : 자기경영노하우 카페 북칼럼에 공개합니다 . 누구나 정보를 얻어 가실수 있습니다 .행복 , 자기관리 , 자기경영 , 자기계발 , 시간관리 , 목표관리 , 재테크 , 제 2 막 인생설계 ,

세일즈 , 성공 , 중소기업 경영 , 자영업을 성공적으로 운영하시길 원하시면 노크 하세요 .`