港島區校長分享會- 資助學校資源運用與管

理 「財務和人力資源管理紅綠燈」

校本經驗分享

中華傳道會劉永生中學鄭德富校長

24-1-2014

簡介 : 學校背景與校情 1999 年創校，津貼中學，位於柴

灣

學生主要來自基層家庭 2006 年成立法團校董會 (IMC)

財力和人力資源投放側重點

* 首 4 年 : 學生支援 ( 訓導、輔導、課外活

動等 )

: 校舍、教學配套及環境

基礎建設 * 第 5 年起：學與教 ( 包括教師和教學助理

人手 )

：進一步建設

A.財務管理要旨

B.撥款的運用、調撥與儲備要點

C.每學年一般財務管理流程

D.財務管理恆常反思與改進

分享大綱

紅燈 : 不衝燈綠燈 : 小心駕駛， 不：超速、越線 入錯線

A. 財務管理要旨

1. 規劃人力資源 維繫士氣；讓教師在穩定環境工作 ( 增聘編制外 / 非常額老師、教學助理 、外聘服務 ；調控教席凍結的數目 )

2. 遵守法規，妥善運作 (ref.:EDB 網頁 ) * 主頁 > 學校行政及管理 > 行政規則 >

學校行政手冊link

* 主頁 > 學校行政及管理 > 財務管理> 有關財務管理link

A. 財務管理要旨 ( 接續 )

3. 加強問責、透明度：

* IMC 和教職員發揮各自角色與功 能，參與製定預算、支出、運作和 監控。 * 上載財務相關文件到校網 ，供持

分者與公眾閱覽。 http://www.lws.edu.hk/doc/report.htmllink

4. 善用 Websams 系統處理日常財務

5. 善用彈性與自主權，調撥各資助金額

6. 配合學校發展計劃 ( 例如：英文學與教、跨學科英文教學

、啟發潛能教育、自主學習等 )

7. 用於學生的培育 * 現屆資助盡量用於現屆學生，避免

對現屆學生不公允。 * 若有盈餘保留，要計劃日後如何運

用；若預計日後有重大支出，現今 要作好適當儲備。

Planning

Implementation+ Monitoring

Evaluation

緊記 PIE Cycle

A. 財務管理要旨 ( 接續 )

1. 教師及教學支援人手 10 年規劃 Link A Link B

B. 撥款的運用、調撥與儲備要點

要點： 紓緩整體教師工作量 配合學校發展方向。聘請 :非常額教師 (近年比編制多 4-8名教師 ) 教學助理 (5名 ) 、 IT技術員 (2-3名 ) 語文支援外聘服務…

教育局相關撥款link:

* 學校發展津貼 (CEG) * 整合代課老師津貼（ TRG） * 小數位職位現金津貼（ FPCG） * 高中課程支援津貼 （ SSCSG） * 擴大的營辦津貼（ EOEBG）

留意1. 個別撥款的累積結存不超過限額，否則 clawback 。

2. 各撥款用途的互通性。

2. 靈活運用擴大的營辦開支整筆津貼 (EOEBG/OEBG,營辦津貼） 2005 年至 2008 年 : 每年結存遞增 2009 年 : 結存減少80萬 2010 年 : 結存減少90萬

2011 年 : 結存減少 80萬 2012 年至 2013 年 : 每年結存稍遞增

仔細規劃 !

儲備用途 : 工程及購置 (近 5年 )

1) 電腦與 IT 、網絡 學校網路重新舖設（ 55萬） Licensed Office Software

(6.5萬 )

校園電視台（ 36萬） 更新電腦（ 45萬 ) 仔細規劃 !

2) 裝修與加建 英語學習中心 (English Café)（ 14萬）

輔導員辦公室（ 3.4萬） 增設副校長室（ 13萬） 有蓋操場加設小禮堂用途（ 67萬） 加建電腦室 (18萬 ) 教員室、小班教學室裝修（ 11萬） 學生活動中心活動間板更換（ 9.7萬）

仔細規劃 !

3) 其他 定音鼓 [ 管弦樂團用 ] (9.7萬 )

禮堂音響及燈光更換 （ 45萬） 校園雕塑及浮雕壁畫 – 生命教育 （ 20萬） 生態湖園藝工程 – 生態教育

（ 4.5萬） 仔細規劃 !

C. 每學年一般財務管理流程

1. 訂定各科、組財政預算 (a) 5月下旬，校長派發予各科、組、

部負責同事來年財政預算表格Link 。

(b) 6月中負責同事開會決議後， 呈交 來年預算 。

(c) 7 月下旬校長與會計秘書整理後一同審視；如有疑問，與負責同事商談需否補上資料或修改。

(d) 9月中前將預算初版Link 分發予各負責同事。

(e) 預算初版於 9月法團校董會通過。 ( 科、組的預算如有修定，校長立

即通負責同事。 )

2. 申報利益 新學年開始前，全體教師和校長須填寫「利益衝突申報書」Link 。 每學年校監及全體校董須填寫「校董利益申報書」 Link 。

3.向教師講解財務運用守則 在每年開學前和學年中間的教師會議上，校長或副校長重申財務運用守則 Link A Link B Link C。 ( 守則已記錄在《學校政策及工作程序守則》 )

4. 科組購買物品及服務經常性運作

(a) 科、組負責同事購買物品及服務， 須依據預算調控支出，以及進

行 報價或招標程序Link 。

(b) 科、組負責同事需跟進服務完成 或貨品收妥無誤，之後盡快把

單 據連同有關報價或招標表格一併交回校務處跟進。

(c)各 科 、組主任可隨時在 WebSAMS查閱預算狀況Link 。

(d)負責同事若需超出預算達 15% ，須預先提交《調整撥款申請表》Link 給校長批核。

(e)校務處定時簽發支票和在 WebSAMS系 統 記錄。某科 、組如 有 超 支 ， WebSAMS 會發出指示，校長或會計秘書會跟進。

5. 法團校董會發揮監察角色 (a) 校長每月以電郵傳遞財務報告Link

予法團校董會司庫及全體成員審 閱，並接受查詢。

(b) 在每季 的“ EOEBG Expenditure Report ” Link ，詳列預算的修 改( 如有 ) ，並在該季度法團校董會 會議上報告和通過。

(c) 9月及 11月分別將已獲校董會通過 的《週年校務計劃》（ Annual

School Plan ）及《學 校報告》 ( School Report) 上載學校網頁 。 文件內有學校全年財政預算和報告。

(d) 學年完結後，學校所聘用會計師行派員來校核數。核數報告於法團校董會檢視和通過。

(e) 參與招標評審

6. 教育局核數組 教育局核數組： (a) 不定期來電查詢帳目問題，以

及到本校核數。 (b) 一年一次來信學校 有關帳目修

正事宜。

校長、會計秘書與有關同事回應和跟進，並在法團校董會會議上報告。

D. 財務管理恆常反思與改進

提高敏銳度 !!依靠 :

1. 恆常自我評估

2. 每年教育局財務監控講座

3.友校交流

D. 財務管理恆常反思與改進 (待續 )

1. 恆常檢視報價與訂貨品 / 服務

送貨 / 服務生效日期，與報價批核 日期，孰先孰後 ?

Ans. :負責教職員須在報價獲批後才 訂貨品 / 服務。

2. 小心收取捐贈

書商、校服商、供應商或合作伙伴於節日送給學校原子筆、朱古力或月餅，學校一律拒收，避免助長送禮風氣或甚至違法。 (凡捐贈或贊助均不得涉及利益衝突，

且須法團校董會通過和供查閱。 )

3. 不作風險投資 寧願選擇定期儲蓄。

4.申報及披露利益衝突

一年一次開學前的整體聲明及申報並不足夠；本校將聲明及申報的相關程序列在每次報價、招標及合約Link 條文中，以免同事遺漏。

5. 留意營銷商不當促銷 新聞：有營銷商在學校沒有訂購的情況下，把貨品送到學校。若學校不虞有詐接收或甚至簽收了，該營銷商之後便堅持學校付款，不肯取回貨品。

預防方法 :

(a)訂貨同事須盡量親自驗收貨品 (b) 校務處辦公時間以外盡量拒收貨品

(c) 使用特製收貨章Link ，聲明「貨未核驗，只是暫收」。

6. 避免使用信用卡購買物品或服務

如同事不欲為學校墊支款項，應要求供應商預先給予學校發票(Invoice) ，由學校以支票付款。

如不得已需要使用信用卡（例如海外或網上購物），需預先得到校長批准，及將相關支出的信用卡優惠盡量交還學校。

7.招標及報價程序(a) 金額限制 :

(i) 根據合約總值而非每月付款額 (ii) 包括家長所繳付的款項 ( 如遊學團費 )

(b) 就算續約，也需招標或報價 (c) 下列服務也須招標 /報價 :

影印機租賃、保安、寬頻上網、 教育課程和清潔等

8. 標書及財務文件的記錄 妥善保存近 8 年 (或更多 ) 的標書記錄 及財務文件，以備重點視學需要。

9. 節流，例如：減少開放日支出調控印刷開支Link

節約能源，減省冷氣開支Link

善用校友、家長資源

10. 「公司」要求學校付款支票的抬頭， 是人名，而不是公司名字。問題：

a) 該公司的職員可能中飽私囊。b) 該公司只在互聯網出現，可能沒有

作商業登記或甚至不存在。它們或會收錢後不送貨或送劣貨。

註：該公司亦可能是可靠自僱人士開設 ：學校為了避免公司逃稅，須填寫

稅務局 I.R.56M《支付薪酬給僱員 以外人 士的 通知書》。

Thank you !