第三章 秘书的职能范畴第三章 秘书的职能范畴教学目标：掌握秘书具备的职能，熟悉秘书活动的任务、教学目标：掌握秘书具备的职能，熟悉秘书活动的任务、职责、作用，了解秘书人员的工作方向、活动范围和办职责、作用，了解秘书人员的工作方向、活动范围和办

事标准。 事标准。 教学重点、难点：辅助政务和处理事务时应遵循的原则、教学重点、难点：辅助政务和处理事务时应遵循的原则、

方法和技巧的掌握。方法和技巧的掌握。教学时数： 课时 教学时数： 课时

第一节 辅助决策 第一节 辅助决策 一、秘书辅佐决策的职能基础 一、秘书辅佐决策的职能基础 1.1. 秘书为决策提供有效的依据 秘书为决策提供有效的依据 2.2. 秘书加速决策实施的进程 秘书加速决策实施的进程 3.3. 秘书促进决策的优化 秘书促进决策的优化

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二、秘书辅佐决策的特点 二、秘书辅佐决策的特点 1.1. 全面系统和随机辅佐相结合。 全面系统和随机辅佐相结合。 2. 2. 决策辅佐与实施辅佐相结合。决策辅佐与实施辅佐相结合。3.3. 超脱性辅佐和参与性辅佐相结合。 超脱性辅佐和参与性辅佐相结合。

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三、秘书辅佐决策的方式 三、秘书辅佐决策的方式 1.1. 决策前服务式辅佐。 决策前服务式辅佐。 2.2. 决策形成中协助式辅佐。 决策形成中协助式辅佐。 3.3. 决策执行中协调式辅佐。 决策执行中协调式辅佐。 4.4. 决策效果评估中鉴诫式辅佐。 决策效果评估中鉴诫式辅佐。

第二节 督促检查第二节 督促检查 一、秘书检查督办的职能基础 一、秘书检查督办的职能基础 11 、全面理解决策指令 、全面理解决策指令 22 、及时准确地反馈检查督办的情况 、及时准确地反馈检查督办的情况

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二、秘书检查督办的特点 二、秘书检查督办的特点 11 、目的的明确性。 、目的的明确性。 22 、内容的系统性。 、内容的系统性。 33 、态度的谦和性。 、态度的谦和性。

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秘书检查督办的要领秘书检查督办的要领根据检查督办的目的和要求，在实际工作根据检查督办的目的和要求，在实际工作中，秘书应注意以下方面：中，秘书应注意以下方面：11 、切忌浮光掠影，不求甚解、切忌浮光掠影，不求甚解22 、切忌孤军深入，脱离群众、切忌孤军深入，脱离群众33 、切忌先入为主，主观片面、切忌先入为主，主观片面

.. 第三节 协调关系第三节 协调关系 一、协调的概念一、协调的概念 从管理学角度看，协调是指管理者从系从管理学角度看，协调是指管理者从系

统整体利益出发，运用各种手段，正确妥统整体利益出发，运用各种手段，正确妥善地处理系统之间、人们之间的各种关系，善地处理系统之间、人们之间的各种关系，为实现系统目标而共同奋斗的—种管理职为实现系统目标而共同奋斗的—种管理职能。能。

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二、协调的范围、内容和程序 二、协调的范围、内容和程序 1.1. 协调的范围 协调的范围 11 ）内向协调 ）内向协调 22 ）纵向协调 ）纵向协调 33 ）横向协调 ）横向协调

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2.2. 协调的内容 协调的内容 1)1) 项目协调项目协调2)2) 政策协调政策协调3)3) 工作计划协调工作计划协调4)4) 公文协调公文协调5)5) 会议协调会议协调

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3.3. 协调的程序：受托协调的程序：受托 ︱︱ 审理审理 ︱︱ 核查核查 ︱︱ 协商协商 ︱︱ 处理 处理

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3.3. 协调的原则和方法协调的原则和方法11 ）协调的原则）协调的原则 ＊ 从属原则 ＊ 分层负责原则 ＊ 从属原则 ＊ 分层负责原则 ＊ 政策原则 ＊ 调查研究原则＊ 政策原则 ＊ 调查研究原则 ＊ 沟通原则 ＊ 灵活适度原则 ＊ 沟通原则 ＊ 灵活适度原则 22 ）协调的方法）协调的方法◇ ◇ 行政方法 ◇ 经济方法 ◇ 法律方法 ◇ 疏导方法行政方法 ◇ 经济方法 ◇ 法律方法 ◇ 疏导方法◇◇ 交谈法 ◇冷处理法 ◇求同存异法 交谈法 ◇冷处理法 ◇求同存异法 ◇◇ 信息沟通法 ◇场景变换法信息沟通法 ◇场景变换法

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55 、协调的艺术、协调的艺术11 ）沟通的艺术）沟通的艺术 善于观察；巧用幽默；私下交往。 善于观察；巧用幽默；私下交往。 22 ）应变的艺术）应变的艺术 一鼓作气；迂回前进；变通执行。 一鼓作气；迂回前进；变通执行。 3) 3) 驾驭的艺术驾驭的艺术 捕捉时机；把握环境；留有余地。捕捉时机；把握环境；留有余地。

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三、秘书的沟通协商三、秘书的沟通协商 沟通协调是保持组织机能的整体性的重要沟通协调是保持组织机能的整体性的重要

手段，是秘书部门和秘书人员的重要职责。手段，是秘书部门和秘书人员的重要职责。（一）、秘书沟通协调的职能基础 （一）、秘书沟通协调的职能基础 1.1. 信息枢纽具有沟通协调优势 信息枢纽具有沟通协调优势 2.2.综合部门具有沟通协调的便利条件 综合部门具有沟通协调的便利条件 3.3. 办公部门蕴藏着沟通协调的能量 办公部门蕴藏着沟通协调的能量

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（二）、秘书沟通协调的特点 （二）、秘书沟通协调的特点 11 、非权力支配性 、非权力支配性 22 、非职责限定性 、非职责限定性 33 、非确定地位性 、非确定地位性 44 、认同疏导性 、认同疏导性

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（三）、秘书沟通协调的方法 （三）、秘书沟通协调的方法 11 、沟通化解矛盾 、沟通化解矛盾 22 、变通淡化矛盾 、变通淡化矛盾 33 、融合缓解矛盾 、融合缓解矛盾

第四节 保守秘密第四节 保守秘密 一、一组案例：泄密的代价一、一组案例：泄密的代价 许攸泄情报 袁绍败曹操 许攸泄情报 袁绍败曹操 在东汉末年，曹操“挟天子以令诸侯”，与袁绍形成沿黄河下游南北对峙的局面。当在东汉末年，曹操“挟天子以令诸侯”，与袁绍形成沿黄河下游南北对峙的局面。当

时，袁绍的兵力远远胜过曹操，自然不甘屈居于曹操之下，他决心同曹操决一雌雄。建时，袁绍的兵力远远胜过曹操，自然不甘屈居于曹操之下，他决心同曹操决一雌雄。建安四年（安四年（ 199199 年）六月，袁绍带十余万精兵南下围攻许昌。于是，历史上著名的官渡年）六月，袁绍带十余万精兵南下围攻许昌。于是，历史上著名的官渡之战拉开了序幕。 之战拉开了序幕。

曹操在袁绍夺取许昌的必经之地——官渡建了营垒死守。但曹军只有两万人马且粮草曹操在袁绍夺取许昌的必经之地——官渡建了营垒死守。但曹军只有两万人马且粮草匮乏，与袁绍相比，在人力、财力上都处于劣势。就在袁曹长时间紧张对峙之时，袁绍匮乏，与袁绍相比，在人力、财力上都处于劣势。就在袁曹长时间紧张对峙之时，袁绍的谋士许攸临阵倒戈，将袁军存贮粮草的地点告诉了曹操。于是，战局就完全扭转了。的谋士许攸临阵倒戈，将袁军存贮粮草的地点告诉了曹操。于是，战局就完全扭转了。

许攸建议曹操率一支轻兵奇袭袁军粮草所在地——乌巢，烧其辎重。曹操立即付诸实许攸建议曹操率一支轻兵奇袭袁军粮草所在地——乌巢，烧其辎重。曹操立即付诸实行，亲自率领五千人马，每人带上一束柴草趁夜走小路偷袭乌巢，到达后立即围攻放火。行，亲自率领五千人马，每人带上一束柴草趁夜走小路偷袭乌巢，到达后立即围攻放火。就这样，曹操一举烧掉了袁军粮草。乌巢粮草被烧的消息传到袁军前线，袁军军心动摇，就这样，曹操一举烧掉了袁军粮草。乌巢粮草被烧的消息传到袁军前线，袁军军心动摇，内部分裂。曹军乘势出击，大败袁军。袁绍带八百骑仓惶逃回河北，曹军先后歼灭和坑内部分裂。曹军乘势出击，大败袁军。袁绍带八百骑仓惶逃回河北，曹军先后歼灭和坑杀袁军杀袁军 77 万余人，官渡之战就这样以曹胜袁败而告结束。 万余人，官渡之战就这样以曹胜袁败而告结束。

在这一以少胜多的著名战役中我们可以看到，许攸泄露重要情报，对袁军的破坏是毁在这一以少胜多的著名战役中我们可以看到，许攸泄露重要情报，对袁军的破坏是毁灭性的。类似这样因泄露军机而导致战事急转直下的例子还有很多。这些例子无不提醒灭性的。类似这样因泄露军机而导致战事急转直下的例子还有很多。这些例子无不提醒了我们，保密工作在战争中的作用是多么重要。了我们，保密工作在战争中的作用是多么重要。

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祸从口出 秦始皇杀尽随从祸从口出 秦始皇杀尽随从 始皇三十五年（公元前始皇三十五年（公元前 212212年）某天，秦始皇到梁山宫，年）某天，秦始皇到梁山宫，

在山上看见丞相李斯出行的车队过分煊赫，就说了几句表在山上看见丞相李斯出行的车队过分煊赫，就说了几句表示不满的话。当时随侍的宦官中，有人出于好心，就给李示不满的话。当时随侍的宦官中，有人出于好心，就给李斯通风报信，要他不要过分张扬。李斯以后出行果真轻车斯通风报信，要他不要过分张扬。李斯以后出行果真轻车简从。秦始皇第二次看见李斯出行的车队后，顿觉是有人简从。秦始皇第二次看见李斯出行的车队后，顿觉是有人提醒了李斯，发怒说：“这是宫中人泄露了我的话！” 秦提醒了李斯，发怒说：“这是宫中人泄露了我的话！” 秦始皇便下令调查，但无人敢招认。最后，秦始皇把当时在始皇便下令调查，但无人敢招认。最后，秦始皇把当时在场的宦官全部处死。场的宦官全部处死。

秦始皇如此杀人，其目的只有一个，那就是“惩后”，秦始皇如此杀人，其目的只有一个，那就是“惩后”，企图用恐怖政策来保证绝对的信息安全。把人都杀了显然企图用恐怖政策来保证绝对的信息安全。把人都杀了显然是一种滥用刑罚的表现，但也提醒了我们谨防祸从口出。是一种滥用刑罚的表现，但也提醒了我们谨防祸从口出。

.. 二二 . . 秘书人员保密工作秘书人员保密工作（一（一 ).).保守秘密的含义：保守秘密的含义： 保守秘密就是人们把不让外界知悉的秘密加以保守秘密就是人们把不让外界知悉的秘密加以保守和保护，使之不外泄的行为。保守和保护，使之不外泄的行为。

((二二 ).).保守秘密的特点：保守秘密的特点：封闭性封闭性相对性相对性排他性排他性利益性利益性群众性群众性

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((三三 ).).保密工作的方针与国家秘密的范围保密工作的方针与国家秘密的范围11 、保密工作的方针、保密工作的方针11 ）） ..积极防范积极防范22 ）） .. 重点突出重点突出33 ）） ..既确保国家秘密，又便利各项工作既确保国家秘密，又便利各项工作22 、国家保密的范围、等级及保密纪律、国家保密的范围、等级及保密纪律

.. 三三 . . 实例实例((实例一） 实例一） 　某厂党委开会，研究科室领导班子问题。当议到刘某时，厂长表示　某厂党委开会，研究科室领导班子问题。当议到刘某时，厂长表示

反对意见。会议结束后，刘某好友、办公室郭秘书便连夜将会议情况反对意见。会议结束后，刘某好友、办公室郭秘书便连夜将会议情况告诉刘某。刘某第二天当厂长到车间时，寻衅殴打厂长，严重影响了告诉刘某。刘某第二天当厂长到车间时，寻衅殴打厂长，严重影响了生产。原委查清后，郭秘书被革职到车间劳动。生产。原委查清后，郭秘书被革职到车间劳动。

郭秘书为何被革职郭秘书为何被革职 ??我们从这个案例中应当吸取的教训是什么我们从这个案例中应当吸取的教训是什么 ?? 如如果刘某得知消息并无不满情绪，也没有殴打厂长的错误行为，那么郭果刘某得知消息并无不满情绪，也没有殴打厂长的错误行为，那么郭秘书是否还算犯有错误秘书是否还算犯有错误 ??为什么为什么 ? ?

（分析）（分析） 　　郭秘书是因为泄密被革职。本案例中厂长认为刘某不宜入选科室　　郭秘书是因为泄密被革职。本案例中厂长认为刘某不宜入选科室班子，这是会议秘密，泄露就可能影响干群关系，影响团结。如果刘班子，这是会议秘密，泄露就可能影响干群关系，影响团结。如果刘某得知后并无不当言行，郭秘书仍算犯有泄密错误，因为保守秘密是某得知后并无不当言行，郭秘书仍算犯有泄密错误，因为保守秘密是秘书活动的一条重要原则和纪律。秘书活动的一条重要原则和纪律。

.. ((实例二） 实例二） 19891989 年初，某单位党总支书记在疗养所用移动电话与本年初，某单位党总支书记在疗养所用移动电话与本单位办公室主任李某通电话，问及近来学习情况，办公室单位办公室主任李某通电话，问及近来学习情况，办公室主任在通话中谈及中央领导同志在某次重要会议上的讲话主任在通话中谈及中央领导同志在某次重要会议上的讲话要点 要点 ((机密级机密级 )) 中的部分内容。中的部分内容。

李某这样做是否算泄露国家机密李某这样做是否算泄露国家机密 ??为什么为什么 ? ? （评析）（评析） 案例中李某的做法算泄露国家机密。从职务上讲，李某案例中李某的做法算泄露国家机密。从职务上讲，李某

是下级，按常理应该向党总支书记汇报，但应运用保密的是下级，按常理应该向党总支书记汇报，但应运用保密的方式，例如可运用专程汇报的方式。秘书应当遵守的保密方式，例如可运用专程汇报的方式。秘书应当遵守的保密守则规定，不在普通电话、明码电报、普通邮局传达机密守则规定，不在普通电话、明码电报、普通邮局传达机密事项。李某的做法正是违反了这一条。即使没有造成负面事项。李某的做法正是违反了这一条。即使没有造成负面后果，仍然算泄露国家机密的行为。后果，仍然算泄露国家机密的行为。

第五节 秘书的职能环境第五节 秘书的职能环境 ..

一、 秘书的职能环境 一、 秘书的职能环境 一）、秘书职能环境的纵向层次 一）、秘书职能环境的纵向层次 1.1. 秘书机构内部环境 秘书机构内部环境 2.2.组织内环境 组织内环境 3.3.组织外环境 组织外环境

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二）、横向要素 二）、横向要素 1.1.社会经济环境 社会经济环境 2.2.社会政治环境 社会政治环境 3.3.社会文化环境 社会文化环境 4.4.科学技术环境科学技术环境

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三）、职能环境关系 三）、职能环境关系 1.1. 与纵向层次机构的关系 与纵向层次机构的关系 2.2. 与横向部门机构的关系 与横向部门机构的关系 3.3. 与社会公众的关系 与社会公众的关系 4.4. 秘书与人际关系 秘书与人际关系

.. 二、秘书工作与领导工作关系 二、秘书工作与领导工作关系 案例案例 : : 小任大学毕业后到某局办公室当秘书，巧的是他和唐局长是同小任大学毕业后到某局办公室当秘书，巧的是他和唐局长是同乡。平时一有机会，他就用家乡话与唐局长拉拉家常。办公室主任提乡。平时一有机会，他就用家乡话与唐局长拉拉家常。办公室主任提醒他：“秘书不要太亲近某一领导，这样做会把自己孤立起来。”小醒他：“秘书不要太亲近某一领导，这样做会把自己孤立起来。”小任如梦初醒，以后不敢再去亲近这位局长，见了面也不再讲家乡话了。任如梦初醒，以后不敢再去亲近这位局长，见了面也不再讲家乡话了。局长觉得奇怪：“小任，你最近是怎么啦，好像有意躲着我？”这件局长觉得奇怪：“小任，你最近是怎么啦，好像有意躲着我？”这件事让办公室主任知道后，主任又告诫他说：“你也不必有意疏远局事让办公室主任知道后，主任又告诫他说：“你也不必有意疏远局长。”小任感到很茫然，不知如何是好。假设你是小任，应该怎样做？长。”小任感到很茫然，不知如何是好。假设你是小任，应该怎样做？

　　　　 [[分析分析 ]] 　　原来小任与唐局长的亲疏处理与办公室主任的告戒有直接关系。 　　原来小任与唐局长的亲疏处理与办公室主任的告戒有直接关系。 其实小任没必要这么极端化，顺其自然的处理倒更恰当。 与领导处理其实小任没必要这么极端化，顺其自然的处理倒更恰当。 与领导处理好人际关系，还是很有必要的，不论是个人的升迁、进步都有一定的好人际关系，还是很有必要的，不论是个人的升迁、进步都有一定的帮助。但要注意的是，在与领导接触的同时，也要处理好与其他同事帮助。但要注意的是，在与领导接触的同时，也要处理好与其他同事的关系，不要高高在上，要谦逊温和，融洽共处才好。这样，才能有的关系，不要高高在上，要谦逊温和，融洽共处才好。这样，才能有效地减少别人的嫉妒和轻蔑。 因为人在单位生存，并不只和领导接触，效地减少别人的嫉妒和轻蔑。 因为人在单位生存，并不只和领导接触，更多的是和其他同事相处共事，得不到这些看似小人物的支持，你的更多的是和其他同事相处共事，得不到这些看似小人物的支持，你的工作也休想顺利开展起来！工作也休想顺利开展起来！

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1.1.新的形势下新的形势下 ,,秘书与领导关系主要：秘书与领导关系主要：政治上的同志关系 政治上的同志关系 人格上的平等关系 人格上的平等关系 组织上的上下级关系 组织上的上下级关系 角色地位上的从属关系 角色地位上的从属关系 工作上的主辅关系 工作上的主辅关系

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2.2. 秘书处理与领导人关系的方法 秘书处理与领导人关系的方法 了解决策了解决策 ,, 懂得政策 懂得政策 摆正位置摆正位置 ,,自觉服务 自觉服务 正确领会正确领会 ,, 贯彻意图 贯彻意图 加强与领导的思想沟通 加强与领导的思想沟通 自觉与领导联络个人感情 自觉与领导联络个人感情