引導訓練仲量联行香港物業管理部大廈僱員

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議程• 了解您的客戶• 大廈組織圖• 在管理合同下我們需負責什麼工作呢 ?

• 大廈簡介• 維修承辦商• 指定裝修承辦商• 緊急應變• 事故管理• 採購管理• 裝修管理• 保安管理• 證照管理• 公司的資訊科技系統

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了解您的客戶在以下的組織圖裏，您的客戶代表是誰 ?

名稱： XXX < 加入照片 >主席

管理委員會成員 住客代表

名稱： XXX < 加入照片 >副主席

名稱： XXX < 加入照片 >秘書

名稱： XXX < 加入照片 >財政

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物業管理部大廈組織圖 ( 例子 )

物業經理

物業主任 ( 日更 ) 高級物業主任 ( 中更 ) 物業主任 ( 夜更 ) 高級機電工程師 客戶服務主任

助理物業主任

高級物業助理

物業助理

物業助理

物業助理

物業助理

助理物業主任

高級物業助理

物業助理

物業助理

物業助理

物業助理

高級物業助理

高級物業助理

高級物業助理

高級物業助理

物業助理

物業助理

高級技術員 高級技術員

技術員

技術員

技術員

技術員

客戶服務助理

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在管理合同下我們需負責什麼工作 ?

公共地方管理 - 維修及保養

- 保安

- 清潔

- 營運

- 園藝

- 財務管理

- 裝修管理

- 禮賓

- 採購

- 承辦商管理

- 緊急事故處理

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在管理合同下我們需負責什麼工作 ?

租務管理 - 租賃管理

- 代收租金

- 滙款

- 維修保養

- 單位交收

- 支付開支

- 保安

- 清潔

- 設施管理

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管理合同：主要表現指標 ( 例子 )服務元素 服務特質 主要表現

1. 清潔服務　

有關清潔服務的投訴處理　

在工作時間的三十分鐘內到達現場

在非工作時間的六十分鐘內到達現場

2. 保安服務

緊急來電 在五分鐘內到達現場

按原定時間表安排巡邏路線和次數 100%

按原定時間表安排遙控監視 100%

系統組件的正常運作 >95% ( 定期維修保養除外 )

更換閉路電視系統之錄影帶 於一分鐘內完成

保安審計 每年一次

更換密碼 每季一次

x x 大廈簡介

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一般大廈資料

大廈高度層數 ( 地面以上 )

層數 ( 地面以下 )

總面積樓層總面積樓層之間的高度樓層負荷量分區安排停車場的樓層位置防火層的位置大廈批盪種類大廈幕牆種類大廈獨特的地方大廈所得獎項大廈主要客戶名稱

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大廈資料 — 中央空調系統

中央空調系統類型 空氣冷卻 / 海水冷卻

中央空調系統類別 往復式 / 鏍旋式 / 離心式

中央空調系統品牌 特靈 / 開利 / 約克 / 麥克維爾

中央空調系統數目

每個中央空調系統的製冷能力

分區安排 ( 如有 )

夜間中央空調系統 ( 如有 )

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大廈資料 — 在租戶單位內的空調系統

鮮風機品牌 Sinko/ 開利 / 特靈等鮮風機冷量風柜品牌 Sinko/ 開利 / 特靈等

風柜冷量

風柜數目

風機盤管品牌

風機盤管型號 600cfm, 800 cfm, 1000 cfm and 1200 cfm

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大廈資料 — 電力供應和分配系統

變壓器數目

變壓器容量

緊急發電機數目

緊急發電機容量

可提供租戶的緊急電力供應 有 / 無

每層的供電標準 220 安倍 /3 相

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大廈資料 — 消防系統服務

項目 所服務範圍

消防喉轆

氣體加壓系統如 FM200, CO2, 等乾型灑水裝置

濕型灑水裝置

水簾系統

手提滅火器

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大廈資料 — 升降機

所服務範圍 停車場 低區 中區 高區 整幢大廈

升降機類型 乘客專用 乘客專用 乘客專用 乘客專用 運貨專用

升降機品牌

指定升降機編號

服務樓層

升降機處理容量

最高運行速度

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大廈資料 — 自動扶手電梯

所服務範圍

自動扶手電梯品牌

指定扶手電梯編號

服務樓層

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大廈資料 — 公共天線及衛星電視系統

電訊服務供應商名稱 （例子）- 電訊盈科- 和記電訊- 數碼通- 等等

可接收的電視頻道- ESPN- HBO- CNN- BBC- 等等

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大廈資料 — 大廈運作時段

星期一至五 星期六 星期日 公眾假期

停車場開放時間

正常冷氣供應時間

正常公共照明系統運作時間

正常升降機運作時間

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維修承辦商

維修承辦商名稱冷氣系統

消防系統

升降機及自動扶手電梯電力系統緊急發電機吊船公眾廣播系統巡邏系統衛星電視停車場管理系統進出管理系統閉路電視大廈自動化系統

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指定裝修承辦商

承辦商 1 承辦商 2 承辦商 3

冷氣系統

消防系統

吸排水系統

電力系統

緊急應變

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緊急應變

假如大廈發生以下事故 , 你應怎樣處理？• 水淹• 火警• 電力中斷• 升降機故障• 氣體洩漏• 炸彈威脅• 罪行• 有人自殺• 交通意外• 公眾媒體垂詢• 洩漏化學物

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緊急準備 / 應變：緊急聯絡名單 ( 員工 / 承辦商 / 公用事業 /政府部門 )

請立即把以下電話號碼輸入你的手機內 !員工 / 承辦商 / 公用事業 / 政

府部門緊急聯絡名單

大廈經理大廈工程師<消防系統服務承辦商 >< 冷氣承辦商 >< 電力承辦商 ><吸水及排水系統承辦商 >煤氣公司電力公司渠務署

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緊急準備 / 應變 : 應急工具

工具類別 地點 備用狀況 ( 好 / 不好 )

呼吸器 好 / 不好

安全繩 好 / 不好

緊急沖洗用具箱 好 / 不好

防火毛毯 好 / 不好

沙包 好 / 不好

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緊急準備 / 應變 : 火警演習

• 火警演習會在 <月份 >月舉行• 舉行演習猶如真實緊急情況• 熟悉逃生路線並進行演習• 幫助維持秩序及在演習中引領參加者到 <庇護區 >

• 在大廈主管領導下為參加者點名

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緊急準備 / 應變 : 主要閥門位置主要閥門類別 位置

空調系統的區域閥門

消防系統主要閥門

主要氣體閥門

咸水供應主要閥門

食水供應主要閥門

熱水供應主要閥門

空調系統的主要排水閥門

消防系統的主要排水閥門

事故管理

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此事故管理政策適用于所有在仲量聯行亞太區物業及設施管理部內所發生的事故，營運單位包括但不限於下列單位：

- 綜合設施管理- 投資者客戶管理- 資產管理- 物業管理- 工程及營運方案 (EOS)- 重要設備環境管理 (CEM) 項目

應用範圍

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所有亞太區物業及設施管理部的同事都必須遵守事故管理政策。有關通報覆蓋，但不限制於下列事情：

• 不道德行為• 違法事情• 欺詐• 盜用• 炸彈威脅• 恐怖分子攻擊• 導致客戶或租戶有實在或潛在財務損失的事故或險失事故• 導致實在或潛在的保險索償事故或險失事故• 導致實在或潛在的人體傷害或死亡事故或險失事故• 導致無法履行合約的事故或險失事故• 重要設備環境管理事故

應用範圍 ( 續… )

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事故等級 (ISL)評估

ISL適用於所有事故，包括項目內或公司內所發生的事故。當 ISL 等級被評定及輸入“ OneViewRiskManagement” 系統內，它會被作為一個依據去執行所需之呈報。

事故等級

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一級事故 (ISL 1)

- 滑倒或高處墮下的事故中受傷 ,- 中度的醫務治療 ,- 受傷引致暈倒 ,- 非計劃物業部份地方需進行疏散 ,- 發現輕微的退伍軍人症 (>10cfu/ml and <100cfu/ml),- 直接或間接財務損失多於美金 1,000但少於美金 5,000

• 輕微事故 --- 由當地處理• 需採取適當舉動控制損失。按當地要求升級呈報，儘快制定計劃並準備做逐漸升級呈報。

事故類型如：

事故等級 ( …續 )

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二級事故 (ISL 2)

- 重要設備環境管理 (CEM) 事故- 嚴重受傷且需送至醫院- 引致當地傳媒負面報導之事故- 違規的環境傷害 (如污染 )- 非計劃整座大廈需要進行疏散- 中度的退伍軍人症 (100cfu/ml 及 1,000cfu/ml)- 直接或潛在財務損失多於美金 5,000但少於美金 50,000

事故例子如 :

• 中級事故• 營運單位負責跟進行動• 呈報按有關營運單位政策進行。當補救行動落實後需立即通報及進行升

級呈報。

事故等級 ( 續… )

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三級事故 (ISL 3)

- 員工或公眾人事死亡 ,- 違規的重大環境污染 ,- 高度的退伍軍人症 (>1000cfu/ml),- 災難事故引致公眾注意 ,- 嚴重的資料中心事故 ,- 有機會失去主要客戶 ,- 直接或潛在損失多於美金 50,000

- 嚴重事故- 需要進行區域性的通報- 事故應儘快通報及呈報

事故類型如 :

事故等級 ( 續… )

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報告時限所有事故應按下列時限通報 :

需使用“ OneViewRiskManagement” 作正式通報 :- 非涉及重要設備環境管理之一級事故：在事故發生後一個工作天內

- 非涉及重要設備環境管理之二級事故：在事故發生後十六個小時內

- 非涉及重要設備環境管理之三級事故：在事故發生後八個小時內

- 涉及重要設備環境管理之一、二級事故：在事故發生後十二小時內

- 涉及重要設備環境管理之三級事故：在事故發生後六小時內

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所需行動一級事故 (ISL 1)• 通報者

• 以電話 / 電郵通知大廈總經理 / 項目負責人• 採取一些措施穩定現場或防止事故繼續惡化• 提供適當慰問給受害者• 收集一切與事故有關的資訊使有關同事能全面瞭解整個事故發生過程• 填寫一級事故報表，於事故發生後一個工作天中午前以電郵或傳真到

總公司負責輸入事故資料的同事並定期更新事故狀況• 輸入事故資料的同事

• 登入 OneViewRiskManagement 以中文或英文輸入事故資料• 把事故資料存檔

• 大廈總經理 / 項目負責人• 評估事故的嚴重性並作有需要的內部呈報• 適當的調配資源處理事故• 於二十八天內呈交調查報告到 OneViewRiskManagement

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所需行動 ( 續… )

二級事故 (ISL 2)

• 通報者• 以電話 / 電郵通知大廈總經理 / 項目負責人• 採取一些措施穩定現場或防止事故繼續惡化• 提供適當慰問給受害者• 收集一切與事故有關的資訊使有關同事能全面瞭解整個事故發生過程• 填寫二級事故報表，於事故發生八個小時內以電郵或傳真到總公司負

責輸入事故資料的同事並定期更新事故狀況• 輸入事故資料的同事

• 於規定時限內登入 OneViewRiskManagement 以英文輸入事故資料• 把事故資料存檔• 更新事故狀況

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所需行動 ( 續… )

二級事故 (ISL 2)• 大廈總經理 / 項目負責人

• 立刻以電話 / 電郵通知物業管理部總監• 適當的調配資源處理事故• 通知客戶並定期更新事故狀況• 填寫事故報告，得到 JLL 法律部後才可發送給客戶• 于四十五天内呈交起因分析调查报告到 OneViewRiskManagement

• 物業管理部總監• 立刻以電話 / 電郵通知亞太區物業管理部風險管理經理 (Peter Bylsma)• 立刻以電話 / 電郵通知北亞區功能專家小組 (Steve Chan)• 提供建議 / 資源處理事故• 協調其他部門作事故善後工作• 確認起因分析調查報告的建議• 資訊回饋予公司高級管理層，使他們能分享有關事故處理之經驗

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所需行動 ( 續… )

三級事故 (ISL 3)

• 通報者• 以電話 / 電郵通知大廈總經理 / 項目負責人• 採取一些措施穩定現場或防止事故繼續惡化• 提供適當慰問給受害者• 收集一切與事故有關的資訊使有關同事能全面瞭解整個事故發生過

程• 填寫三級事故報表，於事故發生四個小時內以電郵或傳真到總公司

負責輸入事故資料的同事並定期更新事故狀況• 輸入事故資料的同事

• 於規定時限內登入 OneViewRiskManagement 以英文輸入事故資料• 把事故資料存檔• 更新事故狀況

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所需行動 ( 續… )

三級事故 (ISL 3)• 大廈總經理 / 項目負責人

• 立刻以電話 / 電郵通知 PM Head• 適當的調配資源處理事故• 通知客戶並定期更新事故狀況• 填寫事故報告，得到 JLL 法律部後才可發送給客戶• 於四十五天內呈交起因分析調查報告到 OneViewRiskManagement• 於四十五天內呈交詳細調查報告到 OneViewRiskManagement

• 物業管理部總監• 立刻以電話 / 電郵通知 Eric Lee• 立刻以電話 / 電郵通知亞太區物業管理部風險管理經理 (Peter Bylsma)• 立刻以電話 / 電郵通知北亞區功能專家小組 (Steve Chan)• 提供建議 / 資源處理事故• 協調其他部門作事故善後工作• 確認起因分析調查報告的建議• 資訊回饋予公司高級管理層，使他們能分享有關事故處理之經驗

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風險管理經理的角色

- “OneViewRiskManagement” 系統管理員- 接收所有新事故的提醒- 綜合事故資料- 有需要時協調危機處理小組

採購管理

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選擇供應商 / 承辦商

除以下情況外，你必須選用在公司合格供應商 / 承辦商清單內的供應商 / 承辦商進行採購工作：

- 客戶自行進行的採購，或；- 客戶所指定的供應商 / 承辦商，或；- 在某些合約內，指定的供應商 / 承辦商- 在合格供應商 / 承辦商清單內列明可以豁免的貨品 / 服務

採購者必須保留所有採購紀錄

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採購合約 / 採購單的批核

如所購買的東西或服務是在港幣三千元或以上需正式採購文件

豁免

甲 ) 所要購買的東西價值低於港幣三千元；

乙 ) 月繳或經常性的維修費；丙 ) 持續法律行動的開支

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報價要求採購者需依照以下規定在採購時獲取最低報價數目：

牽涉貨品 / 服務金額 最少報價數目

≤ HK$3,000 不需要

HK$3,001 ≤ 涉及金額 ≤ HK$5,000 最少一份報價

HK$5,001 ≤ 涉及金額 ≤ HK$10,000 最少二份報價

HK$10,001 ≤ 涉及金額 ≤ HK$100,000 最少三份報價

HK$100,000 最少五份報價

除非得到客戶書面批准或在緊急情況下獲得總寫字樓隊長批核，上述採購必須嚴格執行

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報價要求

豁免

在以下情況下，採購者可被豁免報價或招標程序：

增補訂單 受維修或服務合約約束之指定服務或物料供應 由唯一代理商或原設備供應商所提供的服務或物料

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採購單 / 合約的批核

採購者在採購時需獲得以下被授權人士批准，方可進行採購工作：

牽涉貨品 / 服務金額 批准人：≤ HK$5,000 測量師或以上職級HK$5,001 ≤ 涉及金額 ≤ HK$10,000 經理或以上職級HK$10,001 ≤ 涉及金額 ≤ HK$1,000,000 隊長HK$1,000,001 ≤ 涉及金額 ≤ HK$2,000,000

組長

HK$2,000,001 ≤ 涉及金額 ≤ HK$5,000,000

物業部總監或兩位組長

HK$5,000,000 物業部總監

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變更 /取消採購文件

當採購單內的內容有變更時，我們需要取消採購單，並通知供應商 / 承辦商及財務部

所有新的採購單需按有關要求 / 程序重新批核

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提供專業及優越的意見，以滿足客戶商業目標

履行在管理合同中的服務要求

所 有超過 HK$30,000 之 採購 , 必需進行正式招標程序

招標 – 單一業主物業

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招標要求 – 適用於已訂立正式大廈公契的項目

根據建築物管理法例 (344) 內，第 20A(2)小節及 2B小段的指引，如有任何採購大於或有機會超越以下條款： -

- 採購合同總額等於港幣二十萬；或 - 總採購額等於每年財務預算的 20%

( 以上條款以金額較少者為準 )則必須於採購時進行招標。

若總採購等於每年財務預算的 20% 以上，批核採購的程序更需在業主週年大會內進行。

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招標要求– 適用於已訂立正式大廈公契的項目 ( 續… )

在下列情況下，可以豁免招標工作：

( 甲 )該供應商 / 承辦商當時正為該大廈提供供應品，貨品或服務及；

( 乙 ) 有關供應商 / 承辦商所提供的物品，貨品或服務與現時所提供的物品，貨品或服務屬同一種類；及

( 丙 ) 業主藉著在業主大會上議決通過「不須進行招標」。

裝修管理

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裝修管理 : 需要由住戶 / 承辦商所提供的文件 (如適用 )

• 提供圖紙供批核• 承辦商員工一覽表• 工人牌照副本• 緊急聯絡表• 熱工作許可證• 風險評估報告• 工業健康及安全計劃• 安全施工計劃• 承包商工程全保保險或公眾責任險 • 物料安全數據資料• 裝修按金

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裝修管理：施工期間

請嚴格執行以下要求：• 所有施工工人配戴由管理處發出的工作證• 為受影響地方作出適當保護• 提供輕便的滅火筒• 設置急救箱• 未經許可不得自行中斷 /隔離電源、空調或消防服務；• 未經批准不得進行結構性切割、鑽鑿• 未經批准不得進行有噪音產生的工作 • 不准對其他租戶造成騷擾或厭惡性行為• 每天清理地盤內的垃圾• 在上落物料前，與管理處協調• 於已協定的時間及路線運送物料• 遵照所有裝修條例

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裝修管理： 消防或主要系統隔離通知

• 消防或主要系統的隔離工作必須先經大廈管理處預先安排• 在隔離任何消防系統或主要系統前必須經過預先批核 , 並向所

有可能受影響單位預先發出通知 .

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裝修管理： 裝修工程完成

• 確保大廈內各設施如閥門，卷動扇及電力分發組件等的功能正常運作

• 確保依照已批准圖紙施工• 確保所有缺陷 /瑕疵已被剔除• 確保其他租戶並沒有在該工程中蒙受任何影響 /損失• 確保所有工具 /廢料從施工場地運走• 確保所有受影響的範圍已清理• 如上述事項未妥善處理，裝修按金將被扣押

保安管理

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保安管理：訪客登記 ( 商業大廈 )

• 在非辦公時間 * 內登記訪客的個人資料 (如身份證編號或工作證編號 )

* 住宅項目請參照大廈指定要求

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保安管理：非辦公時間的管理 ( 商業大廈 )

• 任何人仕不得在大廈內通宵• 請把門 / 從 <xx:xx> 時至 <xx:xx> 時關好及鎖上• 在 <xx:xx> 時後，記錄所有離開大廈人事的資料• 在 <xx:xx> 時後，審查所有搬運出大廈的貨物及搬運人仕，核證通行文件

• 截查遊蕩或形跡可疑人仕• 鎖好部份載客電梯及載貨電梯• 業戶 / 住戶須提供逗留在單位內的人數及其工作時段

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保安管理：鑰匙管理

• 所有鑰匙都應該有適當標籤• 所有鑰匙都應該妥善存放於大廈鑰匙櫃內• 不得將總匙交予非授權員工• 借出任何鑰匙前 , 必須先登記在鑰匙登記冊內• 借用者須於即日交還鑰匙• 機房鑰匙應長期鎖於鑰匙櫃內• 需為所有臨時通行咭設定編號 , 並登記使用者資料

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保安管理：車輛管理

• 檢查停車證，確保其有效性• 熟悉車道通路，保安設施及消防設施 • 登記進出車輛的資料 (包括車輛號碼及進出時間 )

• 如司機違反泊車條例 / 交通標誌 , 應禁止其進入• 安排最少一名員工負責管理收銀台 • 若車主報失車票，員工必須記錄報失車主之個人資料及車牌號

碼

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執照

請特別留意執照 / 牌照的到期日

個人 設備 系統職安健綠卡 升降機 WR2

保安人員許可證 電動扶手電梯 FS251

合資格人士 氣壓設備 Fire damper

認可工人建築工人電工執照 (R/A/B/C/H)

持牌水喉匠持牌吊船工人鋁架搭建工程 ( 表格五 )

公司資訊科技系統

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員工個人工作表現管理系統 (IPMP)

員工個人工作表現評核系統，員工能夠和其經理訂立電子化工作表現合約

在工作表現合約內有以下六種類： 對公司的成長作出貢獻 提高個人及專業技能 達到既定的財政目標 提供優越客戶服務 提供優越員工管理 開發及擴展新商機

以上六指標的分數將按工種酌量分配

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Connect

• Connect 為仲量聯行的新內聯網，此平臺能協助公司員工了解公司在美洲、亞太區及歐洲的全球、區域及地區性的業務及專業資訊。

• 你也可以從家裡瀏覽 Connect https://connect.joneslanglasalle.com/AP/Pages/Default.aspx

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「 OneView」為一個互聯網平台 , 為客戶提供一站式物業管理服務資訊

「 OneView」能： 消除通訊障礙 協助客戶迅速作出決策

OneView

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SMART「 SMART」為一個物業管理財務管理系統，其內容包括；

財務及營運報表 權限管理 支援財務處理程序及監控 訂定租約及綜合租約管理 編制不同類型的帳單 收納款項 編制符合法例要求的報表 支援大廈管理決策 先進科技加快 /減省財務程序 追蹤資料更新 / 更改

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「我的環保物業經理」 (MyGreenManager)

「我的環保物業經理」(MyGreenManager) 為仲量聯行總寫字樓與大廈職員的通訊站，網站內提供大量有用資訊，如：

最新的公司資訊及活動詳情 最新發放的員工 / 部門通訊 提昇服務論壇 與環保有關的網站連結及熱門話題 員工 /活動相片集

謝謝 !