第一部分 会计信息系统导论

第三章 文档技术

上海财经大学会计学院 钱玲

学习目标• 1 、了解文档技术的概念• 2 、了解数据流图• 3 、了解流程图及其他文档技术

学习重点• 1 、掌握数据流图的绘制• 2 、理解流程图及其他文档技术

第一节 文档技术概述 • 一、什么是文档技术

– 本章所指的文档，主要指和信息系统的设计和使用密切相关的材料，是用来解释系统运行情况的。

– 文档主要分为开发性文档和使用性文档。• 开发性文档描述了系统开发过程中的各种分析、设计情况。• 使用性文档主要用来指导用户对信息系统更好地操作、利用。

– 可以采用文字说明的形式、流程图的形式、或者表格等形式

• 二、掌握文档技术的必要性 – 首先的要求是，应该能够看得懂别人绘制的文

档，能够理解所说明的系统的运作情况。– 其次，要能够评价文档所描述的系统的内部控

制情况，对内部控制的健全与否进行判断，并提出改进意见。

– 最后，最好是能够学会编制文档。

第二节 数据流图• 一、数据流图的特点及其用途

– 数据流图用于描述数据在组织内部的流动和处理情况。它描绘的是系统的逻辑模型，不包含任何具体的物理元素，也没有计算机术语，所以能够很容易地被大多数人所理解。

– 数据流图的特点• 抽象性• 概括性

• 二、数据流图的基本符号– 较常用的有 Gane and Sarson 符号体系、 SSADM

符号体系、 Yourdon 符号体系等。 • 本课程主要采用 Yourdon 符号体系。

             

表示外部实体

表示单向的数据流

表示数据存储

表示处理

• 三、数据流图的绘制方法– 自顶向下的方法

• 首先绘制最概括的、最顶层的、只具有一个处理环节的数据流图，也就是总括数据流图（ Context Level DFD ），它总括地描述了系统的数据源点、终点和处理。

• 将它进一步细化，比较细致地描绘系统的主要功能。这样，就得到了 0 层、 1 层、 2层 ...... 数据流图。当把系统中的处理分解到最详细后（也就是最底层数据流图），就不需要再分解了。

– 例示• 星星工厂的人事部门负责记录和管理每一个员工的

基本信息，包括工号、姓名、所属部门、级别、基本工资等。

• 如果这些信息有调整，如职工离职、调换岗位、基本工资增减等，也是由人事部门负责记录。

• 有关员工的基本信息在每次工资计算时都需要用到，由人事部门负责将数据传送到财务部门。

• 每个月结束后，各个部门要将员工的考勤、加班和产量工时记录等送交财务部门进行工资核算。

• 财务部门的工资核算员根据员工的基本情况和考勤等情况计算每一个员工的工资，并代为缴纳个人所得税。

• 还要按照部门进行工资费用的汇总、分配。• 根据工资的计算情况，通知银行划账。• 财务部门将各个部门员工的工资计算情况传递到各

个部门，并通过各个部门将每一个员工的工资条发放到员工手中。

• 财务部门对工资进行各种统计分析，这些统计数据要报给相关管理部门。

– 绘制总括数据流图• 如果一个实体所涉及的活动都不是信息处理活动，则这个实体就是外部实体。如果一个实体涉及信息处理活动，则这个实体就是内部实体。

• 人事部门、各个部门、银行、员工、管理部门和税务部门是外部实体，财务部门是内部实体。

         

职工考勤等信息

职工基本信息人事部门

各个部门

员工

银行

管理部门

工资核算

工资条信息

划账通知

税务部门

统计信息

纳税申报信息

                         

工资条信息

职工工资信息

划账通知

工资统计信息

工资汇总、分配信息

纳税申报信息

职工考勤等信息

职工基本信息

固定工资数据文件

人事部门

各个部门

员工

银行

管理部门

税务部门

1.        0工资计算

变动工资数据文件

工资计算文件

2.        0计算并代缴税额

3.        0工资汇总、

分配 工资汇总、分配文件

4.        0工资统计

分析

绘制 0 层数据流图

• 四、数据流图绘制中的注意事项– 数据流图是系统的一个综合、抽象的描述，它删除了各种具

体的物理因素而表示了整个系统的逻辑结构，即逻辑模型。数据流图的基本要领是描绘“做什么”而不是考虑“怎样做”。

– 数据流图关注的是正常的信息流动过程，通常忽略出错处理，也不包括诸如打开或关闭文件之类的内部处理。

– 要明确系统的边界，要明确系统的起点和终点，要明确哪些内容需要包括在系统中。

– 当一个图中出现的处理超过 9 个（或者 7 个）时，应该采用画分图的方法，也就是把每个主要功能都细化为一张数据流分图。

– 数据流图不反映时间的顺序；不反映判断和控制条件；不反映循环过程。

– 一般从左向右进行绘制。– 数据流图中各符号分布要合理、整齐，尽量避免线条的交叉。– 各个处理必须具有唯一的名称。– 处理的输入应与其输出不同。– 处理不可能只有输入而无输出，只有数据去向才可以只有输入而无输出。

– 处理不可能只有输出而无输入，只有数据来源才可以只有输出而无输入。

– 不能将数据从一项数据存储直接移到另一项数据存储。

– 不能将数据从数据来源直接移到数据存储。– 不能将数据从数据存储直接移到数据去向。– 与系统有关的任何数据都不能从数据来源直接移到数据去向，必须通过处理来完成。

– 数据流采用单向箭头来表示。– 数据流的分叉表示来自同一位置的相同数据流向两个或多个

不同的处理、数据存储或数据去向。– 数据流的接合表示来自两个或多个不同的处理、数据存储或

数据来源的数据流向相同的位置。– 数据流不能直接回到原来的处理。– 数据流流向数据存储意味着更新，例如增加、修改、删除。– 数据流流出数据存储意味着检索或使用。

• 五、数据流图的优缺点– 优点

• 总体概念强，每一层都明确强调“干什么”、“需要什么”、“给出什么”；

• 可以反映出数据的流向和处理过程；• 由于自顶向下分析，容易及早发现系统各部分的逻辑，容易与

计算机处理相对应。– 缺点

• 不直观，一般都要在作业流程分析的基础上加以概括、抽象、修正而来；

• 如果没有计算机系统帮助，人工绘制太麻烦，工作量较大。

第三节 流程图

• 一、流程图的特点及其用途– 流程图使用一些标准的符号形象地表示了业

务处理过程和数据的流动。• 数据流图强调的是数据的流动，而流程图强调的

是包含数据的文档或者记录的流动；• 数据流图表示的是数据的逻辑流动，而流程图表

示的是数据的物理流动，集中反映信息流和处理的物理特性；

• 数据流图没有表示处理和数据流的顺序，而流程图表示了处理和数据流的顺序。

• 二、流程图中的符号 – 输入 /输出类符号

• 这类符号表示向处理过程提供输入或者从处理过程向外输出的设备或者介质。

– 处理类符号• 这类符号或者表示处理数据所用的设备类型，或者表示手

工处理何时完成。– 存储类符号

• 这类符号表示用来存储系统现在不用的数据的设备。– 流动和其他符号

• 这类符号表示数据和物品的流动。有些符号表示流程图的开始、结束、进行决策和解释性说明等。

文档表示一份文档或报告。文档或报告可以手工编制，也可以由计算机编制。

多文档表示一份文档的多个副本。在右上角用 1、 2、 3 等该副本的编号。

输入 /输出；日记账 / 分类账

在程序流程图中，表示输入或输出或者既输入又输出。在文档流程图中，表示会计日记账和分类账。

输入 /输出类符号

显示CRT 终端或类似的显示部件，可用于输入或输出，也可既输入又输出。

人工输入数据的脱机处理，例如，填写表格人工输入

CRT 终端，个人电脑

将显示和人工键入符号一起使用，表示 CRT 终端和个人电脑。

传输磁带手工准备的控制总数，用来和计算机产生的总数进行比较，起到控制的作用。

处理类符号

计算机操作计算机执行的处理功能，通常能改变数据值。

人工操作

辅助操作

脱机键入处理

人工完成的处理功能，例如，会计在工资支票上签名。

使用脱机键入设备的处理，例如，键入磁盘。

不是由计算机而是由其他设备完成的脱机操作

预先定义的处理

用于程序流程图中表示预先定义的处理

磁盘

磁带输入 /输出，或表示一个磁带文件。

磁盘输入 /输出，也可表示存储在磁盘上的文件或数据库。

存储类符号

磁带

手工存储和检索的文档的文件。如果上面标有 N ，表示按照数字顺序存放；标有 A ，表示按照字母顺序存放；标有 D 或者 C ，表示按照时间顺序存放。

表示任何种类的联机存储，包括磁带、磁鼓、软盘和海量存储器件等。

联机存储

文件N

文档或者处理的流动

表示处理或者文档的流向。一般流向是从上向下，从左向右。

流动和其他符号

数据 / 信息的流动

表示数据 / 信息的流向，往往用来表示数据从一个文档复制到另一个文档。

通信链路 数据通过远程通信线路或链路从一个地方传送到另一个地方

同页连接符

换页连接符

指出转到图的另一部分或从图的另一部分转来，通常在同一页上。使用同页连接符可以避免页面上连线杂乱无章。

指出转到另一页图上或由另一页图转来。

物品的流动表示物品的移动。主要用在文档流程图中。

开始或停止表示起点、终点、处理或者程序中的断点。也用来表示一个外部实体。

选择（分支）表示一个选择。用于计算机程序流程图中表示不同情况下的分支。

注释表示解释性说明，可以使流程图更加清楚。

多分支表示多分支。用于计算机程序流程图中表示不同情况下的多个分支。

• 三、流程图的绘制规则– 首先要了解系统。– 识别哪些实体需要用流程图来表示。– 如果有多个实体需要绘制，那么将流程图分为几列，每列有一个标签。每一个实体的活动在单独列中表示。

– 仅仅需要将正常的处理活动表示出来，确保所有处理的顺序是正确的。使用注释符号表示例外过程。

– 在流程图中，流程应从上而下、从左向右表示。– 流程应该有一个清晰的起点和终点。– 使用标准的流程图符号。– 对所有符号命名。

– 如果使用文档的多个副本，在文档的右上角标上文档编号。

– 每一个手工处理符号都有一个输入和一个输出。在同一列中，不要直接将文档连接起来。如果文档移动到另一列，在两列中都表示文档。

– 如果流程图在一张纸上绘制不下，就需要分在几张纸上。每张纸要进行编号。还要使用换页连接符进行连接。

– 在产生文档、报告的列中显示文档。对文档的后续处理使得文档移动到其他列。

– 当经过一个计算机程序的处理时，要显示所有进入或从计算机文件中取出的数据。

– 使用一根线从文档指向文件，表明文档被归档。一个手工处理不需要表明文档被输入文件。

– 必须反复多次。– 重新设计流程图。避免聚集和交叉线。– 由对系统熟悉的人员对流程图进行检查，保证流程图

的正确。– 完成流程图的绘制。标上流程图的名称、日期、绘制

者姓名等。

• 四、流程图的种类– 文档流程图，它描述了系统中文档的起点、流

向、终点和对文档执行的操作。– 系统流程图，它描述了整个系统的配置，包括

系统的输入、处理和输出。– 程序流程图，它描述了计算机程序的逻辑和处

理步骤。

车间或科室部门 劳动工资或人事部门 财会部门

考勤簿

出勤汇总表 工资单

工资汇总表

五、文档流程图

职工固定信息

职工变动信息

编辑

工资表

错误

编辑后的变动信息

计算工资

职工工资情况

输出工资表

六、系统流程图

存储

输入

处理

输出

系统流程图 程序流程图

输入数据

条件是否满足？

否

是

进行计算

更新记录七、程序流程图 程序流程图和系统流程图的关系

工龄 A

A 的大小

A>=8

扣款率 =0

A<8 AND A>=5

扣款率 =0.1

A<5 AND A>=2

扣款率 =0.3

A<2

扣款率 =0.5

缺勤扣款 =日基本工资 *扣款率 *缺勤天数

……

……

程序流程图

• 八、数据流图和流程图的区别– 数据流图强调的是数据的流动和系统中正在发生的事

情；流程图强调的是包含数据的文档或者记录的流动。– 流程图主要用来记录现有系统，因为它们强调的是数

据怎样被处理和存储。数据流图主要用于设计新系统，而且不考虑新系统的物理设备，如处理、存储和交换数据等物理设备。

– 数据流图主要只使用四种符号。流程图使用很多符号，可以表示更详细的信息。

– 流程图表示了处理和数据流的顺序。数据流图中没有。数据流图也不表示事件的时间，流程图可以表示出来。

第四节 实体关系图• 实体关系图（ Entity Relationship Diagram ，简称为 ERD ）是一种用于表示实体与实体之间关系的图示表达方式。

• 实体（ entity ）就是指组织感兴趣的事物，组织需要了解有关它的信息。

• 属性（ attribute ）• 主关键字（ key field ）

• 一对一的关系• 一对多的关系• 多对一的关系• 多对多的关系

Microsoft Access 2007所提供的示例数据库Northwind（罗斯文）公司数据库中几个表的关联关

系

第五节 实体生命历史图 • 实体生命历史图（ entity life history ，简称

ELH ）表示了组织中一个实体从出现到消失整个存在阶段所发生的处理和事件。

• 从左向右表示事件发生的时间顺序；从上到下逐步深入；用“ *” 表示这是一个重复多次的事件；用“ O” 表示这是一个选择。

第六节 决策表 • 一、决策表的绘制目的

– 决策表（ Decision Table ，也有人翻译为判定表）是决策逻辑的表格化表示形式。对于一个给定的情形，决策表列出了在决策中可能发生的所有条件，它也列出了所有行动。如果某一个条件成立，则采取某种行动，这就是决策规则。

– 决策表的好处是它清楚地解释了所有可能的逻辑关系，所以，程序的编写可以直接针对每一个决策规则进行。

决策表的一般形式

标题 规则编号

需要考虑的所有条件 可能出现的情况（即条件的组合）

可以采取的所有行动 针对具体情况采取的行动

二、决策表的形式

• 三、例示• 某个企业的折扣政策：如果往来客户的应收账款余额小于 2000 元，并且账龄小于 2 个月的话，则折扣率为5%；如果上述有一个条件不满足，则折扣率为 2%；如果上述两个条件都不满足，则没有折扣；如果上述两个条件都满足，并且往来时间超过 3年，则折扣率再增加 2% 。

 

来往时间 >3年

应 收 账 款 余 额<2000 元

Y Y Y Y N N N N

应收账款账龄 <2 个月

Y Y N N Y Y N N

Y N Y N Y N Y N

折扣率 0%             X X

折扣率 2%     X X X X    

折扣率 5%   X            

折扣率 7% X              

 

来往时间 >3年

应 收 账 款 余 额<2000 元

Y Y Y N N

应收账款账龄 <2 个月

Y Y N Y N

Y N - - -

折扣率 0%         X

折扣率 2%     X X  

折扣率 5%   X      

折扣率 7% X        

• 四、扩充条目决策表和混合条目决策表 –扩充条目决策表

• 当条目指明特定行动、特定条件或提及其他决策表时，就需要用到扩充条目决策表（ Extended Entry Decision Table ）。

应收账款管理 A类信用 A类信用 A类信用 B类信用 B类信用 B类信用

账龄 1 个月 2 个月 3 个月 1 个月 2 个月 3 个月

行动 没有行动 私人信函 催款单 私人信函 催款单 警告信

–混合条目决策表• 如果将有限条目决策表和扩充条目决策表结合起来，

就形成了混合条目决策表（ Mixed Entry Decision Table ）。

客户类型 A A B B

订单总额 > 10万 Y N Y N

折扣 10% 5% 7% 2%

第七节 决策树 • 一、决策树的绘制目的

–决策树（ Decision Tree ，也有人称为判定树） –决策树是一种图形化的表示，易于被用户理解。

在绘制决策树时，每个节点的次序可能会对最终画出的决策树的简洁程度有较大影响。

N

N

Y

Y

应收账款余额 <2000 元

应收账款账龄 <2 个月

Y

Y

N

来往时间 >3年

来往时间 >3年

7%

5%

2%

2%

应收账款账龄 <2 个月

N

N

N

Y

Y

Y

N

来往时间 >3年

来往时间 >3年

2%

2%

0%

0%

二、例示

第八节 结构化语言 • 一、什么是结构化语言

–结构化语言也称为伪码，它通常使用自然语言的词汇，同时使用某种结构化的程序设计语言的语法，由三种基本结构构成。

• 二、例示 if 应收账款余额 <2000 元 and 应收账款账龄

<2 个月 then 给与折扣率为 5%endif

第九节 数据字典• 一、数据字典的用途

– 数据字典（ Data Dictionary ，简称为 DD ）。– 数据字典是关于数据描述信息的一个集中库，它产生于

数据分析阶段，在以后的各个阶段都对其进行查询或维护。

– 它包括数据的标志、技术信息、注解信息、关系信息，它包括每一数据的名字、意义、别名、来源、操作人、类型、位数、值范围、格式、作用、注解及与其他数据的关系。在数据字典中，一般要对系统的数据元素（也就是不能再分解的基本数据项）、数据流（也就是组合数据项）、处理（又称为数据处理或数据加工、处理逻辑）和数据存储逐一进行解释。

• 二、例示

表 3－7 数据字典 编号 名称 说明 长度 类型 涉及的记录 来源 用途（去向）

1

客户订单编号

客户订单上的识别编号

5 数字

待处理订单、销售分析报告、积压订单记录

客户订单

销货发票、积压客户订单报告、生产订单、发运记录

2 客户编号

作为客户的识别标志

6 数字 待处理客户订单记录

客户编号目录

销售分析、待处理销售订单表、账龄分析表、销货发票