ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

МЕЖДУНАРОДНЫЙ ОПЫТ И РЕКОМЕНДАЦИИ

ДРОКОВ Сергей Владимирович – к.и.н., Образовательный центр

2

Основные принципы и цели

Основные принципы организации работы с документами – совокупность единых требований к документированию и организации работы с документами.

Основные цели организации работы: Упорядочение документооборота, Сокращение количества документов,Повышение качества документов, Создание условий для эффективного применения

прогрессивных технических средств и технологий:сбор информации, обработка информации,анализ информации, совершенствование работы аппарата

управления.

3

Основные циклы организации работы с документами

Экспертиза Экспертиза ценностиценности

Учет, Учет, согласование, согласование, утверждение, утверждение, регистрациярегистрация

КлассификацияКлассификация

Защита и Защита и порядок порядок доступадоступа

Порядок хранения, Порядок хранения, внесения изменений, внесения изменений, уничтоженияуничтожения

Передача на Передача на хранение в архив хранение в архив организацииорганизации

Хранение в Хранение в архиве архиве организацииорганизации Передача на Передача на

государственногосударственное хранениее хранение

4

Законодательное регулирование

Федеральные законы Российской Федерации от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» и от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (в ред.);

Указ Президента Российской Федерации от 15 марта 2000 г. № 511 «О классификации правовых актов» (в ред.);

Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред.);

Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

Федеральный закон Российской Федерации от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании» (в ред.) и т.д.

В действующем законодательстве Российской Федерации содержатся обязательные для исполнения нормы, правила и требования к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций

5

Нормативно-методическое регулирование

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения;

ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Управление документацией. Общие требования;

ГОСТ Р ИСО 23081-1-2009 Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1 и т.д.

6

Регулирующая среда организации работы

Стандарты, относящие к практической деятельности

Правила рекомендательногохарактера

Кодексы поведения и этики

Общественные ожиданияприемлемого поведения

в отрасли или деятельности

Законы и нормативные акты,

регулирующие сферу деловой деятельности

7

Характеристики документных систем

Надежность

Целостность

Соответствие

Комплексность

Системность

8

Системы документации

Отчетная

Договорная

Плановая Финансовая

Документационного и информационного

обеспечения

Материально-технического обеспечения

Организационно-распорядительная

Система документации

9

Состав регистрационных данных

Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях их учета и поиска

ГОСТ Р ИСО 23081-1-2009: «Метаданные обеспечивают аутентичность, надежность, применимость и целостность документов, обеспечивают управление ими и понимание информационных объектов, как физических, так и аналоговых и цифровых». «Все метаданные о документе формируют новый документ, а именно документ метаданных… Документ метаданных, равно как и сами метаданные, необходимо сохранять до тех пор, пока существует оригинал документа.»

10

Реквизиты и формуляр образец (пример формуляра образца банковской документации)

11

Опыт стран Европы: обследование, анализ и идентификация требований

Шаг первый: Предварительное обследование Сбор и систематизация

информации; Составление обзора видового состава электронных документов и их автоматизированных систем.

Шаг второй: Анализ деятельности организации, и ее структурных подразделений Структуризация базы для

классификации электронных документов.

Шаг третий: Идентификация требований к электронным документам Установление видов электронных

документов, подлежащих учету и сохранности; Установление причин обеспечения сохранности электронных документов; Определение сроков оперативного хранения электронных документов; Выявление иных существенных характеристик электронных документов, влияющих на принципы их учета и обеспечения сохранности.

12

Опыт стран Европы: экспертиза и оценка

Шаг четвертый: экспертиза ценности Выявление электронных документов,

подлежащих долгосрочному хранению (то есть сроком, превышающим срок эксплуатации автоматизированной системы, в которой они были созданы).

Шаг пятый: Оценка эксплуатирующихся АИС

проведение анкетных опросов ответственных руководителей структурных подразделений организации (топ-менеджеров);

составление списков о АИС организации с использованием административных регламентов или иных формальных процедур по согласованию требований к автоматизированным системам;

использование практического опыта: установление ожидаемого состава имеющихся и планирующихся АИС.

13

Опыт стран Европы: стратегия обеспечения сохранности

Шаг шестой: Стратегия должна содержать: Всестороннюю политику, определяющую

главные цели оперативного документирования и последующего архивирования в процессе регламентных процедур;

Задачи и цели организации, утвержденные ее руководством. В некоторых организациях должен быть решен вопрос, на каком этапе оперативное документирование ведется только в электронном виде, а на каком на бумажных носителях;

Планирование информационного ресурса оперативного документирования. Для этого следует: локализовать в единый процесс

взаимодействие структурных подразделений по основным направлениям деятельности организации, с учетом ее целей и задач;

присвоить практическим аспектам оперативного документирования и архивирования высочайший приоритет. Поставить во главу угла удобство для пользователей.

14

Опыт стран Европы: хранение и безопасность

Шаг седьмой: Обеспечение хранения Учет изменений в процессе

обслуживания (модификации) АИС, образующей электронные документы

Информационная безопасность Предупреждение чрезвычайной

ситуации Обеспечение сохранности электронных

документов, вышедших из эксплуатации АИС: миграция в состав архивной

автоматизированной системы, предназначенной для долгосрочного сохранения электронных документов; или

поддержка и сопровождение выведенной из эксплуатации автоматизированной системы на время востребованности электронных документов.

15

Практический опыт организации работы с документами

Идентификация Идентификация требованийтребований

ОбследованиОбследованиее

Анализ Анализ требованийтребований

Экспертиза Экспертиза ценностиценности

Оценка Оценка эксплуатирующихся эксплуатирующихся АИСАИС

Стратегии Стратегии обеспечениобеспечения я сохранностисохранности

Хранение и Хранение и управлениеуправление

16

127083, МоскваПетровско–Разумовская аллея, 12аТел.: +7 (495) 792–31–31, факс: +7 (495) 251–36–03www.elar.ru E–mail: SDrokov@elar.ru

Спасибо за внимание

16