التقارير وكتابة إعداد

اإلداري االتصال مهارات إحدى هي التقارير وكتابة إعداد مهارات: تعريفاالتصال

وتتفق الفكر، يتوحد أساسها على التي المعلومات وتبادل نقل. القرارات وتتخذ المفاهيم،

عمليات خالل من المشاعر أو اآلراء أو األفكار أو الحقائق تبادل. أخر إلى شخص من واالستقبال اإلرسال

: االتصال أنواع الكتابي االتصال الشفوي االتصال اللفظي غير االتصال

- لالتصال الرئيسية الطرق اإلداري االتصال مهاراتالكتابي اللفظي االتصال غير الشفوي االتصال االتصال

إلية الرجوع يسهلالمسئوليات لتحديد

المعلومات يوثقفي منها لالستفادة

المستقبل بعض نقل يضمن

و المعلوماتكبير لعدد االجوبه

العاملين من

الفعل ردود يوضحالعكسية

الروح في مؤثرللموظفين المعنوية

األفعال أن حيثأعلى بصوت تتحدث

الكلمات من لدى البالغ أثره له

ذوي الموظفينالثقافة و الكفاءات

العالية

التعاون روح يقويوالصداقة

والضغوط التوتر يزيلمافي إخراج نتيجة

الصدور تبادل على يشجع

فهو ولذلك االسئلهتقريب في فعال

المفاهيم تبادل عملية يسرع

و والمعلومات األفكارالوقت يوفر فهو اآلراء

والجهدمثل: المذكرات التقارير،،المنشورات

الشكاوي البيانية اللوحات اإليضاح وسائل

البصرية الحائطية الجرائد

مثل:اإليماءات الوجه حركات ،الغضب السكوت،

االنفعال باليد السالماالبتسامة

مثل: الشخصية المقابالت التلفونية المكالمات واالجتماعات اللجان

والمؤتمراتالمحاضرات

: وظائفاالتصال اآلتية : الوظائف االتصال عملية تؤدي

1

. أخر إلى طرف من الرسالة نقل. بها واالحتفاظ البيانات استقبال. منها المعلومات واشتقاق البيانات تحليل. وتعديلها للجسم الفسيولوجية العمليات في التأثير وتوجيههم اآلخرين األشخاص في .التأثير

: االتصال أهميةاالتصاالت .1 كفاءة على تتوقف األهداف انجاز على القدرةاليومية .2 المدير أعمال من h كبيرا h جزءا تمثل االتصاالتوالمفاهيم .3 واإلحصاءات والبيانات المعلومات نقل في تفيد أنها

المختلفة القنوات عبروالجماعي .4 الفردي السلوك وتغيير توجيه في أساسية ضرورة

المنظمة في والعاملين للجمهورلالنشطه .5 المشترك والتبادل التفاعل لضمان هادفة وسيله

للمنظمة المختلفةتوجيه .6 مجال في المنظمة لنشاطات وإرشادية رقابية وسيلة

وتحركاتهم فعالياتهم: االتصال أقسام

مكتوب أو شفويلفظي غير أو لفظي

راسي أو أفقيرسمي غير أم رسمي

: - المكتوب االتصال اإلداري االتصال مهاراتواألدلة : والنشرات والمذكرات الخطابات مثل متنوعة أشكاال يتخذ أن يمكن

اإلعالنات لوحات أو والتقارير: المكتوب االتصال مميزات

المرسل من كال تمج بكونها االتصال في الطريقة هذه تتميز. وقت أي في الية الرجوع يمكن مكتوب، مرجعي بإطار والمستقبل

المكتوبة الرسالة توزيع يمكن حيث التكاليف، منخفضة طريقه تعتبر. المستقبلين من كبير عدد على

المرسل قدرة على األول المقام في تعتمد المكتوبة الرسالة فعالية. فعالة بطريقه وتوضيحها األفكار صياغة على

أو مشكالت أية حدوث حالة في المعنية للجهات h قانونيا h مرجعا تعتبر. االتصال عملية تحتويه ما حول خالفات

: التقرير تعريفبتوضيح يهتم وعادة ثقافي، أو اقتصادي أو اجتماعي لموقف تصور هوتمارسه أن تستطيع نشاط وهو بالموقف، المتعلقة والسلبيات االيجابيات

. لآلخرين وأفكارك نظرك وجهة لعرض التفكير مجاالت من مجال وهو: بأنه التقرير ويعرف

2

بين األعمال منشات في الفعال االتصال وسائل من وسيلةمجال في كل النشاط وحدات وبين المختلفة، اإلدارية، المستويات

اختصاصه. أو معين بموضوع الخاصة الحقائق من لمجموعه مكتوب عرض

نتائج مع تتماشى وتوصيات واقتراحات تحليل ويتضمن معينة، مشكلةالتحليل.

،مبسطه بطريقه ،h تحليليا h عرضا تعرض معينه، بمشكلة خاصة حقائقالتوصل تم التي النتائج مع تتمشى أن يجب التي االقتراحات ذكر مع

. والتحليل بالبحث إليها

المعلومات وإعطاء نقل بهدف ما، لمشكلة دراسة تتضمن وثقيه. والتوصيات األفكار تقديم اجل من الدراسة عنها تسفر التي والنتائج

األمور من بأمر h كتابيا الغير إعالم لمشكلة حلول إيجاد أو معين، موضوع دراسة أو بحث، نتائج عرض

ما.

طبي، فني، إداري، تقرير كان hسواء منه، الهدف باختالف التقرير ويختلفاختالف.... على األعمال دوائر داخل هامه اتصال وسيلة التقارير وتعتبر الخ

السيطرة اإلدارة على الصعب من يكون التقارير وبدون وتخصصاتها، أنواعهاتتضمنه ما على اإلدارة تعتمد حيث وكفائه، بفاعلية وقياداتها المنشاه على

القرارات واتخاذ المنشاه داخل يجري ما لمعرفة المعلومات من التقاريرأسلوب واختيار والخطط السياسات ورسم المختلفة المواقف في المناسبة

أراء و نظر وجهات على التعرف في التقارير تساعد كما المناسب، العمللمشكالت يقترحونها التي والحلول يقدمونها التي والتوصيات العاملين

العمل.الحاالت بعض وفي المعلومات، نقل هو التقارير لكتابة األساسي الهدف إن

اتباع يجب ذلك وعل اقتراحات، او توصيات لتقديم كوسيلة التقارير تستخدم. التقارير وكتابة أعداد في أسلوب

: التقرير يكون أن إلى يهدفواستيعابه: فهمة سهل واضحا1

لغرضمنه: يكفي بما موجزا1الموضوع: جوانب كافة يغطي كامًال1

معلوماتصحيحة: على يحتوي دقيقا1بين األعمال منشات في االتصال أساليب احد المكتوب التقرير ويعتبركما اختصاصه، في كل النشاط وحدات وبين المختلفة، اإلدارية المستويات

يطلق ما وهو العالية، اإلنسانية االتصاالت أساليب ضمن عامه بصفه يعتبر:Effective Human Communicationsعليه في تتلخص والتي

الشخصية Interviewingالمقابالتالتلفونية Telephoneالمحادثة

والعرض Presentationالتقديمالتقارير Report writingكتابة

Meetingsاالجتماعات

3

Questionnairesاالستقصاءات العينات ودراسة Observationsالمالحظه

والمستندات Documentsالوثائق Referendumاالستبيان

اآللي الحاسب Computersأجهزهوالتلكس الفاكس Fax & Telexأجهزه

وتوصيل نقل إلى أو معلومة تجميع إلى أما األساليب هذه من أي وتهدف ) أن ) إال ، االتجاهين ذو االتصال عليه يطلق ما وهو h معا االثنين أو معلومات،

وتوصيل نقل خالله من يتم حيث واحد اتجاه في اتصال يعتبر التقرير. معلومات تجميع وليس معلومات

: التقارير أهميةنقل .1 هي األولى بالدرجة التقارير كتابة من األساسي الهدف

من مجموعة ذلك بجانب التقارير تحقق أن يمكن و المعلومات،: يلي فيما نوجزها األهداف

المختلفة وظائفها أداء في اإلدارة معاونه والتسجيل التوثيق المعلومات تبادل مرجعية معلومات

التي المعلومات المديرون يتلقى طريقها عن اتصالية وسيله التقاريرالعمل أسلوب واختيار الخطط ووضع السياسات، رسم في عليها يعتمدون

بتكاليف المديرين إلعالم التقارير تستخدم كما مؤسساتهم، داخل المناسب. المنشاه في األعمال مختلف في األداء ومستوى ومشكالته، اإلنتاج،

أهمية لها التقارير أن إال األعمال، دوائر داخل االتصال وسائل تنوع ورغم: التالية لألسباب ذلك ويرجع الوسائل، هذه بين خاصة

أي .1 في إليها الرجوع يمكن للمعلومات دائما h مصدرا التقارير تعتبروقت

واستيعاب .2 فهم على األخرى، االتصال وسائل من أكثر التقارير تساعد. والحقائق المعلومات

عليها .3 بناء القرارات تتخذ التي األساسية القاعدة التقارير تعتبرأساليب .4 ببعض قورنت إذا إعدادها في باالعتدال التقارير تتميز

األخرى االتصالمنشأة في االتصال وسائل أهم من تعتبر المكتوبة التقارير فان ذلك وعلى

األعمال.

: التقارير أهمية التيعظمت العوامل بين ومن

4

المدى .1 في وتعقدها األعمال مجال في العمليات من كثير في النموالطويل

اإلداريين .2 أداء لقياس أفضل لطرق الحاجة تناميالكفاءات .3 ذات المعلومات إنتاج ومعدات أجهزه في السريع التطور

األكبراستحقاق أو العمل، من كفصل معينة، قرارات التقرير على يترتب ما وكثيرا

أو المنظمة نشاط توسيع أو الحالية، البرامج تصميم إعادة أو نقل، أو ترقيه،: التقرير كتابة عند يلي ما مراعاة ينبغي لذا تحجيمه،

والموضوعية الدقة تحري المعلومات صحة من التأكد بالمعلومات اإلدالء في الصدق ( كالصداقة التقرير كتابه في الشخصية األغراض تدخل عدم

) والمصلحة والبغض: التقرير أهداف

هذه أهم ومن التقرير كتابة وراء من أهداف أو هدف هناك يكون أن البد: يأتي ما األهداف

األمور .1 من بأمر الغير إعالمنظر .2 بوجهة أو معين بشيء إقناعهم طريق عن اآلخرين سلوك تحريك

محددهليستفيد .3 مهمة، مشكله أو معين لموضوع دراسة أو بحث نتائج عرض

. عليه اطلع من كل التقرير هذا قراءة منجملة في ومحددا واضحا يكون أن يجب التقرير إعداد من الهدف فان لذلك

( : ما جهة في انجازه تم ما معرفه التقرير هذا من الهدف مثل واحدة،فتره خالل مستهدف هو ما وانجاز تحقيق عدم إلى أدت التي واألسباب

وهكذا(... معينه

فيما نوجزها األهداف من مجموعة ذلك بجانب التقارير تحقق أن ويمكنيلي:

: التالية المختلفة وظائفها أداء في اإلدارة معاونه:المختلفة، التخطيط النشاط أوجه عن معلومات على يبنى

السابقة االنجازات تمثل تقارير شكل في اإلدارة إلى تردعلى القائمين وتوصيات نظر ووجهات المتاحة واإلمكانيات

خطط إصدار على يساعد مما لإلدارة، المختلفة االنشطه. النجاح مقومات لها تتوفر و للتنفيذ وقابله وعلمية موضوعية

:االنجاز الرقابة مقارنة في يمكن الرقابة وظيفة جوهر أنالموضوعة الخطة ضوء في يتم أن يجب كان بما الفعلي

من اإلدارة تتمكن وحتى عليها، المتفق األداء معايير وحسبشكل في معلومات دائما يلزمها فانه المقارنة هذه إجراء

. تمت التي االنجازات عن تقارير: واإلشراف أن التوجيه المسئول أو الرئيس يستطيع ال

على الحصول دون واإلشراف التوجيه وظيفة يمارس

5

أثناء تظهر معوقات أو مشكالت وأي العمل سير عن معلوماتبشكل يمده للتقارير نظام خالل من إال ذلك يتيسر وال التنفيذ،

. الالزمة بالمعلومات منتظم: التقييم و االنشطه المتابعة متابعة عملية تتطلب

وجود ضرورة اإلدارية والوحدات األفراد أداء وتقييم المختلفةتحقيق مدى تحديد على وتساعد االنجازات تعرض تقارير

تحليال وتقدم وقعت التي االختالالت وتحدد الموضوعه األهداف. h مستقبال تالقيها وكيفية ألسبابها

2): والتسجيل والتسجيل، التوثيق للتوثيق وسيلة التقارير تعتبرإليها، التوصل تم ونتائج تمت وأعمال وانجازات نشاط عن تعبر فهي

مجموعة أن مثل فنجد معالجتها، وأساليب العمل واجهت ومشكالتالمنشاه لنشاط سجال تعتبر ماليه، سنه كل نهاية تصدر التي التقاريراألعمال لنتائج تحليال تتضمن تقارير و الزمنية، الفترة هذه خالل

. المنشاه واجهتها التي والمعوقات األداء لمستوى تقييم وتقارير3): المعلومات بين تبادل المعلومات لتبادل وسيله التقارير تعتبر

على التأثير بالتالي و المنشاه، داخل المختلفة االنشطه و الوحدات. المنشاه أهداف تحقيق يكفل بما الوحدات هذه برامج و خطط

مرجعية :(4 معلومات معلومات تتضمن التي التقارير بعض هناك : خطوات توضح التي األداء تقييم ذلك مثال إليها، للرجوع دائما نحتاج

تساعد التي والنماذج اإلتباع الواجبة المختلفة واإلجراءات العمل سير. أيضا الجدد الموظفين تدريب في المرجعية المعلومات هذه مثل

: التقارير استعمال فوائداستعمالها جرا المؤسسات تحققها التي الرئيسة الفوائد من العديد هناك

: منها للتقارير1) . أن حيث المؤسسة فلسفه والسياسات، اإلجراءات في تغيير إجراء

. معين تقرير في قدمت اقتراحات نتيجة هي التغيرات معظم2) : معينة حاجات وجود إلى تشير تقارير هناك أن حيث بالحاجات التبوء

. إدارة في العاملين عدد زيادة إلى الحاجة مثل للمنظمة توفيرها يجبالحاجة أو معينه، إدارة في العاملين عدد زيادة إلى الحاجة أو معينة،

المؤسسة . داخل الصناعية السالمة إجراءات تطوير إلى

3) : الرقابة في التقارير استعمال يعني وهذا األداء بمعايير االنجاز مقارنةالتكاليف رقابة في وخاصة

4) : تخفيض ضرورة إلى التقارير تشير أن المفروض التكاليف تخفيضنتيجة تحقيقها الممكن الوافرات إلى تشير أو المؤسسة في التكاليف

التقرير تضمنها التي والمتقرحات التوصيات تطبيق

: التقارير أنواع: مثل عديدة أنواع إلى التقارير تنقسم

:أ- ومنها موضوعاتها حسباالخباريه .1 التقارير

6

والفحص .2 البحث تقارير أو التحليلية التقاريرالسنوية .3 التقاريرالمالية .4 التقاريرمعينه .5 موضوعات تتناول اشرافيه دورية تقاريركمية .6 احصائيه صورة في بيانات وتضمن احصائيه تقاريرمعينه .7 إدارية مشكالت ومناقشة بعرض وتتعلق إدارية تقارير:ب- رسمية غير أو رسمية شكليتها درجة حسب التقارير أنواعرسمية .1 تقاريررسمية .2 غير تقارير

: ومنها. عليها تخرج التي الصورة حسب التقارير أنواع جشفهية. 1 تقاريرمكتوبة. 2 تقارير

: ومنها. إليها الصادرة الجهة حسب التقارير أنواع دداخلية. 1 تقاريرخارجية. 2 تقارير

: يلي لما h وفقا أخرى أنواع إلى التقارير تقسيم ويمكن كما: الزمن: ناحية من أوال

1.: دورية تحددها تقارير ما عادة ثابتة، زمنية فترات تغطي التي وهيتكون وقد الحاالت، بعض في القانون يحددها قد أو بالمنشاة العمل نظم

: التقارير هذهيوميةأسبوعية شهرية ( كل سنوية (3ربع أشهر ( كل سنوية (6نصف شهور سنوية

تقرير فهناك الدوريات، هذه من أكثر أو بواحدة التقرير نفس يصدر وقدتؤثر كما وهكذا اليومية، التقارير إجماليات يمثل شهري وأخر يومي مبيعات

: التقرير دورية تحديد على التالية العواملاالنشطه أ. بعض على وتأثيره الموضوع حساسية درجةسريعة ب. تصحيحية إجراءات اتخاذ إلى الحاجة مدى

ال ت. قد ثابتة دورية لها أخرى تقارير بموضوعات التقرير موضوع ارتباطتغييرها المنشأة تستطيع

اإلدارة ث. ورغبات احتياجات

التقرير ج. له يرفع الذي اإلداري المستوى

والقوانين ح. اللوائح2.: دورية غير وتختلف تقارير ثابتة، غير زمنية فترات تغطي التي وهي

أحداث بوقوع التقارير هذه مثل إصدار يرتبط ما وعادة ألخر تقرير منمستوى/ إلى الهامة األصناف ألحد المخزون رصيد وصول مثل معينه

معين، مستوى إلى الهامة األصناف ألحد مفاجئ عطل حدوث أو معين،. اإلنتاج خط على اآلالت إلحدى مفاجئ عطل حدوث أو

7

نادرة أو عادية غير بأمور ترتبط باعتبارها االستثنائية التقارير هذه وتسمىاتخاذ وتتطلب للمنشاة الرئيسية االنشطه ألحد مشكلة وتمثل الوقوع

الموضوعات بعض عن تقارير تصدر وقد واستثنائية، أيضا خاصة إجراءاتعن دوريا h تقريرا هناك أن مثال المصانع بعض في فنجد معا، الصفتين تحمل

( توفر عدم دورية، صيانة أعطال، وأسبابها التوقف وأوقات اآلالت حالة ) بعض... في دوري غير فوري تقرير يصدر كما أسبوعيا، يصدر الخ خامات،معينه أنواع عن الناتجة التوقف حاالت أو الماكينات لبعض التوقف حاالت

. األعطال من: الهدف: ناحية من ثانيا1

1. : برنامج أو موضوعة بخطه مرتبطة تكون إلي التقارير وهي متابعه تقاريرواقع هو ما بين مقارنه عملية تتضمن ما وعادة تنفيذه، جاري مشروع أو

وتوضيح الموضوع، البرنامج أو للخطة وفقا يتم أن يجب كان وما فعالشكل في تكون ما وأحيانا مسبباتها وبيان لها تحليل وتقديم االنحرافات

الفعلي تمثل خانات به بحرف actualجدول لها والتمثيل aويرمزالمخطط أو بحرف plannedالتقديري لها على pويرمز يترتب وقد ،

الخطط في تعديل أو تصحيحية قرارات اتخاذ التقارير هذه مثل. المتاحة للمواد توزيع إعادة أو الموضوعية

2.: معلومات أو تقارير أحداث عن معلومات تنقل التي التقارير وهييمثل h تعليقا تتضمن وقد إخبارية تقارير أحيانا وتسمى معينه، مواقف

أو الحقائق على التقارير من النوع هذا ويركز التقرير، كاتب نظر وجهةالشهري المبيعات تقرير مثل حقائقية معلومات البعض عليه يطلق ما

. ما ونادرا المنتجات لبعض العالمية األسعار تقرير أو الشركة، لفروعففي معينة، قرارات اتخاذ التقارير من النوعية هذه مثل على يترتب

عن تستخدم أن يمكن أنها إال فقط، االحاطه إلى تهدف األحوال معظمالتي التنبؤ عمليات أو المستقبلية الخطط وضع أو الدراسات إجراء

كما سابقه، فترات أرقام تمثل والتي الزمنية السالسل على تعتمد. معينه ظواهر وتحديد الموسمية اكتشاف على تساعد

3.: الدراسات التي تقارير الدراسات نتائج تعرض التي التقارير وهيمن أفراد بها يقوم وقد الخارجية، البيئة في أو المنشاه داخل تجرى

االقتصادية الجدوى دراسة تقرير مثل متخصصة، أخرى جهات أو المنشاهأسواق دخول أو المنتجات، تنويع أو بمصنع جديد إنتاجي خط إلنشاء

. معينة ترويجية أو تسويقية سياسة إتباع أو جديدة،4.: األداء تقييم h تقارير قياسا األداء مستوى تقيم التي التقارير وهي

الكفاءة على الحكم إلى التقارير هذه وتهدف ،h مسبقا موضوعية بمعاييرالتقييم، فتره خالل األداء مستوى عن تعبر تقديرات أو درجات إعفاء أوأسلوب وتحديد التقارير من النوع هذا لكتابة قواعد هناك تكون ما وعادة

. ومن العمل هذا لمثل النمطية بالمعايير الفعلي األداء ومقارنه لقياسوحدات أو معينة إدارات أداء تقييم أو األفراد أداء تقييم تقارير أمثلتها

أو كبيرة انحرافات وجود حالة في قرارات اتخاذ عليها يترتب وقد نشاط،. المسارات بعض تصحيح أو بالتوجيه أحيانا يكتفي قد

: المحتوى: ناحية من ثالثا1

8

ومحاسبية .1 مالية تقاريراالنشطه .2 تقارير3.. ) ( تقييم السلوكي، الوظيفي، الشخصي، الجانب األفراد تقارير

: الشكل: ناحية من رابعا11. : السوق دراسة تقارير الجدوى، دراسات تقارير وصفيه تقارير

المستهلكين واتجاهات2. : بياناتها يمال أن التقرير كاتب وعلى مطبوعة التصميم سابقة تقارير

للعاملين: األداء تقييم الصيانة، الجوية، بالرحالت المتعلقة تقارير مثل: التوجيه: ناحية من h خامسا

داخلية .1 تقاريرخارجية .2 تقارير

: الجيد خصائصالتقرير: أهمها من الجيد التقرير بها يتميز خصائص عدة هناك

1. : سبب هناك يكون أن يجب فعال تقرير كل التقرير غرض أو هدفلكتابته.

يكون: .2 أن يجب أفضل، كان كلما موجزا التقرير كان كلما اإليجاز. والكمال الشمول حساب على اإليجاز يكون وأال ،h مباشرا ،h مختصرا

غامضة: .3 غير بلغه و ومفهوما واضحا التقرير يكون أن يجب الوضوحبمعطيات: .4 h ومدعما اإلمكان قدر موثقا التقرير يكون أن يجب التوثيق

غير قرار اتخاذ من القارئ تمكين هو التوثيق من والغرض موضوعية،متحيز

التي: .5 الزمنية الفترة تحدد وان تاريخ، للتقرير يكو أن يجب التاريخالتقرير يغطيها

6. : يجب بما توصيه التقارير تتضمن أن يجب اتخاذه الواجب اإلجراء. التقرير في ذكرها الوارد معطيات كنتيجة عملة

7. " التقرير: " فأن ولذلك كلمة ألف من أفضل الصورة يقال التوضيحاتالذي التقرير من أفضل توضيحية بيانية ورسوما خرائط يتضمن الذي

. كلمات مجرد يتضمن : في تتوافر أن يجب التي المواصفات بعض هناك الجيد التقرير مواصفات

كمعايير أيضا تستخدم أنها كما ،h جيدا h تقريرا اعتباره يمكن حتى التقرير: يلي فيما المواصفات هذه وتتلخص معدة ومهارة وكفاءة جودة على للحكم

1. : التقرير، عرض ووقت التقرير يغطيها التي الفترة الزماني البعدفائدة عظمت كلما التغطية فترة نهاية من العرض وقت قرب فكلما

. المستقبلية للمرحلة التخطيط عند به االنتفاع إلمكانية التقرير2. : التقرير يغطي أن بالشمولية ويقصد بالموضوع واالرتباط الشمولية

للقارئ، المحتملة التساؤالت كل على ويجيب الموضوع جوانب كافة. التقرير ومعد القارئ لوقت توفيرا وذلك

3. : التقرير يتضمنها التي البيانات وصحة دقة تعتبر البيانات وصحة الدقةمعد من ذلك ويتطلب جودته، مدى على الحكم في أساسيا عامالإلى أحيانا واإلشارة يعرضها، التي المعلومات من التأكد التقرير

9

االعتماد إمكانية له ويوفر القارئ ثقة يكسب حتى وذلك مصدرها،. معين قرار اتخاذ في التقرير على

4. : حجم ويتوقف الالزم، من اكبر أو اصغر يكون إال يجب الحجم مناسبة : منها عوامل عدة على التقرير

التقرير يغطيها التي الزمنية الفترة له يرفع الذي اإلداري المستوى التقرير عن يتحدث الذي الموضوع االختصار أو اإلسهاب إلى الحاجة بمدى التقرير معدي أو معد شعور

وزادت كبيرا التقرير كان كلما بأنه البعض، بين يسود خاطئ اعتقاد هناك وفي المبذول الجهد وعكس باألهمية إحساسا ذلك أعطى كلما صفحاته، عدد

التقرير إشباع ومدى القارئ عليها يحصل التي بالفائدة هنا والعبرة أعداده،. المعلومات من لحاجته

5 : بوجهة. القارئ إقناع على h قادرا التقرير كان كلما اإلقناع على القدرةكفاءة ذلك على ويساعد جودته، درجة زادت كلما كاتبه، توصيات أو نظر

لغة أن والشك األفكار، وعرض واالستنتاج التحليل على وقدرته الكاتبتنفيذ ومتابعة لمراقبة خاصة اإلقناع على واألفضل األقدر دائما هي األرقام

. المختلفة االستراتيجيات6 : على. الحكم في مباشر بشكل العرض أسلوب يساعد العرض أسلوب

لألفكار المنطقي التتابع أن شك فال القارئ، مهمة ويسهل التقرير جودةثابتة وطريقه وفرعية رئيسية عناوين ووجود للتقرير الهيكلي والتكوين

مساعدة عوامل يعتبر ذلك كل مناسبة، إيضاح وسائل واستخدام للترقيمالتقرير عرض وأسلوب كفاءة لرفع

7 : عرض. عند الشخصية المؤثرات عن البعد ذلك معنى و الموضوعيةبان الشخصية وآرائنا لمواقفنا نسمح وال وتحليلها، والحقائق المعلوماتفي يضعفه ذلك فإن التقرير، يعرضها التي المعلومات وموضوع شكل تحدد

يقويه ال الحقيقة

التقارير كتابة في من: المهارة التقارير كتابة أن البعض يعتقد قديجب علميه أصول لها عملية الواقع في أنها إال البسيطة، أو السهلة األمورزيادة على تساعد التقرير كاتب لدى مهارات تتطلب أنها كما تراعى، أن

: مثل التقرير، فعاليةالمنطقي .1 التفكير على القدرةاألمور .2 بين والربط االستنتاج على القدرةاألفكار .3 وتبسيط التفسير على القدرةاأللفاظ .4 واختيار والصياغة التعبير على القدرة

المناسبة والتعبيراتالعلمية المبادئ ومراعاة للتقارير، السليم اإلعداد أهمية تظهر هنا ومنالفعالية لها تتحقق حتى لذلك الالزمة الفردية المهارات واكتساب لكتابتها،

. المطلوبين والتأثير

10

للتقرير العام الهيكلالتقرير الغالف بداية صفحة

المحتويات صفحة التعديل إجراءات) المجال) األهداف، المقدمة اإلدارة ملخص

التقرير والحقائق صلب المعلومات عرض الجداول البيانية الرسوم والتحليل الدراسة

التقرير النتائج خاتمةالتوصياتالمالحق

: بخمسمراحل التقارير وكتابة إعداد عملية تمر واإلعداد .1 مرحلةالهيكلي .2 البناء و التنظيم مرحلةالكتابه .3 مرحلةالمراجعة .4 مرحلةللتقرير .5 العام واإلخراج الطباعة، مرحلة

: : األتي: تحديدا1 المرحلة هذه في ويتم اإلعداد مرحلة أوال1.) ( التقرير يغطيها التي المجاالت أو الموضوع للتقرير العام اإلطارالتقرير .2 كتابة من الهدف معرفةالتقرير؟ .3 هذا من تحقيقه أريد الذي ماأليه؟ .4 يحتاج الذي من التقرير؟ طلب الذي منالتقرير .5 من المتوقعة االستخداماتالتقرير .6 معلومات

: المرحلة: هذه في يتم الهيكلي والبناء التنظيم مرحلة ثانيا: مايلي وتحديد تصميم

11

1. : التقرير بموضوع وارتباطها الرئيسية األفكار للتقرير العام المنطقعنوان لكل الفرعية والعناوين المناسبة الرئيسية العناوين ووضعالنتائج وارتباط التقرير داخل المنطقي تسلسلها من والتأكد رئيسي

المجمعة بالحقائق إليها التوصل تم التي2.: : أساسيه أجزاء ثالثة يتضمن أن يجب الذي للتقرير العام الهيكلالتقرير (1 بدايةالتقرير (2 صلبالخاتمة(33. : المالحق؟ في يعرض وماذا التقرير، يعرض ماذا التقرير مادة مراجعة

المناسبة التلخيص درجة وكذلك: مايلي مراعاة يجب التقرير صياغة وعند

كتابه إلى دعت التي الدوافع الكاتب فيها يبين مقدمة من البدقراراته اتخاذ في استعملها التي والمعلومات التقرير

توضيح في مهمة يراها التي للبيانات ومرتب مسلسل عرضومعلوماته أرائه

موضوع حيال راية التقرير كاتب فيها يوضح موجزه خاتمهالتقرير

تصحيح أو فاته ما الستدراك متأنية قراءة التقرير قراءة إعادةسهوا فيه أخطا ما: الكتابه مرحلة Zوالبناء ثالثا اإلعداد مرحلتي أهمية من الرغم على

يتطلب ما وغالبا التقرير جودة ن لضما كافيتين غير أنهما إال للتقرير الهيكليالنهائي للشكل الوصول قبل أكثر أو مسودة كتابة التقرير كاتب من األمر

على ذلك لتسهيل و األولى المسودة كتابه هي مهمة أصعب ولعل للتقريرأو اللغة بقواعد الوقت هذا في كبير اهتمام أعطاء بعدم ينصح فانه الكاتب

لتعديالت المسودات هذه تخضع أن المرجح من انه حيث الكتابه أسلوب: الكتابه. مرحلة في األتي يراعي أن الكاتب على ويجب كثيرة

ودقيقا .1 وكامال وملخصا واضحا التقرير يكون أنموضوعا .2 منها كل ويتضمن قصيرة الفقرات تكون أن

واحداويسر .3 بسالسة أخرى إلى فقره من االنتقال يكون أنللقارئ .4 المناسب الكتابه أسلوب اختيارالتي .5 للمعلومات المناسبة اإليضاح وسائل استخدام

تعرض: المراجعة تطبيق رابعا1 للقارئ، الكتابه أسلوب مناسبة من التأكد يجب

) ( منطقيه للكتابة، العامة القواعد وضوح ، الخاتمة المقدمة، الكتابه قواعد. اللغة قواعد ومراعاة الكلمات هجاء صحة التقرير، وتنظيم

: المعلومات عرض و وترتيب جمع مهارات : والحروف واألرقام الحقائق إلى البيانات تشير والمعلومات البيانات

كأرقام محدد موقف أو ما شي أو فكرة عن تعبر التي واإلشارات والكلمات. اإلنتاج وأرقام المبيعات

12

وتشير القرارات اتخاذ في مباشرة تفيد منظمة حقائق فهي المعلومات أماالمنظمة في تقع التي العمليات إحداث تصف التي البيانات تشغيل ناتج إلى

) ( دوران معدل مثل اإلدارة للمستفيد معنى له شكل في وإخراجها . ... الخ السيولة نسبه ، البضاعة

: التالية الخصائص المعلومات في تتوفر أن بد والالدقةأ.المستفيدين ب. باحتياجات ارتباطهاالشمولت.المناسب ث. التوقيت

المعلوماتالبيانات ال منظمة غير حقائق

اتخاذ في مباشرة تفيدالقرارات

تفيد منظمه حقائقصنع في مباشرة

القرارات في خام مادة بمثابة

المعلومات نظام نظام في المنتج بمثابة

المعلومات لنظام مدخالت

المعلومات لنظام مخرجات

المعلومات

: البيانات حياة دورة توليد ويمكن البيانات خلق فيها يتم التي المرحلة وهي البيانات توليد

. اإلله بواسطة أو المالحظه خالل من الفرد بواسطة البيانات : مجموعة إجراء يتم توليدها بعد البيانات خلف بمجرد البيانات تشغيل

: أو صور إلى التحويل التخزين، منها لتشغيلها الالزمة الخطوات منثم التشغيل إلى ثم التخزين إلى مصادرها من النقل للعرض، وسائل

( وأجراء والفرز التصنيف التشغيل، ثانية، فالتخزين االستخدام، إلى) والتجميع والتسجيل الحسابية العمليات

: إلى عليها الحصول تم التي المعلومات إرجاع يتم البيانات استخدامللبيانات الفعلية القيمة وترتكز احتياجاتها، حسب القرار اتخاذ مراكز

على فائدتها تعتمد معلومات، إلى وتحويلها تشغيلها يتم عندما : توقيت عليها، االعتماد درجة المعلومات، دقه التالية المعايير

إلى مستمرة حاجه فنهالك ذلك تخزينها،وعلى تكلفه عليها، الحصول. الهامة غير البيانات لحذف البيانات ملفات محتويات مراجعة

: بالبيانات وعًالقتها التقاريرومن معلومات، إلى تحويلها بعد البيانات عرض صور أهم من التقارير تعتبركلما ،h وموضوعيا وشكليا h وفنيا h ومفيدا h صالحا { كافيا { تقريرا أردنا فكلما ثم

13

في عرضها ثم صحيحة بطريقه البيانات من قدر اكبر جمع األمر اقتضى. مناسب شكل

: في التقرير إعداد مراحل تتمثل وبه .1 المرتبطة البيانات جمعوتبويبها .2 البيانات تفريغالبيانات .3 تحليلالتوصيات .4 و النتائج استخراجونشرة .5 التقرير كتابة

: القرار واتخاذ التقارير و البيانات بين قه العال التالي الشكل ويظهربيانات

+معلومات

+تقارير

+قرار اتخاذ

:) التقرير ) كتابة خطوات مراحلالمعلومات .1 وتنظيم جمعالرئيسية .2 األفكار تحديدللتقرير .3 األولى المسودة كتابهالمسودة .4 كتابة إعادةللقراءة .5 التقرير قابلية قياس

التدقيق.6الطباعة .7 تصحيح

: Z فعاال تقريرك ليكون نصائح عشرo وصادقا دقيقا كامال، يكون أنo h وبسيطا اإلمكان بقدر مختصرا يكون أنo وأحكامك ورغباتك بأرائك محكوم غير h موضوعيا يكون أن

الشخصيةo ونهاية ووسط بداية لهo األجزاء وترقيم وتقسيم منطقي وتتابع ترتيب لهo ومباشره واضحة لغة في يكتب أنo) المالئم ) فيه تقديمه المطلوب الوقت في يقدم أنo ممكنا ذلك كان كلما البيانية اإليضاحات استخدامo التقرير معطيات عن تعبر خالصه له تكون أنo األخطاء من خاليا

14