السكرتاريا التنفيذية

Trainer Ghassan Ghanoum TrainerGhanoum

التنفیذیةالسكرتاریا EXECUTIVE SECRETARIAL

1


..أهداف البرنامج

أھمیة الكتابة اإلداریة

مراحل عملیة الكتابة اإلداریة

مواصفات الكتابة اإلداریة

الشروط الواجب توافرھا في الكاتب اإلداري

الخطاب والتقریر: أنواع الكتابة اإلداریة

الخطاب؛ تعریفھ، أھمیتھ، الجوانب الموضوعیة والشكلیة

نماذج الخطابات المتعارف علیھا

مالحظات عامة على الشكل والمضمون

2


..أهداف البرنامجالتقریر؛ تعریفھ، وأھدافھ، والجوانب الموضوعیة والشكلیة

النقاط التي یجب مراعاتھا عند كتابة التقریرالصفات والمھارات الواجب توفرھا في كاتب التقریر

أھمیة التقریر لإلدارةأجزاء التقریر

أھمیة التقریر، دواعیھ وأنواعھالمبادئ المتعلقة بكتابة التقاریرعبارات إیجابیة وعبارات سلبیة

الفروق بین الرسالة والتقریر3


..أهداف البرنامجترتیبات ما قبل االجتماع

تدوین المالحظات خالل االجتماعصیاغة محضر االجتماع وتوزیعھ

أسس تصنیف المحفوظاتإعداد خطة التصنیف وتحدید عناصرھا

إتیكیت التعامل الرسمي واالجتماعيإتیكیت حضور االجتماعاتإتیكیت االتصاالت الھاتفیة

استقبال الزوار وكبار الضیوف4


أھمیة الكتابة اإلداریة

أقل كلفةب الشخصي التخاطب مقام تقوم بأنھا اإلداریة الكتابة أھمیة تبرز• عنھا للتعبیر أفكاره تنظیم للكاتب تتیح أنھا إلى باإلضافة أوسع، وانتشار

قكوثائ إلیھا الرجوع یمكن كما حاسم، وبأسلوب وموضوعیة دقة بكل. الحاجة عند محفوظة

5


مراحل عملیة الكتابة اإلداریة

بعض تطبیق تبللكا ینبغي التعقید وعدم بالسھولة الكتابة عملیة تتسم لكي•.تامة بسھولة اكتسابھا یمكن التي المتخصصة األساسیة المھارات

عملیةب القیام في الرغبة عند إتباعھا یجب رئیسیة خطوات أربع وھناك• : وھي الكتابة

6


مراحل ةالكتاب

التخطیط

تحریر مسودة

المراجعة األولیة

المراجعة النھائیة

7


التخطیطة استعراض كافة الموضوعات الالزمة وتدوینھا على شكل عناوین عریض•

دون ترتیب لضمان عدم نسیان أي معلومة

تحریر مسودة

ارات حبك عناصر الموضوع السابقة على شكل نص مقروء باستعمال العب•المباشرة والضروریة

المراجعة األولیة

نھا غیر تحسین النص بالنظر في مدلوالت العبارات وتعدیلھا إن كان یفھم م•المقصود

المراجعة النھائیة

النھائي مراجعة األخطاء النحویة واالمالئیة ووضع عالمات الترقیم والتنسیق•8


مواصفات الكتابة

اإلداریة

أسلوب تقریري مبسط یسیطر علیھ المنطق

لغة دقیقة بعیدة عن االحتماالت

أسلوب علمي ال یعبر عن اتجاھات الكاتب

لتقدیراستخدام بعض الكلمات والعبارات الدالة على االحترام وا

تالفي الكلمات والعبارات السلبیة التي تعطي انطبا عا سیئا

تالفي الكلمات والعبارات غیر الضروریة

استخدام الجمل المبنیة للمعلوم ألن وقعھا أكبر 9


مواصفات الكتابة

اإلداریة

التخلص من عبارات الحشو واإلطناب دون اإلخالل بالمعنى

استخدام العبارات المختصرة وتجنب العبارات المطولة

ة استخدام الكلمات ذات الداللة المحددة لزیادة وضوح الرسالدون إسھاب

لھا عدم استخدام المصطلحات القدیمة والكلمات التي ال معنى

الئیةتطبیق قواعد اللغة ومحاولة تجنب األخطاء اللغویة واإلم

استخدام االختصارات المتعارف علیھا عند الحاجة إلیھا

10


:الشروط الواجب توافرھا في الكاتب اإلداري

صفاء الذھن•التفكیر المنطقي•ضبط النفس•ھدوء األعصاب•التبصر بالعواقب•اللباقة•معرفة ما وراء األلفاظ والعبارات من مدلوالت واحتماالت•

11


ب أن یلم لكي تعتبر الكتابة اإلداریة متمیزة یجب على الكات: باألمور التالیة

أجزاء وأشكال األنواع المختلفة من المكاتبات اإلداریة•)مراعاة التسلسل اإلداري(لمن یرفع كتابھ ؟ •)متخذ القرار(من صاحب الصالحیة ؟ •ما ھي المستویات التي یمكن لھ مخاطبتھا ؟•اإلجراءات اإلداریة التي تتبع في مثل ھذه الموضوعات•معرفة أنسب وسیلة اتصال•المراحل المختلفة التي تمر بھا المكاتبة •

12


الرسالة )الخطاب(

التقاریر

أنواع الكتابة اإلداریة

13


)الخطاب(الرسالة -أوال

14


:تعریف الرسالة اإلداریة

كومیة كافة الرسائل التي یتم إرسالھا إلى أحد المسؤولین في جھة حأو أھلیة وھي وسیلة لنقل المعلومة أو الخبر

خصي، عبارة عن ورقة مكتوبة یكون لھا صفة التراسل الحالي والشویكون مرسلھا شخصا عادیا أو شخصا معنویا

15


ذإ كبرى أھمیة اإلداریة الرسالة وتمثل

عن األول االنطباع القارئ تعطي إنھا

تفكیره وأسلوب الكاتب شخصیة

االھتمام یقتصر وال ،لألمور وعرضھ

على اإلداریة الرسالة إعداد عند

الجوانب( فحسب الرسالة مضمون

الشكلب العنایة ینبغي بل ،)الموضوعیة

. )الشكلیة الجوانب( لھا الخارجي16


الجوانب الموضوعیة

االختصار

الذوق واللباقة

السھولة

الوضوح

17


االختصاراستخدام القدر الكافي من العبارات دون حشو أو إسھاب•عدم وجود كلمات أو جمل مكررة•

الوضوحاستخدام الكلمات والعبارات ذات المعاني المحددة•االبتعاد عن الكلمات التي قد تثیر الشك •

السھولةاستخدام الجمل القصیرة سھلة الفھم•

اللباقةمھما كان مضمون الخطاب لتأكید شخصیة الكاتب واتزانھ•

18


نحكم كیف جودة على

الرسالة؟)الخطاب(

التي المطلوبة والبیانات المعلومات كافة بالرسالة توفر ھل؟ الرسالة في تضمینھا یتم أن یفترض

وند الحقیقي معناه إدراك لقارئھ یمكن وھل واضح المعني ھللبس؟ أو غموض

؟ الصیاغة وسھلة سلسة الرسالة تعتبر ھل

؟ ةطباعی أو إمالئیة أو نحویة أخطاء ألیة الرسالة تفتقد ھل

19


الجوانب الشكلیة

الورق

أجزاء الرسالة

المسافاتالھوامش

عالمات الترقیم

20


الورق.اللون، والنوع، والمقاس: اختیار المناسب من حیث•

المسافاتسطر فارغ بین الفقرة واألخرى••Tab عند بدایة الفقرة

الھوامشیحافظ على الرسالة من التلف•یسھل عملیة حفظ الرسالة في الملفات دون تلف مضمونھا•

عالمات الترقیم

التعجب، النقطة، الفاصلة، الفاصلة المنقوطة، النقطتان، عالمتي االستفھام و•القوسان، الشرطتان المعترضتان

األجزاء:كما في النموذج التالي•

21


22


تدریب عملي

23


اإلداریةنموذج للرسالة )طلب وظیفة(

24

بسم هللا الرحمن الرحیم

ھـ ١٤٣٨/١/٤

حفظھ هللا سعادة مدیر عام شؤون الموظفین

اإلدارة العامة للشؤن الصحیة في منطقة عسیر

:السالم علیكم ورحمة هللا وبركاتھ

ا إل�ى ولم�ا كن�ت أتطل�ع دوم�. قرأت إعالنكم في جریدة الیوم عن وظیفة مھندس أجھزة طبیةم بطلبي ھذا ل لعمل ف�ي العمل في ھذه اإلدارة العریقة، وأجد أني مؤھل للعمل فیھا، فإني أتقد

.الوظیفة المعلن عنھا

أن��ا حاص��ل عل��ى درج��ة البك��الوریوس م��ن جامع��ة المل��ك فھ��د للبت��رول والمع��ادن، ف��ي س�اعة ف�ي (...) ساعة، منھ�ا (...) ، وقد بلغت ساعات الدراسة )3,2(ھـ، بتقدیر 1/4/2004

نھ�ا الھندسة المیكانیكیة، إض�افة إل�ى ش�ھادة قی�ادة الحاس�وب الدولی�ة، وع�دد م�ن ال�دورات، م.كما أنني مجید للغة اإلنجلیزیة. دورة في كتابة الرسالة اإلداریة والتقریر 25

ج، وفي السنة الماضیة عملت في محطة غزالن ستة أشھر، قمت خاللھا بعمل بحث الت خ�ر.وقد قیم بتقدیر ممتاز

ل��ة ل��ذا أك��ون ش��اكرا لك��م ل��و نظ��رتم ف��ي طلب��ي ھ��ذا، وأن��ا عل��ى اس��تعداد للحض��ور إل��ى مقاب.شخصیة، وفي طي خطابي صور من وثائقي

.یحفظكم وهللا .والتقدیر االحترام فائق بقبول وتفضلوا

محمد علي /المھندس

26


تدریب عملي

27


دواعي كتابة الرسالة اإلداریة

: اتكتب الرسالة اإلداریة ألغراض عدة، أشھرھ

إیصال قرار من المسؤول إلى العاملین معھ

إیصال طلب إلى مسؤول ما

طلب توظیف28


نماذج الخطابات المتعارف

علیھا

اراالستفسالرد على استفسار

الشكوى

التوجیھاتتوالتعلیما

االعتذارتوجیھ دعوة

الرد على دعوة

التقدیم أوالتزكیة

طلب وظیفة

إرفاق مادة

29


والمضمون مالحظات عامة على الشكل في الرسائل اإلداریة

30


بي . بسم هللا الرحمن الرحیم(• سالم على الن األمین الحمد � والصالة وال). سیدنا محمد علیھ وعلى آلھ أفضل الصالة وأتم التسلیم، أما بعد

المحترم إلى. السالم علیكم ورحمة هللا وبركاتھ. بسم هللا الرحمن الرحیم(•..).السید الفاضل مدیر

...).من الموظف فالن إلى مدیر. باسمھ تعالى(•

عناوین غیر مناسبة وخلط في األلقاب

31


بدایات غیر مناسبة

موظفی• ھذه لقد الحظنا في األیام الماضیة سوء التعامل مع أغلبیة ال في ن المستشفى العامرة من قبل رجال الحراسة

.فوقیة نبرة على يحتوي•

.المصداقیة عدم تعكسان وعمومیة مبالغة•

.أدلة إلى تحتاج ادعاءات•

32


نھایات غیر مناسبة.)العالمین رب � الحمد أن دعوانا وآخر(•

33


استخدام ألفاظ استفزازیة أو جارحة

ھذه المست(• في موظفین یة ال مع أغلب مل سوء التعا نا شفى لقد الحظ... إعط��اء أكب��ر یتعم��دون الع��امر وذل��ك م��ن رج��ال الحراس��ة ال��ذین

).ویترصدون

.)تحتیة نظرةب إلینا ینظر كان إن أعلم ال المدیر سعادة(•

.)ھمأسیاد وكأنھم الموظفین مع یتعاملون الحراسة رجال(•

).نالمستشفى من ھؤالء المزعجی تنظیففالمرجو من سعادتكم (•

34


استخدام ألفاظ غیر مناسبة مع المخاطب

.)تغییرھا یجب(•

كون السید رئیس الحراسات األمنیة المكرم أود أن أوضح شیئا ق(• د ی). مامفي نظركم شیئا تافھا ولكن أرجو منكم ولو القلیل من االھت

شات (• تتم مناق مدیر أن ضا أ... فأرى یا سعادة ال ني أرى أی ... ن وإن).شاكرین لسیادتكم حسن استماعكم

.)أخوكم الشكر جزیل ولكم(•

35


استخدام ألفاظ مثیرة للشك

...).في الحقیقة أود: وبعد(•

36


استخدام ألفاظ التمني

.)عملي بتحویل لي السماح الكریم شخصكم من أتمنى(•

.)یوفقكم أن هللا من وأتمنى ھذا(•

37


ركاكة األسلوب

). أطلب وأرجو من حضرتكم... سعادة مدیر(•

وأت��م الحم��د � والص��الة والس��الم عل��ى رس��ول هللا علی��ھ أفض��ل الص��الة(•).التسلیم أما بعد سعادة المكرم

).ألنني أرید التحویل من ھذا القسم وأرید التحویل إلى قسم(•

یؤ(• ما سریع م شكل سیارات ب دي نعاني من مشكلة عدم وجود مواقف للوأخذ إلى تأخرنا عن عملنا مما یؤثر ذلك على فقد بعض من وقت العمل

).فكرة سیئة من قبل اإلدارة38


تدریب عملي

إعداد مدیرك منك طلب الوظیفي ومسماك عملك موقع وفي انت•.ھامع تتعامل أخرى إدارة مدیر استفسار على للرد إداریة رسالة

الرسالة وكتابة بإعداد قم• .عیةوالموضو الشكلیة الجوانب مراعیا

ح عملك واقع ومن عندك من المطلوبة البیانات ضع: مالحظة•:التالي النموذج سب

39


40


التقریر -ثانیا

41


تعریف التقریر

أو عبموضو الخاصة والبیانات للحقائق شفوي أو كتابي عرض ثم ومن ،النتائج واستخالص العلمي التحلیل إلى یمتد وقد مشكلة

المشكلة حل أو ومقترحات توصیات إلى التوصل

المستویات في أكثر أو طرفین بین كتابیة أو شفویة اتصال وسیلة )أعاله إلى اإلداري التنظیم أسفل من یكون ما وعادة( اإلداریةمعین ھدف لتحقیق

42


األھداف العامة للتقریر

تزوید المسؤول بمعلومات وبیانات الزمة لتسییر العمل•تفسیر ظاھرة معینة قد یرتبط بھا مستقبل العمل•عرض أفكار جدیدة مفیدة في مجال العمل•دراسة مشكلة محددة في مجال العمل•توفیر المعلومات والبیانات الالزمة لمتخذ القرار•تحریك سلوك العاملین من خالل إقناعھم بالتقاریر•أنھاعرض نتائج موضوع ما، أو دراسة حالة معینة للتوصل إلى قرار بش•

43


ةوالخاص العامة األھداف ولتحقیق

یھف تتوافر أن البد التقریر من

والموضوعیة الشكلیة الشروط

:اآلتي في سنبینھا التي

44


الجوانب الشكلیة

الورق والغالف

الرسوم البیانیة

األخطاء المطبعیة

التنسیقوالعرض

الحبر المستخدم

45


الجوانب الموضوعیة

التجرد والحیادیة

الوسائل ریةالتفسی

التوثیقاألسلوبوالمراجع

الصیاغة اللغویة

46


النقاط التي یجب مراعاتھا عند كتابة التقریر

تحدید الھدف من التقریر بشكل واضح ومحدد•العرض بطریقة سھلة وواضحة ومحددة•تجنب اإلسھاب والتفصیل في نقاط ثانویة•التأكید على األفكار الرئیسیة في الموضوع•رض جذب انتباه القارئ للتقریر من خالل عرض الرسومات والصور والع•

بطریقة سلسةمناسبإذا كان التقریر على شكل نموذج فیجب استخدام نموذج التقـریر ال•

47


الصفات والمھارات الواجب توفرھا في كاتب التقریر

راإللمام التام بقواعد اللغة واإلمالء وبأصول النحو والصرف والتحری•الذھن الصافي أثناء الكاتبة•عدم الكتابة تحت ضغوط مثل ضغوط الوقت أو أطراف خارجیة•القدرة على الدفاع عن وجھة نظره وتوضیحھا من خالل التقریر•جاھات والقیم الموضوعیة في كاتب التقریر بحیث یستطیع الفصل بین االت•

الشخصیة وبین الحقائقانات خام القدرة على تحلیل البیانات والمعلومات وتجاوز مرحلة العرض لبی•

ال تساعد اإلدارة في حل المشكلةااللتزام باإلطار العام لموضوع التقریر•تماعي إدراك الكاتب لمستوى المستفید من التقریر العلمي واألدبي واالج• 48


الكتابي االتصال عملیة في اآلخر الطرف التقریر قارئ یمثل

القرار خاذكات عملھ، في معین جانب في بمساعدتھ التقریر یقوم أن ینتظر حیث

االنتھاء التقریر قراءة عند المدیرین من كثیر ویركز التنظیم، أو التخطـیط أو

التقریر قراءة من بسرعة

نیكو وأن ، بالمحتوى إخالل غیر من موجزا التقریر یكون بأن یوصى لذا

.الموضوع صلب على مركزا التقریر

49


تدریب عملي

50


التقاریر أھمیةلإلدارة

كما وآراءھم العاملین نظر وجھات معرفة من اإلدارة تمكن راجعة تغذیةالتقاریر كتابة في مرؤوسیھم كفاءة على الرؤساء تعرفالمنظمة في المختلفة اإلدارات بین التكامل في ھامة وسیلة

إجراء تغییر في إجراءات وسیاسات المنظمة

التنبؤ بحاجة المنظمة كانخفاض االیرادات أو دخول منافسین

وسیلة رقابیة ھامة لألداء من خالل مقارنة االنجاز بمعاییر األداء المفترضة

51


أھمیة رالتقاری

وسیلة اتصال

ل أداة تشخیص وتحلیللمشكالت واتخاذ

القرارات

مصدر للمعلومات

52


...)مالیة، أداء، مرضیة،(حسب الموضوع

...)طارئة، دوریة، یومیة، شھریة،(حسب الزمن

...)،إخباري، تحلیلي، تفسیري(حسب وظیفة التقریر

)رسمیة، غیر رسمیة(حسب درجة الرسمیة

)قصیرة، طویلة(حسب الحجم

)داخلیة، خارجیة(حسب الجھة المستفیدة

)أولیة، نھائیة(حسب مراحل العمل

تصنیفالتقاریر

53


الجزء التمھیدي

غالف التقریر

صفحة الغالف

المقدمة

المحتویات

التوضیحات

جسم التقریراناتالعرض والتحلیل والبی

النتائج والتوصیاتالملخص

المالحق

المراجع

ــرــــ

ـریقـــ

التء

ـزاجـــ

أ

54


الجزء التمھیدي

غالف التقریر

صفحة الغالف

المقدمة

المحتویات

التوضیحات55


اسم الشخص أو الجھة المعدة والمرفوع لھا•موضوع التقریر، وتاریخ التقریر• غالف التقریر

ھي الصفحة التي تلي الغالف•اعتراف الكاتب بفضل اآلخرین المساھمین • صفحة الغالف

توضح المشكلة وأھمیتھا والجھة المخولة وسبب االعداد•موضوعات التقریر وحدوده وطریقة جمع البیانات•تعریف بالمصطلحات ونتائج البحث والتوصیات•

المقدمة

صفحات ١٠للتقریر األكثر من •تبیان فصول التقریر وأرقام الصفحات• المحتویات

فھرس الجداول•فھرس األشكال• التوضیحات

56


جسم التقریر

العرض والتحلیل والبیانات

النتائج والتوصیات

57


الجزء األكبر كما ووقتا وجھدا • یتم عرض البیانات والمعلومات بربطھا في•

المشكلةیفضل استخدام الرسوم البیانیة أو الجداول•

العرض والتحلیل والبیانات

أھم أجزاء التقریر•بیانات تبنى على التحلیل والتفسیر المنطقي ل•

التقریر وقد تأتي على ھیئة ملخصینبغي أن تجیب على األسئلة التالیة•ن؟ ما لذي یجب عملھ؟ من سینفذ العمل؟ متى؟ أی•

كیف؟

النتائج والتوصیات

58


(المراجع )مرتبة أبجدیا

المالحق

ل یأخذ كل ملحق رقم متسلستبعا لوروده في التقریر

تمثل بیانات أو رسومات أو جداول أووعإحصائیات لیست في صلب الموض تدرج في آخر التقریر

الملخص

ئج ووسیلة جمع البیانات والنتاوالتوصیات

ق یعطي فكرة واضحة عن الحقائاألساسیة التقریر

ھو عرض موجز للتقریر یغنيعن قراءتھ

59


ــرــــ

ـریقـــ

التء

ـزاجـــ

أ

تدریب عملي

60


ز یساعد على إنجاالمھام

مصدر التخاذ القرار

نقل وتبادل البیانات

والمعلوماتالرقابة على

األداء

وثائق تاریخیةوحجج قانونیة

رأھمیة التقری

61


دواعي التقریر

.تقریر عن عمل قد أنجز•.تقریر عن سیر عمل یشرف علیھ•.تقریر عن موظف یرأسھ •.تقریر دوري•

ول؛ یكتب التقریر بناء على طلب من المسؤ:ألسباب كثیرة منھا

62


أنواع التقاریر

).المعلومات متوفرة، ویبقى تنظیمھا وصیاغتھا(•سھل قد یقوم بھ غیر المتخصص، وال یحتاج إلى وقت طویل•

. تقریر عن عمل قائم فعال

).یةالمعلومات غیر متوفرة، فالبد من القیام بأبحاث نظریة ومیدان(•اتلیس سھال، ویحتاج إلى متخصص، وقد یستغرق شھورا، أو سنو•

. تقریر عن إمكانیة عمل مقترح

63


).شائع االستخدام من قبل معظم الموظفین(•

تقریر نموذج

).شائع االستخدام من قبل معظم الموظفین(•

تقریر قصیر

).محصور االستخدام على قلة من الموظفین(•

) طویل(تقریر مجلد

64


تدریب عملي

یرالتقار أنواع عن تكلم الوظیفي ومسماك عملك موقع خالل من•إدارتك في المستخدمة

65


ة المبادئ المتعلقیربكتابة التقار

كاتب التقریر

ي التحریر فالتقریر

اعداد واخراج التقریر

66


مبادئ تتعلق بكاتب التقریر

اختالف الكتابة اإلداریة عن الكتابة األدبیة•التقریر یتعامل مع القارئ بصفتھ الرسمیة ال اإلنسانیة•أھمیة التخطیط للكتابة ثم الكتابة ثم المراجعة•اللباقة•انھاء التقریر بعد البدء فیھ•المراجعة والتنقیح•

67


مبادئ تتعلق بإعداد وإخراج التقریر

تنظیم التقریر بشكل مناسب•استخدام مفردات اللغة الفنیة بحذر•استخدام وسائل اإلیضاح•جمع البیانات وتصنیفھا وعرضھا وفق الطرق العلمیة•االقتباس والتوثیق•كتابة المصادر والمراجع•االھتمام بالجوانب الشكلیة في التقریر•

68


التقریر في التحریر بلغة تتعلق مبادئ

الجمل لترتیب المناسبة الطریقة اختیار•النتائج إلى للوصول بالحقائق نبدأ :المنطقي الترتیب•بالحقائق تدعمھا ثم بالنتیجة تبدأ :السیكولوجي الترتیب•تاریخھا حسب األحداث بسرد :الزمني الترتیب• عن تحدثال ثم الموضوع عناصر بوضع :السیكولوجي المنطقي الترتیب•

الخالصة ثم عنصر كلمباشرة للھدف تصل وواضحة سھلة لغة استخدام•

69


تدریب عملي

70


عن كفاءة موظف أو عامل) نموذج(تقریر

:الوظیفة : القسم:االسم

:تاریخ آخر ترقیة :المرتبة:تاریخ التعیین

:عدد الغیاب بعذر

:عدد الغیاب بال عذر

:مرات التأخیر

71


ضعیف متوسط جید ممتاز الجدارة اإلقبال على العملاإللمام بالعمل

القدرة على اإلنتاجالقدرة على اإلبداعاالعتماد على النفسالشخصیة القیادیةالسلوك الشخصي

72


التوقیعاسم مقدم التقریر:التاریخ

توضیح ال نعم أخرىھل ھو سعید في العمل؟ھل یرغب في النقل؟

ھل ھو مؤھل لوظیفة أعلى؟

ھل تقترح لھ عالوة؟ھل تنصح بنقلھ؟ھل تنصح بفصلھ؟

73


حالة عملیة

74


یة الفروق األساسیة بین الرسالة اإلداروالتقریر

75


رقم،و بعنوان، یبدأ التقریر صیات،والتو بالنتائج وینتھي

.المراجع وقائمة والمالحق

اتمعلوم عن عبارة التقریر.وتوصیات ونتائج وأرقام

ةصفح ألف إلى وصل ربما وو جھدا، ویتطلب فأكثر، قتا

بالبسملة تبدأ الرسالة ما، شخص ومخاطبةھابكاتب وتنتھي وتحیتھ،

أو طلب عن عبارة الرسالة.أكثر أو قرار،

و صفحة، عن عادة تزید ال وال كبیرا، جھدا تتطلب ال

وقتا

یرقر

التالرسالة اإلداریة

)ب

الخطا(

76


عبارات إیجابیة وعبارات سلبیة

77


ساعةال حتى مفتوحة مكاتبنا تبقىمساء الرابعة

لدقةا وتحري األرقام بفحص سنقوم القادمة المرات في

یمكننال بدقة الطلب تعبئة إعادة نأمل المطلوبة الخدمة وتقدیم قبولھ

ساءم الرابعة الساعة مكاتبنا نقفل

أخ مرة الخطأ ھذا مثل في نقع لنرى

ببسب ھذا طلبكم قبول یمكننا ال اتبالبیان تعبئتھ في فشلكم

الصحیحة

78


دمةالخ تقدیم یمكننا ال الحظ لسوء والجمعة الخمیس یومي

لقب التقریر ھذا إنھاء یمكنني ال رمضان شھر من الخامس

حسابكم تسدید في كثیرا تأخرتم لقدلایر )500( البالغ

أیام طیلة الخدمة تقدیم یسرنا والجمعة الخمیس عدا األسبوع

مسالخا في جاھزا التقریر سیكون رمضان شھر من

)500( بمبلغ شیكا ترسلوا أن نأملحسابكم لتسدید لایر

79


نلومكم تأخرتم تدعون أتلفتم

خیبتم اآلمال أفسدتم أزعجتمونا أھملتم

نرفض فشلتم أخطأتم غیر قادرین

تكذبون نأسف ال یسرنا تزعمون

ألفاظ سلبیة

80


رةالعبارات المطولة والعبارات المختص

81


دائما حقائق والنصف السادسة الساعة

بیضاء بطاقة ھذه فرید رسائل تسع من أكثر

األوقات جمیع في دقیقة حقائق

فوالنص السادسة الساعة تمام في األبیض اللون ھو ھذه البطاقة لون نوعھ من فرید رسائل تسع عن عددھا في تزید

82


مرئي مربع الشكل

تقریبا أنا أو شخصیااالحتیاجات

نرجو معرفة السبب

یرى بالعین المجردةمربع في شكلھ

على وجھ التقریب أنا شخصیا

االحتیاجات الالزمة نرجو أن تحاولوا معرفة السبب

83


یرغبون فور وصولي

عدد كبیر اآلن قریبا ألجل

یعربون لنا عن رغبتھم بمجرد أن وصلت

عدد لیس بقلیل في الوقت الحالي

في المستقبل القریب بھدف تحقیق

84


تدریب عملي

85


تدریب عملي

86


تدریب عملي

إعداد مدیرك منك طلب الوظیفي ومسماك عملك موقع وفي انت• إنتاجیة تراجع أسباب عن الوزارة وكیل استفسار على للرد تقریر

.التكالیف تخفیض مع العمل لتطویر ومقترحاتك اإلدارة

التقریر وكتابة بإعداد قم• .تعلمھ تم ما مراعیا

عملك واقع ومن عندك من المطلوبة البیانات ضع: مالحظة•

87


88

ترتیب االجتماعات

قبل االجتماع

خالل االجتماع

بعد االجتماع


ماعاألسئلة التي یتطلب اإلجابة علیھا قبل البدء بإعداد الترتیبات الالزمة لالجت

ھو الغرض من االجتماع؟ما•ماھي مدة االجتماع المتوقعة؟•من األشخاص الذین سیحضرون االجتماع؟•ماھي التجھیزات المطلوبة التي سیحتاجھا المجتمعون؟•؟)الوقت(؟ ومتى )مكان االجتماع(أین سیعقد االجتماع •

) فتح ملف خاص باالجتماع(جمع المعلومات عن االجتماع

حجز قاعة االجتماعات

89إعداد جدول أعمال االجتماع



إعداد جدول أعمال االجتماع

توجیة الدعوة للمشاركین في االجتماع

تجھیز قاعة االجتماعات

األثاث و التجھیزات المكتبیة •األجھزة و المعدات المكتبیة •تجھیز المرطبات و المأكوالت•

تجھیز ملف المدیر لالجتماع

90استقبال االعضاء المشاركین في االجتماع



91



92


تدوین المالحظات في االجتماع

كان وإذا بإعداده، قام الذي الشخص تكن لم إذا األعمال جدول من نسخة على احصل• اھیمبمف وفھمھا معھا للتكیف طریقة عن ابحث تعرفھا، ال فنیة مصطلحات ھناك .عامة. اكتب المالحظات خالل االجتماع • الخاتمةو التعدیالت، إلیھا، التوصل یتم التي القرارات جمیع )حرفیا( بدقة اكتب•

توقیع ویفضل قةفائ بعنایة تكتب أن یجب علیھا التصویت یتم التي الصیغ أن ویالحظ.بشأنھا قرار اتخاذ بعد علیھا األعضاء

.كتابة جمیع الصیغ والعبارات الھامة بعنایة ودقة•بارة ال تتردد باالستفسار من المجتمعین عن أي بند غیر واضح، أو صیغة، أو ع•

. بحیث تحصل على المساعدة في كتابة ما ھو صحیح.ضع عالمة ممیزة لتحدید البنود التي تتطلب اتخاذ إجراء•اعاكتب مختصرات ، ولكن حولھ إلى مسودة كاملة بأسرع وقت بعد نھایة االجتم• 93

خالل االجتماع


) المسودة األولیة(صیاغة محضر االجتماع البنود فةكا اكتمال من والتأكد ،)مسودة( النھائي بشكلھ االجتماع محضر بصیاغة ابدأ•

. مناقشتھا تمت التي.مناقشتھا تمت التي الموضوعات عن الشخصیة انطباعاتك تضف ال• یجةنت أو موعد أو قرار أي في العالقة أصحاب األعضاء من باالستفسار تترد ال•

.بشأنھا تأكد عدم حالة لدیك بأن تعتقد. التعدیالت إلجراء االجتماع عن المسؤول المدیر على المحضر مسودة اعرض•: االجتماع محضر طباعة عند التالیة العناوین استخدم•

94

بعد االجتماع


محضر االجتماع.الوقت ، التاریخ ، المكان ، االجتماع اسم•ین قائمة بأسماء األعضاء الذین حضروا االجتماع ، حدد المسؤولین ، وبقیة الموظف•

).مسمیات الوظائف(.التعدیالت على المحضر السابق إن وجد•.تقاریر الموظفین، وتقاریر اللجان إن وجدت•.األعمال التي لم تنجز، المناقشات، التطورات في األعمال•.األعمال الجدیدة واإلجراء الواجب اتخاذه•.التطورات في اإلنجاز، وأسماء المسؤولین عن إكمالھا•.موعد ومكان االجتماع القادم•.التأجیل ألي أعمال ووقت التأجیل •.توقیع سكرتیر اإلجتماع ، والمدیر المسؤول عن اإلجتماع إذا تطلب األمر ذلك •

95


96


توزیع محضر االجتماع

)أوراق ، عروض ، تقاریر( مرفقات وأي االجتماع محضر من نسخة أرسل•. االجتماع حضروا الذین لألعضاء

اء لألعض) تقاریر، عروض، أوراق(أرسل نسخة من محضر االجتماع وأي مرفقات •.الذین لم یحضروا االجتماع

التأكد من وصول النسخ المطلوبة لجمیع األعضاء من خالل االتصال الھاتفي•

97


تدریب عملي

ورةد في الموجودین المتدربین اجتماع محضر وكتابة بإعداد قم• ”التنفیذیة السكرتاریا“ .تعلمھ تم ما مراعیا

98


تصنیف المحفوظات

. المتشابھة غیر األشیاء وفصل ، المتشابھة األشیاء جمع ھو العام بالمعني التصنیف"• الوثائق عجم معناه فیكون والمعلومات الوثائق على التعریف ھذا نطبق أن حاولنا فإذا

. "المتشابھة الوثائق وفصل المتشابھة

99


100

أسس فالتصنی

موضوعي

جغرافي

شكلياسمي

زمني


101

التصنیف الموضوعي -١

المختلفة الوثائق باقي عن وفصلھا بعض، مع موضوعھا في المتشابھة الوثائق تجمیع• الموضوع في معھا نشطةاأل األبواب ھذه تكون بحیث )أبواب( رئیسیة مجموعات إلى المحفوظات تقسیم•

المنظمة في الرئیسیة اإلدارات تكون ما وعادة المنظمة، في الرئیسیة داخل عیةالفر العملیة األنشطة تكون الفصول وھذه فصول إلى األبواب ھذه تقسیم ثم•

عجمی مجملھا في تمثل األنشطة ھذه من مجموعة باب كل من یتفرع بحیث إدارة كلاإلدارة ھذه داخل األنشطة

بھذه لقةالمتع الملفات المواضیع ھذه تمثل مواضیع إلى فصل كل ذلك بعد یقسم ثم•الملف فیھ یعنون الذي االسم ھو الموضوع ھذا یكون ما وعادة اإلدارة

:كالتالي رئیسیة مجموعات إلى بمنظمة الخاصة األوراق تقسیم یمكن فمثال•


اص بإدارة وفي حالة توقف التصنیف عند ھذا التقسیم ، فسیكون كل موضوع من المواضیع السابقة عنوان لملف خ.شؤون الموظفین

ھذه الفصول إلى وأیضا نستطیع تقسیم أحد) . شؤون الموظفین(وجمیع ما ذكر یمثل فصول متفرعة من الباب الرئیسي :وحللناه إلى مواضیع ، نجد التالي ) اإلجازات(فلو أخذنا فصل . مواضیع

اإلجازات العادیة اإلجازات االضطراریة اإلجازات المرضیة

:یھ نجد التاليوحللنا األنشطة الفرعیة الموجودة ف) شؤون الموظفین(فإذا أخذنا فصل . وجمیع ھذه األجزاء تعتبر فصول

التعیینات اإلجازات الترقیات الرواتب إنھاء الخدمة

مثال یمكن تقسیم األوراق الخاصة بمنظمة إلى مجموعات رئیسیة كالتالي

اإلدارة العلیا الشؤون المالیة واإلداریة شؤون الموظفین رالتخطیط والتطوی العالقات العامة

102


103

التصنیف الجغرافي -٢

في یقع جھاز أو محدد، جغرافي بمكان مرتبطة بنشاطات تتعلق التي الوثائق تجمیع•.خرآ جھاز أو بمكان تتعلق التي تلك عن وفصلھا بعضھا مع معین جغرافي نطاق

ارةووز الخارجیة وزارة مثل الحكومیة المنظمات لبعض مناسبة الطریقة ھذه وتكون•.التعلیم وإدارات والبلدیات الداخلیة


. وھذه المواضیع تمثل الملفات حیث أن كل ملف سیكون عنوانھ اسم إحدى المدن السابقة . بنوك مثل إدارات المرور و الالحكومیة وغیر الحكومیة ویمكن تطبیق ھذا المثال على العدید من الجھات

). إدارات التعلیم(جمیعھا تعتبر فصول متفرعة من الباب الرئیسي منطقة بحیث یمثل كل موضوع مدینة من المدن الموجودة في ھذه ال بعد ذلك نقسم كل باب إلى مواضیع ،

فیمكن أن نصل إلى المواضیع التالیة ) المنطقة الشرقیة(فلو أخذنا فصل

إدارة التعلیم بمدینة الدمام إدارة التعلیم بمدینة الخبر إدارة التعلیم بمدینة األحساء

)ویعتبر باب في ھذا المثال(، إدارات التعلیم:وفیما یلي مثال یوضح ھذه الطریقة

المنطقة الوسطى ة المنطقة الشرقی المنطقة الغربیة ة المنطقة الجنوبی ةالمنطقة الشمالی

104


105

التصنیف االسمي -٣

مياإلس التصنیف یكون حیث لھ تعریف إلى الوصول نستطیع المسمى ھذا ومن• وثاثقال عن وفصلھا بعضھا مع معینة جھة أو معین بشخص الخاصة الوثاثق تجمیع"

. "الجھة أو الشخص ھذا تخص ال التي) فصل.............................( التعیینات •) موضوع ....................( تعیینات الموظفین •إبراھیم بن معمد •أحمد بن صاح •علي بن علي •. جمیع ھذه األسماء تعتبر مواضیع فرعیة وتمثل أسماء لملفات•


106

التصنیف الزمني -٤

ال التي وثائقال تلك عن وفصلھا محددة زمنیة فترة تخص التي الوثائق تجمیع بھ ونعني• .الفترة تلك نفس تخص

ھذا كان سواء الزمن أساس على وتجمیعھا الوثائق تقسیم یتم التصنیف ھذا وبموجب • نویكو ، الوثائق ھذه تخص التي الزمنیة الفترة أو صدورھا تاریخ یمثل الزمن

التصنیف .ائقالوث ھذه زمن على استنادا یتم الوثائق استرجاع كان ما متى زمنیا في المالیة الشئون مثل اإلدارات بعض في التصنیف من النوع ھذا استخدام ویتم •

.إلخ............ الرواتب أو المیزانیات أو الرواتب مسیرات .المالیة الشئون في الرواتب بمسیرات الخاصة األوراق تصنیف ذلك مثال •


107

التصنیف الشكلي -٥

باللون متشابھةال الوثائق تجمیع یتم بحیث الظاھریة أشكالھا حسب على الوثائق تصنیف• الخرائط فتصنی في استخدامھ ویمكن .بالحجم المتساویة الوثائق تجمیع أو بعضھا مع

. الھندسیة والرسوم ضوعمو صیاغة شكل حسب الوثائق على الشكلي التصنیف استخدام یمكن وأیضأ •

أو وىمحت إلى النظر وبدون .إلخ.....تعمیم أو فاتورة أو قرار كونھا حیث من الوثیقة : ذلك مثال و ، التعمیم أو القرار ھذا موضوع

بغض ةاإلدار ترد التي التعامیم جمیع حفظ یتم وفیھ .بالتعامیم خاص ملف إنشاء• .تواریخھا أو التعامیم ھذه مواضیع عن النظر

ھذه تحتویھ اعم النظر بغض الفواتیر جمیع تحفظ وفیھ . بالفواتیر خاص ملف إنشاء •مصدر أو تاریخ أو معلومات من الفواتیر


108

إعداد خطة التصنیف

الموجودة الوثائق لتصنیف نظام إلنشاء طریقة أو خطة بوضع منظمة كل تقوم أن یجب• النظام ھذا ویكون المنظمة ھذه في طریقة اراالعتب في ویأخذ الوثائق ھذه لطبیعة مناسبا

الوثائق ھذه طلب . المنظمة في والفرعیة الرئیسیة األنشطة باالعتبار األخذ وكذلك• جانالل ھذه تتكون ما وعادة النظام ھذا بوضع تقوم لجان تكوین طریق عن ذلك ویتم •

اتاإلدار عمل بطبیعة كاملة ودرایة خبرة لھم المنظمة في المسئولین من مجموعة من من وكذلك ، بالمنظمة وقسم إدارة كل واختصاص بعضھا مع اإلدارات ھذه وعالقات األشخاص ھؤالء یكون ما وعادة النظام ھذا مثل وضع في خبرة لھم أشخاص

للمنظمات للتصنیف خطط وضع في متخصصون المنظمة خارج من مستشارون.الخطط ھذه تنفیذ على ویشرفون


109

عناصر خطة التصنیف

السھولة والبساطة •المرونة•الشمول•المنطقیة•أمن وسریة المعلومات•


إتیكیت التعامل الرسمي واالجتماعي

المجاملة•البساطة•األسبقیة•التقدیم والتعارف•المصافحة•

110


إتیكیت حضور االجتماعات

.دقائق بخمس المحدد الوقت قبل أو المحدد الموعد في االجتماع مكان إلى الوصول• أو للمجتمعین معروف غیر المدعو ویكون مرة ألول اجتماع إلى الحضور حالة في•

.قصیرة ودیة بطریقة للمجتمعین نفسھ تقدیم فعلیھ االجتماع لرئیس على عتوض التي التعریف بطاقة بواسطة االجتماع، إلى مدعو كل مكان محددا یكن لم إذ•

أحد وأ االجتماع رئیس إلیھ یشیر أن قبل مكان ألخذ یتقدم أال فیجب االجتماع، مائدة.جلوسھ بمكان معاونیھ

مع ودي حوار في الدخول فیمكن األسباب من سبب ألي االجتماع بدء موعد تأخر إذا•.الجالسین

وذلك موضوعاتھ، ومناقشة االجتماع إلى للحضور مستعدا االجتماع إلى المدعو یكون أن•.لالجتماع الدخول قبل

111


إتیكیت حضور االجتماعات

مسبقا إذا رغب أحد المجتمعین استخدام جھاز لتسجیل حوار االجتماع، فیجب االستئذان•.من رئیس االجتماع

ق على األورا) نصف واعیة(أال یستغل وقت مناقشات اآلخرین في الرسم بطریقة •.الموجودة أمامھ

.عدم مقاطعة اآلخرین أثناء الحدیث•.عدم االستحواذ على المناقشة أو اإلطالة في عرض وجھات النظر•.من األمور الطبیعیة االستفسار عن أي نقطة غامضة خالل المناقشة•.اإلظھار الدائم للمشاعر الودیة الطیبة، مع تجنب الخالف العنیف في أي مناقشة•.أن یفكر عضو االجتماع قبل أن یتكلم•.یجب شكر رئیس االجتماع في نھایة الجلسة•

112


إجابة المكالمة الواردة

إلقاء التحیة

التعریف بنفسك

التعرف على الغرض من المكالمة

التعامل مع المكالمة113

االتصاالت الھاتفیة الواردة


اتخاذ اإلجراء المناسب حسب غرض الزیارة

الزیارات المحددة بموعد الزیارات بدون موعد

استقبال الزوار وتوجیھھم للمكان المخصص

إذا لم تفھم االسم اطلب اإلعادة اكتب االسم كما سمعتھ خاطب الشخص باسمھ اطلب كرت التعریف

تحدید سیاسة استقبال الزوار

معرفة تفضیالت المدیر المسؤول فیما یخص زوار المكتب

114

استقبال الزوار وكبار الضیوف

فقرة نقاش مفتوحة

:یسعدني ویشرفني تواصلكم على

TrainerGhanoum

[email protected]

Trainer Ghassan Ghanoum

Ghassanex

TrainerGhanoum

115

السكرتاريا التنفيذية

Business