Хадгаламжийн нэгж бүрдүүлэх

талаарх зөвлөмж

• Архивт нэг хавтас болгон үдсэн материалыг хадгаламжийн нэгж /ХН/ гэнэ.

• ХН-ийг хадгалах хугацаагаар нь байнга, түр гэж ангилна.

• Байнга хадгалах ХН гэдэг нь байгууллага дээрээ хадгалагдаж байгаад улсын архивын газар үргэлжлүүлэн байнга хадгалах материалыг хэлнэ.

• Түр хадгалах ХН гэдэг нь тодорхой хугацаагаар /1, 3, 5, 10 жил г.м/ байгууллага дээрээ хадгалагдаж байгаад устгалд орох материалыг хэлнэ./Энэ нь баримт бичиг хадгалах хугацааны үлгэрчилсэн болон байгууллагын хадгалах хугацааны жагсаалтаар зохицуулагдана./

Жишээ нь: Байнга: Захирлын тушаал, Компанийн хэтийн

стратеги төлөвлөгөө, байгуул-лагын жилийн батлагдсан төсөв, батлагдсан цалингийн сан лимит г.м

Түр: Харилцсан бичиг, Харилцах данс нээсэн хаасан төлбөр тооцоо хийсэн баримт, Санхүүгийн анхан шатны баримт г.м

ХН-ийн баруун дээд өнцөгт харандаа буюу дугаарлагчаар дугаарлана.

ХН-ийг он цагийн дарааллаар 250 хүртэл хуудастайгаар 4 см-ээс илүүгүй зузаантай үднэ.

ХН-ийн эхэнд дотоод товьёог бичнэ. / Хавсралт 1-ийг үзэх/

ХН-ийн төгсгөлд баталгааны хуудас үйлдэж хавсаргана. /Хавсралт 2-ыг үзэх/

ХН-д баримтын бичвэр он сар өдөр, санал цохолт тамга тэмдгийн дардас зэргийг чөлөөтэй уншиж, хувилж болхоор зайд хуудасны зүүн захаас 10-15 мм /3-4 цоолж/ зориулалтын кардон цаасаар хавтаслаж үднэ.

ХН-ийн хавтсан дээр гараар бичих, хэвлэсэн гарчиг бүхий цаас наахгүй. Хавтсан дээр баримтыг хүлээн авах үед архивчаас зориулалтын дардас дарах тул хоосон орхино.

X

ХН-ийн нуруун дээр гарчиг бичихгүй, скочдохгүй. Хоосон байна.

X

Хавсралт 1Äîòîîä òîâú¸îã

   

Ä¿í òîî: _______________________ áàðèìò áè÷èã á¿ðòãýâ. /òîî, ¿ñãýýð/

  Äîòîîä òîâú¸îãíû õóóäàñíû òîî_______________/òîî, ¿ñãýýð/

Äîòîîä òîâú¸îã ¿éëäñýíàæèëòíû àëáàí òóøààëûí íýð 

îí . . . ñàð . . . ºäºð ãàðûí ¿ñýããàðûí ¿ñãèéí òàéëàë

Äýñ äóãààð Áàðèìòûí èíäåêñ

Áàðèìòûí îí, ñàð, ºäºð

Áàðèìòûí òýðã¿¿

Áàðèìòûí õóóäàñíû äóãààð

Òàéëáàð

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Хавсралт 2Áàòàëãààíû õóóäàñ

  

Ýíý õàäãàëàìæèéí íýãæèä ____________________ õóóäàñ + äîòîîä òîâú¸îãíû /òîî, ¿ñãýýð/

___________________________ õóóäàñ á¿ãä ____________________________/òîî, ¿ñãýýð/ /òîî, ¿ñãýýð/

 õóóäàñ äóãààðëàâ.

Àëãàññàí äóãààð____________________________________Äàâõàðäñàí äóãààð _________________________________À3, À2 õýìæýýòýé õóóäàñíû äóãààð ____________________Äóãòóé íààñàí, ¿äñýí õóóäàñíû äóãààð__________________Ãýìòýëòýé, ñýëáýí çàñàãäñàí õóóäàñíû äóãààð___________

  

Áàòàëãààíû õóóäàñ áè÷ñýíàæèëòíû àëáàí òóøààëûí íýð

  

îí . . . ñàð . . . ºäºð ãàðûí ¿ñýã ãàðûí ¿ñãèéí òàéëàë

Архивын талаар нийт ажилтнуудад хамааралтай зүйл, заалтаас:

• Ажилтнуудаас жил бүрийн 1-р улиралд багтаан өмнөх оны баримтаа архивт үдэж цэгцэлж өгөх,

• Хадгаламжийн нэгжид баримт бичгийн ноорог буюу олшруулсан хувийг оруулахгүй,

• Байнга, түр хадгалах баримтыг хольж үдэхгүй,

• Байнга хадгалах баримтыг цаасны нэг тал дээр хэвлэх,

• Ажилтнууд шилжин ажиллах буюу ажлаас гарах тохиолдолд архиваас авч ашиглаж байсан материалаа архивчид хүлээлгэн өгч хэвшсэн байна.