仕事をもっと「クリエイティブ」にする システム導入

～メールワイズ/kintone連携によるイベント管理～

NPO法人スマイルスタイル 藤吉 航介

目次

✓ スマスタとは?

✓ ハローライフとは? ✓ システム導入の背景 ✓  導入のBefore→Af te r

スマスタとは?

スマスタとは

＜業務内容＞ ソーシャルデザイン業 ＜ソリューション＞ プロジェクト、コンテンツ、プログラム開 発・再生における企画、マネジメント コンセプトデザイン、CI・VI グラフィックデザイン、webサイト制作 映像制作、店舗プロデュース、商品開発・ PR 、社会的課題へのアプローチに向けた プログラム構築・運営

＜社員数＞ 27人

NPO法人み・らいず NPO法人ちゅうぶ

企業デザイン

高校生がつくる　カフェ「　」 まちときどきカエル

教育デザイン

あなたの人生にいい予感を運ぶ「ハローライフ」 働きたい！ワカモノ人生相談所 in 奈良

公共デザイン

56万 人

取り組む背景

何らかの理由で仕事に就けていない若者（15～34歳以下）の数

56万 人

ハローライフとは?

3F

導入の背景

どうして、システムが必要なの？

✓　限られたリソースで、効率・効果的な運営

▶　「人」と接する「考える」時間の捻出 ✓　情報の密な共有が重要

▶　チームでサポートにあたる ✓　たくさんの情報が集まる

・相談者の面談記録 ・イベント参加者への連絡

・求人へのエントリー ・イベントへの申込…etc

ハローライフに集まる「情報」

ハローライフではイベントが頻繁に開催 4月だけでも24回も！？

Before・After

Before

×　参加者へTo配信による誤送信の人的リスク ×　申込者リスト作成がとても面倒 ×　スタッフのコミュニケーションで解決

Webサイト 申込みフォーム

申し込み メールで スタッフに通知

Exce l

申込者をまとめ、メール（Bcc）で事前連絡配信

手動 手動

メール

専用フォームを作成

手動

システム導入の前提

✓　将来的に複数拠点へ展開 ✓　運用管理は主に非エンジニアが担う ✓　使う世代は幅広い（ 20～60代 ）

システム導入の条件

✓　日本語でのサポート ✓　直感的、親しみやすいUI ✓　運用コスト

他社サービスもテスト導入し、比較検討した結果、 最も適したkintone＆メールワイズ導入へ。

Before

Webサイト 申込みフォーム

申し込み メールで スタッフに通知

Exce l

申込者をまとめ、メール（Bcc）で事前連絡配信

手動 手動

メール

専用フォームを作成

手動

申し込み

k in tone

自動

メールワイズ

簡単 簡単

Webサイト kintone連携 フォーム（独自開発）

After

無駄な事務作業が無くなり、誤送信のリスクも排除！

WordPress

WEBサイト

kintone

kintone

メールワイズ

（メールの確認漏れによるリスク。受信の度に対応）

（To、Ccへの誤入力のリスク）

1.　イベント用フォーム作成(WordPress) 1.　kintone用フォーム生成（独自）

↓ ↓

2.　利用者から申込み（メール） 2.　利用者から申し込みを

↓ kintoneで自動リスト化

3.　イベント責任者がExcelで参加者をリスト化 （何もしなくていい！）

↓ ↓

3.　メールワイズ連携で一斉送信 4.　事前案内等をメーラーのBccに入力して送信

（ボタン数クリックで簡単）

↓ ↓

4.　やりとりもメールワイズで統一。 5.　返信があると、受信者の誰が対応するか？

対応済みか否か一目瞭然に。 既に対応したのか？をチームで確認して連絡 （確認による時間ロス）

Before After

上記を月に約20回～も繰り返すので相当な時間短縮へ！

導入のスケジュール 12月

要件整理

1月 2月 3月 4月 5月

導入相談 Cafe

フォーム 開発

kintone アプリ作成

☆運用開始

マニュアル作成

☆他拠点へ展開

導入の効果 項目 内容

イベント管理時間　▲48時間／月

工数削減 ページ（フォーム）作成…10分→1分 リスト管理…2時間→0分

事前連絡…15分→5分

業務改善

メールを気にしなくて済む事による、 集中できる環境

セキュリティの向上

kintone×メールワイズにより、

人的ミスのリスク回避

システム導入の考え方

✓　3回繰り返されたことは、仕組み化する ✓　まずは局所的に導入する ✓　何度も、あらゆるシーンで伝える

THANK YOU! NPO法人スマイルスタイル