Электронный архив: на какие вопросы должна дать ответ...
TRANSCRIPT
Электронный архив: На какие вопросы должна дать ответ архивная наука?
Храмцовская Наталья Александровнак.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией
компании «Электронные Офисные Системы», эксперт ИСО, член Международного совета архивов и ARMA International
Два ключевых вопроса(на самом деле их больше!)
Зачем создавать электронные архивы и как их комплектовать?
Как создавать и использовать электронные архивы?
7 декабря 2016 года ИНФОАРХИВ-ВЛАСТЬ 2016 2
Все меняется очень быстро Бумажные документы накладывают массу
ограничений при работе с ними. Эти же ограничения многое упрощают при архивации:– Формирование дел– Учет дел и документов– Стабильность законодательно-нормативной базы– Возможность сохранить подлинник длительное время
В настоящее время незыблемыми остаются только высокоуровневые требования
7 декабря 2016 года ИНФОАРХИВ-ВЛАСТЬ 2016 3
Ключевые моменты Непрерывные изменения законодательства,
технологий, потребностей в документах, моделей функционирования архивов
Электронные документы требуют постоянного внимания, иначе возникают риски их утраты
Непривычные принципы упорядочения документов (гибкость)– Какой порядок является основным?
Все аспекты архивного дела нужно пересматривать: от комплектования до использования/уничтожения
7 декабря 2016 года ИНФОАРХИВ-ВЛАСТЬ 2016 4
На какие вопросы должна дать ответ архивная наука?
Место в государстве и обществе - варианты– Хранение документов, вышедших из активного использования
– Включение архивов в повседневную жизнь и деловую деятельность. Быть нужными здесь и сегодня, а не потом
Модель функционирования архива:– Порядок финансирования
– Виртуальные коллекции и выставки, объединяющие материалы нескольких архивов и музеев
– Использование волонтерского движения – например, для оцифровки исторических документов
7 декабря 2016 года ИНФОАРХИВ-ВЛАСТЬ 2016 5
Принципы комплектования архивов Принадлежность документов к составу АФ РФ
– Судьба архивов по личному составу
Права собственности на документы– Что делать с представляющими значительную ценность
документами организаций (например, архивы НТД), если их не хотят передавать в собственность государства?
Происхождение и территориальная принадлежность документов– Судьба документов федеральных учреждений в регионах
7 декабря 2016 года ИНФОАРХИВ-ВЛАСТЬ 2016 6
Принципы комплектования архивов
Неделимость фондов
– Смогут ли нынешние архивы обеспечить сохранность документов на носителях всех видов?
– Нужно ли создавать специализированные архивы для хранения отдельных видов электронных документов (базы данных, сайты, социальные сети)?
Использование депозитарного хранения
– Техническое обслуживание обеспечивает организация –оператор
– Политические и концептуальные вопросы решаются архивом7 декабря 2016 года ИНФОАРХИВ-ВЛАСТЬ 2016 7
Выводы Архивная наука должна выйти из спячки – без нее отрасль
не сможет претендовать на достойное место в обществе и государстве, и не получит необходимых ее для развития ресурсов
Проблемных вопросов становится все больше, и кто-то должен дать на них ответ
Ситуация очень сложная, но это шанс как для отрасли в целом, так и для отдельных специалистов
7 декабря 2016 года ИНФОАРХИВ-ВЛАСТЬ 2016 8
Приглашаю Вас на мой блог: http://rusrim.blogspot.com/
а также на мои каналы на Slideshare и YouTube
9