Культура деловой речи

Написание деловых документов

Официально-документальный

ЖанрыЗаявлениеАвтобиографияРаспискаДоверенностьРезюмеДокладная,Объяснительнаязаписка, Справка

Официально-деловой стиль речи

Обиходно-деловой

Язык дип-ломатиче-ских док.

Язык зако-нодатель-ных док.

Язык слу-жебной переписки

Язык Деловыхбумаг

Жанрызаявлениемеморандумкоммюникеконвенция

ЖанрыКонституцияЗаконАктУказУставКонтрактДоговор

ЖанрыДеловые, официаль-ные письма

Структурно-логическая схема "Официально-деловой стиль речи и его разновидности"

Официально-деловой стиль – это стиль, который обслуживает правовую и административно-общественную

сферы деятельности. Он используется при написании документов, деловых бумаг и писем в государственных учреждениях, суде, а также в разных видах делового

устного общения. Особенность текста• сухость языка и

однозначность высказываний

• отсутствие эмоционально окрашенных и просторечных слов

• сжатость, компактность изложения

• наличие штампов (клише), профессиональных терминов и идиом

• Деловое общение - умение успешно вести деловые переговоры, грамотно и правильно составить деловую бумагу и т.д.

• Деловая речь – оформление делового общения устно и (или) письменно

Языковые признаки официально-делового стиля речи

Лексические признаки

Лексическая (словарная) система официально-делового стиля, кроме общекнижных и нейтральных слов, включает:

• 1) языковые штампы (канцеляризмы, клише): ставить вопрос, на основании решения, входящие-исходящие документы, контроль за исполнением возложить, по истечении срока.

• 2) профессиональную терминологию: недоимка, алиби, черный нал, теневой бизнес;

• 3) архаизмы: оным удостоверяю, сей документ.

Лексические признаки официально-делового стиля речи

• Недопустимо употребление многозначных слов, а также слов в переносных значениях, а синонимы употребляются крайне редко и, как правило, принадлежат одному стилю: снабжение = поставка = обеспечение, платежеспособность = кредитоспособность, износ = амортизация, ассигнование = субсидирование и др.

• Официально-деловая речь отражает не индивидуальный, а социальный опыт.

• Лексика предельно обобщена. В официальном документе предпочтение отдается родовым понятиям, например: прибыть (вместо приехать, прилететь, прийти и т.д.), транспортное средство (вместо автобус, самолет, "Жигули" и т. д.), населенный пункт (вместо деревня, город, село и т.д.) и др.

Морфологические признаки официально-делового стиля речи

многократное (частотное) использование определенных частей речи (и их типов). В их числе следующие:

• существительные – названия людей по признаку, обусловленному действием (налогоплательщик, арендатор, свидетель);

• существительные, обозначающие должности и звания в форме мужского рода (сержант Петрова, инспектор Иванова);

• отглагольные существительные с частицей не- (лишение, несоблюдение, непризнание);

• производные предлоги (в связи, за счет, в силу, по мере, в отношении, на основании);

• инфинитивные конструкции: (провести осмотр, оказать помощь);• глаголы настоящего времени в значении обычно производимого

действия (за неуплату взимается штраф…).• сложные слова, образованные от двух и более основ

(квартиросъемщик, работодатель, материально-технический, ремонтно-эксплуа тационный, вышеуказанный, нижепоименованный и т.п.).

Синтаксические признаки официально-делового стиля речи

• Употребление простых предложений с однородными членами, причем ряды этих однородных членов могут быть весьма распространенными (до 8–10), например: … штрафы в качестве меры административного взыскания могут устанавливаться в соответствии с законодательством России за нарушение правил техники безопасности и охраны труда в промышленности, строительстве, на транспорте и в сельском хозяйстве;

• наличие пассивных конструкций (платежи вносятся в указанное время); безличных предложений (нам хотелось бы Вам предложить);

• нанизывание родительного падежа, т.е. употребление цепочки имен существительных в родительном падеже: (результаты деятельности органов налоговой полиции…);

• преобладание сложных предложений, в особенности сложноподчиненных, с придаточными условными: При наличии спора о размерах причитающихся уволенному работнику сумм администрация обязана уплатить указанное в настоящей статье возмещение в том случае, если спор решен в пользу работника.

Деловое общение в зависимости от целей и задач бывает:

• устное - письменное (с точки зрения формы речи); • диалогическое - монологическое (с точки зрения

однонаправленности / двунаправленности речи между говорящим и слушающим);

• межличностное - публичное (с точки зрения количества участников);

• непосредственное - опосредованное (с точки зрения отсутствия / наличия опосредующего аппарата);

• контактное - дистантное (с точки зрения положения коммуникантов в пространстве).

Жанры деловой речи• Письменная деловая речь,

в которой реализуются диалогические отношения, представлена всеми видами деловых писем, документами, фиксирующими социально-правовые отношения - контрактами (договорами), соглашениями и всеми типами сопутствующих документов.

• Устная деловая речь, в которой реализуется диалогические отношения, представлена жанрами деловых переговоров, встреч, консультаций и т.п.

• Совещания, собрания представляют собой особый тип протокольного общения, в котором представлена монологическая деловая речь, не только имеющая письменную природу, но и существующая сразу в двух формах - устной и письменной.

Деловая речь Письменная деловая речь - совокупность стандартов

письменной речи, необходимых в официально-деловых отношениях. Эти стандарты включают в себя как формы документации (набор, последовательность и расположение реквизитов), так и соответствующие им способы речевого изложения.

• Реквизиты - ряд или сумма постоянных элементов содержания . Например, данные: 1) об адресате (кому адресован документ?); 2) об адресанте (кто является автором документа — заявителем, просителем и т. д.?); 3) наименование жанра документа (в некоторых документах название обязательно (Заявление, Доверенность), а в некоторых оно не ставится, например в деловых письмах); 4) опись документальных приложений (если они имеются); 5) дата; 6) подпись автора документа и др.

Письменная деловая речь и документ

• Форма документа - сумма его реквизитов и содержательно-композиционная схема — их взаимосвязь, последовательность и расположение. Когда выбран жанр документа, а тем самым и его форма, возникает проблема языкового наполнения документа

• Схема выбора форм реализации деловой речи в документе такова: типовая официально-деловая ситуация —> жанр документа —> форма документа —> языковое наполнение документа.

Обиходно-деловые бумаги

• Сообщение, извещение, объявление• Заявление• Справка• Пригласительный билет• Доверенность• Расписка• Анкета и резюме• Характеристика и автобиография

ЗаявлениеШаблон

• (1) наименование адресата;

• (2) наименование адресанта (заявителя); (3) наименование документа. Далее следуют:

• (4) формулировка просьбы (жалобы, предложения) и по возможности краткой, но исчерпывающей аргументации;

• (5) дата и (6) подпись.

Схема расположения реквизитов

Начальнику отдела доставки почтового отделения 127018 Мельниковой А. Н. Петрова Бориса Ивановича, проживающего по адресу: 1-й Стрелецкий переулок, дом 3, кв. 119, телефон ......

ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу сохранить за мной

аренду абонентного ящика № 928 на 2-е полугодие 1996 года.

10.06.2015 Петров

Доверенность: поручение кому-либо определенных действий, передача определенных прав доверителя

Схема (1) наименование

документа; (2) на именование

доверителя (фамилия, имя, отчество, должность или адрес); (3) точное и исчерпывающее определение круга доверяемых полномочий или прав; (4) наименование доверенного лица (фамилия, имя, отчество, должность или адрес);

(5) дата; (6) подпись.

ДОВЕРЕННОСТЬ

Я, Куликова Ирина Михайловна, проживающая по адресу: ул. Ленина, дом 3, кв. 12, доверяю Шашковой Вере Ивановне, проживающей по адресу: ул. Ленина, дом 3, кв. 19, паспорт (серия, номер, выдан...), получить причитающуюся мне за ноябрь 2008 года пенсию.

15.10.2015. Куликова

Расписка – письменное подтверждение получения ценных предметов (денег, вещей) получившим их

1)Полное указание, кто дает расписку. 2)Точное указание, от кого получено.3)Наименование полученного с указанием количества, цены; при этом количество или цена пишутся прописью, в скобках - цифрой. 4)Дата и подпись.

Расписка Мною, учеником 11 класса

Кротовской средней общеобразовательной школы с. Кро-товка Буняевым Антоном, получено от преподавателя физкультуры Тарабриной Людмилы Михайловны 28 пар лыж для организации лыжного пробега. Лыжи обязуюсь вернуть к 20 января.

18.01.2015г. Буняев А.

ПротоколЗаголовок, дата и номер протокола

Заголовком протокола будет название коллегиального органа или вида заседания. Например, Протокол (чего?) заседания педагогического совета; совещания начальников структурных подразделений и т.д.Датой протокола является дата заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Если совещание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания.Например: 21 — 24.07.2015.Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.

Текст протокола

•Текст протокола включает следующие части:•вводную;•основную.

Вводная часть• Во вводной части протокола после заголовка приводятся

фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания. С новой строки после слова «Присутствовали» в алфавитном порядке перечисляют фамилии, инициалы должностных лиц, присутствовавших на заседании.

• Если на заседании были лица из других организаций, то после слова «Присутствовали» с новой строки печатают слово «Приглашенные» и указывается список приглашенных лиц, в этом случае перед каждой фамилией указывается должность и название организации.

• Во вводной части протокола указывается повестка дня.• Она состоит из перечисления вопросов, которые

обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии выступающих (докладчиков). Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой, его формулируют с использованием предлогов «О» или «Об». Например: «Об утверждении учебных программ»; «О подведении итогов учебного года».

• По каждому пункту указывается докладчик (должностное лицо, готовившее данный вопрос).

Основная часть• В соответствии с последовательностью

вопросов в повестке дня оформляется текст основной части протокола — он должен содержать столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня.

• Таким образом, заголовочная часть протокола оформляется всегда одинаково. Но текст протокола может быть изложен в разных формах: краткой или полной.

• Краткий протокол — фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол ведут чаше всего в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер (см. рис. 3.3.).

• Полный протокол — содержит сведения не только об обсуждавшихся вопросах, принятых решениях и фамилиях выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Полный протокол позволяет документировать подробную картину заседания

Резюме - краткая форма изложения основных личных и профессиональных данных.

• Задача - наилучшим образом подать ваши знания, опыт и личные качества работодателю .

• Резюме должно быть оформлено в едином стиле+Ваше фото+на двух языках (русский и английский)

• Личные данные: ФИО, дата рождения, контактная информация (телефоны, адрес электронной почты).

• Цель: В данном пункте обычно формулируется должность, на которую Вы претендуете.

• Образование: Указывается основное образование и дополнительное. Необходимо указать годы обучения, название учебного заведения, факультет, специальность.

• Опыт работы. Профессиональные навыки.• Знание иностранных языков. Владение компьютером.• Дополнительная информация:

КРАТКИЙ ПРОТОКОЛ

ПОЛНЫЙ ПРОТОКОЛ

• При использовании любой формы протокола его текст будет делиться на столько разделов, сколько пунктов содержит повестка дня.

• Каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»), которые печатаются от левого поля прописными буквами. Такое оформление позволяет выделить в тексте речь основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, в которой сформулировано решение.

Слушали• В части «СЛУШАЛИ» излагается текст выступления. В

начале текста с новой строки в именительном падеже указывают фамилию выступающего. Запись выступления отделяют от фамилии тире. Выступление излагается от третьего лица единственного числа. Допускается вместо записи выступления после фамилии указать («Запись выступления прилагается», «Текст доклада прилагается»).

• В последнем случае доклады становятся приложением к протоколу.

Виступили. Постановили• В части «ВЫСТУПИЛИ» с новой строки в именительном

падеже указывают фамилию выступающего и после тире, текст выступления или вопрос (если в ходе выступления он был задан докладчику).

• В части «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ») отражают принятое решение по обсуждаемому вопросу. Текст постановляющей части печатается полностью в любой форме протокола.

• Текст всего протокола печатают через 1,5 межстрочных интервала.

• Протокол оформляет секретарь заседания. Протокол подписывает секретарь и представляет на подпись председателю в течение 3 (трех) рабочих дней после заседания.

• Подписи отделяют от текста 3 межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от границы левого поля, последняя буква в фамилии ограничивается правым полем.

• В день подписания протокола председателем он должен быть зарегистрирован.

ПРОТОКОЛ № 3 общего собрания учащихся профтехучилища № 17

12.11.2015

Председатель собрания: Совенко В. А.Секретарь: Канищенко Т. Б.Присутствовали: директор училища Кучер Л. Д., преподаватели:Куценко А. А., Грицюта Ф. С., Севастюк Б. М., Кличко Л. С., ученики.Повестка дня:1. Подготовка учащихся к производственной практике.2. Работа по озеленению и облагораживанию окружающей территории.1. СЛУШАЛИ:Куценко А. А. Информация руководителя производственной практики.ВЫСТУПИЛИ:Севастюк Б. М. внес предложение разделить студентов на подгруппы, четко определить каждому задачи и часы работы на участке.Грицюта Ф. С. отметил, что до начала практики надо подготовить компьютерные программы.ПОСТАНОВИЛИ:1 .Всем ученикам принять участие в производственной практике.2. Поручить руководителю практики составить график работ.3. Разделить учащихся на группы и определить время работы на участке.2. СЛУШАЛИ...

Председатель собрания (подпись) В. А. СовенкоСекретарь (подпись) Т.Б. Канищенко

Объявление – обращение с целью информации Внимание преподавателям!• С 12 по 17 мая проводится

единая контрольная работа в качестве экзаменационной в 2 вариантах: для филологов и нефилологов.

• Контрольные можно взять в библиотеке по количеству студентов.

• Работа состоит из 2 частей (Лексика, Грамматика и Письмо) и рассчитана на 2 астрономических часа.

• Просьба проверить свои работы, подчеркнув ошибки, и передать в библиотеку для обобщения результатов.

Деканат

Уважаемые коллеги!• 18 мая пройдет День музеев.• Если Вы хотите посетить со

своими студентами Ясную поляну, то музей принимает 4 мая заявки на группы в 15 человек. Стоимость на одного человека – 150 рублей.

• Проезд: 9.00 с Курского вокзала отправляется экспресс «Москва – Чернь» с остановкой через 2,5 часа в Ясной поляне.

• Стоимость билета (только по паспорту или студенческому билету) 250 рублей (2 класс) или 220 руб. (3 класс) в одну сторону.

• За вопросами обращайтесь к М.Ю.Антроповой.

Сообщение – уведомление в устном или письменном виде.

Извещение – уведомление в письменном виде от организации или учреждения.

• Во вторник, 16 сентября, в 10.00 в ауд.3113 состоится семинар на тему «Культура Древней Руси». Просим не опаздывать

Деканат

• Вам необходимо явиться на судебное заседание в Московский городской суд 21 апреля 2008 г. в качестве свидетеля по делу о краже мобильных телефонов. Начало заседания в 14.00.

Секретарь суда Сидорова Е.А.

Пригласительный билет

Схема1. Название2. Название приглашающей

организации или Ф.И.О.3. Указание на

приглашаемого.4. Место, время и

программа мероприятия.

Пригласительный билетСтуденческий совет МПГУ

приглашает Вас на праздник университета.

В программе: 1) Концерт

2) ДискотекаЖдем Вас 5 ноября 2015 г. В

концертном зале ГКУ.Начало в 19.00

Русское письмо – частное (дружеское и официальное) и

деловое (служебное и официальное)

• Письмо-информация• Письмо-просьба• Письмо-поздравление• Письмо-благодарность• Письмо-приглашение• Письмо-жалоба• Письмо-рекомендация

Композиция письма и выбор средств

• 1. Обращение: имя адресата, форма, порядок слов.

• 2. Приветствие: нейтральное, просторечное, фамильярное

• 3. Содержание: вид письма• 4. Концовка: стереотипные фразы, подпись

адресанта, дата.

Деловое письмо• Деловое письмо - пограничное явление между

собственно документом и текстами частной переписки.

• Деловое письмо - особая разновидность делового текста, обладающая рядом отличительных признаков: особый способ передачи информации, отражение определенной производственной ситуации, единство темы, особое графическое оформление и композиционное построение, документальность и объективность изложения, использование средств речевого этикета.

Особенности делового письма• Деловое письмо в современную эпоху - важный источник

информации; средство документирования этой информации.

• Деловая переписка позволяет обсуждать и решать важные вопросы и проблемы , может служить свидетельством в судопроизводстве. Например, деловые письма подготавливают заключение сделок, важные встречи, переговоры, содержат служебную информацию, претензии, предложения и т.д.

• Деловые письма имеют ряд преимуществ перед частным письмом, а именно: а) с их помощью фиксируется информация, на которую можно сослаться впоследствии; б) могут быть средством передачи конфиденциальной информации; в) дают возможность вести сложные и трудоемкие дела.

Рекомендуемые формулировки для писем-заявлений

• А. Основные формулировки:… уполномочен (уполномочены) заявить…… о намерении руководства…… о планах предприятия…… о стремлении нашей организации…… о желании дирекции учреждения…… имею (имеем) честь сделать следующее заявление…… относительно…… в связи с… … касающееся … … по поводу…

Б. Дополнительные формулировки: В связи с появлением в средствах массовой

информации сведений о якобы имеющих место злоупотреблениях…Учитывая характер сложившихся взаимоотношений между нашими организациями…Поскольку предпринятые ранее нашей компанией усилия не возымели должного действия, …Исходя из долговременных интересов корпорации…Сознавая свою ответственность перед нашими деловыми партнерами…Руководствуясь высшими целями…

Открытое письмо-заявлениеГ-ну Фрадкову М.Е.

От Руководителя РКТГрицая М.В.

Уважаемый Михаил Ефимович!Не так давно в СМИ прошла информация о том, что в Государственную Думу РФ скоро будет передан проект закона, согласно которому вводится уведомительный порядок въезда в Россию.Мы – члены Русского Общества – считаем, что подобный закон недопустим в России, особенно сегодня, когда Россию просто «захлестывает» вал законной и незаконной иммиграции.Мы хотим обратить Ваше внимание на недопустимость принятия такого и подобного законов…Мы просим Вас дать нам по этому поводу официальный ответ. С уважением и надеждой на понимание,

Председатель Правления РКТГрицай М.В.

Письмо-приглашение Уважаемый господин Воронов! Приглашаем Вас и возглавляемую вами делегацию посетить наш завод для конкретного ознакомления с его продукцией в удобное для Вас время в ІІІ(третьем) квартале следующего года. Все расходы Вашей делегации на китайской территории берет на себя наш завод. О Вашем решении просим сообщить заранее по электронной почте.С уважением,Директор Чанчуньского автомобильного завода Ли Бин08.09.2015 г.

Письмо-просьба Уважаемый Дмитрий Викторович! Руководство нашей компании проявило большой интерес к продукции Вашего предприятия. Нам хотелось бы подробнее ознакомиться с ней и сделать для Вас рекламу. Мы будем весьма признательны, если Вы пришлете нам иллюстрированный каталог измерительных приборов, выпускаемых Вашим предприятием, и проспекты. Желаемый срок получения каталога и проспектов – до 20 (двадцатого) декабря 2015 г.С уважением,Заместитель директора по маркетингу ОАО «Прогресс» П.В. Иванов05.11.2015 г.

Письмо-подтверждениеМногоуважаемый господин Орлов! С благодарностью подтверждаем получение Вашего письма от 15 (пятнадцатого) декабря с приложенными каталогами и сообщаем, что мы выслали их нашим заказчикам на рассмотрение. В случае проявления интереса к изделиям Вашей фирмы мы дополнительно свяжемся с Вами.С глубоким уважением,Президент корпорации «Ижсталь» Иванов28.12.2015 г.

Официально-деловой стиль и разговорная речь• Интересный пример обыгрывания элементов официально-делового

стиля в художественных целях есть в рассказе «Чудик» русского писателя Василия Шукшина:

• «В аэропорту Чудик написал телеграмму жене:«Приземлился. Ветка сирени упала на грудь, милая Груша, меня не

забудь. Васятка».Телеграфистка, строгая сухая женщина, прочитав телеграмму,

предложила:— Составьте иначе. Вы — взрослый человек, не в детсаде.— Почему? — спросил Чудик. — Я ей всегда так пишу в письмах. Это же

моя жена!.. Вы, наверное, подумали...— В письмах можете писать что угодно, а телеграмма — это вид связи.

Это открытый текст.Чудик переписал:«Приземлились. Все в порядке. Васятка».Телеграфистка сама исправила два слова: «Приземлились» и «Васятка». Стало: «Долетели. Василий».