Презентация "Организационно-распорядительные...
TRANSCRIPT
План семинара
• Организационно-распорядительные документы в Организации;
• Задачи в работе с этими документами;
• Чем может быть полезен продукт 1С:Документооборот;
• Основные процессы работы с ОРД;
• Настройка программы для работы с ОРД;
• Технология работы с ОРД;
• Регламентация работы с документами;
• Сложности, с которыми Вы можете столкнуться на проекте;
• Как обойти возможные риски и получить результат;
• Обсуждение перехода работы с ОРД «от бумаги» к СЭД;
• Ответы на вопросы в чате, контакты и консультации;
Определения ОРД
Организационно-распорядительная документация (ОРД) —
комплекс документов, закрепляющих функции, задачи, цели, а также права и обязанности работников и руководителей по выполнению конкретных действий, необходимость которых возникает в операционной деятельности организации.
• Постановление
• Распоряжение
• Приказ
• Протокол
• Инструкция
Определения ОРД
Стилю служебных документов должна быть присуща стилистическая строгость, нейтральность изложения. Управленческие документы организации связаны с правовыми нормами, поэтому объективность в стиле изложения характеризуется эмпирическим и предписывающим характером документа. В официально-деловом стиле не должно быть эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности.
Официально-деловой стиль документов должен отвечать требованиям:
• краткость и компактность изложения официального документа;
• точность и определенность формулировок;
• однозначность и единообразие терминов;
• последовательность.
Обязательно в распорядительных документах указание конкретных лиц ответственных за исполнение, а также лица контролирующего ход исполнения. Наличие даты, к которой распоряжение должно быть исполнено – срок исполнения.
Определения ОРД
Основные реквизиты (Согласно ГОСТ Р 6.30-2003.)
• Наименование организации;• Дата;• Место;• Гриф утверждения;• Заголовок;• Текст;• Подпись;• Отметка о наличии приложения (если требуется);• Гриф/виза согласования;
Порядок составления распорядительного документа во многом зависит от того как он прописан в инструкции по делопроизводству организации, так как все ГОСТы существующие на данный момент носят рекомендательный характер.
Этапы подготовки распорядительных документов
• сбор данных по управленческому вопросу;• составление проекта распорядительного документа;• согласование проекта распорядительного документа;• подписание документа;• исполнение или ознакомление;• контроль исполнения;
• архив актуальных распорядительных документов;
Сложности в работе с бумажными документами…
• С документом может работать только один человек;
• Используется электронная почта как координация работы людей;
• Эффективность работы с документами зависит от людей;
• Нет прозрачного доступа к работе с документами;
• Сложно понять, как ведется работа с ОРД;
• Время согласования ОРД слишком велико;
• Исполнение документа может быть на не удовлетворительном уровне;
• Сложно ознакомить с документом большое количество сотрудников;
• Документы находятся не всегда известно где и у кого;
• Тратится много времени на поиск нужного документа;
• Сложно отслеживать связанные документы;
• Документы …могут теряться…
Какие механизмы представляет 1С:Документооборот
– Хранение документов в электронном виде;
– Структурирование документов по различным критериям;
– Определение доступа к документам;
– Совместная работа пользователей с актуальными данными;
– Связи распорядительных документов с другими документами;
– Процессы обработки распорядительных. документов;
– Удобная работа с реестрами и быстрый поиск документов;
– Механизмы исполнения и контроля;
– Работа с документами в едином информационном пространстве;
Обработка распорядительных документов
• Подготовка• Согласование• Утверждение• Регистрация• Исполнение / Ознакомление
Реестр распорядительных документов
• Списком• По папкам• По организациям• По видам документов• По номенклатуре дел• По корреспондентам
• По произвольным настройкам пользователя
Ограничение доступа
• Права на папки;
• Грифы доступа;• Виды документов;• Организации;• Группы корреспондентов;• Группы физических лиц;• Вопросы деятельности;
• Рабочая группа в документе;;