Геймификация процесса обучения и обмена знаниями в Газпром нефть

24.11.2016

Безяев Павел

Руководитель направления по управлению знаниями

ПАО «Газпром нефть»

2Газпром нефть

2002-2005 e-learning в ВУЗе

2005-2008 Опыт работы в IT

2008-2012 Внедрение e-learning на стороне подрядчика

С 2013 e-learning и управление знаниями в HR

Опыт 2014Мой блог: i-elearning.ru

3Газпром нефть

Предпосылки для создания единой системы управления знаниями

2. Другие потребности Компании потенциально решаемые СУЗИ:• Поддержка процесса формирования функциональной модели управления• Внедрение инновационной культуры и практики обмена опытом• Поддержка процесса внедрение LEAN-технологий и бережливого производства

1. Результаты опроса сотрудников в марте 2015 года:

4. В начале 2015 года в Компании уже внедрялось несколько десятков локальных инициатив в области управления знаниями - без единой методологии и стратегии, часто дублируя друг друга.

3. Зрелая СУЗИ положительно влияет на стоимость бизнеса.

30%не могут найти экспертов (у кого спросить)

40%не могут найти актуальную информацию и лучшие практики (что уже сделано)

60%нуждаются в усилении взаимодействия (между подразделениями и дочерними компаниями)

4Газпром нефть

Как разрабатывалась концепция нашей системы управления знаниями

При разработке концепции:1) Изучен передовой опыт и подходы в сфере управления знаниями:

• «Методология создания и управления системой знаниевых активов компании» (Knowledge Asset Management), автор Рон Янг - ведущий мировой эксперт в области управления знаниями, основатель Knowledge Associates Cambridge

• Консультации экспертов: Microsoft, Molten, Novus Integrity, FORMATTA, «Лаборатория мультимедиа»

• Анализ практик управления знаниями:

2) Изучены потребности и наработки Компании:• Анализ ИТ-инфраструктуры• Анализ инициатив в сфере управления знаниями• Формирование общекорпоративной рабочей группы по управлению

знаниями для проработки и реализации концепции

5Газпром нефть

Почему HR? Главное – люди!

Культура70%

Процессы20%

ИТ10%

* - по данным международных экспертов по КМ Рона Янга (UK) и Ларри Прусака (USA) (конференция KM Russia 2014).

«САМАЯ БОЛЬШАЯ ПРОБЛЕМА В СОЗДАНИИ КУЛЬТУРЫ ОБМЕНА ЗНАНИЯМИ – ЭТО ПОНИМАНИЕ ТОГО, ЧТО ОБМЕН ЗНАНИЯМИ НЕ ТРАТИТ ВАШЕ ВРЕМЯ, А ЭКОНОМИТ ЕГО»Лесли Чипперфилд, менеджер по эффективности работы компании, Shell

Анализ ключевых условий внедрения системуправления знаниями в мировых компаниях*:

Типичные проблемы:• Эксперты и сотрудники воспринимают обмен

знаниями, как дополнительную нагрузку.

• Эксперты боятся «утратить рыночную стоимость», если будут делиться знаниями.

• Культура компании не поощряет публично задавать вопросы.

• Низкий уровень доверия, конкуренция.• У экспертов и сотрудников нет явной

мотивации.• Денежная мотивация работает плохо.• Прокрастинация.

6Газпром нефть

Система управления знаниями и инновациями (СУЗИ) Газпром нефть

7Газпром нефть

Инструменты СУЗИ:

Сообщество практиков

База знаний Обучение Банк идей Профиль сотрудника

СОЗДАНИЕ ЗНАНИЙ – сбор и обработка идей сотрудников и подрядчиков, совместный поиск решений и оценка технологических инноваций в профессиональных сообществах

СОХРАНЕНИЕ ЗНАНИЙ – определение критических знаний, формализация (документы, электронные курсы) и классификация

РАСПРОСТРАНЕНИЕ И ПРИМЕНЕНИЕ ЗНАНИЙ - доступность, удобство поиска информации и экспертов, институт внутренних тренеров, экспертные сообщества и центры компетенций, культура обмена опытом, развитие функций

Система управления знаниями и инновациями (СУЗИ)

СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ЗНАНИЯМИ И ИННОВАЦИЯМИ (СУЗИ) - комплексный подход позволяющий повысить эффективность создания, сохранения, распространения и применения ценных для Компании знаний. Комплексный подход подразумевает развитие и поддержку трех основных компонентов:

люди процессы технологии

8Газпром нефть

• Сообщество практиков – группа людей, объединенных общими профессиональными интересами, задачами или проектами.

• Члены сообщества неформально связаны между собой общим занятием и знаниями, которые они приобретают в ходе совместной деятельности.

• Сообщества – лучший способ, который позволяет формализовать знания и извлекать из них добавленную стоимость.

• Сообщества играют ключевую роль в тестировании, отсеивании и внедрении инноваций и лучших практик в своей профессиональной области.

• Социальное обучение (we-learning) или обучение друг у друга – важная часть процесса управления знаниями.

• Социальное обучение существовало всегда и вышло на новый уровень с развитием инструментов web 2.0, когда появилась возможность выйти за территориальные и иерархические границы компаний.

• Важно использовать и развивать естественную склонность людей к обучению друг у друга – дав удобные инструменты, продумав мотивацию и управляя процессом в ключевых направлениях.

«Сообщества практиков» и «Социальное обучение»

Управление знаниямиЦентрализованно «Сверху вниз»

Децентрализовано Самопроизвольно

We-learning

9Газпром нефть

• Профиль сотрудника – ключевой инструмент для построения «корпоративной социальной сети».

• Основная задача – упростить поиск и первый контакт с экспертами.

• Профиль сотрудника – это сервис, призванный создать индивидуальное личное пространства для каждого пользователя, через который он смог бы оперативно взаимодействовать с другими пользователями (поиск, обмен сообщениями, документами, материалами), а так же просматривать их личные данные и сведения об их работе.

• Инструменты коллективного взаимодействия – ИТ-инструменты позволяющие организовать виртуальное пространство для совместной работы, обмена знаниями и обучения.

• Ключевые элементы: Виртуальные кабинеты Вебинары Форумы Wiki FAQ (часто задаваемые вопросы) Блоги Опросы Оценки и рекомендации Ленты активности

«Профиль сотрудника» и «Инструменты взаимодействия»

10Газпром нефть

Обновленная концепция СУЗИ 2016Принципы построения СУЗИ

Архитектура системы управление знаниями и инновациями

«Единое окно СУЗИ»

Мы управляем ключевыми (критически важными) знаниями Компании

Корпоративный университет –владелец СУЗИ

Сообщества практиков – основа СУЗИ:Основной процесс накопления и распространения знаний происходит в рамках профессиональных кафедр, через активные Сообщества практиков

Цикл управления знаниями встраивается в ключевые бизнес-процессы

Мы формируем образовательную среду и поддерживаем социальное обучение и сотрудничество

ОБУЧЕНИЕСистема внутреннего обучения сотрудников

ПРОФИЛЬ СОТРУДНИКАКорпоративная социальная сеть:

поиск экспертов, экспертные лестницы

Технические решения,извлеченные уроки, стандарты…

БАЗА ЗНАНИЙИдеи и предложения,

лучшие практики

БАНК ИДЕЙ

СООБЩЕСТВО ПРАКТИКОВ«Профессиональная кафедра»

«Сетевая группа»

Фабрика идей

СРЗ

Цели и управление Показатели эффективности ПроцессыМотивация и вовлечение

Явны

е зн

ания

(все

,ч то

заф

икси

рова

но н

а но

сите

лях)

Неявные знания

(идеи, личные знания, опы

т и ком

петенции)

Портал знаний

ПУИI.D.E.A

11Газпром нефть

Вовлечение и мотивация – фактор успешного развития СУЗИ!

Инструменты:

Система мотивации

Социальные инструменты и геймификация в СУЗИ

Связь движения по «Экспертным лестницам» с рейтингами, система мотивации активных экспертов и лидеров сообществ практиков

Рейтинги лидеров работы в СУЗИ на Корпоративном портале и регулярные публичные награждения на уровне первых лиц Компании

Регулярные PR-мероприятия по продвижению СУЗИ

Дополнительное обучение инициативных сотрудников и формирование активного сообщества по управлению знаниями

Регулярные мероприятия по обмену знаниями: knowledge café (кафе знаний), семинары, конференции, мозговые штурмы

12Газпром нефть

Портал знаний

13Газпром нефть

Функционал Портала знаний

Обучение Управление знаниями

Система вовлечение и мотивации

Используется Возможности• Единый каталог обучения• Каталог дистанционных курсов• Календарь обучения• Автоматизация адаптации• Отчеты• Вебинары…

• Профиль сотрудника\эксперта• Сообщества практиков («Окна

функций», «Кафедры», «Академии», «Сетевые группы»)

• Система нематериальной мотивации сотрудников и экспертов

14Газпром нефть

Портала знаний: главная станица

Ключевые виджеты:

«Мои новости» – новости функции и сообществ сотрудника.

«Мои сообщества» – доступ к «Окну функции»\«Кафедре» сотрудника и сообществам в которых он состоит.

Мои планы – список назначенных курсов и мероприятий по обучению и обмену знаний.

Шапка портала: элементы геймификации, напоминания о назначенных тестах, курсах, мероприятиях, статус заполнения личного профиля.

Поиск по базе знаний портала

Основное меню портала

Рейтинги: популярные курсы, сообщества, форумы, самые активные сотрудники. Возможность перейти на список всех сообществ Компании.

15Газпром нефть

1. Портал знаний: система рейтингов

I. Ваш уровень активности

Начисляется за выполнение определенных действий на портале:

Уровень 1 – заполните ваш профиль (статусы и раздел дополнительная информация)

Уровень 2 – изучите 1 электронный курс на портале

Уровень 3 – подпишитесь на интересующий вас форум, оцените курс или публикацию на портале…

II. Виртуальная валюта – «баррели»*

Начисляется за:• Переход на новый

Уровень.• Обновления рабочего

статуса в профиле

III. Рейтинги

Рассчитывается для каждого сотрудника на базе:• Текущего уровня

активности• Количества

опубликованных сотрудником материалов

• Популярности опубликованных материалов

* - Баррели можно будет использовать для дальнейшего развития – обменивать на книги, оплачивать участие в конференциях, тренингах и т.п. Виртуальный магазин будет функционировать с начала 2017 года.

16Газпром нефть

1. Портал знаний: система мотивации - рейтинги

Самые популярные курсы (возможность перейти на полный каталог), самые большие сообществ (возможность перейти на полный список сообществ), самые активные форумы, самые активные сотрудники.

17Газпром нефть

2. Портал знаний: Мой профиль

Чтобы зайти в свой профиль – нажмите на свое имя или фотографию

Можно попасть в «Мой профиль» через меню «Рабочий кабинет»

Профиль сотрудника – ключевой инструмент для построения «корпоративной социальной сети».

Основная задача – упростить поиск экспертов и первый контакт с ними.

Профиль сотрудника – это сервис, призванный создать индивидуальное личное пространство для каждого, через который он смог бы оперативно взаимодействовать с другими пользователями (поиск, обмен сообщениями, документами, материалами).

18Газпром нефть

2. Портал знаний: Мой профиль

В профиле в первую очередь надо заполнить все три поля с рабочим статусом – расскажите о себе Компании.

Вторым шагом заполните дополнительную информацию – расскажите о вашем профессиональном опыте и навыках.

19Газпром нефть

2. Портал знаний: Мой профиль

После того, как вы заполнили рабочий статус и дополнительную информацию изменится процент заполнения профиля.

Если профиль заполнен больше чем на 80%, то вам присваивается Первый Уровень. Подробнее можно посмотреть нажав на иконку «кубок».

20Газпром нефть

2. Портал знаний: Мой профиль

На этой странице мы видим, какие активности требуются от нас для получения следующего Уровня.

Данная диаграмма показывает количество активностей каждого типа необходимо для достижения определенного Уровня.

21Газпром нефть

3. Портал знаний: поиск знаний и экспертов

Если вам нужны знания по какому-то вопросу, то просто наберите тему в строке поиска

Портал выдаст вам все что есть на данную тему: электронные курсы, сообщества, эксперты, документы. При этом есть удобная система фильтров, которая позволяет определить какого типа знания нам нужны. Если нам требуется курс – нажимаем « », а если эксперт – « ».

Важно чтобы ваш профиль был всегда заполнен, так как именно по информации из профиля вас могут найти коллеги. Например, вас могут пригласить в интересный и амбициозный проект или просто попросить о консультации.

22Газпром нефть

3. Поиск знаний – инструменты для обучения и развития

Для того чтобы посмотреть все доступные учебные программы необходимо открыть меню «Обучение и развитие» и выбрать пункт «Единый каталог обучения». Каталог структурирован по компетенциями и позволяет подавать заявки на обучение.

Если вы хотите посмотреть в каталоге все доступные электронные курсы, то откройте меню «Обучение и развитие» и перейдите в «Каталог электронных курсов». В каталоге удобная навигация и вся информация по электронным курсам.

Дополнительно в этом меню есть информация по доступу к внешним электронным библиотекам (книги и курсы), календарь обучения, списки внутренних тренеров и другая информации по для развития.

23Газпром нефть

3. Поиск знаний – работа с каталогом программ развития

24Газпром нефть

3. Поиск знаний – работа с каталогом программ развития

Выбираем направление для развития

25Газпром нефть

3. Поиск знаний – работа с каталогом программ развития

Получаем список компетенций и программы обучения для их развития

Выбираем программу

26Газпром нефть

3. Поиск знаний – работа с каталогом программ развития

Открывается карточка с описанием программы и инструкцией. Если есть возможность подать заявку на обучение, то появляется соответствующая кнопка.

27Газпром нефть

4.Портал знаний: сообщества

Если поиск по базе не помог, то может пригодится «Сообщество». «Сообщества» - площадки для профессиональных сообществ на портале знаний, где есть возможность задать вопрос экспертам или обсудить сложны вопрос со специалистами.

По умолчанию на Портале созданы «сообщества» в рамках каждой из функций компании и эти сообщества отображаются в списке «Мои сообщества».

Если вы не состоите в сообществе которое может вам помочь, то полный список сообществ доступен при нажатии на иконку «СОБЩЕСТВА» в разделе «Популярное» или через меню «Обмен знаниями» - «Сообщества». Можно найти сообщество и через поиск – они отображаются как «ссылки».

28Газпром нефть

4.Портал знаний: сообщества – список всех инструментов

Основные инструменты и разделы сообщества:

• Поиск по базе знаний

• Облако тегов (ключевые слова)

• Добавление материалов и ссылок в базу

• Описание сообщества

• Участники сообщества с указанием рейтинга и экспертизы

• Рейтинг материалов сообщества

• Календарь мероприятий сообщества

• Форум сообщества

• Новости сообщества

• Wiki сообщества

• Вопросы экспертам

• Популярные курсы

• Социальная лента

29Газпром нефть

4. Сообщества: работа с базой и описание

Поиск по библиотеке сообщества (функции)

Список основных тем библиотеки сообщества + копка загрузки материалов*. Материалы могут загружать только участники сообщества. При загрузке обязательно указывается тема (классификатор) и эксперт, который будет проверять материал. Ограничение – 10Мб.

Описание сообщества (функции). Тут могут размещаться ссылки на самые востребованные материалы и инструкции по работе сообщества.

Карта функций и сообществ, создание нового сообщества, рейтинги активности

* - все материалы проходят модерацию (проверку) экспертами закреплёнными за темой к которой будет относится публикация

30Газпром нефть

Рейтинги сообществ

31Газпром нефть

Статистика активности сотрудников

32Газпром нефть

Статистика популярности загруженных материалов

33Газпром нефть

4. Сообщества: участники

Участники сообщества (сотрудники функции): возможность посмотреть всех сотрудников функции\семейства\сообщества. На главной станице первыми выводятся лидер функции, менеджеры семейств, руководители сообществ и эксперты. Список сотрудников можно сортировать по алфавиту или по рейтингу активности на Портале знаний.

34Газпром нефть

4. Сообщества: календарь

Календарь мероприятий сообщества (функции)

Переключение на личный календарь

Обозначение типов мероприятий и фильтр по типам мероприятий

Возможность создать мероприятие сообщества (только для пользователи с ролью «тренер» - модераторы сообществ и внутренние тренеры)

35Газпром нефть

4. Сообщества: форумы, новости, wiki, вопросы

Актуальные темы форумов сообщества (функции) + кнопка для создания новой темы или перехода на полный список тем сообщества

Последние новости сообщества (функции) + переход на полный список новостей

WIKI страницы сообщества (функции) – возможность совместной работы над документами и создания «Википедии» функции

Ответы экспертов на вопросы сотрудников, возможность задать вопрос любому эксперту сообщества (функции)

Популярные электронные курсы относящиеся к данному сообществу (функции). Возможность перейти на полный каталог курсов.

36Газпром нефть

4. Сообщества: социальная лента

Социальная лента сообщества (функции): публикация блогов экспертов, последние изменения на странице

37Газпром нефть

• Всего 66 779 учетных записей (из них 26 101 - производственный персонал).

• В каталоге доступно 99 электронных курсов.

• За 2016 год на Портале изучено 30 298 человеко-курсов (прирост 500%). Начато активное использование вебинаров.

• Работа со знаниями: 2355 сотрудников уже заполнили свои профили, сотрудники заработали на портале 320 955 «баррелей», 334 сообщения в форумах, 207 публикаций в блогах, 824 wiki-страниц, загружено 1 476 документов.

• На портале созданы следующие «сообщества»: Для всех функций созданы сообщества, НО пока из них

активно развиваются только 12. 25 сообществ практиков созданных по инициативе

сотрудников.

Портал знаний: ключевые цифры

38Газпром нефть

Вовлечение и мотивация – фактор успешного развития СУЗИ!

Инструменты:

Система мотивации

Социальные инструменты и геймификация в СУЗИ

Связь движения по «Экспертным лестницам» с рейтингами, система мотивации активных экспертов и лидеров сообществ практиков

Рейтинги лидеров работы в СУЗИ на Корпоративном портале и регулярные публичные награждения

Регулярные PR-мероприятия по продвижению СУЗИ

Дополнительное обучение инициативных сотрудников и формирование активного сообщества по управлению знаниями

Регулярные мероприятия по обмену знаниями: knowledge café (кафе знаний), семинары, конференции, мозговые штурмы

39Газпром нефть

40Газпром нефть

Номинации:

• Самый активный участник СУЗИ (Самый высокий рейтинг в СУЗИ)

• Сотрудник, опубликовавший наибольшее количество материалов в СУЗИ

• Самый эффективный модератор сообщества • Самый эффективный администратор СРЗ • Самый активный участник конференции по

управлению знаниями