Зональная научная библиотека СГУ имени Н. Г. ЧернышевскогоОтраслевой учебный отдел общественных и педагогических наук

Электронная переписка:содержание и оформление

деловых писем

Саратов, 2016

Электронная почта (ЭП)– это цифровые сообщения и контент (электронные документы, файлы, изображения, видео и пр.), которые можно отправить и получить через Интернет

Возможности электронной почты

Частный логúн и пароль позволяют иметь доступ либо одному лицу (личная почта), либо группе лиц (рабочая почта).

ЭП содержит комплект полезных инструментов, таких, например, как календарь, адресная книга и пр.

С помощью ЭП можно создавать аккаунты (учетная запись, личный кабинет) в любых сервисах (ВКонтакте, Одноклассники, Фейсбук, Твиттер) или заказывать товары и услуги в интернет-магазине.

ЭП можно легко фильтровать с помощью групп, приоритетов. ЭП способна автоматически контролировать спам-сообщения

или нежелательную почту. ЭП позволяет отправлять сообщения сразу нескольким людям

(кафедрам). Доступ к ЭП возможен с любого устройства, подключенного к

Интернет.

Деловая электронная переписка. Общие сведения

Рабочая ЭП используется только в рабочих целях. Не рекомендуется использование нескольких рабочих ЭП,

чтобы не дезориентировать адресата. Логин корпоративной (используемой всеми членами

коллектива) ЭП максимально должен соответствовать названию организации.

Имя владельца рабочей ЭП должно носить официальный характер.

Например: не Наталия Петрова, а ОУООПН ЗНБ Все письма, посланные по рабочей ЭП, принадлежат

работодателю, вся входящая и исходящая переписка сохраняется как минимум в течение года (наиболее важные сообщения не удаляются никогда) и может быть в любое время прочитана.

Сообщения, не имеющие отношения к производственной деятельности (спам), пришедшие на рабочую ЭП, немедленно уничтожаются.

Получение писем Проверяйте почту хотя бы два раза в день: утром и после

обеда. Все полученные письма (кроме спама) обязательно

прочитывайте! Даже если вы очень заняты, оцените тему письма – это

поможет понять, требуется ли срочный ответ или можно подождать.

Если ответ задерживается или на него требуется достаточно большое количество времени, обязательно сообщите, что письмо получено и адресат вскоре получит ответ. Можно заготовить шаблон такого письма:

Уважаемая Мария Ивановна! Ваше письмо получено. Ответ отправим в течение двух ближайших дней.

Всего доброго, Наталья Михайловна Матвеева, главный библиотекарь ОУООПН ЗНБ, тел. 22-38-17

Ответ. Поле «КОМУ»

Выберите адресата из адресной книги или вручную внесите имя его электронной почты в поле «КОМУ».

Массовую рассылку производите только тогда, когда ответ не предполагается.

Будьте осторожны с отсылкой писем сразу нескольким адресатам: на письмо, отправленное всем, можно не получить ответа ни от кого.

Ответ. Поле «КОМУ». Копия Получатель, данные которого указаны в этом

поле, является как бы «приглашенным очевидцем». Получатель в этом случае не должен отвечать на письмо, но при необходимости ответа его следует (из вежливости) начинать со слов «извините, что вмешиваюсь».

В библиотечной переписке поле «копия» практически не используется.

Поле «скрытая копия» можно использовать для массовой рассылки, в этом случае:

а) ваша адресная книга будет недоступна всем получателям;

б) о факте отправки письма адресату, указанному в поле «скрытая копия», не узнают основной получатель или получатели, стоящие в поле «копия».

Ответ. Поле «КОМУ». Скрытая копия

Ответ. Поле «ТЕМА»

Поле не стоит отставлять пустым, иначе при необходимости долго придется искать нужное письмо.

Поле должно кратко отражать тему письма: Заказ литературы Новые поступления в библиотеку Информация для кураторов ЭБС Для М.И. Петровой лично В одном письме должна рассматриваться только одна

тема. При ответе на письмо в графе «Тема» рекомендуется

удалять пометку «Rе».

Ответ. Важность письма

В случае, когда письмо содержит важную или срочную информацию, которая нуждается в немедленном рассмотрении, определите его в разряд важных.

Это позволит выделить ваше письмо в папке «входящие» особым знаком (флажок).

Не злоупотребляйте этой функцией, иначе рано или поздно все письма с этим значком адресатом будут восприниматься как обычные.

Деловая переписка. СТИЛЬ

Ясность Краткость Точность Отсутствие эмоциональной окраски Орфографическая, синтаксическая, стилистическая

грамотность Запрет на написание русскими буквами иностранных

слов и выражений, которые везде и всегда пишутся латиницей: ай-ти (IT), вип-персона (VIP-персона), е-мэйл (e-mail) и пр.

Структурирование текста

Электронная переписка. Структурирование письма

Приветствие и электронная подпись всегда отделяются пробелами от основного текста.

Объемный текст делится на абзацы, которые также отделяются друг от друга.

Допустимо в текст письма вставить 1-2 библиографических описания, если источников больше – отослать их в прикрепленном файле.

Ссылки на электронные ресурсы даются в тексте и обязательно с комментарием.

В тексте необходимо указать, какие вложения (прикрепленные файлы) посылаются вместе с письмом.

Вложения (прикрепленные файлы) Вложения могут быть разных форматов: WORD,

PDF, PNG, JPG, AVI, EXCEL и др. Не вкладывайте в письма файлы форматов: EXE,

PIF, BAT, COM, CMD, SCR – многие почтовые клиенты или серверы блокируют такие вложения.

Никогда не посылайте вложения без комментария («Посылаем запрошенный Вами документ»).

Никогда не открывайте вложения от неизвестных отправителей (риск поймать вирус).

Если отвечаете на присланное письмо с вложением, удаляйте это вложение.

Этикет делового письма Начинается письмо всегда с вежливого

приветствия: Добрый день, Анна Петровна! Уважаемые коллеги! Если вы отвечаете на письмо, обращайтесь к

тому, чье имя указано в конце письма. Если одному и тому же адресату посылается

несколько писем в течение дня, то во втором и последующих письмах можно ограничиться только обращением: Анна Петровна, … или Коллеги,…

Если коллективному адресату отправляется письмо-анонс, допустимо обращение Вниманию преподавателей!

К индивидуальному адресату обращаемся на «Вы», к коллективному на «вы».

Этикет делового письма. Цитирование

Не цитируйте присланное письмо, если переписка того не требует.

Напротив – цитируйте письмо, если это необходимо.

При полном цитировании пишите текст ответа не в конце, а в начале письма.

Если отвечаете по пунктам, отделяйте цитату пустыми строками сверху и снизу.

Обратите внимание: в большинстве почтовых программ цитируемый фрагмент выделяется знаком «больше» (>).

Этикет делового письма Общаться с человеком нужно на его языке. И это

касается не только лингвистики, но и формы общения. Неформальное общение может быть расценено как фамильярность и неуважение.

Не набирайте текст письма прописными буквами. Не используйте выделение жиром, курсивом, цветом

(изредка допустимо подчеркивание самого важного в тексте).

Смайликам в деловой переписке места нет. Заканчивают письмо, как правило, словами: С уважением (всего доброго), Мария Петровна Иванова, зав. отделом периодики … Крайне редко в электронном письме используют P.S.

(постскриптум)

Этикет делового письма. Электронная подпись

Пользуйтесь функцией «автоподпись». Электронная подпись включает несколько возможных

способов связи с отправителем: № телефона, почтовый адрес, e-mail, факс, ISQ.

Электронная подпись не должна превышать 5-6 строк, количество символов в строке не более 70-ти.

Например:Иванов Иван Иванович,зам. директора… библиотеки

IvanovI.I@mail.ruТел.: (8452)-808537Факс:(8452)-814000

Этикет делового письма Обязательно перечитайте письмо, прежде

чем нажать кнопку «отправить». Исправьте ошибки, опечатки, разделите слитые слова.

Посылаемые библиографические описания могут иметь краткую форму, без тире, но обязательно в соответствии с действующим ГОСТ 7.1-2003.

Если возникли вопросы по содержанию или форме посылаемого сообщения ─ проконсультируйтесь у руководителя или коллег.

Этикет делового письма. Образец

Добрый день, Анна Петровна!Сообщаем Вам, что в отраслевой учебный отдел общественных и педагогических наук ЗНБ поступила новая литература, с которой Вы и преподаватели Вашей кафедры могут ознакомиться на библиотечном сайте, перейдя по ссылке: http://www.sgu.ru/sites/default/files/documents/2015/bnp_2015.pdf Учебники по вашей заявке, к сожалению, пока не получены, но, возможно, преподавателей заинтересуют другие издания по профилю кафедры, включенные в Бюллетень новых поступлений. Надеемся на дальнейшее сотрудничество. Всегда рады видеть Вас и сотрудников кафедры в нашей библиотеке.С уважением, Дементьева Светлана Евгеньевна, ведущий библиотекарь сектора хранения фондов ОУООПН ЗНБ.

Конт. тел.: 23-69-51, e-mail:bibliotekapedvuz@rambler.ru

Этикет делового письма

При массовой рассылке ответа не забывайте о кнопке «ответить всем».

Сеанс электронного диалога завершает тот, кто его начал.

Время ответа не должно превышать 2-х суток.

Цените и уважайте время собеседника: не посылайте письма во второй половине пятницы и в выходные дни.

При создании презентации были использованы материалы сайтов

http://timesnet.ru/my_biz/611/ http://girls.ihtut.net/kariera/149-pravila-

vedeniya-delovoy-perepiski-po-elektronnoy-pochte.html

http://magmens.com/money/busines/1828-pravila-delovoy-elektronnoy-perepiski.html