المدير التنفيذي للتصفيات

سكرتارية اللقاء

اللجنة المالية

لجان التصفيات الختامية لمشروع "تدبر"

االستقبال

والسكن

إلعالماية

التحكيم

لمطبواعات

العالقاتوالتجهيز

ات

الثقافية

الضياف ة

قبل التصفيات :-تهيئة غرفة خاصة للعيادة الطبية .1- التنسيق مع لجنة المطبوعات إلعداد اللوحات 2

االرشادية للقاعات والمقرات وتعليقها - مخاطبة الخطوط السعودية لطلب موظف لعمل 3

الحجوزات الخاصة بالمشاركين - تهيئة قاعات المسابقة وتجهيزها بالصوتيات 4

والبنرات واللوحات ووضع أسماء المحكمين على الطاوالت

-حصر احتياجات الملتقى من االجهزة واألدوات 5والخدمات وتأمينها بالتنسيق مع الجهات ذات

االختصاص - التنسيق مع إدارة الخدمات بتوفير السيارات 6

والسائقين .- التنسيق مع شركات النقل لتوفير الباصات لنقل 7

المشاركين .-متابعة مقار لجان التحكيم وتزويدها بكل ما تحتاجه 8

. Vمن حاسب آلي وأوراق وغير ذلك-التنسيقV مع إدارة العالقات العامة فيما يتعلق بأعمال 9

اللجنة الخارجية-إعداد قائمة بالمدعوين لحضور التصفيات .10

والتجهيزات العالقات لجنة

والتجهيزات العالقات لجنةأثناء التصفيات :

متابعة احتياج اللجنة الطبية لممارسة دورهافي أيام الملتقى.

متابعة خروج الطالب للمسابقة والبرامجوعدم بقائهم في السكن

متابعة حركة الباصات والسيارات والسائقين. تأمين احتياجات الملتقى ومتابعة الصوتيات

واالضاءة بالقاعات. جدولة عمل السائقين ومهامهم ومتابعة

دوامهم . استقبال كبار الضيوف من المطار ومتابعة

احتياجاتهم أثناء تواجدهم .. متابعة الحجوزات للوفود وتأكيدها. وضع البنرات واللوحات في القاعات ايصال الدعوات للمدعوين لحضور

التصفيات . ما تراه اللجنة مناسباً إلنجاح المسابقة

بالشكل المشرف .

قبل التصفيات :متابعة وصول اإلستمارات من المشاركين.•تحديد موقع سكن الطالب والمشرفين ووضع •

مخطط تفصيلي للسكن .الوقوف على القدرة االستيعابية لكل غرفة وتوزيع •

الطالب على الغرف حسب ما تراه اللجنة .تهيئة مكان االستقبال والجلوس وماتحتاجه من •

لوحات وتجهيزات .تصميم نموذجا إلكترونيا مشتمال بيانات للمشارك •

في التصيفيات يعبأ من قبلهم .إعداد قائمة بأسماء المشاركين تشمل جميع البيانات •

والمعلومات للرجوع إليها .التنسيق مع لجنة المطبوعات فيما يتعلقV بأعمال •

اللجنة .إعداد تصورا مقترحا لميزانية اللجنة لمناقشتها مع •

المدير التنفيذي للتصفيات .

لجنة االستقبال والسكن

أثناء التصفيات :استقبال الوفود في المكان المخصص في الفندق •

وتسجيل بياناتهم وارقام جواالتهم استقبال وتنظيم زيارات المدارس والضيوف •

للتصفيات وتمريرهم على اللجان والفعاليات .متابعة خروج الطالب للمسابقة والبرامج وعدم •

بقائهم في السكن .تزويد لجنة التحكيم بأسماء الطالب الذين لم يحضروا •

المسابقة .استالم الفولدر من لجنة المطبوعات تزويد كل •

طالب ومشرف بما يلي :البطاقة التعريفية . – البرنامج الزمني . – مواعيد •

تحرك الباصات للحرم ,النشرة التعريفية بالمسابقة. – موقع إدارة المسابقة.

كل ما يخص اللجنة من مهام ال حقة تتعلقV بدورها .•ما تراه اللجنة مناسباً النجاح اللقاء بالشكل المشرف •

بالتنسيق مع المدير التنفيذي

لجنة االستقبال والسكن

لجنة التحكيمقبل التصفيات :

وضع أسئلة المسابقة وتحديد المقاطع لكل سؤالأو االكتفاء بما لدى الوزارة في حال استعدادهم

.بذلك .تحديد المحكمين ومخاطبتهم دراسة استمارة التحكيم وتوحيدها لجميع لجان

التحكيم . توزيع الطالب حسب الفروع لإلختبار على مدى

أيام المسابقة . تزويد لجنة الخدمات باحتياج القاعات من أجهزة

وغيرها لتأمينها. إعداد نشرة تعريفية بآلية المسابقة وتسليمها

للجنة المطبوعات. مع مشرف الوزارة بشأن األسئلة في Vالتنسيق

المسابقات المختلفة ..إعادة طباعة االستمارة كل فرع مستقال عن اآلخر التنسيق مع المدير التنفيذي لمعرفة أسماء

المشاركين واسماء البحوث مع اللجنة اإلعالمية إلعداد عرضا مرئيا Vالتنسيق

للمشاركين واسماء بحوثهم تزويد لجنة الخدمات باحتياج القاعات من أجهزة

وغيرها .

لجنة التحكيمأثناء التصفيات :

. اإلشراف التام على سير عمل اللجان وتذليل الصعوبات.عقد مشغل للمحكمين لشرح آلية تحكيم المسابقة. جمع استمارات التحكيم من رئيس اللجنة ووضعها في ملف.متابعة رصد النتائج أوالً بأول. تدقيق النتائج ومراجعتها بعد الرصد المحافظة على سرية النتائج حتى تعتمد من صاحب

الصالحية . اختيار النماذج المتميزة إلبرازها أعالميا, واالستفادة منها في

الحفل الختامي . اإلشراف على سير عمل المسابقة وتذليل الصعوبات. عرض البحوث الفائزة ونبذة مختصرة لكل بحث

اللجنة اإلعالمية

قبل التصفيات : اعداد عرضا مرئيا ترحيبيا بالمشاركين

بالتنسيقV مع اللجنة الثقافية في حفل االفتتاح .

تصميم استمارة تقويمية وتوزيعها علىالمشاركين في نهاية البرنامج .

مع إدارة اإلعالم التربوي لتغطية Vالتنسيقالمسابقة إعالميا بمختلف وسائل اإلعالم من خالل التعريف بالمسابقة وتزويدهم بالبرنامج

وأسماء المشاركين واللجان العاملة والصور. إعداد تصورا مقترحا لميزانية اللجنة

لمناقشتها مع المدير التنفيذي. إعداد قنوات إعالمية خاصة لتغطية المسابقة

)توVيتر ,تلغرام ,يوتيوب .....( ماتراه اللجنة . ة إعالمية للتصفياتVإعداد منص

اللجنة اإلعالمية

أثناء التصفيات :.التغطية اإلعالمية بأنواعها التوثيق بالفيديو والتصوير الفوتغرافي

للتصVفيات.. رية عن الفعالياتVاعداد ما يتطلبه من تقارير فو ما تراه اللجنة مناسباً إلنجاح المسابقة بالشكل

المشرف بالتنسيق مع المدير التنفيذي .. توزيع االستبانه على المشاركين وجمعها.عمل ملفا مصورا لسير عمل كل لجنة تزويد المشاركين بالروابط اإلعالمية للمسابقة

لمشاهدة فعاليات التصفيات .. إعداد آلية مقترحة لتفعيل المنصة اإلعالمية إرسال الرسائل الترحيبية و التذكيرية للمشاركين

)مشرفين ، محكمين ، طالب ، لجان ( .

اللجنة الثقافية

قبل التصفيات : إعداد العروض المناسبة لعرضها في الحفل

االفتتاحي والختامي . إعداد المادة العلمية للعرض المرئي ألعمال

اللجان أثناء سير التصفيات بالتنسيقV مع اللجنة اإلعالمية .

. وضع آلية مقترحة للقاء المفتوح. اعداد المسابقات والنشرات الثقافية إعداد الرسائل الترحيبية و التذكيرية للمشاركين

)مشرفين ، محكمين ، طالب ، لجان ( ..تهيئة الطالب المشاركين في التقديم للفقرات تهيئة مايحتاجة الملتقى من لقاءات وورش عمل

عند الحاجة

اللجنة الثقافية

أثناء التصفيات : إقامة مسابقة ثقافية ورقية أو بالرسائل

للمشاركين يوVمية . إعداد نشرة تعريفية عن البرنامج الثقافي

وتوزيعها على المشاركين. إقامة اللقاء المفتوح الخاص بالطالب

المشاركين . متابعة إرسال الرسائل التذكيرية والترحيبية

للمشاركين )مشرفين ، محكمين ، طالب ، لجان (

إعداد وتنفيذ فقرات الحفل التكريميالختامي.

ما تراه اللجنة مناسباً إلنجاح المسابقة بالشكلالمشرف .

لجنة الضيافة

قبل التصفيات :o. الوقوف على وضع المطعم بالفندقo وضع تصور لتجهيز الغداء والعشاءo لليوم األول من وصول الفودo مخاطبة الجهات المتعاونة في مجال الضيافة

والوجبات )عناية ,هدية الحاج .... (o. تجهيز ديوانية المشرفينo.تجهيز غرف الطالب بما تحتاجه من ضيافةo. تجهيز الضيافة في بهو االستقبالo إعداد تصورا مقترحا لميزانية اللجنة لمناقشتها

مع المدير التنفيذي للتصفيات .

لجنة الضيافة

أثناء التصفيات :o. تموين المسابقة بكافة االحتياجات الغذائيةo متابعة الضيافة أثناء المسابقة للجان التحكيم

والطالب .o. توفير الضيافة اثناء الحفل الختاميo تقدير الكميات بدقة للوقوف على الزيادة أو

النقصان حسب العدد المتفق عليه .o اثناء المسابقة وبهو )Vمتابعة وجبات )البريك

االستقبال .o Vكل ما يخص اللجنة من مهام ال حقة تتعلق

بدورها .o. انية المشرفين بما تحتاجهVمتابعة ديوo ما تراه اللجنة مناسباً إلنجاح اللقاء بالشكل

المشرف بالتنسيق مع المدير التنفيذي .

لجنة المطبوعات

أثناء التصفيات :التنسيق مع اللجنة اإلعالمية الختيار الهوية الخاصة •

بالمسابقة .توزيع الفولدرات واألبواك الخاصة بالمناسبة .•طباعة وتوزيع البرنامج الزمني .•كتابة اسماء المدعوين لحضور التصفيات والحفل .•كتابة أسماء المحكمين المشاركين .•عمل بطاقات تعريفية للمشاركين في اللقاء وأعضاء •

اللجان العاملة .توزيع البطاقات التعريفية للمشاركين في اللقاء •

وأعضاء اللجان العاملةعمل لوحات بنر ولوحات فليكس كبيرة في مدخل •

الفندق للتعريف بالمسابقة واإلدارات المشاركة.عمل لوحات بنر عند كل قاعة اختبار تبين نوع •

المسابقة والفرع والجدول الخاص بالفرع.طباعة ملفات وأبواك خاصة بالمناسبة .•إصدار نشرة إفتتاحية تعريفية ونشرة ختامية بأبرز •

الفعاليات والنتائج.إعداد الفولدر مشتمال المطبوعات ) البرنامج •

الزمني , النشرة التعريفية .....( وتسليمه للجنة االستقبال .

إعداد تصورا مقترحا لميزانية التصفيات لمناقشتها مع •المدير التنفيذي .

لجنة المطبوعات

أثناء التصفيات :طباعة الشهادات والمشاهد والدروع للفائزين •

واإلدارات المشاركة بعد التأكد من صحة البيانات .توزيع أسماء المحكمين المشاركين على الطاوالت •

داخل القاعات طباعة برنامج الحفل الختامي.•طباعة الدعوات لحفل الختام وايصالها للمدعوين.•طباعة ما يتطلب طباعته من تقارير فورية عن •

الفعاليات أو بطلب من إحدى اللجان.ما تراه اللجنة مناسباً إلنجاح المسابقة بالشكل •

المشرف بالتنسيق مع المدير التنفيذي