Основные ошибки менеджеров при планировании проектов
TRANSCRIPT
Основные ошибки менеджеров при
планировании проектовНаталья Желнова
2015
Статистика
IT-проекты (исследования Standish Group, 2011)Успешно завершенные (32%)
Выполненные с трудом и с большими отклонениями от плана (44%)
Завершившиеся полным провалом (24%)
Причины провалов проектов
Опрос PMToday российских компаний (правило 80/20)Плохо управляется Неопределенные цели Отсутствие заинтересованности
руководства
Отсутствие основательного плана проекта
Недостаточное поступление информации от пользователей
Отсутствие организационной поддержки
Отсутствие централизованных упреждающих мер по борьбе с рисками
Плохое корпоративное управление бюджетом проекта
Предоставление универсальных шаблонов и документации
Плохо определенные роли и обязанности
Недостаточные или неточные требования
Конфликт заинтересованных лиц
Слабость группы Нереалистичные сроки и задачи Конкурирующие приоритетыПлохая коммуникация Недостаточно ресурсов (финансы
и кадры)Коммерческие политики
Причины провалов проектов
Более 50% причин провалов связаны с ошибками планирования
Выход за пределы графика и затрат
Оценки расходов и графика неправильные
Отсутствие установления приоритетов и управления портфелем проектов
Расползание масштаба Нет процесса контроля над изменениями
Не оправданы ожидания конечного пользователя
Игнорирование признаков опасности для проекта
Неполноценные процессы тестирования
Неверные решения
Планирование проекта• Планирование целей и содержания проекта• Календарное планирование работ проекта• Планирование затрат и финансирования проекта• Планирование качества• Организационное планирование• Планирование коммуникаций• Планирование управления рисками• Планирование контрактов• Разработка сводного плана проекта
Составляющие проектного плана
• Цели проекта• Задачи проекта• Фазы проекта• Вехи (контрольные точки) проекта• Зависимости и связи• Роли и ресурсы
Ошибки планирования• Плохо определенные цели• Неопределенные границы проекта и расползание масштаба • Неопределенные или конкурирующие приоритеты • Плохо определенные роли и обязанности• Отсутствие процедур борьбы с рисками• Нереалистичные сроки и задачи• Плохая коммуникация• Отсутствие планирования управления качеством
#1 Плохо определенные цели проекта• Не могут быть достигнуты• Являются причиной ошибок в определении требований• Приводят к перерасходу средств• Приводят к конфликтам между членами проектной
команды• Приводят к несоблюдению календарного графика
проекта• Приводят к недовольству спонсоров проекта
Цели и задачи проекта• Цель – это будущее состояние предметной области, к которому, в
рамках проекта, стремятся, за счет выполнения активных действий, задач.
• Цели: отвечают на вопрос «что?». Что мы должны получить к концу проекта?
• Цели определяются перед тем, как мы переходим к планированию задач.
• Задачи: отвечают на вопрос «как?». Как мы должны действовать, чтобы достичь поставленных целей?
• Проекты могут иметь несколько целей, каждая цель - набор задач.
Цель по SMART• Specific (конкретная): Что именно необходимо достигнуть? • Measurable (измеримая): В каких единицах можно будет измерить
результат? • Achievable (достижимая): За счет чего достигается цель и при каких
условиях? • Realistic (реалистичная): Цель должна быть реалистичной. Означает,
что достижение целей финансово и технически возможно. • Timely (ограниченная во времени): Реализация цели должна иметь
реалистичную оценку реализации по времени. Указываются ограничения во времени, по истечении которого все задачи должны быть выполнены и цель достигнута.
Пример целей по SMART• Specific (конкретная):
Что? - Сократить расходы на содержание call-центра.
• Measurable (измеримая): Как измерить? - Сократить расходы на содержание call-центра на 5%.
• Achievable (достижимая): За счет чего? - Сократить расходы на содержание call-центра за счет разработки мобильного приложения, автоматизирующего 80% функций call-центра.
• Realistic (реалистичная): С помощью чего? - Результаты оценки имеющихся технических и человеческих ресурсов.
• Timely (ограниченная во времени): Когда? - Цель должна быть достигнута не позднее III квартала 2016 года
Пример целей по SMART• Specific (конкретная):
Что? - Сократить расходы на содержание call-центра.
• Measurable (измеримая): Как измерить? - Сократить расходы на содержание call-центра на 5%.
• Achievable (достижимая): За счет чего? - Сократить расходы на содержание call-центра за счет разработки мобильного приложения, автоматизирующего 80% функций call-центра.
• Realistic (реалистичная): С помощью чего? - Результаты оценки имеющихся технических и человеческих ресурсов.
• Timely (ограниченная во времени): Когда? - Цель должна быть достигнута не позднее III квартала 2016 года
#2 Неправильно расставленные приоритеты
• Мешают достижению целей• Часто приводят к несоблюдению требований к
качеству• Приводят к ошибкам в планировании ресурсов• Приводят к несоблюдению календарного графика
проекта• Приводят к недовольству спонсоров проекта
Определение приоритетов• Чего нужно достичь?• Как и с какими расходами должна быть достигнута
каждая цель?• Когда должна быть достигнута каждая цель?• Каковы приоритеты целей?• Какие цели зависят друг от друга?• Какие цели исключают друг друга?
#3 Неопределенные границы проекта и расползание масштаба
• Мешают поставить достижимые цели• Приводят к перерасходу средств• Приводят к несоблюдению календарного графика
проекта• Приводят к недовольству спонсоров проекта
Границы проекта• Процедуры или процессы• Функциональные характеристики или
конфигурация продукта проекта• Информация (данные)• Организации или заинтересованные лица
(стейкхолдеры)• Внешние системы
Контрольные вопросы при определении границ
• Что должно быть сделано?• Почему это нужно делать?• Какую пользу должен принести проект?• Все ли знакомы с этим замыслом?• Все ли одинаково его понимают?• Все ли с ним согласны?• Когда нужно закончить работу?
Контрольные вопросы при определении границ
• Кто является конечным пользователем?• Какое качество ожидают получить?• Какая функциональность ожидается?• Какие средства имеются в распоряжении?• Кто контролирует достижение успеха и качества, и по каким
критериям?• Каковы минимальные цели?• Что не должно произойти ни в коем случае?• Какая работа к проекту не относится?
Действия при изменении границ проекта
• Зафиксировать запрос на изменение (в реестре проблем)• Проанализировать изменение: определить результат
воздействия изменения на проект• Предложить ряд решений и порекомендовать наиболее
подходящее• Определить лучшее решение (и получить одобрение лиц,
ответственных за изменение границ проекта)• Осуществить изменение: обновить соответствующие планы
и документы и провести изменение
#4 Плохо определенные роли и обязанности
• Приводят к ошибкам в планировании ресурсов• Приводят к несоблюдению календарного графика
проекта• Приводят к текучке кадров
Контрольные вопросы при распределении ролей и обязанностей• Обладают ли члены проектной команды необходимой
квалификацией для выполнения обязанностей?• Ознакомлены члены проектной команды со своими
ролями? • Предполагается ли совмещение проектных ролей у
членов проектной команды? • Как повлияет совмещение проектных ролей на
результаты проекта?
Действия по устранению ошибок
• Планирование найма персонала• Планирование развития и обучения членов
команды проекта• Запрет на совмещение проектных ролей на
наиболее критичных участках работ (там, где существуют временные или ресурсные ограничения)
#5 Отсутствие процедур борьбы с рисками
• Приводит к ошибкам в планировании ресурсов• Приводит к перерасходу средств• Приводит к несоблюдению календарного графика
проекта• Часто приводит к невозможности полной реализации
функциональности• Приводит к несоблюдению требований к качеству• Приводит к недовольству спонсоров проекта
Контрольные вопросы при управлении рисками
• Составлен ли перечень рисков? • Насколько регулярно обновляется перечень рисков? • Кто участвует в обновлении перечня рисков? • Какой инструментарий используется для составления,
обновления и хранения перечня рисков? • Участвует ли проектная команда в управлении рисками?• Обсуждаются ли риски с Заказчиком и/или его
представителями? Предусматриваются ли в плане проекта меры по предотвращению рисков, снижению их влияния?
Действия по управлению рисками
• Анализ рисков завершившихся аналогичных проектов • Периодический опрос членов проектной команды с целью выявления
новых рисков• Количественный и качественный анализ выявленных рисков• Регулярное сопоставление требований проекта и достигнутых результатов• Анализ метрик проекта • Обсуждение рисков проекта с Заказчиком и/или его представителями• Планирование мер по предотвращению рисков• Планирование проекта с учетом факторов риска и реализации мер по
предотвращению рисков
Первостепенные факторы риска
• Текучесть кадров• Ограничения по срокам, бюджету, времени• Политические факторы• Недостаточный уровень технической экспертизы в команде• Люди, избегающие ответственности• Низкий уровень организационной зрелости в компании• Ухудшение отношений с заказчиком
Более подробно здесь: http://riskgap.ru/
Метрики проекта• Текучесть кадров• Показатель утилизации ресурсов (людских, материальных)• Показатели, позволяющие оценить риски, связанные со
сроками и бюджетом проекта• Показатели, позволяющие оценить качество продукта• Интегральные показатели прогресса проекта
Более подробно здесь: http://www.slideshare.net/nzhelnova/dump-nzh-02
#6 Нереалистичные сроки и задачи
• Приводят к несоблюдению календарного графика проекта• Часто приводят к невозможности полной реализации
функциональности• Приводят к несоблюдению требований к качеству• Приводят к недовольству спонсоров проекта
Нереалистичные сроки и задачи – ошибки оценивания
Шаги оценивания• Определить цель оценки затрат• Установить техническую базу, основные правила и допущения• Собрать данные по проекту• Определить масштаб и размер проекта• Подготовить предварительную оценку сроков и затрат• Произвести количественную и качественную оценку рисков • Проверить результат и рассмотреть оценку повторно• Задокументировать оценку• Отслеживать эффективность работ
Методы оценки сроков, затрат и рисков ИТ-проекта
Метод оценки Описание Преимущества Недостатки
По аналогии Сравнить с аналогичным завершенным проектом
+ в основе лежат точные фактические данные
− сложно найти аналоги, которые имеют много общего с новым проектом
Экспертная оценка Опрос экспертов + фактические данные не нужны+ применимо для уникальных проектов
− наиболее ошибочный способ расчета из-за предубеждений эксперта− трудно определить уровень экспертизы
Подход сверху-вниз Покомпонентное разделение системы от более крупных блоков к менее
+ результаты оценки взаимоувязаны с проектными требованиями
− нужны четкие требования− ошибки недооценки из-за предубеждений инженеров
Методы оценки сроков, затрат и рисков ИТ-проекта
Метод оценки Описание Преимущества Недостатки
Подход снизу-вверх Ответственные сотрудники оценивают отдельные блоки, сумма которых дает результат
+ высокая точность+ индивидуальная ответственность за результат
− длительное время расчета− недоучет затрат на интеграцию компонентов− ошибки недооценки из-за предубеждений инженеров
Параметрические модели Модель основывается на статистике, оценка производится за счет математических алгоритмов и настройки параметров
+ высокая скорость и простота+ в основе лежит статистика тысяч завершенных проектов+ результаты оценки взаимоувязаны с проектными требованиями
− риск неадекватной настройки параметров модели
Способы оценки размера ИТ-проектов• Всего пять методов оценки размера программного обеспечения
соответствуют международным стандартам:1. COSMIC, 2. FiSMA, 3. IFPUG, 4. Mk II, 5. NeSMA
• Наиболее популярны из них:COSMIC и IFPUG
• Более подробно здесь: http://www.slideshare.net/nzhelnova/analyst-days-2015-47244205
#7 Плохая коммуникация• Приводит к несоблюдению календарного графика
проекта• Часто приводит к ошибкам в реализации
требований• Приводит к недовольству спонсоров проекта
Проверочные вопросы для оценки уровня коммуникаций
• Есть ли план коммуникаций в проекте?• Обновляется ли план коммуникаций?• Все ли участники проекта оповещаются о принятых проектных
решениях? • Какой инструментарий используется для обмена информацией? • Насколько эффективно организован обмен информацией внутри
проектной команды? • Как часто проводятся статус-митинги? • Насколько эффективны статус-митинги?
#8 Отсутствие планирования управления качеством
• Приводит к несоблюдению требований к качеству• Часто приводит к несоблюдению календарного
графика проекта• Часто приводит к ошибкам в реализации
требований• Приводит к недовольству спонсоров проекта
Проверочные вопросы для оценки уровня управления качеством
• Есть ли план управления качеством в проекте?• Обновляется ли план управления качеством?• Все ли задачи проекта имеют критерии приемки?• Достаточно ли проработаны требования к качеству?• Получены ли результаты оценки качества продукта?• Насколько часто проводятся процедуры оценки качества? • Существуют ли контрольные списки процедур оценки качества?• Существует ли базовый план по качеству?• Существует ли план совершенствования процессов?
Процедура оценки хода проекта и качества планирования
• Регулярное создание отчетов о ходе проекта• Регулярное обновление планов на основе отчетов
о ходе проекта
Шаблон отчета о ходе проекта: http://www.slideshare.net/nzhelnova/ss-54777092
СпасибоНаталья Желнова
• https://www.linkedin.com/profile/view?id=469663 • https://www.facebook.com/nzhelnova • http://slideshare.net/nzhelnova