ילקוט כלים - עבודה עם רשויות מקומיות
TRANSCRIPT
ניהול קשר ויצירת שותפות
עבודה עם רשויות מקומיות
| ילקוט כלים2017אפריל
פרויקט "ילקוטי הכלים" הינו במימון חברת מגדל
2
שמתחילים לפני
עמותות רבות פועלות סביב סוגיות מקומיות, ופעילותן מושפעת ומשפיעה על
המציאות המקומית. יצירת שותפות עם רשות מקומית מהווה הזדמנות
להעמקה והרחבה של ההשפעה החברתית של הארגון.
את השלבים המרכזיים בניהול קשר עם רשות מקומית מצגת זו מציגה
וכוללת דוגמאות להמחשה מתוך ארגונים שסייענו להם בתהליך.
2
מצגת זו נבנתה במסגרת פרויקט 'ילקוטי כלים' לפיתוח ידע ומתודולוגיות ניהוליות למגזר
השלישי. במסגרת הפרויקט מפותח ידע במגוון סוגיות ניהוליות על בסיס ידע נצבר מיותר
פרויקטי ייעוץ לעמותות בישראל אשר בוצעו ע"י נובה. אנו מודים לחברת מגדל אשר 200מ-
.נתנה תמיכה לפרויקט זה
3
יצירת שותפות עם רשות מקומית מהווה הזדמנות במספר מישורים
קבלת תקציבים ייעודיים, ממשלתיים או מוניציפאליים המנוהלים ברשות
מינוף פלטפורמות קיימות של הרשות המקומית
נגישות וחשיפה לקהלי היעד של העמותה
חיבור ושיתופי פעולה לגופים נוספים הפועלים ברשות המקומית
ארגונים המעוניינים לפתח תחום פעילות חדש ייעודי לרשויות מקומיות, נדרשים לפתח הצעת פיתוח פעילות חדשהערך חדשה. להרחבה בנושא מומלץ לעיין בילקוט בנושא
תוכנית בוגרי עתידים לליווי והקמה של פרויקטים
טכנולוגיים מותאמים לצרכי הרשות המקומית
ייעוץ להטמעת תהליכי משילות משתפת ברשות
המקומית
ייעוץ לניצולי שואה המופעל בשיתוף פעולה עם רשויות
מקומיות
ארגונים רבים שעברו תהליכי ייעוץ עם נובה זיהו את הפוטנציאל.
לדוגמא:
4
תהליך התקשרות עם רשות מקומית דורש היכרות עם הצרכים וניהול הקשר לאורך זמן
מיפוי צרכים של •
רשויות מקומיות
תעדוף רשויות •
בהתאם למידת
ההתאמה
למטרות הארגון
פניה לגורם •
הבכיר האחראי
לאישור התקציבי
ולבעל תפקיד
מקצועי בתחום
הצגת הצעת •
הערך הייחודית
תמחור תכנית •
ובניית הצעה
מותאמת
מענה על מכרז •
במידת הצורך
ניהול תוכנית •
חברתית
מדידה והערכה •
של התוכנית
ישיבות שוטפות •
לתחקור ומשוב
תקשור תוצאות •
ולמידה
מהתוכנית
הרחבה והעמקה •
של שיתוף
הפעולה
פניה יזומה
התקשרות חוזית
מתן שירותים
תעדוף רשויות
שימורקשר
5
מבוצע לצורך זיהוי פוטנציאל תעדוף רשויות ההשפעה הגבוה ביותר
פניה יזומה
התקשרות חוזית
מתן שירותים
תעדוף רשויות
שימורקשר
מיפינו את הרשויות •המקומיות לפי
אטרקטיביות עבור פעילות הייעוץ
20,000אוכלוסייה <
פילוח גילאים / מספר 65+
הניצולים ברשות
אשכול סוציו-אקונומי < 7
תעדוף רשויות מקומיות
דוגמא להמחשה
לדוגמא מיפוי שבוצע עבור שירותי הייעוץ של אביב לניצולי שואה:
2013מתוך פרויקט ייעוץ נובה לאביב לניצולי שואה ,
6
דוגמא לתובנות שעלו מסקר שוק שנערך בקרב רשויות מקומיות לפרויקט חדש בשיתוף פעולה
עם עתידים:מוטיבציה אתגרים צרכים
כאשר הן נשאלות על צרכים טכנולוגיים,
מצביעות הרשויות על פערים בסיסיים כגון
מערכות מחשוב ושיפור נגישות לתושב
בעל מחסור בכוח-אדם אוריינטציה טכנולוגית,
עבור הצוות הזדמנות שלנו
סוגיית המימון נוכחת אך אינה מסתמנת כגורם
מכריע בשל האפשרות להסתייע בתרומות
ובמענקים ממשלתיים
ובירוקרטיה מכרזיםמהווים אתגר שיש לבחון מראש כיצד מתמודדים
אתו
מעריכות את העיריות כמותג חזק "עתידים"
וכגוף אמין, נכונות לשתף עמו פעולה.
המנכ"לים עימם נפגשנו ורצון התלהבותגילו
לקדם את הפרויקט
קביעת פגישות עם מספר רשויות במקביל תרמה
'תחרות' חיובית ליצירת על בחירתן לפיילוט ועל
מידת הרצינות והרתימה שלהן.
2015מתוך פרויקט ייעוץ נובה לעתידים,
7
החלטה על התקשרות עם
עמותה
מועצת העירראש העיר
מנהל המחלקה הרלוונטית
מנהלי תכניות המתחרות על אותו התקציב
תושבים
בהתקשרות מול רשויות מקומיות יש לקחת בחשבון מספר רב של בעלי עניין:
עיריות הן ישויות פוליטיות במהותן – עובדה הדורשת התנהלות מורכבת יותר
משפיעים מקבלי החלטות
מתחרים
8
צרכים ופרמטרים חשובים להחלטה
מנהל המחלקה הרלוונטיתראש העיר
יצירת אימפקט פוליטי-חברתי
הרחבת מעגלי השפעה
יצירת מנהיגים חברתיים חיוביים
יצירת תדמית חיובית בקהילה
מציאת מוצרים יוצאי דופן בעלי ערך
מוסף ייחודי
מציאת מוצרים בעלי הצלחה מוכחת
מושפעים מאוד ממגבלות תקציב
השפעה על תהליך הרכישה
בעל ההשפעה הגדולה ביותר
סמכות להקצאת תקציבים
ומשאבים
הסמכות המקצועית בתחום
היכרות טובה עם ההיצע הקיים
בשוק
היכרות עם הצרכים והציפיות של בעלי העניין מאפשרת התאמה של הצעת הערך
מענה אפשרי מצד קו הזינוק
שמירה על אורך התכנית והדגשת
הערך המוסף הייחודי המגולם בו
יצירת תכנית בעלת פרופיל גבוה
)"תכנית דגל"(
הדגשת פן המעורבות החברתית
הפעילה בעיר דרך יצירת אימפקט
דוגמא להמחשה
2013מתוך פרויקט ייעוץ נובה לקו הזינוק,
9
לרשויות מקומיות פוטנציאליות פניה יזומה במטרה להתחיל לקדם התעניינות ראשונית
זיהוי מקבל ההחלטות הבכיר שאחראי לאישור התקציב ויצירת קשר ראשוני
ייזום פגישה שמטרתה היכרות כבסיס לשותפות ארוכת טווח
מיפוי צרכים של אוכלוסיית היעד ברשות המקומית וצרכי השלטון המקומי
במענה לצרכים אלה באמצעות פגישות היכרות ואיסוף מידע
הצגת הצעת ערך המדגישה את התועלות לרשות המקומית ובידול
מהמתחרים
עד לשלב Follow Upsשלב זה יכול לכלול מספר פגישות ו-שבו יש בשלות לקדם התקשרות חוזית
9
פניה יזומה
התקשרות חוזית
מתן שירותים
תעדוף רשויות
שימורקשר
10
מתחילה את הקשר בין הרשות התקשרות חוזית לעמותה כספק-לקוח
10
פניה יזומה
התקשרות חוזית
מתן שירותים
תעדוף רשויות
שימורקשר
הצעת מחיר/ מענה למכרז
התאמת הצעת הערך לצרכים הספציפיים של הרשות המקומית
תמחור ההצעה תוך התחשבות בהעמסת תקורה
מומלץ להציג את העלויות בהצעה בצורה מאוחדת וללא פירוט מיותר,
ולשמור על מרווח מסוים למשא ומתן
במקרה של מכרז, המענה צריך להיות מותאם לסעיפי המכרז
ולהדגיש את היתרונות הייחודיים
חוזה התקשרות
אישור ההצעה וחתימה על החוזה דורשים המשך מעקב וניהול קשר
עד לסיכום התנאיםמומלץ לשמור על ערוץ קשר פתוח לדיון והתאמת ההצעה לצרכים של
הרשותעם זאת, יש לזכור שהקיימות של העמותה צריכה להישמר, וחוזים
הפסדיים ייצרו תנאים שלא יאפשרו שמירה על סטנדרטים לאורך זמן
11
מהווה את הבסיס שימור והעמקת הקשר לשותפות ארוכת טווח
11
פניה יזומה
התקשרות חוזית
מתן שירותים
תעדוף רשויות
שימורקשר
למידה ומדידת תוצאות
הרחבת החשיפה לקהל היעד
העמקת שיתוף הפעולה
תקשור ופרסום
מעקב על מדדי הפעילות - תשומות מושקעות ותוצאות
קיום מפגשים שוטפים לעדכונים מקצועיים
סיכום מדדי תוצאות והשגת יעדי התוכנית
שימוש בפלטפורמות פעילות קיימות של הרשות להרחיב את הנגישות
לקהל היעדדיוור ופניה יזומה לקהל היעד לפי הרישומים של הרשות המקומית
מיצוב העמותה כגוף מקצועי מומחה וכתובת להיוועצות
קידום שיתופי פעולה עם בעלי תפקידים בתחום הרשות וארגונים נוספים
הפועלים באזור
תקשור הצלחות של התכנית הרחבת ההיכרות עם התוכנית
והעמותה בקרב הרשות ומגוון בעלי תפקידים
פרסום הפעילות בקרב הציבור הרחב
12
אביב לניצולי שואה הקימו מיזם משותף והעמיקו את שיתוף הפעולה
ורשויות מקומיות, אשר אביב לניצולי השואה פתחה מיזם בשיתוף "אשל ג'וינט ישראל"
במסגרתו יפתחו מרכזי ייעוץ, "נקודות זכות", בנושא מימוש זכויות של ניצולי שואה
במסגרת השירותים המוניציפליים
רקע למהלך
העמותה צמחה בשנתיים שקדמו למהלך, והייתה מעוניינת למקד את כיוון הצמיחה העתידי
עבודה עם רשויות מקומיות זוהתה כבעלת הפוטנציאל הרחב ביותר בממשק עם קהל
היעד: לרשויות יש אפשרות לפרסם באופן יזום וממוקד, וכן יש להן מידע על ניצולי השואה
בעיר. כמו כן, לרשויות קיימת אחריות לניצולים החיים בעירם, ולכן יכולות לזהות את
ההזדמנות בשיתוף הפעולה
תוצאות המהלך
נקודות זכות כאלו ברחבי הארץ17 שנים הוקמו 3בתוך
הפרויקט שיפר את איכות השירות שניתנה לניצולים, ונתן מענה לצורך תפעולי של הרשויות
דוגמא להמחשה
2013מתוך פרויקט ייעוץ נובה לאביב לניצולי שואה ,
13
שקף סיכום- אז מה למדנו
יצירת שיתוף פעולה עם רשות מקומית מהווה הזדמנות לפעילות משמעותית
בהתקשרות חוזית למימון יציב
תהליך התקשרות עם רשות מקומית דורש היכרות עם הצרכים החברתיים של
הקהילה המקומית וניהול הקשר לאורך זמן
ניהול הקשר עם רשות המקומית כולל מגוון של בעלי עניין, מקבלי החלטות
ומשפיעים. עיריות הן ישויות פוליטיות במהותן – עובדה הדורשת התנהלות מורכבת
יותר.
בתהליך כניסה לרשויות מקומיות, יש לבחון ולתעדף את הכניסה לרשויות בהן יש
את הפוטנציאל המשמעותי ביותר להשפעה מבחינת היקף וצרכי הרשות
ניהול ושימור הקשר עם הרשות כולל התאמת הצעת ערך ייחודית, פיתוח והעמקת
הקשר באמצעות מיצוב כגוף מקצועי ולמידה מהתוכנית הקיימת
14
יצירת קשר
[email protected], תל אביב26סעדיה גאון
פרויקט נובה – NOVA Project NOVA Project NOVA_Project