Интеграция систем управления с другими IT системами Software Компании

*Логотипы программных продуктов используются в данной презентации не в рекламных целях, а сугубо

«поделиться опытом» ☺

CFO of PROVECTUS – Hakkinen Olga

План Презентации:• Finance & Load Departments• Finance & Customers• Finance & Employees• Finance and accounting• Finance & Owners

Finance & Load Departments• Взаимоотношения между финансами и

производственными департаментами в процессе становления, похожи на диалог глухого с немым.

Первым важно видеть состояние проекта от точки, где уже хлопнули по рукам и начали обсуждать контракт до первого инвойса, вторым – вникнуть в ТЗ, написать классный код и поучить кайф от созданного продукта. Кроме кайфа, все пришли зарабатывать деньги, делать бизнес и видеть перспективу растущего бизнес – эккаунта.Таким образом, финансы и менеджмент производственного департамента должны «пожениться».

ФинТим – это такая же часть процесса успешных продаж!

Кроме Продукт Менеджеров, Руководителей Проектов и Бизнес Аналитиков, которые следят за качеством Продукта/Сервиса,

построением Архитектуры есть и мы, финансисты, которые должны при

получении информации для выставления инвойса с соблюдением контрактной

составляющей, должны иметь подход к каждому из клиентов, чувствовать и уметь

подавать верно информацию. Помимо плотной коммуникации с эккаунт

менеджерами проектов на местах, важно использовать программные продукты,

позволяющие упрощать процессы взаимоотношений.

Не панацея, однако отлично работает у нас, по этапам:

1. «хлопнули по рукам с клиентами», но еще не подписали контракт: - стандартная форма с описанием бюджета,

производственных единиц, рейтов

- Обсуждение, согласование и подписание Контрактов:

- Подготовка к инвойсингу, учет фактически выполненных работ в разрезе производственных Департаментов:

- Инвойсинг, пеймент статус, ремайндеры об оплате:

2. Finance & CustomersПравильно построенный процесс коммуникаций с

Производственными Департаментами должен стать и в продолжении, успешной, наверное, самой главной части –

Взаимоотношения с Кастомерами. Здесь надо запастись ангельским терпением, пониманием, а

в конечном итоге, получением денежных средств за фактически уже выполненные работы, или если вы

действительно гениальны, то и Препейменты ☺ Безусловно это уже зависит и от того какой проект, на каких условиях и

насколько он известен на рынке.

Обычно, первое взаимодействие с Клиентом выглядит так

В помощь доблестным финансистам, кроме известных, Word packet documents, являются полезными Тулы, позволяющие:

- быстро получать данные от производства о выполненных работах. Иногда и сами Клиенты не брезгуют, кроме прямого доступа к трекингу времени и задач, получить таймшит, например из

- Выставить инвойс;- внести поступившую оплату;- увидеть все обороты в разрезе пеймент дью, проектов, относительно всех нюансов заключенного Контракта;- напомнить о том, что есть небольшая просрочка;- вынуть баланс за всю историю взаимоотношений

при помощи:

В конечном итоге, взаимоотношения между Финансами и Кастомерами должны выглядеть, как быстрый и прозрачный обмен информацией, денежными средствами в дружественной атмосфере:

Чья ладошка здесь ваша часть Команды, а чья Клиента - уже на Ваше усмотрение ☺

3. Finance & EmployeesВ ИТ бизнесе взаимоотношения между Работодателем и Работником не такие, к которым мы привыкли со времен «совка» и которые, к величайшему сожалению, остаются и в большинстве остальных сегментах рынка Украины.

Взаимоотношения между Сотрудником и Работодателем в нашем сегменте напоминают

больше взаимоотношения в семье, где:

Работодатель – это родители, которые лелеют, холят, пытаются дать самое лучшее образование и поощряют,

а Работник – это ребенок со всеми своими положительными и отрицательными Сторонами.

В родительском Процессе участвуют:

- HR Department;- Management of Projects/Departments;- Finance Departments

Здесь стоит поговорить, каким образом интегрируется система взаимоотношений сопровождения

сотрудников между HR and Finance Departments:

- Получение первичной информации о новом сотруднике и всех будущих нюансах взаимоотношений проходит через настроенные темплейты форм

- Дальнейшие изменения в статусе сотрудника, его перфомансах и так далее также при помощи Jira

Прямые взаимоотношения между Finance & Employees:

- Не секрет, что у каждой ИТ Компании есть свои определенные договоренности об отпусках, больничных и в целом учета рабочего времени. Нам в этом помогает:

- Уехал сотрудник в командировку, необходимо получить отчет о затраченных средствах в подотчет, решабильно и удобно юзать:

4. Finance and accounting

Если Вы работаете в Компании, которая несет в себе корни иностранных учредителей, то здесь придется «попотеть» для настройки правильного учета, который даст максимально правдивую информацию для всех Заказчиков таковой, которая в последствии должна послужить в принятии более взвешенного решения для дальнейшего развития и восприятия ситуации в текущих реалиях. Здесь, безусловно нет одного Программного Продукта, который сможет удовлетворить интересы каждого. Важно увязать Законодательство всех государств, где открыты филиалы/дочки/представительства, обеспечить максимальную прозрачность. 

4.1. Управление украинской бухгалтерией:

- Отражение всех финансово – хозяйственных операций:

- Отчетность по предприятию и ФЛП. Если правильно настроены бухгалтерский и налоговый учеты, то легко интегрируется выгрузка в систему отчетности:

4.2. Учет и отчетность, отображение финансово-хозяйственных операций для

предприятий на территории США:

4.3. Отчетность корпоративная.Это самый интересный и сложный участок, который

бесконечно приходится допиливать, дописывать и перестраивать. В большой части постоянная перенастройка основана на:

- цикличности роста Бизнеса в целом;- развития отдельно взятых сетов Бизнеса;- влияние внешнего развития Экономики в

зависимости от отдельно взятых эккаунтов в той или иной стране;

- гибкости под изменение состояния Бизнеса внутри и снаружи.

Таким образом, здесь приходится сводить и управлять всеми тулами, о которых было сказано выше, иметь сильных игроков в Команде, которые готовы ко всем изменениям и с интересом берутся за «неизведанное».

Не стоит бояться испытывать и внедрять что-то новое. В момент создания параллельного конструктора нельзя терять уже настроенное и дающее результат на данный момент и на мой взгляд, это довольно тяжело.

Когда внедряем что-то новое, важно жестко понимать цели и задачи, ресурсы и что в результате мы должны

получить, но по факту это напоминает прыжок, как бы не были сильны мышцы и желание прийти к желаемому

результату, никогда не знаешь, что может тебе помешать или помочь в момент парения в невесомости ☺

5. Finance & OwnersНа мой взгляд и сугубо опираясь на свой опыт, уверена, что все владельцы и Топ- менеджеры, открывая/сопровождая свой предпринимательский путь мечтают о:

- прибыль;- сверхприбыль;- удержаться на плаву в любой экономической ситуации;- иметь сильную команду, способную пройти через огонь и воду;- успешное дело, которое позволит отдыхать на удобном шезлонге под пальмами с приятной/ым спутницей/ком, при этом работая не более, чем несколько часов в день.

Так вот, цели и реалии очень часто не совпадают и всегда по разным причинам. Кому-то не хватило силы воли, кому-то денег, кому-то опыта и т.д. Соответственно, запуская стартап, не важно, продуктовый или сервисный, всегда важно балансировать, быть гибкими, что позволяет оставаться на волне.

Другими словами, настройка процессов и пожеланий в части отчетности, формата, эквивалента и разреза во времени никогда не прекращается, также, как и сам процесс учета и отчетности. Здесь не бывает идеальных программных продуктов и средств, это симбиоз всех знаний, опыта и интеграции всех систем между собою. Это постоянный процесс интеграции и зависит все от пожеланий самого Руководства, состояния Бизнеса, его размера и качества.

На данный момент, кроме всех упомянутых выше Software Products, мы используем:

Это уже не стандартные настройки и счета бухгалтерского учета, а адаптированная версия под цели и задачи отдельно и вместе взятого Бизнеса, к которой привинчен и тот же XL, без него пока никак. Всегда находятся какие-то дополнительные нюансы, которые приходится дописывать и прикалывать к продукту. Однако, с точки зрения подачи информации непосредственно Заказчикам Отчетности мы пользуемся уже обработанными данными, которые вливаем и отображаем в: 

- ZOHO Books.

Продукт позволяет не только иметь прозрачный результат и в системе онлайн в разрезе всех Кастомеров и взаимоотношений с ними, но и заливать расходы в разрезе статей, направлений и соответствий бизнес – эккаунтов. Здесь не обошлось также без дополнительных настроек и написания скриптов, тем не менее живет и работает. Совершенству нет пределов, и там есть куда еще углубиться.

- ZOHO Reports.

Для более четкого процесса визуализации всех финансово-хозяйственных операций очень помогают графики и диаграммы.

Так как продукты ZOHO BOOKS and ZOHO REPORTS имеют одну платформу, соответственно обмениваться уже имеющейся информацией между ними не составляет определенного труда. Продукт хорош тем, что напоминает конструктор, который при правильной постановке пожеланий «Заказчика» позволяет построить графики и диаграммы в любых долях, пропорциях и отрезках времени, учитывая разные факторы.  

Довольно много на рынке существует систем, которые предлагают нам много классных решений для автоматизации процессов, улучшения результата и повышению скорости подачи информации. Каждый из нас находится в пучине конкурентно-способных продуктов и здесь ВАЖНО не забыть о роли той Команды, которая плеч о плечо работает над этим, трудится, верит и любит то, что делает!

- Мотивация роста;- Трудоспособность;- Желание;- Отдых;- Общение;- Принятие ошибок и прежде всего своих;- Позитив

Всем крутых и правдивых результатов, творческих побед, удобных систем, Здоровья и Крутой Команды!