و االلكترونية و السكرتارية االلكترونية السكرتاريةااللكتروني االلكتروني االرشيف االرشيف

الحريري ذيب ابراهيم الحريري الدكتور ذيب ابراهيم الدكتور

وأهميتها أنواعها وأهميتها السكرتارية أنواعها السكرتارية اإلدارة لمكاتبات المنظم العاملين من الجهاز ذلك اإلدارة هي لمكاتبات المنظم العاملين من الجهاز ذلك هي

بمثابة وتعتبر ، والواردة منها بمثابة الصادرة وتعتبر ، والواردة منها األيمن الصادرة األيمن الساعد الساعدأعمالهم . وأداء إنجاز في والمسؤولين أعمالهم .للمدير وأداء إنجاز في والمسؤولين للمدير

اإلنجليزية الكلمة أصل من سكرتير كلمة إشتقت اإلنجليزية وقد الكلمة أصل من سكرتير كلمة إشتقت وقدSecretarySecretary كلمة من كلمة والمشتقة من فقد - SecretSecretوالمشتقة سر فقد - أي سر أي

السر ) ( ) ( . كاتم و السر أمين لفظه إستعمال السر ) ( ) ( .شاع كاتم و السر أمين لفظه إستعمال شاع : يقوم الذي الموظف بأنه السكرتير تعريف يقوم : ويمكن الذي الموظف بأنه السكرتير تعريف ويمكن

أعماله وترتيب أسراره حفظ في رئيسه أعماله بمساعدة وترتيب أسراره حفظ في رئيسه بمساعدةدقيق بشكل وقته وتنظيم ، معلوماته دقيق وتسجيل بشكل وقته وتنظيم ، معلوماته وتسجيل

ويسر . ويسر . وبسهولة وبسهولة

السكرتارية بين السكرتارية الفرق بين الفرقوالطباعةوالطباعة

، الطباعة من وأشمل أعم السكرتارية ، تعتبر الطباعة من وأشمل أعم السكرتارية تعتبرتمارسها التي األعمال من جزء تمارسها فالطباعة التي األعمال من جزء فالطباعة

ما بجميع تتمثل الطباعة فأعمال ، ما السكرتارية بجميع تتمثل الطباعة فأعمال ، السكرتارية .. ، والمذكرات كالوسائل الكاتبة اآللة على ، .. يطبع والمذكرات كالوسائل الكاتبة اآللة على يطبع

إلخ .. . وإجازات ، وتعينات ، أوامر ، إلخ .. . التقارير وإجازات ، وتعينات ، أوامر ، التقارير السكرتارية بأعمال إلمام لديه ليس السكرتارية الطابع بأعمال إلمام لديه ليس الطابع

المواعيد تنظيم في تتمثل والتي منها المواعيد األساسية تنظيم في تتمثل والتي منها األساسيةوالزوار المراجعين وإستقبال ، والزوار واإلجتماعات المراجعين وإستقبال ، واإلجتماعات

إلخ .. الهاتفية المكالمات على إلخ .. والرد الهاتفية المكالمات على والرد

إلى السكرتارية أعمال إلى تقسم السكرتارية أعمال تقسمهي : أقسام هي :ثالثة أقسام ثالثة

خاصة خاصة سكرتارية Private SecretariatPrivate Secretariat سكرتارية عامة عامة سكرتارية General SecretariatGeneral Secretariat سكرتارية متخصصة متخصصة سكرتارية Technical SecretariatTechnical Secretariatسكرتارية

الخاص : السكرتير الخاص : أوال السكرتير أوالباألعمال للقيام الرئيس يختاره الذي الشخص باألعمال وهو للقيام الرئيس يختاره الذي الشخص وهو

التالية : التالية :المكتبية المكتبية

واألقسام اإلدارات إلى وتعليماته رئيسه أوامر واألقسام إبالغ اإلدارات إلى وتعليماته رئيسه أوامر إبالغتنفيذها . ومتابعة بها يعمل التي بالجهة ، تنفيذها . الموجوده ومتابعة بها يعمل التي بالجهة ، الموجوده

الرئيس يرغب التي والمنشورات القرارات وصياغة الرئيس إعداد يرغب التي والمنشورات القرارات وصياغة إعدادالمعنية . الجهات إلى وتوزيعها مكتبه من إصدارها المعنية .في الجهات إلى وتوزيعها مكتبه من إصدارها في

مختلفة مواضيع من رئيسه إليه يحيله ما بدراسة مختلفة القيام مواضيع من رئيسه إليه يحيله ما بدراسة القيام

وإعداد ، المعنية باإلدارات مستعينا بالعمل وإعداد تتعلق ، المعنية باإلدارات مستعينا بالعمل تتعلقوالبحوث . والتقارير والبحوث .المذكرات والتقارير المذكرات

لها التي والخطابات والتقارير المذكرات لها كتابة التي والخطابات والتقارير المذكرات كتابةالسرية . السرية .صفة صفة

إلى الواردة والمواضيع والملفات البريد إلى تسجيل الواردة والمواضيع والملفات البريد تسجيل

الرئيس . الرئيس . مكتب مكتب

من اإلنتهاء بعد المكاتبات وكافة البريد من إرسال اإلنتهاء بعد المكاتبات وكافة البريد إرسالالعالقة . صاحبة الجهات إلى ، العالقة . تسجيلها صاحبة الجهات إلى ، تسجيلها

والتي بالمكتب الخاصة المكاتبات بتصدير والتي القيام بالمكتب الخاصة المكاتبات بتصدير القيامإليها المرسلة الجهات إلى السرية صفة إليها لها المرسلة الجهات إلى السرية صفة لهاالصادر . البريد سجل في تسجيلها بعد الصادر .وذلك البريد سجل في تسجيلها بعد وذلك

بطريقة بالمكتب الخاصة األوراق كافة بطريقة حفظ بالمكتب الخاصة األوراق كافة حفظ. الحاجة عند إليها الرجوع يسهل بحيث .منظمة الحاجة عند إليها الرجوع يسهل بحيث منظمة

األوراق كافة وتجهيز الرئيس لسفر األوراق اإلعداد كافة وتجهيز الرئيس لسفر اإلعداد

ملف في ووضعها بالرحلة الخاصة ملف والمستندات في ووضعها بالرحلة الخاصة والمستنداتعند إليها العودة الرئيس إلى يسهل عند معنونة إليها العودة الرئيس إلى يسهل معنونة

الحاجة . الحاجة .

السياحية الشيكات وشراء والتذاكر الفنادق السياحية حجز الشيكات وشراء والتذاكر الفنادق حجزبالسفر . القيام الرئيس إعتزام عند بالسفر .وذلك القيام الرئيس إعتزام عند وذلك

على يفيد ما وعرض والمجالت الصحف على قراءة يفيد ما وعرض والمجالت الصحف قراءة

خاص ملف وفي منسق بأسلوب خاص الرئيس ملف وفي منسق بأسلوب الرئيس

السكرتير يكون أن السكرتير يجب يكون أن يجب ، رئيسه بشخصية ، ملما رئيسه بشخصية ملما ، بطباعه ، عارفا بطباعه عارفا ، العمل في الجديدة بالتطورات ، عالما العمل في الجديدة بالتطورات عالما

لها لها متيقظا متيقظا الشخصية الشخصية قوي قوي لإلستطالع لإلستطالع محبا محبا التنبؤ من تمكنه قوية سادسة حاسة التنبؤ وله من تمكنه قوية سادسة حاسة وله

، رئيسه ، برغبات رئيسه برغبات

الخاصة السكرتارية الخاصة أشكال السكرتارية أشكال يتولى قد ما لرئيس الخاصة السكرتارية يتولى أعمال قد ما لرئيس الخاصة السكرتارية أعمال

بحسب وذلك ، أكثر أو واحد موظف بها بحسب القيام وذلك ، أكثر أو واحد موظف بها القيامتقوم الذي الرئيس ومركز العمل تقوم حجم الذي الرئيس ومركز العمل حجم

بمعاونته . بمعاونته . السكرتارية السكرتارية

مكتب أن نجد مثال العام المدير مكتب مكتب أن نجد مثال العام المدير مكتب تبعا إثنين أو واحد سكرتير يديره السكرتارية تبعا إثنين أو واحد سكرتير يديره السكرتارية

، وتشعبه العمل نطاق ، إلتساع وتشعبه العمل نطاق إلتساع

السكرتارية مكتب السكرتارية رئيس مكتب اإلشراف : رئيس اإلشراف : ويتولى ويتولىجانب إلى بالمكتب العاملين جانب على إلى بالمكتب العاملين على

اإلتصال وأعمال الخاصة باألعمال اإلتصال قيامه وأعمال الخاصة باألعمال قيامهالهاتفي .الهاتفي .

اإلستقبال اإلستقبال سكرتير تنظيم : : سكرتير تنظيم ويتولى ويتولىالزوار . الزوار .مقابالت مقابالت

اإلجتماعات اإلجتماعات سكرتير وتنظيم : : سكرتير بإعداد وتنظيم ويقوم بإعداد ويقوماإلجتماعات .اإلجتماعات .

والتصوير الطباعة والتصوير سكرتير الطباعة بأعمال : : سكرتير بأعمال ويقوم ويقومواآللـــة اآللي الحاسب على واآللـــة النسخ اآللي الحاسب على النسخ

المحفوظات المحفوظات سكرتير البريد : : سكرتير معالجة البريد ويتولى معالجة ويتولىالحفظ وأعمال والصادر الحفظ الوارد وأعمال والصادر الخاصة الخاصة الوارد

الرئيس . الرئيس .بمكتب بمكتب

العمل نطاق يتسع حيث الوزراء أحد سكرتارية مكاتب في العمل أما نطاق يتسع حيث الوزراء أحد سكرتارية مكاتب في أما

العامة : السكرتارية العامة : ثانيا السكرتارية ثانيا األجهزة في وجودها شاع إدارية إدارة األجهزة وحدة في وجودها شاع إدارية إدارة وحدة

أو مراقبة أو عامة إدارة تكون وقد ، أو الحكومية مراقبة أو عامة إدارة تكون وقد ، الحكوميةاإلداري التنظيم من موقعها حسب قسم أو اإلداري إدارة التنظيم من موقعها حسب قسم أو إدارة

األعمال بحكم ولها ، به الموجودة األعمال للجهاز بحكم ولها ، به الموجودة للجهازخاصة . أهمية تؤديها التي خاصة .والخدمات أهمية تؤديها التي والخدمات

أن إال ، آخر إلى جهاز من تسميتها تختلف أن وقد إال ، آخر إلى جهاز من تسميتها تختلف وقدعليها يطلق فقد ، واحده وأهدافها عليها أغراضها يطلق فقد ، واحده وأهدافها أغراضها

السكرتارية أو الخدمات إدارة أو اإلدارية السكرتارية الشئون أو الخدمات إدارة أو اإلدارية الشئونتفيد التسميات وهذه ، العامة األمانة أو تفيد العامة التسميات وهذه ، العامة األمانة أو العامة

لجميع المعاونة الوظائف لمجموعة واحد لجميع معنى المعاونة الوظائف لمجموعة واحد معنىاإلداري . الجهاز منها يتكون التي اإلداري .اإلدارات الجهاز منها يتكون التي اإلدارات

العامة السكرتارية العامة أقسام السكرتارية أقسام. اإلستعالمات اإلستعالمات .وحدة وحدة. المحفوظات المحفوظات .وحدة وحدة . الصيانة الصيانة . وحدة وحدة . الهاتفي اإلتصال الهاتفي . وحدة اإلتصال وحدة . الطباعة الطباعة . وحدة وحدة . الحركة الحركة . وحدة وحدة . المبنى خدمات المبنى . وحدة خدمات وحدة . الدوام مراقبة الدوام . وحدة مراقبة وحدة. التعقيب التعقيب .وحدة وحدة

السكرتارية أقسام السكرتارية إختصاصات أقسام إختصاصاتالسكرتارية ) أعمال السكرتارية ) العامة أعمال العامة

العامة (العامة ( : اإلستعالمات وحدة اإلستعالمات : إختصاصات وحدة إختصاصات المنشأة على المترددين دخول المنشأة تنظيم على المترددين دخول تنظيم

، شخصياتهم من والتحقق ، ، بإستقبالهم شخصياتهم من والتحقق ، بإستقبالهمفي بهم الخاصة البيانات في وتسجيل بهم الخاصة البيانات وتسجيل

، الغرض لهذا المخصص ، السجل الغرض لهذا المخصص السجليقصدونها . التي األماكن إلى يقصدونها .وإرشادهم التي األماكن إلى وإرشادهم

. المراجعين إستفسارات على المراجعين .الرد إستفسارات على الرد الواردة والبرقيات الوارد البريد الواردة إستالم والبرقيات الوارد البريد إستالم

الرسمية . العمل أوقات غير الرسمية .في العمل أوقات غير في

اإلتصال وحدة اإلتصال إختصاصات وحدة إختصاصاتالهاتفيالهاتفي

أقسام داخل التليفونات ورفع ونقل أقسام تركيب داخل التليفونات ورفع ونقل تركيبالمنظمة . المنظمة .

إلى الواردة الهاتفية اإلشارات إلى تلقي الواردة الهاتفية اإلشارات تلقي ، بها الخاص السجل في وقيدها ، المنظمة بها الخاص السجل في وقيدها المنظمة

المختص . التنظيمي التقسيم إلى المختص . وتوجيهها التنظيمي التقسيم إلى وتوجيهها من الصادرة الهاتفية اإلشارات من تلقي الصادرة الهاتفية اإلشارات تلقي

الجهات إلى وتصديرها المختلفة الجهات األقسام إلى وتصديرها المختلفة األقسام. إليها .المرسلة إليها المرسلة

. التليفونية اللوحات التليفونية . تشغيل اللوحات تشغيل. األعطال وتصليح التليفونات األعطال .صيانة وتصليح التليفونات صيانة

المحفوظات وحدة المحفوظات إختصاصات وحدة إختصاصات ، إستقبال من الوارد البريد أعمال ، كافة إستقبال من الوارد البريد أعمال كافة

، وقيد ، وتوجيه ، وفهرسة ، وفرز ، ، وإستالم وقيد ، وتوجيه ، وفهرسة ، وفرز ، وإستالمومتابعة . ، لإلدارات ومتابعة .وتسليم ، لإلدارات وتسليم

، إستقبال من الصادر البريد أعمال ، كافة إستقبال من الصادر البريد أعمال كافة ، وقيد ، وفهرسة ، وفرز ، وإستالم ، ، ومراجعة وقيد ، وفهرسة ، وفرز ، وإستالم ، ومراجعة

وتصدير .وتصدير .. وإستعارتها الملفات تداول على وإستعارتها .اإلشراف الملفات تداول على اإلشراف وفرز ، الحفظ غرفة وإدارة تنظيم على وفرز اإلشراف ، الحفظ غرفة وإدارة تنظيم على اإلشراف

بحاجة المنظمة تعد لم ما وإستهالك وترحيل بحاجة ، المنظمة تعد لم ما وإستهالك وترحيل ،إليه .إليه .

ويعرضها عليها يؤثر قد مما المحفوظات ويعرضها صيانة عليها يؤثر قد مما المحفوظات صيانةللتلف .للتلف .

الطباعة وحدة الطباعة إختصاصات وحدة إختصاصات. وجد إن المركزي النسخ قسم على وجد .اإلشراف إن المركزي النسخ قسم على اإلشراف على لكتابتها الواردة المكاتبات على إستالم لكتابتها الواردة المكاتبات إستالم

وتسليمها ، بنسخها والقيام ، اآللي وتسليمها الحاسب ، بنسخها والقيام ، اآللي الحاسبمنها . الواردة اإلدارات إلى النسخ منها . بعد الواردة اإلدارات إلى النسخ بعد

واإلحتفاظ الطباعة أعمال بجميع واإلحتفاظ القيام الطباعة أعمال بجميع القيامبحيث " " ، ـمصنفة اإلستسنل الورق بحيث " " بأصول ، ـمصنفة اإلستسنل الورق بأصولسهولة في الحاجة عند إليها الرجوع سهولة يمكن في الحاجة عند إليها الرجوع يمكن

ويسر . ويسر . وآالت الكاتبة اآلالت صيانة بأعمال وآالت القيام الكاتبة اآلالت صيانة بأعمال القيام

يعطل الذي إصالح إجراءات وإتخاذ ، يعطل الطباعة الذي إصالح إجراءات وإتخاذ ، الطباعة. فورا .منها فورا منها

الصيانة وحدة الصيانة إختصاصات وحدة إختصاصات وسائل إلستخدام للسائقين الحركة أوامر وسائل إعطاء إلستخدام للسائقين الحركة أوامر إعطاء

تخص أعمال في بالمؤسسة الخاصة تخص النقل أعمال في بالمؤسسة الخاصة النقلالمؤسسة . المؤسسة .

الغيار وقطع النقل بوسائل خاصة بسجالت الغيار اإلحتفاظ وقطع النقل بوسائل خاصة بسجالت اإلحتفاظالمؤسسة . لدى المؤسسة . المتوفرة لدى المتوفرة

على التأمين وتجديد المنتهية السيارات رخص على تجديد التأمين وتجديد المنتهية السيارات رخص تجديد . سنويا . السيارات سنويا السيارات

على واإلشراف السائقين بين العمل نوبات على ترتيب واإلشراف السائقين بين العمل نوبات ترتيبأعمالهم . أعمالهم .

. النقل وسائل صيانة على النقل . اإلشراف وسائل صيانة على اإلشراف في إستهالكه من والتأكد الوقود إستهالك في مراقبة إستهالكه من والتأكد الوقود إستهالك مراقبة

المصلحية . المصلحية .األعمال األعمال

خدمات وحدة خدمات إختصاصات وحدة إختصاصاتالمبنىالمبنى

وتوزيع والسعاة النظافة عمال ورديات وتوزيع ترتيب والسعاة النظافة عمال ورديات ترتيبعليهم . عليهم . األعمال األعمال

على إلعمالهم العمال وأداء المبنى نظافة على مراقبة إلعمالهم العمال وأداء المبنى نظافة مراقبةوجه . وجه . أكمل أكمل

وتلبية بالمنظمة للعاملين العامة الخدمات وتلبية تقديم بالمنظمة للعاملين العامة الخدمات تقديملهم . الرسمية الطلبات لهم . جميع الرسمية الطلبات جميع

توزيعها ومراقبة والمجالت الصحف في توزيعها اإلشتراك ومراقبة والمجالت الصحف في اإلشتراكاألمر . يهمهم من األمر . على يهمهم من على

والمجالت الصحف في اإلعالن إجراءات والمجالت إتخاذ الصحف في اإلعالن إجراءات إتخاذاإلعالن . ومراقبة والتلفزيون اإلعالن . واإلذاعة ومراقبة والتلفزيون واإلذاعة

الضرورية والملحقات المباني تأجير على الضرورية التعاقد والملحقات المباني تأجير على التعاقد للعمل .للعمل .

التعقيب وحدة التعقيب إختصاصات وحدة إختصاصات. المتعاقدين بسجالت المتعاقدين .اإلحتفاظ بسجالت اإلحتفاظ

وبأسرهم بهم الخاصة اإلقامة وبأسرهم إستخراج بهم الخاصة اإلقامة إستخراج..

. لهم الالزمة التأشيرات على لهم .الحصول الالزمة التأشيرات على الحصول

بهم الخاصة السفر تذاكر بهم إستخراج الخاصة السفر تذاكر إستخراج

مراقبة وحدة مراقبة إختصاصات وحدة إختصاصاتالدوامالدوام

في العاملين وإنصراف حضور في مراقبة العاملين وإنصراف حضور مراقبةالعمل العمل مواعيد مواعيدالرسمية .الرسمية .

بحاالت الموظفين شئون بحاالت إخطار الموظفين شئون إخطار

والغياب . والغياب . التأخير التأخير

المتخصصة المتخصصة السكرتارية السكرتارية أجهزة جميع في وتنوعت األعمال إتسعت أجهزة لقد جميع في وتنوعت األعمال إتسعت لقد

حتمية نتيجة ذلك وكان ، الخاص والقطاع حتمية الدولة نتيجة ذلك وكان ، الخاص والقطاع الدولةوتشعب المجاالت كافة في السريع وتشعب للتطور المجاالت كافة في السريع للتطور

إلى أدى األمر ، عليها الطلب وزيادة إلى الخدـمات أدى األمر ، عليها الطلب وزيادة الخدـماتأنواع بجميع يلموا بأن الرؤساء مقدرة أنواع عدم بجميع يلموا بأن الرؤساء مقدرة عدمإتخاذ على قدرتهم وعدم ، وفروعه إتخاذ العمل على قدرتهم وعدم ، وفروعه العملـمسائل من عليهـم يعرض فيمــا ـمسائل القرارات من عليهـم يعرض فيمــا القرارات

من مستشارين برأي اإلستعانة دون من مختلفة مستشارين برأي اإلستعانة دون مختلفةالتخصصية . والمؤهالت الخبرة التخصصية .ذوي والمؤهالت الخبرة ذوي

. الخاصه السكرتاريه ظهور الـى ادى .مما الخاصه السكرتاريه ظهور الـى ادى مما

غاية في المتخصص السكرتير غاية وعمل في المتخصص السكرتير وعمل إطالقا عنه غنى ال أصبح بحيث األهمية إطالقا عنه غنى ال أصبح بحيث األهمية

تستدعي التي الرئاسات مكاتب تستدعي في التي الرئاسات مكاتب فيبهؤالء اإلستعانة عملهم بهؤالء طبيعة اإلستعانة عملهم طبيعة

يمكن حتى المتخصصين يمكن السكرتاريين حتى المتخصصين السكرتاريينفروع تغطية طريقهم عن فروع للرئيس تغطية طريقهم عن للرئيس

له يمكن ال التي المختلفة له التخصصات يمكن ال التي المختلفة التخصصاتوإستعداده . وعلمه بخبرته وإستعداده .تغطيتها وعلمه بخبرته تغطيتها

هو : المتخصص فالسكرتيرفي متخصص سكرتير هو

معين فني عمل

المتخصصة السكرتارية تقسيم المتخصصة ويمكن السكرتارية تقسيم على على ––ويمكنالحصر ال المثال الحصر سبيل ال المثال اآلتية :––سبيل األنواع اآلتية :إلى األنواع إلى

. الفني الفني . السكرتير السكرتير . القانوني القانوني . السكرتير السكرتير . الصحفي الصحفي . السكرتير السكرتير . اإلحصائي اإلحصائي . السكرتير السكرتير . التعليمية المؤسسات في التعليمية . السكرتير المؤسسات في السكرتير . القضائي القضائي . السكرتير السكرتير . المكتب المكتب . مدير مدير : الفني الفني : السكرتير Technical SecretaryTechnical Secretaryالسكرتير

فروع من فرع في متخصص موظف الفني فروع السكرتير من فرع في متخصص موظف الفني السكرتيراألعمال مهمته وتكون ، الرئيس بمكتب يلحق ، األعمال العمل مهمته وتكون ، الرئيس بمكتب يلحق ، العمل

التالية :التالية : والبحوث والتقارير الدراسات والبحوث إعداد والتقارير الدراسات إعداد الرئيس مكتب إلى الواردة الموضوعات جميع الرئيس دراسة مكتب إلى الواردة الموضوعات جميع دراسة

الناقصة البيانات وإستيفاء فيها رأيه أخذ الناقصة والمطلوب البيانات وإستيفاء فيها رأيه أخذ والمطلوبلكافة مستكملة تكون حتى الموضوعات هذه لكافة في مستكملة تكون حتى الموضوعات هذه في

في رأيه إبداء مع ، الرئيس على العرض عند في عناصرها رأيه إبداء مع ، الرئيس على العرض عند عناصرهامؤيدة الموضوع ألوراق يضعها منفصلة مؤيدة ورقة الموضوع ألوراق يضعها منفصلة ورقة

عند الرئيس نظر تحت تكون حتى واألدلة عند بالمستندات الرئيس نظر تحت تكون حتى واألدلة بالمستنداتعليه . الموضوع بعرض عليه . القيام الموضوع بعرض القيام

محلية ، العلمية والمقاالت األبحاث آخر على محلية اإلطالع ، العلمية والمقاالت األبحاث آخر على اإلطالعالرئيس على وعرضها لها ملخص وعلم أجنبية أو الرئيس كانت على وعرضها لها ملخص وعلم أجنبية أو كانت

عليها . التعليق عليها . مع التعليق مع الرئيس يعقدها التي الفنية اللجان إجتماعات الرئيس حضور يعقدها التي الفنية اللجان إجتماعات حضور

تخص التي والبيانات والمعلومات باآلراء تخص ليمده التي والبيانات والمعلومات باآلراء ليمدهوالمتعلقة للمناقشة المعروضة الفنية والمتعلقة الموضوعات للمناقشة المعروضة الفنية الموضوعات

بتخصصه .بتخصصه .

: السكرتير الفني السكرتير أمثلة السكرتير : من الفني السكرتير أمثلة منالطبيب والسكرتير ، الطبيب المهندس والسكرتير ، ..المهندس

في عمله أداء الفني للسكرتير يمكن في حتى عمله أداء الفني للسكرتير يمكن حتىعليه : يجب عالية وبكفاءة ويسر عليه : سهولة يجب عالية وبكفاءة ويسر سهولة

على دائما والحصول التطور على مراقبة دائما والحصول التطور مراقبةتخصصه . مجال في تخصصه . المستحدث مجال في المستحدث

كل على تحوي بمكتبه فنية مكتبة كل إعداد على تحوي بمكتبه فنية مكتبة إعدادتستلزمها التي والفنية العلمية تستلزمها المراجع التي والفنية العلمية المراجع

اإلطالع مداومة مع ، عمله اإلطالع طبيعة مداومة مع ، عمله طبيعة والبحث .والبحث .

القانوني القانوني السكرتير السكرتير من الدولة أجهزة من جهاز أي يخلو من ال الدولة أجهزة من جهاز أي يخلو ال

جميع تشمل التي القانونية جميع الصبغة تشمل التي القانونية الصبغةبين وثيقة العالقة إن ، ذلك بين النواحي وثيقة العالقة إن ، ذلك النواحيفاألجهزة ، العامة واإلدارة فاألجهزة القانون ، العامة واإلدارة القانون

باإلطار تصرفاتها في محكومة باإلطار الحكومية تصرفاتها في محكومة الحكوميةلها واللوائح النظم تحدده لها الذي واللوائح النظم تحدده الذي

ال ، الحكومي الجهاز في ال العاملون ، الحكومي الجهاز في العاملونفي إال العمل في يواجههم فيما في يتصرفون إال العمل في يواجههم فيما يتصرفون

واللوائح النظم لهم ترسمها التي واللوائح الحدود النظم لهم ترسمها التي الحدودللعمل . المنظمة للعمل .والقرارات المنظمة والقرارات

من يختلف القانوني السكرتير من وضع يختلف القانوني السكرتير وضعوظروف حجم حسب أخرى إلى وظروف منظمة حجم حسب أخرى إلى منظمة

للرئيس يكون فقد ، منها كل للرئيس عمل يكون فقد ، منها كل عملفي يعتمد وقد ، قانوني في سكرتير يعتمد وقد ، قانوني سكرتير

أو القسم على القانونية أو إستشارته القسم على القانونية إستشارتهبالمنشأة . القانونية بالمنشأة .اإلدارة القانونية اإلدارة

بها يقوم التي األعمال بها وأهم يقوم التي األعمال وأهمهي : القانوني هي :السكرتير القانوني السكرتير

اإلدارات من الواردة القانونية المواضيع جميع ودراسة اإلدارات فحص من الواردة القانونية المواضيع جميع ودراسة فحصالقانوني الرأي وإبداء الرئيس من الرأي بطلب القانوني المعنية الرأي وإبداء الرئيس من الرأي بطلب المعنية

فيها . رأيه ألخذ الرئيس على عرضها ثم ، فيها . فيها رأيه ألخذ الرئيس على عرضها ثم ، فيها " " يكلفه التي النظم والقوانين القرارات مشروعات يكلفه " " إعداد التي النظم والقوانين القرارات مشروعات إعداد

عامة مصلحة وجدت إذا إستصدارها وإقتراح بإعدادها عامة رئيسه مصلحة وجدت إذا إستصدارها وإقتراح بإعدادها رئيسهذلك . إلى ذلك . تدعو إلى تدعو

قبل المنظمة تعقدها التي العقود جميع ومراجعة قبل إعداد المنظمة تعقدها التي العقود جميع ومراجعة إعدادقبل فيها الناقص إستيفاء على والعمل الرئيس من قبل إعتمادها فيها الناقص إستيفاء على والعمل الرئيس من إعتمادها

اإلعتماد . اإلعتماد . أو ، إستصدارها المطلوب والمحاضر القرارات جميع أو مراجعة ، إستصدارها المطلوب والمحاضر القرارات جميع مراجعة

قبل فيها الناقص وإستيفاء النظامية الناحية من قبل إعتمادها فيها الناقص وإستيفاء النظامية الناحية من إعتمادهاالرئيس . على الرئيس . عرضها على عرضها

يعمل التي الجهة وضد من المرفوعة القضايا بفحص يعمل القيام التي الجهة وضد من المرفوعة القضايا بفحص القيامرئيسه . من إليه تحال والتي ، رئيسه . بها من إليه تحال والتي ، بها

فيما برأيه لإلستفادة إليها رئيسه يدعوه التي اللجان فيما حضور برأيه لإلستفادة إليها رئيسه يدعوه التي اللجان حضورللمناقشة . المعروضة النظامية باألمور للمناقشة .يتعلق المعروضة النظامية باألمور يتعلق

القيام القانوني للسكرتير يمكن القيام وحتى القانوني للسكرتير يمكن وحتىوفي تامة وبدقه وجه أكمل على وفي بأعماله تامة وبدقه وجه أكمل على بأعماله

عليه : يجب ، ويسر عليه :سهولة يجب ، ويسر سهولة لكافة جامعة قانونية مكتبة بمكتبه يعد لكافة أن جامعة قانونية مكتبة بمكتبه يعد أن

عمله . تمس التي واللوائح والقرارات عمله . النظم تمس التي واللوائح والقرارات النظم ال حتى مستحدث لكل التجميع دائم يكون ال أن حتى مستحدث لكل التجميع دائم يكون أن

من الجديد دراسة عند منها شىء من يفوته الجديد دراسة عند منها شىء يفوتهالقانونية . والمشاكل القانونية . المسائل والمشاكل المسائل

. والبحث اإلطالع دائم يكون والبحث .أن اإلطالع دائم يكون أن

الصحفي الصحفي السكرتير السكرتير على الصحافة بجمهور المؤسسة على عالقة الصحافة بجمهور المؤسسة عالقة

تعتبر الصحافة ان إذ ، األهمية من كبير تعتبر جانب الصحافة ان إذ ، األهمية من كبير جانبوأفراد المؤسسة بين اإلتصال طرق أهم وأفراد من المؤسسة بين اإلتصال طرق أهم من

بها . المتصلين اآلخرين بها . الجمهور المتصلين اآلخرين الجمهور الحصول إلى الصحافة مع العالقة الحصول وترمي إلى الصحافة مع العالقة وترمي

المؤسسة في الصحافة رجال ثقة المؤسسة على في الصحافة رجال ثقة علىومدهم ، المختلفة لسياستها ومدهم وتأييدهم ، المختلفة لسياستها وتأييدهم

عملهم في يحتاجونها التي المعلومات عملهم بكافة في يحتاجونها التي المعلومات بكافة ورجال المؤسسة بين الودية الصالت ورجال خلق المؤسسة بين الودية الصالت خلق

..الصحافةالصحافة

األنباء على الصحفي السكرتير األنباء يحصل على الصحفي السكرتير يحصلمصادر عدة من والعالمية مصادر المحلية عدة من والعالمية : : أهمهاأهمهاالمحلية

والتلفزيون والتلفزيون الراديو الراديو بواسطة ، والنشرات والمجالت بواسطة والصحف ، والنشرات والمجالت والصحف

جهاز ) ( عن عبارة هو الذي النيكر جهاز ) ( جهاز عن عبارة هو الذي النيكر جهازباللغة األنباء بتسجيل يقوم باللغة السلكي األنباء بتسجيل يقوم السلكي

إستئجار ويتم ، بلحظة لحظة إستئجار االنكليزية ويتم ، بلحظة لحظة االنكليزيةالعالمية . األنباء وكاالت من الجهاز العالمية .هذا األنباء وكاالت من الجهاز هذا

. االنترنت .االنترنت. دوريه والغير الدوريه الخاصه .النشرات دوريه والغير الدوريه الخاصه النشرات

الصحفي السكرتير الصحفي أعمال السكرتير أعمال والمجالت الصحف جميع على والمجالت اإلطالع الصحف جميع على اإلطالع

تشترك التي ، األجنبية وكذلك تشترك المحلية التي ، األجنبية وكذلك المحليةبها . يعمل التي الجهة بها . فيها يعمل التي الجهة فيها

تحوي التي األخبار قصاصات تحوي قطع التي األخبار قصاصات قطعاألجهزة لصالح أو ضد نقد أو األجهزة مقاالت لصالح أو ضد نقد أو مقاالت

لرئيسه . لرئيسه . التابعة التابعة

وعرضه األخبار هذه من الرئيس يهم ما وعرضه تلخـيص األخبار هذه من الرئيس يهم ما تلخـيصيأتي : ما تلخيصه في يراعى أن على ، يأتي : عليه ما تلخيصه في يراعى أن على ، عليه

. التام التام . الوضوح الوضوح . الرئيسية الهامة األفكار من فكرة إهمال الرئيسية . عدم الهامة األفكار من فكرة إهمال عدم األصلـي بالمعنى اإلخالل إلى التركيز يؤدي األصلـي أال بالمعنى اإلخالل إلى التركيز يؤدي أال

تلخيصه . تم تلخيصه . لما تم لما ذكر مع سليـمة لغوية عبارة في مصاغا يكون ذكر أن مع سليـمة لغوية عبارة في مصاغا يكون أن

ملخص مقدمة في الجريدة وإسم المقال ملخص كاتـب مقدمة في الجريدة وإسم المقال كاتـبالمقال . المقال .

أو بذاتها ملصقة األخبار قصاصات أو إرسال بذاتها ملصقة األخبار قصاصات إرسالإلى بذلك خاص نموذج على ملخصها إلى مكتوبا بذلك خاص نموذج على ملخصها مكتوباعليه لإلطالع بالخبر صلة لها التي عليه اإلدارات لإلطالع بالخبر صلة لها التي اإلدارات

بالرأي اإلفادة مع نحوه الالزم وإتخاذ بالرأي ودراسته اإلفادة مع نحوه الالزم وإتخاذ ودراستهاإلعالم ووسائل الصحف على الرد اإلعالم وإعداد ووسائل الصحف على الرد وإعداد

..األخرى األخرى فيما مشورته وأخذ الرئيس على الرد فيما عرض مشورته وأخذ الرئيس على الرد عرض

الرد لنشر الالزمة اإلجراءات وإتخاذ عمله الرد يجب لنشر الالزمة اإلجراءات وإتخاذ عمله يجبتعليق ومتابعة ، عليه الرئيس وافق ما تعليق إذا ومتابعة ، عليه الرئيس وافق ما إذا

من الرئيس يراه ما يتخذ حتى الرد على من الصحف الرئيس يراه ما يتخذ حتى الرد على الصحفإجراءات . إجراءات .

على بتوزيعها والقيام الصحفية البيانات على إعداد بتوزيعها والقيام الصحفية البيانات إعدادرئيسه . بها يشير التي المختلفة اإلعالم رئيسه .وسائل بها يشير التي المختلفة اإلعالم وسائل

يختص فيما العالمية األخبار يختص مراقبة فيما العالمية األخبار مراقبةطريق عن بها يعمل التي طريق بالجهة عن بها يعمل التي بالجهة

فور رئيسه على وعرضها فور التلكس رئيسه على وعرضها التلكسحدوثها .حدوثها .

يرغب التي الصحفية المؤتمرات يرغب إعداد التي الصحفية المؤتمرات إعداد

وعمل وحضورها عقدها في وعمل رئيسه وحضورها عقدها في رئيسهكل يتضمن ، المؤتمر نهاية في كل تقرير يتضمن ، المؤتمر نهاية في تقرير

وعرضه أحاديث من المؤتمر في دار وعرضه ما أحاديث من المؤتمر في دار ماملف في حفظه ثم الرئيس ملف على في حفظه ثم الرئيس على

خاص .خاص .

وتسهيل مكتبـه في الـصحفيين وتسهيل مقابلة مكتبـه في الـصحفيين مقابلةأن يجـب التـي النقاط بعـض وهنا ، أن مهمتهم يجـب التـي النقاط بعـض وهنا ، مهمتهم

وهي : السـكرتير وهي : يراعيها السـكرتير يراعيها

رجال لتزويد وسعه فـي ما ـكل يبـذل أن رجال يجـب لتزويد وسعه فـي ما ـكل يبـذل أن يجـبإـستفساراتهم على والرد واألخبار إـستفساراتهم الـصحافـة على والرد واألخبار الـصحافـة

وقـت . ـأي في وقـت .وأـسئلتهم ـأي في وأـسئلتهم معلومات من يحتاجونه بما التنبؤ يحاول معلومات أن من يحتاجونه بما التنبؤ يحاول أن

علـى يحـصل حتى وذلك ، مقدما علـى ويعدها يحـصل حتى وذلك ، مقدما ويعدهاعليها . بالمؤسسة الـمسؤولـة ـالجهات عليها . موافقة بالمؤسسة الـمسؤولـة ـالجهات موافقة

طويال ينتظروـن الـصحافة رجال يجعل ال أن طويال ينتظروـن الـصحافة رجال يجعل ال أنيخدمهم بل المسؤولين أحـد يخدمهم لـمقابلـة بل المسؤولين أحـد لـمقابلـة

مهمتهم تسهيل ويحاول ـذوق بكل مهمتهم ويعاملهم تسهيل ويحاول ـذوق بكل ويعاملهمـاإلمكان . ـاإلمكان . بقـدر بقـدر

أخبار من يـطلبونه بما الصحافة رجال أخبار تزويد من يـطلبونه بما الصحافة رجال تزويدالسرعة . وجه السرعة . على وجه على

رجال معاملة في التام الحياد رجال إتباع معاملة في التام الحياد إتباعأحدهم . محاباة وعدم أحدهم .الصحافة محاباة وعدم الصحافة

أسئلة على ووضوح بصراحة أسئلة اإلجابة على ووضوح بصراحة اإلجابةالتضليل، وعدم الصدق إلتزام مع التضليل، الصحفيين وعدم الصدق إلتزام مع الصحفيين

الفهم . وسوء لإللتباس منعا الفهم .وذلك وسوء لإللتباس منعا وذلك كتابة إعادة في الصحفيين بحق كتابة التسليم إعادة في الصحفيين بحق التسليم

يتراءى لما طبقا منها جزء حذف أو ، يتراءى األخبار لما طبقا منها جزء حذف أو ، األخبارالمجلة . أو الجريدة لـظروف وطبقا المجلة .لهم أو الجريدة لـظروف وطبقا لهم

اإلحصائي اإلحصائي السكرتير السكرتير

جمع بمهمة اإلحصائي السكرتير جمع ويقوم بمهمة اإلحصائي السكرتير ويقوممصادرها من الالزمة اإلحصائية مصادرها البيانات من الالزمة اإلحصائية البيانات

باإلستعانة واإلجنبية المحلية باإلستعانة األصلية واإلجنبية المحلية األصليةعلى والعمل الخاصة على بالمنظمات والعمل الخاصة بالمنظمات

بأول أوال الرئيس على وعرضها بأول تجهيزها أوال الرئيس على وعرضها تجهيزهايمكن بحيث منظمة بطريقة حفظها ثم يمكن ، بحيث منظمة بطريقة حفظها ثم ،

جهد . وبدون بسرعة إليها جهد .الرجوع وبدون بسرعة إليها الرجوع

التعليمية المؤسسات التعليمية سكرتير المؤسسات سكرتير ألعمال نموذجا المدرسة سكرتير أعمال ألعمال تعتبر نموذجا المدرسة سكرتير أعمال تعتبر

وفيما ، التعليمية المؤسسات في وفيما السكرتارية ، التعليمية المؤسسات في السكرتاريةالمدرسة : سكرتير أعمال أهم المدرسة :يلي سكرتير أعمال أهم يلي

ثم ومن ، وفرزه للمدرسة الوارد البريد ثم إستـالم ومن ، وفرزه للمدرسة الوارد البريد إستـالم

غير ) ( ) العادية الرسميـة الرسائل الكتب غير ) ( ) فتح العادية الرسميـة الرسائل الكتب فتحذلك ( وبعد ، الوارد دفتر في وتسجيلها ذلك ( المكتومة وبعد ، الوارد دفتر في وتسجيلها المكتومةاإلطالع أجل من للمدير وتقدم ملف داخل اإلطالع توضع أجل من للمدير وتقدم ملف داخل توضع

عليها . عليها . للمدرسة الواردة الرسمية الكتب على للمدرسة الرد الواردة الرسمية الكتب على الرد

بالنسخة واإلحتفاظ المرعية األصول بالنسخة حسب واإلحتفاظ المرعية األصول حسبأجل من ملفاتها في الكتب هذه من أجل الثانية من ملفاتها في الكتب هذه من الثانية

الحاجة . عند إليها الحاجة .الرجوع عند إليها الرجوع

حسب المدرسية التصاديق حسب كتابة المدرسية التصاديق كتابةالصحيحة األرقام وإعطائها الصحيحة األصول األرقام وإعطائها ..األصول

كسجل المدرسية السجالت كسجل حفظ المدرسية السجالت حفظودفاتر الرخص وسجل ودفاتر األثاث الرخص وسجل األثاث

أمين . مكان في أمين . اإليصاالت مكان في اإليصاالت كالمناقصات المالية المعامالت كالمناقصات تنظيم المالية المعامالت تنظيم

صندوق دفتر وتنظيم صندوق والفواتير دفتر وتنظيم والفواتيرالمدرسية المدرسية التبرعات ..التبرعات

ترد التي واللوازم األثاث جميع ترد إدخال التي واللوازم األثاث جميع إدخالوالتعليم التربية مكتب من المدرسة والتعليم إلى التربية مكتب من المدرسة إلى

هبات من أو ، أخرى دائرة أية من أو هبات ، من أو ، أخرى دائرة أية من أو ،من أو ، الطالب تبرعات أو ، من المواطنين أو ، الطالب تبرعات أو ، المواطنينومن ، اإلدخاالت سجل في ومن المشتريات ، اإلدخاالت سجل في المشتريات

بها . المخصصة السجالت في بها . ثم المخصصة السجالت في ثم المقررة المدرسية الكتب المقررة إحضار المدرسية الكتب إحضار

على وتوزيعها اللوازم قسم من على للطالب وتوزيعها اللوازم قسم من للطالب ، ، الطالب الطالب

نهاية في بالمدرسة الخاصة السجالت جميع نهاية إحضار في بالمدرسة الخاصة السجالت جميع إحضارأجل من والتعليم التربية مكتب إلى الدراسي أجل العام من والتعليم التربية مكتب إلى الدراسي العامإلى إعادتها ثم ومن ، المسئولين قبل من إلى تدقيقها إعادتها ثم ومن ، المسئولين قبل من تدقيقها

لها . المخصص المكان في وحفظها لها . المدرسة المخصص المكان في وحفظها المدرسة في المدارس لمديري تعقد التي اإلجتماعات في حضور المدارس لمديري تعقد التي اإلجتماعات حضور

التعليمية الشئون لبحث والتعليم التربية التعليمية مكتب الشئون لبحث والتعليم التربية مكتبللمدارس . والفنية للمدارس . واإلدارية والفنية واإلدارية

سواء ، للمدرسة الواردة الهاتفية المكالمات سواء تلقي ، للمدرسة الواردة الهاتفية المكالمات تلقيالهيئة بأعضاء خاصة أو رسمية المكالمات الهيئة أكانت بأعضاء خاصة أو رسمية المكالمات أكانت

التدريسية .التدريسية . طالب من المدرسة على المترددين األفراد طالب إستقبال من المدرسة على المترددين األفراد إستقبال

في إستفساراتهم على والرد ، وغيرهم أمور في وأولياء إستفساراتهم على والرد ، وغيرهم أمور وأولياءمقابلته . يريدون الذي المعلم أو المدير غياب مقابلته .حال يريدون الذي المعلم أو المدير غياب حال

المعلمين مجلس إجتماعات سكرتارية المعلمين تولي مجلس إجتماعات سكرتارية توليمحاضر وكتابة أعمالها جداول محاضر وإعداد وكتابة أعمالها جداول وإعداد

ـالمحاضر . لهذه بسجل واإلحتفاظ ـالمحاضر . اإلجتماعات لهذه بسجل واإلحتفاظ اإلجتماعات في إتخذت التي القرارات تنفيذ في متابعة إتخذت التي القرارات تنفيذ متابعة

الجهات وإخطار ، الـمعلمين مجلس الجهات إجتماعات وإخطار ، الـمعلمين مجلس إجتماعاتمن ـإتخذ بما وخارجها بالمدرسة من المعنية ـإتخذ بما وخارجها بالمدرسة المعنية

المعلمين . مجلس إجتماعات في المعلمين . قرارات مجلس إجتماعات في قرارات ( حالة في غيابه أثناء ـالمدرسة مدير عن حالة ) ينوب في غيابه أثناء ـالمدرسة مدير عن ينوب

ـأعمال ( تسيير في للمدير مساعد وجود ـأعمال ( عدم تسيير في للمدير مساعد وجود عدم المدرسة .المدرسة .

المكتب المكتب مدير مدير الرئيس مكتب بأعمال متخصص سكرتير الرئيس هو مكتب بأعمال متخصص سكرتير هو

بمكانة ويتمتع ، واإلنسانية واإلدارية بمكانة الفنية ويتمتع ، واإلنسانية واإلدارية الفنيةبسبب المؤسسة في كبير ونفوذ بسبب عالية المؤسسة في كبير ونفوذ عالية

باألعمال القيام يتولى ، الرئيس من باألعمال قربه القيام يتولى ، الرئيس من قربهبحيث ، منها الرئيس ويحرر بحيث التفصيلية ، منها الرئيس ويحرر التفصيلية

وإتخاذ التخطيط ألعمال الرئيس وإتخاذ يتفرغ التخطيط ألعمال الرئيس يتفرغالهامة . الهامة . القرارات القرارات

: مكتب مدير المكتب مدير على األمثلة مكتب : ومن مدير المكتب مدير على األمثلة ومنمكتب مدير ، وزارة وكيل مكتب مدير ، مكتب وزير مدير ، وزارة وكيل مكتب مدير ، وزير

إلخ ... . اإلدارة مجلس إلخ ... .رئيس اإلدارة مجلس رئيس

إلى وإبالغها إليه تصدر التي الرئيس أوامر إلى تنفيذ وإبالغها إليه تصدر التي الرئيس أوامر تنفيذبها . بها . المعنيين المعنيين

. المالحظات وتدوين الرئيس مع اإلجتماعات المالحظات . حضور وتدوين الرئيس مع اإلجتماعات حضور حضور حالة في المتوقعة األسئلة أجوبة حضور تحضير حالة في المتوقعة األسئلة أجوبة تحضير

صحفي . لمؤتمر صحفي . الرئيس لمؤتمر الرئيس المؤسسة داخل التفقدية جوالته في الرئيس المؤسسة يرافق داخل التفقدية جوالته في الرئيس يرافق

إلى يبلغها ثم ومن ، المالحظات ويكتب إلى وخارجها يبلغها ثم ومن ، المالحظات ويكتب وخارجهاالمعنيين . المعنيين .

تجريها التي والبحوث الدراسات إعداد على تجريها يشرف التي والبحوث الدراسات إعداد على يشرفالمؤسسة . المؤسسة .

. الرئيس بمكتب الخاص الوارد البريد الرئيس .معالجة بمكتب الخاص الوارد البريد معالجة

ما المكتب مدير ألعمال بالنسبة أما؟ .. : هي

يلي : فيما تتلخص

وصفاته الفعال وصفاته السكرتير الفعال السكرتيرالشخصية الشخصية

علمية علمية صفات صفات ، عملية ، وصفات عملية وصفات. السكرتير بمظهر تتعلق السكرتير .وصفات بمظهر تتعلق وصفات

صفات : ) ( مؤهالت صفات : ) ( أوال مؤهالت أوالالعلمية العلمية السكرتير السكرتير

علمية شهادة يحمل وأن ، الثقافة من قدر على يكون علمية أن شهادة يحمل وأن ، الثقافة من قدر على يكون أنعمله . مجال في عالقة عمله . لها مجال في عالقة لها

، بإستمرار معلوماته يجدد حتى اإلطالع واسع يكون ، أن بإستمرار معلوماته يجدد حتى اإلطالع واسع يكون أنتغيرات من العمل على يطرأ ما بكل ملما يكون أن تغيرات وعليه من العمل على يطرأ ما بكل ملما يكون أن وعليه

جديدة . جديدة . وأساليب وأساليب اإلنتشار الواسعة األجنبية اللغات ببعض ملما يكون اإلنتشار أن الواسعة األجنبية اللغات ببعض ملما يكون أن

العربية . اللغة جانب العربية . إلى اللغة جانب إلى في اإلدارة أعمال بغالبية إدارية خبرة لديه يكون في أن اإلدارة أعمال بغالبية إدارية خبرة لديه يكون أن

المؤسسة . المؤسسة . والرد الرسائل كتابة بأساليب تامة معرفة له تتوفر والرد أن الرسائل كتابة بأساليب تامة معرفة له تتوفر أن

عليها . عليها . التي والتعليمات واللوائح القرارات بجميع ملما يكون التي أن والتعليمات واللوائح القرارات بجميع ملما يكون أن

المؤسسة . المؤسسة . تصدرها تصدرها والتصنيف الحفظ بطرق تامة دراية على يكون والتصنيف أن الحفظ بطرق تامة دراية على يكون أن

المؤسسة . في بها المعمول المؤسسة .وخاصة في بها المعمول وخاصة

صفات : ) ( مؤهالت صفات : ) ( ثانيا مؤهالت ثانياالعملية العملية السكرتير السكرتير

. اآللي الحاسب أجهزة إستخدام يستطيع اآللي . أن الحاسب أجهزة إستخدام يستطيع أن اآلالت أنواع مختلف على الضـرب يتقن اآلالت أن أنواع مختلف على الضـرب يتقن أن

عن ) تقل ال وبسرعة لغة من وبأكثر عن )الكاتبـة تقل ال وبسرعة لغة من وبأكثر ––الكاتبـةالواحدة ( . 4040 الدقيقة في الواحدة ( . كلمة الدقيقة في كلمة

من والمالحظات المعلومات أخذ يستطيع من أن والمالحظات المعلومات أخذ يستطيع أنللحديث المباشر التسجيل طريق عن للحديث المدير المباشر التسجيل طريق عن المديرعن أو ، الخاصة التسجيل أجهزة عن بإستعمال أو ، الخاصة التسجيل أجهزة بإستعمال

اإلختزال . بطريقة أو ، العادية الكتابة اإلختزال . طريق بطريقة أو ، العادية الكتابة طريق. االستانسل سحب آلة إستعمال يستطيع االستانسل .أن سحب آلة إستعمال يستطيع أن

كان إذا العادية التصوير آلة إستخـدام يستطيع كان أن إذا العادية التصوير آلة إستخـدام يستطيع أنخمسة ـمن أكثر عليها الحصول المراد النسخ خمسة عدد ـمن أكثر عليها الحصول المراد النسخ عدد

نسخ . نسخ . المكتبية والمعدات األدوات إستخداـم يحسن المكتبية أن والمعدات األدوات إستخداـم يحسن أن

المختلفة . المختلفة . . والمحاسبية الحاسبية اآلالت إستخـدام يتقن والمحاسبية . أن الحاسبية اآلالت إستخـدام يتقن أن . الرسائل وتصدير إستقبال إجراءات يحسن الرسائل . أن وتصدير إستقبال إجراءات يحسن أن . المكتـب في الهاتف أجهزة إستخداـم يحسن المكتـب . أن في الهاتف أجهزة إستخداـم يحسن أن والتصنيف الفهرسة بعملية القيام يحسن والتصنيف أن الفهرسة بعملية القيام يحسن أن

والحفظ .والحفظ .

الصفات : ) ( المؤهالت الصفات : ) ( ثالثا المؤهالت ثالثاللسكرتير للسكرتير الشخصية الشخصية

بإختالف السكرتير شخصية بإختالف تختلف السكرتير شخصية تختلفبعضها التي لشخصيته المكونة بعضها الصفات التي لشخصيته المكونة الصفاتوتتلخص ، مكتسب اآلخر وبعضها وتتلخص وراثي ، مكتسب اآلخر وبعضها وراثي

بالصفات للسكرتير الشخصية بالصفات الصفات للسكرتير الشخصية الصفات التالية :التالية :

والثقافة والعلم والثقافة الهيبة والعلم الهيبة

يالزمها العصور أقدم منذ السـلطة يالزمها إن العصور أقدم منذ السـلطة إن ، أحيانا واإلحترام والهيبة ، دائما ، الخوف أحيانا واإلحترام والهيبة ، دائما الخوف

كان إذا وضوحا الظاهرة هذه كان وتزداد إذا وضوحا الظاهرة هذه وتزدادالفنية الناحيتين بين يجمع الفنية المسـؤول الناحيتين بين يجمع المسـؤول

صفات إلى الهيبة ترجع وقد ، صفات واإلدارية إلى الهيبة ترجع وقد ، واإلدارية ، خلقية صفات إلى ترجع وقد ، ، جسدية خلقية صفات إلى ترجع وقد ، جسدية

. معا اإلثنين إلى ترجع .وقد معا اإلثنين إلى ترجع وقد

وسرعة الفطري وسرعة الذكاء الفطري الذكاءالبديهةالبديهة

من جانب على السكرتير يكون أن الضروري من من جانب على السكرتير يكون أن الضروري منالتفكير على والقدرة البديهة وسرعة التفكير الذكاء على والقدرة البديهة وسرعة الذكاء

السكرتير : في الذكاء عالمات من ، السكرتير : السريع في الذكاء عالمات من ، السريع-العمل . أ-أ تنظيم على العمل . القدرة تنظيم على القدرة-التعبير . ب-ب في التعبير . اللباقة في اللباقة-المشاكل . ج-ج حل في التصرف المشاكل . حسن حل في التصرف حسن-والزوار د-د المراجعين تفهم على والزوار القدرة المراجعين تفهم على القدرة

سمحه . بروح سمحه . ومعاملتهم بروح ومعاملتهم-أجل هـ-هـ من أماكنها وتذكر المصادر أجل معرفة من أماكنها وتذكر المصادر معرفة

الطارئة . الحاالت في إليها الطارئة .الرجوع الحاالت في إليها الرجوع

الدبلوماسية ) والكياسة الدبلوماسية ) اللباقة والكياسة اللباقة))

حين الصفة هذه أهمية حين وتظهر الصفة هذه أهمية وتظهرالتلفونية والمحادثات التلفونية اإلستفسارات والمحادثات اإلستفسارات

مقتضيات ومن ، الزوار مقتضيات وإستقبال ومن ، الزوار وإستقبالالشخص إسم السكرتير يذكر أن الشخص اللباقة إسم السكرتير يذكر أن اللباقة

معه . التحدث معه .عند التحدث عند

المجاملةالمجاملة

قواعد إستخدام على دائما يحرص قواعد أن إستخدام على دائما يحرص أنمع أو ، الرئيس مع سواء مع المجاملة أو ، الرئيس مع سواء المجاملة

الزوار أو ، الزمالء مع أو ، الزوار المرؤوسين أو ، الزمالء مع أو ، المرؤوسين والمراجعين .والمراجعين .

والحديث والحديث الصوت الصوت الخصائص تنمية يحاول من هو الناجح الخصائص السكرتير تنمية يحاول من هو الناجح السكرتير

عملة : أثناء عملة : التالية أثناء التالية

-مصطنع .أ-أ تكلف دون النغمة لطيف صوته يكون مصطنع .أن تكلف دون النغمة لطيف صوته يكون أن-ب-ب ، الحاضرين لجميع مسموعا صوته يكون ، أن الحاضرين لجميع مسموعا صوته يكون أن

للصياح . داع للصياح .ودون داع ودون-مستمعيه .ج-ج إلى مباشرة يتحدث مستمعيه .أن إلى مباشرة يتحدث أن-المجموعة .د-د أمام إرتباك ودون بثقة يتحدث المجموعة .أن أمام إرتباك ودون بثقة يتحدث أن-تكون هـ-هـ وأن ، تمتمه ودون بوضوح يتحدث تكون أن وأن ، تمتمه ودون بوضوح يتحدث أن

طبيعية . الحديث في طبيعية .الوقفات الحديث في الوقفات

والبشاشة والبشاشة المرح المرح

أن يرى الذي هو الناجح أن السكرتير يرى الذي هو الناجح السكرتيرالجدي . اإلتجاه مع تتعارض ال الجدي .البشاشة اإلتجاه مع تتعارض ال البشاشة

والعمل الوقت وتنظيم والعمل إدارة الوقت وتنظيم إدارةللسكرتارية للسكرتارية بالنسبة بالنسبة

تختلف ال الوقت وإدارة تنظيم مشكلة تختلف إن ال الوقت وإدارة تنظيم مشكلة إنكل تواجه التي اإلدارية المشكالت كل عن تواجه التي اإلدارية المشكالت عنفإن وبالتالي ، يوم كل عمله في فإن فرد وبالتالي ، يوم كل عمله في فرد

المشكلة المشكلة هذه شأن ––هذه ذلك في شأن شأنها ذلك في شأنهااألخرى المشكالت األخرى باقي المشكالت تخضع ––باقي أن تخضع يجب أن يجب

إلى وتحتاج ، العملية والمبادىء إلى لألسس وتحتاج ، العملية والمبادىء لألسس تخطيطا وتتطلب ، وتحليل تشخيص تخطيطا وتتطلب ، وتحليل تشخيص

ورقابة . ورقابة .وتنظيما وتنظيما

ضروري أمر الوقت وإدارة ضروري فتنظيم أمر الوقت وإدارة فتنظيم ، العمل في النجاح ، لتحقيق العمل في النجاح لتحقيق

الذات ادارة هى الوقت الذات ادارة ادارة هى الوقت ادارة

العالقات وكذلك وتقاليدنا عاداتنا فإن العالقات كذلك وكذلك وتقاليدنا عاداتنا فإن كذلكاألحيان من كثير في تمثل والعائلية األحيان الشخصية من كثير في تمثل والعائلية الشخصية

الوقت على آثارها من التقليل يمكن ال الوقت ضغوطا على آثارها من التقليل يمكن ال ضغوطا ، العاطفية المجتمعات في خاصة ، للعمل ، المتاح العاطفية المجتمعات في خاصة ، للعمل المتاح

واألحوال واألصدقاء األهل عن السؤال يكثر واألحوال حيث واألصدقاء األهل عن السؤال يكثر حيثأن فيه شك ال مما ولكن ، العمل مكان في حتى أن عامة فيه شك ال مما ولكن ، العمل مكان في حتى عامة

هو إستخدامه وترشيد الوقت عنصر على هو الحرص إستخدامه وترشيد الوقت عنصر على الحرصالتقدم . إلى التقدم . السبيل إلى السبيل

السليمة التنظيمية للمهارات الفرد إدراك أن السليمة كما التنظيمية للمهارات الفرد إدراك أن كمادنيا في النجاح عناصر أحد هو األعمال أداء دنيا في في النجاح عناصر أحد هو األعمال أداء في

ضغط تحت يعمل مكتبه في والسكرتير ، ضغط األعمال تحت يعمل مكتبه في والسكرتير ، األعمالالعمل وإلدارة ، المعلومات من هائل وتدفق العمل عمل وإلدارة ، المعلومات من هائل وتدفق عملعلى القدرة السكرتير لدى تكون أن يجب على بكفاءة القدرة السكرتير لدى تكون أن يجب بكفاءةوعمله . وقته تنظيم وكفاءة وفعالية حدود وعمله .تقييم وقته تنظيم وكفاءة وفعالية حدود تقييم

الوقت : الوقت : إدارة Managing TineManaging Tineإدارة... بالندرة يتسم إقتصادي مورد بالندرة ...الوقت يتسم إقتصادي مورد الوقت

أحد الوقت يعتبر اإلقتصادية النظر وجهة أحد من الوقت يعتبر اإلقتصادية النظر وجهة منما عادة فاإلقتصاديون ، النادرة ما الموارد عادة فاإلقتصاديون ، النادرة الموارد

بتخصيص المجتمعات قيام بكيفية بتخصيص يهتمون المجتمعات قيام بكيفية يهتموناألرض ) المتاحة األرض ) مواردها المتاحة المواد المواد ––العمل العمل ––مواردها

لإلستخدامات ( ––الخام الخام بالنسبة المال لإلستخدامات ( رأس بالنسبة المال رأساألجهزة خالل من والمتنوعة األجهزة المتعددة خالل من والمتنوعة المتعددة

األعمال منظمات مثل اإلقتصادية األعمال والوحدات منظمات مثل اإلقتصادية والوحداتوغيرها . اإلجتماعية وغيرها .والتنظيمات اإلجتماعية والتنظيمات

األفراد أـن فنجد ، الفردي المستوى على األفراد أما أـن فنجد ، الفردي المستوى على أماولكن متنوعة مادية موارد لديهم ولكن كذلك متنوعة مادية موارد لديهم كذلك

كما ، الموارد كمية أو حجم حيث من كما يختلفوـن ، الموارد كمية أو حجم حيث من يختلفوـنفي : وتتمثل مادية غير أخرى موارد لديهم في :أن وتتمثل مادية غير أخرى موارد لديهم أن

. الخبرة . الخبرة . القدرات . القدرات. المهارات .المهارات

كيفية في الحاكم العنصر الوقت كيفية ويمثل في الحاكم العنصر الوقت ويمثلأكثر يعتبر فهو ، الموارد لهذه أكثر إستخدامنا يعتبر فهو ، الموارد لهذه إستخدامنا

من غيره عن يتميز والوقـت ، قيمة من الموارد غيره عن يتميز والوقـت ، قيمة الموارديلي : بما يلي :الموارد بما الموارد

. للجميع متاح مورد للجميع . الوقت متاح مورد الوقت . تخزينه أو إدخاره يمكن ال تخزينه . الوقت أو إدخاره يمكن ال الوقت . بيعه أو شراؤه يمكن ال بيعه . الوقت أو شراؤه يمكن ال الوقت أو إمتالكه ، إقتراضه يمكن ال أو الوقـت إمتالكه ، إقتراضه يمكن ال الوقـت

إستئجارهإستئجاره

الوقت : إدارة الوقت :مفهوم إدارة مفهوم

اإلستخدام الوقت إدارة بتنظيم اإلستخدام يقصد الوقت إدارة بتنظيم يقصدفيها – بما المتاحة الموارد لجميع فيها – األمثل بما المتاحة الموارد لجميع األمثل

يكون – الذي باألسلوب وذلك يكون – الوقت الذي باألسلوب وذلك الوقتالعمل أهداف إنجاز على قادرا فيه العمل الفرد أهداف إنجاز على قادرا فيه الفرد

سواء . حد على الشخصية سواء . واألهداف حد على الشخصية إن إن واألهدافسيئة عادة هو الوقت وإدارة تنظيم سيئة سوء عادة هو الوقت وإدارة تنظيم سوء

منها التخلص على العمل منها يجب التخلص على العمل . .يجب

وإدارة تنظيم وإدارة متطلبات تنظيم متطلبات الوقت :الوقت :

عن تختلف ال الوقت وإدارة تنظيم عن إن تختلف ال الوقت وإدارة تنظيم إنفإن وبالتالي ، العمل وإدارة فإن تنظيم وبالتالي ، العمل وإدارة تنظيم

فرد كل من تتطلب الوقت وإدارة فرد تنظيم كل من تتطلب الوقت وإدارة تنظيميلي : بما يلي :القيام بما القيام

الوقت- الوقت- تحليل Analyzing TimeAnalyzing Timeتحليل::

وتفصيلية كافية بيانات توفير يتطلب وتفصيلية وهذا كافية بيانات توفير يتطلب وهذا ، لك المتاح الوقت تقضي وأين بكيف ، تتعلق لك المتاح الوقت تقضي وأين بكيف تتعلق

التي األمور عن وإيضاحات بيانات التي وكذلك األمور عن وإيضاحات بيانات وكذلكمناسبة بطريقة لوقتك إستخدامك مناسبة تعوق بطريقة لوقتك إستخدامك تعوق

الوقت سجل إستخدام يتطلب وهذا ، الوقت وأسبابها سجل إستخدام يتطلب وهذا ، وأسبابهاتقوم التي اليومية واألعمال األنشطة تقوم وبيان التي اليومية واألعمال األنشطة وبيانالمستخدم الوقت مقدار لمعرفة وذلك ، المستخدم بها الوقت مقدار لمعرفة وذلك ، بهانتمناه . بما ذلك ومقارنة ينقضي وفيم نتمناه .وأين بما ذلك ومقارنة ينقضي وفيم وأين

الوقت- وتنظيم الوقت- تخطيط وتنظيم Planning Planningتخطيطand Organizing Timeand Organizing Time: :

؟ لوقتك للتخـطيط وقـت لديك ؟ هل لوقتك للتخـطيط وقـت لديك هل الوظائف أحد هو تعلم كما الوظائف التخـطيط أحد هو تعلم كما التخـطيط

كان سواء الناجح الفعال للفرد كان الرئيسية سواء الناجح الفعال للفرد الرئيسيةفي ذلك كاـن وسواء ، سكرتير أو في مديرا ذلك كاـن وسواء ، سكرتير أو مديراإنفاق أدى ربما ، المنزل فـي أو إنفاق العمل أدى ربما ، المنزل فـي أو العملإلى لوقتك التخطيط فـي واحدة إلى ساعة لوقتك التخطيط فـي واحدة ساعة

قضائها إلى تضطر قد ساعات قضائها توفيرعدة إلى تضطر قد ساعات توفيرعدةحسابها تحسب لم ضرورية غير أعمال حسابها في تحسب لم ضرورية غير أعمال في

التخطيط . عدم التخطيط .نتيجة عدم نتيجة

أولويات تحديد يتطلب للوقت أولويات والتخطيط تحديد يتطلب للوقت والتخطيطأن يجب فال ، تنفيذها وكيفية أن العمل يجب فال ، تنفيذها وكيفية العمل

نضيع أن أو لها قيمة ال بأمور نضيع نشتغل أن أو لها قيمة ال بأمور نشتغلبالنفع علينا تعود ال قد أشياء في بالنفع الوقت علينا تعود ال قد أشياء في الوقتينصب أن يجب ولكن ، األول المقام ينصب في أن يجب ولكن ، األول المقام في

فاألقل الهامة األعمال أداء على فاألقل إهتمامنا الهامة األعمال أداء على إهتمامناوقتنا نوظف أن يمكن حتى ، وقتنا أهمية نوظف أن يمكن حتى ، أهمية

بين التنسيق يجب كذلك سليمة، بين بطريقة التنسيق يجب كذلك سليمة، بطريقةالمخصصة واألوقات واألنشطة المخصصة األعمال واألوقات واألنشطة األعمال

وإرتباك . تشابك أو تضارب أي لتجنب وإرتباك .لها تشابك أو تضارب أي لتجنب لها

لوقتك : إستخدامك لوقتك : تقييم إستخدامك تقييمEvaluating TimeEvaluating Time

مع يتعامل أن النجاح يبغي إنسان كل على مع يجب يتعامل أن النجاح يبغي إنسان كل على يجبالتي بالكيفية توظيفه يحاول وأن ، بحرص التي الوقت بالكيفية توظيفه يحاول وأن ، بحرص الوقت

يقسم وأن ، لذلك الخطط يضع وأن ، بالنفع عليه يقسم تعود وأن ، لذلك الخطط يضع وأن ، بالنفع عليه تعودويقيم ويحلل يتابع أن عليه ثم ، أولويات ويعطيه ويقيم عمله ويحلل يتابع أن عليه ثم ، أولويات ويعطيه عمله

مدى ليرى ، أسبوعيا أو يوميا سواء السابقة مدى المراحل ليرى ، أسبوعيا أو يوميا سواء السابقة المراحلومدى وقته لتنظيم وضعها التي الخطة ومدى تطبيقه وقته لتنظيم وضعها التي الخطة تطبيقه

لطبيعة مالئمتها مدى لمعرفة كذلك ، بها لطبيعة إلتزامه مالئمتها مدى لمعرفة كذلك ، بها إلتزامهالتعديل يستلزم األمر وهل ، العمل التعديل وظروف يستلزم األمر وهل ، العمل قد قد 00000000وظروف

تخطيطــه إعادة أو الوقت تحليل إعادة األمر تخطيطــه يتطلب إعادة أو الوقت تحليل إعادة األمر يتطلبهدفها .. إجراءات فكلها مانع فال ، أخرى مرة هدفها .. وتنظيمه إجراءات فكلها مانع فال ، أخرى مرة وتنظيمه

العمل . في والتفوق النجاح مستوى إلى العمل . الوصول في والتفوق النجاح مستوى إلى الوصولمتصلة عملية هي الوقت إدارة عملية أن نرى متصلة وهكذا عملية هي الوقت إدارة عملية أن نرى وهكذا

والمتابعة والتنظيم والتخطيط التحليل من والمتابعة ومستمرة والتنظيم والتخطيط التحليل من ومستمرة والتقييم .والتقييم .

الوقت : إستخدام على المؤثرة الوقت : العوامل إستخدام على المؤثرة العواملFactors Affecting The Use of TimeFactors Affecting The Use of Time

العامل لها يتعرض يومية ضغوط العامل هناك لها يتعرض يومية ضغوط ––هناك مديرا مديراسكرتير سكرتير أو من ––أو تأتي أو ، العمل داخل من من تأتي أو ، العمل داخل من

وتشكل ) ( ، خارجية ضغوط به المحيطة وتشكل ) ( البيئة ، خارجية ضغوط به المحيطة البيئةالوقت . إستخدام على كبيرا عبئا وتلك الوقت . هذه إستخدام على كبيرا عبئا وتلك هذه

عالقة في المتمثلة الداخلية العمل عالقة فعالقة في المتمثلة الداخلية العمل فعالقةالمدير وعالقة بالمرؤوسين المدير الرئيس وعالقة بالمرؤوسين الرئيس

وعالقة ، العمالء مع واإلتصاالت ، وعالقة بسـكرتيره ، العمالء مع واإلتصاالت ، بسـكرتيرهتشكل وغيرها والمفاجآت واألزمات تشكل الزمالء وغيرها والمفاجآت واألزمات الزمالء

على تؤثر التي الداخلية الضغوط من على مجموعة تؤثر التي الداخلية الضغوط من مجموعةللوقت . والتنظيم التخطيط للوقت .حسن والتنظيم التخطيط حسن

في المتمثلة الخارجية العوامل أن في كما المتمثلة الخارجية العوامل أن كماوالعالقات والتنظيمات والعالقات األشكال والتنظيمات األشكال

واإلقتصادية واإلجتماعية واإلقتصادية السياسية واإلجتماعية السياسيةمن آخر لونا األخرى هي تمثل من والثقافية آخر لونا األخرى هي تمثل والثقافيةالتخطيط على تؤثر التي الضغوط التخطيط ألوان على تؤثر التي الضغوط ألوان

للوقت . للوقت .والتنظيم والتنظيم الداخلية الضغوط عناصر أهم يلي الداخلية وفيما الضغوط عناصر أهم يلي وفيما

الوقت : إدارة على تؤثر التي الوقت :والخارجية إدارة على تؤثر التي والخارجية

الداخلية : : الضغوط الداخلية : :أوال الضغوط أوال: الرؤساء جانب من الرؤساء :ضغوط جانب من ضغوط . إضافي عمل بحجم إضافي . التكليف عمل بحجم التكليف . التليفونية التليفونية . اإلتصاالت اإلتصاالت . والمقابالت والمقابالت . اإلجتماعات اإلجتماعات أو المناسبات أو الزيارات أثناء الرئيس أو مصاحبة المناسبات أو الزيارات أثناء الرئيس مصاحبة

الحفالت . الحفالت . . المباشر الرئيس المباشر .غياب الرئيس غياب الرئيس جانب من للسلطة مناسب تفويض الرئيس عدم جانب من للسلطة مناسب تفويض عدم

جانب- من العمل جانب- ضغوط من العمل ضغوطالمرؤوسين :المرؤوسين :

. اإلنجاز على القدرة اإلنجاز . عدم على القدرة عدم . العمل في وإهمال العمل . قصور في وإهمال قصور . / العمل عن إضطرابات العمل / . شكاوي عن إضطرابات شكاوي . / عمل إصابات عمل / . حوادث إصابات حوادث. وخالفات وخالفات .نزاعات نزاعات

طبيعة- عن ناتجة طبيعة- ضغوط عن ناتجة ضغوطالعمل : العمل :وظروف وظروف

. وعناصره العمل طبيعة مالئمة وعناصره . عدم العمل طبيعة مالئمة عدم . العمل مكان مالئمة العمل . عدم مكان مالئمة عدم . والترقية الدرجات على والترقية . الصراع الدرجات على الصراع. العمل في الشخصية العمل .العالقات في الشخصية العالقات

التنظيم : عن ناتجة التنظيم :ضغوط عن ناتجة ضغوط

وتداخل التنظيمية العالقات وضوح وتداخل عدم التنظيمية العالقات وضوح عدماإلختصاصات . اإلختصاصات .

متوازن بشكل والمسئوليات السلطات توزيع متوازن عدم بشكل والمسئوليات السلطات توزيع عدم . .

. واألقسام اإلدارات بين الكافي التنسيق واألقسام . عدم اإلدارات بين الكافي التنسيق عدم . اإلشراف اإلشراف . تعدد تعدد . اللجان اللجان . كثرة كثرة المناسب التفويض وجود وعدم الشديدة المناسب المركزية التفويض وجود وعدم الشديدة المركزية

التخطيط : عن ناتجة التخطيط :ضغوط عن ناتجة ضغوط

. التخطيط التخطيط . سوء سوء . والسياسات األهداف وضوح والسياسات . عدم األهداف وضوح عدم . والدقيقة الكافية البيانات توافر والدقيقة . عدم الكافية البيانات توافر عدم السريعة بالطرق البيانات معالجة السريعة عدم بالطرق البيانات معالجة عدم

والدقيقة . والدقيقة . . وتضاربها الخطط وتضاربها .تعدد الخطط تعدد

رقابية : رقابية :ضغوط ضغوط

. الداخلية الرقابة جهات الداخلية . تعدد الرقابة جهات تعدد . الرقابية المعايير وضوح الرقابية . عدم المعايير وضوح عدم. الرقابية المعايير الرقابية .غياب المعايير غياب . الحديثة الرقابة أساليب إستخدام الحديثة . عدم الرقابة أساليب إستخدام عدم. المطول والتدقيـق الشديدة المطول .الرقابة والتدقيـق الشديدة الرقابة

الخارجية : : الضغوط الخارجية : :ثانيا الضغوط ثانيا على تؤثر التي الضغوط من آخر نوع أيضا على وهناك تؤثر التي الضغوط من آخر نوع أيضا وهناك

بالضغوط تسميته يمكن ما وهي الوقت بالضغوط إدارة تسميته يمكن ما وهي الوقت إدارةتضم : والتي تضم : الخارجية والتي الخارجية

. بالمنظمة المحيطة البيئة في الضغط بالمنظمة .جماعات المحيطة البيئة في الضغط جماعات . السياسية السياسية . اإلتجاهات اإلتجاهات . واإلعالم العام واإلعالم . الرأي العام الرأي . ومتطلباتها ومتطلباتها . األسرة األسرة . والعائلية اإلجتماعية والعائلية . العالقات اإلجتماعية العالقات

على تؤثر عوامل هناك أن يتضح هـذا على من تؤثر عوامل هناك أن يتضح هـذا منمجال في وخاصة ، المتاح الوقت مجال إستخدام في وخاصة ، المتاح الوقت إستخدام

في تتسبب أخرى عوامل هناك أن كما ، في العمل تتسبب أخرى عوامل هناك أن كما ، العملالتالية : القوائم من يتضح كما الوقت التالية :إهدار القوائم من يتضح كما الوقت إهدار

على المؤثرة العوامل بأهم على قائمة المؤثرة العوامل بأهم قائمةالوقت : الوقت :إستخدام إستخدام

. اإلجتماعية والتقاليد اإلجتماعية . العادات والتقاليد العادات . والشخصية العائلية والشخصية . العالقات العائلية العالقات . ) / ( الملل اإلستمتاع النفسية الملل ) / ( . الحالة اإلستمتاع النفسية الحالة . العمل ونوع العمل . طبيعة ونوع طبيعة ( ، إضافي بعمل التكليف الرؤساء مع ، ) العالقة إضافي بعمل التكليف الرؤساء مع العالقة

إلخ .. ( . تليفونية مكالمات ، إلخ .. ( .إجتماعات تليفونية مكالمات ، إجتماعات ( منازعات حل ، تدريب المرؤوسين مع منازعات ) العالقة حل ، تدريب المرؤوسين مع العالقة

إلخ .. ( . توجيه إلخ .. ( . ، توجيه ، . السلطة تفويض السلطة . درجة تفويض درجة ( النزاع ، التنسيق ، التفاهم الزمالء مع النزاع ) العالقة ، التنسيق ، التفاهم الزمالء مع العالقة

إلخ .. ( . اآلراء إختالف ، اإلزدواج ، إلخ .. ( .والصراعات اآلراء إختالف ، اإلزدواج ، والصراعات

. العارضة التليفونية العارضة . المكالمات التليفونية المكالمات . المخططة غير المخططة . الزيارات غير الزيارات . المفاجئة واألزمات المفاجئة . المشكالت واألزمات المشكالت ( ، الكمبيوتر مثل الوقت توفير وأساليب ، ) أدوات الكمبيوتر مثل الوقت توفير وأساليب أدوات

التلكس ( . ، التليفون ، التلكس ( . الجرس ، التليفون ، الجرس طبيعة تتطلبها التي الميدانية والزيارات طبيعة التنقل تتطلبها التي الميدانية والزيارات التنقل

العمل . العمل . ( ، المكان ، اإلضاءة العمل مكان وحالة ، ) ظروف المكان ، اإلضاءة العمل مكان وحالة ظروف

خاصة ( . خاصة ( . تسهيالت تسهيالت . والوارد الصادر والوارد . البريد الصادر البريد . واللجان واللجان . اإلجتماعات اإلجتماعات . األسرة تجاه والمسئوليات األسرة . الواجبات تجاه والمسئوليات الواجبات / المرور وحالة العمل مكان إلى من المرور / اإلنتقال وحالة العمل مكان إلى من اإلنتقال

عامة .عامة .

التي العوامل بأهم التي قائمة العوامل بأهم قائمةالوقت : إهدار الوقت :تسبب إهدار تسبب

: وأسرية إجتماعية وأسرية :عوامل إجتماعية عوامل

إستثمار إلى تؤدي ال سلبية إستثمار عادات إلى تؤدي ال سلبية عاداتاآلخرين ) ( . عن الحديث مثل اآلخرين ) ( . الوقت عن الحديث مثل الوقت

( الضيافة مثل قديمة إجتماعية الضيافة ) تقاليد مثل قديمة إجتماعية تقاليدالعمل ( . مكان العمل ( . في مكان في

. / العائلي األسري والخالف العائلي / .النزاع األسري والخالف النزاع

ونفسية- : صحية ونفسية- :عوامل صحية عوامل

. الصحية الصحية . الحالة الحالة . والنفسية المزاجية والنفسية . الحالة المزاجية الحالة . بالملل بالملل . الشعور الشعور .. / / ( للمقابلة لإلجتماع للسيارة للمقابلة ) / / .. اإلنتظار لإلجتماع للسيارة اإلنتظار

إلخ ( .إلخ ( .

بالعمل- : تتعلق بالعمل- :عوامل تتعلق عوامل . المخططة غير المخططة . الزيارات غير الزيارات . العارضة العارضة . التليفونات التليفونات . المادية اإلتصال وسائل المادية . سوء اإلتصال وسائل سوء أو لمقابلة اإلنتظار في المستخدم أو الوقت لمقابلة اإلنتظار في المستخدم الوقت

الرئيس . مع الرئيس . الحديث مع الحديث . العمل أثناء الخاصة التليفونية العمل . المكالمات أثناء الخاصة التليفونية المكالمات . المفاجئة المفاجئة . األزمات األزمات . المفيدة غير واللجان اإلجتماعات المفيدة . تعدد غير واللجان اإلجتماعات تعدد . الزمالء مع والنزاعات الزمالء . الصراعات مع والنزاعات الصراعات. التوقيعات التوقيعات .كثرة كثرة

بأعماـل والقيام للسلطة الكافي التفويـض بأعماـل عدم والقيام للسلطة الكافي التفويـض عدمروتينية . روتينية .

/ اإلدارة داخل المحفوظات نظام كفاءة اإلدارة / عدم داخل المحفوظات نظام كفاءة عدمالمنظمة . المنظمة .

. البيانات علـى الحـصول البيانات . صعوبة علـى الحـصول صعوبة . المعلومات ورقة كفاية المعلومات . عدم ورقة كفاية عدم العالقة تتطلبها التي اإلجتماعية العالقة المناسبات تتطلبها التي اإلجتماعية المناسبات

بالعمل . بالعمل . . / المرور وإزدحام العمل مكان إلى من المرور / . اإلنتقال وإزدحام العمل مكان إلى من اإلنتقال . للمدير المعاون والمكتـب السكرتارية كفاءة للمدير . عدم المعاون والمكتـب السكرتارية كفاءة عدم. العمل أثناء الراحة لفترات زمني جدول وجود العمل .عدم أثناء الراحة لفترات زمني جدول وجود عدم

شخصية : شخصية :عوامل عوامل

. الذاتي اإلنضباط إلى الذاتي . اإلفتقار اإلنضباط إلى اإلفتقار تأجيل أو ، للغد األعمال ترك على تأجيل التعود أو ، للغد األعمال ترك على التعود

فيها . فيها . البت البت . الكسل . الكسل " إستخدام أو الرفض على المقدرة إستخدام " عدم أو الرفض على المقدرة عدم

اللزوم " . عند اللزوم " .ال عند ال

نفسك إسأل ، السابقة النقاط جميع دراسة نفسك بعد إسأل ، السابقة النقاط جميع دراسة بعدإستخدام في التفكير فـي إبدأ ثم ، األسئلة إستخدام هذه في التفكير فـي إبدأ ثم ، األسئلة هذه

مختلفة : بطريقة مختلفة :وقتك بطريقة وقتك : فـي ما مكان فـي يجب مما أكبر وقتا تقضـي فـي : هل ما مكان فـي يجب مما أكبر وقتا تقضـي هل

وسائل فـي ، اآلخرين مكاتب فـي ، وسائل مكتبك فـي ، اآلخرين مكاتب فـي ، مكتبك؟ .. إلخ ؟ .. اإلنتقاـل إلخ اإلنتقاـل

وذلك ؟ بمفردك الالزم مـن أقل وقتا تقـضي وذلك هل ؟ بمفردك الالزم مـن أقل وقتا تقـضي هلتتطلب التي المسائل في اإلبتكاري تتطلب للتفكير التي المسائل في اإلبتكاري للتفكير

إهتمامك . إهتمامك . مسائل في تقضيه بمفردك تقضيه الذي الوقت مسائل هل في تقضيه بمفردك تقضيه الذي الوقت هل

المخصـص الوقت لزيادة حاجة هناك هل ؟ المخصـص روتينية الوقت لزيادة حاجة هناك هل ؟ روتينية؟ اإلبتكاري للتفكير بمفردك تكون ؟ ألن اإلبتكاري للتفكير بمفردك تكون ألن

تستفيد كيف؟؟ بوقتك

من ؟ أشخاص مع الالزم من أكثر وقتا تقضي من هل ؟ أشخاص مع الالزم من أكثر وقتا تقضي هل؟ تقابلهم أن يجب هل ؟ األشخاص هؤالء ؟ هم تقابلهم أن يجب هل ؟ األشخاص هؤالء هم

عن تمتنع أن يجب الذين األشخاص هم عن ومن تمتنع أن يجب الذين األشخاص هم ومن؟ مقابلتهم مرات عدد من تخفض أو ؟ مقابلتهم مقابلتهم مرات عدد من تخفض أو مقابلتهم

الوقت من أكثر الرؤساء مع وقتا تقضي الوقت هل من أكثر الرؤساء مع وقتا تقضي هل؟ المروؤسين مع تقضيه ؟ الذي المروؤسين مع تقضيه الذي

هل ؟ ولماذا ؟ اللجان في طويال وقتا تقضي هل هل ؟ ولماذا ؟ اللجان في طويال وقتا تقضي هل؟ ذلك يتطلب ؟ الموضوع ذلك يتطلب الموضوع

هي وما ؟ المناقشات في كثيرا وقتا تقضي هي هل وما ؟ المناقشات في كثيرا وقتا تقضي هل؟ المناقشات تلك ؟ طبيعة المناقشات تلك طبيعة

ورقية أعمال في الالزم من أكثر وقتا تقضي ورقية هل أعمال في الالزم من أكثر وقتا تقضي هل ؟؟

مكالمات فـي تقضيه الذي الوقـت مكالمات هل فـي تقضيه الذي الوقـت هلالسكرتير هل ؟ الالزم من أكثر السكرتير تليفونية هل ؟ الالزم من أكثر تليفونيةالمناسـب الوقت حيـث من وظيفته المناسـب تفهم الوقت حيـث من وظيفته تفهم

؟ التليفونية الرسالة ؟ لتوصيل التليفونية الرسالة لتوصيل على للمرور كاف وقت هناك على هل للمرور كاف وقت هناك هل

؟ ؟ العاملين العاملين في الالزم من أكثر وقتا تقضي في هل الالزم من أكثر وقتا تقضي هل

تستحق ال مسائل في أو شخصية تستحق مسائل ال مسائل في أو شخصية مسائل؟ ؟ إهتمامك إهتمامك

ببساطة تعتبر التي األعمال ببساطة حدد تعتبر التي األعمال حددنتائج . تحقـق ال إلنها ، للوقت نتائج .مضيعة تحقـق ال إلنها ، للوقت مضيعة

. " " ال تقول أن ال " " . تعلم تقول أن تعلم وأعيد بإستمرار الوقت سجل وأعيد راجع بإستمرار الوقت سجل راجع

األهمية . حسب أولوياتك األهمية .ترتيب حسب أولوياتك ترتيب

اإلرشادات بعض إليك واآلنالوقت : إدارة في العامة

المكالمات معاجلة المكالمات مهارات معاجلة مهاراتوالصادرة والصادرة الواردة الواردة

الهاتفي اإلتصال سكرتير في تتوافر أن الهاتفي يجب اإلتصال سكرتير في تتوافر أن يجبالتالية : التالية :الصفات الصفات

والمعبر الجيد والمعبر الصوت الجيد كان الصوت إذا صوته يخفض كأن كان ، إذا صوته يخفض كأن ،

للسامع . واضحة ألفاظه تكون وأن ، عاليا للسامع . صوته واضحة ألفاظه تكون وأن ، عاليا صوته دائما المجاملة دائما معه المجاملة المتحدث يشعر بحيث معه ، المتحدث يشعر بحيث ،

خطأ في وقع إذا فمثال ، والمالطفة خطأ بالترحيب في وقع إذا فمثال ، والمالطفة بالترحيبإسم يذكر أن وعليه ، الحال في يعتذر أن إسم فعليه يذكر أن وعليه ، الحال في يعتذر أن فعليهشىء فال ، أمامه يتصوره وأن المتكلم شىء الشخص فال ، أمامه يتصوره وأن المتكلم الشخص

إلسمه . سماعه من المتكلم أذن على إلسمه .أحلى سماعه من المتكلم أذن على أحلى

سكرتير اليقظةاليقظة يكون أـن يجـب حيـث سكرتير ، يكون أـن يجـب حيـث ،يعـطي حتى منتبها يقـظا الهاتفي يعـطي اإلتصال حتى منتبها يقـظا الهاتفي اإلتصال

مع المعاملة وحسن نشيط بأنه مع اإلنطباع المعاملة وحسن نشيط بأنه اإلنطباعمعه . معه . المتحدثين المتحدثين

وإنتقاء البساطةالبساطة اللغة إستخدام في وإنتقاء ، اللغة إستخدام في ،وإستخدام المفهومة السهلة وإستخدام األلفاـظ المفهومة السهلة األلفاـظ

يشعر حتى محليا الشائعة يشعر اللهجات حتى محليا الشائعة اللهجاتوالسرور . باإلرتياح السكرتير مع والسرور . المتحدث باإلرتياح السكرتير مع المتحدث

الهاتفية المكالمات علـى الرد في الهاتفية المهارة المكالمات علـى الرد في . .المهارة

الهاتفي اإلتصال مهارة الهاتفي وتتطلب اإلتصال مهارة وتتطلبيلي : ما السكرتير من يلي :أيضا ما السكرتير من أيضا

. سليمة بلغة الحديث في سليمة . المهارة بلغة الحديث في المهارة واإلنجليزية العربية باللغة الكتابة واإلنجليزية إجادة العربية باللغة الكتابة إجادة

أخطاء . أخطاء . دون دون. الهاتف أجهزة إستعمال الهاتف .إجادة أجهزة إستعمال إجادة

الهاتف : إستخدام الهاتف :آداب إستخدام آداب

من الهاتف إلستعمال أساسية قواعد من هناك الهاتف إلستعمال أساسية قواعد هناكهذه يلي وفيما ، السكرتير بها يلم أن هذه الضروري يلي وفيما ، السكرتير بها يلم أن الضروري

الفوائد : الفوائد :

إلستخدام عامة إلستخدام نصائح عامة نصائح التليفون :التليفون :

مكتبك في اليسرى الناحية من الهاتف مكتبك ضع في اليسرى الناحية من الهاتف ضعوحتى اليسرى باليد تناوله عليك وحتى ليسهل اليسرى باليد تناوله عليك ليسهل

اليمنى . اليد إستعمال من اليمنى . تتمكن اليد إستعمال من تتمكن مكانها في الهاتف سماعه وجود من مكانها تأكد في الهاتف سماعه وجود من تأكد

وذلك ، إستعماله عدم حالة في وذلك الصحيح ، إستعماله عدم حالة في الصحيحالغير . بك يتصل أن يمكن الغير . حتى بك يتصل أن يمكن حتى

. هاتف دليل بأحدث دائما هاتف . إحتفظ دليل بأحدث دائما إحتفظ الحين بين الهاتف مصلحة تعليمات الحين راجع بين الهاتف مصلحة تعليمات راجع

إجراء بطريقة علم على لتكون إجراء واآلخر بطريقة علم على لتكون واآلخرالخارجية . الخارجية .المكالمات المكالمات

التي المكالمات سجل ، رئيسك غياب حالة التي في المكالمات سجل ، رئيسك غياب حالة فيالمتحدث . إسم وأذكر إليه المتحدث . ترد إسم وأذكر إليه ترد

حالة في رئيسك وجود بمكان علم على حالة كن في رئيسك وجود بمكان علم على كنالحاالت في به اإلتصال من تتمكن كي الحاالت غيابه في به اإلتصال من تتمكن كي غيابه

اإلضطرارية . اإلضطرارية . مكتبك في للهاتف جهاز من أكثر هناك كان مكتبك إذا في للهاتف جهاز من أكثر هناك كان إذا

فيراعى واحد وقت في لمحادثتين فيراعى وطلبت واحد وقت في لمحادثتين وطلبتوكياسة ––اإلعتذار اإلعتذار وكياسة بلباقة لحين ––بلباقة أحداهما لحين من أحداهما من

المتحدث شخصية أخذ مع ، األخرى من المتحدث اإلنتهاء شخصية أخذ مع ، األخرى من اإلنتهاءاإلعتبار . اإلعتبار .بعين بعين

. عملك في بك اإلتصال على أصدقاءك تشجع عملك . ال في بك اإلتصال على أصدقاءك تشجع ال وإنما نفسك تمثل ال إنك دائما إعتبارك في وإنما ضع نفسك تمثل ال إنك دائما إعتبارك في ضع

المؤسسة . وتمثل رئيسك المؤسسة .تمثل وتمثل رئيسك تمثل

طلب عند التليفون إستخدام طلب آداب عند التليفون إستخدام آداببالغير : بالغير :اإلتصال اإلتصال

. الرقم صحة من الرقم . تأكد صحة من تأكد حد أقل إلى الشخصية محادثتك من حد قلل أقل إلى الشخصية محادثتك من قلل

ممكن .ممكن . أن تحب التي بالطريقة الغير مع أن تحدث تحب التي بالطريقة الغير مع تحدث

بها . بها . يحدثوك يحدثوك إلى يصل حتى مهلة به تتصل لمن إلى إجعل يصل حتى مهلة به تتصل لمن إجعل

الهاتف . الهاتف . . حولها ال السماعة في حولها .تكلم ال السماعة في تكلم

الحديث أثناء تغضب الحديث ال أثناء تغضب كانت ––ال كانت مهما مهماعلى ––األسباب األسباب بشوشا مرحا كن على بل بشوشا مرحا كن بل

صوتك نبرات تنقلها فانفعاالتك ، صوتك الدوام نبرات تنقلها فانفعاالتك ، الدوامالسماعة إعادة من واحذر ، محدثك السماعة إلى إعادة من واحذر ، محدثك إلىالغضب . على تدل بطريقة مكانها الغضب . إلى على تدل بطريقة مكانها إلى

. اإلمكان بقدر اإليجاز اإلمكان . إلتزام بقدر اإليجاز إلتزام الرسمية الهاتفية مكالماتك الرسمية عزز الهاتفية مكالماتك عزز

إلى يحتاج األمر كان إن مكتوبة إلى برسائل يحتاج األمر كان إن مكتوبة برسائلذلك .ذلك .

الرد عند التليفون إستخدام الرد آداب عند التليفون إستخدام آدابالغير : الغير : على على

فورا الهاتفية اإلتصاالت على أجب فورا الهاتفية اإلتصاالت على أجبمرحة . وبروح مسموع مرحة .وبصوت وبروح مسموع وبصوت

الذي المكتب إسم أو ، إسمك الذي إذكر المكتب إسم أو ، إسمك إذكرالسماعة . رفع بمجرد وذلك ، السماعة .تمثله رفع بمجرد وذلك ، تمثله

الكثيرة التحايا على اإلمكان قدر الكثيرة إبتعد التحايا على اإلمكان قدر إبتعدفيها . فيها .والمبالغ والمبالغ

. جيدا محدثك إلى .إصغ جيدا محدثك إلى إصغ

على اإلجابة في وحذرا ودقيقا واضحا على كن اإلجابة في وحذرا ودقيقا واضحا كنمنك . يطلب منك .ما يطلب ما

عندما إال رئيسك إلى المكالمات تحول عندما ال إال رئيسك إلى المكالمات تحول ال . ضروريا األمر . ترى ضروريا األمر ترى

المحادثة ––المتحدث المتحدث طالب المحادثة أي طالب الذي ––أي الذي هو هوويجب ، له ذلك فاترك ، عادة المحادثة ويجب ينهي ، له ذلك فاترك ، عادة المحادثة ينهي

إنتهاء عند الختام تحية تنسى ال إنتهاء أن عند الختام تحية تنسى ال أنالمحادثة . المحادثة .

على تأخذها التي المالحظات بعض على دون تأخذها التي المالحظات بعض دونالهاتف .الهاتف .

الواردة المراسالت الواردة تداول المراسالت تداول والصادرةوالصادرة

: عامـــــة عامـــــة :مقــــدمه مقــــدمه

في الهامة األنشطة من البريد في يعتبر الهامة األنشطة من البريد يعتبرإتصال حلقة يعتبر فالبريد ، إتصال المشروع حلقة يعتبر فالبريد ، المشروع

المؤسسات من غيره مع المشروع المؤسسات بين من غيره مع المشروع بينالبريد خالل ومن ، الزميلة البريد والشركات خالل ومن ، الزميلة والشركات

واآلراء المعلومات وتبادل نقل واآلراء يتم المعلومات وتبادل نقل يتم إلخ .إلخ .00000000واإلتفاقيات واإلتفاقيات

المعامالت في حيويا دورا المراسالت المعامالت وتلعب في حيويا دورا المراسالت وتلعبمن كثير تتم إذ ، الحاضر وقتنا في من التجارية كثير تتم إذ ، الحاضر وقتنا في التجارية

، المكاتبات هذه طريق عن والعقود ، الصفقات المكاتبات هذه طريق عن والعقود الصفقاتالوارد البريد معالجة بتنظيم العناية وجبت الوارد ولذا البريد معالجة بتنظيم العناية وجبت ولذاالقرار إتخاذ يضمن سليما تنظيما المنشأة القرار إلى إتخاذ يضمن سليما تنظيما المنشأة إلى

البريد وتنظيم ، إليها ترد مكاتبة كل بشأن البريد المالئم وتنظيم ، إليها ترد مكاتبة كل بشأن المالئمتخرج مكاتبة كل أن من للتأكد المنشأة من تخرج الصادر مكاتبة كل أن من للتأكد المنشأة من الصادر

نظر وجهة عن تعبر المختلفة اإلدارات نظر من وجهة عن تعبر المختلفة اإلدارات منكفاية إعالن عوامل من عامال وتكون كفاية المشروع إعالن عوامل من عامال وتكون المشروع

يكفل الذي النظام وضع يجب كما ، يكفل المنشأة الذي النظام وضع يجب كما ، المنشأةعليها . والرقابة المراسالت على اإلدارة عليها .إشراف والرقابة المراسالت على اإلدارة إشراف

: الوارد الوارد :البريد البريد

دقة على كبير حد إلى المختلفة اإلدارات كفاية دقة تتوقف على كبير حد إلى المختلفة اإلدارات كفاية تتوقفترتبط إذ ، الوارد البريد لمعالجة المتبع النظام ترتبط وسرعة إذ ، الوارد البريد لمعالجة المتبع النظام وسرعة

بالمكاتبات وثيقا إرتباطا اإلدارات معظم بالمكاتبات أعمال وثيقا إرتباطا اإلدارات معظم أعمال . إلى المكاتبات هذه وصول فتأخر المنشأة إلى . الواردة إلى المكاتبات هذه وصول فتأخر المنشأة إلى الواردة

تعمل أن يجب ولهذا ، أعمالها في البدء في تعمل اإلدارات أن يجب ولهذا ، أعمالها في البدء في اإلداراتإدارة إدارة

.... – – وصول على السكرتارية العام السجل وصول – – .... البريد على السكرتارية العام السجل البريدحتى مبكر وقت في المختلفة اإلدارات إلى حتى المكاتبات مبكر وقت في المختلفة اإلدارات إلى المكاتبات

اإلدارات هذه موظفي أعمال تعطيل في سببا تكون اإلدارات ال هذه موظفي أعمال تعطيل في سببا تكون العلى المحافظة يكفل الذي النظام وضع يجب كما على ، المحافظة يكفل الذي النظام وضع يجب كما ،

أو شيكات إليها يرد قد إذ ، وأموالها المنشأة أو مراسالت شيكات إليها يرد قد إذ ، وأموالها المنشأة مراسالتالواردة . بالمراسالت مرفقة بريدية الواردة .حواالت بالمراسالت مرفقة بريدية حواالت

الوارد : البريد معالجة الوارد :خطـــوات البريد معالجة خطـــوات

في الرئيسية الخطوات إجمال في نستطيــع الرئيسية الخطوات إجمال نستطيــعالتالية : بالنقاط الوارد البريد التالية : معالجة بالنقاط الوارد البريد معالجة

. المنشأة إلى البريد المنشأة . وصول إلى البريد وصول . البريد البريد . فتح فتح . والمرفقات المكاتبات والمرفقات . إستخراج المكاتبات إستخراج . المكاتبات وصول وقت المكاتبات . تسجيل وصول وقت تسجيل . البريد البريد . فرز فرز. الوارد دفتر في الوارد .التسجيل دفتر في التسجيل

ببريد التفصيلية ببريد اإلجــــراءات التفصيلية اإلجــــراءات الوارد :الوارد :

بفرز يقوم ثم الواردة الرسائل السكرتير بفرز يتسلم يقوم ثم الواردة الرسائل السكرتير يتسلمرسائل ) الرسمية الرسائل عن الشخصية رسائل ) الرسائل الرسمية الرسائل عن الشخصية الرسائل

العمل( . العمل( . الصباح في أصحابها على الشخصية الرسائل الصباح توزع في أصحابها على الشخصية الرسائل توزع

تأخير . تأخير . دون دون ، العمل رسائل بإستعراض السكرتارية ، تقوم العمل رسائل بإستعراض السكرتارية تقوم

) حيث ) ، غيرها عن سري الخاصة الرسائل ( فتفرز حيث ) ، غيرها عن سري الخاصة الرسائل فتفرزيفتحها حتى المباشر للرئيس تسليمها يفتحها يتم حتى المباشر للرئيس تسليمها يتم

بنفسه . بنفسه . – مراعاة مع العادية الرسائل بفتح السكرتير مراعاة – يقوم مع العادية الرسائل بفتح السكرتير يقوم

تصاب – ال حتى أسفل إلى فتحه قبل المغلف تصاب – هز ال حتى أسفل إلى فتحه قبل المغلف هزالمغلف حافة شق عند بالتلف المغلف المغلف محتويات حافة شق عند بالتلف المغلف محتويات

عنوان يحمل والذي الرسالة به الوارد بالمغلف عنوان يحتفظ يحمل والذي الرسالة به الوارد بالمغلف يحتفظعلى مذكور غير إليه المرسل عنوان كان إذا على الراسل مذكور غير إليه المرسل عنوان كان إذا الراسل

الرسالة . الرسالة . مضى قد تصديرها تاريخ أن الرسالة قراءة عند لوحظ مضى إذا قد تصديرها تاريخ أن الرسالة قراءة عند لوحظ إذا

يحتفظ الخطاب لوصول يجب مما أطول وقت يحتفظ عليه الخطاب لوصول يجب مما أطول وقت عليهويشار ، بها ويرفق الرسالة فيه وردت الذي ويشار بالمغلف ، بها ويرفق الرسالة فيه وردت الذي بالمغلف

التأخير . هذا ومالحظة ورودها بتاريخ الرسالة التأخير . على هذا ومالحظة ورودها بتاريخ الرسالة على سلة في إلقائه أو به اإلحتفاظ قبل مغلف كل سلة يراجع في إلقائه أو به اإلحتفاظ قبل مغلف كل يراجع

الرسائل من خال إنه من السكرتير يتأكد حتى الرسائل المهمالت من خال إنه من السكرتير يتأكد حتى المهمالتالمرفقات . المرفقات .أو أو

– – هناك كان وإذا وجدت إن بدقة المرفقات جميع هناك – – تراجع كان وإذا وجدت إن بدقة المرفقات جميع تراجعأسفل في كتابة ذلك يثبت المرفقات في نقص أسفل أي في كتابة ذلك يثبت المرفقات في نقص أيالمرسل . إلى بعد فيما شأنها في ويكتب ، المرسل .الرسالة إلى بعد فيما شأنها في ويكتب ، الرسالة

رسالة كل تطبع واإلستالم المراجعة عملية رسالة بعد كل تطبع واإلستالم المراجعة عملية بعدتاريخ الخاتم على ويكتب ، الوارد بخاتم تاريخ عمل الخاتم على ويكتب ، الوارد بخاتم عمل

) تحول ) ثم ، وجدت إن المرفقات وعدد ( الورود تحول ) ثم ، وجدت إن المرفقات وعدد الورودويقوم ، فيه لتسجل الوارد دفتر إلى ويقوم الرسائل ، فيه لتسجل الوارد دفتر إلى الرسائل

في رسالة كل تسجيل رقم بكتابة في السكرتير رسالة كل تسجيل رقم بكتابة السكرتيرعلى المطبوع الخاتم على لذلك المخصص على المكان المطبوع الخاتم على لذلك المخصص المكان

الرسالة .الرسالة . حالة وفي ، بها الخاص بالملف رسالة كل حالة ترفق وفي ، بها الخاص بالملف رسالة كل ترفق

يقوم – – آلخر أو لسبب األصلي الملف وجود يقوم – – عدم آلخر أو لسبب األصلي الملف وجود عدمالرسالة . فيه تضع مؤقت ملف بفتح الرسالة .السكرتير فيه تضع مؤقت ملف بفتح السكرتير

على الواردة الرسائل بها التي الملفات على تعرض الواردة الرسائل بها التي الملفات تعرضأجل من المنشأة في واإلختصاص العالقة أجل ذوي من المنشأة في واإلختصاص العالقة ذوي

بشأنها . الالزمة اإلجراءات بشأنها .إتخاذ الالزمة اإلجراءات إتخاذ

في الرئيسية الخطوات إجمال في نستطيع الرئيسية الخطوات إجمال نستطيعالتالية :- بالنقاط الصادر البريد التالية :- معالجة بالنقاط الصادر البريد معالجة

. الرسالة لكتابة البيانات الرسالة . جمع لكتابة البيانات جمع . وكتابتها الرسالة وكتابتها . إمالء الرسالة إمالء . الخطابات الخطابات . توقيع توقيع . المرفقات المرفقات . معاملة معاملة: اإلرسال اإلرسال :إجراءات إجراءات

) (أ) المكاتبات . أ) المكاتبات . فرز فرز ) ( ب) الظروف . ب) في المكاتبات الظروف . وضع في المكاتبات وضع ) ( ج) البريد . ج) طوابع البريد . وضع طوابع وضع ) ( د) الصادر . د) دفتر في الصادر . اإلثبات دفتر في اإلثبات ) ( هـ) المكاتبات . هـ) المكاتبات . إرسال إرسال: الصادر للبريد التفصيلية الصادر :اإلجــــراءات للبريد التفصيلية اإلجــــراءات الصادر دفتر في الصادرة الرسائل الصادر تقيد دفتر في الصادرة الرسائل تقيد

ويبدأ مسلسلة بأرقام القيد ويبدأ ويكون مسلسلة بأرقام القيد ويكونعام( .11بالرقم )بالرقم ) كل من يناير أول عام( .في كل من يناير أول في

المراسالت على اإلدارة المراسالت رقابة على اإلدارة رقابة

يكفل الذي النظام يوضح أن يكفل يجب الذي النظام يوضح أن يجببريد على ورقابتها اإلدارة بريد إشراف على ورقابتها اإلدارة إشراف

على االطالع يمكن وبذلك ، على المنشأة االطالع يمكن وبذلك ، المنشأةواالطمئنان إدارة كل في األمور واالطمئنان مجريات إدارة كل في األمور مجريات

تستحق ما تلقي المراسالت كل أن تستحق إلى ما تلقي المراسالت كل أن إلىإهتمام . إهتمام .من من

الوارد البرـيد على لإلشراف والوسائل الطرق أهم الوارد ومن البرـيد على لإلشراف والوسائل الطرق أهم ومنهي :- هي :-والصادر والصادر

11: -العام المدير على الـمهمة الخطابات العام- :عرض المدير على الـمهمة الخطابات عرض ـالهامة الخطابات توجيه طريق عن ذلك ـالهامة ويتم الخطابات توجيه طريق عن ذلك ويتم

ويتخذ عليها يطلع كي العام المدير إلى ويتخذ مباشرة عليها يطلع كي العام المدير إلى مباشرةاإلدارـات إلى توجيهها قبل بشأنها يراه اإلدارـات ما إلى توجيهها قبل بشأنها يراه ما

المختلفة . المختلفة . 22 -البريد البريد- تقارير تقارير إلى ـالواردة المكاتبات ملخـص عن عبارة إلى وهي ـالواردة المكاتبات ملخـص عن عبارة وهي

المدير يتـمكن وبذلك ، منها والصادرة المدير اإلدارات يتـمكن وبذلك ، منها والصادرة اإلداراتوخاصة ، إدارة كل بريد على اإلشراف من وخاصة العام ، إدارة كل بريد على اإلشراف من العام

ـالموضوعات ذات بالمراسالت يتعلق ـالموضوعات فيما ذات بالمراسالت يتعلق فيما الهامة .الهامة .

واإلتصاالت الحديث واإلتصاالت مهارات الحديث مهاراتالفعالالفعال

في السكرتير لنجاح األساسية العوامل في من السكرتير لنجاح األساسية العوامل منوأسس لقواعد وتطبيقه فهمه هو وأسس عمله لقواعد وتطبيقه فهمه هو عمله

النموذج هذا وتطبيع ، المزدوج اإلتصال النموذج نموذج هذا وتطبيع ، المزدوج اإلتصال نموذجواإلنصات . الحديث في عالية مهارة واإلنصات .يستلزم الحديث في عالية مهارة يستلزم

واإلستفهام .: : الحديث الحديث األخبار واإلستفهام .ويشمل األخبار ويشمل واإلصغاء : : اإلنصات اإلنصات اإلستماع واإلصغاء ويشمل اإلستماع ويشمل

والفهم .والفهم .

األخبـــــــــــــار:األخبـــــــــــــار:

إلى والمعاني األفكار تحويل في إلى ويتمثل والمعاني األفكار تحويل في ويتمثلإلى الموجهة الرسالة تشكل إلى كلمات الموجهة الرسالة تشكل كلمات

يلـي - : ما ذلك ويتـطلـب يلـي - :المرسل ما ذلك ويتـطلـب المرسل . سهلة لغة سهلة .إستعمال لغة إستعمال. األفكار تسلسل األفكار .مراعاة تسلسل مراعاة . الحديـث في الحديـث . اإلختصار في اإلختصار. بسرعة التكلم بسرعة .عدم التكلم عدم

. تام بوضوح تام .التكلم بوضوح التكلم . التواضع وإلتزام التعالي التواضع . عدم وإلتزام التعالي عدم . للمستقبل النفسية الحالة للمستقبل . مراعاة النفسية الحالة مراعاة المعلومات وصحة دقة من المعلومات التأكد وصحة دقة من التأكد

المنقولةالمنقولة

اإلستفهــــــــــام :اإلستفهــــــــــام : إثارة طريق عن المعنى تأكيد مهارة في إثارة ويتمثل طريق عن المعنى تأكيد مهارة في ويتمثل

المرسل - ونجاح األسئلة على اإلجابة أو المرسل - األسئلة ونجاح األسئلة على اإلجابة أو األسئلةيلي :- ما يتطلب اإلستفهام عملية يلي :-في ما يتطلب اإلستفهام عملية في

على األسئلة إللقاء المناسب الوقت على إختيار األسئلة إللقاء المناسب الوقت إختيارالرسالة . فهمه من للتأكد الرسالة . المستقبل فهمه من للتأكد المستقبل

. األسئلة هذه على الرد على المستقبل األسئلة . تشجيع هذه على الرد على المستقبل تشجيع األسئلة توجيه على المستقبل األسئلة تشجيع توجيه على المستقبل تشجيع

اإلستفسارية .اإلستفسارية . عليها واإلجابة األسئلة إثارة أسلوب عليها إستخدام واإلجابة األسئلة إثارة أسلوب إستخدام

المعنى . لتوضح المعنى .كوسيلة لتوضح كوسيلة

اإلنصـــــــــــاتاإلنصـــــــــــات

، والسمع اإلنصات بين التمييز يجب ، أوال والسمع اإلنصات بين التمييز يجب أوالعن الكلمات إستقبال يعني عن فالسمع الكلمات إستقبال يعني فالسمعفهم عملية أما ، السمع حاسة فهم طريق عملية أما ، السمع حاسة طريق

نطلق ما فهو الكلمات معاني أو نطلق مضمون ما فهو الكلمات معاني أو مضمونيمثل فالسمع ولذلك ، اإلنصات يمثل عليه فالسمع ولذلك ، اإلنصات عليه

اإلنصات . مراحل اإلنصات .إحدى مراحل إحدى

ما تشمل اإلنصات ما ومراحل تشمل اإلنصات ومراحل يلي :يلي :

. اإلستماع . اإلستماع . التفسير . التفسير . اإلستيعاب . اإلستيعاب . التذكر . التذكر. التقييم .التقييم. اإلستجابة .اإلستجابة

عملية تتحقق لكي عملية وأخيرا تتحقق لكي وأخيراالمالحظات نورد بفعالية المالحظات اإلنصات نورد بفعالية اإلنصات

اآلتية :اآلتية : وأنت تنصت أن يمكن فال الكالم عن وأنت توقف تنصت أن يمكن فال الكالم عن توقف

تتكلم . تتكلم . . يقول ما سماع في رغبتك للمتحدث يقول . إظهر ما سماع في رغبتك للمتحدث إظهر . وإنطالق بحرية الحديث على المتحدث وإنطالق . شجع بحرية الحديث على المتحدث شجع تنشغل وال المتحدث على إنتباهك تنشغل ركز وال المتحدث على إنتباهك ركز

إليك . الحديث توجيه أثناء أخرى إليك . بأعمال الحديث توجيه أثناء أخرى بأعمال نفسك وضع معه تعاطفك للمتحدث نفسك إظهر وضع معه تعاطفك للمتحدث إظهر

به . يشعر بما تماما تشعر كي به .مكانه يشعر بما تماما تشعر كي مكانه

الوقت وإمنحه المتحدث مع صبورا الوقت كن وإمنحه المتحدث مع صبورا كنأفكاره . عن يعبر كي أفكاره . الكافي عن يعبر كي الكافي

فهم تستطيع حتى أعصابك بهدوء فهم إحتفظ تستطيع حتى أعصابك بهدوء إحتفظ . جيدا . الرسالة جيدا الرسالة

ترد وال المتحدث مع جدال في تدخل ترد ال وال المتحدث مع جدال في تدخل البإنتقادات . بإنتقادات . عليه عليه

حرصك له يؤكد بما األسئلة ووجه حرصك إستفسر له يؤكد بما األسئلة ووجه إستفسرالحديث . من المزيد سماع الحديث .على من المزيد سماع على

اإلجتماعات : : أنواع اإلجتماعات : :أوال أنواع أوال : التالية األنواع إلى اإلجتماعات تقسيم التالية : يمكن األنواع إلى اإلجتماعات تقسيم يمكن11 - -: الزمن حيث الزمن :من حيث من . دورية .دورية. دورية دورية .غير غير22--: الشكل حيث الشكل :من حيث من

. الشكليات من كبير قدر يسودها الشكليات .إجتماعات من كبير قدر يسودها إجتماعات. الشكليات من قليل قدر يسودها الشكليات .إجتماعات من قليل قدر يسودها إجتماعات

المستوى : حيث المستوى :من حيث من

: مثل عالمي مستوى على مثل : إجتماعات عالمي مستوى على إجتماعاتالعمومية . الجمعية العمومية .إجتماعات الجمعية إجتماعات

: إجتماع الدولة مستوى على إجتماع : إجتماعات الدولة مستوى على إجتماعاتالوزراء . الوزراء .مجلس مجلس

أو المؤسسات مستوى على أو إجتماع المؤسسات مستوى على إجتماع : ، اإلدارة مجلس إجتماع ، : الشركات اإلدارة مجلس إجتماع الشركات

اللجان . اللجان .إجتماعات إجتماعات

الرسميات : حيث الرسميات :من حيث من

: مجلس إجتماع رسمية مجلس : إجتماعات إجتماع رسمية إجتماعات ، العمومية الهيئة إجتماع ، ، اإلدارة العمومية الهيئة إجتماع ، اإلدارة

اللجان . اللجان .إجتماع إجتماع

: ، الشاي حفالت رسمية غير ، : إجتماعات الشاي حفالت رسمية غير إجتماعاتوندوات . وندوات .محاضر محاضر

عقد : في عامة مبادىء عقد : ثانيا في عامة مبادىء ثانيا اإلجتماعات :اإلجتماعات :

من عقد الذي الهدف اإلجتماع يحقق من لكي عقد الذي الهدف اإلجتماع يحقق لكيالنقاط اإلعتبار في يأخذ أن يجب ، النقاط أجله اإلعتبار في يأخذ أن يجب ، أجله

التالية :التالية : بما علم على األعضاء يكون أن بما يستحسن علم على األعضاء يكون أن يستحسن

للمناقشة . ليستعدوا ، اإلجتماع في للمناقشة .سيناقش ليستعدوا ، اإلجتماع في سيناقش رأيه ليبدي ، للعضو كافية فرصة رأيه إعطاء ليبدي ، للعضو كافية فرصة إعطاء

ووضوح . ووضوح .بصراحة بصراحة نظام إتباع فيستحسن اآلراء إختالف نظام عند إتباع فيستحسن اآلراء إختالف عند

التصويت .التصويت .

لإلجتماع : : اإلعداد لإلجتماع : :ثالثا اإلعداد ثالثا: اإلجتماعات وإدارة اإلعداد في السكرتير اإلجتماعات :دور وإدارة اإلعداد في السكرتير دور أن البد ، اإلجتماعات في السكرتير دور تناول أن قبل البد ، اإلجتماعات في السكرتير دور تناول قبل

يجب التي والقدرات والخبرات المهارات إلى يجب نشير التي والقدرات والخبرات المهارات إلى نشيرأعمال يتولى الذي السكرتير في أعمال توافرها يتولى الذي السكرتير في توافرها

ومنها : اإلجتماعات هذه في ومنها :السكرتارية اإلجتماعات هذه في السكرتارية مثل اإلجتماعات إدارة في الشكلية الجوانب مثل معرفة اإلجتماعات إدارة في الشكلية الجوانب معرفة

:، الدعوة ، األعمال جدول ، فنية ،: مصطلحات الدعوة ، األعمال جدول ، فنية مصطلحاتإلخ ... . اإلجتماع محضر ، القانوني إلخ ... .النصاب اإلجتماع محضر ، القانوني النصاب

الذي اإلجتماع وإختصاصات لسلطات دقيق الذي فهم اإلجتماع وإختصاصات لسلطات دقيق فهمبسكرتاريته . بسكرتاريته .يقوم يقوم

التي المتعدد بالنشاط شامل التي إلمام المتعدد بالنشاط شامل إلماماإلجتماع يبحث التي المؤسسة به اإلجتماع تقوم يبحث التي المؤسسة به تقوم

بها . المتصلة والمسائل الشئون بها . بعض المتصلة والمسائل الشئون بعض : من المساعدة المهارات بعض من : توافر المساعدة المهارات بعض توافر

وكمبيوتر . ، كاتبة وآلة ، وكمبيوتر . طباعة ، كاتبة وآلة ، طباعة ليسمع ، ممتازة سمع حاسة ليسمع توافر ، ممتازة سمع حاسة توافر

اإلجتماع . في يقال ما اإلجتماع . بسهولة في يقال ما بسهولة. السر السر .كتمان كتمان

في السكرتير دور تقسيم في ويمكن السكرتير دور تقسيم ويمكنثالث إلى اإلجتماعات وإدارة ثالث اإلعداد إلى اإلجتماعات وإدارة اإلعداد

هي : هي :مراحل مراحل

. اإلجتماع قبل السكرتير اإلجتماع . دور قبل السكرتير دور . اإلجتماع أثناء السكرتير اإلجتماع . دور أثناء السكرتير دور. اإلجتماع بعد السكرتير اإلجتماع .دور بعد السكرتير دور

األتوماتيكية األتوماتيكية اإلدارة اإلدارة

سنة إلى المكاتب أتمتة أصل سنة يعود إلى المكاتب أتمتة أصل 19601960يعودشركة إبتكرت شركة عندما إبتكرت معالج IBMIBMعندما معالج مصطلح مصطلح

الكهربائية طابعتها فعاليات على الكهربائية الكلمات طابعتها فعاليات على الكلماتلفت هو المصطلح هذا إطالق سبب لفت وكان هو المصطلح هذا إطالق سبب وكان

هذه إنتاج إلى المكاتب في اإلدارة هذه نظر إنتاج إلى المكاتب في اإلدارة نظرالحاسوب مع ربطها عند الحاسوب الطابعات مع ربطها عند الطابعات

الكلمات ) معالج الكلمات ) وإستخدام معالج Word WordوإستخدامProcessingProcessing. ) . )

، ممغنط شريط مع الطابعة هذه كانت ، حيث ممغنط شريط مع الطابعة هذه كانت حيثيتم الطابعة بإستخدام رسالة أي كتابة يتم فعند الطابعة بإستخدام رسالة أي كتابة فعند

حيث الممغنط الشريط على الكلمات حيث خزن الممغنط الشريط على الكلمات خزنمن إسترجاعها بعد له هذه طباعة من باإلمكان إسترجاعها بعد له هذه طباعة باإلمكان

إسم نطبع أن بعد الطباعة على إسم الشريط نطبع أن بعد الطباعة على الشريطالنظر وعند ، إليه المرسل الشخص النظر وعنوان وعند ، إليه المرسل الشخص وعنوان

جيد بشكل مطبوعة نجدها الرسالة جيد لهذه بشكل مطبوعة نجدها الرسالة لهذهجهد وفرت العملية هذه وبالتأكيد ، جهد وواضح وفرت العملية هذه وبالتأكيد ، وواضح

نفس إرسال يتطلب عندما وخاصة ، نفس كبير إرسال يتطلب عندما وخاصة ، كبيرإليهم . المرسل من كبير عدد إلى إليهم .الرسالة المرسل من كبير عدد إلى الرسالة

إستخدامها تم التي التقنيات من العديد ظهور إستخدامها وتوالى تم التي التقنيات من العديد ظهور وتوالىاإلستفادة إلى اإلدارة طمـوح ، المكاتب إدارة قبل اإلستفادة من إلى اإلدارة طمـوح ، المكاتب إدارة قبل منإستخدام وتقليل المكاتب تنظيم في التقنيات هذه إستخدام من وتقليل المكاتب تنظيم في التقنيات هذه من

التطبيق هذا على وأطلق يمكن ما أقــل إلى التطبيق الورق هذا على وأطلق يمكن ما أقــل إلى الورقالمكاتب . المكاتب . بأتمته بأتمته

النظم كل على تحتوى المكاتب النظم وأتمتة كل على تحتوى المكاتب وأتمتةوالتي رسمية وغير الرسمية والتي اإللكترونية رسمية وغير الرسمية اإللكترونية

المعلومات على للحصول باإلتصاالت المعلومات تتعلق على للحصول باإلتصاالت تتعلقالمؤسسة وخارج داخل األشخاص وإلى المؤسسة من وخارج داخل األشخاص وإلى من

المنشأة) ( .المنشأة) ( .

التفكير يجب التي األولى التفكير الخطوات يجب التي األولى الخطواتالمكاتب بأتمتة القيام عند المكاتب فيها بأتمتة القيام عند فيها

: األوليـة األوليـة :الـدراسـة الـدراسـة

للمـكتـب جـديدة تكنولوجيا بإدخال التفكير للمـكتـب عند جـديدة تكنولوجيا بإدخال التفكير عندلـمعرفة أوليـة دراـسة إعـداد يتطلـب أتـمته لـمعرفة لغرض أوليـة دراـسة إعـداد يتطلـب أتـمته لغرض

من اإلنتهاء وعنـد ، الـمكتـب داخل الحال من واقع اإلنتهاء وعنـد ، الـمكتـب داخل الحال واقعالتاليـة : ـالقرارات أحد إلى الوصول التاليـة : إعدـادها ـالقرارات أحد إلى الوصول إعدـادها

] [ أ] أتمته .أ] ـإلـى المـكتـب أتمته .يحتاج ـإلـى المـكتـب يحتاج] [ب] تطوير ب] إلـى تحتاج ولكن ـسابقة أتـمته تطوير وجود إلـى تحتاج ولكن ـسابقة أتـمته وجود

الحالية . التـكنولوجيا مع الحالية .ينسجم التـكنولوجيا مع ينسجم] [ج] غير ج] إلنها األتـمتـة إلـى الحاجـة غير عدم إلنها األتـمتـة إلـى الحاجـة عدم

إقتصاديـة .إقتصاديـة .

الخاصة : الخطة الخاصة :وضع الخطة وضع

) ( فإنه ب ، أ القرارين أحد إتخاذ فإنه ) ( عند ب ، أ القرارين أحد إتخاذ عندمتكاملة خطة في األفكار وضع متكاملة يتطلب خطة في األفكار وضع يتطلب

التنفيذ . التنفيذ .لغرض لغرض

المصادر : المصادر :تحديد تحديد

تحديد من البد الخطة هذه تنفيذ تحديد ولغرض من البد الخطة هذه تنفيذ ولغرضمن الخطة هذه تدعم التي من المصادر الخطة هذه تدعم التي المصادر

إلخ ... . وأجهزة إلخ ... .كوادر وأجهزة كوادر

المسئولية : المسئولية :تحديد تحديد

الخطة هذه تنفيذه مسئولية تحديد الخطة يتم هذه تنفيذه مسئولية تحديد يتموبأسرع التكاليف بأقل تنفيذها وبأسرع لغرض التكاليف بأقل تنفيذها لغرض

وقت .وقت .

التقني : التقدم التقني :متابعة التقدم متابعة

لتطورات المواكبة األتمتة تكون لتطورات لغرض المواكبة األتمتة تكون لغرضبهذا التقدم متابعة من البد بهذا التكنولوجيا التقدم متابعة من البد التكنولوجيا

المجال .المجال .

أتمتة تطوير أتمتة معوقات تطوير معوقاتالمكاتب :المكاتب :

في حاجزا تقف المعوقات من عدد في هناك حاجزا تقف المعوقات من عدد هناكأهمها : ومن المكاتب أتمتة أهمها : تطوير ومن المكاتب أتمتة تطوير

والبرمجيات األجهزة بعض أسعار والبرمجيات إرتفاع األجهزة بعض أسعار إرتفاع

الحديثة .الحديثة . باألجهزة والمواصفات القياس باألجهزة إختالف والمواصفات القياس إختالف

يشكــل مما الواحد المكتب داخل يشكــل المستخدمة مما الواحد المكتب داخل المستخدمةبينها . بالربط بينها . صعوبة بالربط صعوبة

قادرة غير واألجهزة اآلالت من العديد زالت قادرة ما غير واألجهزة اآلالت من العديد زالت ماالصعب فمن ، الحاسوب مع اإلتصال الصعب على فمن ، الحاسوب مع اإلتصال على

بالحاسوب . الحالية النسخ آلة بالحاسوب .ربط الحالية النسخ آلة ربط

سعات إلى يحتاج المكاتب أتمتة سعات نظام إلى يحتاج المكاتب أتمتة نظامخزن لغرض جدا كبيرة خزن خزينة لغرض جدا كبيرة خزينة

بإختالف والبيانات والوثائق بإختالف الرسومات والبيانات والوثائق الرسومات جدا كبير معوق يشكل وهذا ، أنواعها جدا كبير معوق يشكل وهذا ، أنواعهاظهور ورغم ، األتمتة هذه تطور ظهور في ورغم ، األتمتة هذه تطور فيالفديوية واألقراص الليزري الفديوية القرص واألقراص الليزري القرص

( (DVDDVD) ) . الواسعة الواسعة .بسعاته بسعاته

على المكاتب أتمته على فوائد المكاتب أتمته فوائد المنشأة :المنشأة :

. العمل إجراءات العمل .تسهيل إجراءات تسهيل . الوقت الوقت . إختصار إختصار . العمل إجراءات في والوضوح العمل . الدقة إجراءات في والوضوح الدقة . المنشأة داخل اإلتصال إجراء المنشأة . تسهيل داخل اإلتصال إجراء تسهيل . واألرشيف الورق إستخدام واألرشيف . تقليل الورق إستخدام تقليل . األرشيف أماكن إستخدام األرشيف . يقلل أماكن إستخدام يقلل. أكفاء الغير الموظفين عن أكفاء .اإلستغناء الغير الموظفين عن اإلستغناء

عمل على الحاسبات عمل تأثير على الحاسبات تأثير المكاتب :المكاتب :

. الفعالية الفعالية . زيادة زيادة . المبذول والجهد الوقت المبذول . توفير والجهد الوقت توفير . اإلنجاز عملية في والسرعة اإلنجاز . الدقة عملية في والسرعة الدقة. الكلفة الكلفة .تقليل تقليل

إنترنت : تطور إنترنت :تاريخ تطور تاريخ عام عام في صمم 19641964في صمم ، المؤسسات بارانباران، أحد المؤسسات من أحد من

وجود على تعتمد ال الشبكات من نوعا وجود األمريكية على تعتمد ال الشبكات من نوعا األمريكيةمركزي . مركزي . معالج معالج

عام عام في البحثية 19691969في المشروعات وكالة قامت البحثية ، المشروعات وكالة قامت ،بإنشاء األمريكية الدفاع لوزارة بإنشاء المتقدمة األمريكية الدفاع لوزارة شبكة شبكة المتقدمة

تعمل ArpantArpant أربانتأربانت حاسبات شبكة أول تعمل وهي حاسبات شبكة أول وهيالحزم تحويل الحزم بنظام تحويل أي Packet Packet –– Switching Switchingبنظام أي ، ،

الشبكة عبر المرسلة البيانات بتحويل الشبكة تسمح عبر المرسلة البيانات بتحويل تسمحكما ، ألرقاـمها طبقا الحزم هذه ترتيب كما بإعادة ، ألرقاـمها طبقا الحزم هذه ترتيب بإعادةفي حتى الرسائل بتمرير األسلوب هذا في يسمح حتى الرسائل بتمرير األسلوب هذا يسمح

بالشبكة . اإلتصال نقاط ألحد عطل حدوث بالشبكة .حالة اإلتصال نقاط ألحد عطل حدوث حالة

عام عام وفي بروتوكول 19741974وفي إستخدام دراسة بدأت بروتوكول ، إستخدام دراسة بدأت ، " بي" س " تي بي" س بـي ––تي بـي أي اإلتصاالت ( (TCP /IPTCP /IP ) )أي اإلتصاالت في في

باإلنترنت . باإلنترنت . عام عام وفي سي 19771977وفي تي بروتوكول إستخدام بدأ سي ، تي بروتوكول إستخدام بدأ ،

بالشبكة / . بي أي بالشبكة / . بي بي أي بي عام عام وبحلول إحالل 19801980وبحلول في الجامعات بدأت إحالل ، في الجامعات بدأت ،

الكبير الحجم ذي الكبير الحاسوب الحجم ذي Main FrameMain Frameالحاسوببونكس تشغيل نظم تستخدم عمل بونكس بمحطات تشغيل نظم تستخدم عمل بمحطات

ببروتوكول الربط إمكانات بها يوجد التي ببروتوكول وخاصة الربط إمكانات بها يوجد التي وخاصةعدد / زاد لذلك ونتيجة ، بي أي بي سي عدد / تي زاد لذلك ونتيجة ، بي أي بي سي تي

إلى وصل حتى أربانت لشبكة إلى المستخدمين وصل حتى أربانت لشبكة المستخدمينإلى الحاجة أظهرت لذا ، لها ممكنة سعة إلى أقصى الحاجة أظهرت لذا ، لها ممكنة سعة أقصى

الشبكة . في جوهري الشبكة .تغيير في جوهري تغيير

العلوم مؤسسة قامت ، الثمانينات العلوم أواخر مؤسسة قامت ، الثمانينات أواخراألمريكية المتحدة بالواليات األمريكية القومية المتحدة بالواليات NSFNSF) ) القومية

) )National Science FoundationNational Science Foundation بإنشاء بإنشاءشبكة ( (NSF NETNSF NET) ) شبكة شبكة إنشاء من وبدال شبكة ، إنشاء من وبدال ،

قامت ، عالية تكلفة ذات كبيرة قامت حاسوب ، عالية تكلفة ذات كبيرة حاسوبالجامعات وأعطت إقليمية شبكات الجامعات ببناء وأعطت إقليمية شبكات ببناء

اإلقليمية اإلمـداد جهات مع الربط اإلقليمية مسئولية اإلمـداد جهات مع الربط مسئوليةشبكة مع شبكة المرتبطة مع وتم ( (NSF NETNSF NET) ) المرتبطة وتم ، ،

أربانت . بشبكة أيضا الشبكة أربانت .ربط بشبكة أيضا الشبكة ربط

إنترنت : تدار إنترنت :كيف تدار كيف إنترنت إنترنت جمعية Internet Society ( ISOC )Internet Society ( ISOC )جمعية

المواصفات لها وتضع إنترنت نمو على المواصفات تشرف لها وتضع إنترنت نمو على تشرفللجمعية التنظيمي الهيكل يتضمن ، للجمعية القياسية التنظيمي الهيكل يتضمن ، القياسية

من إستشاري من مجلس إستشاري ومؤسسة 8585مجلس ومؤسسة شركة شركةإلنترنت المعماري البناء إلنترنت وهيئة المعماري البناء Internet InternetوهيئةArchitecture Board ( IAB )Architecture Board ( IAB ) عن عن المسئولة المسئولة

واإلشراف القياسية المواصفات واإلشراف توجيه القياسية المواصفات توجيهمجموعة بواسطة وضعها يتم والتي ، مجموعة عليها بواسطة وضعها يتم والتي ، عليها

إلنترنت الهندسية إلنترنت العمل الهندسية Internet InternetالعملEngineering Task Force ( IETF )Engineering Task Force ( IETF ) والتي والتي ، ،

يتبادلون الذين المستفيدين من فيها يتبادلون يشارك الذين المستفيدين من فيها يشاركإنترنت . تشغيل أسلوب بشأن واألفكار إنترنت .اآلراء تشغيل أسلوب بشأن واألفكار اآلراء

؟؟ إنترنت تقدمه أن يمكن ؟؟ ماذا إنترنت تقدمه أن يمكن ماذا تقدمها أن يمكن التي المختلفة الخدمات تقدمها تتمثل أن يمكن التي المختلفة الخدمات تتمثل

في : في :إنترنت إنترنت * * اإللكتروني اإللكتروني البريد فبواسطة ( (E E –– Mail Mail) ) البريد فبواسطة ، ،

إلى البريد إرسال يمكنك إنترنت شبكة مع إلى الربط البريد إرسال يمكنك إنترنت شبكة مع الربطالوسائل من أقل بتكلفة العالم في شخص الوسائل أي من أقل بتكلفة العالم في شخص أيالفاكس . أو الخطابات مثل المتاحة الفاكس . التقليدية أو الخطابات مثل المتاحة التقليدية

** المستخدمين من عدد بين والتحاور المستخدمين المناقشة من عدد بين والتحاور المناقشةهذه تتنوع حيث معين بموضوع هذه المهتمين تتنوع حيث معين بموضوع المهتمين

إلى التجارة إلى السياسة من إلى الموضوعات التجارة إلى السياسة من الموضوعاتإلخ ... . إلخ ... .لعب لعب

إنترنت خالل من فيمكنك ، المعلومات على إنترنت الحصول خالل من فيمكنك ، المعلومات على الحصولمختلف في متنوعة معلومات على مختلف الحصول في متنوعة معلومات على الحصول

مثل : مثل :الموضوعات الموضوعات . العالم أنحاء من العالم .أخبار أنحاء من أخبار. لشكسبير المتكاملة لشكسبير .األعمال المتكاملة األعمال . العالمية بالبورصات األسهم أسعار العالمية . بيانات بالبورصات األسهم أسعار بيانات ( أوامر إرسال ويمكن المنتجات توصيف أوامر ) نشرات إرسال ويمكن المنتجات توصيف نشرات

توريدها ( . توريدها ( . . نشرها المسموح األبيض البيت نشرها . مطبوعات المسموح األبيض البيت مطبوعات . العلمية العلمية . الموسوعات الموسوعات . العالم عن جغرافية العالم . معلومات عن جغرافية معلومات . حاليا الجارية الطبية . البحوث حاليا الجارية الطبية البحوث. المختلفة الدول مع التجارية األسواق المختلفة .بيانات الدول مع التجارية األسواق بيانات

اإلنترنت : تطبيقات اإلنترنت :أهم تطبيقات أهم اإللكتروني اإللكتروني البريد :: ( ( Electronic Electronic –– MAIL MAIL) ) البريد

إنترنت تطبيقات أكثر اإللكتروني البريد إنترنت يعتبر تطبيقات أكثر اإللكتروني البريد يعتبرأقل لإلتصال وسيلة يحقق أنه حيث ، أقل شيوعا لإلتصال وسيلة يحقق أنه حيث ، شيوعا

رسالة إرسال تم وسواء ، الفاكس من رسالة تكلفة إرسال تم وسواء ، الفاكس من تكلفةإلى أو الصين إلى أو المتحدة الواليات إلى إلى أو الصين إلى أو المتحدة الواليات إلى

من آالف عدة أو آخر مستخدم من أي آالف عدة أو آخر مستخدم أيسوى المرسل يدفع فال ، سوى المستخدمين المرسل يدفع فال ، المستخدمين

باإلضافة هذا ، فقط بالشبكة ربطه باإلضافة تكلفة هذا ، فقط بالشبكة ربطه تكلفةوقت أي في الرسائل إرسال إمكانية وقت إلى أي في الرسائل إرسال إمكانية إلى

مدار على اليوم مدار في على اليوم ساعه .ساعه .2424في

النترنت اإللكتروني البريد عيوب أهم النترنت وتتمثل اإللكتروني البريد عيوب أهم وتتمثلحيث المرسلة للبيانات الحماية توفير عدم حيث في المرسلة للبيانات الحماية توفير عدم في

يفضل ال لذلك ، عليها اإلطالع لآلخرين يفضل يمكن ال لذلك ، عليها اإلطالع لآلخرين يمكنبطاقات أرقام مثل هامة بيانات أي بطاقات إرسال أرقام مثل هامة بيانات أي إرسال

التلفونية . اإلتصاالت بطاقات أرقام أو التلفونية . الضمان اإلتصاالت بطاقات أرقام أو الضمان ملفات إرسال على عالوة حاليا إنترنت ملفات وتوفر إرسال على عالوة حاليا إنترنت وتوفر

الصوت ملفات إرسال إمكانيات الصوت النصوص ملفات إرسال إمكانيات النصوصللمستخدم يسمح مما ، والرسومات للمستخدم والصورة يسمح مما ، والرسومات والصورة

المطلوبة المادية اإلمكانيات توفر حالة المطلوبة في المادية اإلمكانيات توفر حالة فيوسائط هيئة على المستخدمة الرسائل وسائط عرض هيئة على المستخدمة الرسائل عرض

. . ( (Multi MediaMulti Media) ) متعددة متعددة

األخبار األخبار مجموعات مجموعات ( (NewsgroupsNewsgroups) ) : :

بها للمشتركين األخبار مجموعات بها تسمح للمشتركين األخبار مجموعات تسمحالمتعلقة المناقشات على المتعلقة اإلطالع المناقشات على اإلطالع

تشمل قد والتي الموضوعات تشمل بمختلف قد والتي الموضوعات بمختلفأو المنتجات أو التطبيقات أنواع أو مثال المنتجات أو التطبيقات أنواع مثال

بأحد أو بالهوايات المتعلقة بأحد الموضوعات أو بالهوايات المتعلقة الموضوعاتالمسرح ... أو كالسينما الفنون المسرح ... مجاالت أو كالسينما الفنون مجاالت

إلخ .إلخ .

الملفات : نقل الملفات : بروتوكول نقل File FileبروتوكولTransfer Protocol ) FTP (Transfer Protocol ) FTP (

أحد الملفات نقل بروتوكول أحد ويعتبر الملفات نقل بروتوكول ويعتبروالتي اإلستخدام الشائعة والتي التطبيقات اإلستخدام الشائعة التطبيقات

وثائــق كانت سواء الملفات بنقل وثائــق تسمح كانت سواء الملفات بنقل تسمحمن ويوجد ، برامج أو إذاعية أحاديث من أو ويوجد ، برامج أو إذاعية أحاديث أو

الحاسبات من اآلالف إنترنت الحاسبات خالل من اآلالف إنترنت خاللللمستخدمين) ( يسمح الذي خدمة للمستخدمين) ( أجهزة يسمح الذي خدمة أجهزة

تكلفة . أي بدون الملفات من نسخ تكلفة .بنقل أي بدون الملفات من نسخ بنقل

إنترنت : إستكشاف إنترنت : أدوات إستكشاف Internet InternetأدواتExploration Tool ) Telnet (Exploration Tool ) Telnet (

تطبيق تطبيق يسمح اإلتصاـل ( (TelnetTelnet) ) يسمح اإلتصاـل بإمكانية بإمكانيةفمن ، مباشر بشكل ـمعه والتعامل آخر فمن بحاسبات ، مباشر بشكل ـمعه والتعامل آخر بحاسبات

إستكشاف للمستخـدم يمكن التطبيق هـذا إستكشاف خالل للمستخـدم يمكن التطبيق هـذا خالليمكنه والتـي للعامة المتاحة الكمبيوتر يمكنه عناوين والتـي للعامة المتاحة الكمبيوتر عناوين

ويعتبر ، بها الموجودة البيانات قاعـدة مع ويعتبر التعاـمل ، بها الموجودة البيانات قاعـدة مع التعاـملمع المستخدـمين لربط الشائع األسلوب مع التلنـت المستخدـمين لربط الشائع األسلوب التلنـت

أو معها بالتعاـمل المسموح الحاسوب أو نظم معها بالتعاـمل المسموح الحاسوب نظماإلنترنت . شبكة نفـس علـى اإلنترنت . الموجودة شبكة نفـس علـى الموجودة

العاملين بواسطة غالبا التلنت العاملين وتستخـدم بواسطة غالبا التلنت وتستخـدمالوثائق إحدى وجود عدم فعند ، الوثائق بالمكتبات إحدى وجود عدم فعند ، بالمكتبات

عن تلنت بواسطة مباشرة البحـث يمكن عن بالمكتبة، تلنت بواسطة مباشرة البحـث يمكن بالمكتبة،األخرى . المكتبات قواعـد في الوثيقة األخرى .هـذه المكتبات قواعـد في الوثيقة هـذه

واإلتيكيت واإلتيكيت البروتوكول البروتوكولالسكرتير أعمال السكرتير في أعمال في

عليها يطلق كما المراسم أو عليها البروتوكول يطلق كما المراسم أو البروتوكولقواعد من مجموعة عن عبارة هي قواعد أحيانا من مجموعة عن عبارة هي أحيانا

في المتبعة الحسنة والعادات في السلوك المتبعة الحسنة والعادات السلوكككل . للمجتمع بالنسبة اإلجتماعي ككل . المجال للمجتمع بالنسبة اإلجتماعي المجال

الشخصي التعامل إلى فيشير اإلتيكيت الشخصي أما التعامل إلى فيشير اإلتيكيت أماويمكن ، والمجموعات األفراد بين ويمكن اللطيف ، والمجموعات األفراد بين اللطيف

أو الحميدة الخصال بأنه أو وصفه الحميدة الخصال بأنه إرضاء" وصفه إرضاء" فن فن . .اآلخرين "اآلخرين "

فإنما شىء على دلت إن والمبادىء القواعد فإنما وهذه شىء على دلت إن والمبادىء القواعد وهذهبين يجمع الذي القويم السليم الخلق على بين تدل يجمع الذي القويم السليم الخلق على تدل

تظهر ما وغالبا ، والجمال والبساطة والرقة تظهر الحسن ما وغالبا ، والجمال والبساطة والرقة الحسنالسكرتير : يراعيها أن يجب والتي التالية األمور السكرتير :في يراعيها أن يجب والتي التالية األمور في

. والمصافحة والمصافحة . التحية التحية . واإلبتسامة واإلبتسامة . الضحك الضحك . واإلعتذار واإلعتذار . الشكر الشكر . الجلوس الجلوس . آداب آداب . التدخين التدخين . آداب آداب . المائدة المائدة . آداب آداب. واإلنصات الحديث واإلنصات .آداب الحديث آداب

والمصافحة : والمصافحة :التحية التحية

هي والمصافحة التحية فإن معروف هو هي كما والمصافحة التحية فإن معروف هو كما ، األفراد بين السلوك آداب في بادرة ، أول األفراد بين السلوك آداب في بادرة أول

مصحوبة التحية تكون أن يجب مصحوبة لذا التحية تكون أن يجب لذاعلى التحية إلقاء الواجب ومن ، على بإبتسامة التحية إلقاء الواجب ومن ، بإبتسامة

بينما ، الخروج أو الدخول عند العمل بينما زمالء ، الخروج أو الدخول عند العمل زمالء ، للتحية المكمل الجزء هي المصافحة ، تكون للتحية المكمل الجزء هي المصافحة تكونالسرعة أو اإلطالة عدم مع باليد عادة السرعة وتتم أو اإلطالة عدم مع باليد عادة وتتممن ويستثنى المصافحة قبل القفاز من وخلع ويستثنى المصافحة قبل القفاز وخلع

فقط . واآلنسات السيدات الحالة فقط .هذه واآلنسات السيدات الحالة هذه

واإلبتسامة- : واإلبتسامة- :الضحك الضحك

عن تعبر وهي البشر عادات من عادة عن الضحك تعبر وهي البشر عادات من عادة الضحكفيه المرغوب غير فمن ، الضاحك وثقافة فيه ذوق المرغوب غير فمن ، الضاحك وثقافة ذوق

ال موقف أو كالم على ضحك هناك يكون ال أن موقف أو كالم على ضحك هناك يكون أنذوق يوضح مما ، صحيح والعكس الضحك ذوق يستحق يوضح مما ، صحيح والعكس الضحك يستحق

الحالة . هذه فـي الضاحك الحالة . وثقافة هذه فـي الضاحك وثقافة مجاالت في خاصة ضرورية فهـي اإلبتسامة مجاالت أما في خاصة ضرورية فهـي اإلبتسامة أما

اإلجتماعات مثل ، المباشرة الشفهية اإلجتماعات اإلتصاالت مثل ، المباشرة الشفهية اإلتصاالتهناك يكون لكي المكاتب وأحاديث هناك والندوات يكون لكي المكاتب وأحاديث والندوات

على لنعمل وأيضا ، المتحدثين بين وألفة على مودة لنعمل وأيضا ، المتحدثين بين وألفة مودةالعمل . على والتحفيز الهمم العمل .شحذ على والتحفيز الهمم شحذ

واإلعتذار- : واإلعتذار- :الشكر الشكر كثير في واجبا ويكون ، حضاري سلوك كثير الشكر في واجبا ويكون ، حضاري سلوك الشكر

العرفان عن تتم التي والمواقف الحاالت العرفان من عن تتم التي والمواقف الحاالت منتقديم أو مجاملة أو خدمة أدائه على تقديم بالجميل أو مجاملة أو خدمة أدائه على بالجميل

، ذلك غير إلى تهنئة أو ضرورية ، مساعدة ذلك غير إلى تهنئة أو ضرورية مساعدةأن عيبا فليس ، حضاري سلوك أيضا أن واإلعتذار عيبا فليس ، حضاري سلوك أيضا واإلعتذار

، تقصير أو سهو أو خطأ عن اإلنسان ، يعتذر تقصير أو سهو أو خطأ عن اإلنسان يعتذرالعيب العيب ولكـن ولكـن

، إعتذار دون الصمت وإلتزام الخطأ تجاهل ، في إعتذار دون الصمت وإلتزام الخطأ تجاهل فيعند البين ذات ويصلح النفوس يرضى عند واإلعتذار البين ذات ويصلح النفوس يرضى واإلعتذار

مثل ، النسيان أو الصعبة المواقف أو مثل المشاحنات ، النسيان أو الصعبة المواقف أو المشاحناتعلى اإلنفعال أو عليه متفق موعد عن على التأخر اإلنفعال أو عليه متفق موعد عن التأخر

عصبي . سلوك نتيجة عصبي .شخص سلوك نتيجة شخص

الجلوس : الجلوس :آداب آداب

يأذن أن قبل الجلوس يجب يأذن فال أن قبل الجلوس يجب فالوإعطاء الجلوس يجب وال ، وإعطاء المضيف الجلوس يجب وال ، المضيف

يجب ال وأخيرا ، بجواره للجالسين يجب الظهر ال وأخيرا ، بجواره للجالسين الظهرمع الجلوس أثناء قدم على قدم مع وضع الجلوس أثناء قدم على قدم وضعالمنصب أو السن في كبيرة المنصب شخصية أو السن في كبيرة شخصية

اإلجتماعية . الحالة أو اإلجتماعية .الوظيفي الحالة أو الوظيفي

التدخين- : التدخين- :آداب آداب

في التدخين عدم إشارة إحترام في يجب التدخين عدم إشارة إحترام يجبوفي ، التدخين بها المحظور وفي األماكن ، التدخين بها المحظور األماكن

عدم فيجب ، ذلك فيها يباح التي عدم األماكن فيجب ، ذلك فيها يباح التي األماكنالمجاورين وجه في الدخان المجاورين إثارة وجه في الدخان إثارة

للمدخن .للمدخن .

المائدة- : المائدة- :آداب آداب

سواء كثيرة آداب المائدة على سواء للجلوس كثيرة آداب المائدة على للجلوسأن فيجب ، للعشاء والئم أو عمل غذاء أن كانت فيجب ، للعشاء والئم أو عمل غذاء كانت

التالي : الوجه على التالي : تراعي الوجه على تراعي الفوطة تفرد المائدة على الجلوس الفوطة بمجرد تفرد المائدة على الجلوس بمجرد

في وضعها إطالقا يجوز وال الرجلين في على وضعها إطالقا يجوز وال الرجلين علىالمائدة . على أو المائدة . الرقبة على أو الرقبة

في حشرة شخص أي ووجد تصادف في إذا حشرة شخص أي ووجد تصادف إذاإليها . النظر لفت إطالقا يصح فال إليها .الطعام النظر لفت إطالقا يصح فال الطعام

. مغلق وفمك صوت وبدون ببطء مغلق . األكل وفمك صوت وبدون ببطء األكل في والدخول األكل عن التوقف يصح في ال والدخول األكل عن التوقف يصح ال

طويلة . طويلة . مناقشات مناقشات ال أي مطلقا األكل في السكينة تستعمل ال ال أي مطلقا األكل في السكينة تستعمل ال

حال . بأي الفم في حال . توضع بأي الفم في توضع والسكينة الشوكه توضع طبق كل أكل والسكينة عقب الشوكه توضع طبق كل أكل عقب

على . " السكين الطبق على بعضهما على . " بجانب السكين الطبق على بعضهما بجانبألعلى " . أسنانها والشوكه ألعلى " . اليمين أسنانها والشوكه اليمين

بطريقة لبعضها الفوطة تضم األكل بطريقة بعد لبعضها الفوطة تضم األكل بعدالطبق . بجانب وتوضع الطبق .منظمة بجانب وتوضع منظمة

واإلنصات : الحديث واإلنصات :آداب الحديث آداب

يكون أن الحديث عند اإلتيكيت قواعد يكون من أن الحديث عند اإلتيكيت قواعد منكما ، ومزعجا عاليا وليس هادئا كما الصوت ، ومزعجا عاليا وليس هادئا الصوت

والدخول اآلخرين حديث قطع يجب والدخول ال اآلخرين حديث قطع يجب الالدخول حقه من ليس مناقشات الدخول في حقه من ليس مناقشات في

سماع عند اإلنصـات يجب وأخيرا ، سماع فيها عند اإلنصـات يجب وأخيرا ، فيهاالرد في يبدأ ذلك بعد ثم ، الرد المتحدت في يبدأ ذلك بعد ثم ، المتحدت

عليه .عليه .