Вебинар: Текущий ввод документов и оцифровка архивов:...
TRANSCRIPT
Текущий ввод документов и оцифровка архивов: какие технологии выбрать?
Кузнецов Александр, Руководитель направления технологий и оборудования ЭЛАР
Сегодня - 26.04.2016
Завтра - 27.04.2016
Мы будем говорить о том, как сканировать документы
Мы будем говорить о том, как хранить и использовать контентВебинар с 15.00 до 16.00Лектор: Шмайлов Д.
С чего все начиналось. Бумажная эра Рабочий стол сотрудника 30-ых годов
С чего все начиналось. Бумажная эра Рабочий стол сотрудника 50-ых годов
С чего все начиналось. Бумажная эра Рабочий стол сотрудника 60-ых годов
С чего все начиналось. Бумажная эра Рабочий стол сотрудника 70-ых годов
Кардинально ничего не менялось много лет
С чего все начиналось. Компьютеризация Рабочий стол сотрудника 80-ых годов
Первая потребность в переводе информации в электронный вид
Работа с БД – текстовый ввод
Сканеры еще недостаточно хороши
Естественный отборРабочий стол сотрудника 90-ых годов. Плодовитость разработчиков определила высокую конкуренцию технологий – результаты которой, мы используем сегодня
Цифровой контент обязательная составляющая работы
Работа с мультимедиа, в т.ч. скан-копии
Сканеры вошли в обиход
Появились системы автоматического ввода данных
После революции, другие проблемы В организации бизнес-процессов сейчас нет ничего невозможного, но…
Проблема выбора
Что выбрать и как сэкономить
Что делать с бумагой
Как хранить и консолидировать информацию?
Постоянно: текущая документация
Фонды хранения различных подразделений: бухгалтерия, кадры, канцелярия и другие
Сроки хранения: более 5 лет, 10 лет, … постоянно
Оцифровка панацея? Нет! Но необходимость…
Накоплены архивы ретроспективной информации
Часть документов востребована для функциональных задач
Создание электронного страхового фонда
Создание электронного оперативного фонда
пользования
Залповый ввод
Оцифровка – это собирательное понятиеКак минимум
1. ЭКСПЕРТИЗА бумажных массивов
2. СКАНИРОВАНИЕ документов
3. ИНДЕКСИРОВАНИЕ электронных образов
4. ЗАГРУЗКА электронного ресурса
ЭкспретизаВыделение востребованной части архива – разбиение работ на этапы, определение технологии работ
Картотеки Архивные дела Книги, в том числе редкие издания Газеты, журналы, плакаты, декорации Чертежи, карты, схемы Картины, предметы искусства Пленки, микрофиши,
негативы на стекле Аудио- и видеозаписи И многое другое
Развитие технологий позволяет сканировать всё
Ключевые особенности работ - подготовка Сбор документов, выбор помещения Обучение операторов сканирования Консервация, обработка, реставрация фондов Система коррекции и улучшения электронных
образов Профессиональное оборудование
и организация технологии проверки качества
Обеспечение сохранности первоисточников и электронного контента
Ключевые особенности работ - сканирование Разные форматы документов Разные носители информации Разное качество документов
Калька, синька, бумага
Пятна, дефекты
Замятия, склейкиРваные края
Восстановление информации, удаление артефактов,
реставрация
Сшитые документы
Расшивка/сшивка
Ключевые особенности работ - индексирование Сложные символы (печатные, рукописные, карандашные
пометки, на иностранных языках) Зачастую требуется ручной ввод информации, поэтому
необходимы операторы, владеющие знаниями специфики заполнения документов
Требуется человеческий и программный контроль качества
Необходимо формирование БД и обеспечение импорта данных
Высокопроизводительные сканеры (до А3)Объемы от 1000 – 50 000 документов в день
Протяжные широкоформатные сканеры (ширина до 1,27 м)Прямая протяжка бумаги, различная плотность
Бесконтактные широкоформатные сканеры (до 8А0)Кальки, синьки и др. документы любой сложности
340 страниц в минуту
Бесконтактное сканирование документов до 2Х4 метра
Документы любой длины: планы, схемы, чертежи
Планетарные сканеры (до А1)Быстрая бесконтактная оцифровка
Сшитые документы, схемы, чертежи
Ключевые особенности работ - оборудование
Комплексный подход – как технологияТехнология создается у вас Технология как услугаВы покупаете центр оцифровки Вы отдаете работы исполнителю
Оборудование: сканеры, реставрационные комплексы, периферия и т.д.
ПО/софт: обработка, индексирование, централизованное управление и контроль работы операторов
Персонал: операторы, руководители проектов, методисты, системные администраторы
Оборудование: полный парк промышленного оборудования, в т.ч. выездные бригады сканирования
ПО/софт: широкий спектр программных инструментов – распознавание, обработка, верификация и т.д.
Персонал: квалифицированный и опытный персонал с отраслевой специализацией
Что сможет только специализированная компания - уникальные работы на месте ЧС
2020
17 августа 2009 г. Саяно-Шушенская ГЭС
Работы – через 8 дней после аварии
Кроме того – профессиональная экспертизаИзучение, выделение, консолидация, реставрация
Кроме того – фотофиксацияКогда предмет нельзя отсканировать –его фотографируют
Кроме того – высококачественная оцифровка
Дорогостоящие комплексы высококачественного сканирования
Кроме того – экспертное наполнение БД
Оператор 1
2939ДП 538Иванов
Оператор 2
2939ДП 538ИвОнов
Контролер
Контролер просматривает только несовпадения и исправляет их
Совпавшие данные автоматически загружаются в систему
Кроме того – секретные документы и перс. данные
2525
Финансовая документация Кадровая документация
Организационно-распорядительная документация
И другие конфиденциальные документы
Кроме того – нетривиальная оцифровкаЛюбые нестандартные архивные документы, музейные и библиотечные фонды
Документы 2 на 4 метра
70 см в толщину
Кроме того – внеофисное хранение
Передача учета и хранения бумажных документовИсполнители – компании с собственными помещениями для хранения
ВыборСамостоятельная оцифровка или аутсорсинг?
Все решают бюджет, объемы и сроки
Как сэкономитьПравильно определить постановку задачиСчитать ROI – комплексноТщательно выбирать поставщика услуг – не стесняться брать референс, изучать компетенцииПодбирать оптимальное оборудование и технологииИзучать законодательство – преференции отечественных поставщиков, нормативы, регламенты
Можно сэкономить, но потерять в качестве
Можно обеспечить накопление складского неликвида
Можно переплатить за избыточность услуг
Дешевая раб. сила Самостоятельные работы Профессиональный подрядчик
Текущий вводМожет быть разный – все зависит от документов и задач…
Определение текущего вводаТекущий ввод – загрузка сведений документа в ИТ-систему, которая выражается в фиксации реквизитов и сканировании бумажного оригинала
ИКС оборудование в ИКС компании – построим модель работы
Это текущий ввод? Нет.
По нашему мнению текущий ввод – это программно-аппаратный комплекс, призванный увеличить эффективность и скорость загрузки данных в ит-системы:ОборудованиеПО управления сканированием и обработкойСистема извлечения индексных данных и регистрации документов (интеграция с СЭД/ECM)
Жизненные ситуацииОдин сканер – одна система (отдел, подразделение)
Ввод реквизитов
Обработка изображений
Жизненные ситуацииОдин сканер – несколько систем (управление, компания)
Идентификатор Ввод реквизитов
Обработка изображений
Жизненные ситуацииРаспределенный ввод (филиалы, ОЦО, холдинг)
Ввод реквизитовОбработка
Обработка
Обработка
Общая схемаПодготовка документов
к сканированиюПотоковое
сканирование
Маркировка ШК
Распознавание
Автоклассификация
Загрузка в корпоративную систему
Архив организации
Регистрация/индексировани
е
Комплектация Комплектация пакетовпакетов
Идентификатор
Аренда модуля классификации
1. Ручной ввод
2. ШК
3. Услуга
Ручное индексирование Ввод информации
с помощью клавиатуры Извлечение атрибутов
из «сложных» документов
Штрих-кодирование
Ускорение процесса и уменьшение влияния человеческого фактора при обработке документов
Автоматическая привязка отсканированного образа к учетной информации в БД по штрих-коду
Автоматизация процессов использования документов (выдачи в пользование)
Штрих-код – это связующее звено между бумажным документом и информационными системами
Надпечатывание Маркировка
Распознавание текста (OCR)Наполнение баз данных - автоматизация ввода информации
Анкеты Чертежи Счет-фактуры
При обработке формализованных документов процент распознавания 99,9 %
Интеллектуальный ввод
Ленинский проспект д. 32 А …
КЛАДР тип улицы тип дома число числотип корпуса
ОБЗОР ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО СКАНИРУЮЩЕГО ОБОРУДОВАНИЯ
Планетарные сканеры
4141
Специальные книжные колыбели
Использование прижимного стекла
Бесконтактное сканирование без вредного излучения
4242
Оригиналы толщиной до 10 см и весом до 10 кг, формата А2+ Различные углы раскрытия от 180 до 90 градусов включительно Раздвигающиеся половины с углублением для корешка Любые типы оригиналов от плоского документа до особо ценных и ветхих
без риска нанесения повреждений
Универсальные колыбелиЧто такое адаптивная колыбель
4343
Прижимные стекла
V – образное прижимное стекло Плоское прижимное стекло
Ручные или автоматические
Программное обеспечениеПрофессиональное оборудование всегда располагает штатным ПО в комплекте
Управление сканированием Потоковая оцифровка и обработка
Комплексы высококачественного сканирования
4545
Бесконтактное сканирование без вредного излучения
Деликатное обращение
Сканирование любых документов
Большой формат – более 1800х1250 мм
Разрешение до 1200 dpi
Отображение мельчайших деталей
Документные сканеры
Скоростная оцифровка расшитых документов, картотек и др. документации
Скорость сканирования может достигать 340 стр./мин
Автоматическая коррекция изображений Разрешение до 600 dpi Документы от А3 до 2*6 см У промышленных моделей рабочая нагрузка
50 000 документов/день
Широкоформатные сканерыПротяжные широкоформатные сканеры Сканирование карт, планов, схем, чертежей до 1,27 м ширинойСканирование калек и ветхих документов в специальных конвертах
Фотомашины для автоматической 3D-съемки
Сканеры микроформ
5050
Потоковая оцифровка рулонных микрофильмов
Мощное русифицированное ПО и модуль распознавания текста Скорость сканирования 1 кадр в секунду Оптическое разрешение до 1200 dpi
Автоматические сканерыСам сканирует, сам листает, сам обрабатывает - скорость до 3000 стр/час
Камера защищена от внешнего воздействия
Планшетный сканер (сканирование обложки и корешка)
Встроенная станция сканирования и обработки
Компрессор для удаления пыли с оригиналов и узлов сканера
Консоль управления
Деликатное размещение оригиналов
Минимум риска – воздушное сканирование, датчики замятия бумаги
Легкое перемещение
24 – 26 мая. Полный платный курс с выдачей сертификатов
ditad.ruerm.ru
Более подробно разберем ситуации и особенности оцифровки различных типов документов
Познакомимся с теорией: регламенты, требования, стандарты
Больше практики: общепринятая организация хранения и сканирования документов в коммерческом и государственном секторе
Рассмотрим техническое обеспечение деятельности архива организации
Проанализируем самые интересные проекты
Ведущие эксперты и специалисты
отрасли
СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ
Корпорация ЭЛАР127015, г. Москва, Бумажный проезд, д. 14, стр. 2Тел.:+7 (495) 792-31-31Факс: +7 (499) 251-36-03