تأسيس وتشغيل مكتب إدارة املشاريع

PMO

عبداهلل العقيلي \اعداد املهندس PMP , Master in Manufacturing & Management Science. 1

احملتويات ما هوPMO ملاذا PMO

مهام PMO

انواع PMO

هيكلية مقرتحةPMO

خـطـة مقرتحةPMO

املراجع

2

3

PMO ? ما هو

اشهر التعاريف يف االوساط االكادميية والتطبيقية

4

يوفر فرصة لمديري المشاريع لتتطور مهنيا بسرعة أكبر مما يمكن أن نأمل ، فيما • .إذا كانوا يعملون معزولين عن بعضهم البعض

.قسم او ادارة مركزية مكرسه لتحسين ممارسات ادارة المشاريع ونتائجها•

وبعضها , بعض مبادرات مكتب ادارة المشاريع تكون بحدود دنيا وبموارد بشريه غير متفرغة تماما •االخر بنية ضخمة ومركزية صارمة في اتباع منهجية مدروسة لعمليات التخطيط و السيطرة على

.المشاريع

قسم او ادارة مهمتها الرئيسية دعم مدراء المشاريع لتحقيق النجاح في بلوغ اهداف • . مشاريعهم

مكتب ادارة المشاريع هو مجموعة من البشر مهمتهم تقديم ما يحتاجه مدراء المشاريع في انشاء و • .تنفيذ و اغالق مشاريعهم بنجاح

ما هو ؟ PMO إذن مكتب ادارة املشاريع

5

In each organization, the definition of a PMO

may vary in name and by function, but it

essentially centralizes, coordinates and

oversees the management of projects and

programs. Article by Bud Baker, Ph.D. PMI Network, June 2007

(PMO) إن ايسر وامشل تعريف ملكتب إدارة املشاريع

توحيد معايري إدارة املشاريع وفقًا ملنهجية معتمدة قسم أو إدارة مركزية يف املنشأة تهدف إىل

تساعد كافة املعنيني بإدارة املشاريع على فهم هذه املنهجية و على اتباع و إطار عمل موحد و

تساعد ُصناع القرار على االستغالل لتكون ثقافة سائدة و اسلوب ممارسة ، كما تلك املعايري

املتاحة يف املنشأة ، و تعزز قدراتهم يف اختاذ القرارات األمثل لكافة املوارد البشرية و املالية

:املناسبة يف وقتها املناسب من خالل اتاحة الصورة كاملة حول

.تدفق و سري العمل يف املشاريع( 1)

.أية مشاكل تطرأ عليها يف أي مرحلة من مراحلها( 2)

تساعد يف قياس أداء تلك املشاريع و أداء الشركات اليت (KPI) مؤشرات قياس أداء( 3)

.تنفذها و كذلك موظفي املنشأة الذين يعملون عليها

6

PMO ?ملاذا

نسب التحسن يف املنشآت التيطبقت مفاهيم إدارة املشاريع

ضمن مكتب إدارة مشاريع .حسب دراسة اخري

7

املشاريع؟ الدارةما هي القيمة واملنافع من مكتب

. Project Management Institute ابحاث : المصدر

املشاريع؟ الدارةما هي القيمة واملنافع من مكتب

مع مكتب إلدارة املشاريع

توفري مدراء مشاريع مؤهلني

تقديم الدعم املستمر ملدير املشروع

(التعاونية )مشاركة مدراء املشاريع مهاراتهم وخرباتهم يتحفز مدراء املشاريع يساعد مدراء املشاريع على تطوير منهيتهم

(التنافسية فيما بينهم)لتطوير اداءهم ومهاراتهم قيمه عالية للمؤسسات متعددة املشاريع

تقديم اخلدمات االستشارية العامة واملتخصصة ملدراء املشاريع. على صورة كاملة حول حتصل االدارة العليا: .تدفق و سري العمل يف املشاريع(1) .أية مشاكل تطرأ عليها يف أي مرحلة من مراحلها(2)قياس أداء تلك املشاريع و أداء الشركات التي تنفذها و كذلك موظفي (3)

املنشأة الذين يعملون عليها

8

.لعل اهم خدمة يقدمها المكتب هو تزويد المؤسسة بمدراء مشاريع مؤهلين

9

PMO ?مهام

تفصيل الوظافف واخلدمات لكل يوضح اجلدول التايل مهام املكتب وقد مت تقسيمها يف جمموعات مخس و مت. جمموعة

10

الوظائف اسم اجملموعة اجملموعة

التحكماملتابعة و االوىل

.مجع وتصنيف املعلومات لرفع التقارير عن حالة املشاريع لإلدارة العليا•

.متابعة اداء املشاريع واملساهمة يف تصحيح االحنرافات ان اكتشفت يف اداء املشروعات•

PMISتطبيق وادارة نظام الي إلدارة املعلومات للمشاريع يصطلح عليه •

.تطوير وتطبيق لوحة مؤشرات اداء املشاريع •

الثانية

تطوير منهجية قياسية إلدارة املشاريع يف املؤسسة تكون ميزة تنافسية يف قدرات

.املؤسسة

.اعتماد منهجية قياسية إلدارة املشاريع داخل املؤسسة ونشر املعرفة بها•

.جيب أن تقوم هذه املنهجية بناء على امتداد حياة املشروع منذ الفكرة وحتى اإلغالق؛ وما بعد ذلك•

.جيب أن تقوم املؤسسة بالعمل مع االستشاري على ختصيص املنهجية مع ما يوائم مشاريعها•

.وينبغي اختاذ قرار بشأن تنظيم املراحل، النتائج الرئيسية، ونقاط املراجعة واملوافقة•

.جيب أن توفر املنهجية جمموعة ادوات وقوالب رئيسية لتطبيق املنهجية ملدراء املشاريع •

.وجيب تدريب موظفي املؤسسة على استخدام املنهجية وادواتها •

.وسّلم املهنية واالحرتاف يف ادارة املشاريع ملنسوبي املؤسسة( Career Path)تطوير املسار الوظيفي •

.تقييم اداء مدراء املشاريع يف استخدام املنهجية •

.لتكون اساس لبناء منهجية خاصة باملؤسسة PRINCE2 PMBOK : هناك بعض اخليارات ملنهجيات خمتلفة •

11

الوظائف اسم اجملموعة اجملموعة

(برامج او حمافظ)ادارة جمموعة املشاريع الثالثة

يف بعض املنظمات، قد يقوم مكتب إدارة املشاريع بتولي مهام التنسيق بني مجيع أو بعض مشاريع •

والرتكيز ال ينصب هنا على إدارة املشاريع وإمنا على التنسيق املمكن بني املشاريع والربط فيما . املنظمة

.بينها

. املساهمة يف تعريف واختيار ووضع االولويات ملشاريع املؤسسة •

–برنامج مشاريع نقل التقنية –التحتية تطويرالبينمثال برنامج . ادارة برنامج او جمموعة برامج •

... .برنامج مشاريع الشراكة مع القطاع اخلاص

. ادارة مشاركة واستخدام املوارد البشرية و املادية فيما بني املشاريع •

االدارة االسرتاتيجية الرابعة .تقديم االستشارات والتوصيات لإلدارة العليا •

.املشاركة يف التخطيط االسرتاتيجي للمؤسسة•

اخلامسة

ادارة املعرفة

دور مكتب ادارة املشاريع كمركز لتطوير التعلم والنمو هو امشل من تصنيفه كمجموعة منفصلة فهو يضطلع بدور رئيسي يف تطوير املنهجية و نشر املعرفه بها وتطوير قدرات مدراء املشاريع

كما يساهم ( اجملموعة الثانية)وفرق العمل بشكل فعال يف تقييم النضج املؤسسي يف ادارة

املشاريع كمعلومه مهمة يف التخطيط

.االسترتاتيجي للمؤسسة

)مكتب ادارة املشاريع (مراقبة وقياس اداء املكتب نفسه •

.ادارة ارشيف وثائق مشاريع املؤسسة•

.عمل تقييم للمشاريع و توافقها مع املنهجية يف انشطة إدارتها •

.الستخالص الدروس املستفادة Post-project Review. عمل تقييم للمشاريع بعد انتهائها•

تطوير و تطبيق قاعدة بيانات للدروس املستفادة وجعلها متاحة للمشاركة مابني مدراء املشاريع يف املؤسسة •

.

.تطوير و تطبيق قاعدة بيانات للمخاطر وطرق اداراتها وجعلها متاحة ملدراء املشاريع•

12

PMO ?انواع

13

ENGLISH TERM النموذج الوصف

ال يقوم بأي هذا النموذج. اكثر النماذج انتشارا

جل ما يقدمه هو دعم . انشطه توجيهيه او ادارية

املتابعة و اعداد , مدراء املشاريع بتقديم التدريب

تقارير االداء عن املشاريع لصانعي القرار وإلصحاب

.املصلحة

.The Supportive/Reporting PMO النموذج الداعم

يف النموذج الداعم فان املكتب اضافة اىل الدعم كما

تقييمها , مراجعة املشاريع ) يقوم بأدوار حتكم مثل

وتكون نتائجه مؤثرة يف قرارات ادارة املشروع .وتصحيح مسارة

The Controlling PMO النموذج املسيطر

االقل انتشارا لكن مع ذلك هو االكثر تأثريا فهو

حيدد االجتاه التشغيلي و االسرتاتيجي يف ادارة (يتخذ القرارات . ) املشاريع

The Directive/Enterprise النموذج املوجه

حمددة يف خمتلف املراجع PMOهناك العديد من مناذج :أنواع رفيسية 3صنفها يف ي PMBOK لكن

14

هذه الامنذج الس ته تقدم دليال اكرث تفصيال لالنواع الثالثة حبيث ميكن توليف مكتب ادارة املشاريع داخل , لامنذج مكتب ادارة املشاريع ايضا يوجد تصنيف اكرث تفصيال

. برج مراقبة ومجمع موارد , حمطة ارصاد – 2حمطة ارصاد وبرج مراقبة او -1: وأ رحج التوليفات املمكنة قد يكون . املؤسسة من توليفة من املس ئوليات يف الامنذج التالية

.دا او من املمكن ان تتعدد املهام فتكون مثال حمطة ارصاد مجليع املشاريع بيامن يعمل كربج مراقبة للمشاريع الامه والاكرث قمية وتعقي

15

16

PMOهيكلية مقرتحة

17

املؤسسة رئيس

قيادي ادارة مشاريع مكتب

PMO

وحدة املعرفة

حتديد اخلربات واملهارات واملفاهيم

.وتوثيقها وحفظها من الضياع

توثيق وتنظيم الدروس املستفادة من العمل

يف املشاريع على مستوى املؤسسة وتسهيل

.الوصول اليها من عموم مدراء املشاريع

اجراء احباث مستمرة لغرض التحسني

.والتطوير

وحدة املتابعة والتوثيق

املتابعة و االشراف والتدقيق على

.ادخاالت بيانات املشاريع

تنسيق واعداد املعلومات والتقارير

.عن املشاريع

التدريب على كيفية التعامل مع

.ان وجدالنماذج أو نظام التوثيق

وحدة ادارة املوارد و

املكافآت

تعديل وحتديث معلومات مدراء

املشاريع وفرق العمل بغرض تطوير

.السلم الوظيفي

تزويد صانع القرار بتقارير عن توفر

الدارةاملوارد البشرية املناسبة

.املشاريع

تزويد مدراء املشاريع بتقارير عن

توفر املوار البشرية للعمل يف

.مشاريعهم

العمل على تنفيذ وادارة الية التحفيز

و استحقاقات املكافآت للعاملني

.يف املشاريع

خبري منهجية

مراقبة وقياس اداء املكتب

(.تدقيق داخلي)

تدريب موظفي املؤسسة على

.املنهجية وادواتها

عمل تقييم للمشاريع وتوافقها

.مع املنهجية يف إدارتها

عمل تقييم للمشاريع بعد

انتهائها الستخالص الدروس

.املستفادة

جمموعات املشاريع

.املشاريع االنشائية

مدراء املشاريع

املشاريع االستشارية

مدراء املشاريع

املشاريع الصناعية

مدراء املشاريع

مدير عام املشاريع

18

PMOخطة مقرتحة

الطريق اىل مكتب مشاريع ناجح اسئلة استهاللية البد منها1. .من هم املستفيدين الرئيسني للمكتب ؟ بتحديدهم ميكن حتديد متطلباتهم و املهام للمكتب2.

ما هو مستوى النضج يف املؤسسة يف عمليات ادارة املشاريع؟3.

كيف يتم اجناز االعمال للمشاريع حاليا؟4.

اين مصادر الفقد و اخنفاض الكفاءة حتديدا؟5.

هل سيستطيع املكتب على تنسيق وادارة املشاريع احلرجة العاملة حاليا ؟ ام انه سيتم التشغيل التجرييب له على 6. مشاريع مستقبلية؟

هل سيتم دعم املكتب ماديا بشكل كايف و االهم هل سيتم دعمه باالهتمام و الصالحيات من االدارة العليا؟ واال أي 7. مدى؟

ختاما ال بد من ادراك أن املوارد البشرية و ادارة تغيري مؤسسي و مفهوم واضح لطريق تأسيس وتشغيل مكتب ادارة 8. املشاريع هي قاعدة النجاح

من املهم جدا اتساق املوارد البشرية العمليات و االدوات يف اطار عمل سلس ومتجانس

األدوات جيب ان تكمل العمليات

العمليات تكمل االدوات

.العمليات واالدوات حتتاج قبول ودعم املوارد البشرية لتستخدم بكفاءة

20

التخطيط والبدء

باملشروع

تقييم اجلاهزية

والنضج التشغيل التطبيق والتنفيذ التطوير

مراحل انشاء مكتب ادارة املشاريع

ادارة التغيري

التدريب ونقل املعرفة

ادارة اجلودة واالتصاالت

وثيقة انشاء مكتب ادارة

.املشاريع

.خطة تنفيذ املشروع

.خطة االتصاالت

تقييم الوضع احلالي ومستوى

النضج املؤسسي يف ادارة

.املشاريع

.خطة التطوير التفصيلية

.موائمة اخلطط

.تصنيف املشاريع

.تطوير املنهجية واملعايري

.تطوير النماذج والقوالب

.تطوير مؤشرات اداء

اختيار وتركيب نظام ادارة

.مشاريع يفي باالحتياج

.تطبيق اطار العمل واختباره

تركيب واعداد ادوات

.لنظام ادارة املشاريع االمتتة

.تركيب النماذج والتقارير

.املراجعة والتحسني املستمر

الدعم الفين لنظام ادارة

.املشاريع

المراجع

King AbdulAziz city of Tech. Model of its PMO.

Advanced Project Portfolio Management and the PMO: Multiplying ROI at

Warp Speed by Gerald I. Kendall and Steven C. Rollins, J. Ross Publishing

© 2013

The Enter Prize Organization: Organizing Software Projects for

Accountability and Success by Neal Whitten, Project Management Institute

© 2009

Improving Your Project Management Skills by Larry Richman, AMACOM ©

2010

Building Project Management Centers of Excellence by Dennis Bolles,

AMACOM © 2002

Introduction To Project Management by Kathy Schwalbe, Thomson Course

Technology © 2006

“In Common” by Bud Baker, Ph.D., PM Network magazine, September

2007

“Definition Impossible” by Bud Baker, Ph.D., PM Network magazine, June

2007

21