內部講師應具備素質及常面臨的簡報情境

詹翔霖副教授詹翔霖副教授 103-103- 上上 -- 南科園區公會南科園區公會 Chanrs@ms68.hinet.net 0955-268997Chanrs@ms68.hinet.net 0955-268997教學部落格教學部落格 http://mypaper.pchome.com.tw/chanrshttp://mypaper.pchome.com.tw/chanrs

• 大陸國務院發展研究中心訪問教授• 大陸清華大學醫藥經營管理所教授• 大陸福建師範大學講座教授• 大葉大學企管、休管系副教授• 高苑科技大學企管系助理教授• 文化大學國企系兼任副教授• 實踐大學國企系兼任副教授• 日本產經協會 MTP 講師• 行政院勞委會創業顧問師評審委員• 經濟部企業經營管理協會諮詢輔導顧問• 行政院勞委會員工協助方案師• 台灣創意設計中心諮詢輔導顧問• 行政院勞委會 /圓夢計劃創業諮詢輔導顧問• 經濟部中小企業升級轉型諮詢輔導健診顧問• 高雄市政府教育局教學策略聯盟專任委員• 職訓局產學訓審查委員• 三寶教育基金會執行委員

主主要要經經歷歷

著 作• 2001.07- 顧客導向之服務系統與作業流程規劃• 2001.08- 公司多元經營管理策略• 2002.08- 加盟連鎖體制與運作• 2003.02- 產業知識管理運用• 2007.11- 知識管理價值及運用機制• 2008.06- 【 EAPs 】在企業之運用及建置流程• 2008.11- 創新管理與企業改革之運用• 2009.09-MBA 企業個案實務分析• 2010.01- 共通核心職能課程實務• 2010.07- 如何建立 TTQS 系統為企業教育訓練架構• 2011.10- 管理與人生【有聲書】• 2011.12-EMBA 管理學決勝關鍵 / EMBA 領導學決勝關鍵• 2012.06- 領導統御 - 主管職責與管理技巧【有聲書】

電梯測驗 ( 麥肯錫顧問公司 )一根火柴棒的時間 要完全清楚及熟悉自己主題方案 (，如此你才有辦法在 三十秒 的時間內明白精確地向你的客戶 (顧客或主管 )闡釋自己的理念。

如果能夠做到這點，在對於自己充分掌握的情況下，你也就可以順利推銷自己觀點理念。

簡報之重要性• 簡報之目的 / 動機

– 爭取支持– 共享個人之心得– 找到〝 MAN 〞

– 解決問題• 簡報對個人之潛在價值

緊張• 緊張的原因• 緊張的改善方法

肢體溝通技巧• 傳遞非語言之信息• 控制局面• 加深聽眾記憶• 營造有利之氣氛

使用投影機• 不要站在投影幕前方 , 遮住聽眾的視野• 不用投影機時 , 應切斷開關或將銀幕調暗• 投影片就定位後才開機• 不要只是直接唸出投影片上的文字內容

簡報實戰聖經簡報實戰聖經 6666 招招摘錄自 PCOFFICE2001.9 月號

第一招• 弄清楚簡報的對象是誰

– 如背景如何、人數多少、男女比例、學歷的分佈等資訊都會影響到簡報的內容和方式

第二招• 說聽眾聽得懂的話

– 面對不同的人，應該有不同的溝通方式，用詞上應避免使用過多的專有名詞

第三招• 切勿以文字填滿簡報內容

– 每一張投影片內的文字不宜過多，過多文字往往使得聽眾為了閱讀而分心，也會讓人覺得你的準備不夠。– 最好控制在五到六行之內為原則，每行字數約在十個字左右

第四招• 一張投影片以一個主題為原則

– 儘量讓內容能夠精簡短少，卻又可以涵蓋所要講述的重點。裡面的重點最好以條列的方式，列出綱要即可。

第五招• 簡報內不要使用太多種字型

– 以粗 體字或圓體字較為討好。– 儘量不要太過於使用粗體字或斜體字。– 而且要控制在三種字型以內較為適宜。

第六招• 製作結構化的簡報內容

– 簡報大概的模式：簡報主題、前言、現代或環境背景、目的、建議、總結和問題等– 如果不熟悉，可運用軟體內的大綱精靈，可以快速幫你製作出一個有結構清楚的的簡報內容

第七招• 利用項目符號將內容分層

– 一來有助於參與者的閱讀– 二來也能將重點做明顯區分

• 層次最好以兩層為限

第八招• 用文字不如用數字

– 專業、複雜，或是一些比較性質的內容，只是用文字表示時，很難給人深刻的印象。–若能提出數字作為例證，或進行相關的分析比較，更能增加專業性、提升可信度

第九招• 標題字體放大

– 以能夠讓與會者看清楚為原則– 內文所使用的字級不要小於 18級–標題字原則上字級應該在 40級上下 5級的範圍。

第十招• 加入插圖豐富版面

–美工圖片的加入，可以美化版面，增加簡報內容的活潑度。– 運用主題相符的圖片，增加視覺吸引力、拉近觀眾與簡報主題的距離。

第十一招• 用數字不如用圖表

–圖表的呈現能較快速的讓人一目了然，也容易看出資料間的相對變化– 記住用文字不如用數字，用數字不如用圖表

第十二招• 不宜將所有文字塞入一張投影片中

–美工圖案應是居於輔助的地位– 過於枝節的內容、不是必要的圖表，不需全部放進在簡報內容中，只需用口述的方式說明即可

第十三招• 善用不同形式的圖表

– 應依所得資料的性質，慎選適當的圖表格式，才能讓你所要做的報告內容清楚呈現。

第十四招• 注意簡報內數字的正確與否

– 簡報內容在文字與排版方應避免錯誤。–小小失誤即可引起聽眾對你簡報能力的質疑。

第十五招• 加入適當的文字色彩

– 文字色彩情感與信息的內容和觀眾的文化背景有關– 藍色代表信任、穩定。– 橙色代表溫馨、 智慧。– 紫色代表豪華、懷舊 。– 灰色代表中立與深思熟慮。

第十六招• 使用 PowerPoint 簡報範本，快速製作專業簡報

–缺點是，只要是採用過 PowerPoint 軟體的簡報聽眾，大概都已經看過這些背景好幾次了。

第十七招• 一次不要同時使用所有的招數

– 使用過多的字型、色彩以及美工圖案，只會把簡報妝點成一顆花花綠綠的聖誕樹– 簡單的設計反而更容易營 造出專業的感覺

第十八招• 圖表裡的顏色不要超過四種

– 過多的色彩會擾亂圖表本身原有的效果– 製作簡報之前，最好先在心中建立一套色彩規劃，並且堅持到底

第十九招• 加入公司的 LOGO ，增加專業感

– 直接在簡報上加入公司 logo ，會讓簡報看起來更具有專業架式。

第二十招• 小心底圖在實際投影時發生差異

– 一張好的簡報底圖，應該要能夠突顯出簡報主題。–正式簡報前，應該先測試一下實際投影效果。

第二十一招• 簡報內的底圖要統一

–底圖一致，才會使得整個簡報有一體感以及完整性，也會讓聽眾在視覺上比較舒適。

第二十二招• 善用投影母片功能，自製簡報格式

– 一旦做好投影母片的設定，以後如果需要製作固定基本格式的簡報投影片，只要直接套用該投影母片即可，就不用再花時間重新設定

第二十三招• 底圖的選擇不要太花俏

– 使用設計繁複、顏色太過花俏的簡報底圖，會分散聽眾的視覺焦點– 不妨以簡單大方的底圖為首選，這種設計最萬無一失。

第二十四招• 加入底圖讓簡報更具質感

–選擇適宜的底圖，簡報的質感度立即向上攀升。

第二十五招• 字體顏色和底圖要呈現對比

– 專家建議，用明亮的字體顏色，搭配暗色背景底圖，才是最為搶眼的簡報版面安排方式

第二十六招• 製作簡報制式範本，加強企業形象

– 最好選擇最接近公司商標或感覺的顏色。

第二十七招• 為你的簡對象製作專屬簡報

第二十八招• 建立自己的範本資料庫

– 為應付不同場合的簡報，建議多蒐集一些簡報範本。

第二十九招• 學習利用電腦做簡報

第三十招• 確定電腦設備能夠進行動態簡報

– 為避免出錯，建議全部演綀一遍–另外也別忘了根據檔案的格式，安裝能播放你要的影片或音效所需要的軟體。

第三十一招• 在簡報中加入動態效果

– 適度的加入動態效果，會使整個簡報過程生動而有趣–觀眾也才不會因為無聊而昏昏欲睡

第三十二招• 外掛動態軟體 添加簡報態效果的選擇

– 利用外掛軟體如：「 show 3D」、「 Flash」等讓簡報效果更加出色動人。

第三十三招• 一張投影片不要用三種以上動效果

– 使用過多將會適得其反，模糊了簡報的重點

第三十四招• 放棄不熟悉的工具與特效

–事前必須熟悉各項設備的操作要領，並且反覆綀習– 不要為了比炫，去使用一些不熟悉的工具與特效

第三十五招• 加入聲音，強化簡報效果

– 一小段演講詞、音樂、音效可強化簡報的說服力。– 切記要盡量簡短– 切勿使用未經授權的音樂以免觸法

第三十六招• 用短片、動畫吸引觀眾目光

– 有時候，語言和文化上的障礙，也會因為一段幽默的短片而化解，拉近你和眾的距離

第三十七招• 在大場地不妨使用麥克風

第三十八招• 讓觀眾忘了高科技的存在

– 簡報內容和你的表現才是主角。– 不要低頭看簡報設備– 儘量使用無線的器材

第三十九招• 別和電腦音效搶話說

–務必要讓音效播完再說話，千萬不要電腦音效互相搶白。

第四十招• 把簡報當作是一場表演

– 多媒體動態效果，只是讓簡報更精彩的輔助工具– 你的簡報內容以及臨場的態度表現，才是最重要的關鍵。

第四十一招• 檔案大的影片另外存檔

– 簡報檔案太大，會將檔案的開啟、運作速度拖慢。– 不妨有簡報投影片裡加入一個超連結，等需要時再點選播放。

第四十二招• 不要又用電腦又用傳統投影機做簡報

第四十三招• 利用小抄

– 將重點的數字或提示詞記在上面，適時用很快的時間偷瞄一下，提示自己。

第四十四招• 設想聽眾可能提出的問題與回答

第四十五招• 備妥備份檔案

第四十六招• 傳統投影片的準備

第四十七招• 如何消去簡報背景

– 在列印功能視窗中，勾選「純粹黑白」選項，就不會印出簡報的背景底色。

第四十八招• 不斷綀習加上實地演練

第四十九招• 準備講義

第五十招• 節省紙張的講義列印

第五十一招• 準備數個笑話與案例

第五十二招• 學習如何操作、設定筆記型電腦

第五十三招• 不要死記簡報內容

第五十四招• 熟悉播放軟體的操作

第五十五招• 在簡報中準備 QA 時間

第五十六招• 資料的更新

第五十七招• 選擇適當的簡報場地

第五十八招• 必要時自行準備工具

第五十九招• 輔助工具的運用

第六十招• 了解會議廳的佈置及設備

第六十一招• 提早到達會場

第六十二招• 穿著簡單大方的服裝

第六十三招• 觀眾入場前就將電腦接上投影機

第六十四招• 請微笑注視觀眾

第六十五招• 切忌躲在電腦螢幕後面做簡報

第六十六招• 不要耍弄手上的物品

建 議• 充分的備課是成功的一半 -200%

• 妥善的準備會消除大多數的心理障礙• 依個人特質發展出具個人風格表達方式• 隨時學習別人的優點、長處 -教學相長• 累積經驗 -- 爭取 / 利用各種簡報之機會• 沒有完美 - 可以更好

止於至善止於至善• 齊家齊家• 治國治國• 平天下平天下

• 誠心誠心• 正意正意• 格物格物• 致知致知• 修身修身 明明德明明德