Практика оформления проекта и презентаций

Валерий Андреевич Боронин, Центр Международных Образовательных Программ НИНХ

Практика оформления проекта и презентаций

ДЛЯ УЧАСТНИКОВ КОНКУРСА СОЦИАЛЬНО ЗНАЧИМЫХ ПРОЕКТОВ СЕЛЬСКИХ ПОСЕЛЕНИЙ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ В СФЕРЕ РАЗВИТИЯ ОБЩЕСТВЕННОЙ ИНФРАСТРУКТУРЫ

2 30 июня 2015В. А. Боронин – НИНХ

ОПЫТ РАБОТЫ

Руководитель центра исследований и разработки в Новосибирске,Positive TechnologiesПреподаватель центра международных образовательных программ, НИНХ – международная бизнес-школа и MBA программы (ibs-nsk.ru)

Director DLP Research, R&D, Лаборатория Касперского, 2009–201425 инженеров и специалистов в подчинении; удаленные специалистыТехнический Директор (CTO), Entensys, 200930+ инженеров и специалистов в подчинении

ВЫСШЕЕ ОБРАЗОВАНИЕESMT Европейская школа менеджмента и технологий, Берлин-Роттердам, 2010–2011Новосибирский Государственный Университет (ММФ), Степень магистра, Новосибирск, 1994–2000

ПУБЛИКАЦИИ, ПАТЕНТЫ, НАГРАДЫ- 15+ публикаций в специализированных изданиях. - 3 патента в США и ЕС (в соавторстве).- Публичные выступления в России и за рубежом.- Награда “Лучшее выступление конференции” Security Analysts Summit, Мексика'12, 50+ докладчиков.

РЕКОМЕНДАЦИИ65+ рекомендаций и полная информация обо мне доступны по ссылке www.linkedin.com/in/boronin

Валерий Андреевич БоронинКонтакты: www.linkedin.com/in/boronin

http://www.ptsecurity.com/

http://ibs-nsk.ru/

http://www.kaspersky.com/

http://www.entensys.com/

https://www.linkedin.com/edu/school?id=11739&trk=prof-edu-school-name

https://www.linkedin.com/edu/school?id=11739&trk=prof-edu-school-name

http://www.nsu.ru/

http://www.nsu.ru/

http://www.kaspersky.com/sas2012





http://www.linkedin.com/in/boronin

http://www.linkedin.com/in/boronin

План работы и регламент1. О чем поговорим. Что поможет – 5 мин

1. Найти тему для гранта и выиграть

2. Не проколоться, выиграв

3. Успешно выполнить и отчитаться

2. Жизненный цикл проекта – 40 мин1. Связь с постановлением №83

2. На примере реального проекта

3. Практика оформления проекта и презентаций – 60 мин1. Из чего должен состоять бизнес-кейс

2. Три уровня целей и риски проекта

3. Как правильно запустить проект и закончить его

4. Как представить свою работу

4. Итоги. Вопросы и ответы – 15 мин

Жизненный цикл гранта проекта


Жизненный цикл проекта – СтадииИнициализация – Планирование – Выполнение – Завершение


1. Заявка на проект2. Паспорт проекта3. Устав проекта4. План проекта5. Отчет о прогрессе6. Отчет о завершении

Жизненный цикл проекта - Проектные АртефактыЗаявка – Устав – План - Отчет о прогрессе - Отчет о завершении


Цель проекта Требования Заказчика Описание продукта / результатов Задачи проекта Ограничения и допущения по проекту Стратегический план реализации проекта Назначается Менеджер проекта Команда проекта Распределяется ответственность Готовится Устав Проекта

Жизненный цикл проекта – ИнициацияНа этом этапе определяется:


Жизненный цикл проекта – Инициация


Разработка Бизнес-Плана:Какова суть проекта?

Что ожидается от проекта?

Каковы требования Заказчиков?

Потребность в инвестициях?

Финансовые выгоды?

Стоит ли двигаться дальше?

Жизненный цикл проекта – ИнициацияЧасто включает следующие работы

Разработка ТЭО:Какое решение наиболее оптимально для достижения целей проекта?

Как предлагается делать?

10 В. А. Боронин – НИНХ 30 июня 2015

1. Спецификация-Характеристика

2. Постановка (обоснование) проблемы

3. Цели4. Требуемые Работы5. Требуемые Ресурсы6. Заинтересованные Лица7. Календарный План8. Разное

Жизненный цикл проектаПроектные Артефакты – Устав Проекта


1. Паспорт проекта2. Предпосылки \ Происхождение3. Цели проекта4. Заинтересованные Лица5. Границы проекта6. План Действий7. Бюджет8. Люди \ Персонал9. План Коммуникаций10.Словарь

Жизненный цикл проектаПроектные Артефакты – План Проекта


Предпосылки \ Происхождение• Решаемая проблема и\или

возникающая возможность • Предлагаемое решение и его

ценностьИстория \ источник проблемы• Связь с целями более высокого

уровня• Взаимосвязь с другими

проектами и\или инициативами • Стратегическое значение• Укладывается ли в Стратегию

Жизненный цикл проектаПлан Проекта - Откуда проект и Заинтересованные Лица


Границы ПроектаОбъем и содержание работ. Краткое описание внутреннего или внешнего продукта ИЛИ сервиса ИЛИ результата проекта и работ по проекту

Границы проекта. Исключения. Что НЕ будет сделано (опционально)

Жизненный цикл проектаПлан Проекта – Границы Проекта и План Действий


Жизненный цикл проектаПлан Проекта - Бюджет


Жизненный цикл проектаПлан Проекта – Люди \ Персонал \ HR и План Коммуникаций


Жизненный цикл проектаПлан Проекта – Планирование и Определение содержания

Содержание

Разработка плана проекта

Планирование содержания

Определение содержания

Определение работ

Последователь-ность работ

Оценка длительности

Разработкаграфика

Планирование ресурсов

Оценка стоимости

РазработкаБюджета

Планирование управления рисками

Содержание

Сроки Сроки Сроки

СрокиСтоимость

Стоимость

Риск

Стоимость

Интеграция


1. Откуда взялся запрос2. Что меняется (какие документы)3. Последствия (если дать добро)4. Последствия (если отклонить)5. Экспертная оценка запроса6. Решение7. Кто, как и в каком порядке рассматривает и

утверждает данный документ

Жизненный цикл проектаПроектные Артефакты – Запрос на изменение плана проекта


Жизненный цикл проектаПроектные Артефакты – Запрос на изменение плана проекта


1. Паспорт2. Цели3. Задачи4. Поставки5. На что обратить внимание6. Проблемы и Риски7. Что улучшить

Жизненный цикл проектаПроектные Артефакты – Отчет о прогрессе


Жизненный цикл проектаПроектные Артефакты – Отчет о прогрессе – Пример шаблона

Жизненный цикл гранта проекта

Связь с постановлением №83


1. Заявка на проект2. Паспорт проекта3. Устав проекта

4. План проекта

5. Отчет о прогрессе6. Отчет о завершении

Жизненный цикл проектаПроектные Артефакты – Связь с Постановлением N83


Жизненный цикл проектаПроектные Артефакты – Заявка-Декларация


Жизненный цикл проектаПроектные Артефакты – Как оценивают


Жизненный цикл проектаПроектные Артефакты – Отчет о прогрессе


Проектное управлениеОтчет о завершении проекта


Административное завершение состоит в подтверждении и документировании результатов проекта и формальной приемке продуктов проекта Заказчиком (спонсором). Оно также состоит в создании полного архива проектных материалов – все пригодится в будущем!

Жизненный цикл проекта - ЗавершениеПолезная практика

Действия по завершению (пример): Отметка

Все цели, задачи и результаты, определенные в уставе проекта, были завершены и приняты

Мероприятия по дальнейшей поддержке и эксплуатации были организованы (где применимо)

Оценка результатов работы руководителя проекта, членов команды была проведена, получены оценки других участников проекта

Персонал освобожден

Закрыты контракты

Задокументированы результаты уроков по проекту

Определены и задокументированы рекомендации по пост-проектным работам

Проектные записи сохранены в библиотеке проекта

Заполнен формуляр о закрытии проекта

Все заинтересованные стороны уведомлены о закрытии проекта

Данные проектных файлов обновлены

Послепроектный расчет бизнес-кейса проведен


1. Из чего должен состоять бизнес-кейс2. Три уровня целей и риски проекта3. Как правильно запустить проект и закончить его4. Как представить свою работу


Где

• Описание условий реализации инициативы (внутренней и внешней среды)

Что• Описание самой инициативы

Для чего

• Оценка операционных и экономических эффектов от нормальной реализации инициативы

Почему

• Цепочка объясняющих причинно-следственных связей между инициативой и ожидаемыми эффектами

Как

• Алгоритм действий по выявлению и оценке ожидаемых эффектов, который предполагается тем или иным методом

Кто

• Ключевые участники инициативы и распределение между ними ответственности за получением ожидаемых эффектов

Практика оформления проекта и презентацийИз чего должен состоять бизнес-кейс


Цели Организации, Изменения, Проекта

1. Ромб Левитта2. Цели Организации3. Цели Изменения4. Цели Проекта5. Риски Проекта

Практика оформления проекта и презентацийТри уровня целей и Риски проекта


ИДЕНТИФИКАЦИЯ СТРАТЕГИЧЕСКИХ РИСКОВПервый вопрос: какое событие или условие может привести к досрочному прекращению проекта?Второй вопрос: какое событие или условие приведет к прекращению финансирования этого проекта?Третий вопрос: Какое событие или условие сделает этот проект невыгодным для заказчика?Четвертый вопрос: Какое событие или условие сделает невозможным достижение целей этого проекта?

Практика оформления проекта и презентацийРиски Проекта


1. Решение о запуске проекта должны принимать ответственные лица.

2. Для начала проекта нужно исполнить процедуру запуска проектов.

3. Без энтузиаста любой проект мертв.4. Проект нельзя обсуждать без обоснования.5. Не бывает проекта без руководителя.6. Руководитель должен быть один.7. Проект нельзя запускать без плана, написанного лично

руководителем проекта.8. Проект нельзя запускать без ресурсов.

Как правильно запустить проект и закончить егоПравила Ашманова (начало)

http://www.ashmanov.com/pap/ashrul2


9. В начале проекта всегда бывает естественное торможение. Чтобы его преодолеть, нужны терпение и настойчивость.

10.Вполнакала проекты не делаются.11.Только коррекцией в контрольных точках можно

удержать проект от срыва.12.По окончании проекта нужно правильно переключить

ответственность.13.После завершения проекта нужно запустить

следующий "бессрочный" проект - проект поддержки.

Как правильно запустить проект и закончить егоПравила Ашманова (продолжение)

http://www.ashmanov.com/pap/ashrul2


1. Когда вам приходится быть Менеджером проекта и всем остальным - тем самым вы принимаете на себя ненужные обязательства и риски проекта.

2. Цели проекта должны быть записаны и измеримы в любой момент времени.

3. Частая причина возникающих проблем – большой перерыв между завершением бизнес плана и началом этапа планирования проекта.

4. Часто полезно иметь список того, что входит в проект, и того что НЕ входит.

5. Переговоры по контрактам часто приводят к значительным изменениям в объеме работ.

6. Подписание контрактов занимает обычно гораздо больше, чем ожидается.

7. Те, кто при переговорах по контракту занимают разные стороны баррикад, позже вынуждены идти вместе, чтобы выполнить проект успешно.

8. Люди не нарушают обязательств по контрактам пока им это выгодно.

9. Убедитесь, что все условия и изменения, возникшие при подписании контрактов, нашли отражение в Плане проекта к концу завершения Этапа Планирования.

Как правильно запустить проект и закончить егоЕще заметки на полях


1. Из чего должен состоять бизнес-кейс2. Три уровня целей и риски проекта3. Как правильно запустить проект и закончить его4. Как представить свою работу – что поможет

1. Найти тему для гранта и выиграть2. Не проколоться, выиграв3. Успешно выполнить и отчитаться


Выяснить заранее• Цели Организации• Определить ожидания \ интересы• Метрики и KPI - кто и как оценивает прогресс, как сравнивает

заявки и проекты между собой и т.п.• Какие нужны артефакты, в какой форме принимается работаВыполнить заранее• Анализ заинтересованных лиц (ЗЛ)• Анализ конкурентов и поиск аналогов• Сделать сметы и прикидки по ресурсам, с учетом рисков –

бюджеты, календарь, люди и т.п.Продумать заранее• Цели и измерение прогресса по ним – продумать как будешь

измерять, что лучше иметь в качестве показателей эффективности

• Как будешь отчитываться

Практика оформления проекта и презентацийЧто поможет найти тему для гранта и выиграть


Качественное планирование и подготовка заранееКонтрольные списки (checklists)Сначала думаем – потом делаемГотовь сани летом

Правила запуска \ завершенияЗнать мало – надо исполнятьДисциплина

Практика оформления проекта и презентацийЧто поможет не проколоться, выиграв


Управление рискамиИдентификацияОценкаПредотвращениеМониторинг

Методы реагированияИзбежаниеМинимизацияПередачаПринятие

Практика оформления проекта и презентацийЧто поможет успешно выполнить


Ричард Хэмминг, http://megamozg.ru/post/5008/ Вопрос: Как вы распределяли своё время между чтением, написанием и собственно исследовательской работой?Хэмминг: Я с первых дней считал, что следует тратить по меньшей мере столько же времени на полировку и презентацию, сколько и на само исследование. Теперь по меньшей мере 50% времени должно уходить на презентацию. Это большое, большое число.

http://megamozg.ru/post/5008/


Способы улучшить представление:Работа по стандартам и шаблонамСтруктура и АртефактыУлучшение оформленияЯзык и Навыки письмаИсторияСила наглядного пособияОбразы – визуализацияПортал \ онлайнЛичное представление работы \ оффлайнНавыки публичного выступления

Практика оформления проекта и презентацийКак представить свою работу


Способы улучшить представление:

История

Слайды с историями из моего MBA курса Управление Информационными Системами – ibs-nsk.ru



Способы улучшить представление:

Сила наглядного пособия

История про Вернера Фон Брауна и его наглядные пособия



Способы улучшить представление:Образы – визуализация* (см примечания к слайду)



Способы улучшить представление:Образы – визуализация



Портал \ онлайн

Все чаще: нет в онлайне – нет вообще. Заложите информационное сопровождение проекта в план – на представление работы по проекту в онлайне.



Личное представление работы \ оффлайн

Примеры. Визуальное подтверждение что документ – есть, а работа – сделана.



Способы улучшить представление:Личное представление работы \ оффлайн

Примеры. Визуальное подтверждение что оффлайн мероприятие проведено, а работа – сделана. Планируем как покажем работу и онлайн и оффлайн заранее.



Способы улучшить представление:Язык и Навыки письма – где улучшить в Новосибирске? Анна Бабич, www.facebook.com/anbabich

Навыки публичного выступления«Человек Слова» http://www.oratorpro.ru/

Радислав Гандапас (справа) – ищите в Сети


https://www.facebook.com/anbabich

http://www.oratorpro.ru/



https://www.facebook.com/radislav.gandapas/



https://www.facebook.com/anbabich

Вопросы?

Валерий Андреевич Боронин, Центр Международных Образовательных Программ НИНХwww.linkedin.com/in/boronin

Спасибо за внимание!

Практика оформления проекта и презентаций

Education