مهارات المشرف الفعّال

زعيلعادل

(+966) 501041538

[email protected]

أهداف البرنامج

المهارات اإلشرافية الفعالة-عادل زعيل 3

للمشرفعلى المهارات األساسية التعرف

اكتساب مهارات االتصال مع اآلخرين

تعلم مبادئ العمليات االدارية الرئيسية

اإللمام بمهارات حل المشكالت واتخاذ القرارات

التعرف على أساليب صياغة االهداف وترتيب االولويات

معرفة مراحل عملية حل النزاعات

5

4

3

2

1

6

ويكيبيديا

المشرف هو موظف إداري من المستوى األول يكون

عادة مسؤوال عن مجموعة الموظفين، صغيرة من

كثر تتركز أمهمته الرئيسية في االهتمام بالتنظيم

العمل أكثروالسيطرة على رمن أداءه لذلك بشكل مباش


في السلم اإلداريالمشرف


CEO

Directors

Manager

Supervisor

مهام تتعلق بالزمالء والرؤساء


التعاون مع الزمالء في األقسام األخرى

المرونة في تقبل نقل وإحالل الموظفين

تطبيق السياسات العامة للمنظمة

تحمل المسؤولية

بالنسبة للعمل

مهام وواجبات تتعلق بالعمل


ابتكار الوسائل

التي تعمل على تحسين

العمل وأساليبه

التنسيق بين اعمال

الوحدة اإلدارية للمشرف

والوحدات اإلدارية األخرى

التأكد من جودة

األداء كما وكيفا

التأكد من إنجاز العمل

في الوقت المحدد حسب

الخطة ووفق المعايير المحددة

تخطيط العمل في الوحدة

التي يشرف عليها ولألفراد

العاملين تحت إشرافه

05 03 01

0204

مهام تتعلق بالموظفين


يق قيادة فريق العمل لتحق

االهداف المنوطة به

معاملة الموظفين معامله

حسنة

توزيع العمل على

الموظفين بطريقة عادلة

إعطاء التوجيهات

والتعليمات الواضحة

الالزمة ألداء العمل

تدريب وتطوير مهارات

وقدرات الموظفين

حفظ النظام أثناء العمل

وفق قواعد السلوك في

المنظمة

مهام تتعلق بالموظفين


تقييم أداء

الموظفين

بموضوعية

العناية بشؤون

الموظفين من

إجازات وترقيات

ن تحفيز الموظفي

لتطوير األداء

وتحسينه

حل المشكالت

الناشئة بين

الموظفين

االرتقاء بالروح

المعنوية

للموظفين

تفويض

المسؤوليات

للموظفين


ترتيب الموارد على أكمل وجه

قياس األداء ودراسة التكلفة

ام بهتقرير مايجب عمله وكيفية القي

حث الموظفين على أداء

العمل بصورة جيدة

Courtesy to PMT.com.sa

االتصال

تعريف االتصال


أجلهو مهارة تبادل األفكار والمعلومات من

إيجاد فهم مشترك وثقة بين العناصر اإلنسانية المنظمةفي

أهمية االتصال للمشرفين


ر يؤثر إلى حد كبي

في الكفاءة

االنتاجية للعمل

الفردي

يساعد الموظفين

ا على التعاون فيم

ناءة بينهم بطريقة ب

ك من اجل تحقيق تل

االهداف

يساعد الموظفين

على فهم وإنجاز

األهداف الفرديه

واإلدارية

وسيلة رئيسية

لتبادل المعلومات

و إبالغ

التوجيهات بين

أفراد المنظمة

الذي هوالشيء

وحدة يربط بين

المشرف

والوحدات

اإلداراية األخرى


والموظفينعوائق االتصال بين المشرف

لالتصال الفعالعشر خطوات


ر انتقد بشكل غير مباش

عن طريق طرح األسئلة

تجنب وجهات النظر

نيةالسياسية أو الدي

امةحافظ على االبتس التواصل هو عملية

ذات اتجاهين

التفاصيلتجنب

غير الضرورية

05 04 03 02 01

لالتصال الفعالعشر خطوات


انتبه لالشارات

لقد تعبر عن الملالتي

حاذر من أن تنتقد

اآلخرين

حافظ على لغة

الجسد

ال تصرعلى أن

تكون لك الكلمة

األخيرة

تحدث بوضوح

وببطء

10 09 08 07 06


25%

50%

75%

100%

وضع الخطة التنفيذية تحديد اإلمكانيات ترتيب األولويات تحديد األهداف


سواتتحليل


قوة

فرص

ضعف

تهديدات

SWOT

داخلية

خارجية

ايجابيةسلبية

صياغة األهداف


Agreedمتفق عليه

Measurableيمكن قياسه

Specificمحدد

Realisticواقعي

Time-boundله زمن محدد

ترتيب األولويات


كإنشاء قائمة المهام الخاصة ب

القائمة المطلوبةإنجاز

ترتيب المشاريع المطلوبة

مصفوفة المهم العاجل


أزمة

مشكلة

مواعيد نهائية

أعمال صيانة

مهام روتينية

انقطاعات

التقدم، فرصة

ارتفاع العائد

قيمة مضافة

أشياء بسيطة

مهمغير مهم

لعاج

غير عاجل

مهم وعاجل

مهم غير عاجل

غير مهم وعاجل

غير مهم وغير عاجل

إنشاء قائمة المهام الخاصة بك. 1


ضع القائمة

ظاهرمكان في

رتب

القائمة

الزمني حدد اإلطار

لكل مهمة

المهام نظم

المطلوب عملها

شيء اكتب كل

عليك فعله

المطلوبةترتيب المشاريع . 2


حدد

رتب رتب

قارن

حدد أهمية كل مهمة

رتب المهام حسب المجهود

الذي تحتاجه كل مهمةرتب المهام من حيث اإللحاح

قارن كل المهام ورتب القائمة

إنجاز القائمة. 3


6 5 4 3 2 1

اشطب ما تم

منه االنتهاء

القائمة أوال بأولمن

قدم األهم

األعجل على

دعت الحاجةإذا

ابدأ بالمهام الصعبة

التي ال تحبهاأو

ع ما بين المهام نو

المطلوبة

قرر ما الذي يحسن

الذيلغيرك وما تركه

يحسن تركه بالكلية

عنصراتناول القائمة

المرةواحدا فقط في

حتى تنتهي منه


الخطوة

06الخطوة

05الخطوة

04الخطوة

03الخطوة

02الخطوة

01

ماهي مؤشرات األداء

وكيف لهذه الخطة

سنقيسها

ماهو السقف الزمني

للتنفيذ

ماهي المعوقات

فيذالمتحملة أثناء التن

ماهي الموارد

المطلوبة ومن

سيوفرها

من هو المسؤول عن

التنفيذ

ماهو المطلوب القيام

به بالتحديد

وضع الخطة التنفيذية

التنظيم


تنسيق الجهود

توزيع السلطة

تحديد االختصاصات

تحديد الهيكل التنظيمي


التفويض


اعلم اآلخرين بالتفويض

فريقككن واثقا في

اشرح سبب تفويضك

مإعطاء السلطة الالزمة لتنفيذ المها

حدد النتائج المتوقعة


تنمية روح الفريق

تطوير السلوك

تطوير الموظفين

تحفيز العاملين


تطوير الموظفين


التحفيز

مجموعة من القوى النشيطة التي تصدر» من داخل الشخص ومن محيطه، في آن واحد

تحث الفرد العامل على تصرف معينوهي ،

«ومدتهفي عمله و تحدد اتجاهه، وشدته،

ويكيبيديا


هرم ماسلو


ة الحاجة إلى بلوغ أعلى مستويات القدر

والكفاءة

االفتخار بالقدرة الشخصية، الشعور

باالحترام من قبل اآلخرين ، الثقة

إحساس االنسان كونه مقبوال من

اآلخرين، الصداقة ، العالقات األسرية،

األلفة الجنسية

العمل المنتظم، األجر المنتظم، السالمة

الوظيفية، األمان الوظيفي

الهواء، الماء، الطعام، المأوى، الجنس، الحاجة إلى البقاء

الحاجة إلى األمان

االنتماءالحاجة إلى

الحاجة إلى التقدير

تحقيق الذات

نظرية إكس


العمل غير مستساغ بالوراثة

يفضل العاملون إشرافا مباشرا

الحافز األساسي للعمل هو األجور

اإلنسان العادي أو المتوسط

، وغير طموح كسول

العمال عادة يتجنبون تحمل

المسؤولية

لتحقيق أهداف المؤسسة

أن تغدق على العمال عليك

وترشيهم أحيانا بل

نظرية واي


الناس عادة يستمتعون بالعمل

العامل تحقيق إنجاز يفتخر به

ال يقل شأنا عن األجور

يميل العاملون إلى الشعور

بالمسؤولية

العمل طبيعي كاللعب

العمال ملتزمون بعملهم

ون العمال على كافة المستويات يميل

إلى اإلبداع واألصالة في العمل إذا

أعطوا الفرصة إلظهار ذلك

كيف تحفز موظفيك وتزيد من انتاجيتهم


نة توفير بيئة عمل آم

لهم

االعتراف بالمساهمات

الفردية والجماعيةاحتفل بالنجاحاتقضاء الوقت معهم

تفويض المهمات

بفعالية

حل النزاعاتعملية -تطوير السلوك

قم بالمتابعة 39

اعترف بوجود النزاع ، التتجاهله

ن الحلول المثالية ال تأتي منك ولك

من األطراف المعنية

اسمع جميع وجهات النظر واجمع

طرفي النزاع معا

ي حدد سبب النزاع والسلوكيات الت

تسبب النزاع

ق جد أرضية مشتركة أو نقاط اتفا

مشتركة، أقلها الحفاظ على عملهم

اختر الحل الذي يمكن لجميع

األطراف االتفاق عليه

الرقابة


04 03 02 01

متابعة الخطة التكلفة/ قياس األداء اختيار أساليب الرقابة تحديد المقاييس


مراحل الرقابة


وضع معـايير األداء

قيـاس األداء الفعـلي

مقارنـة األداء بالمعايـير

تصحـيح االنحراف

KPIsمؤشرات األداءالرئيسية

هي مؤشرات لقياس جوانب األداء المختلفة تعكس أهداف العمل ويجب أن تكون قابلة

مستوى للقياس، وأي لألداء دون هذا الهدف

مقبوليعد غير


71%

42%

38%

20%

63%

83%

لماذا نقيس األداء


يعكس واقع الوحدة اإلدارية للمشرف

ضروريما كانت التحسين إذا

هل تتحقق األهداف

حسن األداءيوضح مدى

من المسائلةيعزز

تكريم األداء المتميز

أنواع مؤشرات األداء


مؤشرات تتعلق بالجودة

Quality

مؤشرات تتعلق باألمان

Safety

مؤشرات تتعلق بالفاعلية

Effectiveness

مؤشرات تتعلق بالكفاءة

Efficiency

مؤشرات تتعلق باالنتاجية

Productivity

مؤشرات تتعلق بوقت التشغيل

Timelines

مشرفا فعاال كيف تصبح


الحصول على

أقصى استفادة

من فريقك

اكتساب

المصداقية

تلبية المطالب

المصداقيةاكتساب


12

34

5

تحمل المسؤوليةكن مؤمنا بذاتك

التكن متقلب المزاج

عادال كن كن القدوة

الحصول على أقصى استفادة من فريقك


شجع التطوير كافئ االنجازات فوض المسؤليات ضع توقعات

معقولة

واجه الصراعاتتواصل بفعالية

تلبية المطالب


ال للماطلة

7

5

3

6

4

2 1

تحد نفسك

ضع االهداف

اوجد الحلول

قدم الدعم

كن مرنا

تبسيط العمليات

زعيلعادل / المدرب(+966) 501041538

[email protected]

49

المصادرReferences

ويكيبيديا•

- Anne Bruce-«العاملينتحفيز فن »كتاب • James s . Pepitone- إلى العربية نقله :الدوليةفريق بيت األفكار

•Management Skills Development Program (MSDP)- Part2, PMT/ART Development

•George Fuller, The First Time Supervisor’s Survival Guide

•http://www.wikihow.com


مهارات المشرف الفعّال

Leadership & Management