台中榮民總醫院台中榮民總醫院9999 年度文書講習年度文書講習台中榮民總醫院台中榮民總醫院9999 年度文書講習年度文書講習

•文書處理文書處理• word processing or document handling.

• 文書處理手冊文書處理手冊http://www.ey.gov.tw/public/Attachment/51http://www.ey.gov.tw/public/Attachment/51230152371.pdf230152371.pdf

依據

簡報大綱1.文書作業依據。2.簽稿製作要領。3.流程管理作業規範。4.箋函製作要領。5.文書製作技巧。6.公文歸檔作業。7.文書保密。

文字 文字

依據作業規範

案件的來源

他機關來文

長官指示或會議決定

電話紀錄輿論報導

民眾來信案件

二、公文寫作

案件的處理

函復 轉相關機關

查照或辦理

研訂法規開會研議

請有關機關表示意見 案件

存查

發布新聞

報主管機

關請釋 (示 )

二、公文寫作

公文寫作應有的態度公文寫作應有的態度 公文定義、種類與格式公文定義、種類與格式

函函、、簽簽、、書函書函、、信箋信箋、、 講話稿講話稿、、新聞稿新聞稿 簽、呈相關之公文常用語簽、呈相關之公文常用語 公文案例公文案例

公文書應用 公文從開始建立起，就有了生命，一直到銷毀方才結束，裡面使用許多的人力 .工時與成本，累積了許多的智慧，值得重視學習與珍賞。

提高公文書處理的品質與效率，有利於院務的推動與執行。

公文寫作的重要•關係公務處理的績效•是個人能力的表現

簽稿的區别

參謀對長官報告全案的分析

與建議口氣是報告一定有擬辦

簽代表本院 ( 書函 )

或院長 ( 函 )對上下、平行單位或個人的口吻

( 含會議通知 )

文稿

函或書函的運用原則

相互對等原則上陳輔導會上級機關一般單位

( 不含行政院 )( 莊重不沖淡地

位 )

函 ( 院長簽字章 )

相互對等原則爭議性案件小額索償會議通知

一般行政通報一般驗收通報

書函 ( 院戳 )

標示用語 ( 提示在公文左上角 )

奉 核 辦 稿

稿 - 加速流程（低２層可核批）

先 簽 後 稿簽 - 涉及研議方案（很少用．人事常用）

以 稿 代 簽最簡單的案件

簽 稿 併 陳

最基本的作業

奉核辦稿

發文稿的期望語至紉公誼 對上或友單位的

請求語

請鑑核 對上（須核覆 ）

請核備 對上（免回覆）

請查照 最通用

其他的期望語•請登錄。•請審閱。•請備查。•請同意惠覆。

公文撰擬原則公文撰擬原則

•文字：簡淺明確•態度：嚴正平和•語氣：不卑不亢

公文書橫式書寫數字使用原則公文書橫式書寫數字使用原則 (1/3)(1/3)

阿拉伯數字 用 法 舉 例代號、身分證編號、發文字號

ISBN 988-133-005-1、 M234567890、附表（件） 1、院臺秘字第 0930086517 號、臺 79內字第 095512 號

序數第 4 屆第 6 會期、第 1 階段、第 1 優先、 第 2 次、第 3 名、第 4 季、第 5 會議室、第 6 次會議紀錄、第 7組

日期、時間民國 93年 7 月 8日、 93年度、 21 世紀、公元 2000年、 7時 50分、挑戰 2008：國家發展重點計畫、520 就職典禮、 72 水災、 921 大地震、 911 恐怖事件、 228 事件、 38 婦女節、延後 3 週辦理

電話、傳真 （ 02） 3356-6500郵遞區號門牌號碼 100 臺北市中正區忠孝東路 1段 2號 3樓 304 室

計量單位 150 公分、 35 公斤、 30 度、 2 萬元、 5 角、 35 立方公尺、 7.36公頃、土地 1.5 筆

統計數據、％、 $、人數、比數

80﹪ 、 3.59﹪ 、 6 億 3,944 萬 2,789 元、 639,442,789人、 1： 3

中文數字 用 法 舉 例 描述性用語

一律、一致性、再一次、一再強調、一流大學、前一年、一分子、三大面向、四大施政主軸、一次補助、一個多元族群的社會、每一位同仁、一支部隊、一套規範、不二法門、三生有幸、新十大建設、國土三法、組織四法、零歲教育、核四廠、第一線上、第二專長、第三部門、公正第三人、第一夫人、三級制政府、國小三年級

專有名詞 ( 地名、書名、人名、店名、頭銜等 )

九九峰、三國演義、李四、五南書局、恩史瓦第三世

慣用語（如星期、比例、概數、約數）

星期一、週一、正月初五、十分之一、三讀、三軍部隊、約三、四天、二三百架次、幾十萬分之一、七千餘人、二百多人

公文書橫式書寫數字使用原則公文書橫式書寫數字使用原則 (2/3)(2/3)

法規阿拉伯數字用法法規條項款目編章節款目之統計數據

事務管理規則共分 15 編、 415 條條文

法規內容之引敘或摘述

依兒童福利法第 44 條規定：「違反第 2 條第 2 項規定者，處新臺幣 1千元以上 3 萬元以下 罰鍰。」兒童出生後 10 日內，接生人如未將出生之相關資料通報戶政及衛生主管機關備查，依兒童福利法第 44條規定，可處 1 千元以上、 3 萬元以下 罰鍰。

法規中文數字用法

法規制訂、修正及廢止案之法制作業公文書（如令、函、法規草案總說明、條文對照表等）

1. 行政院令：修正「事務管理規則」第一百十一條條文。

2. 行政院函：修正「事務管理手冊」財產管理第五十點、第五十一點、第五十二點，並自中華民國九十三年二月十六日生效．．．。

3.「○○法」草案總說明：．．．爰擬具「○○法」草案，計五十一條。

4.關稅法施行細則部分條文修正草案條文對照表之「說明」欄－修正條文第十六條之說明：一、關稅法第十二條第一項計算關稅完稅價格附加比例已減低為百分之五，本條第一項爰予配合修正。

公文書橫式書寫數字使用原則公文書橫式書寫數字使用原則 (3/3)(3/3)

公文撰擬技巧公文撰擬技巧•段落分明 (二段式或三段式 )•語意完整 ( 角度、立場及所提辦法應可行 )•體例一致 ( 年份、數字、單位、符號、字體 )•整潔清晰 ( 一文一事、一案一夾，文義肯定 )•簡明扼要 (忌冗長赘述、重複 )•正確合理 (避免錯漏、 情緒、八股 )•量化可行 (儘量以圖表、數字顯示績效 )•通順連貫 ( 文辭通順，語意連貫 )•簽稿相符 (敘述前後呼應，避免遺漏、矛盾 )•同稿並敘 ( 行文內容大同小異者，儘量合併 )

文稿內容須具體明確( 一 )簽稿內容涉及人、事、時、地、物等事項，必須明確交代說明，切勿籠統含混不清。

(一 )簽稿內容涉及人、事、時、地、物等事項，必須明確交代說明，切勿籠統含混不清。

(二 )主旨必須統攝公文要旨及正確使用期望語。(二 )主旨必須統攝公文要旨及正確使用期望語。(三 )說明事實宜按時間順序，扼要精簡 (過多的內容請以附件處理 )，論證推理必須依憑事實。(三 )說明事實宜按時間順序，扼要精簡 (過多的內容請以附件處理 )，論證推理必須依憑事實。

(四 )擬辦事宜須確實列明請示，切勿混雜於說明。(四 )擬辦事宜須確實列明請示，切勿混雜於說明。

(五 )注意來文要旨，以免答非所問。(五 )注意來文要旨，以免答非所問。

書寫受文者• (1) 用全銜，不用簡稱。• (2)注意機關的排序：

主辦單位最後主辦單位最後

先 中央先 中央 再 地方再 地方

先 機關單位先 機關單位 再 個人再 個人

先 外部先 外部 再 內部再 內部

簽稿之附件必須分別標示清楚，並以「附件箋」或「見出紙」依序黏貼於右側頁緣。

重點

檢點整備檢點整備附 件附 件

簽稿內文繁多 . 過於瑣細 . 可用圖表表達者，均請以附件方式處理 ， 俾使公文內容精簡嚴謹。

公文簽稿所 提及之行事依據及重要關鍵的文件必須列為附件， 俾各級核稿人 員 參考。

結 (綜 ) 簽結 (綜 ) 簽

11 在原簽「說明」欄 . 完成說明後在原簽「說明」欄 . 完成說明後

22 列出所有「會辦單位意見」列出所有「會辦單位意見」

33 承辦單位「綜合分析建議」承辦單位「綜合分析建議」

裝訂次序 (A4紙對齊 2-3針 )

11 簽簽

22 稿稿

33 附件附件

44 前簽或來函前簽或來函

55 相關資料 ( 魚尾夾 )相關資料 ( 魚尾夾 )

校正章 -使用個人職名章

切換至頁尾檢視頁首頁尾

統一核章與會辦的位置

承辦人單位主管

承辦單位 會辦 決行

會辦可增加為３欄

簽案的檢查點（ DOUBLE CHECK）

STEP4

一案 一卷宗

STEP3

檢視 頁首 頁尾

STEP2

重點 色筆 標示

STEP1

全案 內容 完整 ( 附件 )

騎縫章很重要

騎縫章很重要

次面空白頁 .避免用印或請用雙面列印解決 .請移至前頁唷

防範針扎事件 -須釘平（可加膠布）

與一案一夾

區分傳遞速度

不合適的簽案位置

此區最多只為會辦區

不合適的簽案空間

一、字型：標楷體二、大小： ( 一 )20級：機關全銜 、發文文別。 (二 )12級：聯絡方式 、郵遞區號、地 址、發文日期、 發文字號、速別 、密等及解密條 件或保密期限、 附件、正本、副 本等。　 (三 )16級：受文者、 本文、蓋章戳。　 (四 )10級：頁碼。

公文字體規範公文字體規範

35

１２級

１６級

１２級

１６級

１０級

１６級

１２級

２０級

35

限會辦限會辦 1-21-2 個單位個單位

會稿原則• 一律以「速件」處理：除特殊案件處理須較長時間外，若有不當的積壓，將陳請議處失職人員。

• 對等原則：對方是一級主管核章會出的會辦單，應由單位一級主管核章會回，二級主管不合適代核章歸還。（除非是在代理的狀態）

分層負責

分層負責（（研品研品）） 第四層為二級主管第四層為二級主管

第三層為一級主管第三層為一級主管

第二層為主任秘書第二層為主任秘書

第一層為院長第一層為院長 ..副院長副院長

核決簽稿的 基本用語簽可可

如擬如擬

相關指示相關指示

稿發發

奉發奉發

先發 （須補陳）先發 （須補陳）

公文管理系統的優點

快速穩 定

９７年線上調閱

100 年線上簽核 閱覽 200案

節能省紙第 1名

免密碼的表單下載免密碼的表單下載

公文製作時，補正全銜內容公文製作時，補正全銜內容請至公文系統連結請至公文系統連結 EE 網通，點選「文書編輯」「登入會員」網通，點選「文書編輯」「登入會員」 -- 修改使用者資料。修改使用者資料。

收文 (閱覽公文 )

複閱可以節約各項成本 •對各階層：檢視公文的修正，習得智慧財產，同性質公文不再犯同樣的錯誤，是在職的養成訓練，也節約未來作業的各項成本。

•對承辦人：修正後送發文，防止錯誤後的 修正重新發文，節約回收及更新所浪費的人力、耗材與郵資的成本（不可有 2個版本在外流通，必須先回收才再發出）。

文稿複閱規定 - 對全院

當 院長以下長官核批「不同之意見或指示事項」時，應依原陳核順序的反向順序依次往下複閱，或列印核批之 內容，提供相關主管複閱，以茲遵行。

複閱規定•院本部：主任秘書以上長官 自行註記重要文案，交代秘書登錄並管制追蹤其執行情形（主任秘書以上辦公 室）

•全院各單位：各業務承辦人所簽擬之陳核文稿， 該單位主管核稿時，

若有簽註「不同意見」時，該項文稿即不能送出該單位，應退還承辦人再研。

加註指導下屬的執行意見

各級主管複閱後，「得」依據院長（或核批長官）的意旨，加註指導其下屬執行的意見，並核上職章（或簽字）日期、時分。

急件公文與清稿•急件公文：應派員專送、緊急持陳，並依分層負責 及職務代理人制度先行 判發後，須 正本補陳複閱（或影印分陳）。

• 清稿：稿件若改動較多，送回承辦人清稿後，須 將修正的原稿附陳，以供比對。

複閱控管各層級的執行同仁為：（ 1）長官辦公室秘書。（ 2）一級單位登記桌。（ 3）各業管的承辦人。（ 4）文書組「總發文」（提醒）

蓋上戳記•因橫式文稿空間有限，在核章欄附近的適當位置「蓋上戳記」，如「主任已複閱」。（橫式楷書藍色刻印 3 號字 .相當於電腦字 16 號）。

「箋函」 ( 書信 )的撰擬

間接稱謂：　稱全銜或簡銜，　首長稱職稱，均不空格。

稱呼示敬要適切

本

鈞( 機關 )

大( 機關 )

鈞( 長官 )

貴(首長 )

台端( 個人 )

貴

貴( 機關 )

貴( 機關 )

不空格

不空格

不空

格

不空格不空格

　　　過去電信不發達，人與人間的溝通，如分隔兩地，多靠書信往返。現今因電子通訊普及便捷，親友間已很少寫信了。而公務所需，對機關首長或單位主管的陳情、商洽、建議、協調等，仍常見以箋函 為之，因此，公務員亦須學會撰擬此種公文書。

箋函的格式一、稱謂及提稱語

　如「○○議員吾兄勛鑒」、「○公老長官尊鑒」

二、啟事敬詞、開頭應酬語或接信語　　如：「敬啟者」、「久未聆教，時在念中」、　　　「○月○日　大函敬悉」等。

三、本文

提稱語（稱謂）

名 公職位 私關係

提稱語

名 私關係

尊詞

四、結尾應酬語　如「知關錦注，特先奉復 」、　　「方命之處，尚請見諒」等。

五、結尾敬語、問候語　如「耑此奉復， 順頌　勛綏」、　　「肅此，敬請　鈞安」等。

六、自稱、署名及末啟詞　如「弟○○敬啟」、　　「晚○○敬上」等。

箋函的寫作要領1. 箋函是「自然人」的意思表示， 與公文是「機關」的意思表示不同。人是有感情、有人際關係的，因此，要講究倫理、輩分，要拉關係，

要發抒感情。

2 、收信人有別號時，宜　稱其別號，以示 情誼　篤切，關係親近。但　信封上宜書本名，俾　便送信者辨識。

3、提稱語、問候語、自稱語，必須切合發　信人與收信人之身分、關係，以免 造成　失禮或不得體。英鑒、台鑒（對晚輩）；惠鑒、勛鑒（對平輩）；賜鑒（對輩分較高者）；鈞鑒（對長官）。

台安、台祺（對晚輩）；勛綏、勛祺（對平輩）；崇綏、崇祺（對輩分較高者）；鈞安、鈞祺（對長官）；鐸祺（對教授）；議祺（對民意代表）。

弟、後學 （介於晚輩與平輩間）、晚、晚輩、職、舊屬、生。

4、語氣力求委婉、有禮貌。5、「吾　兄」、「我　公」，　應抬頭者為「兄」字、　「公」字（常見錯誤為將　「吾」字、「我」字抬頭）。

「 E-mail」的撰擬