中科院 ARP 项目用户培训 — 网上报销系统操作培训

项目组：中科院 ARP 项目组日 期： 2006 年 4 月 21 日

2

讲师自我介绍

• 姓 名：孙健英• 角 色：核心团队中央支持组• 电子邮件： jysun@cashq.ac.cn

3

课程内容安排

• 第一单元： ARP 所级系统总体概览• 第二单元：网上报销方案总体概览• 第三单元：具体业务解决方案

4

课程内容安排

• 第一单元： ARP 所级系统总体概览• 第二单元：网上报销方案总体概览• 第三单元：具体业务解决方案

5

ARP 系统总体概览

• ARP 所级系统包含如下子系统：– 科研项目管理系统– 所级预算编制系统– 网上报销管理系统– 综合财务管理系统– 装备计划管理系统– 科研条件管理系统– 人力资源与薪酬管理系统– 电子政务管理系统

6

ARP 所级系统业务集成图预算管理

预算管理

对外竞争课题预算

所政府采购支出预算

资产管理

应付管理

总帐

员工借款报销

供应商付款

现金管理

薪酬管理人事信息

组织管理

人员管理

课题管理

资源管理

产出物管理

课题任务

经费管理

运行管理

模拟折旧

课题经费管理

银行对帐

人员信息共享 人员与组织的从属关系

人员成本核算工资预算控制

人员工资与福利

项目人员信息

人员与成果关联

阶段资源占用

借款、付款信息

科研装备产生的成果

项目使用设备信息

资产财务信息

网上报销

基本科研支出预算

装备计划

研发管理

采购管理

基本运行支出预算

所其他支出预算

处置管理

所人员支出预算

借款报销

设备采购报销

借款报销

设备采购报销

预算信息/控制

预算信息/控制

预算信息/控制

公文管理

档案管理

政务信息

综合查询、联机分析

报销信息

7

课程内容安排

• 第一单元： ARP 所级系统总体概览• 第二单元：标准化方案总体概览• 第三单元：具体业务解决方案

8

标准化方案整体设计思路

标准化方案整体设计思路：– 体现中科院业务特点和管理思想– 规范院属各单位的报销管理行为，统一报销单、借款单格式。– 提高财务部门的工作效率，节省报销人员工作时间，实现员工报销网络

化。– 网上报销与 ERP 应付、总帐、资产模块均有接口，数据归口规范管理。

9

网上报销管理

网上报销管理系统功能概览

借款管理

网上报销系统

确定网上报销管理的业务条款与规则

[管理规范 ]

金额已知代理借款

金额已知自行借款

委托报销10种报销单

财务审核

固定资产审批及转固 资产部门审批

ARP系统－资产管理模块

金额未知代理借款

金额未知自行借款

领导手工签批 责任人审批

应付管理模块

总帐管理模块

10

第三单元：具体业务解决方案

• 具体业务功能解决方案包括以下几个方面：– 借款单录入– 报销单录入– 领导审批– 固定资产审批及转固– 财务审核– 授权代理– 基础设置– 打印模版

11

第三单元：具体业务解决方案

• 具体业务功能解决方案包括以下几个方面：– 借款单录入– 报销单录入– 领导审批– 固定资产审批及转固– 财务审核– 授权代理– 基础设置– 打印模版

12

借款管理－业务解决方案

• 借款管理包括 金额已知自行借款 金额已知代理借款 金额未知自行借款 金额未知代理借款

13

流水号 [4]日期 [2]

• 借款基本要素 借款事由

借款类别

支付方式：现金、银行卡、支票、汇款、汇票

借款金额

帐套

子课题帐号

借款日期…

• 借款流水号编码规则 如： JYZ0506030002

借款管理－金额已知自行借款 －方案要点( 一 )

月份 [2]年度 [2]金额已知借款缩写 [3]

• DYD- 借款类别

14

借款管理－金额已知自行借款－系统功能实现

增加借款单

填写借款相关信息

根据子课题当前可用资金余额校验借款金额

借款信息查询

借款信息删除

打印借款单、提交领导手工审批

15

借款管理－金额未知代理借款－方案要点（一）

• 借款人属性 委托人姓名

委托借款限额

代理人姓名

代理人所在部门

代理人联系电话…

• 借款流水号编码规则 如： JWD0505250006

流水号 [4]日期 [2]月份 [2]年度 [2]金额未知借款缩写 [3]

16

借款管理－金额未知代理借款－方案要点（二）• 借款基本信息

借款事由

借款类别

借款限额

受款单位全称

受款单位帐号

受款单位开户行

帐套

子课题帐号

借款日期…

17

借款管理－金额未知代理借款－系统功能实现

委托人填写授权信息

代理人处理授权记录

代理人增加借款单

根据子课题当前可用资金余额校验借款金额

根据授权代理条件校验数据

借款信息查询

借款信息导出

借款单打印、提交领导手工审批

18

第三单元：具体业务解决方案

– 借款单录入– 报销单录入– 领导审批– 固定资产审批及转固– 财务审核– 授权代理– 基础设置– 打印模版

19

报销管理－业务解决方案• 包括 10 种常用报销单和普通报销单

差旅费报销单 交通费报销单 办公费报销单 招待费报销单 维修费报销单 劳务费报销单 离退休人员经费 固定资产 材料（消耗品） 普通报销单

• 委托报销为代理人代替委托人进行报销，报销类型为以上 10 种报销单

20

流水号 [4]日期 [2]

报销管理－差旅费报销－方案要点 ( 一 )

• 报销流水号编码规则

• 如： BCC0506130001

• 报销人属性 报销人姓名 员工编号 报销人所在部门 报销人联系电话 报销人邮箱……

月份 [2]年度 [2]差旅费报销缩写 [3]

21

报销管理－差旅费报销－方案要点 ( 二 )• 报销信息

报销事由 原始单据张数 帐套：科研业务帐套、大科学工程业务帐套

• 单据要素 出差类别 人员级别 开始日期 结束日期 住宿费 在途补助 其他补助 子课题号…

• 结算方式 现金、银行卡、支票、汇款、汇票、部分核销

• DYD- 出差类别• 申请人在差旅费报销时选择的出差类别• 如：一般出差、高山出差、食宿自理出差…

• DYD- 人员级别• 各所根据人员属性定制不同的人员级别• 差旅费报销时选择不同的人员级别指定不同

的住宿标准、出差补助等信息• DYD- 住宿标准• 各所根据人员级别定制不同的住宿标准• 差旅费报销时根据后台设定的标准校验住宿

费是否超限

• DYD- 出差补助• 各所根据不同的人员级别、出差类别定制不同的

出差补助标准• 差旅费报销时根据后台设定的标准校验出差补助是否超限

22

报销管理－差旅费报销－系统功能实现

增加报销单

填写报销相关信息

根据报销单据记录自动计算报销合计

根据报销合计和核销借款金额自动计算应领款 / 应退款金额

和并同类项统计报销金额是否超出相应子课题可用资金余额

报销信息查询

报销信息导出

报销单打印、手工提交领导审批

23

流水号 [4]日期 [2]月份 [2]年度 [2]固定资产报销缩写 [3]

报销管理－固定资产报销－方案要点 ( 一 )• 报销流水号编码规则（ BZC0602010001）

• 报销人属性 报销人姓名

员工编号

报销人所在部门

报销人联系电话

报销人邮箱

……

24

报销管理－固定资产报销－方案要点 ( 二 )• 报销信息

报销事由 原始单据张数 帐套：科研业务帐套、大科学工程业务帐套

…

• 单据要素 资产名称 资产分类：资产大类（四位编码由院制定并统一）、资产小类（两位编码由院制定并统一）、 备用类（二位编码由研究所备用，默认 00）

资产取得方式：政府集中采购、部门集中采购、自行采购、自行研制等等

资产用途 ：科研用、非科研用

设备总值：设备单价 * 数量 + 其他费用

启用日期 使用部门 子课题帐号…

25

报销管理－固定资产报销－ 系统功能实现 增加固定资产报销单

填写报销相关信息和固定资产明细信息

提供一般转固和研发 /采购转固两种转固类型

由一至多个课题本共同分摊固定资产报销金额

根据报销单据记录自动计算报销合计

和并同类项统计报销金额是否超出相应子课题可用资金余额

报销信息查询

报销信息导出

报销单打印、手工提交领导审批

26

第三单元：具体业务解决方案

• 具体业务功能解决方案包括以下几个方面：– 网上报销总体概览– 借款单录入– 报销单录入– 领导审批– 固定资产审批及转固– 财务审核– 授权代理– 基础设置– 打印模版

27

领导审批－业务解决方案

由于现在所级数字签名还未实施，根据院标准化会议精神网上报销领导审批暂时仍沿用领导手工签字方式

报销人将借款单 / 报销单打印后提交领导手工签字 领导手工审批通过后报销人将纸制单据和网上单据共同提

交给财务人员进行审核

28

第三单元：具体业务解决方案

• 具体业务功能解决方案包括以下几个方面：– 网上报销总体概览– 借款单录入– 报销单录入– 领导审批– 固定资产审批及转固– 财务审核– 授权代理– 基础设置– 打印模版

29

固定资产审批及转固－业务解决方案

• 报销人报销固定资产需要填写资产详细信息• 申请人打印固定资产报销单、入库领用单 ( 三联 )后提交

资产部门进行审批• 资产人员对资产进行审批，填写入库单号及资产标签号• 系统自动校验入库单号、资产标签号唯一性• 系统自动校验资产启用日期是否在资产打开期间内• 审核通过后提交报销数据至财务审核• 财务审核通过后进行资产的转固处理，将资产数据与 ARP

资产模块进行交互

30

第三单元：具体业务解决方案

• 具体业务功能解决方案包括以下几个方面：– 网上报销总体概览– 借款单录入– 报销单录入– 领导审批– 固定资产审批及转固– 财务审核– 授权代理– 基础设置– 打印模版

31

财务审核－业务解决方案

• 财务人员对报销人提交的报销单与原始单据进行审核• 填写财务审核金额，若财务审核金额与报销人提请金额不

一致，则财务驳回，报销人修改报销信息后重新提交。• 若审核通过，财务人员添加报销信息所属借方会计科目、贷方会计科目将报销单维护完整。

• 预付款发票、核销借款的标准发票信息导入 ARP 应付模块

• 未核销借款的标准发票根据后台设定接口导出方式数据导入 ARP 总帐模块或应付模块，处理其他后续工作。

32

财务审核－方案要点（一）• 借款财务审核分类

金额已知借款审核

金额未知借款审核

支票号录入

• 报销财务审核分类 差旅费

劳务费

离退休人员经费

固定资产

材料消耗品费… 10 种报销单

33

借款财务审核－方案要点（二）• 金额已知借款审核

审核原始单据和网上单据是否一致 指定所共用课题实际核算帐号 指定借方会计科目 财务审核通过后减少可用资金余额 支票号录入 导入 ERP 应付模块进行后续业务处理

• 金额未知借款审核 审核原始单据和网上单据是否一致 指定所共用课题实际核算帐号 支票号录入 对于借款人未使用并退回的支票，财务人员可以对借款记录进行作废处理 根据银行对帐单确定支票实际支出金额，并指定借款借方会计科目 财务确定金额后减少可用资金余额 导入 ERP 应付模块进行后续业务处理

34

报销单财务审核－方案要点（三）• 报销单财务审核

审核原始单据和网上单据是否一致

审核报销人提请报销金额，填写财务核定金额

指定所共用课题实际核算帐号

指定报销单据借方会计科目

财务审核通过后减少可用资金余额

核销借款的报销单：直接导入 ERP 应付模块进行后续业务处理

未核销借款的报销单：根据后台接口开关设定 应付模块：与核销借款的报销单处理一致

总帐模块：指定报销单贷方会计科目、贷方说明、有效期等信息。

35

导入 ERP 总账或应付模块

• 在 ERP 中提交相关请求，才能使网上报销的数据导入

• CAS 所级接口总帐凭证导入

• CAS 网上报销应付发票导入主程序• CAS 网上报销预付发票导入主程序• CAS 借款冲凭信息主程序

36

第三单元：具体业务解决方案

• 具体业务功能解决方案包括以下几个方面：– 网上报销总体概览– 借款单录入– 报销单录入– 领导审批– 固定资产审批及转固– 财务审核– 授权代理– 基础设置– 打印模版

37

授权代理－业务解决方案

委托人填写授权申请单，指定代理人、代理类别等信息。• 代理人查看授权委托信息，可执行同意或驳回操作• 委托人对每一条授权信息均可查询代理人执行的单据操作

及操作记录信息

38

授权代理－方案要点• 授权要素

授权人 授权日期 代理人 代理类别 有效期 代理限额 (委托借款 ) 委托理由…

• 代理 代理人可对授权信息执行接受或驳回操作。

• 代理日志 对每一条授权信息代理人执行代理操作后都可查询历史单据操作记录。

39

授权子课题－方案要点• 授权要素

– 授权人– 授权日期– 授权类别– 有效期– 委托理由…– 添加授权子课题

• 撤销授权、恢复授权– 对每一条授权中记录可以撤销授权– 撤销授权后可以恢复授权

40

第三单元：具体业务解决方案

• 具体业务功能解决方案包括以下几个方面：– 网上报销总体概览– 借款单录入– 报销单录入– 领导审批– 固定资产审批及转固– 财务审核– 授权代理– 基础设置– 打印模版

41

课题本会计科目关系维护

注： 1.选择子课题名称。 2.选择会计科目。 3.创建关联关系以提高财务人员工作效率。

路径：基础设置 >基础数据维护 >课题本会计科目关系维护课题本会计科目关系维护

DYD- 子课题与会计科目关系• 子课题实际为 PA 中真实课题 +财务用虚拟课题。• 需手工确定对应 5开头的 1或 2 级科目。

42

借款科目维护路径：基础设置 >基础数据维护 >借款科目维护借款科目维护

注： 1.选择一级会计科目。 2.指定一级会计科目为启用或禁用状态。 3. 借款财务审核指定借方会计科目时，显示所有状态为启用的一级会计科目及其子目。

DYD- 借款科目维护• 选择是否使用即可，没有使用将 1改为 0.• 一般不需要调整。

43

报销科目过滤设定路径：基础设置 >基础数据维护 >报销科目过滤设定报销科目过滤设定

注： 1.选择报销单类别。 2. 根据报销单类别指定固定过滤三、四级会计科目编码。 3.列表页面显示固定过滤三四级会计科目名称和编码。DYD- 报销科目过滤设定• 在填写报销单中列出报销科目时的筛选条件。• 按院标准科目表，一般不需要调整或日后再调整。

44

接口开关设定

注： 1.选择直接支付的报销单接口导出方式。 2. 如果导入 ERP 总帐模块定制报销单贷方会计科目选择范围。

路径：基础设置 >基础类别维护 >接口开关设定接口开关设定

45

报销单信息维护

注： 1.选择报销单类别 :差旅费、招待费、劳务费等等。 2.是否显示借款。 3.此种报销是否可以委托。

路径：基础设置 >基础类别维护 >报销单类别报销单类别信息录入

46

第三单元：具体业务解决方案

• 具体业务功能解决方案包括以下几个方面：– 网上报销总体概览– 借款单录入– 报销单录入– 领导审批– 固定资产审批及转固– 财务审核– 授权代理– 基础设置– 打印模版

47

打印模版路径：打印模版 >打印模版 >定额借款单定额借款单打印模版

48

打印模版路径：打印模版 >打印模版 >差旅费报销单差旅费报销单打印模版

49

小结

• 学完本课后，已经可以完成以下工作：– 描述网上报销模块标准化原则、依据和目标– 描述网上报销模块的整体设计思路– 描述网上报销模块的基本功能实现– 描述网上报销模块的标准化管理规范– 描述网上报销模块的标准化业务管理流程

50

请提出您的宝贵意见！请提出您的宝贵意见！

------中科院 ARP 中央支持组

谢谢 !