www.zermelo.nl | zermelo roostermakers | editie juni 2007

roostermakersNummer 1

Jaargang 1, juni 2007Voorwoord

ColofonRoostermakers is een uitgave van Zermelo Rooster-

makers. Juni 2007.

Redactie Trudy van Rijn, Dennis Hus

Contact redactie@zermelo.nl; tel. 071 524 00 86;

Rhijngeesterstraatweg 40p, 2341 BV Oegstgeest

Vormgeving Dennis Hus

De volgende roostermakers verschijnt in oktober

2007; Overname van artikelen alleen na schriftelijke

toestemming van de redactie.

Bernard van Kesteren

Ons bedrijf is in acht jaar tijd van een eenmanszaak uitge-

groeid tot een bedrijf met 9 werknemers en vele honder-

den klanten. Het is het enige bedrijf in Nederland dat een

complete (en bijzonder geavanceerde) softwarelijn voor

roosteren en roostervoorbereiding heeft ontwikkeld in

eigen huis. Daar zijn we trots op.

Bovendien hebben we een supportteam dat bestaat uit ervaren roostermakers die u op allerlei manieren met raad en daad terzijde staan. Via de supportmedewerkers blijven de ontwik-kelaars goed op de hoogte van de wensen van onze gebruikers, zodat zij kunnen blijven werken aan optimale oplossingen voor de problemen van de Nederlandse roostermakers.

Wij zijn er van overtuigd dat de samenwerking binnen ons team van roostermakers en ontwikkelaars de beste garantie is dat

roosteren met Zermelo voor uw school een uitstekende oplos-sing is.

We kijken natuurlijk ook vooruit. Allereerst kan het rooste-ren zelf, de kern van ons bedrijf, altijd beter. Onderzoek naar nieuwe technieken, verbeteringen en uitbreidingen van het bestaande gereedschap is ons dagelijks werk. Maar daarnaast staat het roosteren in de school nooit op zichzelf. Aansluiting bij andere processen in de school en communicatie in allerlei richtingen zijn voor de roostermaker cruciaal. Daar spelen wij graag op in. Om iets te noemen: het geheel van formatie- en personeelsplanning in de roostervoorbereiding staat hoog op onze agenda. Daarnaast zijn koppelingen met andere software (zoals leerlingenadministratie) en het gebruik van internet voor informatie-uitwisseling rondom het rooster de laatste tijd sterk uitgebreid.

Bij het ontwikkelwerk moeten we keuzes maken. Bij het kiezen van die prioriteiten speelt de gebruikersvereniging een belang-rijke rol. In deze nieuwsbrief leest u meer over deze vereniging en haar onvolprezen bestuursleden.

Tot nu toe werd u op de hoogte gehouden via “Projectiel” dat u per e-mail ontving . Dat blijven we uiteraard doen. We kunnen u daarmee frequent het laatste nieuws melden. Deze nieuwsbrief gaat in op achtergronden en zal u ook informeren over de laat-ste ontwikkelingen bij Zermelo en haar gebruikersvereniging.

We hopen dat u dit met plezier zult lezen!

Hoe werkt het: Automatisch roosteren

Interview: Dian Heerkens

Nieuwste ontwikkeling: Printcentrum en Douane

Column: Wat een vak ?!

in dit nummer:

www.zermelo.nl | zermelo roostermakers | editie juni 2007

Hoe werkt het?product info

Automatisch roosterenHet volautomatisch laten roosteren is de kern van ons

bedrijf. In deze tijd van het jaar staan computers nach-

tenlang door te rekenen om de roosters van een groot

aantal scholen nog nét iets beter te maken.

Automatisch roosteren betekent twee dingen:

randvoorwaarden instellen en roosteren.

Randvoorwaarden instellenU moet de computer precies vertellen hoe goed of hoe slecht een rooster is. Bij het optimaliseren van het roos-ter zal het programma keuzes moeten maken. Letterlijk miljoenen keren moet besloten worden of een verandering ook een verbetering is. Allerlei aspecten van het rooster die minder goed zijn worden voorzien van strafpunten. U kunt het programma bijvoorbeeld vertellen dat elk tussenuur voor een leerling van havo 4 1000 strafpunten oplevert. Of dat docent BVS tenminste 4 dagdelen vrij moet zijn óf 3 dagdelen en alle eerste uren vrij (met 10000 strafpunten als het niet lukt). Maar ook dat een brugklas geen drie uur vreemde talen op één dag moet hebben of meer dan 4 uur “huiswerkvrije vakken”. En zo nog heel veel meer...

RoosterenU moet leren de roosterautomaten aan te sturen. Er is niet één roosterautomaat, er zijn er inmiddels 12. Elk met hun eigen specialiteiten, elk met hun eigen karakter. Waarom zo veel, waarom niet één automaat die het gewoon voor u doet? Om de simpele reden dat u voor het in het rooster gieten van een clusterafdeling héél ander gereedschap nodig heeft dan voor het blokurenrooster met een strenge lokaalbeperking, zoals vaak bij LO. Bovendien wilt u soms even snel kijken of er een rooster mogelijk is, en een andere keer hebt u de tijd om het zeer grondig te laten analyse-ren. Daarnaast is het zoeken van verbeteringen iets heel

anders dan het zoeken van een eerste oplossing. In een heel speciale automaat (de “Nachtwacht”) hebben we allerlei verschillende oplossingsmethoden gestopt en die kunt u rustig een nachtje (of een weekend) door laten werken aan het optimaliseren.

Is dat moeilijk te leren? We kunnen ons enige koudwatervrees goed voorstellen. Wij verzekeren u echter: als u eenmaal de slag te pakken hebt wilt u nooit meer terug naar het handwerk. Regelma-tig staan ook wij met verbazing te kijken naar de kwaliteit van de resultaten van onze automaten. Natuurlijk is onze supportafdeling altijd bereid hulp te bieden. Voor kleine vragen is er de helpdesk, maar een cursus op maat of een meewerkdag behoren ook tot de mogelijkheden.

Tot onze grote vreugde zijn er nu voorzieningen voor het roosteren op meerdere vestigingen. De “wisselstraf-punten” behoeden docenten en leerlingen voor al te veel pendelen tussen de gebouwen.

Blokuren zijn vaak een andere ‘bottleneck’ in het rooster. Een beperking van het aantal LO lokalen is een voor-beeld. Nog groter zijn de problemen in de VMBO praktijk scholen met hun lange blokuren, waaraan soms niet alle leerlingen deelnemen. Eindelijk is er nu een goede en eenvoudige oplossing voor: nieuwe automaten (de Blok-kenbouwer, Blokkenjongleur en de Blokkenoptimalisator) doen het zware werk. U kunt zelfs van tevoren uw ‘prefab‘ blokkenstructuur formuleren. Vijf uurs lessen, waarbij onderlinge volgorde van belang is, geven vanaf nu geen enkel probleem meer.

De nieuwe automaten zijn al beschikbaar. Zie voor verdere uitleg de handleiding en onze website.

Nieuw in automatisch roosteren:Dislocatie-rooster en Blokkenautomaat

door: Bernard van Kesteren?

www.zermelonl | zermelo roostermakers | editie juni 2007

In gesprek metinterview

“ Het is heerlijk je ervaringen te kunnen delen met collega’s “

interview met Dian HeerkensBestuurslid en initiatiefnemer van de Zermelo Gebruikersvereniging

Dian, je bent vanaf het eerste uur betrokken bij de Zermelo Gebruikersvereniging (ZGV). Wat was je motivatie om mee te doen?Bij een andere roostersoftwareleverancier was ik al betrok-ken bij de opzet van een gebruikersvereniging. De eerste contacten daarover legde ik tijdens een demonstratie van Profileer waar Bernard en een medewerker van Untis aanwezig waren. Bernard reageerde meteen enthousiast. Die gebruikersvereniging kwam helaas niet van de grond. Toen ik meer en meer Zermelo producten ging gebruiken was het ook logisch om mij sterk te maken voor een Zer-melo gebruikersvereniging. Misschien kun je zeggen dat ik de eerste initiatiefnemer was....We hebben nu een enthousiaste club voortrekkers en bijna 150 leden.

Wat vind je belangrijk in en aan de ZGV?Roosteren is een eenzame positie binnen de school. Vaak zit je tussen twee vuren: de schoolleiding en docenten, ieder met eigen belangen. De rol van roostermakers is te schipperen tussen die belangen. Het is heerlijk je ervarin-gen te kunnen delen met collega’s van andere scholen. Tij-dens de afgelopen gebruikersdag hadden we een “Wall of shame” waarop roostermakers konden schrijven wat hen zoal voor de voeten is geworpen. Daar zaten bijzonder onthutsende citaten bij. Je kunt het nooit iedereen naar de zin maken en de roostermaker heeft het dan vaak gedaan.

De ZGV functioneert als praatpaal. Herkenning en erken-ning, daar gaat het om. Dat zou wat mij betreft wat meer mogen. We kunnen veel van elkaar leren en elkaar advise-

ren over hoe we omgaan met roostereisen, roosterwensen en met het beleid van de schoolleiding.

De ZGV staat nog in de kinderschoenen: we organiseren nu één activiteit per jaar, de gebruikersdag. Het forum wordt naar mijn idee nog te weinig gebruikt om bijvoor-beeld tips en trucs uit te wisselen. We zijn bezig een data-base te maken om in één oogopslag een school te vinden die hetzelfde profiel heeft (bijvoorbeeld meedere loca-ties, 80-minuten-lessen of alleen VMBO) zodat je gericht contact kunt zoeken. Het moet allemaal nog een beetje op gang komen maar de basis ligt er. Wat zijn jullie plannen voor het komende jaar?Natuurlijk herhalen we de gebruikersdag maar nu op een andere, bijzondere locatie. De opzet is in grote lijnen hetzelfde. We voegen ook iets toe: ‘s middags is er meer actie ingebouwd. Binnenkort is daarover meer te lezen op de site.Vorig jaar hebben we veel enthousiaste reacties gekregen. We hopen dat het dit jaar net zo’n succes wordt en dat we nog meer enthousiaste gebruikers kunnen begroeten!

Wat zou je je collega-roostermakers willen zeggen?Leun af en toe ook eens achterover. Laat je niet steeds overvallen door de hectiek van de dag. Zorg dat je tus-sendoor ook contact hebt met collega’s om te horen wat er leeft. Je kunt je niet genoeg bewust zijn van het feit dat je tegen het managementniveau aan werkt. Het gaat lang niet altijd zoals je het wilt....daarom moet je bezig blijven met de vraag wat is belangrijk, waar ben ik mee bezig.

Wilt u meedenken in de Zermelo Gebruikersvereniging? Of heeft u interesse in een gratis lidmaatschap? Neem contact op via de website www.zermelo.nl/gebruikersverening

door: Trudy van Rijn

de bestuursleden van de Zermelo Gebruikersvereniging, vlnr: Henk Botter, Ulbe Keegstra, Bob Bakker, Dian Heerkens, Peter Visser, Inga Bouwers-Haitsma en Wout Kraaijestein

“ De gebruikervereniging func-tioneert als een praatpaal.

Herkenning en erkenning, daar gaat het om“

zermelo roostermakers | editie juni 2007

Roosterkundecolumn

De nieuwste ontwikkelingeninformatie

Wat een vak?!

Drie weken geleden bezocht ik twee scholen in het midden en in het noorden van het land die beide een vacature hadden voor roostermaker; de ene school had 50 reacties op een advertentie gekregen, de andere 100, maar geen van de potentiële sollicitanten was roostermaker….. Je zou haast denken dat er geen roostermakers meer bestaan! Is het eigenlijk wel een vak? Zo ja, op welke MBO of HBO kan ik dan een opleiding volgen?

Toch is roostermaken een vak. Ik ontmoet in den lande roostermakers die niet alleen op zeer kunstige en kundige wijze de verschil-lende wensen en eisen weten te vertalen in een rooster dat er mag zijn, maar ook geduld en wijsheid kunnen opbrengen om met docenten én schoolleiding om te gaan. Het moge duidelijk zijn waarom dit geduld en wijsheid vereist: docenten willen een perfect persoonlijk rooster en verliezen daarbij het groter geheel wel eens een keertje uit het oog en de schoolleiding heeft geweldige onderwijskundige ideeën die helaas prak-tisch niet allemaal te verwezenlijken zijn. Om in zo’n situatie niet te ontploffen of met koffiebekers te gaan gooien, vereist ook een bepaalde kunde.

Bijzondere kwaliteiten en kundigheden zijn vereist om een rooster te maken dat als “goed” ervaren wordt en voor mij is roos-termaken dan ook echt een “vak” waarvoor waardering en salariëring mag zijn.

Over vak gesproken: het ministerie heeft nieuwe vaknamen en afkortingen verordon-neerd. Zo heet Nederlands niet meer “ne” maar “netl”, in de wandelgangen al “netel” genoemd etc. Het ministerie heeft zich waar-schijnlijk (weer) niet gerealiseerd hoeveel werk ze daarmee de scholen (leerlingadmi-nistratie en roostermakers) bezorgen en ik vroeg me vertwijfeld af: degene die dat daar bedacht heeft….

....wat zou zijn vak nu eigenlijk zijn?

PrintCentrum

Douane

In Projectie en Propositie kunt u sinds kort gebruik maken van het PrintCen-trum. Hiermee zijn op eenvoudige wijze allerlei roosters en overzichten af te drukken. U kunt de overzichten geheel naar eigen smaak en ideeën inrichten en aanpassen. Bovendien worden deze instellingen opgeslagen in persoonlijke printprofielen, zodat u altijd direct het juiste printoverzicht kunt terugvinden.

Om u op weg te helpen, heeft Zermelo alvast enkele printprofielen voor u gemaakt. Deze heeft u direct bij het PrintCentrum tot uw be-schikking, zodat u met een druk op de knop al roosters kunt afdrukken.

Het PrintCentrum kent ook enkele handige onderdelen. Zo heeft u een uitgebreid kleurenschema tot uw beschikking, waarmee u extra accenten in de afdruk kunt plaatsen. Ideaal voor bijvoorbeeld indelingen van vaklokalen en wisselingen tussen verschillende locaties.

Voor het versturen van gegevens naar de leerlingadministratie is een geheel nieuw software onderdeel ontwikkeld: de Douane. Hiermee stuurt u gecon-troleerd de gegevensoverdracht van lesgroepen en roosters aan.

Bij de Douane is rekening gehouden met de bekende koppelingsproblemen die er altijd waren tussen roostergegevens

en administratieve gegevens. De indeling, naamgeving en roosters van lesgroepen zijn op eenvoudige wijze aan te passen en te synchronise-ren met de administratie.

Speciale constructies, zoals leerlingen die lessen buiten het rooster om volgen, worden dankzij de Douane op de juiste plaats in de administratie gezet.

De koppelingen met @VO en LEA zijn volledig gerealiseerd; die met Magister en Vocus zijn nog in ontwikkeling.

door: Rob Kemperdoor: Dennis Hus