SIA OBSERVATORIO

PASOS PARA LA CREACION DE CONTRATOS EN EL SIAOBSERVA

El sistema de información nos permite el registro de contratos de una entidad, asociándolos a un

Plan Estratégico o un Plan de Gobierno.

A continuación se relacionan los pasos a seguir para el registro de los Contratos en el Sistema de

Información SIAObserva:

1. Ingresar por la opción del Menú Principal, “Contratación-Registro Contratos-Registrar

Contratos”.

2. Se procede a ingresar contratos digitando los siguientes campos: “Numero o Código”,

“Vigencia”, “Modalidad de Contratación” y “Tipo de Contratación” para luego presionar el

botón “Buscar” con el cual se verifica si el contrato ya fue creado y de esa forma poder

continuar con el proceso, si el contrato no existe en la pantalla indicara el siguiente

mensaje:

3. Se continúa con el registro de la información del contrato, en su primera parte,

relacionada con el contratista, como se muestra en la siguiente pantalla; en donde es

posible buscar el contratista para verificar si existe o crearlo si es nuevo como contratista

en el sistema.

De no existir el contratista se procede a crearlo con la información que se muestra a continuación.

Es recomendable hacer la búsqueda tanto por documento como por nombre para garantizar la

existencia o no.

Y se le indica “Agregar contratista” para que lo adicione a la base de datos de contratistas a nivel

nacional.

4. Vincular el Rubro o los Rubros Presupuestales, para lo cual se selecciona el Plan de

Gobierno y seleccionamos el Rubro presupuestal correspondiente de acuerdo al

presupuesto Disponible; procedemos a Ingresar para dejarlo vinculado, como se muestra

en las pantallas siguientes:

Es importante anotar que se puede vincular más de un Rubro a un mismo contrato para los casos

en donde el monto del contrato es superior a un rubro en particular.

5. Teniendo en cuenta que todos los contratos deben estar reportados en el SECOP, se

procede a ingresar la información de “fecha de Publicación” y la Dirección URL en donde

se encuentra reportado el contrato en el SECOP; adicionalmente se ingresa la información

relacionada con el objeto contractual y las fechas que intervienen en un contrato; como se

muestran en la pantalla siguiente.

Finalmente se valida la información para verificar si presenta alguna inconsistencia; se presiona el

botón de “Actualizar Contrato” para que de esta manera nos permita ingresar la información

relacionada con Supervisores, Certificado de Disponibilidad Presupuestal, Registro Presupuestal y

Documentos de Legalidad entre otros, como se muestra en la siguiente pantalla.

6. En cada una de las etapas del contrato es necesario anexar los documentos que lo

soportan, es por ello que se hace indispensable ir hasta el segmento de “Documentos de

Legalidad Anexados” y proceder a su cargue teniendo en cuenta lo dispuesto en la matriz

de legalidad parametrizada por el ente de control respectivo, para lo cual se debe indicar

la opción de “Anexar Documentos” como se muestra en la siguiente pantalla.

7. Posteriormente muestra Anexar Documentos de Legalidad e indica la información del

contrato al cual va anexar documentos; ingresar los datos “Etapa Contractual”, “Fase del

Contrato”, “seleccione el documento”, luego “Examinar Documento” y ahí busaca el

documento a anexar y le da click a abrir, inmediatamente el archivo se describe en la

franja “Archivo”, luego escribe el nombre del Anexo y las Observaciones del Documento e

insertar anexo.

8. En Documentos anexados puede observar la lista de ellos; luego le da click a “ficha del

contrato” y se despliega todo el contrato.