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Crea Tu Oficina de Proyectos

Mauricio Hernández Durán MBA, PMP

Acerca De Mi...

● Angel Inversionista● Asesor de Empresas● Emprendedor● Educación

○ MBA, PMP, ITIL,CEH, SCEA○ Ingeniero de Sistemas

Antes de Empezar...

● Próposito:○ Compartir experiencia.○ Conciliar Teoría y Práctica.○ Tips Prácticos desde la óptica de la Gerencia.

● Dirigido a:○ Emprendedores.○ Directores de Proyecto.○ Gerentes.

Antes de Empezar...

● Si no conoce los temas podrá profundizar.

● Si los conoce podrá conocer testimonios.

Portafolio de Proyectos

● Una organización debe cumplir consistentemente dentro de la triple restricción:○ Costo.○ Tiempo.○ Alcance.

● Monitoreando el riesgo y la calidad.

Presupuesto

Ejercicio de Presupuesto

Le han asignado presupuestar el proyecto ABC. El proyecto requiere:● Consultores externos● Viajes + Viaticos● Materiales

Elabore una Aproximación del Presupuesto

Costos Directos● Nómina Directa del Proyecto.● Contratación de Consultores Expertos Externos.● Comisión de Ventas.● Contratación de Servicios Externos.● Transporte y Acomodación.● Materiales Usados en el Proyecto.● Gastos del Contrato: Pólizas, Legalización.● Costos de Financiación (Intereses Bancarios).● Impuestos.

Falta Algo?

Costos Indirectos● Costos de Personal Gerencial.● Costos de Personal Administrativo

○ Ventas, Recurso Humano, Contable, etc...● Costos de la Oficina de Proyectos (PMO).● Papelería.● Servicios Públicos.

Tips de Presupuesto

● Emplear Centros de Costo○ Indirectos/Indirectos○ Variables/No Variables

● Emplear Plantillas● Integrar ventas y equipo de proyecto● Contemplar los C.I● Simular el Presupuesto

● Los C.I son del 20%?○ Oscilan entre el 10% y 30%

● La Utilidad Neta de la Empresa es del 10%?○ Oscilan entre el 7% y 15%

Que Pasa Si….

Simulación del Presupuesto

● Análisis Montecarlo.● Sencillo de Usar.● No requiere información histórica.● Contempla cientos de escenarios y les

asigna una probabilidad.

Supuestos

● El costo de la nómina está en función de la duración del proyecto.

● Los costos del equipo del proyecto se mantienen en un rango de tiempo.

Dos puntos de estimación de un proyecto son suficientes para calcular una campana de Gauss => Media y STDEV

Proyecto Bajo Riesgo = Malas > 0%

Proyecto Mucho Riesgo => Normal -5%

Indicadores

Indicadores de Progreso

● Entre menos tenga, mejor.● Ideal un indicador que mida la relación

○ Alcance: Inventario de Funcionalidad○ Tiempo

● La "velocidad" del proyecto● Tendencias

Diagramas de Flujo

● Fácil de medir● Permite agregar diferentes proyectos● Facilita encontrar cuellos de botella● Cuenta una historia● Las demoras y devoluciones son una

aproximación de calidad.

Abstraction of a Process

Step 1 Step 2 Step 3

A process can be modeled as a logical sequence of steps

Inventory flowRecieve Process Deliver

Leadtime

A

D

C

B

F

HWork in Progress (WIP)

J

Week 1

Week Receive Process Deliver

1 5 0 0

Receive Process Deliver

A

DC

B

E

Week 2

Week Receive Process Deliver

1 3 2 0

2 2 3 0

Receive Process Deliver

A

D

C

B E

Week 3

Week Receive Process Deliver

1 3 2 0

2 2 3 0

3 2 2 3

Receive Process Deliver

G

D

C

F E

A

B

Week 4

Week Receive Process Deliver

1 3 2 0

2 2 3 0

3 2 2 3

4 1 3 3

Receive Process Deliver

G

DC

F E

A

B

Week 5

Week Receive Process Deliver

1 3 2 0

2 2 3 0

3 2 2 3

4 1 3 3

5 1 3 4

Receive Process Deliver

G

DC

F

E

A

BH

Week 6

Week Receive Process Deliver

1 3 2 0

2 2 3 0

3 2 2 3

4 1 3 3

5 1 3 4

6 1 1 6

Receive Process Deliver

G

DC

F

E

A

BH

Week 7Week Receive Process Deliver

1 3 2 0

2 2 3 0

3 2 2 3

4 1 3 3

5 1 3 4

6 1 1 6

7 0 1 7

Receive Process Deliver

G

D C

F

E

A

BH

Week 8Week Receive Process Deliver

1 3 2 0

2 2 3 0

3 2 2 3

4 1 3 3

5 1 3 4

6 1 1 6

7 0 1 7

8 0 0 8

Receive Process Deliver

G

D C

F

E

A

B

H

Cumulative Flow Diagram of previous example

Tiempo de Vacio = Galones / Tasa de SalidaFuente: http://www.strategosinc.com/littles_law.htm

Un Diagrama de Flujo Acumulativo Ayuda a Encontrar Cuellos de Botella y Ver la Velocidad del Proyecto

Fuente: http://www.strategosinc.com/littles_law.htm

Un año de Lead Time de Todos los Proyectos Agrupados

Evite

● Time sheets○ Dispendiosos○ Generan valor?

● Cronogramas!○ Reuniones no son un entregable!○ Difíciles de mantener actualizados○ Son una foto, no una película

Riesgo

Gestión del Riesgo

● Prevenir○ Acciones preventivas y correctivas

● Transferir○ Comprar un seguro○ Subcontratar

● Asumir

Gestión del Riesgo

Valor Esperado = Probabilidad * Sobre costo

Cuantificar y entender de donde viene el riesgo permite generar acciones preventivas

Cuantificar y observar las tendencias.

Importante

● Iniciativa PMO + Apoyo Gerencia = Éxito● Mida lo esencial

○ Riesgo○ Progreso○ Presupuesto○ Calidad

mhernandez@certcampus.comtwitter.com/certcampusyoutube/certcampus

Gracias!