library.uns.ac.id digilib.uns.a c.id halaman sampul
TRANSCRIPT
HALAMAN SAMPUL
LAPORAN TUGAS AKHIR
SISTEM INFORMASI PENGADAAN BARANG DAN JASA MELALUI
E-PROCUREMENT DI PT ANGKASA PURA I (PERSERO)
BANDARA ADI SOEMARMO SURAKARTA
Disusun Oleh :
SHAVIRA RAHAYU KUSUMANINGRUM
D1517085
Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Guna Memperoleh
Gelar Ahli Madya (A.Md.) Dalam Bidang Manajemen Administrasi
PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI
SEKOLAH VOKASI
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
2020
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ii
PERSETUJUAN
“SISTEM INFORMASI PENGADAAN BARANG DAN JASA MELALUI
E-PROCUREMENT DI PT ANGKASA PURA I (PERSERO) BANDARA
ADI SOEMARMO SURAKARTA”
Disusun Oleh:
SHAVIRA RAHAYU KUSUMANINGRUM
D1517085
Disetujui untuk dipertahankan di hadapan Panitia Ujian Tugas Akhir
Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Sekolah Vokasi
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Surakarta, 05 Mei 2020
Pembimbing,
Irsyadul Ibad, S.AB, M.Ed, M.SI
NIP. 1986091920130201
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
iii
PENGESAHAN
“SISTEM INFORMASI PENGADAAN BARANG DAN JASA MELALUI
E-PROCUREMENT DI PT ANGKASA PURA I (PERSERO) BANDARA
ADI SOEMARMO SURAKARTA”
Tugas Akhir ini telah diuji dan disahkan oleh Panitia Ujian Tugas Akhir
Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Sekolah Vokasi
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Pada Hari : Senin
Tanggal : 18 Mei 2020
Disusun Oleh:
SHAVIRA RAHAYU KUSUMANINGRUM
D1517085
Panitia Ujian Akhir Nama Tanda Tangan
1. Penguji 1 Drs. Retno Suryawati, M.Si
NIP. 196001061987022001
2. Penguji 2 Irsyadul Ibad, S.AB, M.Ed, M.Si
NIP. 1986091920130201
Mengetahui,
Kepala Program Studi
D3 Manajemen Administrasi
Irsyadul Ibad, S.AB, M.Ed, M.Si
NIP. 1986091920130201
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
iv
PERNYATAAN
Nama : Shavira Rahayu Kusumaningrum
N I M : D1517085
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “Sistem Informasi
Pengadaan Barang Dan Jasa Melalui E-Procurement Di PT Angkasa Pura I
(Persero) Bandara Adi Soemarmo Surakarta” adalah betul-betul karya sendiri. Hal-
hal yang bukan karya saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan
ditunjukkan dalam daftar pustaka.
Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia
menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya
peroleh dari tugas akhir tersebut.
Kediri, 05 Mei 2020
Yang Membuat Pernyataan,
Shavira rahayu kusumaningrum
D1517085
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
v
MOTTO
“Yang demikian itu karena sesungguhnya Allah tidak akan mengubah suatu
nikmat yang telah diberikan-Nya kepada suatu kaum, hingga kaum itu mengubah
apa yang ada pada diri mereka sendiri. Sungguh, Allah Maha Mendengar, Maha
Mengetahui”.
(Q. S. Al-Anfal: 53)
“Barang Siapa yang bersungguh-sungguh, sesungguhnya kesungguhan tersebut
untuk kebaikan dirinya sendiri”
(QS. Al- Ankabut: 6)
“Maka sesungguhnya bersama kesulitan ada kemudahan. Sesungguhnya bersama
kesulitan ada kemudahan. Maka apabila engkau telah selesai (dari suatu urusan),
tetaplah bekerja keras (untuk urusan yang lain). Dan hanya kepada Tuhanmu lah
engkau berharap.”
(QS. Al-Insyirah: 6-8)
” Don’t think to be the best, but think to do the best. Bukan tentang seberapa
tinggi pencapaian kita, melainkan benar apa tidak cara kita untuk mencapainya”
(Bill Gates)
“Allah tidak membebani seseorang melainkan sesuai kesanggupannya”
(QS. Al-Baqarah: 286)
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
vi
PERSEMBAHAN
Penulis mempersembahkan Tugas Akhir ini sebagai bentuk rasa tanggung
jawab atas amanah yang telah diberikan kepada Penulis, dam dipersembahkan
kepada:
1. Kedua Orang Tuaku Alm. Ayah Suprapto dan Ibu Handariya
2. Bapak/Ibu Dosen Diploma III Manajemen Administrasi
3. Almamaterku Universitas Sebelas Maret
4. Adiku, sahabat dan teman-teman yang selalu mendukungku
5. Untuk Bangsa dan Negara Repulik Indonesia Tercinta
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
vii
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Warrahmatullahi Wabarakatuh
Alhamdulillahirabbil’alamin Puji Syukur penulis panjatkan atas rahmat
serta hidayah-Nya, dengan segala kemudahan dan kelancaran untuk seluruh
anugerah yang telah diberikan oleh-Nya. Tidak ada kata yang dapat
menggambarkan selain mengucapkan rasa syukur atas segala kemudahan yang
penulis dapatkan. Doa, restu serta dukungan yang senantiasa mengiringi penulis
mulai dari proses awal hingga akhir dalam menyelesaikan Kuliah Kerja Magang
Manajemen Administrasi dengan begitu baik, sampai dengan pembuatan Tugas
Akhir masih teriringi dengan kemudahan yang ada. Oleh karena itu dengan
kemampuan dan waktu terbatas yang penulis miliki akhirnya penulis dapat
menyelesaikan penyusunan Tugas Akhir yang berjudul “Sistem Informasi
Pengadaan Barang Dan Jasa Melalui E-Procurement Di PT Angkasa Pura I
(Persero) Bandara Adi Soemarmo Surakarta” sebagai salah satu syarat untuk
mencapai gelar Ahli Madya Program Diploma III Manajemen Administrasi.
Sempurna bukanlah kata yang tepat, terdapat banyak kekurangan serta keterbatasan
pengetahuan dalam penulisan Tugas Akhir ini. Saran serta kritik terhadap penulis
yang membangun dibutuhkan dalam penulisan Tugas Akhir ini. Semoga dengan
Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi penulis dan pembaca Tugas akhir ini tidak
dapat disusun oleh penulis tanpa adanya dorongan, motivasi serta bantuan dari
berbagai pihak. Dengan rendah hati penulis ingin menyampaikan terima kasih
kepada:
1. Bapak Irsyadul Ibad, S.AB, M.Ed, M.SI selaku dosen pembimbing dan Kepala
program Studi Diploma III Manajemen Administrasi yang telah memberikan
pengarahan, nasihat, petunjuk, dan bimbingan selama penulisan tugas akhir ini.
2. Ibu Drs. Retno Suryawati, M.Si selaku dosen penguji dalam sidang laporan tugas
akhir penulis.
3. Bapak Drs. Santoso Tri Hananto, M. Acc., Ak. Selaku Direktur Sekolah Vokasi
Universitas Sebelas Maret
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
viii
4. Seluruh Ibu dan Bapak Dosen Manajemen Administrasi. Terima kasih atas
semua ilmu yang sangat berharga yang telah diberikan selama ini kepada
penulis, semoga Allah senantiasa membalas semua kebaikan yang Bapak dan
Ibu dosen berikan selama ini.
5. Bapak Abdulloh Usman selaku Kepala Kantor PT Angkasa Pura I (Persero)
Bandara Adi Soemarmo Surakarta yang telah memberikan ijin kepada penulis
untuk melaksanakan Kuliah Kerja dan Pengamatan sebagai persyaratan
penyusunan Tugas Akhir ini.
6. Bapak Himawan Nur Kahfianto selaku Kepala Divisi Procurement Section Head
serta Bapak/Ibu pegawai di PT Angkasa Pura I (Persero) Bandara Adi Soemarmo
Surakarta yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu yang telah memberikan
ilmu dan pengalamannya kepada penulis selama proses magang berlangsung.
7. Alm. Bapak Suprapto, Ibu Handariya, Adik Intan Alia, dan segenap keluarga
lainnya yang telah memberikan semangat dan dorongan dari awal perkuliahan
hingga terselesaikannya Tugas Akhir ini
8. Teman-teman Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi 2017,
Keluarga CENSOR, Keluarga SIM, Keluarga LKI yang telah menemani dan
memberi dukungan selama masa perkuliahan.
9. Semua pihak-pihak lainnya yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu yang
telah memberikan banyak dukungan kepada penulis hingga terselesaikannya
Tugas Akhir ini.
Kediri, 05 Mei 2020
Shavira Rahayu Kusumaningrum
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ix
DAFTAR ISI
HALAMAN SAMPUL ........................................................................................... i
PERSETUJUAN.................................................................................................... ii
PENGESAHAN .................................................................................................... iii
PERNYATAAN .................................................................................................... iv
MOTTO .................................................................................................................. v
PERSEMBAHAN................................................................................................. vi
KATA PENGANTAR ......................................................................................... vii
DAFTAR ISI ......................................................................................................... ix
DAFTAR GAMBAR………………...………………………….……………….xi
DAFTAR TABEL………………...………………………….…………………xiv
ABSTRAK ............................................................................................................ xv
BAB I PENDAHULUAN ....................................................................................... 1
A. Latar Belakang .............................................................................................1
B. Rumusan Masalah ......................................................................................10
C. Tujuan Pengamatan ...................................................................................10
D. Manfaat Pengamatan .................................................................................11
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN ............... 12
A. Tinjauan Pustaka ........................................................................................12
1. Sistem Informasi ................................................................................12
2. Pengadaan Barang dan Jasa ............................................................17
3. E-Procurement ...................................................................................20
B. Metode Pengamatan ...................................................................................23
1. Lokasi Pengamatan ...........................................................................23
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
x
2. Jenis Pengamatan ..............................................................................23
3. Teknik Pengumpulan Data ...............................................................24
BAB III DESKRIPSI INSTANSI ....................................................................... 28
A. Sejarah PT. Angkasa Pura 1 (Persero) Bandar Udara Internasional Adi
Soemarmo Surakarta .................................................................................28
B. Visi dan Misi PT. Angkasa Pura I (Persero) Bandara Adi Soemarmo
Surakarta .....................................................................................................29
C. Struktur Organisasi dan Job Deskripsi PT Angkasa Pura I (Persero)
Bandara Adi Soemarmo Surakarta ..........................................................29
BAB IV PEMBAHASAN HASIL PENGAMATAN ................................................. 41
A. Sistem Informasi Pengadaan Barang Dan Jasa Melalui E-Procurement
Di PT Angkasa Pura I (Persero) Bandara Adi Soemarmo Surakarta ..41
1. Sumber Daya Manusia ......................................................................43
2. Sumber Daya Perangkat Keras ........................................................45
3. Sumber Daya Perangkat Lunak ......................................................45
4. Sumber Daya Data ............................................................................96
5. Sumber Daya Jaringan ...................................................................108
B. Kendala Yang Dihadapi ...........................................................................109
BAB V PENUTUP .............................................................................................. 111
A. Kesimpulan ................................................................................................111
B. Saran ..........................................................................................................112
DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................... 113
Lampiran-Lampiran .......................................................................................... 116
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xi
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2. 1 Komponen Sistem Informasi .............................................................13
Gambar 2. 2 Triagulasi Teknik ..............................................................................27
Gambar 2. 3 Struktur Organisasi PT Angkasa Pura I Bandara Adi Soemarmo .....30
Gambar 4. 1 Laman Log-In………………………………………………………46
Gambar 4. 2 Tampilan Awal Admin ......................................................................47
Gambar 4. 3 Laman Beranda E-Procurement ........................................................47
Gambar 4. 4 Alur Proses Vendor Management System .........................................49
Gambar 4. 5 Laman Pendaftaran Vendor ...............................................................50
Gambar 4. 6 Formulir Pendaftaran Online Calon Vendor .....................................51
Gambar 4. 7 Email Pemberitahuan Kode Registrasi ..............................................52
Gambar 4. 8 Link Input Kode Registrasi ...............................................................52
Gambar 4. 9 Tampilan Vendor Management System .............................................53
Gambar 4. 10 Menu Navigasi VMS .......................................................................54
Gambar 4. 11 Menu “Save” Menyimpan Data yang Sudah Input .........................54
Gambar 4. 12 Halaman Profil Perusahaan .............................................................55
Gambar 4. 13 Halaman Pengalaman Perusahaan ...................................................56
Gambar 4. 14 Halaman Detail Pengalaman Perusahaan ........................................56
Gambar 4. 15 Halaman Pekerjaan Perusahaan Yang Masih Berjalan ...................57
Gambar 4. 16 Form Pekerjaan Perusahaan Masih Berjalan Detail ........................57
Gambar 4. 17 Halaman Lisensi Perusahaan ...........................................................58
Gambar 4. 18 Halaman Tambah Dokumen Lisensi Perusahaan ............................58
Gambar 4. 19 Halaman Kategori Perusahaan ........................................................59
Gambar 4. 20 Halaman Kategori Perusahaan-Tamabah Kategori .........................59
Gambar 4. 21 Halaman Kategori Perusahaan-Pilih Bidang ...................................60
Gambar 4. 22 Halaman Kategori Perusahaan-Update Data...................................60
Gambar 4. 23 Halaman Tim Manajemen ...............................................................61
Gambar 4. 24 Halaman Tim Manajemen-Detail Pengurus ....................................61
Gambar 4. 25 Informasi Pemegang Saham ............................................................62
Gambar 4. 26 Informasi Pemegang Saham-Detail Data ........................................62
Gambar 4. 27 Informasi Tenaga Perusahaan .........................................................63
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xii
Gambar 4. 28 Informasi Tenaga Perusahaan-Detail Data ......................................63
Gambar 4. 29 Menu “Kirim Data” sebagai Approval Data ...................................64
Gambar 4. 30 Menu “Kirim Data” sebagai Approval Tanggal Verif ....................64
Gambar 4. 31 Menu “Pencarian Vendor” Untuk Mengetahui Daftar Vendor .......65
Gambar 4. 32 Daftar Vendor Aktif Di PT Angkasa Pura I (Persero) Bandara Adi
Soemarmo Solo ......................................................................................................66
Gambar 4. 33 Daftar Vendor Non Aktif Di PT Angkasa Pura I (Persero) Bandara
Adi Soemarmo Solo ...............................................................................................66
Gambar 4. 34 Daftar Vendor dalam Proses Verifikasi Di PT Angkasa Pura I
(Persero) Bandara Adi Soemarmo Solo .................................................................67
Gambar 4. 35 Pencarian Vendor Daftar Hitam Di PT Angkasa Pura I (Persero)
Bandara Adi Soemarmo Solo .................................................................................67
Gambar 4. 36 Laman Vendor PraQualifikasi ........................................................68
Gambar 4. 37 Laman Verivikasi Komoditas..........................................................68
Gambar 4. 38 Daftar Vendor yang Dihapus...........................................................69
Gambar 4. 39 Laman Prestasi Vendor ...................................................................69
Gambar 4. 40 Alur Proses E-Tendering .................................................................71
Gambar 4. 41 Sign-In Akun Vendor ......................................................................72
Gambar 4. 42 Laman Akun Vendor .......................................................................73
Gambar 4. 43 Daftar Undangan Lelang .................................................................74
Gambar 4. 44 Tampilan Tender – List ...................................................................75
Gambar 4. 45 Tampilan Tender List-Detail ...........................................................75
Gambar 4. 46 Tampilan Request For Quotation – View ........................................76
Gambar 4. 47 Tampilan Halaman Request For Quotation – View - Register........77
Gambar 4. 48 Tampilan Request For Quotation – RFQ Attachments ...................77
Gambar 4. 49 Tampilan Penjelasan Dokumen Lelang ...........................................78
Gambar 4. 50 Tampilan dalam Tambah Topik Penjelasan ....................................78
Gambar 4. 51 Tampilan Penjelasan Lelang ...........................................................79
Gambar 4. 52 Tampilan Detail Sebuah Topik .......................................................79
Gambar 4. 53 Tampilan Request For Quotation – Batal Regitrasi ........................80
Gambar 4. 54 Download Dokumen Lampiran Lelang ...........................................80
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xiii
Gambar 4. 55 Memberikan Penawaran Lelang ......................................................81
Gambar 4. 56 Vendor Commercial Quotation Manual ..........................................82
Gambar 4. 57 Pemberitahuan informasi apabila pengajuan komersial penawaran
telah sukses diperbaharui. ......................................................................................83
Gambar 4. 58 Tampilan Dokumen Persyaratan .....................................................84
Gambar 4. 59 Pemberitahuan informasi dokumen telah ter update .......................84
Gambar 4. 60 Laman Upload Dokumen Persyaratan.............................................85
Gambar 4. 61 Tampilan Daftar Tender Setelah Memenuhi Persyaratan ...............86
Gambar 4. 62 Pemasukan data PPP Vendor ..........................................................88
Gambar 4. 63 Laman Gabung Purchase Request (PR) ..........................................88
Gambar 4. 64 List Purchase Requsition .................................................................89
Gambar 4. 65 List Perjanjian Pengadaan Pemerintah ............................................89
Gambar 4. 66 Outstanding Jobs .............................................................................90
Gambar 4. 67 Purchase Request List .....................................................................90
Gambar 4. 68 Contract Activity List ......................................................................91
Gambar 4. 69 Contract Activity List ......................................................................91
Gambar 4. 70 Tampilan SPK .................................................................................92
Gambar 4. 71 PO List Catalog ...............................................................................93
Gambar 4. 72 Purchase Order PT Angkasa Pura I ................................................93
Gambar 4. 73 Laman Reports ................................................................................94
Gambar 4. 74 Laman Upload Reports ...................................................................94
Gambar 4. 75 Laman Data Upload Reports ...........................................................95
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xiv
DAFTAR TABEL
Tabel 1.1 Laporan data pengadaan barang dan jasa selama satu periode melalui E-
Procurement .............................................................................................................3
Tabel 4. 1 Kode Dokumen Administrasi Pengadaan Barang dan Jasa………..…99
Tabel 4. 2 Kode Dokumen Teknis Pengadaan Barang dan Jasa ..........................102
Tabel 4. 3 Kode Dokumen Harga Pengadaan Barang dan Jasa ...........................103
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xv
ABSTRAK
Shavira Rahayu Kusumaningrum. D1517085. Sistem Informasi Pengadaan
Barang Dan Jasa Melalui E-Procurement Di PT Angkasa Pura I (Persero)
Bandara Adi Soemarmo Surakarta, Tugas Akhir, Program Studi Diploma III
Manajemen Administrasi Sekolah Vokasi Universitas Sebelas Maret
Surakarta 2020. 112 halaman.
PT Angkasa Pura I (Persero) Bandara Adi Soemarmo Surakarta mempunyai
berbagai macam aktivitas dalam menunjang keberjalanan perusahaan, salah satunya
yaitu pengadaan barang dan jasa. Dalam keberjalanannya kebutuhan perusahaan
akan semakin mengalami peningkatan dan vendor yang dibutuhkan juga tidak
hanya berada didaerah surakarta dan sekitarnya, maka dari itu proses kegiatan
pengadaan barang dan jasa yang semula konvensional dengan vendor harus datang
ke kantor untuk menyerahkan semua berkas persyaratan beralih menjadi elektronik
yaitu vendor yang ingin ikut pelelangan cukup memenuhi segala persyaratan secara
online melalui E-Procurement. Pengamatan dalam Tugas Akhir ini bertujuan untuk
mendeskripsikan Sistem Informasi pengadaan barang dan jasa melalui E-
Procurement di PT Angkasa Pura I (Persero) Bandara Adi Soemarmo Surakarta.
Jenis Pengamatan yang digunakan dalam penulisan laporan tugas akhir ini
yaitu pengamatan langsung. Teknik pengumpulan data dilakukan dengan metode
observasi partisipatif, wawancara, mengkaji dokumen dan arsip dan trianggulasi
teknik. Proses yang dilakukan penulis dalam pengamatan meliputi mengamati
sistem yang digunakan perusahaan dan berpartisipasi dalam proses pengadaan
barang dan jasa melalui E-Procurement yang berada di divisi Procurement Section
Head PT Angkasa Pura I (Persero) Bandara Adi Soemarmo Surakarta.
Hasil dari pengamatan mendeskripsikan bahwa sistem informasi pengadaan
barang dan jasa melalui E-Procurement di PT Angkasa Pura I (Persero) Bandara
Adi Soemarmo Surakarta digunakan untuk memudahkan proses pengadaan barang
dan jasa secara elektronik, penerapan pengadaan barang dan jasa secara elektronik
melalui E-Procurement memiliki efek yang baik, karena didalam satu situs sudah
mencakup semua kegiatan proses pengadaan barang dan jasa, selain itu fungsi E-
Procurement juga sebagai pengarsipan dokumen pelelangan. Vendor dan admin
dapat mengakses langsung di laman E-Procurement PT Angkasa Pura I (Persero).
Sistem informasi E-Procurement terdapat beberapa komponen guna menunjang
keberlangsungan sistem tersebut yakni komponen: 1) Sumber Daya Manusia, 2)
Sumber Daya Perangkat Keras, 3) Sumber Daya Perangkat Lunak, 4) Sumber Daya
Data, dan 5) Sumber Daya Jaringan, komponen-komponen yang ada saling
melengkapi dan berkesinambungan.
Kata kunci: Sistem Informasi, Pengadaan Barang dan Jasa, E-Procurement
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user