Управление архивом на платформе docsvision
DESCRIPTION
Автоматизация архивного делопроизводства на платформе DocsvisionTRANSCRIPT
Управление архивом Автоматизация архивного делопроизводства
на платформе DocsVision
Оп
ер
ати
вно
е х
ран
ен
ие
Формирование и ведение НД
Формирование дел
Оформление дел
Формирование сдаточных описей
Выделение документов текущего хранения к уничтожению
Вед
ом
стве
нн
ое
хр
анен
ие
Прием дел СП по описям
Учет использования документов
Экспертиза ценности документов
Информационно-справочная работа
Подготовка дел к передаче в ГАРФ (Сводные описи организации)
Выделение дел к уничтожению (Акт об уничтожении документов)
Госу
дар
стве
нн
ое
хр
ане
ни
е
Организация хранения документов
3
Предпосылки автоматизации
Необходимость применения регламентных подходов к работе с архивными документами
Выполнение требований к хранению и уничтожению документов
Повышение эффективности поиска и выдачи документов из архива
Функциональность решения
Создание автоматизированной системы архивного делопроизводства
Автоматизация процесса
архивного хранения
документов
Создание средств поиска
документов
Повышение эффективности
процесса взаимодействия архива со всеми
подразделениями компании
5
Архитектура
• Используется единое хранилище данных • Взаимодействие с любыми
установленными модулями, в т.ч., установленными позднее
• Гибкость доработки, т.к. используемые
компоненты хранятся на сервере и обновляются на клиентах автоматически
Архивариус Бумажный архив Делопроизводители
• Номенклатура дел • Описи • Акты об уничтожении • Хранение информации о
состоянии документа в архиве • Списание документов в дела • Управление доступом к архиву на
основе ролей
Преимущества
• Прием и размещение дел в архиве
• Передача дел на внешнее хранение
• Контроль сроков возврата
• Своевременное уничтожение устаревших дел
• Оперативное оповещение о состоянии дела (в архиве, уничтожено выдано руки)
• Обеспечение организации номенклатурой дел на текущий год
• Соблюдение норм и законов РФ в части архивного делопроизводства
• Получение сводной статистики по заведенным делам за отчетный год для принятия решения о расширении хранилища или перевода дел на внешнее хранение
21 сентября 2012 г. 6
Для архивариусов
Преимущества
• Наличие номенклатуры дел на текущий год, определяющий группировку документов по делам
• Возможность в течение года создавать новые, не предусмотренные изначальной номенклатурой дела
• Списание зарегистрированных в СЭД документов в дела
• Освобождение пространства оперативного и временного хранения дел путем:
o уничтожения устаревших дел
o передачи дел в архив
21 сентября 2012 г. 7
Для делопроизводителей
Классификация документов по срокам хранения
• документы временного срока хранения (до 10 лет включительно)
• документы долговременного срока хранения (более 10 лет)
• документы постоянного срока хранения
• документы по личному составу (не менее 75 лет)
1999
Ве
ст
ь -
Ме
та
те
хн
ол
ог
ия
8
Схема разделов сводной номенклатуры
21 сентября 2012 г. 9
Настройка модуля
21 сентября 2012 г. 10
Номенклатура дел
21 сентября 2012 г. 11
Печать номенклатуры дел
21 сентября 2012 г. 12
Информация о хранении документа в архиве
21 сентября 2012 г. 13
Справочник сроков хранения
21 сентября 2012 г. 14
Выбор сроков хранения дела
21 сентября 2012 г. 15
Карточка дела
21 сентября 2012 г. 16
Карточка описи (режим архивариуса)
21 сентября 2012 г. 17
Карточка описи (режим делопроизводителя)
21 сентября 2012 г. 18
Массовое списание
21 сентября 2012 г. 19
20
Функциональность DocsVision
Накопление: • Поддержка потокового сканирования • Хранение реквизитов и образов • Фоновое распознавание Хранение: • Долговременное хранилище • Разграничение прав доступа • Индексирование Использование: • Атрибутивный, полнотекстовый поиск • Программные интерфейсы внешнего доступа (веб-доступ, интеграция
с ИС) • Организация удаленной работы из филиалов (интеграции с порталом
MS SharePoint) • Удобный интерфейс, настройка индивидуальных рабочих мест
21
Электронный архив на базе DocsVision
АРМ
сканированияАРМ
пользователя
Хранилище
данных
СУБД
MS SQL 2000, 2005
СЕРВЕР БД
СЕРВЕР
ПРИЛОЖЕНИЙ
MS IIS
Сервер DocsVision
П/С ВВОДА П/С СКАНИРОВАНИЯ
П/С ЭКСПОРТА/ИМПОРТА
П/С ВНЕШНИХ
РЕГЛАМЕНТОВ
СЕРВЕРНЫЕ П/С
Удаленные системы
и пользователи
П/С ПОИСКА
АИС
22
Дополнительные преимущества DocsVision
Автоматизация прикладных процессов управления документаций с помощью решений на базе DосsVision:
• СЭД и архивное дело
• Потоковый ввод
• Обработка первичной документации
• Управление проектами
• Управление процессами
• ….
199178, Санкт-Петербург
наб. реки Смоленки, д. 33
тел. +7 (812) 346-58-33
факс +7 (812) 346-58-34
[email protected] www.digdes.ru
115230, Москва
Варшавское шоссе, д. 36
стр. 8, подъезд 5
тел. +7 (499) 788-74-94 тел./факс +7 (499) 788-74-95
Спасибо за внимание!
21 сентября 2012 г. 23