ictcenter.spu.ac.thictcenter.spu.ac.th/uploaded/category/workfromhome...drag & drop หร...

of 22

OneDrive for Business : แชร และท ำงำนรวมกนทกไฟลของคณสะดวก รวดเรว และปลอดภย

OneDrive for Business เปนบรการพนทเกบขอมลสวนบคคลทางออนไลน ทจะชวยเพมความคลองตวใหกบผใชงาน ใหสามารถแชรไฟลกบผรวมทมกได พกพาไฟลเพอการท างานนอกสถานททมอนเทอรเนตกได ในบทนเราจะพดถงเรองดงตอไปน

- เทคนคการจดเกบไฟลและท างานรวมกนบน OneDrive for Business - การก าหนดสทธในการแชร ไมใหขอมลหลด ทงภายในและภายนอกบรษท - การท างานรวมกนระหวาง OneDrive for Business และ Services อนๆบน Microsoft 365

บทบำทสมมต

คณ Alan, VP ทม Corporate Marketing

คณ Jeff, CIO

คณ Allie, Marketing Manager

เลำเรอง คณ Jeff , CIO ของบรษท ไดก าหนดนโยบายจดเกบไฟลงานของพนกงานทกคนทอยภายในบรษท ใหเกบไวบน OneDrive for Business เนองจากมเนอทมากพอ และสามารถก าหนดความปลอดภยไดโดยงาย คณ Alan, VP ของทม Corporate Marketing เปน Pilot กลมแรกทใชงาน เนองจากตวเขาและทมตองใชไฟลเอกสารจ านวนมากรวมกน และตองท างานรวมกบทมภายนอกบรษทอกดวย

of 22

ในบทนจะแนะน ำเทคนคดงตอไปน

การเขาใชงาน OneDrive for Business ..................................................................................................................... 4

1. การสรางเอกสารบน OneDrive for Business ............................................................................................... 4

2. การอปโหลดเอกสาร .................................................................................................................................... 8

3. การแชรเอกสาร ........................................................................................................................................... 9

4. ลบไฟลแลวไปไหน .................................................................................................................................... 14

5. การจดการเวอรชนของเอกสารใน OneDrive for Business ......................................................................... 15

6. ท างานรวมกนผาน OneDrive for business ............................................................................................... 16

7. การซงค OneDrive for Business กบเครองคอมพวเตอร............................................................................ 18

คดตอ ..................................................................................................................................................................... 22

of 22

กำรเขำใชงำน OneDrive for Business

ทมมบนซาย ใหคลกเลอก OneDrive ดงภาพ

สวนประกอบของ OneDrive for Business มรายละเอยดดงตอไปน

สวนท 1 ส าหรบการคนหาเอกสารทกอยางทอยใน OneDrive for Business ของผใชงาน

สวนท 2 สรางเอกสาร Office Online หรออปโหลดเอกสาร หรอซงค OneDrive for Business กบเครองพซสวนตว

สวนท 3 แสดงหมวดหมของเอกสารโดยแบงเปนไฟลปจจบน ไฟลทมการปรบปรงเมอเรวๆ น ไฟลทไดรบการแชร และถงขยะ

สวนท 4 แสดงรายการเอกสาร วนทปรบปรง คนทแกไขลาสด ขนาดไฟล และสทธในการเขาถงไฟลนนๆ

สวนท 5 แสดงเอกสารทมการแชรเฉพาะกลม

1. กำรสรำงเอกสำรบน OneDrive for Business

คณ Alan ตองการสรางเอกสารใหมทนทบน OneDrive โดยคลกท New แลวเลอกสงทตองการสราง เชน เอกสาร Word, Excel, PowerPoint, OneNote หรอ Forms for Excel หรอสรางโฟลเดอรใหม

of 22

ในการสรางเอกสารใน Office Online จะไมตางกบการใช Microsoft Office แบบตดตงภายในเครองคอมพวเตอร เพราะ สามารถด แกไข และบนทกไฟลไดอตโนมต

ขนตอนแรกหลงจากการคลกสรางเอกสารแลว คอ ใหเปลยนชอไฟลใหสอดคลองกบเนอหา โดยไปทแถบเมนดานบน ตามภาพดานลาง คลกสองครงแลวเปลยนชอ

คณ Alan สามารถสรางเอกสารทตองการไดทนท

- Word Online (รองรบเอกสารนามสกล PDF ดวย)

เปลยนชอไฟล

of 22

- Excel Online

- PowerPoint Online

of 22

- OneNote Online

- Form for Excels

- PDF

of 22

2. กำรอปโหลดเอกสำร

คณ Alan มเอกสารทอยภายใน My Documents บนเครองของเขา เขาตองการอปโหลดไฟลไปเกบท OneDrive เขาสามารถท าได 3 วธ คอ

1. คลก Upload แลวเลอกไฟลหรอโฟลเดอรจากโฟลเดอรภายในเครองพซ

หรอ 2. Drag & Drop หรอลากเอกสารจาก File Explorer แลววางใน OneDrive for Business

เมอท าการอปโหลดแลวจะแจงเครองหมายเตอนทไฟลดงภาพ

หากท าการอปโหลดและไฟลซ ากนจะปรากฏดงรป

Upload File หรอ Folder

of 22

หรอ 3. เมอท าการบนทกไฟลใน Microsoft Office เชน Word, Excel, PowerPoint ใหคลก File > Save As เลอก OneDrive ของตนเอง

3. กำรแชรเอกสำร

หลงจากทคณ Alan ท าการสรางและอปโหลดเอกสารแลวนน สทธในเอกสารตงตน คอชอของคณ Alan เอง คณ Alan ตองการแชรเอกสารจาก OneDrive for Business ใหกบคณ Jeff และทมงานทเกยวของ

1. คณ Alan เลอกไฟลทตองการ จะปรากฏป ม Share

2. ใสอเมลของคณ Jeff พรอมขอความ

File > Save As > OneDrive

of 22

3. ไปท Inbox ของคณ Jeff จะปรากฏขอความ เพยงแคคลก Open กสามารถเปดไฟลไดทนท

หมำยเหต เนองจากการแชรเอกสารมหลายรปแบบ มเทคนคเลอกงายๆดงตอไปน

เทคนคท 1 แชรเอกสำรใหกบบคคลภำยนอกบรษท

ส าหรบการแชรเอกสารใหกบบคคลภายนอก สงทส าคญคอ ตองไมเปนขอมลท Sensitive หากตองการใหสามารถแกไขไดใหคลก Allow Editing แตถาไมตองการแกไขใหปด และควรก าหนดอายของเอกสารดวย

of 22

เทคนคท 2 ปองกนไมใหผรบท ำกำรดำวนโหลดเอกสำร

ส าหรบวธนผสงตองการใหผรบอานไดเพยงอยางเดยวผานเบราวเซอร และไมสามารถดาวนโหลดได โดยคลก Block Download ผรบเมอไดรบจะไมสามารถดาวนโหลดได

เทคนคท 3 แชรใครกไดในบรษท

เอกสารทก าหนดสทธแบบน จะตองมการยนยนตวตนวาเปนพนกงานของบรษทเราจรงๆ ซงพอรบลงคเอกสารนสามารถเปดไดทนท โดยสามารถ าหนดใหแกไขหรอไมกได ถาก าหนดวาใหไมแกไข จะสามารถบลอคการดาวนโหลดได เหมาะกบเอกสารทวไปทใชเฉพาะภายในองคกร

ก ำหนดใหทกคนทไดรบลงคแกไขได แตจ ำกดดวยวนหมดอำย

ผรบดไดอยำงเดยวพมพและดำวนโหลดไมได

of 22

เทคนคท 4 แชรเฉพำะคนทเคยเขำถงเอกสำรหรอโฟลเดอรนไดมำกอน

เทคนคน หรอ People with exiting access จะใชเมอบคคลนนมสทธในการเขาถงไฟลหรอโฟลเดอรนกอนหนานแลว โดยจะท าการสงลงคเทานน

เมอผรบคนเดมไดรบเอกสารจะปรากฏขอความดงภาพ

เทคนคท 5 ระบคนทตองกำรใหท ำงำนรวมกน

แชรไดเฉพำะภำยในบรษทเทำนน

แชรเฉพำะคนทเคยเขำสทธเอกสำรนแลว

of 22

เทคนคเหมาะกบเอกสารทตองการแชรหรอแกไขรวมกนเฉพาะบางคนเทานน ใครทไดรบลงคไปถงแมจะอยในบรษท หรอเคยเขาถงกอนหนานจะไมสามารถใชงานได

4. เมอท าการแชรเอกสารไปแลว หากตองการทราบวาตอนนแชรเอกสารใหกบใคร สามารถตรวจสอบท Shared และ Shared by me

หากตองการเปลยนสทธ หรอยกเลกการแชรใหคลกทไฟล และเลอก Manage Access แลวเลอก Grant Access หรอ Stop Sharing ตามล าดบ

ผทถกระบเทำนน ถงจะแกไขเอกสำรนได

ตรวจสอบวำมเอกสำรใดทแชรไปแลวบำง

of 22

หมำยเหต Shared with me คออะไร Shared with me จะแสดงวามเอกสารใดบางทเราไดรบการแชรจากบคคลอน ท าใหงายตอการดยอนหลงเอกสารได ตามสทธทไดรบ

4. ลบไฟลแลวไปไหน

เมอไฟลทท าการลบจาก OneDrive for Business จะถกจดเกบใน Recycle Bin ประมาณ 90 วน

โดยสามารถกคนไฟลไดภายใน 90 วน โดยคลก Restore

Manage Access > Stop Sharing ยกเลกกำรแชรทนท

of 22

5. กำรจดกำรเวอรชนของเอกสำรใน OneDrive for Business

คณ Alan เรมใชงานและแชรไฟลบอยๆบน OneDrive for Business โดยก าหนดใหหลายๆคนมาท าการแกไขไฟลเดยวกน เพอลดความซ าซอนของไฟล และยงประหยดพนทจดเกบ โดยสามารถดยอนหลงผาน Version History

จะปรากฏเวอรชนทจดเกบไวเรอยๆ โดยหากมการเปลยนแปลงจะท าการบนทกอตโนมต

หากตองการกคนเวอรชนกอนหนาน ใหคลกขวาแลวเลอก Restore หรอถาตองการดเทานน ใหคลก Open File

คลกขวำทไฟลเลอก Version History

of 22

6. ท ำงำนรวมกนผำน OneDrive for business

คณ Alan มเอกสาร Excel ยอดขายสมารทโฟนลาสด ทางคณ Alan ตองท างานรวมกบคณ Allie เพอจดท าแผนโปรโมชนรวมกน

1. คณ Alan เปดเอกสารและคลก Share กรอกขอมลคณ Allie

2. ในหนาตาง Notification จะปรากฏแจงเตอนวาทางคณ Alan ไดท าการแชรเอกสารมาให

สงลงคเพอท ำงำนรวมกนใหกบผรบในทม

of 22

เมอคลกจะปรากฏอเมลทไดรบ

3. เปดไฟลขนมา จะปรากฏเหนวาทางคณ Alan อยในไฟลเดยวกน

4. คณ Alan ตองการปรกษาตวเลขผานชองทาง Online โดยปรกษาผาน Chat Message เมอทางคณ Allie ม

การปรบกราฟเปนชองทาง Online บน Excel ของตนเอง เอกสารของทางคณ Alan ปรบเปลยนตามไปดวย

ตรวจสอบ Notification ของตนเอง

of 22

5. คณ Alan จงท าการ Comment ไวทเอกสาร ใหรบแกไขโปรโมชนของ Contoso M300 โดยคลกท Insert >

Comment โดยทางคณ Alan สามารถใช @ ในการแจงเตอนใหคณ Allie ชวยแกไข ซงการ Comment ในเอกสารจะชวยใหไมตองแกขอมล และชวยจดจ าวามการแกไขตามค าแนะน าใดบาง

7. กำรซงค OneDrive for Business กบเครองคอมพวเตอร

คณ Alan ใชงาน Microsoft Office ในเครองเปนประจ า เขาไมสะดวกใชงานผานบน Online เพยงทางเดยว เขาตองการซงคไฟลลงมาทเครองของเขา แตปญหาคอเครองของเขามฮารดดสกมจ านวนไมมาก สงทชวยเขาไดคอ OneDrive Sync

1. คลก Sync ท OneDrive for Business

2. ปรากฏหนาตางใหกรอกอเมลของตนเอง และคลก Sign in

เพม Comment ในเอกสำร

of 22

3. เลอกโฟลเดอรทตองการเกบไฟล และคลก Next

4. เลอกโฟลเดอรทตองการ Sync ถาไมไดใชประจ าไมแนะน าใหเลอก Sync ลงมาขางลาง และคลก OK

of 22

ขอสงเกต

การซงคไฟลจะมสามแบบคอ

- Online-Only: ไฟลจะไมดาวนโหลดลงมาใชงานพนทเครอง จะดาวนโหลดเมอตองการใชเทานน โดยเหนเฉพาะชอของไฟลเทานน

- Available on this device: ไฟลทมเครองหมายถกสเขยว คอไฟลทดาวนโหลดแลวสามารถแกไขไดขณะทออฟไลน

- Mark your important files: เปนไฟลทส าคญ และใหเกบลงทเครองนเสมอโดยคลกขวาเลอก Always keep on this device

5. เมอเรยบรอยใหเลอก Open my OneDrive folder

ปรากฏไฟลทท าการซงค

of 22

6. หากตองการแชรไฟลใหคลกขวาเลอก Share แตถาดาวนโหลดไฟลมาแลว และตองการประหยดพนทของ

ฮารดดสกใหเลอก Free up Space ไฟลขนาดใหญจะเหลอแคชอของไฟลเทานน

7. การตงคาตางๆของ OneDrive จะอยทดานลาง ใหคลกขวาทไอคอนกอนเมฆสน าเงน คลก Settings

ซงผใชงานสามารถตงคาไดดวยตนเองภายหลง

คลกขวำ และเลอก Share

of 22

คดตอ

จากเรองราวในคมอน กลาวถงการใชงาน OneDrive for Business เพอใชในการจดเกบและแชรเอกสาร ลองคดดวาถาเราลดปรมาณไฟลแนบอเมลจะชวยลดขนาดของเมลบอกซไดเทาไหร อกทงไฟลทมขนาดใหญยงสามารถแชรไดจากทเดยว ลองน าไปประยกตใชกบทมของคณ หรอบรษทพารทเนอรหรอ Supplier ของคณ ขอมลทไดจะไมมทางรวออกไปแนนอน