Технологии ecm: как правильно управлять корпоративной...
DESCRIPTION
Арам Пахчанян, Вице-президент, Директор департамента продуктов для ввода данных. Технологии ECM: как правильно управлять корпоративной информацией?. Арам Пахчанян, вице-президент, директор департамента продуктов для ввода данных ABBYY. Зачем нужен ECM?. Источник: karl sinfield , flickr.com. - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
Арам Пахчанян, Вице-президент, Директор департамента продуктов для ввода данныхТехнологии ECM: как правильно управлять корпоративной информацией?
Арам Пахчанян, вице-президент, директор департамента продуктов для ввода данныхABBYY
3
Для начала: а что такое контент?
● Контент – это сообщение или коммуникация посредством различных каналов (текст, звук, видео, графика и т.д.)
● Контент создается и сохраняется в различных форматах● “Контент предприятия” (Enterprise content) – это контент,
созданный для целей бизнеса
4
Зачем им надо управлять?
● Неуправляемый контент влияет на эффективность бизнеса● Скорость создания контента растет● Поиск информации● Совместная работа● Принятие решений
5
Что такое Enterprise Content Management?
● Стратегии, методы и инструменты, используемые для ввода, управления, хранения, обеспечения сохранности и доставки контента и документов, относящихся к важнейшим организационным процессам.
● Средства ECM управляют неструктурированной информацией
6
Управление контентом и процессами
Основные технологии ECM
8
ECM – это зонт, под которым объединены множество технологий● Управление документами● Управление записями ● Рабочие процессы ● Поиск● Управление веб-контентом ● Ввод/Сканирование ● Совместная работа ● Публикация и архивирование
9
Ввод, сканирование, создание контента● Примеры источников контента:
● Офисные приложения, e-mail, чат● Социальные медиа, средства совместой работы● Медиа-файлы: видео, аудио, цифровые фотографии● Бумажные формы, записки, подписанные документы
10
Каналы поступления контента
● Оборудование:● Компьютеры● Планшеты, смартфоны, цифровые камеры● Сканеры, МФУ
● Унаследованные системы, почта, корпоративные приложения, и т.д.
11
Организация контента
● Метаданные● Использование метаданных● Теги● Папки и иерархии● Контроль доступа
12
Метаданные - что это?
● Не просто данные о данных● Контекст, смысл● Связь между контентом, процессами и людьми● Задаются людьми, средой и приложениями● Метаданные часто так же важны, как и контент
13
Теги
● Теги: метаданные, заданные пользователем● Помогают расширять базу метаданных на основе практики
и опыта людей
14
Таксономия
● Это наука организации информации в виде структуры (списка, дерева, графа) из категорий
● Описывает смыслы и связи внутри контента● Мы практикуем эту науку каждый день в обыденной жизни
15
Совместная работа
● Создание и обновление контента – совместная работа● Информация для новой работы собирается от коллег и из
существующего контента● Информацию и знания нужно разделять между коллегами
16
Средства совместной работы
● Управление документами (версии, публикация)● Модули взаимодействия (форумы, обсуждения, круги по
интересам)● Средства разделения контента с правами доступа
17
Совместная работа
● Не основной драйвер внедрения ECM● Повышает эффективность других компонентов ECM● Современная модель совместной работы: community &
social● Путь к совместной работе непростой
18
Поиск
● Возможность точного и быстрого поиска – основная выгода ECM для пользователей
● Хорошие результаты поиска – результат правильной организации контента (метаданные, таксономия, информационная архитектура)
● Цель – обеспечить находимость
19
Поиск с метаданными и тегами
● Метаданные создают регулярные идентификаторы для контента
● Пользователи могут использовать различные поля метаданных для уточнения поиска
● Нужно создавать множественные иерархии для различных способов доступа к информации
20
Публикация и доставка
● Контент должен доставляться в нужным людям в надлежащем виде через надлежащие каналы и в нужное время
● Для значительной части контента доставка есть весь смысл управления этим контентом
Полезность ECM
22
Зачем тратиться на внедрение ECM?
● Основная причина – повышение продуктивности● Так считают более 40% предприятий● Продуктивность – это результат, поделенный на усилия
23
Как ECM повышает продуктивность?
● Основные технологии ECM созданы для автоматизации и упрощения процессов, связанных с контентом
● Информация более доступна в любое время в любом месте, а значит – растет качество работы и принимаемых решений
● Но нужно, чтобы сотрудники использовали ECM
24
Управление информацией
● Задача: обеспечить соответствие методов хранения и работы с информацией целям, внутренним правилам, и законодательным нормам.
25
Управление знаниями
● Нужно, чтобы избегать повторяющихся ошибок, накапливать опыт, разделять опыт и знания между сотрудниками.
26
Непрерывность бизнеса
● Обеспечение инструментов хранения критически важной информации, гарантирующих ее сохранность и доступность в любой момент
● Защита от неожиданных ситуаций, потери ценных кадров, и т.д.
Будущее
28
Тренды развития ECM
● Social● Аналитика и семантика● Cloud
29
Эволюция систем управления информацией
WWW.DOCFLOW.RU
DOCFLOW – центр экспертизы по вопросам ECM
• Аналитика и новости
• Отраслевые мероприятия
• Сертификация и курсы
• Справочные материалы
• Каталог решений
Курс AIIM ECM Practitioner
• 2 дня занятий
• Полный обзор ECM-технологий
• Международная сертификация
• Многолетний опыт ведущих организаций в одном курсе
Набор в осеннюю группу 14-15 ноября уже открыт! Подробности на www.docflow.ru