사용자 매뉴얼 - yonsei...

사용자 매뉴얼

2007년 12월

연세대학교 기획실

전자행정업무편람

목 차

1. SOP 개요 ·······················································································································1

가. SOP의 정의 ·························································································································1

나. SOP의 도입 목적 ················································································································1

다. 기대효과 ·······························································································································1

라. SOP 2단계 개발계획 ··········································································································1

마. SOP작성을 위한 업무분류 ·································································································1

바. e-SOP 관리절차 ··································································································3

2. 주요 용어 및 내용 ·······································································································4

가. 업무단계 ·······························································································································4

나. 입력항목 ·······························································································································4

다. 관리메뉴 ·······························································································································5

라. 인쇄 ·······································································································································5

3. e-SOP의 화면구성 ·····································································································6

4. e-SOP 입력화면 및 검색화면 접근 ·········································································7

가. 입력화면 ·······························································································································7

나. 검색화면 ·······························································································································8

5. 부서개요 보기 및 수정 ·······························································································9

6. 업무범위 조회 및 등록, 수정, 삭제 ·······································································10

가. 업무범위 조회 ····················································································································10

나. 업무범위 등록 ····················································································································10

다. 업무범위 수정 ····················································································································11

라. 업무범위 삭제 ····················································································································12

7. 업무명 조회 및 등록, 수정, 삭제 ···········································································13

가. 업무명 조회 ························································································································13

나. 업무명 등록 ························································································································13

다. 업무명 수정 ·······················································································································14

라. 업무명 삭제 ························································································································15

마. 업무인계(기획실 SOP 담당자만 인계버튼 사용가능) ··················································16

바. 종료업무 ·····························································································································17

8. 업무명 승인요청 및 승인 ··························································································18

가. 업무명 승인 요청 ··············································································································18

나. 업무명 승인(부서장 및 문서관리자만 접근 가능) ························································18

9. 이력 남기기 및 이력 조회 ·······················································································20

가. 이력 남기기 ·······················································································································20

나. 이력 조회 ···························································································································20

10. 세부항목 조회 및 등록, 수정, 삭제 ·······································································22

가. 세부항목 조회 ···················································································································22

나. 세부항목 등록 ···················································································································22

다. 세부항목 수정 ···················································································································23

라. 세부항목 삭제 ···················································································································23

11. 세부절차 조회 및 등록, 수정, 삭제 ·······································································24

가. 세부절차 조회 ···················································································································24

나. 세부절차 등록 ···················································································································24

다. 세부절차 수정 ···················································································································26

라. 세부절차 삭제 ···················································································································26

12. 관련부서 조회 및 등록, 수정, 삭제 ·······································································27

가. 관련부서 조회 ···················································································································27

나. 관련부서 등록 ···················································································································27

다. 관련부서 수정 ···················································································································29

라. 관련부서 삭제 ···················································································································29

13. 업무흐름도 ··················································································································30

가. 조회 및 등록, 수정, 삭제 ·······························································································30

나. 업무흐름도 예제 ················································································································31

14. 개선점 및 기타사항 조회 및 등록, 수정, 삭제 ····················································32

가. 개선점 및 기타사항 조회 ································································································32

나. 개선점 및 기타사항 등록 ································································································33

다. 개선점 및 기타사항 수정 ································································································34

라. 개선점 및 기타사항 삭제 ································································································34

15. 업무명, 세부항목, 세부절차의 복사 ·······································································35

가. 업무명의 복사 ···················································································································35

나. 세부항목의 복사 ················································································································36

다. 세부절차의 복사 ················································································································36

16. 인쇄 ·····························································································································37

가. 인쇄(일반인쇄) ·················································································································37

나. 전체인쇄 ·····························································································································38

다. 부분인쇄 ·····························································································································38

라. 세부인쇄 ·····························································································································39

17. 검색 ·····························································································································40

18. SOP관리자 지정(승인권한지정, 통계권한지정) ·····················································42

가. 승인권한 지정(문서관리자만 접근가능) ·········································································42

나. 통계권한 지정(정보통신처 관리자만 접근가능) ····························································43

e-SOP(연세전자행정업무편람) 1

1. SOP 개요

가. SOP의 정의

SOP(Standard Operating Procedure) : 표준업무절차서

모든 행정업무의 목적 및 내용, 진행절차 등을 요약･정리하여 실무자가 업무수행에 지침이

되도록 하는 절차서

e-SOP : 전자행정업무편람

기존의 행정업무편람을 기초로 우리대학교 행정업무절차의 기술을 위한 표준화된 양식을 마

련하고, 실무부서에서 입력 및 활용할 수 있도록 개발한 그룹웨어 기반의 프로그램

나. SOP의 도입 목적

1) 대학행정업무의 표준화와 효율성 제고

2) 그룹웨어 기반의 SOP작성을 통한 행정업무의 전산화

3) 객관적 평가시스템 도입의 기반 마련

4) 2008학년도 대학종합평가 대비

다. 기대효과

1) 행정업무 내용 및 절차를 정리･기록･보존

2) 신입직원, 인사이동으로 새로운 업무를 담당하는 직원, 또는 임시 업무대행자에게 업

무지침 및 안내서 역할

3) 조직 내(부서 내 또는 부서 간)의 명확한 업무분장

4) 부서이동 시 업무 인수인계 근거로 활용

라. SOP 2단계 개발계획

1) 1단계 보완사항 개선 및 유지 보수

2) 업무담당자 외 행정수요자(교내 구성원 및 일반인)에 대한 행정절차 안내서비스 제공

3) 그룹웨어 운영관리 체제와의 연계 및 통합

4) 직원평가 시 수행업무 파악을 위한 기초자료 관리방안 연구개발

5) 통합표준양식개발(공문, 내부보고자료, 인수인계서, 직무평가서, 연간보고서 등)

마. SOP작성을 위한 업무분류

1) 업무분류체계

분 류 명 의 미

업무범위(Category)

관련 업무들을 포괄하는 업무그룹(부서장이 관리하는 영역)하나 이상의 단위업무를 포함하며, 통상 부서별 10~20개 내외의 업무범위를 관리

업 무 명(Title) 타 업무와 구분되고 하나의 흐름으로 구성되는 단위업무명

세부항목(Items in detail) 단위업무의 진행흐름을 개략으로 파악할 수 있도록 세부절차를 묶어놓은 소제목

세부절차(Procedures in detail) 처리업무의 구체적인 내용을 절차순으로 상세히 기술


2) 업무분류체계에 따른 SOP 작성례

[한 업무범위 내에 2개 이상의 업무명을 포함하는 일반적 SOP 작성례]

업무범위 업무명 세부항목 세부절차

언더우드기념사업

언더우드선교상

사업계획연간 사업계획안 작성언더우드선교상 및 기념강좌 기획안 승인(언더우드기념사업회)- 기념강좌는 별도의 SOP 작성(언더우드기념강좌 참조)

공고 및 접수

선발내용 공고(교내외 홈페이지, 언론, 메일발송, 포스터 게시 등)한다언더우드선교상 추천의뢰 공문 품의선교상 추천의뢰 공문 발송(기독교단 및 관련단체)선교상신청서 및 추천서 등 관련서류를 접수･정리

심사 및 선정예비심사(실무위원회 개최)최종 수상자 선정(언더우드기념사업회 승인)시상식 및 기념강좌 품의

시상식 준비수상자 공고 및 통보시상식 및 기념강좌 행사준비

행사개최 언더우드선교상 시상식 및 기념강좌 개최(기념강좌, 시상식, 다과회)

사후조치행사결과 홍보지출경비 결산

언더우드기념강좌

언더우드기념강좌

기념강좌 연차별 계획계획안 확정(언더우드기념사업회 개최 및 품의)강사 섭외(일정안내 및 강사위촉의뢰 공문 발송)강의자료 의뢰 및 접수기념강좌(선교상 시상식 1부 순서로 진행)사후조치(강사료 지급 및 강의원고 정리)

※ 활용 Tip : '언더우드기념강좌' 업무는 '언더우드선교상'의 흐름 속에 포함되나, 주요 흐름과는

다른 관리절차가 필요하다. 이런 경우 위와 같이 별도의 업무명으로 SOP를 정리하여 준다.

[업무절차가 단순하고 간략하여 업무범위, 업무명, 세부항목이 동일한 SOP 작성례]


연간보고서 연간보고서 연간보고서

연보 제작 총장 품의전 기관에 원고 작성 의뢰 공문 발송각 기관의 회신 공문 접수 및 통합교정본 제작 및 편집 작업 진행연보 발간 품의 및 인쇄전기관에 연보 배부

[타 기관(부서)과의 협업에 의해 업무가 진행되는 SOP 작성례]


교류협정 교류협정

요청 접수 희망 기관으로부터 교류협정 요청 접수

필요성 판단관련부서 의견 요청

관련부서 의견 수렴

총장품의

(서면 체결)

서면으로 협정 체결 개최 품의

협정서 우편 발송

상대기관장 서명 득한 협정서 수신

총장품의

(협정식개최)

일시 및 장소, 양기관 참가자 확정

관계 기관 경유하여 총장 품의

협정 관련 의전 절차 준비

협정식 개최


바. e-SOP 관리절차

1) 신규업무 발생 시 업무절차를 정리한다

2) 부서장이 해당업무의 업무범위를 정한다

3) 실무자는 e-SOP 작성지침에 따라 업무절차 및 세부사항을 작성하고 승인요청한다

4) 부서장은 승인요청한 e-SOP을 검토 후 승인한다

5) 정기승인 : 모든 e-SOP은 매학기 정기적(1월, 7월)으로 최신자료로 수정 후 부서장이

검토하여 승인한다

6) SOP의 수정 및 변경사항 발생 시 아래의 절차를 따른다

- 주요사항 수정 : 수정 후 이력을 남기고 부서장 승인

- 미세사항 수정 : 담당자 수정 후 정기승인 시기에 부서장 승인

- 사업종료 : 업무가 종료되었을 경우 '종료업무'에 저장(종료업무 기능 참조)

- 업무이관 : 업무가 타 부서로 이관될 경우 해당부서로 인계(인계 기능 참조)


용 어 설 명

부 서 개 요 부서의 개요 및 조직 등 핵심사항을 기술

담 당 자 업무를 담당하는 실무자명. 조직트리를 통해 입력하며, 복수지정 가능

외부담당자 외부기관과 협업이 필요한 업무는 외부기관명과 담당자명을 수기로 입력

업 무 내 용 업무의 정의, 목적 등 개략적인 개요 기술

주 요 일 정 해당 학기에 예정된 주요일정을 입력

관 련 근 거 해당업무 처리를 위한 근거기준 (예 : 법규, 규정 및 품의 등)

키 워 드 해당 SOP 검색을 위한 주요 단어를 입력(단어 단위로 3개 이상 입력)

첨 부 파 일 세부절차의 결과물을 첨부하며 그룹웨어 상의 문서 또는 PC 상의 파일을 첨부할 수 있고, 공개 파일로 설정할 경우 타 부서에서도 조회 및 내려받기 가능(기밀문서 유출에 주의)

진 행 시 기 업무가 진행되는 시기를 월단위로 기술(필요시 월초, 월말 등으로 구분 사용 가능

소 요 기 간 업무처리에 소요되는 기간을 일단위로 기술(필요시 월단위 또는 시간 단위 사용가능

메 모 세부절차란에 기술하기 어려운 장문의 내용이나 타 항목을 통해 표현할 수 없는 기타사항을 입력

관 련 부 서 업무진행 중 교내외 부서 또는 기관과 협업이 필요한 경우 세부항목별로 관련부서 사항(부서명, 협업내용, 담당자)을 기술

업무흐름도 업무의 흐름을 직관적으로 파악할 수 있도록 진행절차를 도식화한 형태

개선점 및 기 타 사 항

업무진행 중 발생하는 문제점 및 민원사항 등을 정리하고, 이에 대한 개선방안 및 건의사항을 기술

2. 주요 용어 및 내용

가. 업무단계

용 어 설 명

업 무 범 위(Category)

유사업무들을 포괄하는 업무그룹- 하나 이상의 단위업무를 포함하며 통상 부서별 10~20개 내외의 업무범위를 관리- 업무범위는 부서장의 승인 하에 관리되어야 함

업 무 명(Title)

타 업무와 구분되고 업무절차가 하나의 흐름으로 구성되는 단위업무명

세 부 항 목(Items in detail)

개략적인 업무흐름을 파악할 수 있도록 세부절차를 묶어놓은 소제목

세 부 절 차 처리업무의 구체적인 내용을 절차순으로 상세히 기술

(Procedures in detail)

나. 입력항목


다. 관리메뉴

용 어 설 명

승 인 완성된 e-SOP을 부서장의 검토로 확정짓는 것

이 력 SOP의 변동내역을 기록하는 메뉴

변경시점의 e-SOP을 저장하여, 시점별 SOP 조회 가능

인 계 업무의 주관부서 또는 업무분야 변경 시 해당 SOP를 인계 또는 이동

복 사 업무명(또는 세부항목, 세부절차) 전체 기록사항을 복사하는 기능

종 료 업 무 추진사업이 종료되거나 일정기간 사업진행을 보류할 때 해당 SOP를 보관

(추후 업무를 다시 추진할 경우 복구가능)

라. 인쇄

용 어 설 명

인쇄(일반) 업무명 관리 화면에서 확인할 수 있으며, SOP의 주요사항을 출력

전 체 인 쇄 업무범위창에서 활용할 수 있으며 소속부서 내 전체 SOP에 대해 일괄 출력

부 분 인 쇄 전체인쇄와 같으나 조회하고자 하는 업무명만 선택할 수 있으며, 각 SOP의 상태

를 조회할 수 있음(부서장 승인 시 승인여부 확인에 활용)

세 부 인 쇄 일반인쇄, 전체인쇄, 부분인쇄에서 조회되지 않는 '메모'항목까지 포함하여 전체입

력사항의 조회 및 파일 내려받기 가능

3. e-SOP의 화면구성

e-SOP은 업무절차 분류에 따른 4단계의 ｢관리화면｣과 ｢검색화면｣으로 구성됩니다

[업무범위 관리 화면] [업무명 관리 화면]

[세부항목 관리 화면] [세부절차 관리 화면]

[검색 화면]


4. e-SOP 입력화면 및 검색화면 접근

가. 입력화면

╺ e-SOP은 그룹웨어의 정보서비스 메뉴 중 '행정업무편람'을 통해 접근할 수 있습니다

╺ e-SOP 창은 아래와 같이 트리메뉴, 경로표시, 현재분류단계표시, 업무리스트 및 업무리

스트 메뉴로 구성됩니다

경로표시

현재 분류단계표시

트리메뉴

업무리스트 메뉴

업무리스트


나. 검색화면

╺ 해당부서 또는 타 부서의 SOP 조회를 원할 경우 아래와 같이 정보검색 메뉴 중 '행정업

무편람검색'을 클릭하면 다음과 같이 조회화면으로 접근할 수 있습니다

조직선택

조직트리

검색어 입력

부서개요

검색결과

╺ 검색화면은 위와 같이 조직선택, 조직트리, 검색어 입력란, 부서개요, 검색결과창으로

구성됩니다

╺ 부서개요는 좌측 '조직트리'를 통해 해당 부서를 선택하였을 경우에만 조회가능합니다


5. 부서개요 보기 및 수정

부서개요 : 부서의 개요 및 조직 등 핵심사항을 간략히 기술

╺ 상단 메뉴 정보서비스에서 행정업무편람을 클릭하면 다음 그림과 같이 해당 부서의 등

록된 부서개요와 업무범위 리스트가 조회됩니다

╺ 개요보기 버튼을 클릭하면 해당 부서의 개요를 볼 수 있습니다

╺ 수정버튼을 클릭하면 부서개요보기 수정창이 열립니다

╺ 부서개요가 존재하지 않을 경우 저장버튼이 보이고 부서개요가 존재할 경우 수정버튼과

삭제 버튼이 보입니다

╺ 부서개요 작성 또는 수정 후 저장 또는 수정버튼을 클릭합니다


6. 업무범위 조회 및 등록, 수정, 삭제

업무범위 : 유사업무들을 포괄하는 업무그룹으로 하나 이상의 단위업무를 포함

통상 부서별 10~20개 내외의 업무범위를 관리함(2003학년도 행정업무편람 참조)

업무범위는 부서장의 승인 하에 관리하여야 함(업무담당자의 임의생성 불가)

가. 업무범위 조회

╺ 업무범위를 조회하고자 할 때에는 왼쪽 트리메뉴에서 부서명을 클릭하면 오른쪽 화면에

서 부서의 업무범위 리스트를 조회할 수 있습니다

나. 업무범위 등록

╺ 추가 버튼을 클릭하면 화면 하단에 업무범위 입력폼이 나타납니다


╺ 입력폼에 업무범위명 입력 후 저장버튼을 클릭하면 업무범위가 등록됩니다

╺ 정렬순서는 최종적으로 입력된 업무범위 다음에 정렬 되도록 디폴트로 지정되어 있으며,

'정렬순서'에 원하는 숫자를 입력할 수 있습니다

다. 업무범위 수정

╺ 업무범위 리스트에서 수정하고자 하는 업무범위의 라디오 버튼을 선택 후 수정버튼을

클릭하면 화면 아래에 해당 업무범위의 수정폼이 나타납니다.

╺ 내용 수정 후 저장 버튼을 클릭하면 수정된 업무범위 리스트를 조회할 수 있습니다

3

1

2


라. 업무범위 삭제

╺ 왼쪽 선택 필드에서 삭제하고자 하는 업무범위를 선택한 다음 삭제버튼을 클릭하면 최

종 확인 후 선택한 업무범위를 삭제합니다

3

1

2

※ 단, 업무범위 내에 등록된 업무가 있을 경우는 해당업무를 삭제 또는 인계해야 업무범위를 삭

제할 수 있습니다

§ 업무의 체계적 관리를 위해 업무범위는 원칙적으로 부서장에게만 등록, 수정, 삭제 권한이 부여됩니다

§ 초기입력 시 작성편의를 위해 부서 문서관리자에게 부서범위의 등록 및 수정권한을 열어두고 있으나,

사전에 부서장의 승인을 받아 등록하시기 바랍니다


7. 업무명 조회 및 등록, 수정, 삭제

업무명 : 업무절차가 하나의 흐름으로 구성되며, 타 업무와 구분되는 단위업무

가. 업무명 조회

╺ 왼쪽 트리메뉴에서 업무범위를 클릭하면 등록된 업무명 리스트가 조회됩니다

나. 업무명 등록

╺ 추가 버튼을 클릭하면 화면 하단에 업무명 입력폼이 나타납니다


담당자 : 업무를 담당하는 실무자명. 조직트리를 통해 입력하며, 2인 이상 동일업무 수행 시 복수지정 가능

외부담당자 : 외부기관과 협업이 필요한 업무는 외부기관명과 담당자명을 수기로 입력

업무내용 : 업무의 정의, 목적 등 개략적인 개요를 기술

주요일정 : 해당 학기에 예정된 주요일정을 입력

관련근거 : 해당업무 처리를 위한 근거기준 (예: 법규, 규정 및 품의 등)

키워드 : 해당업무의 핵심이 되는 단어

╺ 업무명, 담당자, 외부담당자, 업무내용, 주요일정, 관련근거 키워드를 입력합니다

╺ 담당자 입력 : 담당자지정 버튼을 클릭하여 조직트리를 활성화하고, 검색 혹은 부서선택

을 통해 담당자를 지정할 수 있습니다

╺ 키워드 : 행정업무편람 검색 시 사용하는 데이터이므로 해당 SOP의 주요 단어를 3개

이상 선정하여 입력합니다(검색어 사이의 구분자는 쉼표[,]를 사용)

╺ 새로 입력되는 업무명은 업무명 리스트의 맨 뒤에 정렬 되도록 디폴트로 지정되어 있으

며, '정렬순서'의 숫자를 변경하면 원하는 순서로 정렬시킬 수 있습니다

다. 업무명 수정

╺ 왼쪽 선택 필드에서 수정하고자 하는 업무명을 선택한 다음 수정버튼을 클릭하면 화면

하단에 등록된 업무내용의 수정폼이 나타납니다

12


╺ 내용 수정 후 우측상단의 수정버튼을 클릭합니다

라. 업무명 삭제

╺ 왼쪽 선택 필드에서 삭제하고자 하는 업무명을 선택 후 삭제버튼을 클릭하여 해당 업무

명을 삭제할 수 있습니다. 단, 해당 주요 업무의 이력이 남아 있을 경우 이력들을 삭제

해야 업무명이 삭제됩니다

1

2


마. 업무인계(기획실 SOP 담당자만 인계버튼 사용가능)

인계 : 업무의 주관부서 또는 업무분야 변경 시 해당 SOP를 인계 또는 이동할 수 있습니다. 단, 부서업무의 타부

서 인계는 기획실 SOP 담당자만 사용할 수 있으므로, 부서업무의 인계가 필요한 경우 업무이관 관련공문

을 첨부하여 기획실에 요청하시기 바랍니다.

╺ 업무명 선택 후 인계버튼(①)을 클릭하면 인계창이 활성화됩니다

╺ 부서지정(②)을 통해 인계부서를 선택(③~④)하고, 업무범위지정(⑤)을 통해 인수부서의

업무범위를 선택(⑥)합니다.

╺ 인계창의 인계버튼(⑦)을 클릭하면 해당부서로 SOP가 인계됩니다

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2

3

4

5

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※ 인수부서에서는 SOP 인계에 앞서 해당업무를 인수받을 업무범위명을 미리 생성해두어야 합니다


바. 종료업무

종료업무 : 추진사업이 종료되거나 일정기간 사업진행을 유보할 경우 '종료업무'를 통해 해당 SOP를 보관합니다

╺ 종료된 업무명을 선택 후 '종료업무'를 클릭하면 종료업무창이 활성화 됩니다

╺ 종료사유를 기입(②) 후 확인버튼을 클릭하면 해당 업무가 종료업무에 보관됩니다

1

23

╺ 종료업무를 복구하여야 할 경우 종료업무창에서 사유란 아이콘(①)을 클릭하시고 생성되

는 팝업창에서 복구버튼(②)을 클릭하면 원래의 업무범위로 복구됩니다

1

2


8. 업무명 승인요청 및 승인

승인 : 완성된 SOP에 대해 부서장의 검토 후 승인을 마치면 상태표시란에 '승인'으로 표시

가. 업무명 승인 요청

╺ 업무명 관리화면의 왼쪽 선택필드에서 승인 받고자 하는 업무명을 선택하고 승인요청

버튼을 클릭하면 선택된 업무명의 상태는 '입력중' 혹은 '수정중'에서 '승인요청' 상태로

변경 됩니다

1

2

3

나. 업무명 승인(부서장 및 문서관리자만 접근 가능)

╺ 업무명 리스트의 상태란이 '승인요청'인 업무명을 선택(①)하고, 업무조회 버튼(②)을 클

릭합니다

1

2

╺ 다음과 그림과 같이 작성된 SOP를 검토 후 승인 버튼을 클릭하면 최종확인창이 뜹니다

※ 승인버튼은 승인권한이 있는 구성원(부서장)에게만 나타납니다


╺ 승인확인 버튼을 클릭하면 업무명 리스트의 상태가 '승인' 상태로 변경됩니다

※ 승인기능은 담당자가 '승인요청'한 업무에 대해서만 사용할 수 있습니다. 업무명의 상태가 승

인요청인 상태가 아니면 “승인요청상태인 업무만 승인하실 수 있습니다.”라는 메시지를 보

여줍니다

상태표시 : SOP 작성 상태을 보여주며 아래와 같이 구분

╺ 입력중 : 업무명을 처음 생성하였을 때 표시되는 상태

╺ 수정중 : 최초 업무명 입력 후 수정작업 중에 표시되는 상태

╺ 승인요청 : 완성된 SOP에 대해 부서장에게 승인을 요청한 상태

╺ 승인 : 부서장의 승인을 얻은 SOP의 상태


9. 이력 남기기 및 이력 조회

이력 : SOP의 변동내역을 기록하는 메뉴로서 주요 변경사항이 발생할 경우 이력을 남길 수 있으며, 시점별 SOP

의 조회가 가능

가. 이력 남기기

╺ 왼쪽 선택 필드에서 이력을 남기고자 하는 업무명을 선택한 다음 이력남기기 버튼을 클

릭하면 이력남기기 확인여부를 묻는 확인 창을 보여줍니다.

╺ 확인 창에서 확인 버튼을 클릭하면 선택한 업무의 이력이 기록됩니다

1

2

3

나. 이력 조회

╺ 업무명 관리화면의 업무명 리스트 중 선택필드(①)에서 원하는 업무명을 선택한 후 이력

조회버튼(②)을 클릭하면 선택한 주요 업무의 이력 내용을 볼 수 있습니다

1

2


╺ 해당 이력의 업무명을 클릭(①)하면 저장시점의 SOP 전체 내용을 볼 수 있습니다

╺ 삭제할 때에는 해당 업무명 옆 라디오 버튼을 선택(②)하고 삭제버튼을 클릭하면 해당

업무이력을 삭제할 수 있습니다

2

✔업무명을 클릭1


10. 세부항목 조회 및 등록, 수정, 삭제

세부항목 : 개략적인 업무흐름단계을 파악할 수 있도록 세부절차를 묶어놓은 소제목

가. 세부항목 조회

╺ 업무명의 세부항목을 조회하고자 할 때에는 왼쪽 트리메뉴에서 업무명을 클릭하면 해당

업무명의 세부항목 리스트를 조회할 수 있습니다

나. 세부항목 등록

╺ 세부항목 등록은 다음 그림과 같이 추가 버튼을 클릭하면 화면 하단에 입력할 수 있는

폼을 보여줍니다

╺ 신규 세부항목 등록은 다음 그림과 같이 세부항목명을 입력한 다음에 저장버튼을 클릭

합니다. 정렬순서는 최종적으로 입력된 세부항목 다음에 정렬 되도록 디폴트로 지정되어

있고 자신이 원하는 순서로 정렬되도록 원하는 숫자를 입력할 수 있습니다


다. 세부항목 수정

╺ 세부항목 리스트에서 수정하고자 하는 세부항목의 라디오 버튼을 선택하고 수정버튼을

클릭하면 화면 아래에 등록된 세부항목의 수정폼을 보여줍니다

╺ 수정 후 저장 버튼을 클릭하면 수정된 세부항목 리스트를 조회할 수 있습니다

1

2

3

라. 세부항목 삭제

╺ 왼쪽 선택 필드에서 삭제하고자 하는 세부항목을 선택한 다음 삭제버튼을 클릭하면 선

택된 세부항목은 삭제됩니다

1

2


11. 세부절차 조회 및 등록, 수정, 삭제

세부절차 : 업무처리를 위한 구체적인 내용을 절차순으로 상세히 기술

(긴 문장의 기술이 필요할 경우는 세부절차 입력란 중 '메모' 기능을 활용)

가. 세부절차 조회

╺ 화면 왼쪽의 트리메뉴에서 업무명의 + 버튼을 클릭하여 확장시키면 다음과 같이 업무명

아래 세부항목 리스트를 확인할 수 있으며, 세부항목 리스트 중 원하는 세부항목을 클릭

하면 세부항목별 세부절차를 조회할 수 있습니다

나. 세부절차 등록

╺ 세부절차 관리화면에서 추가 버튼을 클릭하면 화면 하단에 입력폼을 보여줍니다

╺ 입력폼에 세부절차를 입력 후 저장버튼을 클릭하면 세부절차 리스트에 등록된 것을 확

인할 수 있습니다


╺ 정렬순서는 최종적으로 입력된 세부절차 다음에 정렬 되도록 디폴트로 지정되어 있으며,

╺ 정렬순서란에 원하는 숫자를 입력하여 정렬순서를 변경할 수 있습니다

╺ 첨부파일은 로컬PC에 저장되어 있는 파일과 전자결재 완결문서를 첨부할 수 있습니다

※ 주의 : 보안을 필요로 하는 파일은 '공개'로 설정하지 마시기 바랍니다.

첨부파일 : 세부절차별로 생성되는 결과물을 첨부하며 전자결재문서 또는 로컬 PC의 파일을 첨부할 수 있음.

첨부된 파일은 비공개를 디폴트로 설정하였으며, 타 부서와의 공유가 필요한 파일은 ′공개′를 선택하

면 e-SOP 검색을 통해 조회 또는 내려받기가 가능함

(첨부파일 예 : 공문, 회의자료 및 회의록, DB 파일, 기타 세부절차와 관련되는 PC상의 모든 파일)

진행시기 : 업무가 진행되는 시기를 월단위로 기술(필요시 월초, 월말 등으로 구분 사용 가능)

소요기간 : 업무처리에 소요되는 기간을 일단위로 기술(필요시 월단위 또는 시간 단위 사용가능)

메모 : 세부절차란에 기술하기 어려운 장문의 내용이나 타 항목을 통해 표현할 수 없는 기타사항을 입력


다. 세부절차 수정

╺ 세부절차 리스트의 선택란에서 수정하고자 하는 세부절차의 라디오 버튼을 선택 후 수

정버튼을 클릭하면 화면 아래에 등록된 세부절차 내용을 보여줍니다

╺ 내용수정 후 저장 버튼을 클릭하면 수정된 세부절차 리스트를 조회할 수 있습니다

1

2

라. 세부절차 삭제

╺ 왼쪽 선택란에서 세부절차를 선택 후 삭제버튼을 클릭하면 해당 세부절차가 삭제됩니다

╺ 세부인쇄는 타 인쇄 기능과 같은 기능으로 용지방향이 가로로 출력이 되며, 세부절차의

메모항목까지 출력됩니다

1

2

세부인쇄 : 일반인쇄, 전체인쇄, 부분인쇄에서는 조회되지 않는 '메모'항목까지 포함하여 전체입력사항의 조회 및

파일 내려받기 가능


12. 관련부서 조회 및 등록, 수정, 삭제

관련부서 : 업무진행 중 교내외 부서 또는 기관과 협업이 필요한 경우 세부항목별로 관련부서 사항(부서명, 협업내

용, 담당자)을 기술할 수 있다

가. 관련부서 조회

╺ 화면 왼쪽에서 업무명의 + 버튼을 클릭하여 확장시키면 다음과 같이 업무명의 세부항목

리스트를 확인할 수 있습니다

╺ 세부항목 리스트 중 원하는 항목을 클릭하고 관련부서 탭을 통해 조회할 수 있습니다

1

2

나. 관련부서 등록

╺ 관련부서 등록은 추가 버튼을 클릭하면 화면 하단에 입력폼을 보여줍니다


╺ 관련부서 등록은 내용을 입력한 다음에 저장버튼을 클릭합니다

╺ 부서명 입력은 부서지정 버튼을 클릭하여 검색 혹은 해당 부서를 클릭해서 해당 업무와

관련된 부서를 지정한다

╺ 외부기관 입력 시 외부기관 체크 버튼을 클릭하여 외부기관 명을 입력합니다. 단, 부서

명 입력 시 내부조직 혹은 외부기관 중 한 가지만 입력이 가능합니다


다. 관련부서 수정

╺ 관련부서 리스트에서 수정하고자 하는 관련부서의 라디오 버튼을 선택한 다음 수정버튼

(②)을 클릭하면 화면 아래에 등록된 관련부서 수정폼이 나타납니다. 내용 수정 후 수정

버튼(③)을 클릭하면 수정된 관련부서 리스트를 조회할 수 있습니다

3

1

2

라. 관련부서 삭제

╺ 왼쪽 선택 필드에서 삭제하고자 하는 관련부서를 선택 후 삭제버튼을 클릭하면 최종확

인 후 선택된 관련부서가 삭제됩니다

1

2


13. 업무흐름도

가. 조회 및 등록, 수정, 삭제

업무흐름도 : 업무의 흐름을 직관적으로 파악할 수 있도록 진행절차를 도식화한 형태

╺ 업무흐름도는 세부항목관리 창에서 확인할 수 있으며, 왼쪽 트리메뉴에서 업무명을 클릭

하고 우측화면의 업무흐름도 버튼을 클릭하면 업무흐름도를 조회할 수 있습니다

12

╺ 업무흐름도가 존재하지 않을 경우 메뉴라인에 '저장/닫기' 버튼이 보이고, 업무흐름도가

존재할 경우 '수정/삭제/닫기' 버튼이 보입니다

╺ 예제1~3버튼 : 업무흐름도의 기본양식을 제공하는 기능으로 업무흐름도 작성 시 참고로

활용하여 작성하면 됩니다

╺ 원본 버튼 : 수정작업 중 원본 버튼을 클릭하면 저장된 업무흐름도로 원상 복구됩니다

╺ 업무흐름도의 예제는 참고양식이며, 글, MS-WORD, PPT 및 그림편집기 등에서 원

하는 형태로 작성하여 업무흐름도 창에 붙여넣을 수 있습니다


나. 업무흐름도 예제

예제1 예제2 예제3

일방향 진행 업무흐름도 선택적 업무흐름도 협업성 업무흐름도

업무의 시작부터 종료까지 타업

무(또는 타부서)로부터 영향을

받거나 주지 않는 업무흐름

- 업무의 진행과정 중 서로 다른 성

격의 업무가 동시에 진행되는 경우

- 또는 업무 진행 중 중간결과에 따

라 다음 단계가 결정되는 업무의

경우

- 업무진행 중 타업무(또는 타부서)

와의 협업에 의해 업무결과가 완성

되는 경우

- 또는 업무결과가 타업무(또는 타부

서)에 전달되는 경우의 업무흐름

⇩

⇩

⇩

⇩

⇩

⇩

⇩⇦ ⇨

⇩ ⇩⇨ ⇦⇩

⇩

⇩⇨ ⇦⇩

⇩ ⇔

⇩⇦ ⇨⇩

※ 제공되는 예제는 표양식으로 제작되어 있으므로 라인별 추가 또는 삭제를 통해 활용할 수 있습니다


14. 개선점 및 기타사항 조회 및 등록, 수정, 삭제

개선점 및 기타사항 : 업무진행 중 발생하는 문제점 및 민원사항 등을 정리하고, 이에 대한 개선방안 및 건의사항

을 기술한다

가. 개선점 및 기타사항 조회

╺ 개선점 및 기타사항을 조회하고자 할 때에는 왼쪽 트리메뉴에서 원하는 업무명을 선택

하고 오른쪽 화면에서 '개선점/기타사항'을 버튼을 클릭하면 아래 그림과 같이 개선점 및

기타사항을 조회할 수 있습니다

12


나. 개선점 및 기타사항 등록

╺ 개선점 및 기타사항 등록은 다음 그림과 같이 추가 버튼을 클릭하면 화면 하단에 입력

할 수 있는 폼을 보여줍니다

╺ 내용 입력 후 저장 버튼을 클릭하면 리스트에서 입력된 내용을 볼 수 있습니다

1

2


다. 개선점 및 기타사항 수정

╺ 수정이 필요한 개선점 및 기타사항의 라디오 버튼을 선택 후 수정버튼(②)을 클릭하면

화면 하단에 수정창이 나타납니다

╺ 내용수정 후 수정버튼(③)을 클릭하면 수정된 개선점 및 기타사항 리스트를 조회할 수

있습니다

3

1

2

라. 개선점 및 기타사항 삭제

╺ 왼쪽 선택 필드에서 삭제하고자 하는 개선점 및 기타사항을 선택 후 삭제버튼을 클릭하

면 선택된 개선점 및 기타사항이 삭제됩니다

1

2


15. 업무명, 세부항목, 세부절차의 복사

복사기능 : 업무명(또는 세부항목, 세부절차) 전체 기록사항을 복사하는 기능

유사한 업무내용의 반복 입력작업을 줄이기 위한 기능으로 부서내 SOP에 대해서만 복사가 가능함

기존의 ′인계′버튼은 삭제되었으므로, 업무명의 업무범위 변경 시에는 원하는 업무범위로 복사 후 이

전 업무범위의 업무명을 삭제하시기 바랍니다.

가. 업무명의 복사

╺ 업무명 관리창에서 복사버튼을 클릭(①)하면 업무명 복사화면이 나타납니다.

╺ 업무명을 선택(②) 후 좌측 트리메뉴에서 복사할 대상 업무범위를 클릭(③)하면 복사할

대상란에 해당 업무명이 자동입력(④)됩니다.

╺ 복사버튼(⑤)을 클릭하면 복사가 완료됩니다.

1

2

3 4 5

※ 복사된 업무의 경우 이력사항은 복사되지 않습니다.


나. 세부항목의 복사

╺ 세부항목의 복사는 세부항목 관리창의 ＇복사＇버튼을 이용하며 복사방법은 업무명의

복사와 동일합니다.

╺ 단, 세부항목은 세부항목으로만 복사가 가능하며, 이외의 분류단계(업무범위, 업무명, 세

부절차)로는 복사할 수 없습니다.

다. 세부절차의 복사

╺ 세부절차의 복사는 세부절차 관리창의 ＇복사＇버튼을 이용하며 복사방법은 업무명 및

세부항목의 복사와 동일합니다.

╺ 단, 세부절차는 타 세부항목 내의 세부절차로만 복사가 가능하며, 이외의 분류단계(업무

범위, 업무명, 세부항목)로는 복사할 수 없습니다.


16. 인쇄

╺ SOP에 입력된 사항을 레포트 형식을 통해 조회하거나 파일로 내려받을 수 있습니다

가. 인쇄(일반인쇄)

인쇄 : 업무명 관리 화면에서 확인할 수 있으며, SOP의 주요사항을 출력합니다

╺ 업무명을 선택하고 인쇄버튼을 클릭하면 레포트 화면을 보여줍니다

1

2

╺ 레포트 화면의 좌측상단 프린트 아이콘을 클릭하면 프린터로 출력을 할 수 있으며, 우측

상단의 엑셀, 글 아이콘을 클릭하면 파일로 내려받을 수 있습니다

파일 내려받기인쇄


나. 전체인쇄

전체인쇄 : 업무범위창에서 활용할 수 있으며 일반인쇄와 같으나 소속부서 내 전체 SOP에 대해 일괄 출력

다. 부분인쇄

부분인쇄 : 전체인쇄와 같으나 조회하고자 하는 업무명만 선택할 수 있으며, 각 SOP의 상태를 조회할 수 있음(부

서장 승인 시 승인여부 확인에 활용)

12


라. 세부인쇄

세부인쇄 : 타 인쇄기능에서 조회되지 않는 '메모' 입력사항까지 포함하여 전체입력사항의 조회가 가능

╺ 세부인쇄는 '세부절차 관리' 화면의 '세부인쇄' 버튼을 클릭하여 확인할 수 있습니다


17. 검색

╺ 그룹웨어 상단 메뉴 중 '정보검색-행정업무편람검색'을 통해 검색화면으로 접근합니다

╺ 검색조건은 캠퍼스 구분, 부서명, 담당자, 업무명, 키워드를 AND조건으로 검색합니다

※ 입력 중인 SOP는 조회할 수 없습니다

╺ 검색결과 아래와 같이 업무명 리스트가 조회되며 업무명을 클릭하면 해당 업무의 세부사항

을 확인할 수 있습니다


╺ 좌측 트리메뉴에서 부서를 선택하면 해당 부서의 개요 및 업무를 조회할 수 있습니다


18. SOP관리자 지정(승인권한지정, 통계권한지정)

가. 승인권한 지정(문서관리자만 접근가능)

╺ SOP승인권한자는 메인 화면의 환경설정 메뉴에서 지정할 수 있습니다

╺ 환경설정 → 정보포털 → 조직관리 → 부서관리를 통해 나타나는 결재정보창을 확인합니다

╺ SOP승인권한 필드 우측의 버튼(③)을 클릭 후 조직트리 창에서 부서 구성원을 선택하여

SOP승인권한자로 지정합니다

3

1

2

※ 1개 부(部) 내에 2개 이상의 과(課)가 존재하는 경우는 부서의 승인권한 뿐 아니라 각 과별

SOP 승인권한까지 모두 부서장으로 지정해야 합니다.


나. 통계권한 지정(정보통신처 관리자만 접근가능)

╺ 그룹웨어 환경설정 → 정보포털 → 조직관리 → 권한관리창을 확인합니다

╺ 권한목록 중 SOP관리를 통해 SOP관리 상세정보창에서 SOP통계권한자를 지정합니다

3

1

2

4

5

╺ 통계화면은 다음과 그림과 같이 SOP통계권한이 있는 조직 구성원만 확인가능합니다

╺ 캠퍼스구분과 승인기간을 선택하여 부서별 통계 현황을 검색하실 수 있습니다

사용자 매뉴얼 - yonsei...

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