แนวทางการเลือกระบบ ERP ERP Selection Guide

สถานประกอบการยุคปจจุบัน มีความตองการเทคโนโลยีชวยการบริหารธุรกิจ ใหสามารถตอบสนองตอความตองการของลูกคาท่ีฉับไว และสามารถรองรับการแขงขันของตลาดท่ีนับวันจะทวีความรุนแรงมากยิ่งข้ึน โดยระบบท่ีสถานประกอบการสวนใหญมองหาจะเปนระบบเทคโนโลยีสารสนเทศท่ีมุงเนนในเร่ืองของการจัดการทรัพยากรทางธุรกิจภายในองคกร นั่นคือ ระบบ Enterprise Resource Planning (ERP) แตจากกิตติศัพทของการวางระบบ ERP ในอดีตท่ีผานมา หลายทานไดยินไดฟงแลว มันชางนากลัวเสียเหลือเกนิ ไมวาจะเปนทางดานการลงทุนท่ีตองใชงบประมาณจํานวนมากและควบคุมไมได หรือดานความสําเร็จของโครงการท่ีวางระบบไปแลวใชไดบางใชไมไดบาง หรือสามารถใชไดแคบางโมดูล เชนระบบ Finance , Distribution แตระบบท่ีเปนหัวใจสําคัญอยางแทจริงอยาง Production Planning หรือ Manufacturing กลับไมสามารถใชงานได ดังนั้นผูประกอบการหลายรายยังไมมีความม่ันใจกับระบบ ERP บางรายอาจจะลองชิมลางกับระบบเล็กๆไปกอนแตพอไมสามารถตอบสนองกับความตองการของผูใชงานไดก็เลิกใชระบบและนําไปสูความลมเหลวท่ีเปนตราบาปใหกับระบบ ERP

บทความนี้ผูเขียนมีความต้ังใจใหสถานประกอบการไดตระหนกัถึงปญหาท่ีแทจริงของการเลือก และวางระบบ ERP เพื่อใชเปนแนวทางในการดําเนินการ และเปนขอมูลในการเจรจากับผูจําหนายซอฟทแวรหรือผูวางระบบ โดยบทความนี้จะมุงเนนเพือ่ใหความรูกับสถานประกอบการไทย ซ่ึงจากประสบการณของผูเขียนพบวาระบบการดาํเนินธุรกิจของสถานประกอบการไทยมักจะประสบกับปญหาเม่ือมีการนําระบบบริหารทรัพยากรทางธุกิจเขามาใช โดยปญหาท่ีหลีกหนีไมพนนัน่คือเร่ืองของผูใชงานขาดความรูความเขาใจและไมใหความรวมมือ ซ่ึงถือวาเปนปญหาท่ีรุนแรง และแกไขคอนขางยาก ถาทางสถานประกอบการที่ตองการนําระบบเขาไปใช แตไมไดทําความเขาใจหรือใหความรูกับผูใชงานระบบ รวมท้ังยังไมมีการกําหนดเปาหมายในการดําเนินการและผลลัพธท่ีคาดหวังจากโครงการใหชัดเจน เนื่องจากระบบจะตองถูกขับเคล่ือนจากทุกหนวยงาน หากมีหนวยงานใดหนวยงานหน่ึงไมใหความรวมมือก็

จะกระทบกับหนวยงานอ่ืนๆท่ีตองใชขอมูลในการปฏิบัติงานตอ โดยจะกระทบเปนลูกโซกันไป สําหรับเนื้อหาบทความนี้จะแบงออกเปน 4 สวนหลักดังนี ้

ระบบ ERP คือ อะไร?

ปญหาของการเลือกและวางระบบ ERP

แนวทางในการเลือกระบบ ERP

ผลลัพธท่ีสถานประกอบการควรจะไดรับจากการคัดเลือกและการวางระบบ ERP

ตัวอยาง กรณศึีกษา

ระบบ ERP คืออะไร ? ระบบ ERP: Enterprise Resource Planning คือการบริหารเพื่อวางแผนและจัดการทรัพยากรให

เกิดประโยชนสูงสุดท่ัวท้ังองคกรโดยการเชื่อมโยงกระบวนการทางธุรกิจ ไมวาจะเปนเร่ืองการจัดซ้ือ การผลิต การขาย บัญชี การเงินและงานบุคคล เปนตน เขาดวยกันอยางเปนระบบเพื่อใหเกิดประโยชนอยางสูงสุดขององคกร ระบบ ERP จะประกอบดวยระบบยอยๆ แสดงดังรูปท่ี 1

รูปที่ 1 ERP, Enterprise Resource Planning

Order

Order..

Order..

Order..

Order.. Order..

เทคโนโลยีสารสนเทศท่ีมีความกาวหนาในปจจุบันทําใหระบบ ERP ทํางานมีประสิทธิภาพมากข้ึน การเช่ือมโยงขอมูลขององคกรและนํามาประมวลผลรวดเร็วและแมนยาํ แตขอมูลท่ีจะนํามาประมวลผลนั้นข้ึนอยูกับผูปฏิบัติงานแตละสวนซ่ึงเปนผูปอนขอมูลใหกับระบบ ดังนัน้จะเห็นไดวาหากสวนงานใดไมใหความรวมมือกจ็ะสงผลกระทบกับท้ังองคกร

ปญหาของการเลือกและวางระบบ ERP สามารถแบงลักษณะของปญหาออกเปนกลุมตางๆตามหลักการบริหารโครงการ ดังตอไปนี ้

ดานการจัดการเชิงบูรณาการของโครงการ (Project Integration Management) ไมมีการสรางแผนสําหรับการจัดการโครงการอยางละเอียด เชน สรางแผนโดยแบงการจัดการ เปน

Phase และมีกจิกรรมตางๆ ในแตละ Phase โดยละเอียดเปนตน ไมมีวิธีการตรวจสอบและควบคุมโครงการอยางเปนระบบ

การกําหนดทีมงานท่ีไมเหมาะสม หรือไมมีอํานาจการตดัสินใจ รวมไปถึงกําหนดหนาท่ีและความรับผิดชอบไมชัดเจน

ขาดการสนับสนุนจากผูบริหารระดับสูง ความตองการของแตละแผนกมีความขัดแยงกนั โดยเฉพาะดานตนทุน และการผลิต

ดานการจัดการขอบเขตของโครงการ (Project Scope Management )

ไมมีการกําหนดกฎเกณฑหรือขอบเขตในการพัฒนาโครงการท่ีชัดเจน เชน พัฒนาการนํา ERP มาใชในสวนของโรงงานเทานัน้ หรือรวมถึงการกระจายสินคาดวย เปนตน

การใหความตองการของแผนกตางๆท่ีไมครบ ผิดพลาด หรือมีการเปล่ียนแปลงบอยคร้ัง มีความตองการใหมๆ เกิดข้ึนเม่ืออยูในข้ันตอนของการวางระบบ ERP ทําใหขอบเขตของโครงการเพิ่มมากข้ัน

ดานการจัดการเวลาท่ีใชในโครงการ (Project Time Management) การดําเนนิงานลาชาเนื่องจากทีมงานไมมีเวลาให เนื่องจากติดงานประจํา ซอฟทแวรท่ีถูกเลือกเขาไปใหดําเนนิตอในข้ันตอนของการประเมิน ไมสามารถตอลสนองความตองการไดอยางท่ีคาดการณไว ทําใหตองทําการเสาะหาซอฟทแวรใหมเพื่อทําการเปรียบเทียบ ทําใหตองเพ่ิมเวลาในการดําเนนิงาน และเกิดความลาชาของโครงการข้ึน

ดานการจัดการงบประมาณของโครงการ (Project Cost Management )

ใชคนและเวลามากกวาท่ีต้ังไวเนื่องจากขาดการควบคุมท่ีเปนระบบ มีการ Customize มากไมสามารถควบคุมคาใชจายได

ดานการจัดการคุณภาพของโครงการ (Project Quality Management )

คัดเลือกแลวได ระบบท่ีไมตรงตามความตองการ ทําใหตองมีการ Customize มาก ซอฟทแวรมีความซับซอน ผูใชงานไมสะดวก ผูวางระบบวเิคราะหกระบวนการไมละเอียด ทําใหตอบสนองไดไมครบถวน ทําใหบางคร้ังตองเพิ่มเฟสการดําเนินงาน และเพิ่มคาใชจาย

ดานการจัดการทรัพยากรบุคคลของโครงการ (Project Human Resource Management ) ทีมดําเนินงานขาดความรูความเขาใจในระบบอยางถองแท มีการเปล่ียนแปลงทีมดําเนินงาน ทําใหขาดความตอเนื่อง เกิดปญหาความขัดแยงระหวางแผนก

ดานการจัดการการส่ือสารในโครงการ (Project Communications Management) การประสานงานระหวางท่ีปรึกษาโครงการและทีมดําเนนิงานไมสะดวก เกิดความผิดพลาดในการส่ือสารระหวางแผนก

ดานการจัดการความเสี่ยงของโครงการ ( Project Risk Management ) ไมมีการศึกษาและระบุปจจัยความเส่ียงท่ีอาจเกิดข้ึน จึงทําใหไมมีการวางแผนรองรับ ผูวางระบบวเิคราะหกระบวนการไมละเอียด

ดานการจัดการการจัดซ้ือในโครงการ (Project Procurement Management ) ดําเนินการคัดเลือกและจัดซ้ือซอฟทแวรท่ีไมตรงกับความตองการ ทําใหตองมีการแกปญหาโดยการ Customize

การจัดซ้ือจัดหา Hardware ตางๆท่ีไมเหมาะสมทําใหระบบทํางานไมเต็มประสิทธิภาพ ซอฟทแวร ERP มีราคาคอนขางสูงท้ัง Licences และคาใชจายในการตดิต้ังระบบ ทําใหบริษัทเกิดความลังเลในการจัดซ้ือ

ปญหาของการเลือกและวางระบบ ERP เกิดข้ึนหลากหลายเนื่องจากตองเกี่ยวของและสัมพันธกับ

ทุกคนในองคกร โดยประเด็นสําคัญไดแก การกําหนดวัตถุประสงค ขอบเขตโครงการ ทีมงานท่ีเหมาะสม และการวิเคราะหกระบวนการโดยละเอียด เพื่อการคัดเลือกระบบท่ีเหมาะสมท่ีสุด ( Best Fit) จะได Customize นอยๆ ดังนั้นเบ้ืองตนทุกฝายตองใหความรวมมืออยางดี เขาใจบทบาทและหนาท่ีความรับผิดชอบของตนเอง เพื่อใหความตองการตางๆครบถวนเหมาะสม

แนวทางในการเลือกระบบ ERP แนวทางการเลือกระบบ ERP ดังตอไปนี้ไดนําแนวทางท่ีเปนมาตรฐานท่ัวไปมาประยกุตใชเพื่อใหมี

ความเหมาะสมกับการดําเนนิการทางธุรกจิของสถานประกอบการไทย 1. การจัดตั้งทีมงานดําเนนิโครงการ (Project Organization)

- การจัดต้ังทีมงานดําเนนิโครงการ - กําหนดวัตถุประสงคโครงการ - กําหนดงบประมาณ

2. การฝกอบรมความรูระบบ ERP เชิงลึกใหทีมงานดาํเนินโครงการ - ฝกอบรมความรูระบบ ERP เชิงลึกใหทีมงานดําเนนิโครงการเพ่ือใหเขาใจระบบ ERP ท่ีเปนมาตรฐาน เนื่องจากความตองการหรือแนวทางการปฏิบัติงานปจจุบัน อาจจะไมตรงกับแนวทางมาตรฐาน ถาสามารถปรับระบบการทํางานใหตรงกับมาตรฐานไดกจ็ะไมตองมีการ Customize ซ่ึงมีคาใชจายเพิม่ และสามารถดําเนินงานเปนไปตามมาตรฐานท่ัวไป

3. การเก็บขอมูลและวิเคราะหความตองการ เพื่อนํามาจัดทําเกณฑการประเมินดานตางๆ - การเขียน Flow การปฏิบัติงาน - สราง RFP Template หรือเกณฑการประเมินผูจําหนายซอฟทแวร ดานกระบวนการตางๆ เชน เทคโนโลยีระบบฐานขอมูล ความสามารถดานตางๆ ความนาเช่ือถือ งบประมาณ เปนตน โดยจะตองระบุใหครบถวนเพื่อการประเมินท่ีถูกตอง

รูปท่ี 2 ตัวอยางการจัดทําเกณฑการประเมินผูจําหนายซอฟทแวร - การกําหนด Scenario ท่ีตองการจําลองหรือทดสอบเพ่ือจําลองกระบวนการทํางานแบบตางๆใหเหน็ภาพชัดเจนข้ึน

4. ติดตอหาขอมูลระบบ ERP ท่ีเหมาะสม 5. การนําเสนอขอมูลเบื้องตนจากผูจําหนายซอฟทแวร 6. ประเมินผูจําหนายซอฟทแวรเบื้องตนเพื่อคัดเลือกใหเหลือ Shortlist 7. ใหรายละเอียดเชิงลึกกับผูจําหนายซอฟทแวรหรือนําเยี่ยมชมสถานประกอบการเพื่อเก็บขอมูล

รายละเอียดใหครบถวน 8. ผูจําหนายซอฟทแวร สาธิตซอฟทแวรอยางละเอียดเพื่อใหทีมงานดาํเนินโครงการประเมิน ตาม

RFP Template 9. สรุปผลการใหคะแนน และคัดเลือกผูจําหนายซอฟทแวร 10. การทดสอบแนวคิด (Proof of concept) โดยการนําขอมูลจริงท่ีตองการทดสอบใหม่ันใจวา

สามารถทําได โดยอาจจะทดสอบเฉพาะจดุท่ียังไมชัดเจน หรือทดสอบท้ังหมด 11. สรุปผลการคดัเลือก

ผลลัพธท่ีสถานประกอบการควรจะไดรับจากการคัดเลือกและการวางระบบ ERP

ผลท่ีสถานประกอบการควรไดรับหลังจากผานกระบวนการคัดเลือกซอฟทแวร 1. สถานประกอบการผานกระบวนการวิเคราะหปญหาและรวมกันสรุปปญหาปจจุบัน

รวมท้ังประเดน็ความซํ้าซอนของงาน และความตองการตางๆ ของแตละแผนก ผลลัพธท่ีไดคือ Software selection template ซ่ึงเปนเอกสารขอมูลท่ีสรุปกระบวนการความตองการท้ังหมดของสถานประกอบการ ตัวอยางดงัรูปท่ี 2 เพื่อนาํไปเปนขอมูลในการคัดเลือกซอฟทแวรใหตรงกับความตองการตอไป

2. ไดระบบ ERP ท่ีมีการ Customized นอยท่ีสุด ทําใหสามารถลดคาใชจายในการวางระบบไมใหงบประมาณบานปลายเม่ือทําการวางระบบจริง

3. ไดระบบท่ีตรงกับความตองการของสถานประกอบการมากท่ีสุด ระบบสามารถสนองตอบความตองการของผูใชงานไดอยางมีประสิทธิภาพ เนื่องจากเปนระบบที่ผานการคัดเลือกจากความตองการของทุกแผนก

ตัวอยาง กรณศึีกษา-1 ผูประกอบการ : โรงงานผลิตเส้ือผาสําเร็จรูปสงออก ลักษณะปญหา : มีความตองการใชระบบ ERP เสริมความสามารถในการตอบสนองความตองการของลูกคาเพื่อความไดเปรียบในการแขงขัน ไดเชิญผูจําหนายซอฟทแวร ERP มานําเสนอแตก็ตองชลอโครงการเน่ืองจากผูขายนําเสนอแนวทางการวางระบบท่ีเนนการ Customize เพือ่ใหสอดคลองกับการดําเนินงานของธุรกิจ Garment โดยจะมีคาใชจายหลายสิบลานบาท ทางบริษัทจึงเขารวม

โครงการคัดเลือกระบบ ERP กับสถาบันไทย-เยอรมัน สรางทีมดําเนินการท่ีเขาใจระบบ ERP และสราง RFP Template ท่ีใชคัดเลือกระบบ ERP ผลลัพธ : ทีมดําเนินการเขาใจระบบ ERP ถองแท และคัดเลือกระบบ ERP ใหเหมาะสมกับความตองการของแตละแผนกมากท่ีสุด และไดระบบท่ีมีคาใชจายท่ีตํ่าลงจากเดิมเกินกวาคร่ึงหนึ่ง ท้ังยงัทําการทดสอบผูวางระบบจนม่ันใจจึงเร่ิมดําเนินการวางระบบ ตัวอยาง กรณศึีกษา-2 ผูประกอบการ : โรงงานผลิตช้ินสวนยานยนต ลักษณะปญหา : มีความตองการใชระบบ ERP เสริมความสามารถในการตอบสนองความตองการของลูกคา โดยมุงเนนการวางแผนและการจดัการการผลิต ไดเชิญผูจําหนายซอฟทแวร ERP มานําเสนอ จากการตอบคําถามเบ้ืองตนระบบตอบสนองไดบางสวน และพนักงานของสถานประกอบการเองก็ไมมีความม่ันใจ จึงตองการเรียนรูและคนหาระบบอ่ืนๆ ทางบริษัทจึงเขารวมโครงการคัดเลือกระบบ ERP กับสถาบันไทย-เยอรมัน สรางทีมดําเนินการท่ีเขาใจระบบ ERP และสราง RFP Template ท่ีใชคัดเลือกระบบ ERP ผลลัพธ : ทีมดําเนินการเขาใจระบบ ERP ถองแท สราง RFP Template และคัดเลือกระบบ ERP ท่ีเหมาะสมกบักระบวนการทางธุรกิจ ซ่ึงมุงเนนการวางแผนและการจดัการการผลิต ในระบบ Just-In-Time โดยมีการ Customize Software นอยท่ีสุด คาใชจายท่ีเหมาะสม ตัวอยาง กรณศึีกษา-3 ผูประกอบการ : โรงงานผลิตผลิตภัณฑอาหารสงออก ลักษณะปญหา : มีความตองการใชระบบ ERP เสริมความสามารถในการตอบสนองความตองการของลูกคา โดยมุงเนนการวางแผนและการจัดลําดับการผลิต ท่ีมีลักษณะการผลิตเปน Batch โดยตองการการจดัลําดับการผลิตท่ีนําเอาเง่ือนไขตางๆ ( Constraints ) มาพิจารณารวมกัน เชน การ Setup ,Change over อายุของวัตถุดิบ กลุมของผลิตภัณฑ กลุมลูกคา เปนตน ทางสถานประกอบการจึงดําเนนิโครงการการคัดเลือกซอฟทแวร ผลลัพธ :ทีมดําเนินการเขาใจกระบวนการผลิตของตนเองและเขาใจขอจํากัดของระบบ ERP ท่ัวไปจึงไดดําเนินการคัดเลือก ระบบการจัดตารางการผลิตขัน้สูงสําหรับการผลิตในลักษณะ Process Industry ซ่ึงสามารถสราง Constraints ในการจัดลําดับการผลิตไดหลายระดับขั้น

ผลท่ีสถานประกอบการควรไดรับหลังจากการวางระบบ ERP 1. สถานประกอบการสามารถวางแผนการผลิตเพื่อใหตอบสนองกับอุปสงคตางๆท่ีเขามาได 2. สถานประกอบการสามารถลดระยะเวลาในการยืนยันการสงสินคาสําเร็จรูปใหกับลูกคาได

3. สถานประกอบการสามารถติดตามสถานะของกระบวนการส่ังซ้ือ, กระบวนการผลิต ไปจนถึงกระบวนการนําสงสินคาใหกับลูกคาได

4. ลดปริมาณการสะสมของวัตถุดิบในคลังสินคา ซ่ึงถือเปนตนทุนของสถานประกอบการ 5. ขอมูลของคลังสินคา คลังวัตถุดิบมีความถูกตองแมนยํามากยิ่งข้ึน รวมท้ังสามารถระบุ

ตําแหนงของสินคา หรือวัตถุดิบไดอยางชัดเจน แมนยํา กระบวนการคัดเลือกมีหลายข้ันตอนตองใชเวลาและงบประมาณ ผูประกอบการหลายรายไมให

ความสําคัญ และทําการคัดเลือกอยางรวบรัดทําใหไดระบบท่ีไมตอบสนองตอกระบวนการทางธุรกิจนําไปสูความยุงยากในการวางระบบและลมเหลวในท่ีสุด รวมท้ังผูวางระบบหรือผูจําหนายซอฟทแวร เหน็วาทีมงานดําเนินโครงการขาดความรูเชิงลึกจึงแนะนําวธีิการที่ทําไดงายๆ ขาดการวิเคราะหผลกระทบกับภาพรวมของการปฏิบัตงิานท่ีเชื่อมโยงกัน ทําใหการใชงานสามารถใชไดเพยีงบางโมดูลเทานั้นและอาจนําไปสูการสรางโปรแกรมเพิ่มเติม (Customize) มากมาย ท่ีไมสามารถควบคุมคาใชจายไดในภายหลัง การวิเคราะหกระบวนการทางธุรกิจอาจไมครอบคลุมความตองการท้ังองคกร ทําใหถึงเวลาการวางระบบจริงจงึตองมีการเกบ็ความตองการเพิ่มเติมและอาจนําไปสูการซ้ือโมดูลเพิ่มบางโมดูล เปนเหตุใหงบประมาณบานปลายอีกสาเหตุหนึ่ง

สถานประกอบการที่กําลังมองหาระบบสารสนเทศสนับสนุนการบริหารธุรกิจไมวาจะเปนระบบ ERP ระบบ APS หรืออ่ืนๆ ตองพิจารณาเลือกระบบท่ีมีความเหมาะสมกับธุรกิจของตนเองโดย ตองวเิคราะหกระบวนการตางๆขององคกรโดยละเอียด กอนการตัดสินใจ ซ่ึงสามารถประยุกตใชแนทางในการเลือกระบบ ERP ท่ีนําเสนอไวขางตนไปประยกุตใช และหากยังขาดความเขาใจในระบบและตองการคําแนะนําจากท่ีปรึกษา ทางสถาบันไทย-เยอรมัน มีความยินดีใหบริการแกทาน ท้ังการใหคําปรึกษา การฝกอบรม ตลอดจนการคัดเลือกระบบท่ีเหมาะสมกับองคกรและการใหคําปรึกษาในการวางระบบเพ่ือใหการใชงานระบบมีประสิทธิภาพสูงสุด โดยสามารถขอคําปรึกษาไดท่ี สถาบันไทย-เยอรมัน

ติดตอ อ.บุญลือ บุญคง อ. มนันญา ภาคศักดิ์ศรี Modern Manufacturing System Thai – German Institute

Tel. 038 215033-44 Ext. 1320 ,1323 Boonlue.b@tgi.mail.go.th Boonlueb@gmail.com www.facebook.com/scm.tgi