بسم اهللا الرمحن الرحيم

يف دورة اإلدارة والقيادة

الدعويةاملفكرة يف نشر

com.dawahmemo.www

املقدمة السالم عليكم ورمحة اهللا وبركاتة

:والصالة والسالم على اشرف األنبياء واملرسلني نبينا حممد وعلى اله وصحبة امجعني اما بعد احلمد هللا

األدارة يف كل زمان كانت موجودة والكن خيتلف شكلها تبعاً للمواقف والتجـارب ونفـسية رؤساء او مرؤوسني وقد يضن القارء الكرمي ان هذا املوضوع ال ميسة اما لالنه غري متطلع متعاطينها من

لسبب من األسباب او انه الجيد يف نفسة القدرة او لعدم وجود املؤهـل ) مدير ( إىل ان يكون قائد او ي الكرمي سواًء املناسب او ان الظروف ال تؤهله لذا وجب علي ان اقول يف هذا املقام ان الكالم لك اخ

كنت مدير او تتطلع إىل هذا املنصب يف املستقبل وعلى اقل تقدير يكفي ان تكون مديراً على نفسك بان من عدد سكان اتمعات % 2تقودها إىل الرقي وان تسمو يف مساء املتميزين واملختلفني الذين يشكلون

من اتى على الدنيا ومل يزد فيه كان على ( ا قال ويف هذا املقام اذكر كلمة لألمام األوزاعي رمحة اهللا عندم والاريد ان اسهب يف املقدمة والكن اريد ان اقول ان قارء هذا املوضوع سوف جيـد يف ) الدنيا زيادة

نفسة القدرة األدارية إن شاء اهللا اليت تصل معه إىل أقصى كفاية إدارية ولو مع نفسة واألخرين فـيمن . وليست مقتصره على املرؤسني يف العمل ) اصدقاءة –سرته ا– اوالده –بيتة ( حولة

انتهجت يف هذا املوضوع نقل بعض اقوال العلماء األداريني وبعض جتارم واضفت عليه بعـض جتـاريب :ولألمانة العلمية فإن مراجعي هي كالتايل . البسيطة

.يم باتريك فورسيث كتاب من هنا ابدأ األستقرار الوظيفي للكاتب واألداري العظ-1 . كتاب حياة يف األدارة للدكتور الشاعر والوزير والسفري غازر القصييب -2 كتاب اساسيات يف األدارة موعة من األداريني هم الدكتور كامل املغريب والدكتور مهدي زويلف -3

. مؤتة والدكتور على عالونة زالدكتور حيد فرحيات والسيد مدحت الطالونة كلهم يف جامعة طريقة ألدارة الوقت ألالن أكسيلرود وجيم هولتج 201 كتاب -4

سائالً املوىل عز وجل ان ينفع مبا سأكتب األسالم واملسلمني وان جيعلها يف ميزان اعمالنا ويبعد عنا الريـاء طلوب والسمعة ولست بأفضل األداريني والكن اتطلع إىل ان اكون منهم يف يوم من األيام آلن الطموح م

. يف العمل األداري وغريه . الذي به يرتقي مستوى املوضوع وال انسى تفاعلك الكرمي

بداية الدورة

: مفهوم األدارة وتعريفها

األدارة هي عملية التنسيق بني مجيع عوامل األنتاج البشرية وغري البشرية باستعمال وظائف التخطيط .واألشراف والرقابة حىت ميكن الوصول إىل اهلدف املنشود وبأقصى كفاية ممكنة والتنظيم والقيادة

)التخطيط (

.هي وظيفة الذكاء يف رسم طريقة العمل للمضي على ذلك املسار : تعريفها

: انواعها التخطيط حسب الوظيفة مثالً التخطيط لألنتاج والتخطيط املـايل وختطـيط القـوى العاملـة -1 .لتخطيط السلعي وا التخطيط حسب فترة العمل وهو متعلق باملدة الزمنية ويندرج حتته التخطيط طويل وقصري األجل -2.

فهناك خطط عديدة األستعماالت تتميـز بوضـع اهـداف . التخطيط حسب جمال األستعمال -3

: سات بالتـايل وسياسات تعد كدليل عام يرجع إليه عن القيام باي عمل والبد ان تتصف هذه السيا .املرونة واألستقرار والوضوح وتفويض السلطة

: فوائد التخطيط .مواجهة املنافسة والتغريرات اليت قد تطرأ • .التنسيق مع األدارات املختلفة مع توحيد األهداف •

:نصائح خاصة بالتخطيط

.ألفضل فكر يف كيفية رؤية الناس لك داخل مؤسستك واحرص على تغريها إىل ا-1 . آليأيت النجاح من تلقاء نفسة فعليك ان تعمل على إدراكة-2 ابد من ان تدير عملك بنفسك يف البداية وال تتكل على الغري حىت يبدأ العمـل يـسري وفـق -3

.السياسة املرسومة له واحبث عن التقييم الذايت لعملك ها والتنسى ان جتعـل األهـداف دائما اعمل لك خطة عمل وكل خطة حمتاجة إىل خطة لوضع -4

. واضحة مع حتديد مدة اهلدف اجعل نفسك مستعد دائماً لتقلد منصب جديد افضل وذلك من خالل جتديد السرية الذاتية لك -5

.بني احلني واآلخر حلل قدراتك الشخصية واملهارات األدارية اليت متتلكها واحبث عن الطريق لتطويرها بالدورات -6

مثالً ال تعرف كيفية صياغة واعداد اخلطابات الرمسية اذهب إىل الصادر والوارد واجلس ( ة هلا املناسبهناك وهات الشاهي والقهوة واقراء خطابات زمالءك واستعن مبديرك وتعلم من مـوظفي الـصادر

) .والوارد ومن الكتبة األداريني وال تنسى اسلوبك على الورق

--اوالً اولوية ملحة ومهمة -----فاملهم وذلك باتباع الطريقة التالية حدد األولويات األهم -7

رابعـاً -----ثالثاً اولوية مهمة وليسة ملحـة ------ثانياً اولوية ملحة وليسة مهمة ---- .اولوية ملحة ومهمة

من صفات املدير الناجح ان حياول حتديد اهدافة بشكل جيد والذي يتوقع التغيري فيهـا يف اي -8حلظة والذي يتطلع إىل الفرص ليعيد تشكيلها ويسعى إىل البحث عن التطوير لرياجـع بعـد ذلـك

.اهدافة ويطورها تصدقون ان األشاعات مفيده نعم فقد ( كما على األداري الناجح ان ال يهمل جانب األشاعات -9

). يتسرب خرب نقلك بذلك تكون مستعد

ثناء عمله يف البدايات هو امر طبيعي جداً وعلية ان يتعامل مع األنفعال الذي يشعر به الشاب ا -10واهللا ما اكثر الصدمات اليت يعانيها املبتدئني امثايل الواقع اليم انت مـستعجل ( األمور بعني اخلبري

وتيب شغلك خيلص وغريك يقولك يارجال امش اقعد اتقهوى ايش فيك حممل نفسك اكثر من ماهي األنسان غري قادر على جماراتك وانت بذلك راح تفضح مستواه إذا اشتغلت تتحمل تدرون ليش هذا

).بذمة واخالص عشان كذا ال تلقي لكالمة بال وواصل يف تقدمك

اذكر مرة كنـت ( حاول ان ال تتعامل مع اي موقف إال إذا كانت عندك كامل الصالحيات -11مور ماشية زين بس يوم احتجت شـراء مسؤول عن تشغيل األنترنت يف إحدى األدارات وكانت األ

بعض القطع احتجت إىل تفويض من املدير بشراء القطع والتفويض هذا ممكن يكون شـفهي بـس التحريري اضمن ايل صار ان انا اضريت اين استىن هاملدير يومني لني وصل مـن سـفرة واعطـاين

ر واحلمد هللا مشى احلال طبعاً هالتفويض ومشت األمور بس ما خليتة لني اعطاين تفويض جلميع األمو ).انت قيس هالعمل على امورك انت

اتذكر فيه موظف ( إفتح اال امام األخرين ولسوف يبهرونك مبا عندهم من إجنازات إبداعية -12

كان يتغيب كثري وال يهتم بالعمل وطبعاً قصة تذمرة على املدير اصبح حىت عامل الـشاي حيفظهـا يوم قرر املدير انه يعمل طلعه إىل إحدى األستراحات لكي يـذوب اجلليـد وسبحان مغري األحوال

القدمي يف العالقة بينه وبني امثال هذا املوظف وطرحه ملوضوع تسليمة هلذا املوظف بض األعمال يف .).لك ان تعرف السبب؟... درجة 180العمل تغيري صاحبنا

( ية ان يلتزم ا ويطبقها علـى نفـسة اوالً األنسان يناضل إذا كانت لدية مبادىء وجيب عل -13يامجاعة التوقيع الصباحي اخلاص باحلضور وايظاً التوقيع اخلاص باألنصراف امانة ولقيت الناس كلها

ايش هالذمة فياخوان 8:22 صباحاً وفعلياً حاضر الساعة 7توقع بشكل غريب واحد حيط الساعه إال اهللا كاتبة وحقك خذه باحلالل ريب يبارك لك فيه اكتب وقت احلضور نفسة وصدقين ماراح يصري

).احسن من مال حرام

األبداع يف احلقيقة سوف يسيطر ولو بعد حني -14

ليش الواحـد يـستىن ان ( فلنكن مبدعني ونعمل وليلحق بنا الركب إن كان ذلك مبقدورهم -15نو بناء عملو برج ايفيل ال طبعاً يكون مبدع ؟ وهل املبدعني اول ما كتبو كتبو شعر معلقات وحني ب

).كان هذا البناء نتاج لسنني من التجربة واخلطاً إىل ان وصلو إىل الكمال او شارفو علية

.الثقافة امر مهم واآلطالع من صفات القياديني الناجحني -16

ام إذا كـان الـدو ( فكرة األجتماع الصباحي مع مرؤسيك ممتازة لعمل جدولة اعمال اليوم -17 وقت إجتماع صباحي يومي تتناقش فيه مراحل العمل هلـذا 8:45 صباحاً اجعل الساعة 8الساعة

).اليوم سوف تذهلك النتائج ان تبحث عن املشاكل وختلق هلا حلول وروح املبادرة وغـري ( األسلوب اهلجومي يف العمل -18

يعتمد ) ة مث تدرسها وحتلها فيما بعد ان تنتظر املشكل( اجنع من األسلوب الدفاعي ) ذلك من األمور .األسلوب اهلجومي على املبادرة

وهي القدرة على معرفة القرار السليم منذ ( من الصفات اليت يتحلى ا القائد العقلية اخلاصة -19

) .وهي القدرة على اختاذ القرار (وايظاً النفسية اخلاصة ) الوهلة األوىل

انك جتهل التعامل مع امر ما فإن مكابرتك سوف حتمل األدارة مـا ال ال تنحرج من ان تقول -20

ختيل انه يف يوم اسند لك مديرك امر اصالح سيارة معينـة وانـت يف األسـاس .( تطيق ان تتحملة كهربائي وفهمك للميكانيكا كفهم ابوزيد اهلاليل يف األنترنت ايش راح يكون راي رئيسك يف العمل

).دد للمهمه املسنده إليك بعد انتهاء الوقت احمل

.معرفة نواحي الضعف هي اخلطوة األوىل حنو القوة -21

)التنظيم ( :مفهوم التنظيم

عملية اساسية حتتم على املدير ان يقوم باجلمع والتوحيد بني أعمال املرؤوسني املختلفة واملتعددة كي يتمكن من حتقيق أهداف املشروع

:لقيادية انواع التنظيمات ا

إذا كان هنالك العديد من القرارات اليت البد من تؤخـذ يوميـاً والرجـوع إىل : الالمركزية -1

القيادات العليا يسبب إرباك هلذه القرارات فيتوجب عندها منح املرؤسني احلريـة يف اختـاذ تلـك وقـت الحـق القرارات من دون الرجوع إىل من هم اعلى منهم وظيفياً مع إحاطتهم بكل قرار يف

.وحبيث تنتهج تلك القرارات نفس سياسة املنشئة الو املؤسسة

إيداع جزء من العمليات لألناس معينني ينوبون يف العمل عن الرؤساء األصـليني : تفويض السلطة املسؤولية -3 السلطة -2 تعيني الوظائف كالقيام بدراسة السوق مثالً -1وتتمثل يف ثالثة امور هي

. .هي وحد القيادة لدى األدارة العليا : ركزية امل-2

:نقاط مهمه يف التنظيم

قد حيتاج اي تنظيم إىل مستشاريني هلذا العمل يعملون ضمن التنظيم وال يدخلون يف اهليكـل • التنظيمي للعمل

.تقل احلاجة إىل األشراف كلما زادت درجة كفاءة العمل •

:نصائح يف التنظيمنظيم اجليد هو املوازنة بني كل هذه األمور ووقت العمل ووقت البيت ووقـت الطريق إلىالت -

.األهل ووقت اهللا الراحه ووقت ضياع الوقت واألسراف يف البريوقراطية الفارغة - إحرص على توثيق املعامالت واخذ صورة منها باستمرار وياحبذا لو استخدمت املاسح الـضوئي -

.يف مكتبك واحتفظت بنسخة منه ف جيهازك لكل فاتورة او مستند

البريوقراطية هي الروتني اململ وما ينتج عن ( حاول ان تعمل حتجيم للبريوقراطية يف العمل قدر املستطاع -تدوير املعامالت يف ذلك التنظيم اهلرمي الكبري مما يعطي بطء يف العمل األداري األمر الذي يـنعكس

) .بالسلب على النتائج

حماولة تطبيق نظم جديده مع اناس قدماء متعصبني آلفكارهم البريوقراطية هي مضيعه للوقت لذا وجب - .جتديد الدماء

. اهتمامك الكبري بعملك الصغري يفتح لك ابواب اد -

) إدارة الوقت ( : البداية

قيم نفسك يف مجيع اعمالك • إختر ناصح امني لك يقيمك • من اخذ العمل مع إىل البيت قدر املستطاع قلل • .عمل جدول زمين لألهدافك باستمرار مع امكانية التغيري لألفضل •

:بداية اليوم من الصباح

ابتعد عن اخلالفات يف الصباح الباكر • .اكتب خطة عمل اليوم • ابدأ يف الرد على الرسائل وال تسهب يف الوقت لعمل ذلك • ات واألجتماعات ابدأ يف جدولة اللقاء • .احرص على املشي يف العمل يعين الساعة العاشرة مثالً اجعلها للقهوة •

:وقت الذهاب إىل العمل

.خذ معك حافظة لألوراق إىل العمل •

:جدول عمل فعال

استعمل برنامج اآلوت لووك املوجود يف احلاسب لديك لعمل جدول يومي واسـبوعي وشـهري •

.لها للمهام اليت تود عم .ضع موعد ائي ألي عمل تعملة • .اترك خرب عند تركك ملكتبك لدى املوظفني او للسكرتري اخلاص بك • .خصص وقت العمل وفق األحتياج وليس الرغبة •

: ترتيب املكتب

.وضع الورق املهم يف مكان واضح على طاولة املكتب • .ة إىل األمساء الصغرية كتابة ورق الصق على ظهر امللف تبعاً من األمساء الكبري • .اجعلها يف دوالب خاص • .احتفظ مبلف على مكتبك خاص بصورة من املذكرات اليومية • .اعمل نسخة من كل مستند لديك بواسطة املاسح الضؤي واحتفظ ا يف جهازك •

:األرتقاء بفعالية الآلخرين

.اترك جمال لسؤالك عن األمور املتعلقة بالعمل • .ثناء قيامه بأداء العمل تشجيع املوظف ا • .تقدمي املساعده للموظف من دون ان تفرض نفسك عليه • .دع كل شخص يتحمل املسؤولية • .ابتكر حلول افضل ألداء العمل افضل من ذم املشكلة والوقوف دون احليلوله هلا •عند تكليفك لعمل معني لشخص ما البد من ان تسهب يف عمليـة الـشرح ألدق التفاصـيل إذا •

.تضيت عدم األشراف عليه ار .خص بالتقدير كل شخص على حده بألسلوب الذي جتد انه يعطي فعالية تبعاً لنفسية املشجع •

:إجتماعات مثمرة التخطيط مطلوب يف األجتماعات مسبقاً •

البد من وضع النقاط األساسية جلدول األعمال • .حتديد وقت األجتماع املناسب للجميع • . يف بداية اي اجتماع اعلن جدول األععمال • .انت مسؤول عن احملافظة على هذا األجتماع • .علينا تدوين املالحظات اليت ترد يف األجتماعات • .احضر معكك دفتر املواعيد لكي ال تعمل تعارض مع املواعيد املستقبليه • .خذ رائي احلضور يف جدول األعمال نقطة نقطة • تستعرض جدول األعمال مرة ثانية وتسرد املالحظات إاء األجتماع بطريقة سلسة وحمببة بأن •

والتوصيات اليت متخضت عن األجتماع وتكلف كل شخص مبهامه اجلديدة مع توضيح املدة الزمنية .لكل توصية وطريقة متابعتك هلا معه وحتديد موعد األجتماع القادم ملناقشة ما مت اجنازة

:نصائح يف فن إدارة الوقت

.والت التفتيشية مهمه جداً آلا تكشف لك الواقع وختتصر عليك امور كثرية اجل- . ال ميكن حلوار ان يتم يف ظل وجود التشنجات ازهلا اوالً مث اكمل احلوار - . ان الذي ال خيطء هو الذي ال يعمل -

م الذي يديرة وال كن علية ان جيلب اليشترط يف املدير او املسؤول ان يكون خمتص يف جمال القس - .املختصني ويتعامل هو بدورة معهم بألسلوب األدراي

يف الكالم % 80يقول ان جممل األجتماعات يذهب منها ) باريتو( هنالك قانون ينسب لصاحبة -

ان من هذا الكالم تستطيع ان تستشف معلومة مهمة وهي ان حياول املدير . فهي نتائج % 20اما يستفيد بالقدر املتاح من الوقت الذي تتم فيه عملية األستفاضة باحلديث بأن يكون وقت اقل من هذه .النسبة ليعطي جمال ارحب لألستنتاجات والقرارات والتوصيات اليت تتمخض عن هذه األجتماعات

. ادر وقتك بكثري من الفعالية لتصل إىل الكفاية العملية احلقيقية -

تستطيع ان تستفيد من برنامج ( اعمل مالحظات قصرية يف برنامج احلاسب على شكل مهام عمل - ) .األوت لووك

.احرص على ما حتب يف العمل ودع عنك ما تكرة وتشعر انه مضيعه للوقت - .بالنسبة ألدارة الوقت جيب إعطائها حقها يف التفكري -

.يتعلق بالقرارات من السلطات العليا املداومة على استيضاح األمور فيما -

املداوة على كتابة األمور اليت حتدث لك يف العمل كاألحداث اليومية وعروض العمل والووعـود -

.باملكافأة -

القيادة

احيكم مرة ثالثة يف هذا املقال املتجدد دائماً معكم احبيت يف اهللا والذي سوف نسلط الضوء فيه على م و صفات القائد الناجح مع شرح لبعض األمناط األدارية يف القيادة وتوضيح بعض القيادة بشكل عا

النصائح العامة يف القياده واليت احاول ان اغطي جوانب عديده منها وكذلك موضوع األتصال مع املوظفني بشكل فعال االمر الذي سوف ينعكس بألجياب على املتعاملني معك يف املـستقبل وكيـف

. معك بعد قرائتك هلذه احللقة بإذن اهللا تتغري نظرم

: القيادة كتعريف هي

هي قدرة الفرد يف التأثري على شخص أو جمموعة وتوجيههم وإرشادهم من أجل كـسب تعـاوم .زحفزهم على العمل بأعلى درجة من الكفاية يف سبيل حتقيق األهداف املوضوعة

:خصائص القائد الناجح

.يف إدارتة ذكاء يفوق الباقي -1 .سعة افق ونظرة مستقبلية -2 .طالقة لسان وحسن تعبري -3 .إتزان العاطفة والنضج والتحليل املنطقي وقوة الشخصية والطموح -4

.كيف ميكن للقائد الناجح ان يقود فريق عمل ويصل معهم لقمة الكفاية القيادية ؟: س

:األجابة على هذا السؤال تكون باتباع اخلطوات التالية

.خلق الثقة واملوده بني املرؤوسني الذين يعتمدون علية يف عملهم اليومي -1 .دعم املرؤوس ومساعدته عند احلاجه حىت يشعر بالقة واألستقرار النفسي -2 .معملة املرؤوسني بالعدل بشكل دائم وثابت -3 .التأكيد على اتباع طرق العمل الصحيحه -4 .إستخدام طريقة األشارف غري املباشرة -5 .وية الشكاوى والتذمرات بشكل سريع تس -6 .فتح اكرب طرق ممكنه يف األتصال -7

:نقاط مهمه يف عملية األتصال

عمل املقابالت خارج العمل قد يعجل يف سري العمل ويقلص امور كثرية من شأا ان تربك العمل • .وتعيق مسريته

همة اال وهي ان يكون من ضمن تبادل الكروت الشخصية امر مهم جداً وعليك ان ال تغفل نقطة م • .حمتويات الكرت إمييلك الشخصي

اعمل بطاقة تعلق على جيب قميصك او ثوبك لرياها كل من يف األجتماعات اخلارجية فلها مـن •األثر الكبري حيث يسهل تعرف اصحاب املؤسسات األخرى عليك وميكن ان يتوجهو إليك ويتعرفو

.هم عليك ال انت .رف اشخاص هلم صله به هذا يعطي للعالقة صفة الود القدمي ابدي للشخص انك تع •

.األعالم سالح ذو حدين فعليك ان جتيد التعامل معه يف إدارتك •

( فن األصغاء امر مجيل وحمبب عند احملترفني ألم ملسو منه نتائج عظيمة وتتم هذه العملية بالتـايل •

رد الفعل األجيايب اجتاة الـشخص الـذي –فهم ال – تظاهر بأنك مستمع جيد –الرغبة يف األصغاء انظـر – ركـز – التبـالغ يف ردك – تعاطف معه – كف عن التحدث واترك له اال –يتحدث

.) دون مالحظاتك –للشخص اآلخر

وهي كالتايل جيب ان تكون قادراً على التقدم : هناك امور تعزز عملية األتصال مع الآلخرين •

جيــب ان تكــون حاذقــا يف األتــصال التحريــري ..................بأطروحــات جديــدة •..........................

حتـل بالثقـة يف ..........كن مفاوضاً مؤثراً .........جيب ان تكون يف الرسالة اليت تقدمها مقنعاً .األجتماعات

التعامل اجليدة حاول ان تفهم عقلية الذي امامك وختاطب معه باسلوب حديث بعد ان تقرر طريقة • .واملناسبة له

.األنطباع األول مهم جداً جداً •هنالك مقولة تقول ان اصحاب النفوذ يتكلمون قليالً وببطأ اما املرؤوسـني يتكلمـون بـسرعة •

.وبصوت عايل .عملية األتصال مع األشخاص امر صعب ودقيق عليك ان تفهم الرسالة جيداً مث ترد • التعميمـات او – املداهنة –املبالغة ( اثناء التعامل مع الناس ومنها هنالك امور جيب احلذر منها •

) الرطانة – الكلمات الكبرية –الغموض يف الكالم فاجىء زمالئك بتذكرك ملوعد قطعته على نفسك معهم انك تذكرهم بقرب املوعد او يف الوقـت •

صـباحاً 9لى اليوم الساعة يعين فينك يافالن ماتدري اين عطيتك موعد من قبل شهر ع .( نفسة ) .لكي نناقش قضية الدورة ايل طلبتها

هنالك اناس جيب عليك احلذر عند التعامل معهم ومنهم املزعج واملتشائم واملنافسون الواضـحون • .ومن تدخل معه يف حتالف قوي ومن ال حيفظ السر طبعاً

واصل معهم إما هاتفياً او شخصياً وذلك باحملافظة على الت -كيف تدير إتصاالتك مع األخرين ؟ • وايل – عمل دفتر عناوين لكل شخص تتصل به وتكون بينك وبينه عالقة عمل –بني احلني واآلخر

. اجعل لك خطة إتصاالت حمكمة–يساعدك البد ان ترد له مساعدتة مـاحني + حراس البوابـات + الذين يفضل الن جتعلهم حلفائك هم مصدر املعلومات يف املؤسسة •

أصـدقاء + القـدوة + احملفزين + املطورين+ الناصحني + ذوي النفوذ والتأثري + الفرص الوظيفية .الناقدين + طاقم العمل لديك + جنوم املستقبل + املقايضني + الروح

عداء املستقبل فعليك احلذر عند التعامل معهم اثناء األفـراح كـي ال اصدقاء العمل قد يصبحو ا • .يسلطو عليك مدافعهم عند األتراح مستغلني نقاط الضعف املاضية

مراقبة الدالالت من حولنا مهمة جداً ألا توصلنا إىل مؤشرات خطرية عليه راقب ما يقال حولك •يها وأغراض األخرين وبواعثها وسلوك األخرين وطريقة القول والتصرحيات والتحالفات وما يطرأ ف

.واألتصال ومذكرات التفاهم إىل األجتماعات وغري ذلك من األمور اليت جيب عليك مالحظتها التركيز على الثقة مرة اخرى إىل اي مدى تثق بالشخص املقابل واي درجة من الثقة توليها له ومىت •

ال تنسى الغرية ( ان تشهر جناحك عند األخرين عليك ان تستمع النصح وإىل اي مدى جيب عليك . (

جيب على املدير ان يتبىن اسلوباً إدارياً مناسباً فهناك اشخاص كتومني واشخاص منفـتحني علـى •األدارة كلها بغرض األستفادة منهم قدر األمكان وهنالك األمرباطوريني وهنالك اناس على احليـاد

. إدارتك وهم من جيب عليك ان تسفيد منهم يف .عليك اختيار حلفاءك واستبعاد اعدائك واحللفاء قد يكونو من خارج مؤسستك •

اختاذ القرارات

احيكم مرة رابعة يف هذا املقال املتجدد دائماً معكم احبيت يف اهللا والذي سوف نسلط الضوء فيـه على كيفية اختاذ القرارات املناسبة يف العمل األداراي

:قرار خطوات اختاذ ال

تشخيص املشكلة من مجيع النواحي والشعور ا امر مهم للغاية مث حتديد الفجوة وعرضها *

.امام السياسات البحث عن احللول البديلة * حتليل احللول البديلة مث اختبار اخلطة *

. والتنفيذ بعد ذلك . واخلارجية التنبؤ والنظر يف املستقبل تبعاً للظروف الداخلية*

يبقى هنا تساؤل يطرح نفسة هل يكون الوقت الالزم لتخاذ قرار توظيف شاب جديـد للعمـل يف بالطبع ال جيب على القائـد . املؤسسة هو نفس الوقت الذي يتخذ لأللغاء عقد موظف خائن مثالً ؟

كر يف تبعـات إختـاذ الذكي ان يأخذ وقت كبري يف التفكري والتركيز قبل إختاذ اي قرار وعليه ان يف باقي ..... ما كان الرفق يف شيء إال زانة ( ذلك القرار بروية ، يقول الرسول صلى اهللا علية وسلم

).احلديث

:نصائح ادارية متنوعة يف األدارة واختاذ القرار

هـي الشعور بعدم اآلمان الوظيفي او قلة احلافز واخنفاض الروح املعنوية ودرجة اخلالص يف العمل - .من األمور املهمة اليت يتوجب على املدير ان يراعيها

األستمرار يف إصدار األوامر غري الواضحة مثل األجتماعات اليت ليس هلا معىن او عـدم دعـوة - .اشخاص مؤثرين إىل مثل هذه األجتماعات قد يؤثر سلباً على فعالية األجتماعات

.ضرورة التركيز على املنافسة الشريفة - جيب ان حيذر عند التعامل مع الناس الذين تتعامل معهم وان الثقة هلـا حـدود : ر اخلداعة املظاه -

.ووقت معني تنتهي بإنتهاء املهمة .حاول توسيع نطاق صالحياتك مىت ما استدعى األمر - ال ختفي جانب األمانة وراء ظهرك بل اقطع على نفسك وعد بان املهمل ميكن ان يسامح والكـن -

. ليس له مكان يف مؤسستك او إدارتك غري األمنياهتم بالنظهر الشخصي لك وكن منظم واثـق : اعمل التايل . تريد ان تكون حمترف يف إدارتك ؟ -

من نفسك جدير بالثقة امني سهل مستمع جيد قوي دبلوماسي مهارة تكـوين األصـدقاء احـدى .صفاتك خملص وويف

. والنظافة احرص على ان يكسب مكتبك شكل التقدم والرقي - اخلطابات الرمسية والغري رمسية إذا مل تكن تعلمها وال تعرف طريقة صياغتها اسأل وعليك بـالطرق -

بتقبلو وافـر التحيـة (األحترافية كان يكون على سبيل املثال العنوان باللون األمحر وتذيل الرسالة ب إىل الصادر والوارد واقـرا اخل اذه ......التنسى التأشرية على اخلطابات وغري ذلك ) والتقدير

.هذا ما عملتة انا شخصياً تعلمة كثري هناك - إن علم األحصاء مهم جداً إذا كنت ال جتيده فاطلب من املختصيني ان يشرحو لك علـى األقـل -

مبادءة آلنه يعطيك قراءة عن سري العمل احلايل ويف املاضي مما ينبأ عن املستقبل ويساعدك يف اخـذ .ب القرار املناس

.بالنسبة للمشاكل مع املدراء وغريهم ال حتاول ان تتحدث فيها اما الناس او املوظفني على األقل - تقيـيم -2 حتديد األهـداف -1هنالك امور مهمه قبل اختاذ اي قرار إداري وهي على التوايل -

لبـديل إختبـار ا -6 وضع البدائل -5 حتليل املعلومات -4 مجع املعلومات املناسبة -3األهداف -9 اختبار مقدرة العاملني على تنفيـذ القـرار -8 إبالغ القرار وضع نظام السيطرة -7األفضل

. مراقبة القرار -12 تقييم القرار -11 تنفيذ القرار -10تدريب العاملني يف حال إذا احتاجو

.املرونة قد تسهم يف تعظيم فرص العمل - .إفهم مابني السطور -

ن مهيئ ملا خلق له قد اكون فاشل يف التجارة وناجح جداً يف األدارة وكل ما على املرء كل انسا - .هو التنظيم يف العمل واألطالع على كل ماهو جديد

- - تفـويض من مبادء األدارة امور هي كالتايل التنظيم والتخطيط والتمويل والعالقات األنسانية وال -

.....واملركزيو واالمركزية . كل رئيس علية مجع املعلومات املناسبة قبل اختاذ اي قرار -

املؤهالت ضرورية يف العمل وعلى املدير او املوظف املطالبة بالدورات اليت تؤهله إىل مناصب عليا - .يف العمل او اليت تزيد من كفاءتة

.رحتديث سجالتك الوظيفية بإستمرا - يـذكر الـدكتور غـازي . البد على األداري الناجح ان يوطد نفسة على جل األمور وتوافهها -

القصييب ان اول وظيفة كانت له يف اجلامعة هي معيد ومن األمور اليت اسندت إليهعندها تعبئة مناذج اصبح عميـد هلـذه األستمارات اخلاصة بالطالب اجلدد ولصق الصور عليها مع األجتهاد والصرب

.الكلية وانـا ارجـح . التعليم األمريكي ركز على التدريب بينما ركز التعليم األوريب على التعلم الذايت -

!!.التناغم بني األثنني مارأيك انت ؟ التركيز على النتائج يف العمل نفسة مهم جداً - . مثن الفشل باهض فثمن النجاح مرتفع جداً هنالك مقوله مهمه تقول ان إذا كان- عليك دائماً ان ختترب اصدقائك وصدقاً عدد األصدقاء يف الغالب ال يتجاوز اصابع اليـد -

الواحده ) .ما من موهبة متر من دون عقاب :( األديب السوري حممد املاغوط يقول- .يء اصعب من التعامل مع األقوياء ال ش) هنري كسينجر ( يقول - . تأكد ان مثن النجاح ال يأيت يف الغالب إال بعد مضي سنني طويلة -

. احلرص عند كتابة التوقيعات او التأشريات على املعامالت الرمسية - .لرشوة كثرة الضغط بإنشاء نظم وقوانني كثرية ألمر واحد من شأا ان تفتح باب ا- . جتميد املوظف الكسول او جعل من هم اقل منه رؤساء علية هو من افضل الطرق التأدييب-

تستعمل يف الضرورة وهي ان تقوم بنفسك لتنفيذ قرار من شان املرؤسـني ) حافة اهلاوية ( سياسة - لديك القيام به لتعطي القرار قوة وصالبة

:ي شخصياً لعلها تفيد يف هذا املقام اختم بقصة واقعية حصلت مع

وزيادة مع مـرور ويفعل ما يطلب منه مبادراً الفائده من هذه القصة ان يكون القيادي او املوظف -

من دون سابق إنذار على سبيل املثالً اذكر هنا جتربـة هد ان هنالك فرص عمل تنفتح امام جيالزمن احلاسب اآليل وخترجت وهللا احلمد بتقدير مرتفـع كنت قد قررت ان ادرس يف جمال :(( شخصية يل

ان ابدأ من الصفر يف وقت كان مشروع القرض وعمل مؤسسة خاصـة يب بعدها ت وهللا احلمد قرر صاحب حمل كبري ونـاجح مـن دون ان متوفر وهللا احلمد والكن احداً اليستطيع ان يقرر ان يبدأ

فهم أعامل يف حمل حىت منها الكثري وهي ان ابدأ يتمرس يف العمل وعليه اختذت خطوة مجيله يتحرج العمل من مجيع جوانبة كيفية العمل والتعامل مع الزبائن وطريقة البيع وشراء البطائع ودفتر احلساب امور كثرية هذا يعترب نقله يف الفكر األداري الذي تبنيتة نتيجة قراءة مستفيضة يف هذا اال الفكري

الذي غري يف افكاري الكثري فجزاه اهللا عين اخلـري ارق السويدان حفظة اهللا وعلى رأسهم الدكتور ط كثرياً علـى يف العمل استغرب زبون اعجبه عملي ومع مرور الوقت واألخالصالكثري ان شاء اهللا ،

ريال بعد خصم األجار وتقسيم الـربح اخلـاص 7( الرغم من ان اجرت العمل كانت قليلة جداً ثة حسبة معقده من قبل صاحب احملل الذي كان جمحفاً يف حقي جداً والكن صربت بالصيانة على ثال

فقرر هذا الشخص ان يعرفين على مدير مؤسسة لكي اعمل عندة عمل جزئي ملـدة سـاعتني إىل ) ثالث ساعات يومياً رحبت بالفكرة واجريت املقابلة وقبلت التحدي اجلديد والنهاية طبعا كانـت يف

) امل اقل لكم ان مثن النجاح باهض جـداً ( الدرج يف هذه املؤسسة براتب قليل مكتب صغري حتت ومع الوقت تطورت األمور حىت اصبح دخلي من هذا العمل مقنع وهللا احلمد والدرج تركتة لألتوجه

واستطيع ان اقول ان احداً مل يكن يتوقع . إىل مكتيب اجلديد الذي اصبحت ادير منه العمل بالكامل

داية غري املرضية مع الصرب تنتهي بنهاية سعيده يف زمن السرعة والتعجل والكن عندما تـتغري ان الب .))املفاهيم املهلهلة يف العقل ويعمل هلا إحالل بأفكار نرية تنار ا طرق املستقبل

كيف تكون فعالةاالجتماعات

كيف تكون االجتماعات فعالة: كتاب كيهو. كيفن + انغ ش. ريتشارد ي : الكاتب

بسم اهللا الرمحن الرحيم

املقال املتجدد دائماً معكم أحبيت يف اهللا والذي سوف نسلط الضوء فيه على أحيكم مرة خامسة يف هذا . االجتماعات

: أطراف االجتماع *

. وهو الذي ميثل صاحب املشروع ويقوم بتحديد األهداف والتوجيه: املشروع رائد-1 . املتباينة يتوىل أمر تنسيق وتوجيه األفراد يف االجتماعات ويتوىل التوفيق بني اآلراء : املنسق-2والتأكد من صحة املعلومات ويتوىل يقوم بدور اإلداري الذي يتابع املعلومات املهمة وحفظها: املسجل -3

. توزيعها على املشاركني يف االجتماع .التنفيذ شتها وحتليل األمور ووضع مقترحات خلطةيقومون بطرح األفكار ومناق: املشاركون -4 : املراحل األساسية لالجتماعات *

.بشرح املوضوع بالتفصيل التحضري لالجتماع مث إدارة االجتماع و تقييم االجتماع وسوف نقوم تبوء بالفشل إذا ماحلل ؟ مجيع االجتماعات بدون استثناء إذا مل خيطط هلا كما ينبغي

: االجتماعات باملراحل التالية باع التخطيط اجليد وإتباع أساسيات هيكلةاحلل هو بإت . التحضري اجليد لالجتماعات-1 .االجتماعات إدارة-2 .تقييم االجتماعات-3

على القارئ الكرمي أن يضع نصب عينية موضوع ختطي وقبل إن نسهب يف شرح هذه املراحل جيب وذلك بعمل ورقة بسيطة يضع فيها جماالت ال ميكن تطويرها ويف مجيعها العقبات والصعوبات يف األدوار

. وحلول ختطي هذه ااالت للمراحل السابقة مجيعاً املقابل طرق

دائماً حيتدم إذا ترك اال لشخص معني من ااالت الصعبة فيها أن النقاش: توجيه دفة االجتماع : مثال هلذا الشخص اال أن يصل يف النقاش إىل مثل هذا املستوى ندعلذا من جماالت التطوير واحللول أن ال

. آخرين من االحتدام مع أشخاص

: التحضري لالجتماعات-أوال املشاركون مل يعلمو أن إحضار إن من أسباب فشل االجتماعات أن. دعنا نناقش قضية فشل االجتماعات •

مل يعلم اتمعون . ايظاً مل يكن هدف االجتماع واضح . التقارير معهم أمر مهم مثالً اإلحصائيات وغريها . آلن الدعوة وجهت إليهم متأخرة أو. سبب دعوم إىل االجتماعات

: اإلجراءات التالية بدايتاً لكي نقوم بتحضري جيد لالجتماعات نتخذ

: توزيع املسؤوليات قبل عقد االجتماع/ ا

: املوجه وحتديد ادوار املشاركني –إعداد مسوده حتضريية وعلية أيضا–الجتماع عليه أن حيدد مكان وتاريخ ا . ومسؤولية كل واحد منهم

: املنسق –. يراها ضرورية إكمال التحضريات اليت–علية مراجعة املسودة واخلطوات املنفذ منذ أخر اجتماع

. مساعدة املوجه : املسجل

. إكمال التحضريات الالزمة- اجتماع منذ آخر مراجعة املسودات واخلطوات املنفذة : املشاركون

. إكمال التحضريات الالزمة–التحضريية املنفذة منذ آخر اجتماع مراجعة املسودات

: استخدام برنامج عمل لالجتماع/ ب

مسودات العمل رأس هرم االجتماعات يف احلقيقة وكل ما كانت واضحة ومطروحة مسبقاً كلما متثلاالجتماع التحضريي وإليكم بنود برنامج. ع كفاية التوصيات اليت يتمخض عنها أي اجتماعساعدت يف رف

لكي تتضح الرؤية هلم وتتالشى اغلب الذي يقدم إىل املشاركون قبل االجتماع بفترة مناسبة مثالً يومني . اآلراء السلبية قبل االجتماع

: البنود اخلاصة بربنامج االجتماع التحضريي

التحضريات الالزمة-6 إحضار املستلزمات -5 املكان -4 الوقت -3 تارخيه -2. االجتماع أهداف-1 -11العمل بنود-10 رقم اهلاتف -9 االجتماع بدعوة من ؟ -8أعضاء الفريق مع ذكر مناصبهم -7

. األشخاص املسئولني-13 الوقت -12األمر املطلوب تنفيذه ... ورقة توزع على كل من هو مدعو هلذا االجتماعتطبع هذه األمور يف : مالحظة هامة

.هل من الضروري أن يهتم املعد لالجتماعات بكل شيء ؟

: حد كبري وهنالك أمور مهمة جب على من يعد االجتماع االهتمام ا وهي كالتايل نعم إىل

ترتيب أماكن اجللوس-2إعداد مكان جيد لالجتماع -1 العناصر السمعية والصوتية-4ه أجلي اإلضاءة والتهوية -3 ( شاي وقهوة( فترات الراحة -6 جتهيز القرطاسيات املناسبة أقالم وأوراق -5 . األشخاص املساعدين لتأمني مستلزمات االجتماع -7

... قبل االجتماع

حاضري مهمة جداً حبسب األولوية والبدء بالعناصر الكربى عندما يكون اتمعون قضية ترتيب األهداف

. وكذلك التعامل مع القضايا امللحة بشكل موجز مع التركيز على العناصر القليلة واملهمة الذهن

بدايتاً حتدد املشكلة .. الشكل مثالً إذا كان االجتماع حباجه إىل رأي أغلبية يكون تسلسل االجتماع ذا

. ؤولياتتوزع املس مث تقيم احللول مث التصويت الختيار احللول األفضل مث

برنامج حتضريي الجتماع حول تطوير قسم خدمة العمالء

.... انظر املرفقات لألمهية

: توجيه االجتماع-ثانياً

وتوجيه االجتماعات واآلن حنن بصدد شرح مفصل لألدوار األربعة السابق حان الوقت لشرح كيفية قيادة ... املوجه و املنسق واملسجل و املشاركون ذكرها وهي

: املوجه/ ا

أيضا أن يوضح األدوار الرئيسية بدء االجتماع يف الوقت احملدد من األمور املهمة يف عمل املوجه كما عليهعليه إرساء القواعد األساسية على املشاركني واملتمثلة أيضا. للمشاركني واملسؤوليات املترتبة على إعماهلم

: يف التايل

ــدم • ــزام ع ــه وااللت ــالكالم أملقاطع ــرين ب ــون دور ألآلخ ــدما يك ــصمت عن .بال . ارآء اآلخرين عدم انقاد وجتريح • . املسامهة يف األفكار املقبولة لدى اآلخرين • .الذهن والبعد عن احلكم املسبق البقاء مفتوح • . بدء االجتماع وإاؤه يف الوقت احملدد • . مشاركة اجلميع مطلوبة كما أن سيطرة البعض مرفوضة • .مشفوعة حبلول مناسبة قبول االعتراضات عندما تكون • . القبول باحلل الوسط عندما يكون ضرورياً • . بسلطة املنسق اليت ختوله احلفاظ على القواعد الرئيسية القبول • . التحضريي وبالوقت املخصص لكل موضوع االلتزام بالربنامج •

أن يتبع الربنامج التحضريي وحيتفظ بالسلطة إليقاف جمـرى املوجه ايظاً من أعمال.... نتابع عمل املوجه إذا اقتضت احلاجة لذالك كما جيب عليه أن يكون حصيفاً بأن يدفع املشاركون باجتاه األمور وتغري املسار

والتحركـات الرئيـسية يف النهاية عليه أن يلخص القرارات. القبول باملسؤوليات حبيث يضمن التزامهم وواضحة لدى اجلميع وأـم يـسلكون ولية العامة واخلطوات التنفيذية أصبحت مفهومةكجزء من املسؤ

.الطريق الصحيح حنو الغاية

: دور املنسق/ ب

: وإليـك املهـام بالتفـصيل ...بشكل عام وضبط الوقـت تتركز وضيفته على إدارة مواضيع اجللسة . النقاش ضبط وتنظيم مشاركة األشخاص يف• . وقت لكل مسألة نقاشمراقبة وضبط ال• . اقتراح طرق البديلة للمعاجلة• .محاية األشخاص وأفكارهم• . التعامل مع مثريي املتاعب• .أثناء االختالف البقاء حيادي•

؟... هنالك سؤال مالفرق بني املوجه واملنسقاليت جيـري عليهـا يدير الطريقة اجلواب هو أن املوجه يقود ويركز على املضمون يف االجتماع أما املنسق

.احليادية النقاش داخل قاعة االجتماع وحيرص على ) الكاتب( دور مسجل الوقائع / ج

وإليـك أدوارة .. بتفاصـيله املسجل عليه أن يسجل مجيع ما يقال يف االجتماع بشكل مرئي أي كما هو :بالتفصيل

.املعلومـات الـيت يـدوا املـشاركني ليتأكـد مـن صـحة دور املسجل يف املراجعة الدورية مـع • .واملنــسق يف االحتفــاظ باملعلومــات مــساعدة املــسجل لكــل مــن املوجــه • .الـيت نوقـشت والقـرارات الـيت مت اعتمادهـا ويف النهاية على املسجل أن يلخص أهم العناصـر •

: أن يقـوم املـسجل بالتـايل : اجلـواب ننمـي دور املـسجل ونرفـع مـن اداءة ؟ السؤال كيف .يح ألي نقطـــه مبهمـــة ليتأكـــد مـــن صـــحة مـــا يكتـــبيطلـــب التوضـــ• . املهمــــة ولــــيس كــــل شــــيء أن يــــدون النقــــاط •حتليلـه ( الكلمات اليت يفهمهـا هـو أن حياول أن يستخدم الكلمات اليت قيلت يف االجتماع وليست•

.الشخصي ــني • ــة بـ ــسافة كافيـ ــرك مـ ــح واتـ ــط واضـ ــب خبـ ــسطور اكتـ . الـ .املهمـة وآليـات التنفيـذ ار الرئيسية والقرارات واملقاطعالبأس من إحاطة أو وضع خط حتت األفك•

ــق • ــك توافـ ــرد أنـ ــالم ـ ــصفحات أو الكـ ــرقيم الـ ــسى تـ ــه ال تنـ .عليـ .آلخـر إذا كـان االجتمـاع طويـل فـال تنـسى أن تراجـع معهـم مـا دونتـه مـن وقـت • دور املشاركني يف االجتماع/ د ـ • . لالجتمـاع سىن للحـضور التحـضري معرفة اهلدف الذي من أجله عمـل االجتمـاع حـىت يتــذر • ــال تع ــاع يف ح ــضر االجتم ــب حم ــه وطل ــد املوج ــضور عن ــد احل ــضور تأكي .احل احلضور يف الوقت احملدد• . احلكم املسبق لألمور االحتفاظ بذهنية منفتحه واالبتعاد عن• .الفعالة مساعدة املنسق يف احلد من حاالت التلهي تشجيع املشاركة• .ين يف األفكار الفعالة واملفيدةمشاركة ألآلخر• . إلنشاء قواعد أساسية وخطوط منهجية لالجتماعات الدعم والتأييد• .اموعة املساعدة يف باحلصول على إمجاع•

:اخلالصة

جيب أن تطبق وهي متثل نتائج االجتماع أو ما متخض عنه االجتماع واليت يف اية أية اجتماع خنرج بقواعد بأن يقول املوجه إن ما خرجنا به هو التايل من هذا االجتماع ويبدأ يف سرد) توصيات ال )تسمى ب

. لقرارات املتفق عليها

هذه االجتماعات ؟ كيف نزيد من فاعلية: سؤال

: هنالك أمور تزيد من فاعلية االجتماع وهي كالتايل . واملـشاركني نـسق والكاتـب خصص وقتاً لتدريب ومناقشة ادوار وحتديد مسؤوليات املوجـه وامل • . قم بإجراء نوع من التقييم الدوري لالجتماعات السابقة•ــاول• ــروين ح ــد االلكت ــاع يف الربي ــائع االجتم ــضريي ووق ــامج التح ــضح الربن . أن تاجلديـد يف باستمرار مسألة مقدار التوفري يف الوقت واجلهد واملال عند ممارستك هلذا األسـلوب راقب•

. االجتماعات . احملـدد لالجتمـاع ابعـث برسـالة واضـحة للجميـع تعـرب فيهـا عـن التزامـك بالوقـت •وعناصره ، والتالية توضح يف القواعد ضع لوحتني إرشاديتني يف بداية كل اجتماع واحده تذكر بالربامج•

. األساسية . حازماً يف إدارة االجتماعات والبد على املنسق أن يكون•

لعلي القدير ان ينفعنا مبا علمنا ويرزقنا اهلداية وما كان من خري فهو من اهللا وما ويف اخلتام اسأل اهللا ا

بكل احلب اودعكم وبكل الوفـاء الـتقس معكـم يف ......كان من شر فهو من نفسي والشيطان .دورات قادمة ان شاء اهللا ال تنسوين من دعائكم احبيت يف اهللا

حمبكم عصام

com.dawahmemo.www

فقاتلمرا