شيوه نامه برنامه ريزي...
TRANSCRIPT
شيوه انهم ربانهم رزيي عملياتيواحد دارویي–معاونت بهداشتي گیالن: تهیه و تنظیم
1394-بهار
مقدمه
يكقالبدرراخودبودجهدرخواستاسنادبايستميبودجهمتقاضيعملياتيواحدهر
ايجموعهماستراتژيكبرنامهكههمانگونه.نمايدارائهباالدستهايواحدبهعملياتيبرنامه
برنامهباشد،مياقداماتبرنامهواهداف،استراتژيها،اندازچشمماموريت،ازمتشكل
ازراخودوروديكهاستراتژيسازيپيادهفرايندگامهايازيكيعنوانبهنيزعملياتي
.دهدپاسخمشابهيسواالتبهخردترابعاددربايدمينيزكندميدريافتاستراتژيكبرنامه
اندازهراخودپيشرفت،چطوربرسيمآنجابهچگونه،باشيمبايدكجاهستيم،كجااكنون
.بگيريم
مقدمه
درعملياتيبرنامهبايستميذيلاهدافباودانشگاههايمشيوخطووزارتخانهكليسياستهايپيرو
:گردداجرا94سالدروتهيهدانشگاهمتبوعهايواحدتمامي
ايجاد. هاواحدبرشدهانجامفعاليتهايدرانسجاموهماهنگي1
شفاف. دانشگاهمشيوخطجهتدرفعاليتهايتحققوارزيابيوسازي2
حركت. عمناببهينهتخصيصبرايتالشراستايدرمحوريبرنامهسمتبهمحوريبودجهاز3
فراهم. مختلفهايواحدماموريتباآنتناسبوبودجهساختارتحليلامكانآوردن4
كمك. عملكردارزيابياساسبرهاواحدتشويقوپاداشنظاماستقراربه5
تعاريف
هويتانگربيديگرعبارتبهوبودهسازمانرسالتووجوديفلسفهياعلتدهندهنشان:ماموريتاستسازمان
استايردربايستميوداردكليدينقشكهاستوكالنيمدتبلندهدف:استراتژيكهدف.باشدسازمانقانونيهايماموريت
درتبايسميوداردكليدينقشكهاستكالنيوواحدجامع،طرحياستراتژي:استراتژي.باشدسازمانقانونيهايماموريتراستاي
استراتژيراستايدرومهمكارهايياواقداماتبيانگركههستندهاييبيانيهكليه:فعاليتبيانيه.باشدميسازمانماموريتيهاينقشچهارچوبدركهاستسازمانهاي
تماين.رسيدتيبانپشهايتمبهتوانميفعاليتهايبيانيهمفهوميبنديدستهبا:پشتيبانتم.ميگردداحصاءكارشناسيتوافقوجمعيخردطريقازها
تعاريف
معادلساالنهعملياتيهدف:ساالنهعملياتيهدفObjectiveيبازهدرمعموالكهاستادبياتدر
ميارائهسازمانعملكردبركنترلونظارتبرايمشخصيمبناياهدافاين.گرددميتعريفساالنهزماني
يليتحلنظرباشودميتدوينساليانهصورتبهمركز/دفتر/كلادارههربرايكهعملياتياهداف.دهد
هايژگيويدارايساليانهعملياتياهداف.شوندميبياناستراتژيهرذيلمعاونتهرمديرانوكارشناسان
SMARTهستند:
(باشدميمشخصهدفگروهوموضوع)Specific(الف
(باشدگيرياندازهقابل)Measurable(ب
(باشددسترسيقابل)achievable(ج
(باشدگرايانهواقع)Realistic(د
Time(ه bound(باشدمشخصيزمانبهمحدود)
تعاريف
شوديمانجامساالنهعملياتياهدافبهرسيدنبرايكهكليديفعاليتهايمجموعه:برنامه.
انجامرنامهبراستايدرمشخصكامالدستاوردهايتوليدمنظوربهبايدكهخاصياقدامات:فعاليت
.شوند
مراحل تدوين برنامه عملياتي
هاتدوين استراتژي -1
استخراجليتفعاهايبيانيهاسنادمطالعهوومتخصصينكارشناسانبامصاحبهازپس
باهايتندروتنظيمپشتيبانهايتمها،بيانيهاينبهتوجهباادامه،در.گرددمي
ان،پشتيبهايتمبرتكيهباوتخصصيهايحوزهنمايندگانارجاعوهمفكري
اين.دگردنميارائهزيرفرمقالبوتدوين(هامعاونت)اصليهايحوزههاياستراتژي
.گرددميابالغهاواحدبهوتكميلمربوطههايمعاونتتوسطفرم
هاتدوين استراتژي ( : 1)فرم شماره
:تاريخ
:معاونت
استراتژي ها
متوليعنوان استراتژيرديف
1
2
3
4
5
6
مراحل تدوين برنامه عملياتي
ساليانهعملياتياهدافتدوين-2
نهاييوونمد،هماهنگ،بررسيدانشگاهرياستدفترعمليلتيريزيبرنامهتيمدرهااستراتژياين
هاواحدبهتگذشآنشرحقبالكههاييويژگيباساليانهعملياتياهدافتدوينمنظوربهسپسشده
كهراتيانتظاوااستراتژي،ايتوسعهوجاريفرايندهايبهبايداهدافاينتدويندر.گرددميابالغ
تاعريفتكميشاخصآنهاازيكهربرايوشودتوجهداد،پاسخآنهابهساليكمقطعدربايستمي
.گرددفراهمآننظارتوپايشامكان
تدوين اهداف عملياتي ساليانه(: 2)فرم شماره
: تاريخ
:واحدنام
مقدار شاخص در انتهاي مقدار فعلي شاخصتعريف شاخصهدف عملياتي ساالنهرديف
دوره123456789
مراحل تدوين برنامه عملياتي
عملياتيتدوين برنامه -3
ميسيد،رنهاييتصويببهوگرديدمشخصسازماناصليكاروكسبهايواحدعملياتياهدافاينكهازپس
خودخاصوليمتكهبرنامههرفعاليتهايريزهمراهبهساليانهعملياتيهدفهرذيلايتوسعههايبرنامهبايست
:داشتخواهيماصليهايفعاليتياعملياتيبرنامهدستهدورابطهايندر.گرددتعيينداشتخواهدرا
ايتوسعههايبرنامه(الف
جاريهايبرنامه(ب
(توسعه اي)تدوين برنامه هاي عملياتي (: 3)فرم شماره
: تاريخ
:نام واحد
هدف عملياتي ساليانه
برنامه توسعه ايعنوان برنامه رديف
عملياتيدوره زماني
.....تا.....ازشماره برنامه بودجهاعتبار مورد نيازمسئول اجرا
12345
(توسعه اي)تدوين برنامه هاي عملياتي (: 3)فرم شماره
ايندگان حوزه در اين فيلد نام برنامه هاي ذيل هر هدف عملياتي توسط نم: عنوان برنامه عملياتي.مربوطه درج مي گردد
ج مي در اين فيلد نام مسئول اجراي هر برنامه توسط نمايندگان حوزه مربوطه در: مسئول اجرا.گردد
تبارات در اين فيلد ميزان اعتبار پيش بيني شده در هر برنامه كه مجموع اع: اعتبار مورد نياز.پيشنهادي فعاليتهاي آن برنامه مي باشد، امور مالي واحد درج مي گردد
ار مي منظور شماره بودجه شماره اي است كه آن برنامه از آن تامين اعتب: شماره برنامه بودجه. شود و اين شماره مي بايست توسط امور مالي واحد ثبت شود
برنامه هاي جاري( ب
عداديتواحد،هر،گيرندميقرارساليانهعملياتياهدافذيلكهايتوسعههايبرنامهبرعالوه
استبديهي.استگرديدهبيانروشنيبه4شمارهفرمدرهابرنامهاين.داردجاريهايبرنامه
يمدراجرابهمعينيقانونحتيياومقررات،ضابطهراهبرد،،هدفاستنادبهجاريهايبرنامه
آنهاتمراراس،ايتوسعههايبرنامهازحمايتمنظوربهوباشندداشتهسالهچنداستممكنوآيند
.باشدميالزامي
(جاري)تدوين برنامه هاي عملياتي ( : 4)فرم شماره
:تاريخ
:اداره كل: معاونت
كارشناسنام : مسئول اجرا
خيلي كم-كم-متوسط-زياد-خيلي زياد: ضرورت استمرار
برنامه هاي جاري
ضرورت عنون برنامهرديفاستمرار
شماره برنامه ازاعتبار مورد نيمسئول اجراشواهد/ هدفبودجه
1
2
3
4
5
(جاري)تدوين برنامه هاي عملياتي ( : 4)فرم شماره
گرددميدرجمربوطهحوزهنمايندگانيانمايندهتوسطعملياتيهدفهرذيلهاينامفيلدايندر:برنامهعنوان.
شودميبيانكمزياد،متوسط،كم،خيليزياد،خيليعباراتبا:استمرارضرورت.
واهدبهشعنوانتحتمعينيقانونحتيياومقررات،ضابطهراهبرد،هدف،استنادبهجاريهايبرنامه:شواهد/هدف
.آيدميدراجرا
برنامهآناليتهايفعپيشنهادياعتباراتمجموعكهبرنامههريشدهبينيپيشاعتبارميزانفيلدايندر:اجرامسئول
.گرددميدرجواحدماليامورتوسطباشد،مي
ميمارهشاينوشودمياعتبارتامينآنازبرنامهآنكهاستايشمارهبودجهشمارهمنظور:بودجهبرنامهشماره.شودثبتبودجهكارشناسانبامشاورهباواحدماليامورتوسطبايست
مراحل تدوين برنامه عملياتي
هاتدوين فعاليت -4
فعاليتهاريز4و3جداولهايبرنامهاستنادباوچهارمتااولهايفرمتكميلازپسمرحلهايندر
جمعوختمرنامهبيكبهبايدفعاليتهاريزجمعسرنهايتدركهميگردندثبتجدولمطابقوتعيين
.باشدمربوطهبرنامهبرابرفعاليتهاهزينه
تدوين فعاليت ها( : 5)فرم شماره
:تاريخ
:واحد
كداستراتژي
كدنههدف عملياتي ساليا
كدبرنامه عملياتي
جدول فعاليت ها
پيش رديفنياز
عنوان فعاليت
هزينه تاريخ پايانتاريخ شروع(روز)مدت اجراپيشنهادي
ميليون )(ريال
نيروي انساني(نفر ساعت)
1
2
3
4
تدوين فعاليت ها( : 5)فرم شماره ردددر اين فيلد كد استراتژيهاي تصويبي هر معاونت توسط دبيرخانه برنامه ريزي عملياتي درج مي گ: استراتژي.
تكميل گردد2از جدول : هدف.
تكميل گردد3از جدول : برنامه.
مركز هر حوزه معاونت درج مي گردد/دفتر / در اين فيلد پيشنياز فعاليتهاي برنامه توسط اداره كل: پيش نياز.
مركز هر حوزه معاونت درج مي گردد/دفتر/در اين فيلد عنوان فعاليتهاي هر برنامه توسط اداره كل: عنوان فعاليت.
مركز هر حوزه معاونت درج ميگردد/دفتر.در اين فيلد مدت اجراي فعاليتهاي هر برنامه توسط اداره كل( : روز)مدت اجرا.
رددمركز هر حوزه معاونت درج مي گ/دفتر/ در اين فيلد تاريخ شروع فعاليتهاي هر برنامه توسط اداره كل: تاريخ شروع.
گرددمركز هر حوزه معاونت درج مي/دفتر/ در اين فيلد تاريخ پايان فعاليتهاي هر برنامه توسط اداره كل: تاريخ پايان.
ردددر اين فيلد هزينه پيشنهادي فعاليتهاي هر برنامه توسط واحد درج مي گ(: ميليون ريال)هزينه پيشنهادي.
مورد تاييد )واحددر اين فيلد ميزان نفر ساعت پيش بيني شده ي فعاليتهاي هر برنامه توسط(: نفر ساعت)نيروي انساني(مديريت توسعه باشد
:گام هاي تدوين برنامه عملياتي
دركهراكاركنانازگروهيبايداختصاصي،اهدافازيكهرعملياتيبرنامهتدوينبراي:اولگام
همردگ،ميزيكسربروكردهانتخابدارندبيشترياشرافوآگاهيهدف،آنموضوعباارتباط
.آوريم
داشتهشاخصياهدفآنفعليوضعبهمربوطآمارواطالعاتازمناسبيشناختبايستميافراداين
.رسانيدانجامبهبايدراهاييفعاليتچهموجود،وضعبهبودبرايكهبدانندوباشند
:گام هاي تدوين برنامه عملياتي
هدفآنققتحبامرتبطاجراييهايفعاليتتعيين،عملياتييبرنامهجدولتنظيمدر:دومگام
تواليوتقدم،ترتيب:اوالًهافعاليتاينكردنفهرستدركهاستمهمبسيار.استاختصاصي
جملهفعلهكصورتيبهو(شفاف)گويا،سادهعباراتازآنهانگارشدرثانياً.شودرعايتهافعاليت
عنوانبهرارنفيك»بگوئيمآنكهجايبه:مثالعنوانبه.شوداستفادهدهيمقرارجملهابتدايدررا
پيگيريمسئولعنوانبنفريكتعين»:بگوييم،«كنيمتعيينهدفاينهايفعاليتپيگيريمسئول
.باشندكوتاهامكانحدتاوترجيحاًجمالت،:ثالثاً.«هدفاينهايفعاليت
:گام هاي تدوين برنامه عملياتي
ئولمسنامعملياتي،برنامهجدولفرمدرآنمقابلستوندروفعاليتهربرايسومگامدركاريمتقسياوسازمانيوظايفشرحاساسبرفرداينانتخاب.نويسيمميرافعاليتآناجراي
.شودمينوشتهوپذيرفتهصورتتوافقي،
برايفعاليتهر.شودميدرجفعاليت،پايانوشروعهايتاريخبعدي،ستون2درچهارمگامدر.استاوتمتفيكديگربامختلف،فعاليتهايبهمربوطهايزمانوداردنيازمشخصزمانبهانجام،فعاليتكيشروعتاريخمثالً.ماههريهفته:كنيماستفاده«هفته»عبارتازكهباشدبهترشايد
ازروزيكطولدركهاستايگونهبهفعاليتاگر.باشد«ارديبهشتدوميهفته»استممكندرج«ههفتهمان»راپايانتاريخرسد،ميانجامبه(هفتهآنپايانتاحداكثرو)روزچندياهفتهكهآنهاايرنظوهامذاكرهانجامجلسات،تشكيلافراد،تعيين»نظيرموارديبرايمعموالً.كنيممي
نهما»راپايانتاريخاست(هفتهيكازكمتر)روزچندياروزيكساعت،چندآنهاانجاممدتاگردارندميدائومستمرنظارتيجنبهكههاييفعاليتبراي.كنيمميذكرشروعتاريخي«هفته
هفته»يمتوانميراپايانتاريخنوشتيمسالماههايازيكيهايهفتهازيكيدررافعاليتشروع.كنيمدرج«اسفندچهارم
:گام هاي تدوين برنامه عملياتي
هربهراگكهاستمهمنظرآنازگاماين.كنيمميدرجمرحلهبهمرحلهرافعاليتهراجراينحوهپنجمگامدرمتنياهدهمشباجانشين،فرديابدحضورخودكارسربرنتوانستفعاليتآنانجامموعددراجرا،مسئولفردجهت،ميمككمابههمچنينستون،اين.برساندانجامبهدقيقبطورمرحلهبهمرحلهرانظرموردفعاليتاجرا،ينحوهوآنهاهايهزينهونيازموردامكاناتبينيپيشبهمناسبنحوبهبتوانيموكردهتعييندقيقاًرامصرفيمنابعكهكندتشكيل»رنظموردفعاليتاگرمثالبعنوان.بپردازيمداردواحدهاياافرادسايرباهماهنگيبهنيازكهمواردينيز
:ازعبارتستآناجرايينحوهباشد«...خصوصدر...باجلسه
طرحقابلمواردوجلسهزمانجهت...رئيسباهماهنگي
جلسهمكانوزمانتعيين
(دستوركاربهمنضم)هادعوتنامهارسالوتهيه
نيازموردبصريوسمعيوسايلوپذيراييبينيپيشوهماهنگي
گيريتصميموموضوعطرحجلسه،تشكيل
صورتجلسهتنظيم
:گام هاي تدوين برنامه عملياتي
برايدهشمصرفيهزينهفعاليت،هربرايمصرفيامكاناتووسايلبامتناسب:ششمگام
.شودميدرج(ريالبه)آنانجام
مفعوليفتص»يكقالبدرفعاليتازنظرموردياحاصلنتايجبهدستيابيشاخصهفتمگامدر
رادستيابيخصشابوده،«...يجلسهتشكيل»برمبتنيكهفعاليتيآنبرايمثالً.شودميذكر«
اخصش،«....آموزشييدورهتشكيل»:فعاليتبرايياو«شدهتشكيليجلسه»:عبارت
.كنيمميذكر«شدهبرگزارآموزشييدوره»رادستيابي
:گام هاي تدوين برنامه عملياتي
بهتون،ساين.نويسيمميآنهاروبرويمجزابصورترافعاليتهرپايشينحوههشتمگامدر
و«اهدهمش».بپردازندفعاليتانجامپايشبهشدهذكرروشطبقكهدهدميراامكاناينناظرين،
مثال،عنوانبه.روندميشماربههافعاليتپايشرايجروش3،«مستنداتبررسي»و«مصاحبه»
«ادرهصابالغيمشاهده»توانميراپايشنحوه،«......عنوانبهنفريكتعيين»فعاليتبراي
برايايو«صورتجلسهيمشاهده»:پايشنحوه،«......جلسهتشكيل»:فعاليتبرايياكرددرج
صاحبهمومستنداتبررسي»:توانميراپايشنحوه،«......خصوصدربيمارانبهآموزش»فعاليت
.كردذكر«بيمارانبا
:گام هاي تدوين برنامه عملياتي
منظورهايفعاليتكلدرصدبهنسبتآندرصددرجوفعاليتهروزنتعيينبهآندروبودهمهميگام:نهمگام
ينترآسانبايدريزبرنامهگروهاعضاءمنظور،اينبه.پردازيمميشودمي(درصد100معادلكه)هدفآنبرايشده
بهپسسبدهند«يك»ضريبآنبهوكردهمشخصهدف،آنبرايشدهگرفتهنظردرهايفعاليتبينازرافعاليت
ضريبباشدترسختبرابرچندفعاليت،ترينآسانبهنسبتآنهاانجاماينكهبهبستهوتكتكبصورتهافعاليتساير
داشت،هماهنگيبهنيازوبردميهزينهوانرژيوقت،برابر،10اگرو3ضريببودسختبرابر3اگرمثالًدهندمي
:پردازيمميفعاليتهروزنتعيينبهزيرفرمولازاستفادهبافعاليت،هرضريبتعيينازپس.دهندمي10ضريب
=فعالیت آن ضریب ×100
هدف آن های فعالیت ضرایب کل جمعوزن هر فعالیت
وسيمنويميآنمقابلدروكردهتعييننظر،موردهدفتحققدررافعاليتهروزنماحقيقت،در
هاييتفعاليكردنمشخصباپردازيمميهافعاليتارزيابيبهكهسالطولدرزمانيفواصلدر
يبرنامهپيشرفتدرصدتوانيمميها،فعاليتآنوزنجمعورسيدهانجامبهزمانآنتاكه
پيشرفترصددميانگينتعيينبهزيرفرمولطريقازو.كنيمتعيينراهدفآنبهمربوطعملياتي
.كنيماقدامعملياتيبرنامهكل
اختصاصی اهداف همه پیشرفت درصد جمع ×100
اختصاصی اهداف تعدادبرنامه کل پیشرفت درصد =
رانجامشاشده،انجاماگر.كنيمميدرجفعاليتهرمورددررابرنامهپيشرفتگزارشآخر،ستوندر
باكههددميامكانمابهستون،اين.كنيمميذكرراداليلشوانجامعدمنرسيده،انجامبهاگرو
ها،يپروازبلندشناساييبهها،فعاليتازبرخيانجامعدمعلليمنصفانهودقيقتحليل
عملياتييهابرنامهبازبينيدروپرداختهنواقصسايروهافعاليتهايديدناشتباهها،ناهماهنگي
عواقوهاگذاريهدفحتيوهافعاليتاصالحبهبرسدانجامبهبايديكبارماه6هرمعموالًكه
برابردههانامه،بربافعاليتيكموفقيتضريبكهكردنبايدفراموش.بپردازيمآنهاكردنبينانه
.استكمترهزينهومشقتباوكوتاهترزماندرهمآنبرنامه،بدونهايفعاليت