© i2s zürich, 2003 – . zielorientiertes vorgehen kontinuierliches change management das richtige...
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© i2s Zürich, 2003 – www.i2s-consulting.com
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Zielorientiertes VorgehenKontinuierliches Change Management
Das richtigeERP-Systemausgewählt
undproduktiv
Mit Garantie zum Erfolg!
GlobalisierungKernkompetenzenKundenorientierung
IT-InfrastrukturInternetDatenbank
ProzessorganisationKooperationenWertschöpfung
Welches ERP-Systempasst zu mir?
GlobalisierungKernkompetenzenKundenorientierung
IT-InfrastrukturInternetDatenbank
ProzessorganisationKooperationenWertschöpfung
ProzessorganisationKooperationenWertschöpfung
Welches ERP-Systempasst zu mir?
Ziel: Konformität erreichen
UnternehmensstrategieUnternehmensstrategie
GeschäftsstrategieGeschäftsstrategie InformatikstrategieInformatikstrategie
GeschäftsprozesseGeschäftsprozesse InformatikprozesseInformatikprozesse
Ziel: Konformität erreichen
UnternehmensstrategieUnternehmensstrategie
GeschäftsstrategieGeschäftsstrategie InformatikstrategieInformatikstrategie
GeschäftsprozesseGeschäftsprozesse InformatikprozesseInformatikprozesse
• Applikations-portfolio
• SOLL-Prozesse
• System-design
• Lösungs-portfolio
• Feinauswahl• Detail-
spezifikation• Referenzen• Kosten-
bewertung• ggf.
Prototyping
• Investitions-plan
• Implemen-tationsplan
• Vertrags-abschluss
• Konditionen/Garantien
• Projekt-organisation
• Casting
• Systemab-grenzung
• IST-Prozesse• Bewertung• Operat. Ziele• Vorauswahl-
wahl (Killer-Kriterien)
• Vorgehensplan• Zeit-/Ress.plan • Kickoff Mgmt.• Strategische
Ziele
Projekt-vorbereitung
Situations-analyse
Basis-konzept
System-auswahl
Vertrags-verhandlung
• Applikations-portfolio
• SOLL-Prozesse
• System-design
• Lösungs-portfolio
• Feinauswahl• Detail-
spezifikation• Referenzen• Kosten-
bewertung• ggf.
Prototyping
• Investitions-plan
• Implemen-tationsplan
• Vertrags-abschluss
• Konditionen/Garantien
• Projekt-organisation
• Casting
• Systemab-grenzung
• IST-Prozesse• Bewertung• Operat. Ziele• Vorauswahl-
wahl (Killer-Kriterien)
• Vorgehensplan• Zeit-/Ress.plan • Kickoff Mgmt.• Strategische
Ziele
Projekt-vorbereitung
Situations-analyse
Basis-konzept
System-auswahl
Vertrags-verhandlung
problemorientiert
strategiekonform
Die richtigen Tools
Erprobtes Vorgehen
it-matchmaker.ch©i2s accelerators©
Der richtige Partner
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IT Innovation - Herausforderung für KMU
europa3000
®
GlobalisierungKernkompetenzenKundenorientierung
IT-InfrastrukturInternetDatenbank
Welches ERP-System passt zu mir?
ProzessorganisationTeamstrukturenWertschöpfung
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Problem Nr. 1: Den richtigen Partner finden
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Problem Nr. 2: Ein zuverlässiges Projekt sicherstellen
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Typische Verfahren der Software-Auswahl
„Freie Suche“Man sucht in der Breite ...... in Fachzeitschriften, im Internet, in Marktübersichten, auf Messen und auf Fachveranstaltungen ...... und findet dort eine Vielzahl von Anbietern und Lösungen, ...... ohne zu wissen, was diese leisten können und was man braucht!“
„Persönliche Empfehlung“Man fragt einen guten Bekannten ...... nach der Software-Lösung, die er erfolgreich eingeführt hat, ...... und weiss dann nur, welche Software bei ihm passt! “
„Gezielte Analyse“Man formuliert die eigenen Anforderungen im Pflichtenheft ...... und recherchiert gezielt den Software-Markt!“„Auf dieser Basis spricht man gezielt ausgewählte Anbieter an ...... und analysiert anhand vergleichbarer Angaben, wer als Partner in Frage kommt!“
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Dauer der ERP-Auswahl & -EinführungM
onate
0
5
10
15
20
25
30
Empfehlung Freie Suche Analyse
Implementierung
Endauswahl
Vorauswahl
Quelle: Trovarit
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ERP-Evaluationen – Die Probleme in der Praxis
Unzureichend definierte Anforderungen Inkonsistenz der Geschäfts- und IT-Strategie Der Kunde weiss nicht, was er will (unklare Aufgabenabgrenzung) Der Kunde weiss nicht, was er erwarten kann (unzureichendes
Marktverständnis) Fixierung auf singuläre Themen (z.B. Technologie, Controlling, Oberfläche,
etc.) Falsche Vorstellungen vom Markt
Zahlreiche Vorurteile gegenüber Anbietern Hohe Erwartungen an Anbieter Inkonsistentes Entscheidungsverhalten
Entscheidungswege und –kompetenzen unzureichend definiert „Autismus“: Entscheidungskriterien sind unklar oder werden schlecht
dokumentiert, neue Informationen durch einen Anbieter führen zu veränderten Kriterien
„Reise nach Jerusalem“-Syndrom wer spät ins Rennen einsteigt, hat bessere Chancen
Mangelndes Projektverständnis Grundhaltung: Der Anbieter muss alles richten (auch die hauseigenen
Prozesse) Einführungsaufwand wird unterschätzt
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5 Schritte für eine erfolgreiche Evaluation der richtigen Unternehmenssoftware:Mit Garantie zum Erfolg
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Strukturiertes, transparentes Vorgehen
• Applikations-portfolio
• SOLL-Prozesse
• System-design
• Lösungs-portfolio
• Feinauswahl• Detail-
spezifikation• Referenzen• Kosten-
bewertung• ggf.
Prototyping
• Investitions-plan
• Implemen-tationsplan
• Vertrags-abschluss
• Konditionen/Garantien
• Projekt-organisation
• Casting
• Systemab-grenzung
• IST-Prozesse• Bewertung• Operat. Ziele• Vorauswahl-
wahl (Killer-Kriterien)
• Vorgehensplan• Zeit-/Ress.plan • Kickoff Mgmt.• Strategische
Ziele
Projekt-vorbereitu
ng
Situations-
analyse
Basis-konzept
System-auswahl
Vertrags-verhandlu
ng
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IT Strategieentwicklung
Quelle: Strategic Alignment, Prof. Henderson
Ziel: Die Funktionalität der
Standard-Software unterstütztdie aus der
GeschäftsstrategieAbgeleiteten
Geschäftsprozesse.
ERP-Pflichtenheft
Ziel: Konformität erreichen
UnternehmensstrategieUnternehmensstrategie
GeschäftsstrategieGeschäftsstrategie InformatikstrategieInformatikstrategie
GeschäftsprozesseGeschäftsprozesse InformatikprozesseInformatikprozesse
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Drei Schritte zur ERP-Auswahl
Shortlistca. 6 ERP-Systeme
Favoriten2 ERP-
Systeme
i2s-Accelerators ©
it-matchmaker.ch©
Vorauswahl „Killerkriterien“
Feinauswahl Kernfunktionen
Endauswahl Kernprozesse
Schritt 1Schritt 1
Schritt 2Schritt 2
Schritt 3Schritt 3
AusgewähltesSystem
AusgewähltesSystem
®
Potentialüber 100 ERP-
Systeme
sch
nell
grü
nd
lich
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Software-Auswahl – Einordnung in ein IT-Projekt
Organisationsanalyse (ggf. Reorganisation) Aufnahme der Ist-Organisation Ermittlung der Schwachstellen Definition des Sollkonzeptes Anpassung der Organisation an das Soll-Konzept
Softwareauswahl Anforderungsdefinition Vorauswahl Endauswahl
Implementierung Vorbereitende Maßnahmen Anpassung und Konfiguration der Software Schulungsmaßnahmen Implementierung im Pilotbereich Inbetriebnahme
Pro
jekt
managem
ent
Projekteinrichtung
Aufstellen desProjektteams
Definition vonMeilensteinen
Projektsteuerung
Projektcontrolling
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Wie läuft dieSystemauswahl?
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Systemauswahl
Vorauswahl- Bestimmung favorisierte Systeme- Bewertung mittels Killerkriterien
Feinauswahl- Aufarbeitung der Anbieterdokumentation- Vertiefung Anbieterkontakt- Durchführung Workshop mittels Prozessdrehbuch- Referenzbesuche- Dokumentation und zusammenfassende Bewertung,
Entscheidungsportfolio für Projekt-Steuerungsausschuss Prototyping und Versuchs-Betrieb
- Bewertung Versuchsbetrieb
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Methoden zur Auswahl von Standardsoftware
AusgewähltesSystem
® Marktführer
(ca. 2-5)
FavorisierteSysteme (ca. 6)
New-Comer(ca. 1-3)
Branchen-Führer (ca. 2-5)
Endrunde(ca. 2)
Endauswahl/Prozessorientierte Anforderungen- Aufstellung eines Prozessdrehbuchs (Kritische Prozesse)- Durchführung von Workshops mit Anbieter (1-2 Tage)- Branchenreferenzen und Referenzbesuche
Vorauswahl/Grobanforderungen- Sichtung des geeigneten Angebots- Elimination anhand von ca. 10 Killer-Kriterien
Feinauswahl/Funktionale Anforderungen- Vorstellung der Anbieter (120 Präsentation)- Überprüfung der Referenzen- Überprüfung der Funktionalen Anforderungen (Aachener DB)
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Ergebnisse Phase Systemauswahl
Anbieterdokumentation (Policies & Procedures für die Auswahl)
Versand Pflichtenheft I (Kurzportrait Anforderungen, via e-mail)
Pflichtenheft II (Funktionale Anforderungen) Pflichtenheft III (Prozesseorientierte Anforderungen,
Formulare, Datenstruktur, Drehbuch der kritischen Prozesse)
Bewertung der begutachteten Lösungen (stufenweise, i.d.R. in drei Stufen, analog Pflichtenheft)
Auswahlempfehlung
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Wie läuft dieInformationssuche?
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Informationsquellen zur Auswahl von Standardsoftware
Informationsquellen Produkt-suche
Vor-selektion
Produkt- beurteilung
Konferenzen/Seminare/Tagungen
Herstellerinformationen
Ungeeignet Teilweise geeignet Gut geeignet
World Wide Web / Internet
Fachzeitschriften/Fachliteratur
Marktforschungsinstitute (z.B. Gartner)
Messen (z.B. Orbit, TopSoft, CeBIT)
Marktübersichten (z.B. ISIS-Report, Topsoft.ch)
Referenzen/Referenzbesuche
it-matchmaker.ch
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Organisations-
strukturen
Stücklisten-verwaltung
Arbeitsplan-
verwaltung
Auftrags-abwicklung
Produktions-planung
Beschaffung
Lagerwesen
Beispiel einer ITM-Auswertung
Beispielhafter Vergleichzwischen zwei ERP/PPS-Leistungsprofilen und einem Anforderungsprofil:
Anforderungsprofil
Leistungsprofil
System B
Leistungsprofil
System A
• 7 Fragenbereiche im IT-Matchmaker
• Unterschiedliche Gewichtung durch Anwender bis auf Fragenebene
• unterschiedliche Erfüllungsgrade
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IT-Matchmaker – Umfang Kriterienkataloge
Software-/Leistungs-
profil
Software-/Leistungs-
profil
19341934
901901
904904
13961396
10241024
10961096
10701070
16981698
Referenz-projekte
Referenz-projekte
289289
284284
257257
227227
264264
264264
251251
217217
ERP/PPSERP/PPS
KatalogAnwendungsbereich
SCMSCM
CRMCRM
WarenwirtschaftWarenwirtschaft
Instandhaltungsplanung- und steuerung
Instandhaltungsplanung- und steuerung
Service ManagementService Management
eShopseShops
Food & ProcessFood & Process
Anbieter-profil
Anbieter-profil
135135
135135
135135
135135
135135
135135
135135
135135
Stand 07/2002:
AnzahlAnbieter
AnzahlAnbieter
139139
6565
163163
104104
5252
4949
3838
2525
AnzahlSoftware-Lösungen
AnzahlSoftware-Lösungen
140140
5858
161161
104104
5656
4747
3333
2525
Anbieter und SystemeAnbieter und Systeme
Anzahl KriterienAnzahl Kriterien
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i2s – Der Partner bei der Systemauswahl
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Anforderungen an einen externen Auswahlpartner
Unabhängigkeit von allen Systemanbietern
Umfassende Marktkenntnis Gute Methodenkenntnis Projekt-/Praxiserfahrung KMU-konformes Denken Netzwerk und Zugang zu Insider-
Informationen Gute Kontakte zu Systemanbietern
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Warum ERP-Systemauswahl mit i2s?
Unabhängig und anbieterneutral Effizientes Team mit langjähriger Erfahrung Umsetzungserfahren Zielorientiert, pragmatisch, verständlich, transparent Partnerschaft mit den internen Mitarbeiter (Change
Management) Zugriff auf it-matchmaker.ch© - die führende Datenbank
im deutschsprachigen Raum State of the Art: direkter Kontakt zu den führenden
Forschungsinstituten und rege Vortragstätigkeit (BWI/ETH Zürich, FIR/RWTH Aachen, MIT, FH Brugg-Windisch)
„Kompetenz aus einer Hand“: Beratung von der Strategiebildung, über die Systemauswahl bis zur Umsetzungsbegleitung