به نام خدا

تحت وب در سیستم اتوماسیون اداري کارشناسانراهنماي کار

همکاران سیستم

) همکاران سیستم(مستند آموزشی سیستم اتوماسیون اداري تحت وب

کارشناس: کاربر

مـورد آمـوزش , ران محترمیمد ينه کاربریستم در زمیتحت وب همکاران س يون اداریستم اتوماسیعملکرد س ین مستند چگونگیدر ا

سـتم عمـل یمرحله به مرحله در س, شود که کاربر همزمان با مطالعه یشنهاد مین مستند پینه از ایجهت استفاده به. قرار گرفته است

فراتـر يموارد يریادگیم به یکه کاربر تصم یدر صورت. ش آشنا شودیستم مرتبط با کار خویس يبا ابزار ها يد تا به صورت کاربردینما

.دیتماس حاصل نما يون اداریستم اتوماسیست با راهبر سیبا یم, مطرح شده است يو يبرا یا سوالی ن مستند داردیاز ا

جاد نامهیا

الزم به ذکر است که هر چه اطالعات وارد شـده . باشد یستم مستلزم ورود اطالعات نامه در فرم مربوطه میدر س يک نامه اداریجاد یا

آسـانتر ... سـوابق و يریـ گیپ, يریـ گـزارش گ , مانند جسـتجو یاتیتر کار خواهد کرد و عمل يستم کاربردین فرم کاملتر باشد سیدر ا

ورود همـه اطالعـات ذکـر ( .میکن یلک مینوع نامه مورد نظر کل يرو) 1ر یتصوبا توجه به (د یک نامه جدیجاد یا يبار. ردیگیصورت م

)ربرد آنهاستاکاربر از ک یست و اشاره به آنها اغلب جهت آگاهین ياجبار فرمن یشده در ا

. شود یباز ممربوطه فرم آن جهیم که در نتینمائ یک میکل ینک نامه داخلیل يد رویجد یجاد نامه داخلیا يبرا :یجاد نامه داخلیا

:دیر توجه نمائیر زیبه تصو

.میکنـ یوارد مـ ه نامـه یـ عنوان اطالعات اول هب یر را در فرم نامه داخلیل اطالعات نامه موارد زیتکم يحال برا: اطالعات اولیه نامه -1

.است يشده اند اجبار يکه با ستاره قرمز نشانه گذار ير مواردید که ورود مقادیتوجه کن

a(*باشـد یم... ت آن و یوضع, جاد نامهیل ایدل نشان دهنده یباشد که به طور کل یکاربر از نامه م یاستنباط کل: موضوع نامه .

رد آنـرا بـه کمـک یـ گیاد مورد استفاده قـرار م یم زیکه هم اکنون وارد نموده ا یحال اگر موضوع!) ن مورد ستاره دار استیا(

ست موضوعات ینامه قراردارد به له سمت چپ موضوع یال یکه منته) ( ياضافه شدن موضوع نامه به موضوعات جار دکمه

. خواهد بود یفراخوانقابل ) Auto Search(خودکار ين توسط جستجوین موضوع پس از ایا. میکن ینامه پرتکرار اضافه م

ر کـاربران یا سـا یـ نامه توسـط شـما يد جستجویق تر عمل کنیهر چه در ورود موضوع نامه دق( .دیر توجه نمائیر زیبه تصو

.)تر صورت خواهد گرفت ع تر و آسانیسر

b( ا یـ ک یـ توانـد یک نامـه مـ یـ م یدان یهمانطور که م. مینمائ ین میین قسمت امضاء کنندگان نامه را تعیدر ا: امضاء کننده

ياول بـه کمـک جسـتجو روش .ن قسـمت اطالعـات وارد نمـود یتوان در ا یبه دو روش م. شتر امضاء کننده داشته باشدیب

وارد نمـوده تـا بـه مربوطـه ا عنوان پست امضاء کننده را در قسـمت یاز نام یست بخشیکه کاف) Auto Search(خودکار

حـال بـه کمـک . ان سازدین حروف هستند را نمایپست آنها شامل ا-ست دارندگان مجوز امضاء که شخصیصورت خودکار ل

.میکن یا ماوس امضاء کننده مورد نظر را انتخاب می Keyboardفلش يدهایکل

امضاء کنندگان مورد ,ستیو از ل کردهک یکل) (دکمه امضاء کننده يتوان رو یکه منست یدوم اروش

از یسـپس بخشـ )در صورت لزوم( بخش جستجو را فعال کرده ,ن روش جهت جستجویدر ا. دنمونظر را جستجو و انتخاب

ـ ا( .میزن یثبت در نامه را مدکمه را انتخاب و يو کیو در انتها به کمک ت نمودها عنوان پست امضاء کننده را وارده ینام ن ی

!)ستیمورد ستاره دار ن

c(*نامـه یرنده اصلیگ یرنده به معنینجا گیدر ا. شوند یرندگان نامه انتخاب میرنده عنوان گیدر قسمت گ: رندهیگ) اصـطالحا

رندگان نامه یگ ,ستیا انتخاب از لیخودکار و يدرست مانند انتخاب امضاء کننده به دو روش جستجو. باشد یم) عنوان نامه

)!ن مورد ستاره دار استیا. (مینمائ ین مییرا تع

d(رونوشـت یالزم بـه ذکـر اسـت کـه در حالـت کلـ . مینمـائ یرندگان نامه را مشخص مین قسمت رونوشت گیدر ا: رونوشت

ا یـ خودکـار و يدرست مانند انتخاب امضـاء کننـده بـه دو روش جسـتجو . کنند یافت مینامه را جهت اطالع در, رندگانیگ

!)ستین مورد ستاره دار نیا. (مینمائ ین مییرندگان نامه را تعیرونوشت گ ,ستیانتخاب از ل

e(نجـا یرنـدگان را بـر عهـده دارد کـه در ا یا رونوشـت گ یـ رنـدگان و ینامه از گ يریگیفه پیکننده وظ يریگیپ: کننده يریگیپ

, ستیا انتخاب از لیخودکار و يدرست مانند انتخاب امضاء کننده به دو روش جستجو. شود یاطالعات مربوط به آن وارد م

!)ستین مورد ستاره دار نیا. (مینمائ ین مییکنندگان نامه را تع يریگیپ

f(*ک پست یش از یکه کاربر ب یدر صورت. شود یجاد میا ياست که نامه توسط و یپست –جاد کننده شخص یا: جاد کنندهیا

ن مـورد سـتاره یا(دهد یخطا م يستم به وین صورت سیر ایدر غ, ن قسمت را وارد کندیست اطالعات ایبا یداشته باشد م

این مورد ستاره دار ( .ردیگ یجاد کننده در نظر میستم همان پست را به عنوان ایک پست داشته باشد سیاما اگر !). دار است

!)است

g(*در این قسمت روشی که قرار است نامه به دست گیرندگان برسد را تعیین می کنـیم : شیوه ارسال) . ایـن مـورد سـتاره دار

!)ستا

h(ستم وارد کرده و در ینامه ها را در س يدیکلمات کل یتوان برخ یستم میهمکاران س يون اداریستم اتوماسیدر س: د واژهیکل

م کـه در جسـتجو و ینامه ها داشته باشـ يبرا... و یتیوضع, یموضوع يک طبقه بندی یبه نوع م تاین قسمت انتخاب نمائیا

ایـن مـورد سـتاره دار ( .ستم استیس یگانیبا ياز طبقه بند ين مورد جداید که ایتوجه کن. د خواهد بودیمف يریگزارش گ

!)نیست

i(سـتم یوجـود آن در س یندارد و از طرفـ یمتن نامه ضرورت در مورد نامه وجود دارد که ورود آن به یحیاگر توض: حات یتوض

!)این مورد ستاره دار نیست( .وارد کردن آن استفاده نمود ين قسمت برایتوان از ا یست میضرور

j(*ـ یید تغیبا یکند و زمان ین میرا در مورد نامه حاضر تعع یزم شماره دهین قسمت مکانیا: رخانهیدب ش یر کند که سـازمان ب

. خواهد بود یرخانه نامه داخلیستم دبیش فرض سین صورت پیر ایدر غ ف نموده باشدیتعر ینامه داخل يرخانه برایدبک یاز

!)ن مورد ستاره دار استیا(

k(*یو زبـان نامـه مـ نامه یسطح محرمانگ, ت نامهیمربوط به فور یلیاطالعات تکم: و زبان نامه یاطالعات يطبقه بند, تیفور

و يرا عـاد یاطالعـات يطبقه بنـد , يت را عادیفور ش فرضیستم به صورت پیسالبته . مشخص شود قسمتن یست در ایبا

!)ن مورد ستاره دار استیا( .ردیگ یدر نظر م یزبان نامه را فارس

.میکنی ک مین اطالعات کلیا یجهت ثبت نهائ ,دکمه ثبت مشخصات نامه يه نامه رویل ورود اطالعات اولیپس از تکم

کاربر از کـاربرد یاغلب جهت آگاه ,ست و اشاره به آنهاین ين فرم اجباریالزم به ذکر مجدد است که ورود همه اطالعات ذکر شده در ا

.آنهاست

یاسـتفاد مـ Microsoft Office Wordسربرگ سـازمان در قالـب يستم از الگوهایپ متن نامه در سیتا يبرا: ورود متن نامه -2

ينوع مـتن را الگـو انتخـاب کـرده و رو ) ن فرم مشخصاتیپائ(ن شده در قسمت متن نامه ییش تعیاز پ يالگو ها یفراخوان يبرا. شود

.میکن یک مید کلیدکمه تائ

ش یرایـ مورد نظر را بـه کمـک دکمـه انتخـاب و و يحال الگو. شود یان میستم نمایف شده در سیتعر يست الگو هاین مرحله لیدر ا

.شود یپ باز میتاجهت Wordط یشود در مح ین حال که انتخاب میلگو در عا, آن دکمه يک رویم که با کلیکن یانتخاب م

ر خواهـد یپ متن نامه به صورت زیت فرم نامه پس از تایوضع. میبند یکرده و آنرا م Saveپ ویمتن مورد نظر را تا Wordط یدر مح

.بود

نکـار در قسـمت یا يبـرا . مینمـائ یف مـ یوست است در قسمت مدرك نامه آنرا تعریپ يکه نامه دارایدر صورت: نامه وستیف پیتعر -3

.میزن ید را میوست نامه تائیک کرده و پس از انتخاب ثبت کننده به نامه خود و نوع مدرك برابر پید کلیمدرك جد يمدرك رو

ز یـ ل آن نیـ م و اگـر فا یکنـ یوست و در صورت لزوم شرح آن را وارد مینوع پ, وستیموضوع پوست شامل یدر فرم باز شده اطالعات پ

.میزنیم و ثبت و بازگشت را میکن یم یموجود است فراخوان

نامـه در ن سوابق ییتع يبرا. ن شوندییستم تعیدر سازمان باشد که الزمست در س یسوابق ينامه ممکنست دارا: تعیین سوابق نامه -4

.مینمائ یک میسوابق کل يفرم نامه رو

قبـل از راه يماننـد نامـه هـا (ستم وجود ندارنـد یهمکاران س يون اداریستم اتوماسیکه در س یسوابق نامه دو دسته هستند اول آنهائ

دسـته اول از يبـرا . قرار دارنـد جاد شده اند و در دسترس کاربریا يون اداریستم اتوماسیکه در س یو دوم نامه هائ) ونیاتوماس يانداز

.میکن یدسته دوم از انتخاب نامه استفاده م يد و برایدکمه جد

ن مـوارد یـ ا( میکنـ یخ نامه و نوع ارتباط را وارد میتار, د اطالعات مربوط شماره نامهیاگر سابقه دسته اول باشد پس از زدن دکمه جد

.میزن یرنگ را م ک سبزیو در انتها ت !)ستاره دار هستند

د اطالعـات و یـ فـه تائ یدر تمام فرم ها وظ) (ک سبز رنگ یستم دکمه تیتحت وب همکاران س يون اداریستم اتوماسیدر س: تذکر

.لغو ورود ثبت اطالعات زا بر عهده دارد) (دکمه ضربدر قرمز

و جستجو را فعـال کـرده . ان شودیم نمایداریه به آنها دسترسک یست نامه هائیاگر سابقه دسته دوم باشد دکمه انتخاب نامه را زده تا ل

قه جستجو یکامل با طر ییآشنا يبرا( مینمائ یافتن سابقه مورد نظر آغاز می ين قسمت جستجو را برایموجود در ا يتم هایبه کمک آ

.میزن ید را میزده و تائک مربوط به آنرا یافتن سابقه تیپس از .)دیمراجعه نمائ.... مختلف به صفحه يدر فرم ها

.میکن یک میاطالعات سابقه کل ید نهائیک سبز رنگ جهت تائیت ين نموده و روییحال در انتها نوع ارتباط را تع

امضـاء د اگر نامـه یتوجه کن. (میست آنرا پاراف کرده و ارجاع دهیبا یم ,جاد نامه و در صورت لزوم امضاء نامهیپس از ا: ارجاع نامه -5

کانور و ید به مسئول دفتر جهـت ثبـت انـد یر سطح باالتر ارجاع شود و اگر امضاء شده بایست به مدیبا ینشده و الزمست امضاء شود م

فـرم نامـه اسـت ين دکمه از سمت راست در نوار ابـزار بـاال یکه سوم) (نکار از دکمه ثبت ارجاع یا يبرا. )ع ارجاع گرددیتوز

.میکن یاستفاده م

ل نمـوده تـا بـه ین فرم را تکمیاز در ایست اطالعات مورد نیبا یشود که م یان میفرم ارجاع نما, دکمه ثبت ارجاع يک رویپس از کل

. میمرحله ارسال برس

.د کامل شوندیر باین فرم موارد زیل ایتکم يبرا

a! رد یکه قصد دارد ارجاع توسط آن صورت گ یست پستیبا یک پست داشته باشد میش از یکاربر ب یدر صورت: فرستنده

.ستیبه انتخاب پست ن يازین صورت نیر این کند در غییرا تع

b!مفهوم ( ر دهد یین قسمت را تغیست ایبا یقصد ارجاع دارد م يگرین پست دیاگر کاربر به عنوان جانش: از ینیبه جانش

).ح داده خواهد شدیدر قسمت کارتابل توض ینیجانش

c!مانند (شود یپ مین قسمت تایرنده ارجاع ملزم به انجام آنست در ایکه گ يح کاریا توضیپاراف , دستور: موضوع ارجاع

).موضوع نامه امکان اضافه کردن به موضوعات پرتکرار وجود دارد

d!رجـاع و نـوع سـطح محرمـانگی ا , اطالعات تکمیلی مربوط به فوریت ارجاع: و نوع ارجاع یاطالعات يطبقه بند, تیفور

طبقـه بنـدي , البته سیستم بـه صـورت پـیش فـرض فوریـت را عـادي . ارجاع می بایست در این قسمت مشخص شود

.مناسب در نظر می گیرد ياطالعاتی را عادي و نوع ارجاع را مقدار

e!ا دکمـه یـ ر خودکا يانتخاب آنها از جستجو يست برایکاف. مینمائ ین مییرندگان ارجاع را تعین قسمت گیدر ا: رندهیگ

)درست مانند انتخاب امضاء کننده در فرم مشخصات نامه(م یرنده استفاده نمائیگ

ش فـرض یم که به طور پیشو یم ابتدا با کتابچه آدرس مواجه میرنده استفاده نمائیالزم به ذکر است که اگر از دکمه گ

رندگان یم از کتابچه آدرس گیاگر نخواه) ح داده خواهد شدیکاربر توض يم هایل آن در بخش تنظیروش تکم. ستیخال

)دیر توجه کنیبه شکل ز. (میک کنیکل) (دکمه يست رویبا یم میرا انتخاب کن

f!خودکـار يانتخاب آنها از جسـتجو يست برایکاف. میکن ین میرندگان ارجاع را معین قسمت رونوشت گیدر ا: رونوشت

)انتخاب امضاء کننده در فرم مشخصات نامهدرست مانند (م یرنده استفاده نمائیا دکمه گی

g!کـار از يریـ گیفـه پ یکننده وظ يریگیپ. میکن ین میین ارجاع را تعیکنندگان ا يریگین قسمت پیدر ا: کننده يریگیپ

انتخـاب آنهـا از يسـت بـرا یکاف). ز هسـت یـ کننـده ن يریگیپ, ش فرض فرستندهیبه صورت پ(رنده را بر عهده دارد یگ

)درست مانند انتخاب امضاء کننده در فرم مشخصات نامه(م یرنده استفاده نمائیدکمه گ ایخودکار يجستجو

h!دکمـه انتخـاب يرو) از نامه يجدا(رندگان ارسال شود یگ يل برایکه الزمست به همراه ارجاع فایدر صورت: ل همراهیفا

.میکن یافت میل را از هارد دستگاه دریک کرده و فایل کلیفا

i!رنـدگان ارسـال یگ يدر مورد ارجاع وارد نموده و به همراه ارجاع بـرا یحاتیتوان توض ین قسمت میدر ا: خالصه ارجاع

.مینمائ

j!(ا دکمـه ارسـال ارجـاع یـ ) (فـرم يدکمـه ارسـال در بـاال يرو, ل اطالعـات فـوق یـ پس از تکم: ارسال ارجاع

.مینمائ یک مین فرم کلیدر پائ)

ز یـ ن يگـر ید يابزار ها. ش ببردیجاد و تا مرحله ارجاع پیک نامه را ایتواند یبا توجه به موارد فوق الذکر کاربر م :فرم نامه يابزارها -6

.میپرداز یاز آنها م یبرخ ینجا به معرفیه شده اند که در ایدر فرم نامه تعب

a!شود ید آماده میک نامه جدیجاد یا ين دکمه فرم نامه برایا يک رویبا کل: دینامه جد.

b!باشد ین مورد مین دکمه ابزار مربوط به ایا. باشد یقابل حذف م یطینامه تحت شرا: حذف نامه.

c!ح داده شده استیارجاع نامه توض 6ن دکمه در قسمت یا: ثبت ارجاع.

d!تـوان چرخـه نـامهرا در ین دکمه مـ یا يک رویداشته باشد، با کل یکه نامه حاضر در سازمان گردش یدر صورت: چرخه نامه

.ازمان مشاهده نمودس

e!ـ ا. شـود یک گرفته میبه صورت اتومات یکیکاتور از مخزن الکترونیشماره اند يون اداریستم اتوماسیدر س: کاتوریثبت اند ن ی

.کاتور با فرمت مشخص شده به نامه را داردیفه درج شماره اندیدکمه وظ

f!ح داده شدیامضاء نامه توض 5در قسمت : امضاء نامه.

g!شـده نامـه بـه یسـت نسـخه نهـائ یبا ید و نامه امضاء و شـماره شـد، مـ یان رسینامه به پا يآنکه اقدامات روپس از : عیتوز

رنـدگان یکـه گ یشـود امـا در صـورت یه مـ یـ نت تهیرنده خارج از سازمان باشد از نامه پریاگر گ. رندگان نامه ارسال شودیگ

.گردد ین دکمه به کارتابل آنها ارسال مینامه به کمک ا یکیک نسخه الکترونیستم باشند یپست در س يبوده و دارا یداخل

h!توان از متن نامه چاپ گرفت ین ابزار میدر صورت لزوم به کمک ا: چاپ نامه.

i!ن ابزار یاز ا) میدر حالت خاص جواب ده(م یرا مقابله نمائ يگرینامه حاضر، نامه د يکه الزم باشد برا یدر صورت: ثبت مقابل

.میکن یاستفاده م

j!خـود قـرار دهـد یشخصـ ياز پرونـده هـا یکـ یتوانـد نامـه را در ین دکمه میکاربر توسط ا: یقرار دادن در پرونده شخص .

.ح داده خواهد شدیتوض یشخص ين دکمه در بخش پرونده هایعملکرد ا یچگونگ

فهرست نامه ها

در فهرسـت نامـه هـا قابـل ) یا حـق دسترسـ یـ ارجاع (دارد یبه آنها دسترس یقیا کاربر به طریجاد شده یکه توسط کاربر ا یینامه ها

ن فهرسـت یـ مختلـف نامـه در ا يتم هـا یتواند بر اساس آ ین کاربر میهمچن. باشند یش میرایو یمشاهده و در صورت وجود دسترس

نامه مورد نظر خود نک موضوعیل يست روین فرم کافیمشاهده مشخصات نامه در ا يبرا. ابدیجستجو نموده و نامه مورد نظر خود را ب

.دیک نمائیکل

کارتابل

در روش قدیمی گردش مکاتبات که به صورت دستی صورت می گرفت، کارتابل ابزاري جهت مدیریت نامه هاي پاراف شده توسط

ان مدیریت در سیستم اتوماسیون اداري همکاران سیستم هر کاربر داراي یک کارتابل الکترونیکی است که توسط آن امک. شخص بود

در این قسمت به معرفی بخشهاي مختلف کارتابل و . کارهاي مربوط به پست خود را در گستره وسیع تر و امکانات بیشتر دارد

:چگونگی کار با آنها می پردازیم

æ!!چه کارهایی که دریافت کرده ایم تا روي نامه . پرونده هاي کارتابل محل الکترونیکی مدیریت کارهاست: پرونده هاي کارتابل

.می دهیممرتبط با آنها اقدامی انجام دهیم و چه کارهایی که جهت اقدام الزم به سایر کاربران ارجاع

یعنی اگر کاربر بیش از یک پست داشته باشد پرونده هاي کارتابل وي . شود پرونده هاي کارتابل از به تعداد پستها تقسیم بندي می

هر پرونده کارتابل شامل چهار ). در پرونده هاي کارتابل بازاي هر پست یک پرونده کلی داریم(نیز بیش از یک بخش خواهد داشت

.پرونده اصلی است

a!اع دریافت نموده ایم و الزم از اقدامی روي نامه هاي مرتبط با آن این پرونده شامل کارهایی است که از سایر کاربران ارج: جاري

.کارها انجام دهیم

b!یک نسخه از کارهایی که ارجاع داده ایم جهت پیگیري به این پرونده منتقل می شود: پیگیري.

c!مانند : یادداشت شدهDraft در محیط هايMail رسال نکرده و آنرا در کاربر می تواند ارجاعی تهیه نماید اما ا. عمل می کند

الزم به ذکر است که این ابزار در برخی زیر سیستمهاي اتوماسیون اداري نیز کاربرد دارد که در این . (یادداشت شده ذخیره نماید

)آن نمی پردازیم توضیح مستند به

d!ه است را از کارتابل جاري و کاربر می تواند کارهاي جاري و پیگیري که اقدامات الزم در مورد آنها را نهائی کرد: حذف شده

.می شود منتقلپیگیري خاتمه بزند که با اینکار کار خاتمه یافته از پرونده جاري و یا پیگري به این پرونده

عدد مقابل نام این پرونده نشان . همانطور که اشاره شد کاربر در پرونده جاري کارهایی که به وي ارجاع شده است را مشاهده می کند

اگر این عدد با کارهاي مشاهده نشده که اکنون در پرونده جاري می بینید ( دهنده تعداد کارهاي مشاهده نشده موجود می باشد

در ابتدا کارتابل . براي مشاهده کارهاي جاري روي پرونده جاري کلیک می کنیم). مانی کارتابل توجه کنیدمطابقت ندارد به بازه ز

... ، فرستنده ارجاع، زمان دقیق دریافت، زمان مشاهده ارجاع توسط کاربر حاضر و )پاراف(اطالعاتی کلی از کار از قبیل موضوع ارجاع

Hintبر می تواند با نگه داشتن موس روي موضوع ارجاع، اطالعات کلی نامه را به صورت ضمنا کار( در اختیار کاربر قرار می دهد

).مشاهده نماید

براي . )a(حال براي مشاهده نامه مرتبط با این کار و انجام اقدامات الزم روي نامه می بایست روي لینک موضوع ارجاع کلیک نمائیم

در صورتی که متن نیاز به ( ) b(تن نامه که در بخش نامه قرار دارد استفاده می نمائیم مشاهده متن نامه همراه ارجاع، از لینک م

براي مشاهده ). که جلوي این لینک قرار دارد نامه با دسترسی تغییر باز می شود) (اصالح دارد با کلیک روي دکمه ویرایش

در صورتی که قصد قرار دادن نامه ( ) c(کلیک می کنیم مشخصات نامه همراه روي لینک موضوع نامه که در بخش نامه قرار دارد

).همراه در پرونده را داشته باشیم، از دکمه مربوط به آن جلوي این لینک موجودند استفاده می کنیم

سیستم اگر نامه در . )d(در صورتیکه نامه داراي پیوست باشد، براي مشاهده آن کافیست روي لینک مدرك همراه نامه کلیک نمائیم

.)e(داراي سابق باشد لینک آن نیز در بخش نامه ها قابل استفاده است

:کار يرو اقدامات

نکار توسط دکمـه پاسـخ یا. دیه نمایته) فرستنده يبرا( یارجاع شده پاسخ يکه به و يکار يتواند رو یدر صورت لزوم کاربر م: پاسخ

.)a( باشد یر میامکانپذ

. )b(کند یز ارجاع دهد، از ارجاع مرتبط استفاده مین يگریافت شده را به کاربران دیاگر الزم باشد کاربر ارجاع در :ارجاع مرتبط

ن دکمه کـار را یشدن کار، ارجاع را در کارتابل خود خاتمه بزند که ا یکار و نهائ يتواند پس از انجام اقدامات الزم رو یکاربر م: خاتمه

جاد ارجاع مرتبط درست مانند ثبت ارجاع نامه ذکـر شـده یروند ا(.)c(کند یپرونده حذف شده کارتابل منتقل م از پرونده مورد نظر به

)باشد یقبل م يدر قسمتها

.)d(دهد یگردش کار را در سازمان نشان م: چرخه ارجاع

ه شده است استفاده ین کارتابل تعبییپاادداشت که در یتواند از قسمت یم دهد کار قرار يرو یادداشتیاگر الزم باشد کاربر : ادداشتی

.)e(دینما

یشخص يپرونده ها

خود يبرا یشخص ییتواند پرونده ها یدر نظر گرفته شده است که توسط آن م يابزار يون اداریستم اتوماسیهر کاربر در س يبرا

.خود را در آنها قرار دهد يت کند و نامه هایرید، آنها را مدینما یطراح

.مینمائ ین ابزار استفاده میآنها از ا يرات و به اشتراك گذارییساخت پرونده ها، اعمال تغ يبرا: یشخص يت پرونده هایریمد

دکمه يرو سپس و مینمائ یمو نام پرونده مورد نظر خود را وارد )a(کرده د استفادهید، از دکمه جدیک پرونده جدیساخت يبرا

.میکن یاستفاده م )c(شیرایاطالعات پرونده از دکمه و ير روییاعمال تغ يبرا. میکن یک میجهت ثبت آن کل )b( ک سبز رنگیت

.مینمائ یاستفاده م )d(پرونده يم از دکمه به اشتراك گذاریاگر قصد به اشتراك گذاشتن پرونده را دار

ین فرم حدود دسترسیشود در قسمت منابع ا یان میر نمایفرم ز ،دیپرونده و زدن دکمه جد يبه اشتراك گذار يک رویپس از کل

دکمه يافته و پس از انتخاب رویرنده را یکاربران، اشتراك گ م سپس در قسمتینمائ یرا مشخص م به منابع پرونده رندهیاشتراك گ

.میکن یک میثبت کل

دکمه قرار دادن در پرونده يست رویبا یاز فرم نامه م یک نامه در پرونده شخصیقرار دادن يبرا: یقرار دادن نامه در پرونده شخص

م و سپس ید را زده و صاحب پرونده و پرونده مورد نظر را انتخاب کنیک نموده، دکمه جدیفرم کا يدر نوار ابزار باال )( یشخص

.میک نمائیک سبز رنگ کلیدکمه ت يرو

که در قسمت ) ( یدکمه قرار دادن در پرونده شخص يست رویبا یاز فرم کارتابل م یک نامه در پرونده شخصیقرار دادن يبرا

)روند کار درست مثل فرم نامه است(م یک نمائینک موضوع نامه کلیل ينامه مرتبط با کار جلو

. میکن یک میکل یشخص يپرونده ها يرو ،ینده شخصقسمت پروک پرونده، در ی يمشاهده نامه ها يبرا: پرونده يمشاهده نامه ها

.باشد یداخل آن پرونده م ينامه ها ان شدنیجه آن نمایم که نتینمائ یک میپرونده مورد نظر کل يسپس رو

کیاتومات عملیات

ف کرده و در زمـان یش فرض تعریخود را به عنوان پ ين ادارین امکان وجود دارد که کاربر اقدامات روتیا يون اداریستم اتوماسیدر س

ن به صورت مکرر نداشـته و یروت يهار یکردن مس یبه ط يازینست که کاربر نین امکان ایجه استفاده از اینت. کند یاز فراخوانیمورد ن

ش فـرض بـا نـام یر پـ ین مقادیا. ک مرحله کاهش دهدیآنها را از چند مرحله به ير اجرایش فرض مسیر پیمقاد یست با فراخوانیکاف

.باشند یف میستم قابل تعریک در سیات اتوماتیعمل

ن بخـش اطالعـات یـ در ا. ان شـود یـ م تا پنجره مربوط بـه آن نما ینمائ یک مید کلیدکمه جد يروک یات اتوماتیک عملیف یتعر يبرا

، )کیـ ات اتوماتیـ نـام عمل () b(، عنوان )ک فرم نامهیاتوماتات ینامه عمل ک کارتابل ویات اتوماتیارجاع عمل( )a(ات یعمل به گروه مربوط

.)d(ات یه عملیر اولیم مقادیو تنظ) میک کردن آن را داریکه قصد اتومات یتین فعالییتع() c(ات مورد نظر یانتخاب عمل

.گردیده استدر فرم نامه و کارتابل دکمه اجراي عملیات اتوماتیک جهت فراخوانی مقادیر تعریف شده تعبیه