๑๙

1. กลมงานสารบรรณ 1.1 การบรหารจดการเอกสาร

1) กระบวนการปฏบตงาน

30 /

/ /

10

DRN 1

DRN 2

1 /

DRN 3

( )

/ /

๒๐

2) ขนตอนการปฏบตงาน

ขอมลทวไปของงาน หนวยงานทรบผดชอบ งานบรหารทวไป กองกลาง เจาของงาน เจาหนาทงานบรหารทวไป ชองาน การบรหารจดการเอกสาร ลกษณะของงาน การคดกลนกรองเอกสาร เพอลงทะเบยนหนงสอรบในโปรแกรมทะเบยน

หนงสอรบ ตามล าดบชนความเรวของเอกสารเพอการสบคนและรายงาน เอกสารทลงรบ และด าเนนการประจ าวน

ชวงเวลา ปฏบตงานประจ าวน

ขนตอนปฏบตงาน

ขนตอน กระบวนการ รายงานปฏบต ผรบผดชอบ ความถ เวลาทใช

1. เอกสารบเขาจากหนวยงานภายในและภายนอกมหาวทยาลย

แยกประเภทเอกสารรบเขา แบงเปนเอกสารจากหนวยงานภายในสงกดคณะ/ส านก/หนวยงานภายในและจากหนวยงานภายนอกไดแก ไปรษณย FAX และอเมลเปนตน

เจาหนาทงานบรหารทวไป

ทกวน 1 นาท/เรอง

2. แยกตามประเภทหนงสอ พจารณาจดอนดบความเรงดวนของเอกสาร เพอด าเนนการกอน-หลงโดย 1. เอกสารทเกยวของกบหนวยงานทอางองชดเจนจดสงใหหนวยงานนน 2. เอกสารทตองไดรบการพจารณาเพอสงการน าเสนออธการบด/รองอธการบดฝายบรหาร 3. เอกสารทเปนเรองเกยวกบนโยบาย เสนออธการบด (หากเปนเรองเดมใชขอมลเดมประกอบการพจารณา)

หวหนางานสารบรรณ

ทกวน 2 นาท/เรอง

3. ลงทะเบยนหนงสอรบ ประทบตรารบพรอมลงรายละเอยดเลขทรบ วนท เวลา ทรบเอกสาร

คดและกลนกรองเอกสารและใหเจาหนาทรบผดชอบลงทะเบยนหนงสอในระบบทะเบยนหนงสอรบ

หวหนางานสารบรรณ

ทกวน 2 นาท/เรอง

4. ตรวจสอบรายงานเอกสารทลงทะเบยน

ตรวจสอบหนงสอหรอเอกสารหากไมถกตองแกไขในฐานขอมลในสวน

หวหนางานสารบรรณ

ทกวน 2 นาท/เรอง

๒๑

ขนตอน กระบวนการ รายงานปฏบต ผรบผดชอบ ความถ เวลาทใช

เรยบรอย ความบกพรองของหนงสอหากไมชดเจนประสานกบสวนราชการหรอหนวยงานเจาของเรองเพอด าเนนการใหถกตองและตองบนทกความบกพรองไวเปนหลกฐาน/กรณทเจาของเรองด าเนนการเองใหลงขอสงเกตใหชดเจนเพอการอางอง

5. จดแฟมเสนออธการบด จดแฟมเสนอผบงคบบญชา คดแยกประเภทเอกสารการน าเสนอโดยพจารณาจากฐานขอมลพรอมลงบนทกเกษยณในระบบทะเบยนรบ-สง และพมพใบคมแฟมแตละแฟม

หวหนางานสารบรรณ

ทกวน 1 นาท/เรอง

6. เสนอแฟมผอ านวยการส านกงานอธการบด

น าแฟมเสนอผานผอ านวยการส านกงานอธการบดเพอพจารณาความเรยบรอยพรอมลงนามผานเอกสาร

เจาหนาทบรหารงานทวไป

ทกวน ชวงเวลาเกดงาน

7. หนงสอทผบงคบบญชาพจารณาสงการ(แฟมลง)

ลงขอมลทสงการในระบบโปรแกรมฐานขอมล แลวจดสงเอกสารใหคณะ/ส านก/หนวยงานตาง ๆ ตามทสงการ - การแจงเวยนในระบบปกต - การแจงเวยนในระบบ

อเลกทรอนกส - สงคณะ/ส านก/หนวยงาน

ตามทสงการ - จดเกบหากเปนเรองทไมตอง

ด าเนนการตอเชนเรองแจงเพอทราบ

พรอมตดตามประสานงานในกรณทเกดปญหา

เจาหนาทบรหารงานทวไป

ทกวน 2 นาท/เรอง

8. เอกสารด าเนนการแลวเสรจ

- คดแยกเอกสารเปนหมวดหมตามหอจดหมายเหต - บนทกหมวดหมเอกสารใน

เจาหนาทบรหารงานทวไป

ทกวน ชวงเวลาเกดงาน

๒๒

ขนตอน กระบวนการ รายงานปฏบต ผรบผดชอบ ความถ เวลาทใช

ทะเบยนหนงสอรบ - จดเกบเขาแฟมและบนทกทะเบยนคมแฟม - ตรวจสอบอายเอกสาร

๒๓

1.2 การปฏบตงานทะเบยนหนงสอรบ 1) กระบวนการปฏบตงาน

/FAX

/

- (DRN)

/ /

.

/ /

- (DRN)

.

๒๔

2) ขนตอนการปฏบตงาน (1) ขนตอนงานลงทะเบยนหนงสอรบ (หนงสอภายนอก)

ขอมลทวไปของงาน หนวยงานทรบผดชอบ งานบรหารทวไป กองกลาง เจาของงาน เจาหนาทบรหารงานทวไป ชองาน งานทะเบยนหนงสอรบ ลกษณะของงาน ลงทะเบยนในหนงสอรบในโปรแกรมทะเบยนหนงสอ

รบ – สง (DRN) ตามล าดบชนความเรวของเอกสาร ชวงเวลา ปฏบตงานประจ าวน

ขนตอนปฏบตงาน ขนตอน กระบวนการ รายงานปฏบต ผรบผดชอบ ความถ เวลาทใช

1.

เอกสารรบเขาจากหนวยงานภายในและภายนอกมหาวทยาลย

ชางเทคนค ทกวน (70เรอง/

วน)

1 นาท / เรอง

2.

แยกประเภทเอกสารรบเขา - หนงสอภายนอก

เจาหนาทบรหารงานทวไป

ทกวน (70เรอง/

วน)

1 นาท / เรอง

3. /FAX

/

โดยรบจากไปรษณย อเมล แฟกซ และเจาของเรองน ามาสงเอง

ชางเทคนค ทกวน (70เรอง/

วน)

1 นาท / เรอง

4.

1. ตดซองเอกสารและคดแยกเอกสารโดยเรยงล าดบเอกสารตามล าดบชนความเรว

- ดวนทสด - ดวนมาก - ดวน 2. น าเสนอหวหนางานสารบรรณ เพอ

พจารณาคดแยกหนวยงานทเกยวของ - เอกสารทเกยวของกบ คณะ/ส านก/หนวยงาน ตรวจสอบแลวสงใหหนวยงานทเกยวของ - เอกสารทตองไดรบการพจารณาเพอ

เจาหนาทบรหารงานทวไป

หวหนางาน สารบรรณ

ทกวน (70เรอง/

วน)

1 นาท / เรอง

๒๕

ขนตอน กระบวนการ รายงานปฏบต ผรบผดชอบ ความถ เวลาทใช

สงการน าเสนออธการบด/รองอธการบด เปนตน

5. - (DRN)

ลงรบในระบบโปรแกรมทะเบยนหนงสอ รบ - สง เพอการสบคนและจดท าเปนทะเบยนคมเอกสาร

เจาหนาทบรหารงานทวไป

ทกวน (70เรอง/

วน)

1 นาท / เรอง

6.

น าเอกสารทผานการลงรบในโปรแกรมทะเบยนหนงสอรบ – สง (DRN) มาสแกนจดเกบเปนไฟลเอกสารอเลกทรอนกส เปนโฟลเดอรวน/เดอน/ป เพอจดเกบและสบคน

พนกงานธรการ ทกวน (70เรอง/

วน)

2 นาท / เรอง

7.

/ /

น าสงเอกสารภายนอกทผานการพจารณากลนกรองจากหวหนางานสารบรรณแลวใหคณะ/ส านก/หนวยงาน ทเกยวของ ตามทะเบยนคมหนงสอรบทลงรบในโปรแกรม พรอมลงลายมอชอ วนท รบเอกสารใหชดเจน

พนกงานธรการ ทกวน 2 นาท/เรอง

8.

.

เอกสารทงานบรหารทวไป ตองด าเนนการ น าเรยนผบรหารเพอพจารณาวนจฉยสงการ โดยน าเสนอผบรหาร ดงตอไปน 1. เสนอ อธการบด 2. เสนอ รองอธการบด 3. เสนอ ผอ านวยการกองกลาง 4. เสนอ หวหนางานสารบรรณ

พนกงานธรการ ทกวน 2 นาท/เรอง

๒๖

(2) ขนตอนงานลงทะเบยนหนงสอรบ (หนงสอภายใน) ขอมลทวไปของงาน หนวยงานทรบผดชอบ งานบรหารทวไป กองกลาง เจาของงาน เจาหนาทบรหารงานทวไป ชองาน งานทะเบยนหนงสอรบ ลกษณะของงาน ลงทะเบยนในหนงสอรบในโปรแกรมทะเบยนหนงสอ

รบ – สง (DRN) ตามล าดบชนความเรวของเอกสาร ชวงเวลา ปฏบตงานประจ าวน ขนตอนปฏบตงาน ขนตอน กระบวนการ รายงานปฏบต ผรบผดชอบ ความถ เวลาทใช

1.

เอกสารรบเขาจากหนวยงานภายในและภายนอกมหาวทยาลย

พนกงานธรการ ทกวน (30เรอง/

วน)

1 นาท / เรอง

2.

แยกประเภทเอกสารรบเขา - หนงสอภายใน

เจาหนาทบรหารงานทวไป

ทกวน (30เรอง/

วน)

1 นาท / เรอง

3. / /

เอกสาร / หนงสอ ทรบจากหนวยงานภายใน

เจาหนาทบรหารงานทวไป

ทกวน (30เรอง/

วน)

1 นาท / เรอง

4.

1. คดแยกเอกสารกอนลงรบตามทหนวยงานภายในเสนอเรอง - เรยน อธการบด - เรยน รองอธการบดฝายบรหารและวเทศสมพนธ - เรยน ผอ านวยการกองกลาง - เรยน หวหนางานสารบรรณ 2. เรยงล าดบเอกสารตามล าดบชนความเรวของเอกสาร - ดวนทสด - ดวนมาก - ดวน

เจาหนาทบรหารงานทวไป

ทกวน (30เรอง/

วน)

1 นาท / เรอง

5. - (DRN)

ลงรบในระบบโปรแกรมทะเบยนหนงสอ รบ - สง เพอการสบคนและจดท าเปนทะเบยนคมเอกสาร

เจาหนาทบรหารงานทวไป

ทกวน (30เรอง/

วน)

1 นาท / เรอง

๒๗

6.

น าเอกสารทผานการลงรบในโปรแกรมทะเบยนหนงสอรบ – สง (DRN) มาสแกนจดเกบเปนไฟลเอกสารอเลกทรอนกสเปนโฟลเดอร วน เดอน ป เพอจดเกบและสบคน

พนกงานธรการ ทกวน (30เรอง/

วน)

2 นาท / เรอง

7.

.

เอกสารทงานบรหารทวไป ตองด าเนนการ น าเรยนผบรหารเพอพจารณาวนจฉยสงการ โดยน าเสนอผบรหาร ดงตอไปน 1. เสนอ อธการบด 2. เสนอ รองอธการบด 3. เสนอ ผอ านวยการกองกลาง 4. เสนอหวหนางานสารบรรณ

เจาหนาทบรหารงานทวไป

พนกงานธรการ

ทกวน (30เรอง/

วน)

2 นาท / เรอง

๒๘

1.3 การปฏบตงานทะเบยนหนงสอสง (ออกเลขภายนอก)

1) กระบวนการปฏบตงาน

- (DRN)

๒๙

2) การปฏบตงาน

ขอมลทวไปของงาน หนวยงานทรบผดชอบ งานบรหารทวไป กองกลาง เจาของงาน เจาหนาทบรหารงานทวไป ชองาน การออกเลขหนงสอภายนอก ลกษณะของงาน เปนการใหบรการออกเลขหนงสอสงภายนอกให คณะ/ ส านก/หนวยงาน ชวงเวลา ปฏบตงานประจ าวน ขนตอนปฏบตงาน

ขนตอน กระบวนการ รายงานปฏบต ผรบผดชอบ ความถ เวลาทใช 1.

การออกเลขหนงสอสงภายนอกการใหบรการออกเลขหนงสอภายนอกใหแกคณะ/ส านก/หนวยงาน

เจาหนาทบรหารทวไป

-

2.

หนวยงานน าเอกสารทด าเนนการออกเลขในระบบหนงสอรบ-สง(DRN)

เจาหนาทบรหารทวไป

-

3.

- (DRN)

- บนทกเรองทออกเลขลงในทะเบยนรบ-สง หนงสอโดยละเอยด

เจาหนาทบรหารทวไป

-

4.

เกบส าเนาหนงสออกเลข - จดเกบส าเนาหนงสอออกเลขไวเปนหมวด วน/เดอน/ป

เจาหนาทบรหารทวไป

-

5.

สแกนเกบขอมลเปน ไฟล วน/เดอน/ปเพอจดเกบในระบบเอกสารอเลกทรอนกสพรอมน าขนเวบไซต

เจาหนาทบรหารงานทวไป

-

6.

รวบรวมและเกบส าเนาหนงสอออกเลขเขาแฟมเปนหมวดหมพรอมท าใบคมแฟม เพอการคนหาและอางอง

เจาหนาทบรหารงานทวไป

-

๓๐

1.4 การออกเลขค าสงมหาวทยาลยอบลราชธาน

1) กระบวนการปฏบต

1

๓๑

2) ขนตอนการปฏบตงาน

ขอมลทวไปของงาน หนวยงานทรบผดชอบ งานบรหารทวไป กองกลาง ส านกงานอธการบด เจาของงาน เจาหนาทบรหารงานทวไป ชองาน กระบวนการและขนตอนการปฏบตงาน การออกเลขค าสง มหาวทยาลยอบลราชธาน ลกษณะของงาน ใหบรการการออกเลขค าสง กบหนวยงานเจาของเรอง

(คณะ/ส านก/หนวยงาน) สแกนส าเนาเอกสาร จดเกบไฟลขอมล ในระบบเพอใชส าหรบการสบคน จดเกบส าเนาค าสงรวบรวมเขา แฟม พมพทะเบยนคมเอกสารและจดเกบในสมดทะเบยนคมเลข ค าสง

ชวงเวลาทเกดงาน ปฏบตงานประจ าวน ขนตอนการปฏบตงาน

ขนตอน กระบวนการ รายการปฏบต ผรบผดชอบ ความถ เวลาทใช

1

- หนวยงานเจาของเรองน าค าสง ทผานการลงนามโดยอธการบด/ รกษาราชการแทนอธการบด/ ปฏบตราชการแทนอธการบด มาขอออกเลขทงานบรหารทวไป - จนท.ตรวจสอบการลงนามในเอกสาร และวนท - ตรวจสอบความครบถวนของเอกสาร ประกอบดวย 1.ตนฉบบทมการลงนาม 2.ส าเนาทชดเจน

จนท.บรหารงานทวไป

(นางประกายพลอย สมบรณ)

20 เรอง /

วน

2 นาท/ 1 เรอง

2 - ออกเลขค าสงในระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกส - ออกเลขค าสงในเอกสารตนฉบบและส าเนา ซงตองออกเลขใหตรงกบวนทผมอ านาจลงนาม

จนท.บรหารงานทวไป

(นางประกายพลอย สมบรณ)

20 เรอง /

วน

1 นาท/ 1 เรอง

หนวยงานเจาของเรอง

น าค าสงทผานการ

ลงนามแลว

มาขอออกเลข

ออกเลขค าสง

ในระบบการจดการเอกสาร

อเลกทรอนกส

๓๒

3 - น าตนฉบบคนเจาของเรอง 1 ฉบบ - เกบส าเนาไวท งานบรหารทวไป 1 ฉบบ

จนท.บรหารงานทวไป (นางประกายพลอย

สมบรณ)

20 เรอง /วน

1 นาท/ 1 เรอง

4 - สแกนส าเนาค าสงเพอจดเกบไฟลเปนฐานขอมลในระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกส

จนท.บรหารงานทวไป

(นางประกายพลอย สมบรณ)

20 เรอง /

วน

2 นาท/ 1 เรอง

5

- จดเรยงส าเนาค าสงตามล าดบเลขท โดยเรยงจากเลขทค าสง นอย - มาก และเรยงวนทจากตนเดอน - สนเดอน

- จดเกบเขาแฟมทกวน

จนท.บรหารงานทวไป

(นางประกายพลอย สมบรณ)

20 เรอง /

วน

1 นาท/ 1 เรอง

6 - พมพทะเบยนเอกสารค าสงหลงเลกงานทกวน - จดเกบทะเบยนคม โดยตดในสมดทะเบยนคมเลขค าสง หลงเลกงานทกวน

จนท.บรหารงานทวไป (นางประกาย

พลอย สมบรณ)

20 เรอง /

วน

3 นาท

7

- รวบรวมเลขทค าสง ของหนวยงานทไมสงส าเนา

- รวบรวมสถตการขอออกเลขค าสงประจ าเดอน

- สรปรายงานเพอเสนอตอผบงคบบญชาทกเดอน

จนท.บรหารงานทวไป (นางประกาย

พลอย สมบรณ)

300 เรอง /เดอน

30 นาท

น าตนฉบบสงคนเจาของเรอง

ส าเนาเกบทงานบรหารทวปป

1 ฉบบ

สแกนส าเนาค าสง

เพอจดเกบปฟลเปน

ฐานขอมล

รวบรวมและจดเกบส าเนา

เอกสารเขาแฟม

พมพทะเบยนคมเอกสาร

และจดเกบในสมดทะเบยน

คมเลขค าสง

สรปและรายงานตอ

ผบงคบบญชาทกเดอน

๓๓

1.5 การจดเกบประกาศมหาวทยาลยอบลราชธาน 1) กระบวนการ

2) ขนตอนการปฏบตงาน ขอมลทวไปของงาน หนวยงานทรบผดชอบ งานบรหารทวไป กองกลาง ส านกงานอธการบด เจาของงาน เจาหนาทบรหารงานทวไป

ชองาน กระบวนการและขนตอนการปฏบตงาน การจดเกบประกาศ มหาวทยาลยอบลราชธาน

ลกษณะของงาน ใหบรการการจดเกบประกาศ กบหนวยงานเจาของเรอง (คณะ/ ส านก/หนวยงาน) สแกนส าเนาเอกสาร จดเกบไฟลขอมลในระบบ เพอใชส าหรบสบคน จดเกบส าเนาประกาศรวบรวมเขาแฟม พมพ ทะเบยนคมเอกสาร ชวงเวลาเกดงาน ปฏบตงานทกวน

๓๔

ขนตอนการปฏบตงาน

ขนตอน กระบวนการ รายการปฏบต ผรบผดชอบ ความถ เวลาทใช 1

- หนวนงานเจาของเรองน าประกาศทผานการลงนามโดยอธการบด /รกษาราชการแทนอธการบด /ปฏบตราชการแทนอธการบด มาจดเกบทงานบรหารทวไป - จนท.ตรวจสอบการลงนามในเอกสาร - ตรวจสอบความครบถวนของเอกสาร ประกอบดวย 1. ตนฉบบทมการลงนาม 2. ส าเนาทชดเจน

จนท.บรหารงานทวไป

10 เรอง/ วน

2 นาท/1 เรอง

2

- บนทกรายละเอยดประกาศลงในระบบอเลกทรอนกส

จนท.บรหารงานทวไป (นางประกายพลอย

สมบรณ)

10 เรอง/ วน

1 นาท/1 เรอง

3 - สแกนส าเนาประกาศเพอจดเกบไฟลเปนฐานขอมลในระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกส

จนท.บรหารงานทวไป (นางประกายพลอย

สมบรณ)

10 เรอง/ วน

2 นาท/1 เรอง

4

- จดเรยงส าเนาประกาศตามล าดบเลขท โดยเรยงจากเลขทประกาศ นอย – มาก และเรยงวนทจากตนเดอน – สนเดอน - รวบรวมและจดเกบเขาแฟมทกวน

จนท.บรหารงานทวไป (นางประกายพลอย

สมบรณ)

10 เรอง/ วน

1 นาท/1 เรอง

5

- รวบรวมสถตการจดเกบประกาศประจ าเดอน - สรปรายงานเพอเสนอตอผบงคบบญชา

จนท.บรหารงานทวไป (นางประกายพลอย

สมบรณ)

100 เรอง/ เดอน

15 นาท

หนวยงานเจาของเรอง

น าประกาศทผานการ

ลงนามแลว มาสงท

กองกลาง

บนทกรายละเอยดประกาศ

ลงในระบบอเลกทรอนกส

สแกนส าเนา

เพอจดเกบปฟลเปนฐานขอมล

รวบรวมและจดเกบส าเนา

ประกาศเขาแฟม พรอมพมพ

ทะเบยนคม

สรปและรายงานตอ

ผบงคบบญชาทกเดอน

๓๕

1.6 การท าลายเอกสารและจดเกบ

1) กระบวนการปฏบตงาน

/

๓๖

2) การปฏบตงาน

ขอมลทวไปของงาน หนวยงานทรบผดชอบ งานบรหารทวไป กองกลาง เจาของงาน เจาหนาทบรหารงานทวไป ชองาน การจดเกบเอกสารตามหอจดหมายเหต ลกษณะของงาน จดเกบเอกสารทด าเนนการเสรจสนแลว บนทกขอมลการ จดเกบเอกสารในทะเบยนหนงสอรบ-สง พรอมลงรายการ เอกสารในแบบฟอรมการท าลายเอกสาร ชวงเวลา ปฏบตงานทกสนเดอน/สนปปฏทน ขนตอนปฏบตงาน

ขนตอน กระบวนการ รายงานปฏบต ผรบผดชอบ ความถ เวลาทใช 1.

เอกสารทด าเนนการเสรจสนแลวจะถกจดเกบรวบรวมเพอท าการคดแยกตามอาย ซงอายของเอกสารก าหนดไวในคมอจดหมายเหต

เจาหนาทงานบรหารทวไป

ทกสนเดอน

1 นาท/เรอง

2.

รวบรวมรวมเอกสารแลวลงบนทกขอมลการท าลายเอกสารตามแบบฟอรมทจะตองจดสงตามหอจดหมายเหต

เจาหนาทงานบรหารทวไป

ทกสนเดอน

1 นาท/เรอง

3.

จดท าเรองเพอขอแตงตงคณะกรรมการท าลายเอกสาร

เจาหนาทงานบรหารทวไป

ทกสนเดอน

ชวงเวลาเกดงาน

4.

คณะกรรมการท าลายเอกสารพจารณากลนกรองพรอมจดหนงสอถงหอจดหมายเหต

เจาหนาทงานบรหารทวไป

ทกสนเดอน

ชวงเวลาเกดงาน

5. /

เสนอหวหนาสวนราชการหรอผไดรบมอบหมายเพอพจารณาลงนาม

เจาหนาทงานบรหารทวไป

ทกสนเดอน

ชวงเวลาเกดงาน

๓๗

ขนตอน กระบวนการ รายงานปฏบต ผรบผดชอบ ความถ เวลาทใช

6.

น าสงหอจดหมายเหตเพอพจารณาเอกสาร

เจาหนาทงานบรหารทวไป

ทกสนเดอน

ชวงเวลาเกดงาน

7.

-เอกสารขอสงวนจดน าสงหอจดหมายเหต

8.

-เอกสารทตองการจดเกบไวอางน าเกบเขาแฟมใหเปนหมวดหมเพอสะดวกในการคนหาและอางอง

9.

-เอกสารท าลาย โดยคณะกรรมการตรวจสอบและวนจฉยสมควรทจะท าลาย

๓๘

1.7 การบรการปปรษณยรบเขา

1) กระบวนการ

EMS/R/P/C/V

/ /

.

/ /

/ /

/ /

2) ขนตอนการปฏบตงาน ขอมลทวไปของงาน หนวยงานทรบผดชอบ งานสารบรรณ กองกลาง เจาของงาน ชางเทคนค ชองาน การบรการไปรษณยรบเขา

ลกษณะของงาน เปนงานใหบรการน าจายไปรษณยจากภายนอกมหาวทยาลย ใหกบหนวยงาน บคลากร และนกศกษาของมหาวทยาลย

ชวงเวลาเกดงาน ทกวน

ขนตอนการปฏบตงาน

๓๙

ขนตอน กระบวนการ รายการปฏบต ผรบผดชอบ ความถ เวลาทใช

1.

ไปรษณยวารนช าราบน าไปรษณยทสงมาจากหนวยงานราชการ/เอกชน/ประชาชน สงเขามาท ม.อบลราชธาน เพอตดตองาน/บตรหลานและอนๆ

ชางเทคนค (นายแสวง วงศวทย)

700-1000ฉบบ/วน

-

2.

การตรวจสอบวารหสบารโคดในไปรษณยแบบลงทะเบยนวาตรงกนกบรหสบารโคดในใบน าจายของไปรษณยวารนช าราบทแนบมาดวยหรอไม

ชางเทคนค (นายแสวง วงศวทย)

700-1000ฉบบ/วน

1 ช.ม.

3.

หากไปรษณยสงผดในกรณจาหนาไมชดเจน หรอไมมชอคณะ กจะคนหาในเวบไซตของมหาวทยาลยหรอในฐานขอมลบคลากรของมหาวทยาลย

ชางเทคนค (นายแสวง วงศวทย)

700-1000ฉบบ/วน

1 ช.ม.

4.

พจารณาคดแยกไปรษณยทเขามาออกเปน ไปรษณยธรรมดา/ไปรษณยลงทะเบยนธรรมดาR/ไปรษณยดวนพเศษEMS/พสดP

ชางเทคนค (นายแสวง วงศวทย)

5.

การจายไปรษณยเขาลอกเกอร กรณไปรษณยธรรมดาจายเขา ลอกเกอรตามคณะ/ส านก/หนวยงาน ไปรษณยลงทะเบยน/EMS/R/P/ตองลงทะเบยนเลขบารโคดในสมดคมไปรษณยของคณะ/ส านก/หนวยงานกอน

ชางเทคนค (นายแสวง วงศวทย)

700-1000ฉบบ/วน

30 นาท

6.

/ /

รอคณะ/ส านก/หนวยงาน เซนรบไปรษณยไปน าจายผรบตามคณะ/ส านก/หนวยงาน

ชางเทคนค (นายแสวง วงศวทย)

700-1000ฉบบ/วน

1.8 การบรการปปรษณยสงออก

๔๐

1) กระบวนการ

EMS/R/P/C/V

.

2) ขนตอนการปฏบตงาน ขอมลทวไปของงาน

หนวยงานทรบผดชอบ งานสารบรรณ กองกลาง เจาของงาน ชางเทคนค ชองาน การบรการไปรษณยสงออก

ลกษณะของงาน เปนงานใหบรการสงไปรษณยใหกบหนวยงานและบคลากรของ มหาวทยาลย ไปยงหนวยงานและบคคลภายนอกหาวทยาลย

ชวงเวลาเกดงาน ทกวน

ขนตอนการปฏบตงาน

๔๑

ขนตอน กระบวนการ รายการปฏบต ผรบผดชอบ ความถ เวลาทใช

1.

/

หนวยงานตดตอขอสงไปรษณยไปยงภายนอกและสงถงงานสารบรรณ

ชางเทคนค (นายแสวง วงศวทย)

ทกวน (เฉลย

300 ชน)

-

2.

พจารณาความเรงดวนของไปรษณยคอ ธรรมดา/ ลงทะเบยน/ดวนพเศษ หรอEMS/พสดหรอP

ชางเทคนค (นายแสวง วงศวทย)

ทกวน (เฉลย

300 ชน)

2 ชวโมง

3.

กอรกขอมลลงในระบบคอมพวเตอรเพอสบคนและคนหา แลวพมพแบบฟอรมน าสงไปรษณย

ชางเทคนค (นายแสวง วงศวทย)

ทกวน (เฉลย

300 ชน)

1 ชวโมง

4.

.

จดสงไปรษณยไปยงทท าการไปรษณยทมาตงอยอาคารส านกงานอธการบดของมหาวทยาลยอบลราชธาน

ชางเทคนค (นายแสวง วงศวทย)

ทกวน (เฉลย

300 ชน)

5.

.

- จดสงไปรษณยไปทท าการไปรษณยวารนช าราบ - ทท าการไปรษณยจะไดจดสงไปรษณยไปยงหนวยงาน/บคคล ตามจาหนาซองตอไป

ชางเทคนค (นายแสวง วงศวทย)

ทกวน (เฉลย

300 ชน)

๔๒

1.9 การบรการสงเอกสารเรงดวน

1) กระบวนการ

/

/ /

/

2) ขนตอนการปฏบตงาน ขอมลทวไปของงาน หนวยงานทรบผดชอบ งานสารบรรณ กองกลาง เจาของงาน ชางเทคนค ชองาน การบรการเอกสารเรงดวน

ลกษณะของงาน เปนงานใหบรการสงเอกสารในกรณเรงดวน ใหกบหนวยงาน และบคลากรของมหาวทยาลย โดยใชบรการขนสงของการรถไฟ

ชวงเวลาเกดงาน สปดาหละ 4 ครง

๔๓

ขนตอนการปฏบตงาน ขนตอน กระบวนการ รายการปฏบต ผรบผดชอบ ความถ เวลาทใช

1. / /

รบเอกสารเรงดวนจากคณะ/ส านก/หนวยงานทตองการสงเอกสารไปงานประสานงาน

ชางเทคนค

ทกวน (เฉลย

300 ชน)

-

2.

ลงบนทกในแบบฟอรมการจดสงเอกสารเรงดวนทางเครองบน/รถไฟและลงในระบบคอมพวเตอร

ชางเทคนค

30 นาท

3.

/

การรวบรวมบรรจหบหอตองตรวจเซนจ านวนวาครบหรอไม

ชางเทคนค

15 นาท

4.

กอนปดหบหอตองลงจ านวนวาครบหรอไมแลวลงชอผรบผดชอบท าการปดหบหอ

ชางเทคนค

15 นาท

5.

/

จดสงทางรถไฟ/เครองบน ชางเทคนค

6.

งานประสานงานรบเอกสารตรวจวาตรงกบใบน าสงหรอไมแลวลงบนทก

งานประสานงาน

7.

งานประสานงานน าจายหนวยงาน/บคลากร

งานประสานงาน

๔๔

1.10 การปฏบตงานขอมลขาวสารลบ โดยสงเขป (ระบบนแยกตางหากจากระบบงานรบ-สง งานสารบรรณ กองกลาง)

1) กระบวนการ

กอนด าเนนการ

หวหนาสวนราชการฯ ออกค าสง (ล าดบตน)

1. มอบหนาท ผบรหารแทน

2. อนญาตให เจาหนาทเขาถงชนความลบ 3. มอบหมายให เจาหนาท ก าหนดชนความลบ/การเขาถงชนความลบ 4. แตงตง -นายทะเบยน - ผชวยนายทะเบยน - ผอารกขาสาร

๔๕

แผนภมการสงขอมลขาวสารลบ

การสงขอมลขาวสารลบ(1) ภายในหนวยงานเดยวกน

เจาของเรองปดทบใบปก เจาของเรองน าสง ผน าสงโดย สงใหหนวยรบตอ ตามชนความลบเอกสาร นายทะเบยน/ผชวยฯ -เจาของเรอง นายทะเบยน/ผชวย ทจะสง ลง ทขล.3/ทขล.2 -นายทะเบยน/ผช. ลง ทขล.1,3

- จนท.น าสาร สงผรบผดชอบตอไป

หมายเหต

1. ทะเบยนรบ (ทขล.1) 2. ทะเบยนสง (ทขล.2) 3. ทะเบยนควบคมขอมลขาวสารลบ (ทขล.3)

๔๖

แผนภมการสงขอมลขาวสารลบ (2)

การสงขอมลขาวสารลบ

ออกนอกบรเวณหนวยงาน

สงในประเทศ การบรรจขอมลขาวสารลบ สงตางประเทศ

๑. ซองทบแสง 2 ชน ๒. ซองชนในจาหนามชน

ความลบลงลายมอชอ นทบ/ผช. วธปกต วธปกต ปดเทปใส - ถงเมลการทต จนท.น าสาร 3.ซองชนนอกจาหนาตามปกต - จนท.การทต ไมแสดงชนความลบ วธพเศษ - ปณ.ลงทะเบยน - โทรคมนาคม/โทรสาร - วธการอนใด ตองไดรบอนญาตจากหวหนาหนวยฯ

๔๗

แผนภมการรบขอมลขาวสารลบ

การรบขอมลขาวสาร

ผรบ การด าเนนการ เจาหนาทอน ตามจาหนา นายทะเบยน/ผช. นายทะเบยน/ผช ลงชอในใบตอบรบ ลงชอใบตอบรบ ลงชอในใบตอบรบ ลงชอในใบตอบรบ สงคนเจาของเรอง สงคนเจาของเรอง สงคนเจาของเรอง -บนทก ทขล.1+ทขล.3

น าสงใหผรบผดชอบ

บนทกการรบ ทขล.1

การแจกจาย (ทขล.3 หมายเหต

๑. ทะเบยนรบ (ทขล.1) ๒. ทะเบยนสง (ทขล.2) ๓. ทะเบยนควบคมขอมลขาวสารลบ (ทขล.3)

๔๘

2) ล าดบขนตอนการบรหารจดการเอกสารขอมลขาวสารลบ

ล าดบ กระบวนการ แนวทางการปฏบต หมายเหต/

ผรบผดชอบ 1. การรบหนงสอลบ จาก

ภายนอก ภายใน 1.ประทบตราทะเบยนลบ บนซองเอกสาร (เนองจากไมไดรบมอบหมายใหเขาถงชนความลบ) 2.ลงเลขรบ วน/เดอน/ป 3.ผรบ/ลงเวลาก ากบ 4.จดท าแบบตอบรบตามระเบยบแนบ 5.ลงทะเบยนรบขามแบบทขล.1

น.ส.มณฑนา เจอบญ

2. สงผเกยวของตามระบ จาหนา

1.ตรวจสอบการลงรบ 2.ใบตอบรบ 3.ผอารกขาสารน าสง

นายประดษฐ แกววงษา

3. การออกเลขทหนงสอภายนอก-ภายใน -ภายนอก ท ศธ 0529(1)/.... -ภายใน ท ศธ 0529.1(1)/....

1.จดท าทะเบยนคมการออกเลข ตามล าดบ(ไมมการกนเลขระหวางวน) 2. เมอจะออกเลขในวนใหม จะตองประทบตราวนทขนกอนการออกเลขในล าดบถดไป

น.ส.มณฑนา เจอบญ

4 ไมเกบส าเนาเอกสาร (ตนฉบบอยทเจาของเรอง

1.การออกเลขท ลงทะเบยนในแบบ (ทขล.2)

น.ส.มณฑนา เจอบญ